Jaardocument Zorg 2009 Stichting De Opbouw c.a. Begeleiding Hulp Verzorging

Transcriptie

1 Jaardocument Zorg 2009 Stichting De Opbouw c.a.

2 2 Voorwoord Raad van Bestuur

3 3 Voorwoord Raad van Bestuur Uit het Jaardocument 2009 van Stichting De Opbouw c.a. dat voor u ligt, zult u met mij kunnen constateren dat de organisatie ten opzichte van voorgaande jaren over een breed front een gestaag stijgende lijn vertoont. Vooral het financieel resultaat laat dat duidelijk zien. In tegenstelling tot een bijzonder zorgelijk 2008 heeft zich in 2009 een positieve kentering afgetekend. Dat is belangrijk, want een positief financieel resultaat van 2 miljoen in combinatie met een sterke financiële positie, maken het mogelijk om de dienstverlening en de zorg op het niveau te brengen, waarvan wij vinden dat het bij onze cliënten en onze ambities past. Naast de organisatorische aanpassingen, die in 2008 als Bouwen aan De Opbouw werden gerealiseerd en in 2009 verder werden uitgewerkt, is in het verslagjaar aan een groot aantal bouwprojecten gewerkt. Het roodgekleurde gebouwenbestand wordt in hoog tempo vernieuwd en up-to-date gemaakt. Ondanks de kredietcrisis en de onzekerheid over de wijze, waarop de overheid in de toekomst huisvesting wil gaan bekostigen, kunnen we deze activiteiten realiseren, dankzij onder andere onze sterke vermogenspositie. Gebouwen zijn echter niet alleen bepalend voor de kwaliteit van zorg. Dat blijkt uit de beoordeling van het verpleeghuis Birkhoven als beste verpleeghuis van de provincie Utrecht door de Volkskrant. Het gebouw was als rood beoordeeld en is inmiddels gesloopt. De bejegening van cliënten was echter zo positief dat Birkhoven toch de hoogste score haalde. Zorg en hulpverlening, zo blijkt steeds weer, zijn mensenwerk: de medewerker maakt in wisselwerking met de cliënt het verschil. Met name in paragraaf 4.2 vindt u gespecificeerd terug, welke ontwikkelingen onze organisatie in 2009 heeft doorgemaakt en wat de resultaten waren. Wellicht waren de ambities van buitenaf gezien bescheiden, maar intern lag de lat hoog, hetgeen u uit dit Jaardocument zult kunnen opmaken. Naast de eerder genoemde bouwinspanning en het financieel resultaat wil ik hier een aantal mijlpalen noemen: De planning&control-cyclus is in 2009 opgestart; De overgang naar de nieuwe ZZP (Zorgzwaartepakket)-bekostiging voor de functie verblijf is goed verlopen; De ICT-infrastructuur die de P&C-cyclus moet dragen is in gestaag tempo verbeterd; Een nieuw plannings/roosterpakket is binnen tijd en budget geïmplementeerd; Er is een nieuwe klachtenregeling vastgesteld, waarbij de klachtencommissie nog slechts uit externen bestaat; Het verscherpt toezicht van de Inspectie Gezondheidszorg, dat voor twee organisatie-onderdelen was ingesteld, is inmiddels opgeheven; Het ziekteverzuim van medewerkers is in 2009 significant gedaald. Het is nog steeds te hoog maar de trend is gunstig. De Opbouw is in 2009 betrokken geweest bij drie fusies. De eerste was een interne fusie van de organisatieonderdelen De Bilthuysen en De Biltse Hof tot De Bilthuysen. Verder heeft een bestuurlijke fusie plaatsgevonden met ISZ De Brug in Driebergen-Rijsenburg. Ten slotte is Stichting Zorgpalet Baarn-Soest uitgebreid met de veel kleinere Stichting Braamhage. Voor het jaar 2010 mag duidelijk zijn, dat de realisatie van de missie (paragraaf 4.1) veel inspanning zal vergen. En de risico s zijn niet gering. Extern zien we de aangekondigde bezuinigingen op de AWBZ en de provinciale jeugdzorg, de onzekerheid over de huisvestingslasten met het daaraan gekoppelde boekwaardeprobleem en op de wat langere termijn de arbeidsmarkt. Intern zijn risico s te vinden in de planning&controlcyclus, de realisatie van een goed functionerend ICTsysteem en de bewaking van de budgetten. In de zorg voor cliënten ligt onze uitdaging in het verbeteren en diversifiëren van het aanbod, in een periode dat de beschikbare middelen slinken. Desondanks zien wij 2010 optimistisch tegemoet. We verwachten een positief financieel resultaat, betere gebouwen en nieuwe zorgconcepten op een hoger niveau. Het Jaardocument is primair een verplichte verantwoording. Het voorgeschreven stramien, waarvan slechts op enkele onderdelen kan worden afgeweken, deed ons vorig jaar constateren, dat het document in onze situatie zodanig algemeen werd, dat het weinig toevoegde aan kennis en inzicht van onze lezer. Daarom hebben we dit jaar ter verbetering van de transparantie en leesbaarheid een nieuwe vormgeving ingevoerd en extra aandacht besteed aan de wijze van presenteren. Nieuw is bovendien dat we in de ruimte die het stramien toelaat een informatief beeld schetsen van de gang van zaken bij onze diverse werkmaatschappijen. Graag bedank ik alle medewerkers, die aan het positieve resultaat van onze organisatie hebben meegewerkt. De directeuren, de staf, de medezeggenschap, en bovenal de medewerkers aan het bed. Omdat zij in de praktijk realiseren, waarvoor de andere medewerkers de condities scheppen: goede zorg aan cliënten die dat nodig hebben. Hans Helgers Voorzitter Raad van Bestuur

4 4 Voorwoord Raad van Toezicht

5 5 Voorwoord Raad van Toezicht Stichting De Opbouw heeft sinds 2007 gewerkt aan het opnieuw vormgeven van de organisatie in het proces Bouwen aan De Opbouw. In 2009 heeft de Raad van Toezicht geconstateerd dat zich daadwerkelijk een omslag in de organisatie aan het voltrekken is. In het begin van het jaar 2009 zijn door de Raad van Toezicht nog vraagtekens gezet bij de mate waarin de organisatie in control was en bij het zeer matige financiële resultaat over In de loop van het verslagjaar is geconstateerd, dat de bedrijfsvoering verbeterde en dat ook het bedrijfsresultaat zich geleidelijk in positieve zin ontwikkelde. De Raad van Toezicht heeft dit proces goed kunnen volgen door verbeterde interne bedrijfsinformatie. De vernieuwing van De Opbouw was en is nodig, om zowel de organisatieinrichting als de vormgeving van de zorg te verbeteren. Bouwen aan De Opbouw kwam niet op tijd om te voorkomen dat twee loca ties in 2009 onder verscherpt toezicht kwamen te staan. Meer dan ooit is de Raad van Toezicht zich bewust geworden, dat niet alleen bedrijfs voering tot het primaire aandachtsgebied behoort, maar vooral ook de kwaliteit van zorg en de veiligheid van de cliënten. Daar ligt ook de primaire motivatie van medewerkers en de Raad van Bestuur. Het verscherpte toezicht in 2009, hoe betreurenswaardig ook, is door de organisatie aangegrepen om als katalysator te fungeren voor belangrijke verbeteringen in de zorg. Inmiddels is het verscherpt toezicht opgeheven en de oordelen van de Inspectie over het ingezette veranderingsproces zijn zeer positief. De kwalitatieve en kwantitatieve informatie, die de Raad van Bestuur heeft verstrekt over interne en externe ontwikkelingen heeft het voor de Raad van Toezicht mogelijk gemaakt zijn toezichthoudende taak nog beter uit te voeren. In de komende periode moet er worden gestreefd naar maximalisatie van de informatievoorziening over de kwaliteit van zorg. Dit ondanks het feit dat er in de sector geen eenduidige definities als maatstaven voor die kwaliteit beschikbaar zijn. Te constateren is dat De Opbouw geleidelijk aan de organisatie wordt, die het altijd heeft willen zijn: vooroplopend in het bieden van eigenzinnige, vernieuwende zorg, vanuit een degelijke organisatie en een gezonde financiële situatie. Goede zorg en een veilige plek voor onze cliënten: dat zal de bijdrage van De Opbouw in al zijn geledingen aan de samenleving zijn. De Raad van Toezicht volgt met grote interesse de discussies over marktwerking in de zorg. Zorg leveren vraagt om maatwerk, maar maatwerk past vaak niet in bekostigingssystemen. De Opbouw tracht binnen de regelgeving maatwerk te leveren door de zorgvragen van de cliënt te coördineren. De Raad van Toezicht zal er op toezien dat in de organisaties die deel uit maken van De Opbouw, de zorgvrager de zorg krijgt die wordt gewenst. De Opbouw heeft in 2009 duidelijke voortgang gemaakt en zal daardoor in staat zijn financiële uitdagingen goed op te vangen en, bovenal, met betere zorg aan de samenleving bij te dragen. A.D.P. Slok-Keijzer Voorzitter Raad van Toezicht

