Producten- en dienstencatalogus UBR HIS 2015

Transcriptie

1 Producten- en dienstencatalogus UBR HIS 2015 Product/dienst Omschrijving Resultaat Benodigde Uren Max. doorlooptijd Opmerking 1. Inkoop en informatieverstrekking Spendanalyse Het achteraf analyseren van alle inkoopgebonden uitgaven. Een adviesnota waarin de spend is geanalyseerd, waarbij voorstellen voor verbetering van control, vermindering van maverick buying en vraagbundeling worden gedaan. 32 per jaar Na ontvangst van de gegevens: 3 weken (32 uur) is voor twee maal per jaar een spendanalyse (januari en juli). Tussentijdse analyses zijn maatwerk. Departementen leveren de basisgegevens tijdig aan. Informatie / advies op verzoek van CDI office Helpdeskfunctie Accountbeheer Beantwoording van vragen en/of geven van adviezen op verzoek van de CDI of plv. CDI aan UBR HIS. Alle vragen op het gebied van inkoop die deels via het Intranet/de en de vooruitgeschoven posten direct worden beantwoord. Het in stand houden van een relatie met de afnemer. Hierdoor kan pro-actief worden gehandeld. Diverse resultaten, variërend van e- mails, annotaties, nota, adviezen, afhandeling burgervraag tot langdurige projecten (leiding en ). Beantwoorde vragen. Waar mogelijk direct beantwoord via e- mail of telefoon. Meer complexe vragen worden bij specialisten uitgezet en leveren een schriftelijk advies op. De periodieke accountgesprekken worden vastgelegd in een verslag. Jaarlijks wordt een aantal uren hier vooraf voor gereserveerd. Ons voorstel is om te beginnen met 300 uur per departement per jaar Simpele vraag: 1 dag Complexe vraag: 5 dagen Behandeling start met melding aan de vrager, op de eerste dag

2 Product/dienst Omschrijving Resultaat Uren Max. doorlooptijd Opmerking 2. Begeleiden en uitvoeren van (Europese) Europees aanbesteden Het uitvoeren van een nationale of Europese aanbesteding. Dit is inclusief sourcingstrategie, Plan van Aanpak, vraagbundeling, specificatie, het aanbesteden, juridisch advies en het contracteren. De urenbesteding per fase en procedure (openbare en niet openbare) komt in de Managementrapportage (ManRap) terug. Een contract Richtlijn openbaar: 5 maanden Richtlijn nietopenbaar: 7 maanden Het aantal uur per aanbesteding is mede afhankelijk van de complexiteit van de aanbesteding, de soort procedure, het aantal deelnemers en is derhalve niet op voorhand te bepalen. Een doorsnee aanbesteding kan in 200 tot 300 uur afgehandeld worden. voor een vooraf afgesproken aantal (DVA) Inkopen onder de EA grens Op basis van vooraf vastgestelde criteria keuze maken voor contracten, onder drempelbedrag. Het voeren van een meervoudig onderhandse inkoopprocedure. Dit is inclusief sourcingstrategie, marktonderzoek, vraagbundeling en specificatie. Een contract Het aantal uur per offertetraject is mede afhankelijk van de complexiteit van het onderwerp, de soort inkoopprocedure en het aantal offertes en is derhalve niet op voorhand te bepalen. Een doorsnee offertetraject kan in gemiddeld 36 afgehandeld worden. Richtlijn: standaard 1 maand, complex tot 3 maanden voor een vooraf afgesproken aantal (DVA) NOK binnen raamovereenkomst Het uitzetten van een offerteaanvraag bij verschillende mantelpartijen (binnen raamovereenkomst) Een NOK 12 uur per NOK 3 weken voor een vooraf afgesproken aantal uren (DVA)

