Handleiding Lift/Las INHOUDSOPGAVE

Transcriptie

1 INHOUDSOPGAVE 2 Inleiding 2 3 Inloggen Inlogscherm 3 4 Uren schrijven 5 Uren op project schrijven Overwerk Ziekte, vakantie, feestdagen, etc Kilometerverantwoording Aantekeningen 9 5 Uren indienen Indienen van uren 10 6 Urenbrief en urenrapport Urenbrief Urenrapport 14 7 Vakantiedagen in LAS Vakantiestand 16 8 Instellingen LAS Algemeen Urenweergave aanpassen Wachtwoord wijzigen Systeeminstellingen Veelgestelde vragen Tot besluit 202 Pagina 1 van 20

2 INLEIDING Maandelijks verzetten we bergen werk bij en voor onze klanten. Daar spenderen we vele uren aan. Deze uren moeten we verantwoorden aan onze klanten teneinde de uren te kunnen factureren. Vaak hanteren onze klanten een eigen urenadministratiesysteem. Daarnaast eisen ze van ons een urenoverzicht. Ons urenoverzicht vergelijken ze met hun urenoverzicht en bij geen verschillen betalen ze de factuur. Indien verschillen worden geconstateerd, vertraagt de betaling. Om ervoor te zorgen dat geen verschillen worden geconstateerd, waardoor de betaling geen vertraging oploopt, hanteren we het systeem LIFT. Om via internet de uren in te kunnen vullen, beschikken we over LAS (LIFT Application Server). Uit ons systeem LIFT genereren we zowel de urenoverzichten als de facturen. In deze handleiding staat hoe je je uren in LAS dient te registreren en hoe je het urenoverzicht kunt genereren. Het Calco Shared Service Center (CSSC) verzorgt de facturering. Pagina 2 van 20

3 INLOGGEN LIFT is te bereiken op het adres Inlogscherm Figuur 1: LAS login scherm Je inlognaam is je voorlettertussenvoegselsachternaam (aan elkaar). Het wachtwoord is via de aan je verstuurd. Verderop in het document wordt uitgelegd hoe het wachtwoord kan worden gewijzigd. Na het inloggen kom je in het volgende scherm. Figuur 2: Openingsscherm LIFT Applicatie Server (LAS) Pagina 3 van 20

4 Klik op Uren en je ziet het volgende scherm. Figuur 3: Startscherm Uren Je kunt door middel van de navigatieknoppen (week terug, week vooruit) of door het invullen van het weeknummer naar de juiste week gaan. Pagina 4 van 20

5 UREN SCHRIJVEN Uren op project schrijven Navigeer naar de gewenste week en klik op 'Aanpassen'. Het scherm ziet er als volgt uit: Figuur 4: Invulscherm uren op project De uren kunnen nu bij het project worden ingevuld. Dit geldt ook voor de taken en woonwerk kilometers. Dit wordt in één van de volgende paragrafen behandeld. Klik op opslaan om de verantwoorde uren op te slaan. Opgeslagen uren kun je nog wijzigen door naar aanpassen te gaan en dan de uren te wijzigen. Pagina 5 van 20

6 Overwerk Indien een medewerker overwerkt, dient vooraf met zijn/haar accountmanager / fieldmanager te zijn afgesproken en schriftelijk te zijn vastgelegd hoe hiermee wordt omgegaan. Indien is afgesproken om gewerkte overuren niet uit te laten betalen, moeten de overuren aan het vakantietegoed worden toegevoegd. Alle uren, inclusief de overuren, worden geschreven volgens de afspraak met de klant op het desbetreffende project tegen het afgesproken overwerkpercentage. Daarnaast worden bij taak 'S00002 Vakantie' de overuren als negatieve waarde ingevoerd. Indien is afgesproken om gewerkte overuren wel uit te laten betalen, moeten de overuren op een aparte taak ('T00105 Uitbetalen overwerk neg boeken') worden geboekt. Neem contact op met je accountmanager / fieldmanager of het CSSC om taak 'T00105 Uitbetalen overwerk neg boeken' voor de betreffende periode toegevoegd te krijgen. Alle uren, inclusief de overuren, worden geschreven volgens de afspraak met de klant op het desbetreffende project tegen het afgesproken overwerkpercentage. Daarnaast worden bij taak 'T00105 Uitbetalen overwerk neg boeken' de overuren als negatieve waarde ingevoerd. Figuur 5: Overwerken Pagina 6 van 20