6 6 Inhoudsopgave 1_Uitgangspunten van de verslaglegging 7 2_Profiel van de organisatie Algemene identificatiegegevens Stichting De Opbouw c.a Structuur van het concern Kerngegevens Samenwerkingsrelaties 13 3_Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap Normen voor goed bestuur Raad van Bestuur Raad van Toezicht Bedrijfsvoering Cliëntenraad Medezeggenschap medewerkers (Ondernemingsraden) 23 4_Beleid, inspanningen en prestaties Meerjarenbeleid Algemeen beleid Algemeen kwaliteits beleid Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten Kwaliteit ten aanzien van medewerkers Samenleving Financieel beleid 33 5_Organisatieonderdelen afzonderlijk in beeld Lijn Zideris Prinsenstichting Birkhoven Zorggoed De Bilthuysen ISZ De Brug Zorgpalet Baarn-Soest 45 Lijst met afkortingen 47 Jaarrekening 2009 Stichting De Opbouw c.a. 48

7 7 1_ Uitgangspunten van de verslaglegging Dit Jaardocument Zorg betreft het maatschappelijk verslag van Stichting De Opbouw c.a. over het verslagjaar 2009 ( tot en met ). Stichting De Opbouw c.a. bestaat uit de volgende stichtingen: Stichting De Opbouw; Prinsenstichting; Stichting Zorgpalet Baarn-Soest; Stichting De Bilthuysen (per 1 januari 2009); Stichting de Biltse Hof (van 1 januari 2009 tot 1 april 2009); Interkerkelijke Stichting Zorgvoorzieningen De Brug (per 1 november 2009). Per 1 januari 2009 is Stichting de Biltse Hof als juridisch zelfstandige afsplitsing van Stichting De Opbouw onderdeel geworden van de juridische structuur van het concern. De stichting is per 1 januari 2009 afgesplitst van Stichting De Opbouw, teneinde per 1 april 2009 juridisch te fuseren met Stichting De Bilthuysen. In dit jaardocument wordt daar waar De Bilthuysen vermeld staat zowel de Biltse Hof als De Bilthuysen bedoeld. Per 1 november 2009 maakt Interkerkelijke Stichting Zorgvoorzieningen De Brug (KvK ) deel uit van Stichting De Opbouw c.a.. Waar in dit verslag Stichting De Opbouw of De Opbouw wordt genoemd, wordt Stichting De Opbouw bedoeld met alle tot dit concern behorende stichtingen. Stichting De Opbouw fungeert als moederstichting. De juridische vormgeving wordt toegelicht in hoofdstuk 2. Stichting De Opbouw biedt dienstverlening aan verstandelijk gehandicapten, ouderen en jongeren die specialistische zorg nodig hebben. Per 1 januari 2008 zijn de instellingen die bij Stichting De Opbouw horen geordend in werkmaatschappijen. Die werkmaatschappijen zijn de volgende: Lijn5 (Licht verstandelijk gehandicapte (LVG)-Jeugd en provinciale Jeugdzorg) Lijn5 Meerwijck te Utrecht Lijn5 Nové te Apeldoorn Lijn5 OPL te Maartensdijk Lijn5 Amstelduin te Alkmaar Lijn5 Woldyne te Epe Verstandelijk Gehandicapten Utrecht Per 4 februari 2009 heet deze werkmaatschappij Zideris. Zideris heeft locaties in: Rhenen (voorheen Heimerstein ) Wageningen (voorheen Gezinsvervangend Tehuis (G.V.T.) De Kastanje ) Bilthoven (voorheen G.V.T. De Leijen ) Mijdrecht (voorheen G.V.T. Molenhoek ) Maartensdijk (voorheen G.V.T. Ridderspoor ) Huis ter Heide (voorheen De Schakel ) Prinsenstichting te Purmerend (Verstandelijk Gehandicapten) Verpleging en Verzorging Deze werkmaatschappij bestaat uit de zorgketens: De Bilthuysen te De Bilt/Bilthoven Zorgpalet Baarn-Soest te Baarn en Soest Zorgaccent Amersfoort te Amersfoort. Per 1 december 2009 heet deze zorgketen Birkhoven Zorggoed ISZ De Brug in Driebergen Tevens is er ten behoeve van het concern een Bestuursbureau en Kenniscentrum, gevestigd te Utrecht.

8 8 2_ Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens Stichting De Opbouw c.a. Naam verslagleggende rechtspersoon: 2.2 Structuur van het concern De volgende stichtingen maken deel uit van het concern Stichting De Opbouw (op 31 december 2009): Stichting De Opbouw Adres: Herculesplein 267 Postcode + plaats: 3584 AA Utrecht Tel.: Identificatienummer KvK: adres: Internetpagina: info@opbouw.nl Stichting De Opbouw KvK Prinsenstichting KvK Stichting Zorgpalet Baarn-Soest KvK Stichting De Bilthuysen KvK ISZ De Brug KvK

9 9 Profiel van de organisatie Figuur 1_Juridische structuur van Stichting De Opbouw c.a. op 31 december 2009 Prinsenstichting Stichting Zorgpalet Baarn-Soest Stichting De Opbouw In figuur 1 is de juridische structuur van Stichting De Opbouw c.a. weergegeven. De op 1 januari 2009 afgesplitste Stichting De Biltse Hof, welke per 1 april 2009 is gefuseerd met Stichting De Bilthuysen en is opgeheven, is in figuur 1 niet opgenomen. De Brug Verpleging & Verzorging De Bilthuysen Verpleging & Verzorging Raad van Toezicht Zorgpalet Baarn-Soest Verpleging & Verzorging Raad van Bestuur Stichting De Bilthuysen Figuur 2_Organisatorische structuur Stichting De Opbouw c.a. op 31 december 2009 Bestuurssecretariaat Raad van Toezicht Centrale Cliëntenraad Raad van Bestuur Birkhoven Zorggoed Verpleging & Verzorging Interkerkelijke Stichting Zorgvoorzieningen De Brug Zideris Verstandelijk Gehandicaptenzorg Utrecht In figuur 2 is de organisatorische structuur weergegeven. Deze structuur wordt tevens gebruikt als segmentering voor de jaarrekening. Organogram Stichting De Opbouw c.a. op 31 december 2009 Centrale Ondernemingsraad Bestuursbureau Kenniscentrum Prinsenstichting Verstandelijk Gehandicaptenzorg Noord-Holland Lijn5 Jeugd