3 Product/dienst Omschrijving Resultaat Uren Max. doorlooptijd Opmerking 3. Contractbeheer Contractbeheer Het proces dat zorgt voor adequate informatie over de status van afgesloten overeenkomsten ten behoeve van de contracteigenaren ter van het gehele contractmanagementproces, omvattend de volgende activiteiten: - Bewaking ontvangst tweezijdig getekend contract; - Registratie contract in contractenregister; - Signalering vanuit het contractenregister; - Advisering bij signalering; - Bewaking reactie op signalering; - Acties n.a.v. signalering en/of indexeringen. Opname in het contractenregister, signalering en advisering i.v.m. benodigde acties en het uitvoeren van de acties. Het leveren van content voor de intranetten van de klanten, zorgdragen voor publicatie via de beheerder van het departement, toetsen op actualiteit. 12 uur per contract Contractregister: 1 week na ontvangst getekende overeenkomst

4 Product/dienst Omschrijving Resultaat Uren Max. Doorlooptijd Opmerking 4. Contractmanagement Contractmanagement 66 uur per contract : Activiteiten op tactisch en operationeel niveau. Vanuit het contract systematisch meten van gebruik en tevredenheid. Onder contractmanagement vallen de activiteiten die tot doel hebben de in de overeenkomst vastgelegde afspraken te monitoren en te sturen. Contractmanagement vindt altijd plaats in overleg met de contracteigenaar. Informatie die, in het kader van contractmanagement, is gegenereerd wordt tevens gebruikt als input voor eventuele nieuwe inkoopacties. Door het onderhouden van een relatie met de contracteigenaar en de leverancier wordt gemonitord dat de gemaakte afspraken nagekomen worden. Er wordt geadviseerd n.a.v. ervaringen en tevredenheid over het gebruik van het contract, onder meer over de inzet van contractuele rechten op het contract. Doorlooptijd is o.a. afhankelijk van contractduur

5 Product/dienst Omschrijving Resultaat Uren Max. Doorlooptijd Opmerking 5. Categoriemanagement Sourcingstrategie Marktonderzoek naar potentiële leveringsbronnen, verzekeren van de continuïteit van de levering, het zoeken naar alternatieve leveringsbronnen en het up-todate houden van kennis ter zake m.b.t. een categorie. Aanbestedingsstrategie Vraagbundeling/ specificatie Bedrijfseconomische analyses Strategie m.b.t. de wijze waarop goederen/ diensten in een categorie worden verkregen, o.m. wijze van specificeren, percelenverdeling, kwaliteitsborging, wijze van aanbesteden en contractvorm en -duur. Hieronder valt ook de vraag of de aankoop noodzakelijk is en/of anders kan worden ingevuld. Vraagbundeling: Onderzoeken welke organisaties een vergelijkbare inkoopbehoefte hebben en op basis daarvan bepalen op welke wijze de verwerving zal plaatsvinden rekening houdend met hetgeen in het hierover is opgenomen. Specificeren: Beschrijving van de eigenschappen waaraan het product of dienst moet voldoen. Het onderzoeken van bedrijfseconomische om

6 Marktonderzoek Contractimplementatie gegevens van de (belangrijkste) bedrijven die in een bepaalde categorie actief zijn. Zaken als kredietwaardigheid, solvabiliteit, rentabiliteit e.d. spelen hierbij een rol. Het systematisch verzamelen, classificeren en analyseren van gegevens inzake alle relevante factoren die de verwerving van goederen en diensten beïnvloeden met als doel het veiligstellen van de huidige en toekomstige behoeftevoorziening en tevens met het doel om een inkoopstrategie te bepalen. Activiteiten die betrekking hebben op het in gebruik nemen van een nieuwe overeenkomst zoals het bekend maken van het contract en de bijbehorende voorwaarden bij de afnemer via managementberichten, intranet en overleggen. De intensiteit van de werkzaamheden wordt bepaald door de omvang/het aantal gebruikers van het contract. Deze dienst is alleen van toepassing indien de klant strategisch en/of tactisch contractmanagement door UBR HIS laat uitvoeren.

