V.U.: Gemeente De Panne, Gemeente Koksijde en Stad Nieuwpoort

Transcriptie

1 V.U.: Gemeente De Panne, Gemeente Koksijde en Stad Nieuwpoort

2 Voorwoord Deze infobundel werd samen met de evenementenfiche ontwikkeld om u te steunen bij het organiseren van uw evenement. Fuiven en feesten brengen vaak (grote) groepen mensen samen en vormen soms een bron van overlast: geluid, vervuiling, vandalisme, Als organisator moet u niet alleen hiermee rekening houden maar zijn er nog heel wat wetten, decreten en gemeentelijke regels en voorwaarden waar u zich aan dient te houden. De gemeenten De Panne, Koksijde en Nieuwpoort hebben daarom samen deze infobundel uitgewerkt. Naast een overzicht van uw verplichtingen zal u in de infobundel ook een handige checklist vinden die u als leidraad kunt gebruiken bij de voorbereiding van uw evenement. Uiteraard wordt ook de veiligheid op het evenement niet uit het oog verloren en krijgt u eveneens een overzicht van de gemeentelijke zalen. We hopen dat deze infobundel voor zowel nieuwe als ervaren organisatoren een gids kan zijn Veel feestgenot! Burgemeester Butsraen Gemeente De Panne Burgemeester Vanden Bussche Gemeente Koksijde Burgemeester Crabbe Stad Nieuwpoort

3 Inhoudsopgave Inleiding I. Checklist: Praktisch...p. 4 II. Checklist: Theorie...p.8 1. Evenement...p Evenementenfiche...p Privé/Openbaar...p Privé...p Openbaar...p Voorwaarden per soort evenement...p Geluidsnormen...p Promotie aanvragen/vergunningen alcohol en drugs...p Promotie...p Affiches...p Flyers...p Mobiele reclame...p Internet (website)...p Wegwijzers...p Andere vormen...p Aanvragen gemeentelijk materiaal...p Alcohol en andere drugs...p Alcohol...p Drugs...p Vergunning sterke drank...p Veiligheid en verzekeringen...p Veiligheid...p Safety...p Security...p Inzet stewards...p.16 - Professionele stewards...p.16 - Vrijwillige stewards...p.17 - Combinatie professionele/vrijwillige stewards...p.17 - Reglement...p Weigeren fuifganger...p Subsidie...p Verzekeringen...p Brandverzekering (afstand van verhaal)...p Brand en ontploffing...p Burgerlijke aansprakelijkheid...p Verzekering lichamelijke ongevallen...p Evenementenpolis...p Muziek...p Sabam...p Uitleg...p Tarieven...p.21 3

4 4.2. Billijke Vergoeding...p Uitleg...p Tarieven...p Geluidshinder voorkomen...p Extra...p Opstellen lijst nuttige telefoonnummers...p jaar...p.24 4

5 III. BIJLAGEN...p Locatie...p Tent Openlucht...p Capaciteit Brandveiligheid...p Inname openbaar domein/tijdelijk parkeerverbod...p Gemeentelijke zalen...p De Panne...p Overzicht gemeentelijke zalen...p Huurprijs gemeentelijke zalen...p Koksijde...p Overzicht en huurprijs gemeentelijke zalen...p Nieuwpoort...p Overzicht en huurprijs gemeentelijke zalen...p Gemeentelijk materiaal...p Jeugddiensten...p De Panne...p Reglement uitleendienst...p Overzicht materiaal...p Koksijde...p Reglement uitleendienst...p Overzicht materiaal...p Nieuwpoort...p Technische diensten...p De Panne...p Reglement uitlenen materiaal...p Overzicht materiaal...p Koksijde...p Reglement uitlenen materiaal...p Overzicht materiaal...p Aanvragen materiaal...p Nieuwpoort...p Reglement uitlenen materiaal...p Overzicht materiaal...p Stewards...p Briefing stewards...p Subsidiereglementen...p Lijst noodnummers...p Nuttige contactgegevens...p.75 5