10 10 Profiel van de organisatie Zoals in figuur 1 en 2 zichtbaar is, wordt het Raadvan-Toezichtmodel gehanteerd. Stichting De Opbouw kent een eenhoofdige Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur geeft leiding aan de directeuren van de werkmaatschappijen Lijn5, Zideris, de Prinsenstichting, de vier directeuren van de zorgketens Verpleging en Verzorging, de directeur Bestuursbureau/Kenniscentrum en de Bestuurssecretaris. Alle werkmaatschappijen, met uitzondering van de onderdelen Lijn5 Meerwijck en Lijn5 Nové, zijn AWBZ-toegelaten instellingen. Lijn5 Meerwijck en Lijn5 Nové zijn instellingen voor jeugdhulpverlening die niet vanuit de AWBZ maar door provinciegelden (provincies Utrecht en Gelderland) worden gefinancierd. Omdat deze instellingen deel uitmaken van het concern Stichting De Opbouw zijn ze meegenomen in de informatie in dit jaardocument. Waar van deze algemene regel is afgeweken, wordt dat apart vermeld. Tabel 1_AWBZ-functies geleverd door Stichting De Opbouw c.a. functie Huishoudelijke verzorging Persoonlijke verzorging Verpleging Ondersteunende begeleiding Activerende begeleiding Behandeling Verblijf op grond van de AWBZ Tabel 2_Overige AWBZ-prestaties geleverd door Stichting De Opbouw c.a. prestatie Uitleen verpleegartikelen Prenatale zorg Advies, instructie en voorlichting Voedingsvoorlichting Tabel 3_Overige zorg geleverd door Stichting De Opbouw c.a. prestatie Dieetadvisering Tabel 4_Doelgroepen cliënten AWBZ-zorg doelgroep Somatische aandoening of beperking Psychogeriatrische aandoening of beperking Psychiatrische aandoening Lichamelijke handicap Verstandelijke handicap Zintuiglijke handicap of communicatieve stoornis Psychosociale problemen Medezeggenschap cliënten De medezeggenschap van cliënten van Stichting De Opbouw is georganiseerd op werkmaatschappij-, instellings- en/of locatieniveau. In 2008 is een begin gemaakt met de installatie van een cliëntenraad op concernniveau; in 2009 is deze medezeggenschap verder ingericht. Meer informatie over de medezeggenschap cliënten is opgenomen in paragraaf 3.5 van dit Jaardocument. Medezeggenschap medewerkers De medezeggenschap van medewerkers van Stichting De Opbouw is georganiseerd op het niveau van werkmaatschappijen en zorgketens. Voor de besluitvorming die niet is gedelegeerd of gemandateerd aan de directeuren overlegt de Centrale Ondernemingsraad met de Raad van Bestuur. Meer informatie over de medezeggenschap van medewerkers is opgenomen in paragraaf 3.6 van dit Jaardocument. 2.3 Kerngegevens Kernactiviteiten en nadere typering Stichting De Opbouw staat voor begeleiding, hulp en zorg aan jongeren, ouderen en verstandelijk gehandicapten. Wij zijn een landelijke stichting, met hoofdkantoor in Utrecht, en werken met zeven organisaties vanuit de provincies Noord-Holland, Utrecht en Gelder land. ja/nee Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja ja/nee Nee Nee Ja Nee ja/nee Ja ja/nee Ja Ja Nee Nee Ja Nee Ja

11 11 Profiel van de organisatie Tabel 5_Private zorg private zorg ja/nee Hebt u in 2009 zorg verleend gefinancierd vanuit niet-publieke middelen? Ja Tabel 6_Onderaanneming onderaanneming antwoordcategorie Hebt u in 2009 WTZi-zorgverlening uitbesteed aan een onderaannemer? Ja Hoeveel kosten waren met deze uitbesteding gemoeid (betaling aan onderaannemers)? Aan welke zorgaanbieders hebt u zorg uitbesteed? Kwink, Stichting De Boogh, Brandsen Hebt u in 2009 WTZi-zorg verleend als onderaannemer? Ja Hoeveel opbrengsten waren met deze uitbesteding gemoeid (betaling door hoofdaannemer)? Voor welke zorgaanbieders hebt u zorg in onderaanneming verleend? s Heerenloo, Amerpoort, Oranjepark, Vitras, Beweging Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Tabel 7_Kerngegevens Gehandicaptenzorg Betreft: Lijn5 (excl. Meerwijck en Nové), Prinsenstichting en Zideris kerngegevens Cliënten (aantal) Aantal cliënten met zorg en verblijf per einde verslagjaar Waarvan ZZP-cliënten met zorg en verblijf per einde verslagjaar nvt Aantal cliënten dagactiviteiten per einde verslagjaar Aantal extramurale cliënten exclusief cliënten dagactiviteiten per einde verslagjaar Capaciteit Aantal beschikbare bedden/plaatsen met verblijfszorg inclusief vroegere gezinsvervangende tehuizen Productie Aantal dagen met zorg en verblijf in verslagjaar Waarvan ZZP-dagen met zorg en verblijf in verslagjaar nvt Aantal dagdelen dagactiviteiten in verslagjaar Aantal uren extramurale productie in verslagjaar (exclusief dagactiviteiten) Personeel Aantal personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar Aantal FTE personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar Bedrijfsopbrengsten Totaal bedrijfsopbrengsten (in euro s) per einde verslagjaar Waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten Waarvan overige bedrijfsopbrengsten Provinciegelden (niet in totaal opgenomen)

12 12 Profiel van de organisatie Tabel 8_Kerngegevens Verpleging en Verzorging Betreft: ISZ De Brug, De Bilthuysen, Zorgpalet Baarn-Soest en Birkhoven Zorggoed kerngegevens * Cliënten Aantal cliënten met zorg en verblijf per einde verslagjaar Waarvan ZZP-cliënten met zorg en verblijf per einde verslagjaar nvt Aantal cliënten dagactiviteiten per einde verslagjaar Aantal extramurale cliënten exclusief cliënten dagactiviteiten per einde verslagjaar Capaciteit Aantal beschikbare bedden/plaatsen met verblijfszorg per einde verslagjaar Productie Aantal dagen met zorg en verblijf in verslagjaar Waarvan ZZP-dagen met zorg en verblijf in verslagjaar nvt Aantal dagdelen dagactiviteiten in verslagjaar Aantal uren extramurale productie in verslagjaar (exclusief dagactiviteiten) Personeel Aantal personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar Aantal FTE personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar Bedrijfsopbrengsten Totaal bedrijfsopbrengsten in verslagjaar (in euro s) Waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten Waarvan overige bedrijfsopbrengsten WMO (niet in totaal opgenomen) Niet beschikbaar * Kerngegevens exlusief de fusiepartners die in 2009 zijn toegetreden Werkgebieden Onderstaande tabel geeft aan met welke zorgkantoren het concern productieafspraken maakt. Tabel 9_Werkgebieden nr regio 6 Apeldoorn, Zutphen e.o. 10 Utrecht 13 Noord-Holland Noord 15 Zaanstreek/Waterland 16 Amsterdam 17 Amstelland en De Meerlanden