7 Ziekte, vakantie, feestdagen, etc. Niet-declarabele activiteiten staan onder het kopje taken. De taken zijn: S0001 Ziekte Spreekt voor zich. S0002 Vakantie Spreekt voor zich, ook de door Calco vastgestelde verplichte vrije dagen. Altijd vooraf schriftelijk aanvragen middels een verlofformulier! S0003 Wettig verzuim Zoals huwelijk, verhuizing, begrafenis, Altijd vooraf schriftelijk aanvragen middels een wettig verzuimformulier! Maak altijd een aantekening met de reden van het wettig verzuim bij de geboekte uren! Zie hiervoor paragraaf Aantekeningen. S0005 Nationale feestdagen Calco kent de volgende nationale feestdagen: Nieuwjaarsdag: 1 januari; Tweede paasdag; Koninginnendag: 30 april; Bevrijdingsdag: 5 mei alleen in de jaren 2010, 2015, 2020 enzovoort; Hemelvaartsdag; Tweede pinksterdag; Kerstdagen: 25 en 26 december. Het verdient aanbeveling om alle dagen voor dit jaar van te voren te boeken, zodat dit niet wordt vergeten. T00101 Beschikbaarheid Niet ingezet en geen geaccordeerde interne opdracht. T00102 Intake Voeren van het intakegesprek, indien ingezet bij een andere opdrachtgever. T00103 Opleiding Volgens afspraak voor het volgen van een opleiding. T00104 Management Volgens afspraak voor management (intern). T00105 Uitbetalen Zie hiervoor. overwerk neg boeken T00106 Masterclass Volgens afspraak voor docent Masterclass. docent T00112 Intern netwerk / Volgens afspraak voor Servicedesk (intern). servicedesk T00113 Opleiding NCOI Volgens afspraak voor Masterclassers. T00114 Secretariaat Voor het secretariaat. T00118 Vakantieplanning Niet op boeken, wordt gebruikt door Inzetmanagement. Pagina 7 van 20

8 Kilometerverantwoording Voor het verantwoorden van de kilometers voor o.a. het woonwerkverkeer zijn aparte regels beschikbaar. Deze vind je in het eerste blok. LET OP, hier worden geen uren op geboekt, maar kilometers!! Figuur 6: Kilometers Het verantwoorden van de kilometers gaat, net als bij het boeken van uren, via de optie 'aanpassen'. km WoonWerk Leaseauto: Aantal kilometers conform de regels met betrekking tot het bepalen reisafstand woon-werkverkeer (zie: Toelichting bepalen reisafstand) km WoonWerk OV: Aantal kilometers per openbaar vervoer (indien Openbaar vervoer) km WoonWerk privéauto: Aantal kilometers conform de regels met betrekking tot het bepalen reisafstand woon-werkverkeer (zie: Toelichting bepalen reisafstand) (indien privéauto) km tijdens werktijd Leaseauto: Aantal gereden kilometers tijdens werktijd in opdracht van de opdrachtgever (indien leaseauto) km tijdens werktijd Privéauto : Aantal gereden kilometers tijdens werktijd in opdracht van de opdrachtgever (indien privéauto) Voor alle geregistreerde kilometers buiten het reguliere woon-werkverkeer dient een toelichting te worden gegeven in het aantekeningenveld. Het invullen van het aantal kilometers is ten behoeve van het bepalen van de verreizen-toeslag. Indien met het Openbaar Vervoer wordt gereisd, dient dit met de fieldmanager te zijn afgestemd en schriftelijk zijn vastgelegd. Pagina 8 van 20