6 Inleiding Onderstaande lijst kan een leidraad zijn voor het organiseren van een evenement in de regio Westkust. De inhoud van de infobundel volgt in grote lijnen de volgorde van de te volgen acties op de checklist. De zalen met hun zaalvoorwaarden, lijst gemeentelijk materiaal,, zijn terug te vinden in bijlage. I. CHECKLIST: Praktisch Naam evenement: Datum: Plaats: Eindverantwoordelijke: Het organiseren van een evenement zoals een fuif, bal, festival, brengt heel wat werk met zich mee voor een organisator, maar daarnaast zijn er ook nog heel wat regels en wetgevingen waarmee hij/zij wordt geconfronteerd. Deze checklist kan een hulpmiddel zijn om het evenement te organiseren. De periodes zijn een richtlijn en kunnen natuurlijk variëren naargelang de grootte en het soort evenement. Wat in vet staat zijn de acties die verplicht zijn, de andere acties zijn vrijblijvende tips. De eerste stappen zijn het zoeken naar een geschikte zaal en datum. Bij het kiezen van een datum is het belangrijk dat er wordt nagegaan of er geen soortgelijke activiteiten op dezelfde dag doorgaan. Hou ook rekening met examenperiodes. Soms kijk je beter eerst uit naar een zaal en zoek je uit welke data er nog vrij zijn. Wat Wie OK 5-6 maanden op voorhand Invullen checklist eindverantwoordelijke PLAATS EVENEMENT Vastleggen zaal Invullen evenementenfiche Wie is er verantwoordelijke bij brand? (Afstand van verhaal) Is het jaartarief DANS betaald (billijke vergoeding) eindverantwoordelijke Vastleggen locatie (openlucht of tent) Vastleggen tent Toestemming gemeentebestuur: invullen evenementenfiche Aanvraag uitzondering geluidsnormen Extra benodigdheden: elektriciteitstoevoer, nadarhekken, frigo s, toog, verwarmingsinstallatie, podiumstukken MUZIEK Zoeken naar geschikte DJ( s) + concrete afspraken (uitbetaling, catering, einduur, genre, verzekering materiaal,..) 6

7 Zoeken naar groepjes + concrete afspraken (zie DJ s) Disco-bar (welk materiaal nodig: technische fiche; opbouw + afbraak) P.A. + lichtinstallatie Voldoen aan de eisen van de locatie Bediening Opbouw en afbraak SPONSORING Sponsordossier opstellen (uitleg project, wat kan je bieden, wat krijgen ze voor welke prijs, ) Grote sponsors zoeken Begroting opstellen met geplande uitgaven en verwachte inkomsten Aanvraag registratienummer affichetaks 4 maanden op voorhand Kleine sponsors (< 250 ) zoeken Ontwerpen publiciteit: Affiches (datum, plaats, prijs, aanvangsuur) Toegangskaarten Flyers (vermelden: Verboden op de openbare weg te werpen) Contacteren Voorverkoop Offerte drukwerk Promotieplan opstellen 3 maanden op voorhand Drukwerk naar drukker: affiches, toegangskaarten, folders, Afhalen + verdelen drukwerk Aanvraag gemeentelijk materiaal: tafels, stoelen, podium, nadars, Bestellingen drank en snacks, bekers, glazen, tapinstallatie, extra frigo s, Contacteren medewerkers Verdeling affiches cafés, winkels,.. Aanvraag stadsaanplakking (wildplakken is verboden) Aanvraag publiciteit langs de weg (aanvraag aan gemeente of provincie indien gewestweg). Start uitvoering promotieplan (mails, website, pers, ) Zoektocht naar vrijwillige en/of professionele stewards (voor persoonscontrole) 7

