Bis-desk Dienst. Marc Borgers, Service Delivery Manager HFB ACM & IDM.

Transcriptie

1 Bis-desk Dienst Marc Borgers, Service Delivery Manager HFB ACM & IDM

2 Betrokkenen ACM/IDM-team = het team dat verantwoordelijk is voor het Toegangs- en Gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid. Dit team maakt deel uit van het agentschap Facilitair Bedrijf. BIS-DESK dienst: > Gebruiker: is een administratieve entiteit (vertegenwoordigt door zijn Diensthoofd) van de Vlaamse overheid, eigenaar van één of meerdere doeltoepassingen, enkel toegankelijk via het toegangs-en Gebruikersbeheer (ACM/IDM), en waartoe een persoon uit het doelpubliek (Aanvrager) toegang wenst te hebben; de Gebruiker wordt vertegenwoordigd door het hoofd van de administratieve entiteit, > Eindgebruiker (Bisdesk): is de persoon die door het hoofd van de administratieve entiteit wordt gemachtigd om de handelingen te stellen en de procedure te doorlopen in het kader van de aanvraag van een authenticatiemiddel voor buitenlanders zonder een geldig eid. Doeltoepassing gericht: Aanbiedende entiteit = entiteit van de Vlaamse overheid die de doeltoepassing aanbiedt waarvoor (onder de juiste voorwaarden) registratie van niet-inwonende niet-belgen in het Bisregister noodzakelijk is. Zie verder voor bijkomende specifiëren m.b.t. wie aanbiedende entiteit kan zijn. Aanvrager = de aanvrager, natuurlijk persoon, van een authenticatiemiddel voor niet eid houders.

3 WELKOM Bis-desk : Authenticatiemiddel voor buitenlanders zonder een geldig eid Waarom? Om antwoord te geven op de groeiende vraag naar een authenticatiemiddel voor buitenlanders zonder een Belgisch eid met een geldig certificaat, biedt het ACM/IDM-team van Het Facilitair Bedrijf een nieuwe dienst BIS-DESK aan.

4 Doel & Doelpubliek DOELPUBLIEK Aan buitenlandse ondernemer of vertegenwoordiger van een buitenlandse onderneming die: niet de Belgische nationaliteit hebben: niet-belg (buitenlanders) niet in België gedomicilieerd zijn (niet-inwonende buitenlanders) geen geldig Belgisch eid (met een geldig certificaat) hebben. DOEL: Toegang verlenen tot een doeltoepassing van een VO-entiteit: voor VO-interne specifieke doeleinden (bv. Facilipunt) met een specifiek doel (bv. (digitale subsidie-aanvraag, digitale bouwaanvraag, )

5 BIS-DESK: VO-entiteiten Welke VO organisaties kunnen gebruik maken van deze dienst: Departementen en agentschappen van de Vlaamse overheid, Vlaamse externe verzelfstandigde agentschappen met rechtspersoonlijkheid, Vlaamse lokale en provinciale besturen

6 Hoe kan uw entiteit gebruik maken van deze dienst? 1. Er is een voorafgaand intakegesprek met de aanbieder van de doeltoepassing en de vertegenwoordiger van HFB ACM/IDM team, 2. Er is een, door de aanbieder van de doeltoepassing en de vertegenwoordiger van HFB, ondertekende gebruikersovereenkomst, 3. Enkel gemachtigde medewerkers van de VO kunnen een authenticatie middel aanvragen voor de aanvrager. Via een opleiding, een train de trainer sessie, worden de procedures en werkwijzen door HFB toegelicht. De afgesproken procedures worden steeds nauwgezet gevolgd door de aanbiedende entiteit. Er is steeds fysiek contact met de aanvrager van een authenticatie middel en de gemachtigde medewerker van de VO.

7 BIS-DESK: intakegesprek en gebruikersovereenkomst Intakegesprek: Wat: Tijdens dit gesprek worden de werkwijzen en verantwoordelijkheden m.b.t. de dienst BIS- DESK besproken. Deze zijn terug te vinden in de gebruikersovereenkomst. Wie: De verantwoordelijke leidinggevende of een gemachtigde vertegenwoordiger van de aanbiedende entiteit en een vertegenwoordiger van het HFB ACM/IDM-team Gebruikersovereenkomst: Wat: Dit document omvat de werkwijzen en verantwoordelijkheden van de betrokken partijen en wordt getekend na het intakegesprek, Dit document wordt voorafgaand aan het intakegesprek ter kennismaking van de dienst en de verantwoordelijkheden ter beschikking gesteld. Wie: De verantwoordelijke leidinggevende of een gemachtigde vertegenwoordiger van de aanbiedende entiteit en een vertegenwoordiger van het HFB ACM/IDM-team

8 BIS-DESK: online toepassing De dienst BIS-DESK wordt ondersteund door een online toepassing. De toegang tot en de gebruikers van deze online toepassing worden beheerd d.m.v. VO toegangs- en Gebruikersbeheer. Een gemachtigd medewerker van de VO krijgt toegang tot de toepassing door de lokale beheerder van zijn entiteit.