13 13 Profiel van de organisatie 2.4 Samenwerkingsrelaties Tabel 10_Overzicht overeenkomsten en samenwerkingsrelaties overeenkomst omtrent afgesloten met Dagbesteding UWV Werkbedrijf Jobstap Baanstede, Purmerend Momo Theater, Ederveen Ouwehands Dierenpark, Rhenen Jacomij, Wijk bij Duurstede Super de Boer Kees van Doorn, Veenendaal Odion, Purmerend Gemeente Purmerend Hornbach, Zaanstad ADM Cacaofabriek Restaurant Het Hart van Katwoude, Katwoude Aarts Wecovi Zorgboerderij Arta-Lievengoedgroep Wageningen University en Research Boerderij de Hoogenkamp, Wageningen Artemis Zorgboerderij (onderdeel van Raphaelstichting) Bijzondere zorgvragen en verwijzingen Zorgkantoren Bureaus Jeugdzorg CIZ MEE-organisaties s Heerenloo Amsta Leekerweide Justitiële Rijksinrichting Doggershoek Noorderhaven Dijk en Duin Ziekenhuis Triversum GGZ Zonnehuizen Stichting Pro Senectute Gemeente Amersfoort Waarneming arts Huisartsenpost Ede Odion, Purmerend Zorgcentrum Torenerf, Wormer Philadelphia Amerpoort Altrecht s Heerenloo Reinaerde William Schrikkergroep Kinderopvang en onderwijs Kwink, Veenendaal Speciaal onderwijs Molenduin Kennisnetwerken en belangenorganisaties VGN Actiz IVVU SWOS Landelijk Kennisnetwerk Gehandicaptenzorg VOBC LVG Universiteit van Utrecht Woningbouwverenigingen MOgroep Ketenzorg Meander Medisch Centrum Diakonessenhuis

14 14 3_ Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 3.1 Normen voor goed bestuur Algemeen Vanaf 2006 is de Zorgbrede Governancecode van toepassing voor alle leden van de brancheorganisaties in de zorg. Zowel voor leden van Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland (VGN) als voor leden van ActiZ (brancheorganisatie Verpleging, Verzorging, Thuiszorg) geldt naleving van deze code als lidmaatschapsverplichting. Stichting De Opbouw is behalve lid van deze brancheorganisaties ook lid van de brancheorganisatie MO-groep die de Governancecode Welzijn en Maatschappelijke Dienstverlening hanteert. Als een spanningsveld aanwezig zou zijn tussen beide codes prevaleert de Zorgbrede Governancecode. De reden daarvan is de beperkte omvang van de provinciale jeugdzorg waarop de code van de MO-Groep van toepassing is in vergelijking met de andere onderdelen van de Stichting. De Zorgbrede Governancecode is in 2009 geactualiseerd tot de Zorgbrede Governancecode Deze code wordt door De Opbouw als leidraad gehanteerd voor de corporate governance. De consequenties van de aanbevelingen vanuit de Governancecode zijn vastgelegd in documenten en opgenomen in de werkwijzen van de organisatie. Statuten en reglementen zijn voor iedereen beschikbaar. De informatie over de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht wordt via het Jaardocument openbaar gemaakt. Afwijkingen van de Zorgbrede Governancecode De Zorgbrede Governancecode 2010 zal geleidelijk worden ingevoerd. Nu wijkt De Opbouw op enkele onderdelen af van de aanbevelingen uit de meest recente Governancecode. De maximale zittingsduur van de leden van de Raad van Toezicht is conform de Governancecode (art ) in de statuten op vier jaar gesteld, met éénmalig de mogelijkheid tot herbenoeming. De praktijk wijkt af van dit uitgangspunt omdat de statuten van voor 2008 afwijkende bepalingen bevatten. Er is nu een rooster van aftreden vastgesteld, waarbij de oude situatie geleidelijk verdwijnt en in nieuwe situaties conform de Governancecode wordt gehandeld. In 2009 zijn vanuit de twee nieuwe fusiepartners (De Bilthuysen en De Brug) twee leden in de Raad van Toezicht benoemd. Zij voldoen aan de kwaliteitseisen die aan nieuwe leden worden gesteld. Vooralsnog zijn zij benoemd voor een periode van maximaal vier jaar met de mogelijkheid tot aansluitende herbenoeming. Dit wijkt af van de Governancecode, die voorschrijft dat de periode die de nieuwe leden zitting hebben gehad in de Raden van Toezicht van de fusiepartners in mindering zou moeten worden gebracht op de nieuwe zittingstermijnen (art 4.2.7) Deze beslissingen zullen in 2010 opnieuw worden gewogen. Er is tussen Raad van Bestuur en Raad van Toezicht nog geen informatieprotocol afgesproken (art ). Aan belangrijke elementen uit het in 2010 vast te stellen protocol wordt wel voldaan. Belangrijke informatiedragers daarin zijn het Jaardocument Zorg, de Jaarrekening, de bevindingen van de externe accountant, de werkbezoeken aan de werkmaatschappijen, de bijeenkomsten van de (delegatie uit de) Raad van Toezicht met de Centrale Cliëntenraad en de Centrale Ondernemingsraad. Per vergadering van de Raad van Toezicht stelt de Raad van Bestuur schriftelijk een lijst met mededelingen samen, waarin relevante ontwikkelingen en gebeurtenissen in wetgeving, zorgsector en organisatie worden geschetst, verklaard en toegelicht. Stichting De Opbouw beschikt nog niet over een klokkenluidersregeling. Verwacht wordt dat de brancheorganisatie in de gehandicaptenzorg VGN hiervoor in 2010 een voorzet zal bieden waar de stichting zich bij aan kan sluiten. 3.2 Raad van Bestuur Algemeen Stichting De Opbouw kent een eenhoofdige Raad van Bestuur. Statutair behoort een meerhoofdige Raad van Bestuur ook tot de mogelijkheden, maar er bestaat geen intentie om het aantal leden van de Raad uit te breiden. Er is geen overleg tussen de medische staf en zorgprofessionals op het niveau van de Raad van Bestuur. Het vaststellen van medisch beleid en de uitvoering daarvan is gemandateerd aan de directies van de werkmaatschappijen, omdat het medisch en zorginhoudelijk beleid sterk per doelgroep varieert: jeugd, ouderen en verstandelijk gehandicapten. Uiteraard zijn de professionele standaarden voor elke doelgroep van toepassing. De Raad van Bestuur ziet er op toe dat de verschillende werkmaatschappijen afzonderlijk medisch en zorginhoudelijk beleid vaststellen en dat conform de standaarden uitvoeren.