9 Aantekeningen Als je op 'Aantekeningen' klikt kun je aantekeningen bij de ingevoerde uren en taken invoeren. Hierbij zijn alleen taken en projecten zichtbaar waarop uren of kilometers zijn verantwoord. Hier kan o.a. worden aangegeven dat je extra kilometers, boven je standaard woon-werk kilometers, hebt verantwoord in verband met een cursus, personeelsmeeting en dergelijke. Figuur 7: Starten urenaantekeningen Figuur 8: Invoeren / wijzigen urenaantekeningen Na het opslaan van de aantekeningen kan je in het urenoverzicht zien dat er aantekeningen zijn toegevoegd. Deze uren of kilometers zijn dan vet gedrukt. Figuur 9: Verantwoorde kilometers met aantekeningen Pagina 9 van 20

10 UREN INDIENEN Indienen van uren Door naar de optie 'Indienen' te gaan verschijnt een overzicht van de afgelopen periode. Zie onderstaande figuur. Controleer deze uren en kilometers vóór het uitvoeren van de volgende stap. Figuur 10: Overzicht verantwoorde uren en kilometers In het veld 'Alle uren indienen t/m' kan de datum van de laatste dag van de maand worden ingevuld. Klik daarna op 'Opslaan'. Opgeslagen c.q. ingediende uren kunnen niet meer worden aangepast. Het indienen van de uren dient uiterlijk de eerste werkdag van de opvolgende maand te gebeuren. Het opslaan c.q. indienen van de uren is ook het teken aan het Calco Shared Service Center (CSSC) dat gestart kan worden met de facturering. Pagina 10 van 20

11 Figuur 11: Overzicht na gebruik indienen t/m Indien nu op 'aanpassen' wordt geklikt in een voorgaande periode is het niet mogelijk om uren te wijzigen of in te voeren. Correcties van ingediende uren en/of kilometers moeten aan het Calco Shared Service Center (CSSC) worden doorgegeven. Het CSSC is te bereiken op: of via Pagina 11 van 20

12 URENBRIEF EN URENRAPPORT Urenbrief Ga bij de optie Uren, naar de optie 'Urenrapport'. Figuur 12: Optie Urenrapport Selecteer de radio-button Urenbrief. Door vervolgens de periode door middel van de eerste en de laatste datum aan te geven, kan er worden bepaald over welke periode de urenbrief gaat. (Let op: bij het wijzigen van een veld wordt het scherm ververst) Ook kan de snelselectie worden toegepast, daarbij wordt eerst het periodetype aangegeven en dan welke periode. Indien er meerdere klanten zijn, de juiste klant selecteren en eventueel het juiste project. Laat het vinkje toon tariefnamen staan. Kies er bewust voor om de Aantekeningen wel of niet te tonen. Zie ook onderstaande voorbeeld. Klik op de 'Genereer Urenbrief' button. Figuur 13: Genereren urenbrief Vervolgens verschijnt de urenbrief. De urenbrief dient op papier door de medewerker en door de klant te worden ondertekend. Pagina 12 van 20

