Toelichting bij dit gewijzigd EMP

Transcriptie

1

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding 1.1 Algemeen 1.2 Doelstelling energie management programma 1.3 Toepassingsgebied 1.4 Verantwoordelijkheden 2. Bedrijfsprofiel COLDMIX BV 2.1 Algemeen 2.2 Energie 3. COLDMIX BV Energie Management Programma Organisatiegrenzen 3.2 Scope van energiebronnen 3.3 Bepaling basisjaar Reductiedoelstellingen Operationeel beheer EMP Methodiek 4.2 Vaststellen organisatiegrenzen 4.3 Vaststellen energiestromen 4.4 Inventarisatie 4.5 Rapportage actualisatie en evaluatie 4.6 Interne en externe audit 4.7 Managementreview 5. Communicatie Toelichting bij dit gewijzigd EMP Dit gewijzigde EMP versie bevat in principe géén bijlagen meer. Daar waar naar actuele documenten wordt verwezen, worden deze expliciet met jaarversie genoemd zodat voor de lezer altijd duidelijk is over welk expliciet document gesproken wordt. Alleen de oorspronkelijke bijlage B.2, COLDMIX BV Carbon Footprint Report 2009, wordt vooralsnog wel in dit EMP aangehaald. Dit omdat alle tabellen en getallen in die tabellen daarop betrekking hebben. Het spreekt voor zich dat in 2013 ook de footprints vanaf beschikbaar zijn. Daartoe wordt voor het meest recente jaar een trendanalyse opgesteld, die wordt opgenomen in nu vereiste managementreview.

3 Energie Management Programma 2010 (EMP) gecorrigeerde versie Inleiding 1.1 Algemeen Dit document beschrijft het energiemanagement van COLDMIX BV. In dit handboek wordt ingegaan op de verschillende aspecten van het energiemanagementsysteem. Het is opgezet op basis van de norm ISO (voorheen was dit bij ProRail prestatieladder EN-EN uit 2009). De CO 2 -emissie-inventarisatie, als onderdeel van energiemanagement, is opgezet conform ISO uit De structuur van het energiemanagementsysteem EMS is schematisch weergegeven in figuur 1. Hoofdstuk 4 gaat daar nader op in. Continue verbetering 1. Bepaal beleid 2. Plan 6. Management review 3. implementeer en uitvoer 5. Interne audit 4. Controle, monitor en meting Figuur 1: PDCA cyclus (Plan-Do-Check-Act, onderdeel van het feitelijk Energie Management Systeem) AGK Pagina 3 van 20 pagina s

4 1.2 Doelstelling energie management programma Het energiemanagementsysteem stelt de organisatie van COLDMIX BV in staat een systematische benadering van continue verbetering van de energie-efficiency te volgen en vast te leggen. Met dit systeem moeten goede en aantoonbare energieprestaties worden gerealiseerd door de beheersing van emissies als gevolg van activiteiten in overeenstemming met het geformuleerde beleid. De doelstellingen worden jaarlijks geëvalueerd en bijgesteld naar inzichten van dat moment. 1.3 Toepassingsgebied Het systeem is van toepassing op alle werkzaamheden zoals COLDMIX BV die in Nederland uitvoert als zelfstandige onderneming. Dit geldt voor de activiteiten die COLDMIX BV als hoofdaannemer en als onderaannemer ter hand neemt om goed onderhoud op Nederlandse wegen vorm te geven. COLDMIX BV is een zelfstandige en met volledig eigen zeggenschap opererende onderneming in Nederland die met alle aannemers en opdrachtgevers in Nederland contracten kan sluiten om de speciale onderhoudstechniek emulsieasfaltbeton als onderdeel van onderhoudsbestekken aan te brengen. 1.4 Verantwoordelijkheden De directeur van COLDMIX BV is de primair verantwoordelijk voor de inhoud, het actualiseren en het implementeren van het energiemanagementsysteem binnen de organisatie. Hij is daarmee de eindverantwoordelijke voor het behalen van de CO 2 -reductiedoelstelling. Hij is tevens verantwoordelijk voor het onderhoud en revisie van dit EMP. De nog steeds vigerende energiebeleidsverklaring CO2 uit 2010 geeft verder duidelijk weer hoe de directie van COLDMIX BV haar verantwoordelijkheid in beleid ten aanzien van CO2 heeft verwoord. De opstelling van dit EMP is gebeurd onder aansturing van de werkgroep CO2 binnen COLDMIX BV. Die bestaat uit de bedrijfsleider COLDMIX BV en de deeltijd medewerkers administratie, beide met standplaats Roermond. Waar nodig worden ze met betrekking tot de CO2 Footprint ondersteund door Infra Quality Support. De CO2 stuurgroep bestaat uit de directeur COLDMIX BV en de directeur Infra Quality Support in de functie van CO2 manager. De stuurgroep wordt ondersteund door de werkgroepleden. Opmerking Bij dit eerste EMP van COLDMIX BV. met daarin wijzigingen van 2012 en 2013, zijn de data van de footprint 2009 als bijlagen opgenomen. Voor vervolgfootprints worden deze als onafhankelijke dossiers opgesteld met eigen bijlagen. Alle documenten waarnaar verwezen worden in dit geactualiseerde EMP staan op zich zelf en worden in dit EMP expliciet benoemd. Daarmee vervalt de verwijzing naar bijlagen zoals dat wel het geval was in het eerste EMP van COLDMIX BV. Alleen bijlage B.2 verwijzing naar de eerste footprint is nog wel intact gebleven.