15 15 Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap Arbeidsvoorwaarden en honorering Raad van Bestuur De bezoldiging van de Raad van Bestuur kent als basis de Adviesregeling Arbeidsvoorwaarden Raden van Bestuur van de NVZD (Nederlandse Vereniging van Zorgdirecteuren). Vanaf 1 september 2009 is de Beloningscode Bestuurders in de Zorg (BBZ) van kracht. Deze door de NVZD en NVTZ (Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in de Zorg) ontworpen regeling wijkt op een aantal punten af van de voorgaande regeling, waarop de arbeidsovereenkomst met de Raad van Bestuur werd gefundeerd. Deze arbeidsovereenkomst staat op geen enkel punt op gespannen voet met de nieuwe regeling BBZ. Meer specifiek gelden de volgende aspecten: 1 De honorering bevindt zich binnen de normen die in de NVZD-regeling c.q. de BBZ-regeling zijn opgenomen. 2 De trendmatige verhoging van het salaris vindt plaats overeenkomstig de in CAO Gehandicaptenzorg vastgelegde percentages en tijdstippen. 3 Er zijn contractueel geen variabele beloningen vastgelegd en evenmin zijn er bonussen in enige vorm afgesproken. In 2009 is er geen sprake geweest van variabele beloning of bonus. Onkosten worden vergoed na indiening van declaraties. Er worden geen vaste periodieke onkostenvergoedingen uitgekeerd. De kosten van de leaseauto vallen binnen de geldende normen. 4 De vertrekregeling, of beter gezegd de schadevergoeding ingeval van beëindiging van de arbeidsovereenkomst op initiatief van de Stichting, waarbij de voornaamste reden niet is nalatigheid van de Raad van Bestuur, is vastgelegd in de arbeidsovereenkomst. De hoogte van het bedrag is gerelateerd aan de kantonrechtersformule, overeenkomstig de BBZ, en gemaximeerd op een bedrag ter hoogte van één jaarsalaris. 5 De exacte gegevens over 2009 zijn opgenomen in de Jaarrekening 2009, in de paragraaf over bezoldiging bestuurder en toezichthouders. Functioneren Raad van Bestuur De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de Raad van Bestuur en de verhouding met de toezichthoudende Raad van Toezicht zijn vastgelegd in de statuten van de Stichting. Tabel 11_Gegevens Raad van Bestuur De spelregels voor het functioneren van de Raad van Bestuur zijn vastgelegd in het Reglement Raad van Bestuur. Dit reglement is gebaseerd op het vanuit de NVZD aangedragen conceptreglement. Omdat de Raad van Bestuur op dit moment bestaat uit één lid, tevens voorzitter, zijn de in het reglement opgenomen bepalingen over interne verantwoordelijkheidsverdeling, besluitvorming en vergaderorde niet of nauwelijks van toepassing. In het reglement zijn bepalingen opgenomen over waarneming en spelregels bij vacature. Beide zijn in 2009 niet aan de orde geweest. Op de Raad van Bestuur is steeds de meest recente versie van de Gedragscode voor de Goede Bestuurder van de NVZD van toepassing. Jaarlijks beoordeelt de Raad van Toezicht, op advies van de remuneratiecommissie, het functioneren van de Raad van Bestuur. De relatie tussen de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur wordt eveneens jaarlijks geëvalueerd, in aansluiting op de evaluatie van de Raad van Toezicht. In het verslagjaar is dat gebeurd op 19 januari De Raad van Toezicht is daarbij van oordeel dat, hoewel er nog genoeg te doen valt, de goede weg is ingeslagen en dat de Raad van Bestuur de juiste koers heeft ingezet. Volgens goed gebruik is de Raad van Bestuur ook buiten De Opbouw actief. Doel daarvan is om kennis en netwerken op te bouwen en te werken aan het realiseren van maatschappelijke doelstellingen. De nevenactiviteiten van de voorzitter van de Raad van Bestuur staan in tabel 11. Enkele van deze nevenfuncties hangen direct samen met de functie die binnen De Opbouw wordt vervuld. De Raad van Bestuur laat zich adviseren door zijn medezeggenschapsorganen en door de toezichthouder. Het Concernberaad dat zijn alle directeuren van De Opbouw en de Secretaris Raad van Bestuur fungeert in de praktijk als directieberaad. Het streven is immers om op basis van consensus tot besluitvorming te komen. In het Directiereglement en de daaraan verbonden TVB-matrix (Taken-Verantwoordelijkheden- Bevoegdheden) is de interne governance vastgelegd en zijn de mandaten van de directeuren weergegeven. Door binnen deze gremia optimale transparantie te realiseren wordt een bijdrage geleverd aan inperking van het governancerisico van eenhoofdig leiderschap. naam functie en nevenfuncties periode Dhr. J.J.M. Helgers Voorzitter Raad van Bestuur Stichting De Opbouw c.a (1955) Voorzitter Raad van Toezicht Willibrord Stichting en PCOU te Utrecht Lid Commissie deskundigen NVZD Lid Raad Sociale Innovatie ActiZ Lid vertrouwenscommissie CDA afdeling Utrechtse Heuvelrug 2009 Lid Focusgroep Zorg CDA (landelijk) 2009 Lid Commissie Planning Bouw VGN Lid begeleidingscommissie Centrum Bestuur van Maatschappelijke Ondernemingen (TIAS-Nimbas)

16 16 Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 3.3 Raad van Toezicht Algemeen De Raad van Toezicht vormt, evenals de Raad van Bestuur, een personele unie. Dat betekent dat dezelfde personen zitting hebben in de Raden van Toezicht van de in paragraaf 2.2 genoemde rechtspersonen. Dit geldt tevens voor de Raden van Bestuur. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de Raad van Toezicht en de verhouding met de Raad van Bestuur zijn vastgelegd in de statuten van de Stichting. De spelregels voor het (intern) functioneren van de Raad van Toezicht zijn vastgelegd in het Reglement van de Raad van Toezicht. Dit in 2008 vastgestelde reglement is gebaseerd op het vanuit de NVZD aangedragen conceptreglement. Samenstelling Raad van Toezicht De Raad van Toezicht heeft een profiel opgesteld waaraan de Raad wil voldoen. Gestreefd wordt naar een evenwichtige mix van kennis, ervaring en geografische spreiding. Naast deze aspecten zijn ook sexe en politieke kleur evenwichtig vertegenwoordigd. Bij werving van nieuwe leden wordt gericht geworven op competenties die noodzakelijk zijn om een goede mix te garanderen. In tabel 12 staan de relevante gegevens van de leden van de Raad van Toezicht weergegeven. De adviescommissies en gerelateerde besturen Alle leden van de Raad van Toezicht van Stichting De Opbouw c.a. zijn qualitate qua tevens bestuurslid van de stichtingsbesturen Stichting Steun De Opbouw en Stichting Opbouwfonds voor Bijzondere Voorzieningen. De voorzitter en de vicevoorzitter van de Raad van Toezicht zijn mutatis mutandis tevens voorzitter en vicevoorzitter van de besturen van de genoemde stichtingen. De Raad van Toezicht heeft twee adviescommissies ingesteld. In 2009 is tevens een tijdelijke adviescommissie ingesteld. 1 De remuneratiecommissie, bestaande uit de voorzitter en de vicevoorzitter van de Raad van Toezicht, adviseert over het functioneren en het belonen van de Raad van Bestuur. Tevens adviseert zij over de vergoedingen die aan de leden van de Raad van Toezicht worden uitbetaald. De remuneratiecommissie is op 6 oktober 2009 bijeengekomen. Zij heeft een advies opgesteld betreffende de salariëring van de Raad van Bestuur. Geconcludeerd is dat de nieuwe Bezoldigingscode Bestuurders in de Zorg geen aanleiding geeft tot herziening van de arbeidsovereenkomst. Omdat beide partijen tevreden zijn met de inhoud van die overeenkomst wordt zij ongewijzigd gecontinueerd. Tevens heeft de remuneratiecommissie in het licht van de vaststelling van de nieuwe normen voor honorering van Raden van Toezicht in de Zorg geadviseerd de stijging die de NVTZ voorstelt niet te volgen. De Raad acht een verhoging van haar eigen honorarium met meer dan 50%, zoals door de NVTZ geadviseerd, onverantwoord en heeft besloten in 2 jaar tijd toe te groeien naar een vergoeding van in totaal maximaal 75% van de door de NVTZ geadviseerde norm. In 2010 en 2011 zullen de jaarbedragen per lid per jaar met 500 stijgen. De bedragen over 2009, zoals opgenomen in de Jaarrekening (hoofdstuk 5 paragraaf 23), zijn qua normering en verdelingsgrond ongewijzigd ten opzichte van de vergoedingen over De auditcommissie adviseert over financiële aangelegenheden aan de Raad van Toezicht. Er is een reglement voor de auditcommissie vastgesteld waarin taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en werkwijze zijn beschreven. De auditcommissie spreekt namens de Raad van Toezicht met de accountant over diens bevindingen. De auditcommissie is in x plenair bijeen geweest: 16/3, 1/4, 29/5, 22/6, 2/9 en 16/12. Van de bijeenkomsten is doorgaans schriftelijk maar een enkele keer ook uitsluitend mondeling verslag gedaan in de Raad van Toezicht. De adviezen zijn in de Raad besproken en deze hebben tot besluiten geleid. Tijdens de bijeenkomst van 29 mei 2009 heeft de auditcommissie, met mandaat vanuit de Raad van Toezicht, het Jaardocument inclusief de Jaarrekening 2008 definitief vastgesteld. De auditcommissie heeft eveneens met mandaat van de Raad van Toezicht met de accountant overlegd over diens bevindingen. Het verslag van de bijeenkomst van de auditcommissie van 29 mei 2009 is in de vergadering van de Raad van Toezicht van 18 juni 2009 formeel vastgesteld en goedgekeurd. 3 In 2009 heeft de Raad van Toezicht een adviescommissie samengesteld, bestaande uit mevrouw Heijnen (voorzitter), de heer Schallenberg, de directeur van de werkmaatschappij Zideris, de Financieel Directeur en de secretaris Raad van Bestuur. De drie laatstgenoemde leden werden benoemd op voordracht van de Raad van Bestuur. Deze adviescommissie heeft aan de Raad van Toezicht unaniem advies uitgebracht omtrent de keuze van de accountant en in de decembervergadering van de Raad heeft dit geleid tot benoeming van de nieuwe accountant (KPMG) voor de periode De aanwezigheid van de leden Raad van Toezicht bij vergaderingen De Raad van Toezicht heeft in 2009 zeven keer vergaderd. De deelname aan de vergaderingen is zeer hoog te noemen. Slechts een enkele maal laat een lid verstek gaan. In 2009 heeft een delegatie van de Raad van Toezicht twee keer deelgenomen aan de overlegvergadering van Raad van Bestuur en Centrale Ondernemingsraad. In juni 2009 heeft een delegatie vanuit de Raad van Toezicht deelgenomen aan de overlegvergadering tussen de Raad van Bestuur en de Centrale Cliëntenraad. Bij deze overleggen is het gewoonte dat de Raad van Bestuur zich korte tijd uit de vergadering terugtrekt. Wat tijdens de afwezigheid van de Raad van

