Voortgangsrapportage Project Verkiezingen Auteur: Tamar Niemeijer 1 december

Transcriptie

1 Voortgangsrapportage Project Verkiezingen Auteur: Tamar Niemeijer 1 ember

2 Inhoud Inhoud Voortgang Inleiding Aanleiding drachtgever en opdrachtnemer Projectgroep Verkiezingen Doel Scope/omvang van het project Voor te leggen aandachtspunten aan de portefeuillehouder Schrappen lokale aanduiding uit register Vergoeding Gemeentefonds Ondersteunende Software Verkiezingen (OSV)/Kiesraad/IVU Kiesregister Kieskompas Bijeenkomst partijen Communicatie Financiën project Verkiezingen Voortgang activiteiten Inleiding Overzicht activiteiten periode 21 oktober tot en met 1 ember

3 1 Voortgang 1.1 Inleiding Voor u ligt de voortgangsrapportage van het project Verkiezingen. Deze rapportage omvat de periode 21 oktober tot en met 1 ember Het plan van aanpak Verkiezingen beschrijft de activiteiten die de projectgroep Verkiezingen dient uit te voeren. Deze voortgangsrapportage is opgebouwd volgens de fasering van het plan van aanpak Verkiezingen. 1.2 Aanleiding In het regeerakkoord Bruggen slaan van het kabinet Rutte II is opgenomen dat de waterschapsverkiezingen zullen plaatsvinden op de dag van de verkiezingen voor provinciale staten. basis van het bepaalde in de wet Aanpassing Waterschapsverkiezingen zullen er op 18 maart 2015 gelijktijdige verkiezingen worden gehouden van waterschappen en provinciale staten. De gemeenten worden verantwoordelijk voor de organisatie van zowel de staten- als de waterschapsverkiezingen. De waterschappen organiseren hierbij het zogenoemde passieve deel van de verkiezingen. 1.3 drachtgever en opdrachtnemer De bestuurlijk opdrachtgever is de dijkgraaf. De ambtelijk opdrachtgever is het sectorhoofd Bestuur, Beleid en Communicatie. drachtnemer is de teamleider Bestuur. De opdrachtnemer wordt ondersteund door de projectgroep Verkiezingen. 1.4 Projectgroep Verkiezingen Naar aanleiding van de taken die waterschappen ten aanzien van de verkiezingen moeten uitvoeren is binnen Delfland een projectgroep Verkiezingen opgericht. De opdrachtnemer wordt ondersteund door deze projectgroep onder leiding van een (externe) parttime projectleider. Aan de projectgroep nemen verder deskundigen deel op het gebied van bestuurlijke- en juridische zaken en communicatie. De projectgroep wordt ondersteund door een projectsecretaris. 1.5 Doel Het kerndoel van het project Verkiezingen Delfland is, voor zover beïnvloedbaar, het rechtsgeldig en rechtmatig verloop van de verkiezingen op 18 maart Aanvullend heeft Delfland zich ten doel gesteld zoveel mogelijk kiezers te motiveren om te gaan stemmen, middels opkomst bevorderende activiteiten. 1.6 Scope/omvang van het project Binnen het project vallen het voorbereiden en organiseren van enerzijds het passieve deel van de verkiezingen (te weten het registreren van partijen, het beoordelen van de geldigheid van de kandidatenlijsten, het vaststellen van de verkiezingsuitslag) en anderzijds het traject ná de verkiezingen (de benoeming van het bestuur, het voorbereiden en faciliteren van de coalitievorming, het opstellen van overdrachtsdossiers en het organiseren van het afscheid van de vertrekkende bestuursleden). Binnen het project valt ook het organiseren van opkomst bevorderende activiteiten. De kiezer moet worden gemotiveerd te gaan stemmen en moet het gevoel hebben dat er ook wat te kiezen valt. 3