5 Bedrijfsprofiel COLDMIX BV 2.1 Algemeen Energie Management Programma 2010 (EMP) gecorrigeerde versie COLDMIX BV opereert in Nederland als de specialist op het gebied van de koude onderhoudstechnieken voor asfaltbetonwegen. De nadruk ligt op het uitvoeren van conserverend en functioneel onderhoud van de deklagen. Dit betekent in de regel het verbeteren van de textuur (veiligheid) en de vlakheid (veiligheid) van het wegoppervlak. Het resultaat daarvan is dat de weg met minder grondstoffen een langere levensduur krijgt en dat de weggebruiker en minder hinder (files) ondervindt en minder energie verbruikt (mede door herstelde goede vlakheid van het wegprofiel). Deze voordelige aspecten worden overigens niet meegenomen in de CO2 prestaties van COLDMIX BV. Door de werkwijze en de geleverde kwaliteit geniet COLDMIX BV het vertrouwen van gerenommeerde opdrachtgevers zoals Rijkswaterstaat, provincies, waterschappen, gemeenten enz. Maar ook collega aannemers die COLDMIX BV voor onderaanneming inhuren voor het uitvoeren van conserverend onderhoud in grotere onderhoudswerken waar naast koude ook warme asfalttechnieken aan de orde zijn. Het zijn daarmee ook relaties die het op prijs stellen dat COLDMIX BV op basis van haar ervaring en knowhow ieder project grondig analyseert en optimaliseert. Waar mogelijk ontvangt de opdrachtgever maatwerk-oplossingen en planningen en mogelijk alternatieve of innovatieve voorstellen, die niet zelden leiden tot besparingen in tijd en geld. De ISO 9001-, VCA*- gecertificeerde organisatie voert projecten uit die in omvang variëren van kleinschalig en middelgroot met een gemiddelde jaaromzet van circa 3 miljoen euro. 2.2 Energiebeleidsverklaring In het kader van het streven naar maatschappelijk verantwoord ondernemen heeft COLDMIX BV, mede op grond van het promoten van onderhoudstechnieken voor de wegenbouw met koude en dus duurzame technieken, een Energiebeleidsverklaring opgesteld. Deze Energie beleidsverklaring die in 2010 is opgesteld en wordt periodiek aangepast c.q. geactualiseerd. D irecteu r C alculator P rojecleider U itv oerder U itvoerder Verw erking Figuur 2: organogram COLDMIX BV AGK Pagina 5 van 20 pagina s

6 2. COLDMIX BV Energie Management Programma (COLDMIX BV EMP ) 3.1 Organisatiegrenzen Het energiemanagementsysteem is van toepassing op COLDMIX BV B.V. dat onderdeel is van Janssen de Jong Groep B.V. COLDMIX BV heeft geen deelnemingen in COLDMIX BV is binnen de Janssen de Jong Groep B.V. operationeel en financieel zelfstandig. Het management (Directeur/Projectleiding) houdt zich bezig met zowel het strategisch, tactisch als operationeel management, waarbij de directeur de eindverantwoording heeft. De bevoegdheid van de directeur kent een bovengrens bij het aangaan van projecten boven 3 mln. en bij het uitbesteden van werkzaamheden boven 3 mln. De voorbereidende administratieve werkzaamheden worden uitgevoerd vanuit een gehuurde kantoorruimte met faciliteiten aan de Schipperswal 19 te Roermond. De benutte ruimte door COLDMIX BV binnen het totale pand is 1,78 %. De werkzaamheden met betrekking tot de voorbereiding, onderhoud en stalling van de hardware, zijnde machines en transportmiddelen, vinden plaats bij de werkplaats van Janssen de Jong Infra bv te Horst. Hier is 27 % van de binnenruimte van de werkplaats vrijgehouden voor het materieel van COLDMIX BV. De werkelijke buitenwerkzaamheden van COLDMIX BV, het uitvoeren van onderhoud op wegen, vinden plaats door geheel Nederland. Bij het uitvoeren van deze werkzaamheden wordt géén gebruik gemaakt van of andere faciliteiten die energie vergen. In het kader van de bewaking en beoordeling van de op te stellen footprints en de actiepunten ten behoeve van de CO2 reductie zijn voor COLDMIX BV de volgende functies relevant om de betrouwbaarheid en transparantie te bewaken: Bedrijfsleider COLDMIX BV: verantwoordelijk voor operationele uitvoering van CO2 taakstellingen administratie: registratie en opstellen overzichten energiestromen CO2 manager: verantwoordelijk voor opstellen CO2 data in het kader van footprintrapportage en updates van deze EMP De CO2 managertaken worden uitgevoerd door Infra Quality Support. De interne audits om te checken of intern alle relevante zaken in het kader van EMP worden opgepakt wordt onder leiding van de CO2 manager gecoördineerd. 3.2 Scope van energiebronnen De scope van energiebronnen, ofwel de operationele grenzen van het managementsysteem, zijn en worden vastgesteld conform ISO De emissiebronnen die zijn geïdentificeerd houden verband met de operationele activiteiten van de organisatie en zijn gecategoriseerd naar scope 1 en scope 2.