8 Verdere uitvoering promotieplan Affiches op plaatsen waar doelgroep komt of openbare plakplaatsen Flyers verdelen op andere (gelijkaardige) evenementen Verdelen van de kaarten in voorverkoop Medewerkers V.V.K.-verantwoordelijke Algemene zoektocht medewerkers (aantal) Uitvoeren afspraken groep/dj( s) Reservering overnachtingsplaats 2 maanden op voorhand Zoektocht kok, catering of reserveren restaurant Afsluiten verzekeringen: Burgerlijke Aansprakelijkheid voor het evenement Brandverzekering gebouw, tent (indien nodig) Verzekering materiaal Verzekering medewerkers All Riskverzekering (tip: evenementenpolis) Buren inlichten bij tent- of openluchtfuif Contacten eetstandjes SABAM + billijke vergoeding 1 maand op voorhand Lijst strooiplaatsen Promotieplan: Bekendmaking via jeugdagenda, cultuuragenda, Verdeling flyers Tweede plakronde Opvolging voorverkoop Promotieplan: Persartikel indienen (laatste) plak- en flyerronde 3 weken op voorhand Opstellen taakverdeling + opkuis Opstellen lijst nuttige telefoonnummers Noodplan opstellen (hoe reageren bij welke problemen + verantwoordelijke) Hercontactering van de groep(en), dj( s) Minder dan 1 week op voorhand 8

9 Klaarzetten zaal/parking Uithangen wegwijzers (toelating gemeenten) Opbouw tent/fuifterrein Herhaling verwittiging buurtbewoners Ophalen en afrekenen voorverkoop Briefing medewerkers met laatste afspraken Aanvullen lijst nuttige telefoonnummers Wisselgeld halen Klein barmateriaal voorzien Ophalen: dicobar, lichtinstallatie, ander materiaal (indien niet geleverd) Klein materiaal: bekers, afwasmiddel, vuilniszakken, bonnetjes, stempels, kassa, Overzichtelijke taaklijsten ophangen Opruimen: zaal Omgeving (wegwijzers) Affiches/borden Na het evenement Betalen facturen (zaal, dj( s), groep(en), installatie, podium, nadars, tent, PA, drank,event. schade, tapinstallatie, drukwerk, SABAM, ) Terugbrengen allerhande materiaal Financieel verslag Bedankingen Evaluatie VVK- verantwoordelijke Alle medewerkers 9

10 II. Checklist: Theorie Hieronder kan je de theorie terugvinden van de onderwerpen die in de checklist aan bod kwamen en waar er wettelijke bepalingen rond bestaan. De verschillende onderwerpen volgen in grote lijnen de volgorde van de checklist. 1. Evenement 1.1.Evenementenfiche Het doel van de evenementenfiche is de administratie voor het organiseren van een evenement verminderen en gemakkelijker maken voor alle partijen. Het vroegere veiligheidsprotocol, zaalaanvraag, aanvraag uitzonderingen, zijn nu in één document, de evenementenfiche, verzameld. Dit zorgt eveneens voor een betere infodoorstroming. De evenementenfiche is een invuldocument voor iedereen die een fuif, bal of festival wil organiseren. Bijgevoegd zitten enkele belangrijke formulieren. Elke organisator moet nagaan of die moeten worden ingevuld, opgestuurd en/of betaald(vb. SABAM). De ingevulde fiche moet aan het college van burgemeester en schepenen bezorgd worden. De evenementenfiche wordt naar verschillende diensten gestuurd voor advies. Wanneer de fiche volledig wordt goedgekeurd, gebeurt de definitieve toewijzing van de zaal. 1.2.Privé/openbaar Hieronder wordt het verschil tussen evenementen met een privé of een openbaar karakter uitgelegd Privé Er is sprake van een evenement met privé-karakter wanneer de toegang enkel wordt verschaft aan de mensen die kunnen bewijzen dat ze op de één of andere manier verbonden zijn aan de uitnodiging van de organisator. De organisator kan bezoekers weigeren. De bezoekers worden dus persoonlijk uitgenodigd of hebben een band met bezoekers die persoonlijk worden uitgenodigd (familie, vriendenkring, vereniging). Bij privé-evenementen wordt privé duidelijk geafficheerd. Zo n evenement kan zowel op een gemeentelijke als op een particuliere locatie plaatsvinden. Vb. trouwfeest, verjaardagsfuif, feest van een vereniging Sabam en Billijke Vergoeding moeten betaald worden wanneer de genodigden niet tot de familiale kring behoren. De familiale kring moet strikt geïnterpreteerd worden als de kring gevormd door de familie. Vb. Voor een privé-verjaardagsfeestje met vrienden is de organisator verplicht om Sabam en Billijke Vergoeding te betalen Openbaar Een evenement met openbaar karakter is voor iedereen toegankelijk, eventueel door betaling van toegangsgeld of door de aanschaf van een lidkaart. Ook zo n evenement kan zowel op een gemeentelijke als op een particuliere locatie plaatsvinden. Vb. fuif, festival 10