4 1.7 Voor te leggen aandachtspunten aan de portefeuillehouder Schrappen lokale aanduiding uit register De hieronder genoemde politieke groeperingen hebben schriftelijk verzocht hun lokale aanduiding uit het register te schrappen. Het centraal stembureau van Hoogheemraadschap van Delfland heeft deze politieke partijen met ingang van 1 ember 2014 uit het register van aanduidingen geschrapt. Omdat deze politieke partijen eveneens geregistreerd waren bij de Kiesraad voor de Tweede Kamerverkiezingen, is voor hen zogenoemde doorwerking van toepassing. CDA Partij van de Arbeid ChristenUnie VVD Partij voor de Dieren Staatkundig Gereformeerde Partij (SGP) Vergoeding Gemeentefonds Het vergoedingenbesluit is formeel bekend gemaakt door I&M. Het verschuldigde bedrag wordt vóór 15 mei 2015 in rekening gebracht bij de waterschappen, op basis van het aantal kiesgerechtigden per waterschap. De betaling dient plaats te vinden binnen zes weken na bekendmaking van de beschikking. In het voorjaar van 2015 zal een aanvullende kredietaanvraag worden voorbereid, ter fiattering door de VV uiterlijk begin juni Ondersteunende Software Verkiezingen (OSV)/Kiesraad/IVU Medewerkers van Delfland zullen de training voor de eerste module Kandidaatstelling in ember volgen. De training voor de tweede module Verkiezingsuitslag wordt bij Delfland georganiseerd. Deze vindt plaats op woensdag 18 februari De OSV is nog niet ter beschikking gesteld door de Kiesraad aan Delfland Kiesregister De VNG heeft in haar ledenbrief van 19 november 2014 de drie methodieken beschreven die gemeenten kunnen toepassen voor het bepalen van kiesgerechtigden per waterschap en voor het realiseren van een kiesregister waarin mutaties bijgehouden kunnen worden. Deze ledenbrief komt in het overleg met gemeenten op 9 ember aanstaande aan de orde Kieskompas Vanuit de Unie van Waterschappen is middels een aanbesteding het Kieskompas gekozen als stemhulp. Deze stemhulp zal regionaal, per waterschap worden gevuld. initiatief van het Kieskompas wordt voor alle politieke groeperingen die meedoen met de waterschapsverkiezingen van Delfland een zogenoemde stellingenconferentie georganiseerd. Deze vindt plaats op donderdag 18 ember van uur, bij Hoogheemraadschap van Delfland, Gemeenlandshuis te Delft. Tijdens deze stellingenconferentie wordt in samenwerking met de politieke partijen bepaald welke stellingen relevant en onderscheidend van karakter zijn. Deze stellingen worden opgenomen in het Kieskompas. In de fase na de stellingenconferentie dienen partijen aan te geven welke positie zij innemen op elk van de gekozen stellingen, dit moet men onderbouwen middels het partijprogramma of middels partijdocumentatie Bijeenkomst partijen Alle politieke partijen die meedoen met de Waterschapsverkiezingen van Delfland worden uitgenodigd op dinsdag 13 januari 2015, uur voor een presentatie van de publiekscampagne. Ook de vertegenwoordigers van de geborgde zetels worden 4

5 uitgenodigd. Tijdens deze avond komt eveneens een aantal vraagstukken, waar het nieuwe bestuur van Delfland de komende periode voor staat, aan de orde Communicatie Publiekscampagne Delfland en buurwaterschappen Er vindt overleg plaats met buurwaterschappen hoe de publiekscampagne van Delfland af te stemmen met de campagnes van de buurwaterschappen in gemeenten met meerdere waterschappen. Verkiezingsuiting Den Haag (Koningskade etc.) De Provincie ZH heeft zich gedistantieerd van het idee van een gezamenlijke verkiezingsuiting in de vorm van een banner. Het voorstel is nu uitgezet bij andere partners (KvK, UvW, RWS). Naar aanleiding van het distantiëren van de provincie wordt het ontwerp aangepast. Toolkit Communicatie voor gemeenten Delfland zal in samenwerking met de gemeente Schiedam het initiatief nemen voor het ontwikkelen van een toolkit Communicatie Verkiezingen, voor gemeenten. Deze toolkit biedt gemeenten communicatiemogelijkheden richting kiezers. Te denken valt aan bijvoorbeeld de opzet van een 18-jarigen brief etc. Een eerste gesprek met de gemeente Schiedam heeft plaatsgevonden. De toolkit wordt uitgewerkt Financiën project Verkiezingen De uitgaven van het project Verkiezingen zijn tot heden conform projectplanning. In de begroting is uitgegaan van ,- ruwweg ,- van dit bedrag schuift door naar