7 Strategisch contractmanagement Spendanalyse Bedrijfseconomische analyses Het voortdurend bewaken of de gemaakte strategische keuzes in afgesloten overeenkomsten door beide partijen worden nageleefd en correct zijn of aangepast dienen te worden. Het achteraf meten en analyseren van alle inkoopuitgaven in de categorie. Het analyseren van de verschijnselen die zich binnen organisaties voordoen naar aanleiding van het economisch handelen Een adviesnota op het inkoopjaarplan waarin aandacht voor de dan actuele inzichten over het economisch klimaat. 16 per jaar Na ontvangst inkoopjaarplan: 2 weken Eenmalig als onderdeel van het inkoopjaarplan levert UBR HIS dit als basisdienstverlening. Bij specifieke aanvullende vragen kan dit als maatwerk geleverd worden

8 Product/dienst Omschrijving Resultaat Uren Max. Doorlooptijd Opmerking 6. 1e-lijns Functioneel Beheer DigiInkoop Gebruikers Het ondersteunen van de gebruikers van de Rijksoverheid en de leveranciers van de Rijksoverheid bij vragen of problemen met DigiInkoop. Beantwoorde vragen en opgeloste problemen, waar mogelijk direct via of telefoon. Afhankelijk van aantal en soort meldingen Vastgelegd in Dossier Afspraken Procedures Beheren van stamgegevens en systeeminstellingen Implementatie Het zorgdragen voor de verwerking van mutaties van stamgegevens en systeeminstellingen in DigiInkoop. Het ondersteunen bij de in gebruik name van DigiInkoop. Hierbij wordt geadviseerd over de procesinrichting, wordt op basis van de procesinrichting het systeem ingericht en worden medewerkers opgeleid in het gebruik van DigiInkoop. Actuele, juiste en correcte stamgegevens en systeeminstellinge n voor de correcte uitvoering van inkoopprocessen met DigiInkoop. Een ingericht systeem voor optimale van het inkoopproces en opgeleide medewerkers die optimaal gebruik kunnen maken van DigiInkoop. Afhankelijk van aantal en soort meldingen Vastgelegd in Dossier Afspraken Procedures

9 Product/dienst Omschrijving Opmerking 7. Contractmanagement rijksbrede ICT-contracten Implementatie Contractimplementatie Migratie Deelnemers Periodiek overleg met deelnemers Deelnemersbijeenkomst 1e lijnshelpdesk Contractinformatievoorziening Leveranciersmanagement Periodiek overleg met leveranciers Bewaken marktconformiteit Deelnemers informeren, extranet opzetten, toezien op inrichten van een webshop, rapportages opzetten, bewaken nonconformiteitenlijst, opzetten en inrichten van een benchmark (of andere marktconformiteitstoets). Beoordelen en accorderen van het masterplanmigratie van de leverancier, binnen 15 dagen na inwerkingtreding van overeenkomst. Overleg waarin de toepassing van het contract bij de deelnemer en de ervaringen van de deelnemer ter sprake komen. Een periodiek overleg vindt 1 tot 4 maal per jaar plaats, afhankelijk van de grootte van de deelnemer. Tweemaal per jaar worden deelnemersbijeenkomsten georganiseerd. Tijdens deelnemersbijeenkomsten wordt informatie verstrekt met betrekking tot het contract, de implementatie en worden kennis en ervaringen tussen deelnemers uitgewisseld Alle vragen op het gebied van de overeenkomsten die via de kennisdatabase (extranet en website), en telefoon direct worden beantwoord. Het verspreiden van contractinformatie aan deelnemers via ondermeer boekjes, website en nieuwsbrief Overleg waarvan de frequentie afhankelijk is van de grootte van het contract, de fase van het contract en noodzakelijkheid, waarbij onder meer gesproken wordt over: - aanpassingen en of wijzigingen van de overeenkomst - mogelijke dienstverleningsverbeteringen - marktconformiteit - uitgevoerde en nog uit te voeren audits - rapportages - service levels - leveranciersprestaties - financiën - toepassing van service credits of verbeterplannen - zaken aangaande contractimplementatie. Het bewaken en toetsen van de marktconformiteit van producten, diensten en prijzen/tarieven. Bewaken tarieven Controle of conform de juiste tarieven wordt aangeboden. Benchmarking Optreden als opdrachtgever voor onafhankelijke derde partij die een benchmark uitvoert en het beoordelen van de resulaten van de benchmark. Marktconformiteitsoverleg met leveranciers Periodiek overleg over de resultaten van de marktconformiteitstoetsen en het vastleggen van de eventueel aan te passen prijzen en tarieven. Initiëren Indien blijkt dat er behoefte is aan een verbetering van de dienstverlening

