Time. Tijdregistratie Track & Trace

Transcriptie

1 SOLUTIO Time Track & Trace Maak korte metten met het tijdrovende werk dat verbonden is aan het registreren en beheren van aanwezigheden en tijdregistraties! Dankzij dit vereenvoudigd systeem kunt u de administratiekosten beperken en de productiviteit van uw medewerkers verbeteren. 1 Lieven Bauwensstraat Brugge Belgïe +32 (0) sales@go-virtual.com

2 Smartscreen Registreer met behulp van Android Smartscreens (touchscreens) alle aanwezigheden werktijden pauzes van medewerkers in het werkhuis. Inloggen op smartscreen kan op verschillende manieren gebeuren (kaartlezer met badge, gezichtsherkenning, medewerkerscode,...) om misbruik tegen te gaan. Deze vorm van werkhuisregistratie geeft u naderhand een geautomatiseerd detailbeeld van alle gewerkte tijden per persoon per taak per project. Aanwezigheidsregistratie Alvorens te starten met werken, kan iedere medewerker die s morgens aankomt en s avonds vertrekt zijn aanwezigheden en pauzes eenvoudig registreren. Op deze wijze verkrijgt men een totaaloverzicht van zowel aanwezigheid, pauzes als effectief gepresteerde werkuren. Indien men geen aanwezigheid wenst te registreren; kan men onmiddellijk starten met het registreren van werkuren op taken. Aanwezigheidsregistratie kan in- of uitgeschakeld worden. Real time opvolgen van medewerkers Smartscreen geeft u steeds real time info door. Aan de hand hiervan kan men onmiddellijk zien wie reeds aanwezig is; aan het werken is (met taakdetail) of van zijn/haar pauze aan het genieten is. Informatie wordt eveneens real time naar SOLUTIO doorgestuurd. Aanwezigheid in werkhuis 2

3 Smartscreen Overzicht van uit te voeren taken Iedere medewerker op de werkvloer krijgt zijn/haar persoonlijk dagoverzicht van uit te voeren taken. Geplande taken (linkerkolom) Groepstaken (middenkolom) Support taken niet geplande taken (rechterkolom) Medewerker kan door simpel dubbelklikken op één van de taken zijn/haar werktijd starten Detail van uit te voeren taak Tijdens het uitvoeren van de taken kunnen medewerkers documenten als nota s raadplegen die aan de geplande taak werden toegekend. Eender welk type document kan aan taak toegekend worden; zolang de smartscreen het juiste type lezer aan boord heeft. Geen problemen meer met documenten of extra uitleg die niet voor handen waren voor het correct uitvoeren van taken! Eenvoudig doorgeven van taakstatus zodat verantwoordelijke steeds op de hoogte blijft van de vooruitgang. Aanwezigheid in werkhuis 3

4 Smartscreen Afmelden van taken door medewerkers Medewerker op de werkvloer kan automatisch bericht naar verantwoordelijke sturen met de melding dat de taak (deels) werd uitgevoerd. Verantwoordelijke kan door middel van bevestiging de taak ook effectief afmelden. Taak verdwijnt nu op Smartscreen en komt als afgewerkt in de planning te staan. Geen heen en weer geloop meer om te weten in welke status de geplande taken zich bevinden! Automatische aanmaak van gedetailleerde dagrapporten Complete urenopvolging (aanwezigheid werkuren pauzes...) Controle vergelijking van aanwezigheid met effectief gepresteerde werkuren Mogelijkheid voor handmatige aanpassing van werkuren door verantwoordelijke Verdere verwerking van alle gegevens in SOLUTIO of eventueel doorsturen naar ERP systemen is uiteraard mogelijk Aanwezigheid in werkhuis 4