17 17 Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap Tabel 12_De leden van de Raad van Toezicht, hun functies en specialisaties in 2009 deskundigheidsgebied/ naam functies hoofd- en nevenfuncties specialisme Mw. A.D.P. Slok- Voorzitter Raad van Toezicht Voorzitter Raad van Toezicht PCOU (tot 0108) Algemeen bestuurlijk Keijzer (1942) Voorzitter Auditcommissie Lid Commissie van Toezicht PCOU en VCOU (tot 0108) Huisvesting Voorzitter Remuneratiecommissie Lid Stichting Restauratie Monumentale Begraafplaats Financieel NH-Kerk te De Bilt Adviseur Stichting Kinderopvang te De Bilt en Zeist Voorzitter Serviceflat De Akker te De Bilt Vicevoorzitter Landelijk Bestuur PCOB Voorzitter Cosbo Gemeente De Bilt Lid DB en AB Stichting Chr. Pers (Trouw) Lid Klachtencommissie Wbv De Bilt Lid Stichting Algemene Begraafplaats Maartensdijk Dhr. Drs. Vicevoorzitter Raad van Toezicht Bondssecretaris ABVAKABO FNV (hoofdfunctie) Algemeen bestuurlijk X.J. den Uyl (1953) Lid Remuneratiecommissie Voorzitter Alg. Centrale voor Overheidspersoneel (q.q.) Personeel/HRM Vicevoorzitter Alg. Burgerlijk Pensioenfonds (q.q.) Lid Bestuursraad Centrum Arbeidsverhoudingen (q.q.) Voorzitter Raad van Toezicht Dunamare Onderwijsgroep Voorzitter Stichting Scouting Bim Bakenesser (tot ) Mw. drs. Lid Raad van Toezicht Directeur Forente Advies en Interimmanagement B.V. Personeel/HRM W.S. Beernink CMC (m.i.v. 1 november 2009) (hoofdfunctie) (1957) Mw. drs. Y. Heijnen- Lid Raad van Toezicht Adjunct-directeur Landelijk Expertisecentrum Zorginhoud Kaales MBA (1964) Lid Auditcommissie (asp.) Verpleging en Verzorging (hoofdfunctie) Financieel Vicevoorzitter Raad van Toezicht Coloriet in Lelystad Vicevz. Stichting Ned. Instituut voor Psychiatrische verpleegkunde Gastdocent MBA-programma NCOI Business School Dhr. Lid Raad van Toezicht Lid Raad van Toezicht St. Annaklooster te Eindhoven Medisch en M.A.C. Klomp, arts Stadsgids Gilde Nijmegen zorginhoudelijk (1946) Senior Expert PUM Dhr. Lid Raad van Toezicht Directeur J.W. Schallenberg B.V. (advies en litigationsupport) Financieel J.W. Schallenberg RA Lid Auditcommissie Lid Raad van Toezicht PCOU (tot 0108) (1942) Lid Raad van Tucht registeraccountants accountantsadministratieconsulenten te Amsterdam Mw. mr. Lid Raad van Toezicht Berculo Advocaten: advocaat arbeidsrecht (hoofdfunctie) Juridisch L.M. van der Sluis Lid Raad van Commissarissen Bouwvereeniging (1955) Volksbelang te Vianen Plv. lid Commissie van Beroep Pensioenfonds PGGM Docente arbeidsrecht o.a. bij beroepsvereniging OSR Mw. H.E. van Lid Raad van Toezicht Lid gemeenteraad Gemeente Utrechtse Heuvelrug Algemeen en Zorginhoud Valkenburg-Lely (tot 0107) Bestuurslid Stichting Steunfonds Heimerstein (1952) Lid Commissie Onderwijs, Zorg, Welzijn en Cultuur VNG Secretaris Kamercentrale VVD Provincie Utrecht Lid partijcommissie Cultuur en Media VVD Secretaris Hoofdbestuur Stichting Kunst in de Kamer Lid Partijraad VVD Dhr. C.J. Vroon Lid Raad van Toezicht Voorzitter Raad van Toezicht International Child Support Algemeen-bestuurlijk (1942) Lid Projectoverleg Communicatie en Fondsenwerving PKN Voorzitter ME-CVS-stichting (tot 0108) Programmamaker lokale omroep Radio Soest