7 Energie Management Programma 2010 (EMP) gecorrigeerde versie Dit managementsysteem is opgezet voor het behalen van stap 3 op de ProRail CO 2 - Prestatieladder. Daarom zijn vooralsnog alleen de energieaspecten die vallen binnen scope 1 en 2 conform de Prestatieladder geïdentificeerd en gemeten. Een energieaspect is een onderdeel van een activiteit, product of dienst van een organisatie dat direct of indirect broeikasgassen uitstoot. Broeikasgassen zijn: - dioxide (CO 2 ), - methaan (CH4), - di-nitraatoxide (N2O), - hydrofluorocarbons (HFCs), - perfluorocarbons (PFCs) - sulfur hexafluoride (SF6). Het Greenhouse Gas protocol categoriseert emissiebronnen in scope 1, 2 en 3 zodat deze zijn ingedeeld naar directe en indirecte bronnen en een meer transparante en bruikbare rapportage ontstaat. Zie ook figuur 3 - het scopediagram. Scope 1 of directe emissies; zijn emissies door de eigen organisatie, zoals emissies door eigen gas gebruik (bijv. gasboilers, warmtekrachtinstallaties en ovens) en emissies door het eigen wagenpark. Figuur 3: scope diagram (bron: ProRail CO 2 -Prestatieladder v1.1) AGK Pagina 7 van 20 pagina s

8 Scope 2 of indirecte emissies; zijn emissies die ontstaan door de opwekking van elektriciteit die de organisatie gebruikt, zoals emissies door centrales die deze elektriciteit leveren. ProRail rekent Business air Travel en Personal Cars for business travel tot scope 2. Zie scopediagram figuur 3. Scope 3 emissies of overige indirecte emissies zijn een gevolg van de activiteiten van het bedrijf (de organisatie) maar komen voort uit bronnen die geen eigendom van het bedrijf zijn noch beheerd worden door het bedrijf. Voorbeelden zijn emissies voortkomende uit de productie van ingekochte materialen, de verwerking van het afval en het gebruik van het door het bedrijf aangeboden/verkochte werk, dienst of levering. 3.3 Carbon Footprint basisjaar 2009 Voor 2009 heeft de eerste inventarisatie van energieverbruik van COLDMIX BV plaatsgevonden voor scope 1 en 2 van de ProRail CO2 Prestatieladder. Scope 1 - Directe CO2 emissies tonnen CO2 Percentage Personen auto's en lichte bedrijfswagens 68,48 61,47 Zware voertuigen en materieel 7,91 7,10 Generatoren tbv verwerkingsunit 12,42 11,15 Propaangas 1,63 1,47 Kantoor, werkplaats aardgas 13,53 12,20 Scope 2 - Indirecte CO2 emissies Kantoor, werkplaats elektriciteit 7,43 6,67 Zakelijk verkeer privéauto Werken elektriciteit Totaal scope ,40 100% Tabel 1: uitstoot CO2 voor COLDMIX BV in 2009 voor scope 1 en 2 De CO2 emissies voor COLDMIX BV in 2009 bedraagt ruim 110 ton per jaar hetgeen een emissie betekent van 1,11404E-02 per ton geproduceerde en verwerkte EAB. Tabel 1 geeft op hoofdlijnen de uitstoot weer per scope zoals die door COLDMIX BV in 2009 zijn veroorzaakt. De gegevens uit deze tabel komen uit de Carbon Footprint Report 2009 die als bijlage B 2 is opgenomen bij dit EMP Op basis van deze inventarisatie is COLDMIX BV volgens de definitie van ProRail (tabel 2- criteria klein/middel/groot bedrijf) te beschouwen als een kleinbedrijf. Dit heeft consequenties voor de eisen die gesteld worden om niveau 4 en 5 van de CO2 Prestatieladder te behalen. Het betreft in alle gevallen de CO2 uitstoot in scope 1 & 2 conform de definities in paragraaf 2.3 van de CO2- Prestatieladder v1.1.

9 Energie Management Programma 2010 (EMP) gecorrigeerde versie Diensten Klein bedrijf Totale CO2 uitstoot bedraagt maximaal ( ) 500 ton per jaar. Werken / leveringen Totale CO2 uitstoot van kantoren en bedrijfsruimten bedraagt maximaal ( ) 500 ton per jaar, de totale CO2 uitstoot van alle bouw plaatsen en productie- locaties bedraagt max. ( ) ton per jaar. Middelgroot bedrijf Totale CO2 uitstoot bedraagt maximaal ( ) ton per jaar. Totale CO2 uitstoot van kantoren en bedrijfsruimten bedraagt maximaal ( ) ton per jaar, de totale CO2 uitstoot van alle bouwplaatsen en productie- locaties bedraagt maximaal ( ) ton per jaar. Groot bedrijf Totale CO2 uitstoot bedraagt meer dan (>) ton per jaar. Totale CO2 uitstoot van kantoren en bedrijfsruimten bedraagt meer dan (>) 2500 ton per jaar, de totale CO2 uitstoot van alle bouwplaatsen en productie- locaties bedraagt meer dan (>) ton per jaar. Tabel 2: criteria Klein / middelgroot / groot bedrijf ikv CO2 prestatieladder (Bron: CO2-Prestatieladder v1.1) 3.4 Reductiedoelstellingen De besparingsdoelstelling bij COLDMIX BV voor energieverbruik c.q. de CO 2 -emissie bedraagt 10% in 4 jaar ten opzichte van het basisjaar 2009 (gemiddeld 2,5% per jaar), gerelateerd aan omzet en op basis van vergelijkbare bedrijfsactiviteiten. Afhankelijk van sectorale en maatschappelijke ontwikkelingen kan deze doelstelling worden bijgesteld. In het volgende EMP 2011 zal daar weer op worden ingegaan. Als basis voor het bepalen van de COLDMIX BV reductiedoelstellingen is EBITDA genomen. Dit resulteert in doelstellingen per gedefinieerde scope zoals die zijn te lezen in tabel 3. CO 2 -uitstoot 2009 (ton) CO 2 -uitstoot 2009 (ton/ton EAB) Reductie doelstelling CO 2 -uitstoot 2015 (ton/ton EAB) Scope 1 103,97 1,0346 E % 9,3577E-03 Scope 2 7,43 7,4396 E -4 5 % 7,0580E-04 Totaal 111,40 1,11404E-02 1,00635E-02 Tabel 3: CO2-Reductie doelstellingen COLDMIX BV, afkomstig uit footprint 2009 Kansenregister Op basis van de energieregistraties zoals beschreven in de footprint en in dit plan heeft COLDMIX BV een Plan van aanpak Reductiemaatregelen opgesteld, dat per jaar kan wijzigen afhankelijk van nieuwe inzichten en uitgevoerde acties en evaluaties. Dit PVA omvat in eerste instantie een AGK Pagina 9 van 20 pagina s