5 Tablet Registreer met behulp van Android Tablets alle aanwezigheden / checkin@work werktijden pauzes verplaatsingen van medewerkers op werven. Ieder team dat s morgens naar de werf vertrekt neemt een tablet mee om zo de administratieve verplichtingen betreffende Checkin@work snel en eenvoudig te regelen, hun verplaatsingen (inclusief aanduiding van chauffeur), werkuren en pauzes te registreren. De teamverantwoordelijke beheert de tablet en kan snel medewerkers in de lijst toevoegen of verwijderen. Van zodra men incheckt op een werf; stuurt SOLUTIO Time een bericht naar SOLUTIO om zo automatisch en of handmatig via webservices deze informatie met de officiële instanties te delen. Indien de aanwezigheden op een bepaalde werf niet moeten worden gemeld (Checkin@work), kan de meldingsplicht (doorsturen) uitgeschakeld worden. De ontvangen gegevens worden hierdoor niet naar de officiële instanties doorgestuurd maar blijven enkel en alleen intern beschikbaar. Zo is verdere verwerking van werkuren, pauzes, verplaatsingsvergoedingen,... een fluitje van een cent! Startscherm registreren van medewerkers (team) op werf Teamleider kiest het project waarop de Checkin@work verplaatsingen werkuren pauzes... moeten worden geregistreerd. Het toevoegen verwijderen van medewerkers gebeurt op een snelle en eenvoudige manier Registratie van verplaatsingen van en naar de werf Na het kiezen van een project kunnen er verplaatsingen (Track) geregistreerd worden. De chauffeurskeuze is vrij zodat achterna de juiste mobiliteitsvergoedingen automatische berekend worden. Aanwezigheid op werven 5

6 Tablet Registratie van Van zodra men op de werf aankomt, kan men iedereen die aanwezig is (ook medewerkers die niet mee de verplaatsing gemaakt hebben) inchecken. Op dit moment stuurt SOLUTIO Time een bericht met de melding dat de geselecteerde medewerkers automatisch/handmatig mogen worden ingecheckt bij de officiële instanties. kan eventueel ook voor vertrek doorgestuurd worden - keuze vrij te bepalen) Op kantoor verkijgt men de nodige info om te zien of de registratie perfect verlopen is (overzicht per project/dag) Registreren van werktijden Van zodra men start met werken drukt de teamleider op de startknop en alle aanwezige medewerkers starten met de registratie van hun werkuren. Mogelijkheid om één of meerdere mensen niet onmiddellijk te laten starten. Indien enkele medewerkers de werf later betreden; kan de teamleider deze alsnog toevoegen, inchecken en hun werktijden registreren. Aanwezigheid op werven 6

7 Tablet Registreren van pauzes Wanneer men in pauze gaat, kan de teamleider door middel van één knop de pauze starten. Wanneer een projectleider op de wef zou verschijnen kan hij/zij in real time zien hoe lang men reeds in pauze is. Zo voorkomt men eventuele onnodige discussies... Openen van Documenten, Nota s en nemen van foto s Alle documenten die betrekking hebben op het gekozen project zijn online beschikbaar voor de teamleider. Hij/zij kan deze snel raadplegen en openen. Indien er nota s op taken werden geplaatst, kunnen deze eveneens geraadpleegd worden Het nemen van foto s (en eventueel onmiddellijk doorsturen naar kantoor) behoren ook tot één van de vele mogelijkheden die SOLUTIO Time bevat. Alle genomen foto s worden in de projectfiche opgeslagen zodat deze snel raadpleegbaar zijn. Automatische aanmaak van gedetailleerde dagrapporten Complete urenopvolging (aanwezigheid werkuren pauzes verplaatsingen...) Controle vergelijking van aanwezigheid met effectief gepresteerde werkuren Mogelijkheid voor handmatige aanpassing van werkuren door verantwoordelijke Verdere verwerking van alle gegevens in SOLUTIO of eventueel doorsturen naar ERP systemen is uiteraard mogelijk Aanwezigheid op werven 7

8 Smartphone Registreer met behulp van Android Smartphones alle aanwezigheden / checkin@work werktijden pauzes verplaatsingen van medewerkers op werven. Iedere medewerker beschikt over zijn eigen smartphone waarmee hij/zij alle administratieve verplichtingen betreffende Checkin@work snel en eenvoudig kan regelen als verplaatsingen, werkuren en pauzes kan registreren. Indien de aanwezigheden op een bepaalde werf niet moeten worden gemeld (Checkin@work), kan de meldingsplicht (doorsturen) uitgeschakeld worden. De ontvangen gegevens worden hierdoor niet naar de officiële instanties doorgestuurd maar blijven enkel en alleen intern beschikbaar. Zo is verdere verwerking van werkuren, pauzes, verplaatsingsvergoedingen,... een fluitje van een cent! Aanwezigheidsregistratie Alvorens te starten met werken, kan iedere medewerker die s morgens start en s avonds eindigt zijn aanwezigheden en pauzes eenvoudig registreren. Op deze wijze verkrijgt men een totaaloverzicht van zowel aanwezigheid, pauzes als effectief gepresteerde werkuren. Aanwezigheidsregistratie kan in- of uitgeschakeld worden. Startscherm smartphone Medewerker kiest hier welke handeling hij/zij wenst uit te voeren: Registratie werktijd(en), Registratie verplaatsing(en), consulteren documenten Openenen en bijwerken van automatisch gegenereerde werkbonnen. Van elke verplaatsing, werktijd, pauze op een welbepaalde klant van de dag, genereert SOLUTIO Time een werkbon dewelke door de klant op de smartphone kan worden afgetekend. Werkbon wordt na goedkeuring naar SOLUTIO doorgestuurd voor verdere verwerking. Persoonlijke tijdregistratie 8