11 1.3.Voorwaarden per soort evenement In de Westkust (de gemeentes De Panne-Koksijde-Nieuwpoort) worden evenementen in een aantal categorieën verdeeld met elk zijn voorwaarden en/of regels. De evenementen worden ingedeeld naargelang de soort muziek. Wanneer er live muziek wordt gebracht, is er sprake van live concerten, optredens of festivals. Bij opgenomen muziek horen de fuiven, bals, gala s,. Om het te vergemakkelijken, gebruiken we hieronder vier categorieën: fuiven (waaronder gala s, bals), optredens (waaronder: concerten), festivals en andere evenementen. Fuiven Privé-zaal Privé-gebruik (Zie punt 1.2.) Hier worden geen extra regels opgelegd. Openbaar (Zie punt 1.2.) Als de organisator contact opneemt met de conflictbemiddelaars of de politie, wordt de organisator gevraagd zich te houden aan de regels van een fuif in een gemeentelijke zaal. Gemeentelijke zaal Hier kan de burgemeester, van de gemeente waar de fuif doorgaat, en/of politie enkele regels opleggen opdat de fuif zou mogen doorgaan. In De Panne-Koksijde-Nieuwpoort worden volgende regels opgelegd: 1) Afhankelijk van de grootte van de zaal en de zaalkeuze wordt er een aantal stewards (vrijwillige of professionele) opgelegd. (zie punt 2.2.) 2) sluitingsuur = 3u 3) geen gebruik van glas/blik 4) geen sterke drank (zie ) Als de organisator een uitzondering wenst op deze regels kan hij/zij zich wenden tot de burgemeester van de gemeente waar de fuif plaatsvindt of de hoofdcommissaris van de politie. Dit kan ook aangevraagd worden via de evenementenfiche Politie De Panne Hoofdcommissaris Paelinck Burgemeester Butsraen Zeelaan 48 Zeelaan Koksijde 8660 De Panne 058/ / Koksijde Nieuwpoort Burgemeester Vanden Bussche Burgemeester Crabbe Zeelaan 303 Marktplein Koksijde 8620 Nieuwpoort 058/ / Openluchtfuif Voor een openluchtfuif met openbaar karakter gelden dezelfde regels als die van een fuif in een gemeentelijke zaal, uitgezonderd het sluitingsuur die niet op voorhand is bepaald. Bij fuiven die plaatsvinden in openlucht, moet de organisator toelating vragen aan de burgemeester. 11

12 Tent Voor een fuif in een tent, die plaatsvindt op het openbaar domein 1, gelden dezelfde regels als de fuiven die worden georganiseerd in openlucht. Optredens Het optreden van een deejay wordt niet beschouwd als live muziek. De regels die bij een fuif worden opgelegd, gelden niet bij een optreden tenzij er vanuit de bestuurlijke overheid extra maatregelen worden opgelegd. Festivals Voor de organisatie van een festival binnen de gemeenten De Panne, Koksijde, Nieuwpoort, dient men toelating te vragen aan het college van burgemeester en schepenen. Ook moet er voldoende rekening gehouden worden met het luik veiligheid. Hiervoor kan men op voorhand een draaiboek maken waar alle aspecten van de organisatie in opgenomen zijn. Andere evenementen Hierbij worden alle evenementen bedoeld die niet behoren bij een fuif, optreden of festival. Hier moet er voldaan worden aan de voorwaarden van de zaal beschreven in het huurcontract en eventuele andere voorwaarden opgelegd door het college van burgemeester en schepenen. 1.4.Geluidsnormen Er bestaan enkele wetten en regels in verband met geluid waar de organisator rekening moet mee houden bij het plaatsvinden van een evenement. Verstoring van de nachtrust: Lawaai van bezoekers, nachtrumoer of nachtgerucht valt onder het strafwetboek. Wanneer de nachtrust van de omwonenden wordt verstoord, kan de politie tussenkomen. Niet-ingedeelde inrichtingen: Dit zijn inrichtingen die niet onder de VLAREM-wetgeving 2 vallen. De organisatoren van evenementen die hieronder plaatsvinden, moeten niet beschikken over een milieuvergunning. Hieronder vallen: fuiven in zalen of openbaar domein waar occasioneel gedanst wordt (12 x per jaar met een maximum van 2 per maand, vb. Witte Burg in Koksijde), openluchtfuiven en fuiven in tenten. In de inrichting geldt de geluidsbeperking van 90dB(A) 3. Het geluidsniveau wordt gemeten in het lokaal of gebouw, met gesloten deuren en vensters. Het geluidsniveau in de buurt mag niet hoger zijn dan bepaalde niveaus van gemeten achtergrondgeluidsniveaus. De inrichtingen moeten zo ingericht zijn, dat het geluidsniveau gemeten in de buurt: 1 niet hoger is dan 5dB(A) boven het achtergrondgeluidsniveau, indien dit lager is dan 30 db(a); 2 niet hoger is dan 35dB(A) indien het achtergrondgeluidsniveau ligt 1 Openbaar domein: pleinen, parken, straat, 2 Vlarem: Vlaams Reglement voor Milieu: zie op voor meer informatie 3 db(a): Decibel A-gewogen = de eenheid waarin de sterkte van het geluid meestal wordt weergegeven. 12