10 Dienstverleningsverbetering (DVV) Beoordelen voorgestelde Dienstverleningsverbetering (DVV) Beoordelen Speciale Diensten Beoordelen rapportages Toezicht op kwaliteitssysteem Initiëren audit Toezicht op onderhoud extranet Algemeen Contractmanagement Opstellen managementrapportages Opstellen adviesrapporten Contractbeheer Escalatiemanagement Escalatiemanagement en deze verbetering past binnen de scope van de aanbesteding, dan kan de leverancier verzocht worden een aanbod te doen deze diensten binnen de werkingssfeer van de overeenkomst te brengen. Accorderen of afwijzen van de door de leverancier opgestelde wijzigingsvoorstellen. Een toets op scope en marktconformiteit maakt onderdeel uit van deze beoordeling. Aangeboden Speciale Diensten of Producten worden getoetst op marktconformiteit en rechtmatigheid. Inhoudelijk beoordelen standaard rapportages van de leverancier en indien daartoe aanleiding bestaat acties ondernemen. Toezien op de aanwezigheid en onderhoud van een deugdelijk kwaliteitssysteem bij de leverancier of een relevant kwaliteitscertificaat. Indien noodzakelijk in overleg met de leverancier een audit laten uitvoeren, conform de bepalingen van het contract. Toezien op het onderhoud door leverancier van een extranet met informatie over de overeenkomst, contactinformatie en een kennisdatabase voor alle deelnemers. Opstellen managementrapportages ten behoeve van deelnemers/opdrachtgevers. Opstellen van adviesrapporten aan opdrachtgevers/ contracteigenaars ter bepaling van verlenging. Vastleggen en bijhouden van contractinformatie. Tevens het bijhouden van alle relevantie communicatie met deelnemers en leveranciers in het CRM systeem. Coördineren en (bege)leiden van escalaties, indien sprake is van een deelnemersoverschrijdend belang en/of er een relatie is met bestuurder(s) en daardoor de noodzaak bestaat bestuurder(s) te informeren. Tevens op verzoek van deelnemers wanneer het betreffende escalatieniveau hiervoor wordt bereikt dat is afgesproken in het DAP (Document Afspraken en Procedures). Webbeheer Webbeheer Onderhouden van de website met voor deelnemers relevante informatie. Decharge Decharge Afsluiten van bestelmogelijkheden, deelnemers informeren, input aanleveren voor nieuwe aanbesteding, Lessons Learned-rapportopstellen.

11 Product/dienst Omschrijving Opmerking 8. Aanvullende dienstverlening Contractmanagement rijksbrede ICT-contracten Centrale migratie coördinatie Centraal coördineren van migratie en uitrol ten behoeve van het bereiken van een optimale afstemming tussen deelnemers en leverancier(s) Begeleiden/uitvoeren Voor één of meerdere deelnemers, op verzoek van deelnemer(s). tevredenheidsonderzoek 2e lijns adhoc verzoeken/vragen Verzoeken en vragen van deelnemers behandelen en verwerken voor zover deze niet tot het basispakket behoren. Adviseur/mediation na escalaties Controle factuur Workshops, masterclasses en trainingen Begeleiden offertetraject, het afsluiten van een NOK Het adviseren rondom escalaties betreft aanvullende dienstverlening indien het contracten betreft die niet door HIS/ICT worden beheerd Het controleren van facturen van leveranciers aan deelnemers (voor zowel door HIS/ICT beheerde als niet-beheerde contracten. Het verzorgen van masterclasses en workshops voor deelnemers en leveranciers resp. het verzorgen van trainingen bij/voor organisatie(onderdelen) Het verzorgen van een offerteaanvraag, de beoordeling van de offertes en het tot stand komen van een nadere overeenkomst. PDC UBR HIS april 2015