10 algemene globale opstelling van mogelijke kansen, te zien als een eerste opstelling van een emissiereductie kansenregister. Dit register kan periodiek worden geactualiseerd en herzien op basis van prestaties en controle van het energiemanagementsysteem. Op grond van dit kansenregister zijn ook de actuele en reëel haalbare maatregelen bepaald, verder te noemen echte reductiemaatregelen. Deze zijn een verdere uitwerking van kansrijke opties uit het kansenregister die, op grond van berekeningen en/of beargumenteerde beoordelingen moeten leiden tot de beoogde reductie. Document: PVA Reductiemaatregelen incl. Emissiereductie Kansenregister COLDMIX BV wil op grond van het PVA reductiemaatregelen de doelstellingen van het EMP realiseren. Daarin geeft COLDMIX BV ook inzage in de maatregelen die COLDMIX BV gekozen heeft voor de komende periode Het is daarmee te zien als een aparte projectplanning die weergeeft de te ondernemen acties om te komen tot de doelstelling van 10 % reductie in 4 jaar (periode ). Als start van het streven naar reductie is het jaar 2011 genomen omdat de footprint 2009 pas eind 2010 is opgesteld en begin 2011 is geverifieerd. Daarmee is het streven dit reductieplan al in 2010 op te starten niet mogelijk. Opmerking In het inmiddels opgestelde eerste managementreview/directiebeoordeling is duidelijk gemaakt dat de in dit EMP genoemde relatie tussen de absolute CO2 uitstoot en relevante kentallen voor COLDMIX BV bedrijfsvoering gewijzigd is. Voor 2012 dat in 2013 wordt gerapporteerd zal daartoe een aangepast EMP worden opgesteld is de verwachting.

11 Energie Management Programma 2010 (EMP) gecorrigeerde versie Energiemanagementsysteem (EMS) COLDMIX BV heeft een doorlopend energiereductie programma opgesteld voor een termijn van 4 jaar vanaf 2011 tot en met Op basis hiervan wordt per jaar een actueel jaarplan opgesteld, geïmplementeerd en gecontroleerd. Jaarlijks worden de prestaties geïnventariseerd, het managementsysteem geaudit en door het management gereviewed. Met de opstelling van dit plan en de bewaking van de voortgang hierin kan worden vastgesteld dat de uiteindelijke energiemeting overeenkomt met de werkelijkheid, maar ook of er trends en afwijkingen voortkomend uit de periodieke inventarisatie kunnen worden verklaard. Jaarlijks wordt tevens een inventarisatierapportage opgesteld. Deze heeft betrekking op het gehele energiezorgsysteem en het functioneren daarvan. Uitgaande van een goed functionerend en ongewijzigd inventarisatieproces heeft deze rapportage tot doel de behaalde resultaten te kunnen voorleggen aan het managementteam. Op basis waarvan verdere sturing gegeven kan worden aan het CO2 reductiebeleid. Vanaf 2011 is goed CO2 boekhouden een must. Hiervoor zijn voor COLDMIX BV procedures en bijbehorende overzichten (formats) opgesteld. Het overzicht van procedures voor de registratie van uitstoot is opgenomen in tabel 4. Procedure Naam Versie / datum P01 Check EMP Mei 2001 P02 TDI Totale DuurzaamheidsInventarisatie Mei 2001 P03 inventariseren aardgasverbruik kantoor en werkplaats Mei 2001 P04 inventariseren elektriciteitsverbruik kantoor en werkplaats Mei 2001 P05 brandstof leaseauto's Mei 2001 P06 brandstoffen_materieel Mei 2001 P07 Propaangas Mei 2001 Tabel 4: overzicht procedures De vastgestelde procedures zijn uitgewerkt en vastgesteld en vallen als het ware onder de procedures van het ISO systeem van COLDMIX BV. Op basis van alle registraties, analyses en genomen maatregelen kan aan de hand van procedure totale duurzaamheidsinventarisatie een goed beeld verkregen worden hoe CO2 uitstoot zich ontwikkeld en hoe verbeteringen in de aanpak hiervan vorm krijgen. AGK Pagina 11 van 20 pagina s