6 2 Voortgang activiteiten 2.1 Inleiding Het plan van aanpak Verkiezingen beschrijft de activiteiten die de projectgroep Verkiezingen dient uit te voeren. Deze voortgangsrapportage is opgebouwd volgens de fasering van het plan van aanpak Verkiezingen. Hierna wordt de vordering van de verschillende activiteiten beschreven en de mogelijke obstakels die zich in de uitvoering en voortgang hebben voorgedaan dan wel worden voorzien. Het eerste deel richt zich op de wettelijk taken en activiteiten die Delfland dient uit te voeren. Het tweede deel beschrijft evenals in het plan van aanpak de opkomst bevorderende activiteiten. 2.2 Overzicht activiteiten periode 21 oktober tot en met 1 ember 2014 Hieronder volgt een samenvatting van de activiteiten die tot heden zijn uitgevoerd. Per activiteiten is de voortgang middels smileys weergegeven. = activiteit verloopt conform plan = activiteit verloopt niet helemaal conform plan. = activiteit verloopt niet volgens plan. 6

7 koers Toelichting Trekker sept okt nov jan feb mrt apr Activiteit Fase 1 Voorbereiding koers Toelichting Trekker sept okt nov jan feb mrt apr Afgerond FASE 2 Registratie en Kandidaatstelling Registratie politieke groeperingen De volgende partijen zijn zowel lokaal als landelijke geregistreerd bij Delfland: CDA, VVD, SGP, PvdDieren, PvdA, ChristenUnie. Indienen registratieverzoek aanduiding politieke groeperingen. Gereed Zie toelichting TNIe Uiterlijk maandag 22 ember. politieke groepering Besluit stembureau registratie aanduiding politiek groeperingen. Maandelijks. Na inkomen registratieverzoeken aanduiding. CSB 22 enbare kennisgeving beslissing centraal stembureau op verzoek registratie aanduiding politieke groepering. Kennisgeving besluit aan gemachtigde politieke groepering. Laatste besluit stembureauregistratie belangengroeperingen. Maandelijks. ISw 22 Tnie/SvdD 22 Volgend op de uiterste termijn voor indiening van een registratieverzoek CSB 23 7

8 Laatste controle doorwerking geregistreerde partijen ov gegevens Staatscourant Bekendmaking aan gemachtigde Laatste enbare kennisgeving beslissing centraal stembureau tot registratie aanduiding politieke groepering. Laatste dag beslissing over doorwerken van geregistreerde aanduidingen koers Toelichting Trekker sept okt nov jan feb mrt apr TNie/Isw/S vdd 24 TNie/Isw/S 24 vdd Isw/SvdD 29 CSB 7 jan Kandidaatstelling 2 feb stellen procedure Kandidaatstelling Wordt opgesteld. TNie 18 FASE 3 Verkiezingsdag Telling Uitslag VERKIEZINGSDAG 18 mrt Uitwerking van de activiteiten ISW vindt later plaats. jan FASE 4 NW Bestuur afscheid en evaluatie Er wordt een plan van aanpak opgesteld voor de fase na de verkiezingen Eerste afspraak omtrent uitwerking ervan staat gepland. MBo 1 Doorlopende activiteiten Vergoeding gemeentefonds Bepalen peildatum en bedrag ingezetenen. Gereed Zie toelichting UvW 23 maar 8

9 koers Toelichting Trekker sept okt nov jan feb mrt apr t Gebruik Ondersteunende software Verkiezingen (OSV) door HSB/CSB Installeren OSV iswm Albert v Bergen I&A. Wordt in samenwerking met I&A gerealiseerd. Vooralsnog wachten op Kiesraad. TNie/I&A Bekendmaken: welke programmatuur wordt gebruikt voor berekening van de verkiezingsuitslag en openbaarmaking andere stukken bij gebruik van OSV. Wachten op de software (OSV) van de Kiesraad. ISW 2 feb Zorgdragen voor opleiding OSV. Gereed Zie toelichting TNie/I&A/R BI/Isw Na verkiezingen back-up maken van alle OSV bestanden. Vervolgens programmatuur verwijderen I&A/Tnie Samenwerking andere waterschappen Dit is een doorlopend proces. Verloopt goed. TNie Samenwerking provincie Zuid-Holland initiatief van de Provincie ZH wordt een nieuw overleg ingepland. Prov ZH Samenwerking met gemeenten april 9

10 koers Toelichting Trekker sept okt nov jan feb mrt apr Er staat een derde bijeenkomst met gemeenten gepland op 9 ember RBi/TNie 9 Overleg gemeenten met overlappende waterschappen. Er worden separate afspraken gepland met gemeenten overlappende waterschappen ism aangrenzende waterschappen. Gereed Dit is een doorlopend proces en verloopt goed. RBi/Tnie RISICO Vaststellen waterschapsgrenzen In kaart brengen adressen Delfland. Gereed Als extra controle voor de gemeenten met meerdere waterschappen zal Delfland de Delflands adressen op basis van de BAG per gemeente in kaart brengen. Gerjon Gelling Delfland stelt adressen beschikbaar aan gemeenten met meerdere waterschappen. Zo kunnen zij een extra controle uitvoeren. RISICO Bruikbaar kiesregister voor gemeenten Ontwikkelen methodiek bruikbaar kiesregister. Gereed TNie Zie toelichting UvW/VNG/ BZK/ Modelformulieren 10