9 Smartphone Urenregistratie geplande en ongeplande taken registratie Verplaatsingen Medewerker krijgt een daglijst te zien van zijn/haar geplande taken. Door lang op een bepaalde taak te drukken verkrijgt men meer info: contactpersoon; adresgegevens; contactgegevens; memo s... Tevens kan men hier onmiddellijk starten met het registreren van de verplaatsing naar de klant. Het afmelden van de taak (cfr. Smartscreen) kan hier eveneens gebeuren. Indien er geen verplaatsing zou plaatsvinden; kan door middel van dubbelklik de tijd op een geplande taak onmiddellijk gestart worden. Niet geplande taken als niet voorziene verplaatsingen kunnen hier eveneens geregistreerd worden. Detail van uit te voeren taak Wanneer de werktijd op een geplande taak werd gestart, kan medewerker nota s en documenten (die betrekking hebben op de taak) raadplegen. Het nemen van foto s (uitgevoerde werken, problemen,...) kan hier eveneens gebeuren. De foto s worden achteraf in SOLUTIO per taak gesorteerd zodat deze snel raadpleegbaar zijn voor de juiste personen op kantoor. Registratie van pauze op geplande taak Persoonlijke tijdregistratie 9

10 Smartphone Automatische aanmaak Werkbon Aan de hand van de geregistreerde verplaatsing (of fix verplaatsingsvergoeding) en werktijden zal de werkbon van de uitgevoerde opdracht aangemaakt worden. Deze kan verder aangevuld worden met eigen tekst van de medewerker (uitgevoerde werk & wisselstukken) Na ondertekening wordt deze bon onmiddellijk naar SOLUTIO doorgestuurd waar men in het hoofdkantoor deze werkbon verder kan verwerken (facturatie,...) Automatische aanmaak van gedetailleerde dagrapporten Complete urenopvolging (aanwezigheid werkuren pauzes verplaatsingen...) Controle vergelijking van aanwezigheid met effectief gepresteerde werkuren Mogelijkheid voor handmatige aanpassing van werkuren door verantwoordelijke Verdere verwerking van alle gegevens in SOLUTIO of eventueel doorsturen naar ERP systemen is uiteraard mogelijk Automatische creatie van werkbon 10

11 +32 (0) Track & Trace Track Alle routes geregistreerd met de Tablet en of Smartphone zijn achterna raadpleegbaar! Gedetailleerde rapporten van afgelegde kilometers en tijden beschikbaar Trace Real time Trace van medewerkers Track & Trace 11

12 Onderaannemers SOLUTIO Time geeft u de mogelijkheid om al uw onderaannemers te laten inchecken op een werf die onder uw verantwoordelijkheid valt! Zo bent u zeker van het feit dat iedere persoon die op uw werf actief is, in orde is met de meldingsplicht (Checkin@work). Door middel van het installeren van herbruikbare Kaartlezers (Construbadge?, rfid badge,...) en of Barcodelezer (QR code) kunnen onderaannemers zich snel identificeren. Indien de onderaannemer over een Android Smartphone en of Tablet beschikt; zou deze eventueel ook gebruik kunnen maken van de SOLUTIO Time app! Registratie Onderaannemers 12

13 Werfaanwezigheid Controle werfaanwezigheid Per dag raadpleegbaar overzicht van aangemelde medewerkers en of onderaannemers per werf project. Wordt real time gevoed door registraties afkomstig van Tablets en of Smartphones. Kalenderoverzicht Medewerkerskalender geeft u real time informatie over de huidige bezigheden registraties van alle medewerkers Verplaatsing (auto), werken (klok), pauze (bestek),... Eenvoudige controle werfaanwezigheid 13

14 Administratie uren verplaatsingen Verplaatsingen Gedetailleerd prestatieblad van afgelegde verplaatsingen Exporteerbaar naar meerdere bestandstypes en of ERP systemen Prestatieblad Gedetailleerd prestatieblad met openstaande overuren en openstaande vakantiedagen Exporteerbaar naar meerdere bestandstypes en of ERP systemen Geautomatiseerde administratiemogelijkheden 14