13 tussen de 30 en 35 db(a); 3 niet hoger is dan het achtergrondgeluidsniveau indien dit hoger is dan 35 db(a) Ingedeelde inrichtingen: Dit zijn inrichtingen die onder de VLAREM-wetgeving vallen en dus beschikken over een milieuvergunning. De geluidsnorm staat opgenomen in de milieuvergunning. 2. Promotie aanvragen/vergunningen alcohol en drugs 2.1. Promotie De promotie van het evenement kan op heel veel verschillende manieren. Hieronder komen een aantal mogelijkheden aan bod. Bij deze promotiekanalen zijn er enkele wettelijke bepalingen waar de organisator zich moet aan houden. Onderstaand zijn deze bepalingen (in vet getypt), samen met enkele tips, terug te vinden Affiches Wat staat er best op een affiche: - wat - wanneer (datum-aanvangsuur) - waar (zaal-gemeente) - deejay-groepen - organisator-vereniging - toegangsprijzen (VVK-ADD) - sponsors - verantwoordelijke uitgever (domicilieadres) Voorwaarden verantwoordelijke uitgever: meerderjarig, wonen op Belgisch grondgebied. Aanplakborden Door de gemeentebesturen zijn er aanplakborden aangebracht. Een gedeelte van de borden zijn voorbehouden voor de gemeentediensten. Het overige gedeelte is bestemd voor publiek. De gedeelten zijn aangeduid door: voorbehouden voor gemeentediensten en openbaar aanplakbord. De affiches mogen niet zelf worden opgehangen. In De Panne, Koksijde en Nieuwpoort moeten de affiches (A4 formaat en geplooid) aan de balie van de Dienst Toerisme afgegeven worden. De affiches worden daarna door de gemeentelijke diensten opgehangen worden. Het overplakken of verwijderen van affiches mag enkel gebeuren door de technische dienst van de gemeente. Het is verboden affiches op of langs de openbare weg staande bouwwerken, verkeer- of verlichtingspalen of alle andere voorwerpen waarop kan geplakt worden, aan te brengen. Affiches en borden langs openbare weg Het is strafbaar om zomaar affiches en/of borden langs de openbare weg te plaatsen. Hiervoor moet toelating gevraagd worden. Voor een gemeenteweg is in de gemeenten De Panne en Koksijde toestemming nodig van het college van Burgemeester en schepenen. In Koksijde wordt de aanvraag best opgestuurd naar de Technische Dienst Stedenbouw. (Daman Julienne/Mireille Dedecker) Technische Dienst Tel.:058/