9 Proces & workflows Aanvraag: BIS-DESK dienst Aanvraag: authenticatiemiddel voor buitenlanders zonder eid Procedure: aanvraag vreemdelingen token Flow: aanvraag vreemdelingen token

10 Aanvraag: BIS-DESK dienst Aanbiedende Entiteit: Vraag naar de dienst Bisdesk HFB ACM/IDM team: registratie HFB ACM/IDM Service Delivery Manager Intake gesprek Leidinggevende v/d entiteit en HFB ACM/IDM manager Buitenlanders zonder eid maken deel uit van de gebruikers van een VO doeltoepassing Registratie van de aanvraag in Bis-desk en toelichten van de werkwijzen. Een vertegenwoordiger van HFB ACM/IDM neemt contact op met de leidinggevende van de entiteit en plant een intake gesprek, Tijdens het intake gesprek wordt de gebruikersovereenkomst inhoudelijk doorgenomen: dienstomschrijving, verantwoordelijkheden en het proces, Vraag naar authenticatie middelen voor Buitenlanders via 1700, eren.be of via ACM/IDM management team, Informatief en ter voorbereiding van de intake gesprek wordt een template van de gebruikersovereenkomst verzonden. Bij akkoord wordt het gebruikersovereenkomst getekend door beiden partijen. Plannen van de train the triainer sessies. Entiteit wordt ge-whitelis in het gebruikersbeheer, rechtstoekenning Bis-desk registratie. De lokale beheerder kan de gemachtigde werknemers het recht toekennen. <Titel Pas aan via de masters!> 09/06/

11 Aanvraag: authenticatiemiddel voor buitenlanders zonder eid Aanvrager Buitenlander zonder eid heeft geen toegang tot een VO doeltoepassing Aanbiedende Entiteit Is de entiteit eigenaar van de VO doeltoepassing? HFB ACM/IDM team De nieuwe registratie in Bis-desk wordt gevalideerd. De buitenlander vraagt bij de Aanbiedende entiteit een Authenticatie middel aan Behoord de aanvrager tot de juiste doelgroep? Inplannen van een afspraak voor een fysieke identiteitscontrole. Identiteitscontrole van de aanvrager. Bis-creatie uitvoeren indien de aanvrager nog niet geregistreerd is in het bis-register (controle vooraf) BIS-nummer koppelen aan CSAMprofiel en een Authenticatiemiddel toekennen, Registreer persoonsgegevens van aanvrager in BIS-DESK Communicatie naar de aanbiedende entiteit: Bis-registratie uitgevoerd en authenticatiemiddel toegekend <Titel Pas aan via de masters!> 09/06/

12 Procedure: aanvraag vreemdelingen token AANVRAGER: Stap 1: de aanvrager stelt de vraag (entiteit bepaalt op welke manier) 1) Wil aanmelden bij een toepassing maar bezit geen authenticatiemiddel 2) Neemt contact op met de entiteit die de toepassing aanbiedt AANBIEDENDE ENTITEIT: Stap 2: is de entiteit eigenaar van de toepassing? JA: good flow NEE: vraag via facilipunt op welke entiteit eigenaar is van de toepassing en geef de juiste informatie aan de aanvrager Stap 3: de entiteit is eigenaar en kijkt naar of de persoon binnen de doelgroep hoort JA: good flow NEE: informeer de eindgebruiker dat hij voor deze toepassing geen authenticatiemiddel kan ontvangen Stap 4: doe de fysieke identiteitscontrole OK: good flow NIET OK: procedure voor fraudebestrijding Stap 5: Registreer persoonsgegevens van aanvrager in BIS-DESK

13 Procedure: aanvraag vreemdelingen token HFB BIS-DESK: Stap 6: valideer de aanvraag in BIS-DESK JA: good flow NEE: return to sender (aanvragende entiteit) Stap 7: controleer in BIS-register of er reeds een registratie is met de ingegeven persoonsgegevens JA: stap 9 NEE: stap 8 Stap 8: BIS-creatie uitvoeren Stap 9: BIS-nummer koppelen aan CSAM-profiel Stap 10: Authenticatiemiddel genereren Stap 11a: kennen we gsmnummer én adres: - login en ww verzenden via gsm - vreemdelingentoken via mail Stap 11b: kennen we enkel adres: - login en ww verzenden via mail 1 op tijdstip 1 - vreemdelingentoken via mail 2 op tijdstip 2 Stap 12: automatische melding aan aanbiedende entiteit van afgehandeld dossier

14 Proces BIS-DESK STAP 1a Zonder geldig authenticatiemiddel S T A P 1 b Stap 2 Stap 3 Stap 4a Stap 4b Stap 5a Stap 5b BIS-DESK ACM&IDM team Fedict All rights reserved Stap 6 Stap 7 & 8 Stap 9 Stap 10,11a of 11b & 12