12 4.1 Planning (PLAN) Vaststellen organisatiegrenzen Het vaststellen van de organisatiegrenzen is uitgevoerd op basis van de operational control methode volgens het GHG-protocol en de laterale methode. Primair betekent dit dat COLDMIX BV heeft gekozen om de grenzen vast te stellen op basis van de financiële/operationele controle. Daarnaast is de laterale methode uitgevoerd om de relevante concernpartijen voor de footprint zichtbaar te maken. Conform de laterale methode zijn de concernleveranciers bepaald op basis van de inkoopomzet van het actuele boekjaar waarover de footprint is bepaald. Conform de regels zijn deze concernleveranciers buiten de organisatiegrenzen gelaten. Een hoeveelheid kleine leveranciers met een totale inkoopvolume gelijk aan dat van deze C-leveranciers wordt toegevoegd aan de lijst van A- leveranciers, jaarlijks aan te leveren door de administratie van COLDMIX BV. Bij elke periodieke inventarisatie zal er in de jaarrapportage bekeken worden of er redenen zijn om de grenzen bij te stellen. Conform het GHG-protocol zal dit alleen van toepassing zijn bij acquisities of verkoop van bedrijfsonderdelen. Eén keer per jaar wordt tevens de inkoopomzet vanuit concernleveranciers beoordeeld Identificatie en beoordeling van energieaspecten Voor niveau 3 van de prestatieladder wordt gekeken naar scope 1 en 2 energieverbruik zoals de CO2- prestatieladder dit voorschrijft. Elk halfjaar worden de volgende stappen doorlopen: a. Meten van het energieverbruik; b. Identificatie van gebieden waar sprake is van significant energieverbruik en waar sprake is van significante veranderingen in het verbruik; c. Raming van het verwachte energieverbruik; d. Identificatie van personen die voor het bedrijf werken en wiens activiteiten kunnen leiden tot significante veranderingen in het energieverbruik; e. Identificatie en prioriteitstelling van kansen voor verbetering van de energie-efficiency. De procedures zijn nog niet allemaal vormgegeven ten tijde van de nulmeting. De bepaling van de Carbon Footprint 2009, maar ook voor 2010 zijn echter zorgvuldig uitgevoerd om een zo duidelijk mogelijk beeld te verkrijgen. Vanaf 2011 worden alle energiestromen maandelijks geregistreerd. COLDMIX BV registreert periodiek (maandelijks in principe) het energieverbruik conform beschreven procedures. Zo is er tijdig inzicht in de trends per energieaspecten en de effecten van genomen maatregelen. Op basis hiervan kan de directie tijdig aanvullende maatregelen of preventieve en/of corrigerende maatregelen nemen. Voor de carbon footprint van het basisjaar en is op grond van beschikbare data (facturen, meterstanden, en waar nodig inschattingen) bepaald wat de nul situatie is. Zie bijlage B 2.1 voor de carbon footprint basisjaar Deze is inmiddels door DNV geverifieerd en akkoord bevonden. Voor 2010 is de footprint op dezelfde wijze als voor 2009 opgezet en bepaald. Op grond van de auditbevindingen is besloten de footprint 2010 als basisdocument te hanteren. De footprint van 2011 is daaraan gekoppeld en daarmee vergeleken. De evaluatie daarvan is opgenomen in de

13 managementreview Energie Management Programma 2010 (EMP) gecorrigeerde versie Gas en Elektra De procedure registratie verbruik gas en elektra locaties en werken maakt inzichtelijk hoe en door wie de registratie wordt uitgevoerd en gecontroleerd. Met deze procedure wordt bereikt: dat inzichtelijk is welke machines en apparatuur leiden tot verbruik; dat inzichtelijk is welke functionarissen invloed hebben op het verbruik; dat op basis van verwachtingen en resultaten tijdig ingegrepen kan worden zodat doelstellingen behaald worden. Voor de uitvoering van dit aspect van de CO2 emissie zijn de volgende procedures van belang Procedure: Procedure: Registratie: P03 - inventariseren aardgasverbruik kantoor en werkplaats P04 - inventariseren elektriciteitsverbruik kantoor en werkplaats Gas en elektra verbruik kantoor en werkplaats Brandstoffenverbruik wagenpark De procedure registratie brandstofverbruik wagenpark is simpel en transparant opgezet. Met deze procedure wordt bereikt: dat periodiek bestuurders individueel verbruik laten zien in relatie tot gemiddelde waarde, minimum en maximum; er periodiek een analyse wordt gemaakt van de kilometerstanden zoals die worden ingegeven bij de tankstations bij betaling van brandstof bedrijf betaalpas. Procedure: Registratie: P05-brandstof leaseauto's inventariseren brandstofgebruik personenauto s en lichte bedrijfswagens Brandstoffen zwaar en klein materieel Procedure registraties brandstof verbruik zwaar en klein materieel ten behoeve van het productieproces wordt ook periodiek geanalyseerd. Vooral de kwartalen 2 en 3 zijn van belang omdat in deze periode de werkzaamheden buiten optimaal vorm krijgen. Feitelijk is er in de periode november-april, de overwinterperiode nagenoeg geen productie van emulsie-asfaltbeton en heeft maandelijks analyseren geen zin. Bij het inventariseren van deze brandstoffen is ook een aparte procedure opgesteld voor het bepalen van de gebruikte hoeveelheid propaangas. Procedure: Procedure: P06-brandstoffen_materieel P07-Propaangas Zakelijk verkeer privé auto s Er is de policy om niet met privé auto s te rijden voor COLDMIX BV. AGK Pagina 13 van 20 pagina s