18 18 Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap Tabel 13_Aanwezigheid bij vergaderingen bijeenkomst evaluatie regulier regulier regulier met ccr met cor regulier regulier regulier met cor regulier datum Mw. A.D.P. Slok - Keijzer n n n n n n n n n n n Dhr. Drs. X.J. den Uyl n n n n nvt nvt n n n nvt nvt Mw. Drs. W.S. Beernink CMC nvt nvt nvt nvt nvt nvt nvt nvt n * n n Mw. Drs. Y. Heijnen-Kaales MBA n n n n n nvt n nvt n nvt n Dhr. M.A.C. Klomp, arts n n nvt n nvt nvt n n n nvt nvt Dhr. J.W. Schallenberg RA n n n n nvt n n n n nvt n Mw. Mr. L.M. van der Sluis n n n n nvt nvt n n n nvt n Mw. H.E. van Valkenburg n n n n nvt nvt n nvt nvt nvt nvt Dhr. C.J. Vroon n n n n nvt nvt n n n nvt n n aanwezig afwezig *alleen informele deel aanwezig Bestuur wordt besproken, wordt bij diens terugkeer in de vergadering doorgenomen. Tijdens de overleggen met COR en CCRO wordt de algemene gang van zaken besproken. Met de CCRO wordt specifiek ook het verslag van de Centrale Klachtencommissie aan de orde gesteld. Tabel 13 biedt een overzicht van de deelname aan de overleggen vanuit de Raad van Toezicht. De zittingsduur van de leden van de Raad van Toezicht Conform het rooster van aftreden heeft mevrouw Van Valkenburg in 2009 de Raad van Toezicht verlaten. Mevrouw Beernink is op voordracht van de toegetreden partner ISZ De Brug in 2009 benoemd in de Raad. De COR en de CCRO hebben over haar benoeming positief advies uitgebracht. Het rooster van aftreden wordt voor nieuwe leden gebaseerd op de nieuwe statuten en op de Zorgbrede Governancecode. Leden, die vóór 2008 zijn benoemd in de Raad van Toezicht, werden nog benoemd op basis van de inmiddels vernieuwde statuten. Dat verklaart waarom in een enkel geval de zittingsduur afwijkt van de huidige afspraken. Tabel 14 toont het huidige rooster van aftreden. Functioneren Raad van Toezicht De Raad van Toezicht evalueert jaarlijks haar eigen functioneren en beziet of de samenstelling van de Raad en het functioneren van de afzonderlijke leden Tabel 14_Rooster van aftreden Raad van Toezicht aanleiding geeft tot aanpassingen. In het verslagjaar heeft de evaluatie plaatsgevonden op 19 januari 2009, onder externe begeleiding. Deze evaluatie heeft in 2009 onder meer geleid tot het vaststellen van een beoor delingskader voor de Raad van Bestuur en het instellen van periodiek overleg met de Centrale Cliënten raad. Daarnaast is vanuit de Raad van Toezicht een nieuw profiel voor de Raad en voor nieuwe leden afzonderlijk opgesteld. Met het oog op de te verwachten werving van nieuwe leden is een procedure voor werving opgesteld. Informatie en besluiten De Raad van Bestuur heeft de Raad van Toezicht doorlopend schriftelijk geïnformeerd over in- en externe ontwikkelingen die voor het houden van toezicht van belang zijn. Daar waar nodig werd ter vergadering de actuele stand van zaken mondeling gemeld. Deze informatie betrof vooral de ophanden zijnde fusies met ISZ De Brug en Braamhage. Daarnaast is de Raad van Toezicht voortdurend geïnformeerd over de stand van zaken rondom het verscherpt toezicht dat door de IGZ bij twee organisatieonderdelen werd ingesteld. Behalve de mondelinge informatie zijn steeds alle documentatie, rapporten en verslagen beschikbaar gesteld aan de voorzitter van de Raad van Toezicht. Verder is de Raad periodiek geïnformeerd over de prestaties op het gebied van bedrijfsvoering. Vooral de kwartaalcijfers en de ontwikkelingen op ICT-gebied namen een prominente plaats in. naam jaar van benoeming herbenoeming (1 juli) jaar van aftreden (1 juli) Mw. A.D.P. Slok - Keijzer Dhr. Drs. X.J. den Uyl Mw. Drs. W.S. Beernink CMC Mw. Drs. Y. Heijnen-Kaales MBA Dhr. M.A.C. Klomp, arts Dhr. J.W. Schallenberg RA Mw. Mr. L.M. van der Sluis Mw. H.E. van Valkenburg Dhr. C.J. Vroon

19 19 Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap In 2009 heeft de Raad van Toezicht o.a. besluiten genomen over de volgende onderwerpen: Decharge Raad van Bestuur over verslagjaar 2008 (idem voor Stichting De Bilthuysen) Goedkeuring Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording 2008 (idem voor Stichting De Bilthuysen) Benoeming nieuw lid Raad van Toezicht (mevrouw Beernink) Financieringsaanvraag tijdelijke huisvesting Financieringsaanvraag nieuwbouwprojecten Treasurystatuut Juridische fusie Stichting De Bilthuysen en Stichting De Biltse Hof, incl. opheffing Stichting De Biltse Hof Bestuurlijke fusie Stichting De Opbouw met ISZ De Brug Fusie Zorgpalet Baarn-Soest met Stichting Braamhage Benoeming accountant periode Beoordelingskader Raad van Bestuur Besluit honorering Raad van Bestuur Besluit hoogte vergoedingen Raad van Toezicht Nieuwbouw Birkhoven Jaarplan en Begroting 2010 In de evaluatie van de Raad van Toezicht is geconcludeerd dat de informatievoorziening over het algemeen als positief wordt beoordeeld, zij het dat informatiestromen op het gebied van zorgkwaliteit en veiligheid extra aandacht verdienen. 3.4 Bedrijfsvoering Integraal ondernemerschap De kern van de bedrijfsvoering binnen De Opbouw ligt bij het ondernemerschap van de directeuren in de werkmaatschappijen en zorgketens. Zij bepalen met grote mate van vrijheid en binnen ruime mandaten op welke wijze een gezonde bedrijfsvoering gestalte krijgt. De verdeling van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen de Raad van Bestuur en de directies is vastgelegd in het directiereglement en de daarvan afgeleide TVB-matrix. Op een beperkt aantal terreinen, bijvoorbeeld vervreemding van onroerend goed, financiering en treasury heeft de Raad van Bestuur haar bevoegdheden aan zichzelf gehouden. Op andere terreinen, zoals de economische exploitatie van onroerend goed, businessplannen en de financiële compliancefunctie, ligt de verantwoordelijkheid primair binnen de werkmaatschappijen. Deze verregaande decentralisatie van verantwoordelijkheden kan slechts goed functioneren bij voldoende vertrouwen, transparantie en informatievoorziening. Aan deze laatstgenoemde aspecten wordt hard gewerkt. Om goed inhoud te geven aan het integraal management is per werkmaatschappij een begroting van baten en lasten opgesteld voor het boekjaar De Raad van Bestuur heeft die begrotingen vastgesteld, waarna zij geconsolideerd door de Raad van Toezicht is goedgekeurd. Per kwartaal hebben de werkmaatschappijen gerapporteerd over de financiële resultaten. Iedere rapportage is aan de orde gesteld in het werkoverleg dat de Raad van Bestuur maandelijks heeft met de directeur van de werkmaatschappij. Bij de rapportage van het derde kwartaal 2009 heeft de directeur een prognose toegevoegd van het jaarresultaat. Indien zich tussen de kwartaalrapportages onverwachte, ongewenste financiële ontwikkelingen voordeden, agendeerde de betreffende directeur die voor het maandelijks bestuurlijk overleg. Planning en Control De monitoring van de bedrijfsvoering vindt plaats tijdens de maandelijkse werkoverleggen tussen Raad van Bestuur en directeur, aan de hand van een opgestelde Planning en Control cyclus. In 2009 zijn tijdens deze overleggen de kwartaalrapportages besproken en opnieuw vormgegeven. Besloten is dat vanaf 2010 per trimester zal worden gerapporteerd en dat gebruik gemaakt zal worden van uniforme rapportagesjablonen vanuit het Management Informatie Systeem (MIS). De budgetfinanciering, die voor het merendeel van de bedrijfsactiviteiten grosso modo gold, stond het in voorgaande jaren toe dat de belangrijkste focus voor financieel beleid was gericht op een systeem van kostenbewaking en kostenbeheersing. Vooruitlopend op het per 1 januari 2010 in te voeren bekostigingssysteem op basis van de Zorgzwaartepakketten (ZZP s) is via het MIS de aandacht veel meer gericht op een goede balans tussen variërende inkomsten en variërende uitgaven. Ook wordt in deze structuur gerapporteerd over balansverhoudingen, financiering vaste activa en beschikbaar werkkapitaal. Flexibilisering van de bedrijfsvoering krijgt steeds meer aandacht. Vooruitkijkend naar 2010 heeft elke werkmaatschappij naast een vastgestelde begroting een eigen bestuursopdracht gekregen waarin de kaders voor de bedrijfsvoering 2010 zijn vastgelegd. Kwaliteit en Veiligheid Naar analogie van de eerder genoemde MIS-bedrijfsvoering is in 2009 korte tijd intern gewerkt aan een MIS-kwaliteit, zodat een betere monitoring van de ontwikkelingen in de zorg zou kunnen gaan plaatsvinden. Met name nieuwe externe ontwikkelingen (Zichtbare Zorg) in de gehandicaptenzorg hebben ertoe geleid dat intern pas op de plaats is gemaakt. In de ouderenzorg heeft de invoering van een systeem voor externe kwaliteitsmonitoring (Zorg voor Beter) al plaatsgevonden. In 2010 wordt onderzocht of voor de interne monitoring en de kwaliteit van het toezicht beide systemen op elkaar kunnen worden afgestemd. Bij Zideris en bij de Prinsenstichting is op een locatie van de organisatie verscherpt toezicht ingesteld door de Inspectie Gezondheidszorg. Bij beide organisaties heeft het verscherpt toezicht geleid tot een intensief traject van kwaliteitsverbetering, zowel procedureel als ten aanzien van bedrijfs- en werkcultuur. De opheffing van het verscherpt toezicht per eind 2009,