13 Figuur 14:Scherm urenbrief (bovenste deel) Figuur 15:Scherm urenbrief (onderste deel) Pagina 13 van 20

14 Klik vervolgens op 'Printen' om de urenbrief af te drukken. Selecteer de juiste printer en druk op 'ok'. Onderteken de urenbrief en laat de urenbrief door de klant ondertekenen. Verzend de ondertekende urenbrief naar Calco per Post : Calco Postbus BS Maarssen OF urenbon@calco.nl (gescande versie) Urenrapport Ga bij de optie 'Uren', naar de optie 'Urenrapport'. Figuur 16: Optie Urenrapport Selecteer de radio-button Urenrapport. Door vervolgens de periode door middel van de eerste en de laatste datum aan te geven, kan er worden bepaald over welke periode het urenrapport gaat. (Let op: bij het wijzigen van een veld, wordt het scherm ververst). Ook kan de snelselectie worden toegepast, daarbij wordt eerst het periodetype aangegeven en dan welke periode. Vink de desbetreffende vinkboxjes aan als de verschillende opties op het rapport wilt zien. Figuur 17:Genereren Urenrapport Klik op de 'Genereer urenrapport' button. Zie ook onderstaand voorbeeld. Pagina 14 van 20

15 Figuur 18: Urenrapport Klik vervolgens op Printen. Selecteer de juiste printer en druk op 'ok'. Dit rapport is voor je eigen administratie en is altijd opnieuw op te vragen via deze applicatie. Pagina 15 van 20

16 VAKANTIEDAGEN IN LAS Vakantiestand In LAS zijn de beschikbare en opgenomen vakantiedagen in te zien. Ga bij uren naar de optie 'Vakantiestand'. In het scherm verschijnt het volgende overzicht: Figuur 19 Vakantieoverzicht Verklaring van de velden: Vakantiestand begin Opbouw vakantie Opgenomen vakantie Vakantiestand eind Vakantiestand eind Dit is de beginstand van het huidige jaar Dit is het aantal opgebouwde dagen tot de huidige datum van het huidige jaar. Dit is het aantal opgenomen dagen tot de huidige datum van het huidige jaar. Dit is het aantal beschikbare dagen tot de huidige datum. Dit is het aantal vakantiedagen tot het einde van de vermelde datum. Deze datum is het einde van de contractperiode in LIFT en geeft geen informatie over de werkelijke looptijd van het contract. Pagina 16 van 20

17 INSTELLINGEN LAS Algemeen In het Instellingen-menu zijn de volgende drie opties beschikbaar. Figuur 20: Instellingen Urenweergave aanpassen De urenweergave kan worden aangepast. Bij de eerste keer inloggen staat de urenkaart op de eerste week van de te boeken periode. Klik op 'Instellingen' 'Uren' - 'Aanpassen' om de weergave aan te passen. De 'standaard' instellingen voor Calco zijn weergegeven in onderstaande figuur. Wijzig deze instellingen, zodat het werkt op de voor jou meest prettige manier. Figuur 21: 'Standaard' instellingen urenscherm Pagina 17 van 20

18 Wachtwoord wijzigen Klik 'Instellingen' 'Wachtwoord', voer eerst het oude wachtwoord in en vervolgens twee maal het nieuwe wachtwoord in en klik op 'Opslaan'. Figuur 22: wachtwoord wijzigen Als het goed gegaan is, wordt de volgende melding getoond. Figuur 23: Wachtwoord correct gewijzigd Systeeminstellingen Met deze optie kunt u de systeeminstellingen opnieuw laden. In principe hoeft deze optie niet gebruikt te worden. Figuur 24: Systeeminstellingen Pagina 18 van 20