14 4.1.3 Rapportage evaluatie en actualisatie Op basis van de gegevensinventarisatie worden de jaarlijkse prestaties geanalyseerd en verwerkt in de jaarlijkse Carbon Footprint Report (CFR). Deze jaarlijkse rapportage verschaft het management inzicht in ingezette middelen en het effect daarvan op de prestaties ten einde de meest kosteneffectieve maatregel te realiseren. Document: Carbon Footprint jaarrapportage met tekstuele verantwoording en rekensheets Wettelijke verplichtingen en andere eisen Met betrekking tot de wet- en regelgeving en sectorgerelateerde richtlijnen op energiegebied wordt tijdens de jaarlijkse beoordeling geëvalueerd of hieraan is voldaan. Zo niet dan worden maatregelen afgesproken om te bewerkstelligen of en hoe hieraan in de toekomst voldaan wordt. Uiteindelijk stelt de directie de definitieve maatregelen vast. Daarna worden op grond van het communicatieplan, dat is uitgebreid in de versie van 2012 met uitgevoerde en nieuwe punten, belanghebbende geïnformeerd over voortgang en prestaties op het gebied van CO2 prestatieladder Participatie De CO2-prestatieladder schrijft voor dat aan minimaal 1 sector- of keteninitiatief op het gebied van CO2-reductie wordt deelgenomen door middel aantoonbare deelname in werkgroepen, het publiek uitdragen van het initiatief en/of het aanleveren van informatie aan het initiatief. Tevens dient hiervoor een specifiek budget te zijn vrijgemaakt. COLDMIX BV heeft geen wettelijke verplichtingen waaraan zij moet voldoen en onderschrijft (nog) geen sectorgerelateerde richtlijnen op energiegebied. Wel is COLDMIX BV binnen de branche van onderhoud bij Bouwend Nederland nauw betrokken bij initiatieven op het gebied van actuele zaken voor opdrachtgevers en nemers. In dat kader wordt sinds 2009 al met veel pro-activiteit werk gemaakt van het promoten van duurzaam onderhoud op wegen. COLDMIX BV heeft een analyse gemaakt van de initiatieven in haar sector en keten. Op basis hiervan heeft het managementteam een selectie gemaakt van voor haar interessante en haalbare initiatieven en is voldoende budget vrijgemaakt voor deelname een 1 initiatief. COLDMIX BV neemt actief deel aan het organiseren van de EAB-Themadagen waarin expliciet werk wordt gemaakt van het aandacht vragen voor milieu in bredere zin. Op grond van de ervaring en inspanningen op dit gebied kan gesteld worden dat de organisatie van deze themadagen in handen is van COLDMIX BV. COLDMIX BV is inmiddels direct betrokken bij het vormgeven aan de themadagen en tracht daarin steeds ook aandacht te vragen voor duurzaamheid, ook gericht op de stakeholders Doelstellingen, taakstellingen programma ( s) met betrekking tot energie Op basis van de identificatie en beoordeling van energieaspecten en de wettelijke verplichtingen en andere eisen die COLDMIX BV onderschrijft worden gedocumenteerde energiedoelstellingen en

15 Energie Management Programma 2010 (EMP) gecorrigeerde versie taakstellingen vastgesteld, geïmplementeerd en onderhouden voor de relevante functies en niveaus binnen de organisatie. Elke vier jaar wordt een Energie Management Programma (EMP) opgesteld met een looptijd van vier jaar. Waar nodig wordt het EMP aangepast op grond van voortschrijdend inzicht. Op basis hiervan wordt elk jaar een actueel jaarplan gemaakt waarin de doelstellingen, verbeteringen en aanpassingen m.b.t. emissiereductie aangegeven staan. Dit start na de opstelling van elk nieuw te bepalen footprint. Het plan is daarmee een aanvulling en actualisering van het EMP. Het opstellen van het jaarplan is de verantwoordelijkheid van CO2 manager, de vaststelling ervan is de verantwoordelijkheid van de directeur. Hij zal dit doen in overleg met het managementteam en de vertegenwoordigers van het overige personeel. Daarna bekrachtigt de directeur dit jaarplan en stelt de middelen voor de uitvoering ter beschikking. Het jaarplan en jaarverslag worden binnen een maand na bekrachtiging van de directie aan het personeel ter inzage gesteld. Document: Energie Management Programma Document: actueel jaarplan 4.2 Implementatie en uitvoering (DO) Middelen, taakverdeling, verantwoordelijkheid en bevoegdheid De directeur van COLDMIX BV is aangewezen als directievertegenwoordiger om: - het energiemanagementsysteem in te richten, vast te stellen en te implementeren en te onderhouden conform NEN-EN 16001:2009; - de prestaties van het energiemanagementsysteem te rapporteren aan de directie en aanbevelingen te doen ter verbetering. De directie is verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van middelen voor de inrichting en uitvoering van dit energiemanagementsysteem Bewustzijn, training en bekwaamheid De organisatie bij COLDMIX BV zorgt ervoor dat werknemers zich bewust zijn van het energiebeleid, het actuele EMP, de eisen van het energiemanagementsysteem en van voorgenomen activiteiten voor beheersing van energiegebruik en verbetering van prestaties, hun eigen taken en verantwoordelijkheden de naleving hiervan en de voordelen van energie-efficiency. COLDMIX BV heeft voor het vergroten van het bewustzijn van de eigen medewerkers en van personen die voor COLDMIX BV werken een intern communicatieplan opgesteld. Zie voor het communicatieplan paragraaf De werknemers die taken uitvoeren die een significante invloed kunnen hebben op het energieverbruik, moeten bekwaam zijn op basis van geschikte opleiding, AGK Pagina 15 van 20 pagina s