20 20 Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap Tabel 15_MIP/MIC/M&M werkmaatschappij/ zorgketen Lijn5 Zideris Prinsenstichting Birkhoven Zorggoed De Bilthuysen ISZ De Brug Zorgpalet Baarn-Soest brandveiligheidsinspecties, de inspecties van de IGZ of de Arbeidsinspectie spelen hierin een belangrijke rol. Het risico van de structurering van de compliancefunctie is in paragraaf 4.7 toegelicht. In de volgende paragraaf wordt ingegaan op de ontwikkelingen op het gebied van ICT-beleid en uitvoering. De veelheid, diversiteit en omvang van de bouwtrajecten waar De Opbouw bij betrokken is, vormen een belangrijk aandachtspunt. De onzekerheid over de bekostiging van de woonvoorzieningen is een eerste factor. Waar voorheen toestemming tot bouwen nodig was en met die toestemming de financiering meteen geregeld was, moet nu via businessplannen worden aangetoond dat de voorzieningen ook op langere termijn exploitabel zullen zijn. Het uitblijven van politieke besluitvorming over de bekostiging van kapitaalslasten maakt het moeilijk om businessplannen op tafel te leggen waarbij de risico s voldoende zijn afgedekt. Uiteraard hoort bij het bouwen voor eigen risico een solide budgetbewaking. De Opbouw is doende daar versneld passende procedures voor in te voeren. De constateringen rond bouwen en budgetbewaking gelden ook voor de toenemende fluctuaties in inkombegin 2010 is gemarkeerd met positieve, stimulerende rapporten van de Inspectie Gezondheidszorg. Binnen alle werkmaatschappijen is in 2009 aandacht besteed aan procedures voor Meldingen Incidenten Personen en Middelen en Maatregelen. Bouwprojecten In hoofdstuk 4 en 5 worden de bouwprojecten nader in beeld gebracht als onderdeel van het jaarverslag van de Raad van Bestuur en als deel van de rapportage van de diverse organisatieonderdelen. Risicomanagement De primaire risico s van en voor De Opbouw liggen in de uitvoering van de zorg. Incidenten zijn nooit 100% uit te sluiten: de in 2009 verbeterde monitoring van zorgrisico s heeft de kans op incidenten echter wel verkleind. De aangescherpte planning&controlcyclus, de rapportages voor de Raad van Bestuur en de kwaliteitscertificeringen dragen eveneens bij aan verbeterde beheersing en inperking van de risico s. Bovendien ondersteunen externe inspecties de voortdurende kwaliteitsverbetering van interne processen: periodieke analyse van incidentgegevens vindt plaats door Analyse van gegevens is per provincie georganiseerd. In Noord-Holland fungeert een middelen&maatregelen- en incidentencommissie. Deze commissie bestaat uit een directeur, beleidsmedewerker kwaliteit, manager, arbo-adviseur en een psychiater. De commissie komt elke 3 maanden bijeen. In Utrecht wordt per locatie verslag uitgebracht. Fouten en Bijna Ongelukken worden gemeld bij de adviseur beleid en kwaliteit. Agressieincidenten worden gemeld aan de clustermanager. In Gelderland is een melding incidenten-commissie aanwezig, bestaande uit een beleidsmedewerker en een bhv er. Per 2010 is één commissie incidenten en vrijheidsbeperkende maatregelen samengesteld, die voor heel Lijn5 werkt. Zideris heeft 1 MIP-commissie, welke bestaat uit de Directiesecretaris, Arbeidsconsulent, Stafmedewerker, Seniormedewerker Intensieve Begeleiding Rhenen, Clustermanager Huis ter Heide, Seniormedewerker Mijdrecht. Deze commissie vergadert 5x per jaar en rapporteert aan het managementtteam. Daarnaast doet zij aanbevelingen voor verbeterplannen. Een stafmedewerker analyseert gegevens en geeft terugkoppeling aan Managementteam. Daarnaast analyseren clustermanagers hun eigen gegevens en bespreken dit met sectormanagers. Birkhoven heeft één MIC-commissie. De MIC-commissie bestaat uit diensthoofd V&V, hoofd ambulant team en een van de artsen. Er wordt minimaal één per kwartaal overlegd. De informatie staat in de kwartaalrapportages die in het managementteam besproken worden en eventuele acties worden daarin uitgezet en bewaakt. In 2009 waren er 2 MIC-commissies: 1 voor De Biltse Hof (bestaande uit een verpleeghuisarts, manager zorg, teammanager, kwaliteitsfunctionaris, medisch secretaresse) en 1 voor De Bilthuysen (bestaande uit locatiemanagers, per locatie een verzorgende en enkele teamleiders). De MIC-commissie De Biltse Hof heeft 4x vergaderd en de MIC-commissie De Bilthuysen heeft 2x vergaderd. Beide commissies rapporteren aan het managementteam. Meldingen worden afgehandeld door leidinggevenden. Daarnaast heeft ISZ De Brug 1 MIC-commissie, welke maandelijks bijeenkomt. Deze commissie rapporteert en adviseert aan het managementteam. Er is één centrale MIC-commissie voor alle locaties. De MIC-commissie bestaat uit de kwaliteitsmedewerker (voorzitter), verpleeghuisarts, AWN-hoofd verpleeghuis, zorgcoördinator extramuraal, teamleider verzorgingshuis en manager facilitair. De commissie komt 2x per jaar bijeen en bij bijzondere situaties. Er wordt een MIC-jaarverslag gemaakt wat in alle divisies besproken wordt. Verbeteracties worden halfjaarlijks door de MIC-commissie geëvalueerd.