19 Veelgestelde vragen Ik ben mijn wachtwoord kwijt / vergeten. Wat moet ik nu doen? Neem contact op met het secretariaat of met het CSSC en vraag om een reset van je wachtwoord voor de LAS. Je krijgt dan een nieuw wachtwoord, wat je weer dient te wijzigen in een persoonlijk wachtwoord. Ik heb uren gemaakt bij de klant of op een project, maar ik heb hier geen code voor in LAS staan. Waar moet ik deze uren op boeken? Neem contact op met je fieldmanager of het CSSC. Zij zullen een code voor je aanmaken of je aangeven waar je de uren op dient te boeken. Mijn geboekte uren in LAS moeten matchen met de uren in het registratiesysteem van de opdrachtgever. Zijn er verschillen ten opzichte van bijvoorbeeld facturabel of declarabel? Neem bij twijfel contact op met je fieldmanager of het CSSC en gebruik tevens de 'opmerkingen' mogelijkheid in LAS om de gemaakte afspraken te registreren. Ik werk niet elke dag precies 8 uur. De ene dag 9 uur en dan twee keer 7,5 uur. Hoe moet ik dat registreren? Dit is afhankelijk van de klant, hoe de klant daarmee om wenst te gaan. Indien de klant wil dat je altijd precies de werkelijk gewerkte uren schrijft (in het systeem van de klant), moet je dat ook precies zo doen in Lift. Je dient er voor te zorgen dat je in een kalendermaand wel precies het aantal uren werkt en dus schrijft als er werkbare uren zijn in die maand. Het is bij deze registratiemethode niet toegestaan om uren over te hevelen van of naar een andere maand. Indien de klant niet wil dat je precies de werkelijke uren schrijft, of als het de klant niet uitmaakt, schrijf je elke werkdag 8 uur en houd je voor jezelf een schaduwboekhouding bij van de werkelijk gemaakte uren. Het totaal aantal geboekte uren moet natuurlijk altijd kloppen met de realiteit. In een werkweek moet in principe 40 uren (exclusief overuren) geboekt zijn. Zorg ervoor dat je in je schaduwboekhouding niet meer dan 8 uur in de plus of in de min staat! Kom je er niet uit, of heb je vragen: neem contact op met het CSSC, voordat je je uren indient. Zijn mijn overuren declarabel? Indien je gaat overwerken, moet je dat vooraf met je fieldmanager afspreken en schriftelijk vastleggen hoe hiermee moet worden omgegaan. Daarna dien je conform deze afspraken je uren in Lift te registreren. Zijn de kilometers die ik tijdens werktijd ten behoeve van mijn opdrachtgever rijd declarabel? Over kilometers tijdens werktijd dient ook altijd vooraf overlegd te worden met je fieldmanager. Afhankelijk van de gemaakte afspraken, die je schriftelijk dient vast te leggen, vul je de kilometers wel of niet in bij 'Declarabele kilometers aan klant'. Evengoed moeten deze kilometers bij 'km WoonWerk.auto' of bij 'km tijdens werktijd..auto' worden ingevoerd. Bij welke van deze twee je de kilometers invult is afhankelijk van het feit of de uren worden gerekend als werktijd of niet. Pagina 19 van 20

20 Dus bij 'km WoonWerk.auto' staan alle zakelijke kilometers die je maakt buiten werktijd. Bij 'km tijdens werktijd.auto' staan alle kilometers die je maakt tijdens (door de klant betaalde) werktijd. Het totaal van deze kilometers is het totaal aantal gereden kilometers deze maand. Bij 'Declarabele km aan klant' staan de kilometers waarvan is afgesproken dat deze aan de klant kunnen worden gefactureerd. Het rijden van je opdracht naar een Calco-bijeenkomst moet dus worden geschreven op 'km WoonWerk..auto'. Dit is namelijk geen werktijd. Hoe moet ik mijn reiskosten (kosten OV) registreren in Lift? Reiskosten (kosten OV) registreren we niet in Lift. Daarvoor dien je het Declaratieformulier in. Dit ingevulde formulier stuur je inclusief de originele bonnen / kaartjes naar Calco, ter attentie van Administratie. Het Declaratieformulier vind je op Intranet. Tot besluit Laat je goed informeren over de urenregistratiesystemen en voorwaarden waar aan voldaan moet worden betreffende urenverantwoording voordat je aan een opdracht begint. Vermenigvuldig het aantal werkbare dagen met 8, om te controleren of je alle uren hebt ingevuld. Het Calco Shared Service Center (CSSC) is te bereiken op: of via urenbon@calco.nl. Pagina 20 van 20