16 training en/of ervaring. COLDMIX BV selecteert en traint haar medewerkers in de optimale uitvoering van hun taken. Van de functies binnen COLDMIX BV zijn functieomschrijvingen opgesteld. Jaarlijks wordt de competentiebehoefte gemeten. Indien additionele trainingen vereist zijn voor het behalen van de energiedoelstellingen van het EMP dan worden deze opgenomen in het kansenregister en eventueel als maatregelen in het EMP. Registratie: Uitgevoerde meetings, trainingen, discussies Communicatie De organisatie moet in het kader van de CO2 prestatie ladder ervoor zorgen dat interne en externe communicatie plaatsvindt over de energieprestaties en het energiemanagementsysteem. De CO2- prestatieladder vereist voor niveau 3 dat de carbon footprint en de kwantitatieve doelstellingen worden gecommuniceerd. Daarbij worden in elk geval het energiebeleid en de reductiedoelstellingen gepresenteerd. Daarnaast komen mogelijkheden voor individuele bijdragen, informatie betreffende het huidige energiegebruik en trends binnen het bedrijf aan de orde. Tevens is werk gemaakt van een intern en extern communicatieplan met vastgelegde taken, verantwoordelijkheden en wijzen van communicatie. Communicatie over de doelstellingen en prestaties van het EMP programma zoals COLDMIX BV dat wil volgen is belangrijk. Daarom is met betrekking tot communicatie gericht op internen en externe partijen een apart communicatieplan opgesteld. Het is van groot belang dat betrokken partijen, te beginnen de eigen medewerkers van COLDMIX BV, de door COLDMIX BV ingehuurde krachten (al dan niet via detachering of via inhuurconstructies), als ook onderaannemers en toeleveranciers kennis hebben van de doelstellingen en de targets die gesteld worden. Daar is communicatie natuurlijk erg belangrijk bij. Maar meer nog speelt hierbij committent van de betrokken partijen een grote rol. COLDMIX BV zal daarom bij de presentatie van de CARBON FOOTPRINT expliciet met alle betrokkenen communiceren en hun vragen om op grond van voortschrijdend inzicht feedback te geven op de CO2 prestaties zoals ze gepresenteerd zijn. Ook zal op gezette tijden gesproken worden over inbreng van partijen om de doelstellingen te behalen. Document: Registratie: Communicatieplan energiemanagement en jaarplan communicatie Registratie van communicatie uitingen Documentatie en beheersing van documenten Het managementsysteem is gedocumenteerd om het systeem en de onderlinge samenhang tussen de processen, systemen en activiteiten te beschrijven. Het beheer van documentatie is onderdeel van de procedure Documentenbeheer zoals opgenomen in het ISO9001 systeem. De volgende documentatie is vastgelegd door COLDMIX BV in het kader van het energiemanagementsysteem:

17 Energie Management Programma 2010 (EMP) gecorrigeerde versie Document Proceseigenaar Bewaartermijn Lokatie Directieverklaring energiebeleid Projectleiding 4 jaar Dossier CO2 Basisjaar carbon footprint IQS 4 jaar Dossier CO2 Actuele carbon footprints IQS 4 jaar Dossier CO2 Energie Management Plan Directie 4 jaar Dossier CO2 Communicatieplan Energiemanagement Projectleiding 4 jaar Dossier CO2 Procedures registratie verbruik Projectleiding 4 jaar Dossier CO2 Emissiereductie Kansenregister IQS/COLDMIX 4 jaar Dossier CO2 BV Sector- en keteninitiatief inventarisatielijst en deelname overzicht Projectleiding 4 jaar Dossier CO Beheersing van werkzaamheden De COLDMIX BV organisatie beoordeelt de werkzaamheden die samenhang hebben met de geïdentificeerde significante energieaspecten. Maatregelen ter beheersing van werkzaamheden die bijdragen aan reductie van emissies zijn of worden (indien relevant) opgenomen in het PVA emissiereductie kansenregister. Uitgangspunt hierbij is dat voor alle onderdelen van de werkzaamheden een actieve keuze wordt gemaakt voor energie-efficiency indien relevant en haalbaar. 4.3 Controle (CHECK) Monitoring en meting Monitoring en meting betreffen het beheer van energieverbruik door regelmatige vergelijking van het daadwerkelijke verbruik met het verwachtte verbruik. De procedure voor monitoring en meting is vastgelegd in de procedure Controle Energiemanagementproces. Zie tabel 4 in het voorgaande (blz 11) waarin de verschillende procedures met betrekking tot de registraties zijn samengevat Interne en externe audit Het doel van zowel de interne als de externe audit is een check uit te voeren of voldaan wordt aan het energiebeleid, de energiedoelstellingen en taakstellingen en om te zien of het EMP doeltreffend is geïmplementeerd en wordt onderhouden. Deze jaarlijks audits zijn in te passen in de managementcyclus waarin ook jaarlijkse audits plaatsvinden voor ISO De audit volgt dat schema en maakt in principe gebruik van dezelfde auditoren. Bij de uitvoering van deze audits wordt door de auditors gelet op objectiviteit en onpartijdigheid. AGK Pagina 17 van 20 pagina s