11 koers Toelichting Trekker sept okt nov jan feb mrt apr Wettelijk vastgestelde modellen worden ter beschikking gesteld door BZK. Gereed Modellen worden door UvW toegezonden UvW COMMUNICATIE Het Rijk komst bevorderende campagne over gezamenlijke verkiezingen van provincies en waterschappen. /UvW Unie van Waterschappen Conceptontwikkeling landelijke Gereed keuze concept inzet campagne. sept Keuze stemwijzer door Gereed Keuze voor KiesKompas UVW Waterschappen. Rol Delfland bij KiesKompas. Gereed TNie 28 okt Kieskompas Kieskompas/Unie lanceermoment bepalen. En ism Delfland mediageniek lanceermoment Delfland bepalen Kieskompas e mber? Overleg buurwaterschappen Zie e mber? Publiekscampagne Delfland Afspraken over facturering mediabureau. Gereed Europese aanbesteding is niet van toepassing. Keuze concept. Gereed Concept akkoord. Gereed Start uitwerken diverse reclamemiddelen. vormgeving uitingen 25 sept loopt 11

12 koers Toelichting Trekker sept okt nov jan feb mrt apr Boeking driehoeksborden Gereed Vastleggen en boeken benodigde driehoeksborden in ons gebied Definitieve middelenmix mediaplan en middelen zijn vastgesteld en ingekocht. 10 nov Pre-test boodschappen campagne Gereed Kwalitatief onderzoek (klein schalig) waarbij de vier boodschappen incl. handeling van campagne-icoon voorgelegd worden aan de doelgroepen. 23 okt Outfit Campagne-icoon Gereed. "waterschapsverkiezing" is toegevoegd op de rug. Werven Delfies voor straat acties roep lookalikes van Delfie gezocht onder collega's Dig.materiaal voor reclamemiddelen Tram eerst gereed. Overige materiaal kan later. Flyer (om uit te delen door Delfie aan burgers) Tekst en vormgeving Bestellen potloden met Loopt. Eerste 500 stuks bedrukking beschikbaar voor 5 jan. Regelen 5x telefoon voor maken selfies met Delfie Website stemookopwater.nl Vullen website en klaar voor lancering begin januari. (maak nog in oude stijl, nieuw stijl volgt pas eind jan!) 15 1 jan 12

13 koers Toelichting Trekker sept okt nov jan feb mrt apr Banner/Uiting langs Uniegebouw / Provinciehuis / RWS Mogelijk mediamoment hiervoor met Leo Zegwaard (strategisch adviseur PZH) Werving ambassadeur(s); BN'er afkomstig uit gebied Overzicht momenten/acties Delfie Zie toelichting /Provinc ie/uvw (Wanneer is deze afspraak?!) /IR Michiel polst Erica Terpstra. zet lijst met momenten en acties waarbij Delfie in contact is met veel mensen/veel media-exposer haalt. (graag input van Michiel voor optreden Delfie bij bestuurlijke momenten) 28 okt Uitwerken who-else fase Voorstel voor landingspagina en actiemechanisme Actieplan free publicatie/pers Volgt, wordt verzorgd door Ilze Rokven IR Politieke campagne Delfland Info verkiezingen op website Doorlopend, wordt steeds Delfland. geüpdate. Separaat contact tussen Zie communicatieadviseurs gemeenten en Delfland Interne campagne Delfland Lancering interne communicatie Loopt. verkiezingen Delfie aanwezig bij nieuwjaarsontbijt. Delfie wordt binnen geroepen door Michiel en deelt potloden aan alle medewerkers uit. nov loopt jan 5 jan Flyer (om uit te delen aan burgers) Inhoud bijna gelijk aan de flyer die Delfie uitdeelt. jan Veel gestelde vragen en antwoorden. Wordt aan gewerkt. jan 13

14 koers Toelichting Trekker sept okt nov jan feb mrt apr Klankbordgroep Verkiezingen. De eerste bijeenkomst heeft plaatsgevonden. De input die hieruit voortgekomen is, is uitgewerkt. /TdH/Tn ie 14