18 Interne audits van het energiemanagementsysteem worden uitgevoerd door, of op verzoek van de organisatie zelf voor interne doeleinden. Het vormt de basis voor een eigenverklaring van conformiteit aan de norm EN De externe audit wordt uitgevoerd door een daartoe geaccrediteerde organisatie. De auditresultaten worden gedocumenteerd en aan de directie gerapporteerd. De auditors zijn verantwoordelijk voor controle van de vervolgactiviteiten die uit de rapportage naar voren zijn gekomen Afwijkende, corrigerende en preventieve maatregelen De organisatie behoort ervoor te zorgen dat afwijkingen worden onderzocht en dat geschikte maatregelen worden getroffen. Een afwijking doet zich voor zodra niet wordt voldaan aan beleid, doelstellingen, taakstellingen, programma s of gedocumenteerde procedures. De procedure voor de identificatie van afwijkingen, nemen van maatregelen voor correctie van de afwijking en herhaling hiervan te voorkomen is gelijk aan deze voor ISO Beheersing van registraties Alle relevante registraties zoals in dit document genoemd worden door de verantwoordelijke personen gedocumenteerd zodat op basis hiervan taakstellingen, actieplannen en controles kunnen worden uitgevoerd. De volgende registraties zullen indien van toepassing worden opgesteld door COLDMIX BV: Registratie Proceseigenaar Opmerking Overzicht A-leveranciers Administratie Gas en elektra verbruik kantoor en werkplaats Administratie Kilometerregistratie wagenpark Bedrijfsleider Brandstofverbruik zwaar en klein materieel Bedrijfsleider Communicatie-uitingen Bedrijfsleider Inkoop van materiaal met hoge energie-efficiency Directie In overleg met bedrijfsleider Inspectie en onderhoud van materiaal Bedrijfsleider Resultaten interne en externe audits energiemanagementsysteem CO2 manager Overleg met administratie en bedrijfsleider Trainingen uitgevoerd Bedrijfsleider Directiebeoordelingen Directie Concepten door CO2 manager 4.4 Directiebeoordeling van het energiemanagementsysteem (ACT) De directie van COLDMIX BV beoordeelt het EMP en de afzonderlijke elementen van het energiemanagementsysteem elk jaar opnieuw en bespreekt dit in de jaarlijks te houden opstartvergadering met het personeel. Tevens wordt dit als input gebruikt voor actueel op te stellen jaarplan.

19 Energie Management Programma 2010 (EMP) gecorrigeerde versie De feitelijke kwantitatieve beoordelingen worden vastgelegd in het Managementreview rapport, dat in dit geval Carbon Footprint report wordt genoemd. De Carbon Footprint Report voor het basisjaar 2009 is als bijlage B.2 bij opgenomen. Als voorbereiding van de beoordeling zullen de volgende stukken aan de directie worden aangeleverd: - vervolgmaatregelen van vorige managementreviews; - beoordeling van energieaspecten en het energiebeleid; - de mate waarin energiedoelstellingen en -taakstellingen zijn gehaald, - resultaten interne en externe audits van het EMP; - de status van preventieve en corrigerende maatregelen; - de complete energieprestatie van de organisatie; - het verwachte energieverbruik voor de volgende periode; - aanbevelingen voor verbetering. De output van de directiebeoordeling moet bestaan uit de besluiten en maatregelen met betrekking tot: de verbetering van de energieprestatie van de organisatie sinds de laatste beoordeling; wijzigingen in het energiebeleid; wijzigingen in doelstellingen, taakstellingen of andere elementen van het energiemanagementsysteem, in overeenstemming met de verplichting van de organisatie tot continue verbetering; toewijzing van middelen. Tijdens deze beoordeling worden de realisatie van het beleid en de doel- en taakstellingen geëvalueerd en wordt nagegaan of er afwijkingen zijn. Vastgesteld wordt of in het voorgaande jaar voldoende middelen beschikbaar zijn geweest om het beleid en de doel- en taakstellingen te realiseren en om te voldoen aan wettelijke en overige regelgeving. Onder "middelen" wordt in dit kader, naast budget, verstaan: beschikbaarheid van personeel, opleidingen en investeringen. Indien daaruit volgt dat bijstelling nodig is voor de lopende en de volgende periode zal daartoe een voorstel aan de directie worden gedaan, gebaseerd op de beoordeling. Indien de afwijkingen gunstig zijn, wordt volstaan met een bespreking van die afwijkingen binnen de directie. Indien de afwijkingen ongunstig zijn wordt nagegaan wat er gedaan kan worden om het ongunstige effect te beheersen of te verminderen door het nemen van corrigerende maatregelen. Tevens wordt daarbij afgesproken of deze afwijkingen een aanpassing van de doel- en taakstellingen tot gevolg hebben. Indien dat het geval is worden de doel- en taakstellingen aangepast door de directie en gecommuniceerd naar de relevante interne en externe partijen, zulks ter beoordeling van de directie. Er wordt gewerkt aan het voorkomen van de afwijking met preventieve maatregelen. AGK Pagina 19 van 20 pagina s

20 Dit wordt door de administratie van COLDMIX BV bijgehouden voor de gehele boundary in een verbruikstabel. Deze tabel wordt 1x per jaar in het kader van de procedure Energiebeheer besproken in het MT. Als onderdeel van het jaarlijks op te stellen Carbon Footprint Report wordt gepubliceerd over het functioneren van het energiemanagementsysteem en wordt een doorkijk gegeven naar het nieuwe jaarplan. Registratie: Directiebeoordeling/ managemementreview