14 Stedenbouw Zeelaan Koksijde In Nieuwpoort is het verboden om affiches en borden langs gemeentewegen te plaatsen of in te planten. Voor een gewestweg is er toestemming nodig van de provinciale dienst Bruggen en Wegen Bruggen en Wegen Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Afdeling wegen - West- Vlaanderen Markt Brugge Tel.:050/ Fax: 050/ wegen.wvl@lin.vlaanderen.be Zegeltaks Alle affiches die kleiner zijn dan één vierkante meter (A3- en A2-affiches) zijn sinds 1 januari 2007 vrijgesteld van aanplakkingtaks Flyers Wat staat er best op een flyer: - wat - wanneer (datum-aanvangsuur) - waar (zaal-gemeente) - deejay-groepen - organisator-vereniging - toegangsprijzen (VVK-ADD) - sponsors - verboden op de openbare weg te gooien - verantwoordelijke uitgever (domicilieadres) Voorwaarden verantwoordelijke uitgever: meerderjarig, wonen op Belgisch grondgebied. Mogelijke plaatsen om te verspreiden Fuiven en andere evenementen, café s, scholen, waar de doelgroep van het organiserende evenement vaak komt. Hiervoor dient toelating gevraagd worden aan de eigenaar van de locatie of organisator van het evenement waar de flyers verspreid worden. In Nieuwpoort is het verboden om flyers in leegstaande panden of op andere plaatsen dan de brievenbus achter te laten Mobiele reclame Onder mobiele reclame kunnen er twee soorten ondergebracht worden: 1. Reclame op auto s of aanhangwagens Dit soort promotie kan zowel rondrijden als op parkings of langs drukke wegen geplaatst worden. Hier zijn geen aanvragen of vergunningen voor nodig. 2. Geluidswagen. Om gebruik te maken van een geluidswagen, moet je op voorhand schriftelijke toelating vragen aan het college van burgemeester en schepenen (specifieke voorwaarden in politiereglement) 14

15 Ook dient de toelating gevraagd te worden aan SABAM. Er bestaat een dag en maandtarief deze zijn na te vragen bij SABAM. Indien er vooraf geen aanvraag werd gedaan bij hen, dan dient er een toeslag van 30% te worden betaald bovenop het bedrag. Specifiek voor de gemeente De Panne moet er een schriftelijke toelating verkregen worden van het college van burgemeester en schepenen alvorens met een reclamevoertuig of aanhangwagen met een reclameconstructie op het grondgebied van de gemeente rond te rijden. Deze toelating wordt pas verkregen na het storten van de verschuldigde gemeentebelasting. Luidsprekers of andere geluidsversterkende apparatuur is verboden tenzij het college van burgemeester en schepenen hier de toestemming voor geeft Internet Internet is de laatste jaren een belangrijk communicatiemiddel geworden tussen jongeren en kan zeker gebruikt worden als promotiemiddel. Via internet kan een organisatie op een efficiënte en goedkope manier promotie maken voor zijn evenement. Een groot adressenbestand van adressen van jongeren kan hierbij een handig instrument zijn. Jongeren kunnen deze mail ook naar elkaar doorsturen. Er bestaan ook sites waar er affiches of reclame van het evenement geplaatst kunnen worden Wegwijzers Bij het plaatsen van wegwijzers is het zeer belangrijk dat de tijdelijke wegwijzers zichtbaar zijn vanaf de openbare weg. Er dient een toestemming te worden gevraagd aan het College van Burgemeester en Schepenen van de gemeente waar je de wegwijzers wil plaatsen. Voor het plaatsen van wijzers op gewestwegen dient de organisator de toestemming te vragen aan de provinciale afdeling wegen van het Ministerie van het Vlaams Gewest. Deze partijen zullen de toelating geven en de eventuele voorwaarden waaraan dient te worden voldaan (grootte, plaatsen en richtlijnen voor het plaatsen van de borden). Bruggen en Wegen Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Afdeling wegen - West- Vlaanderen Markt Brugge Tel.:050/ Fax: 050/ wegen.wvl@lin.vlaanderen.be Andere vormen Er zijn natuurlijk nog heel wat andere mogelijkheden om een evenement in de kijker te zetten. Voorbeelden hiervan zijn onder andere: stickers, balpennen, aanstekers, De pers is ook een mogelijk kanaal om het evenement aan een groot publiek kenbaar te maken. Dit kan door middel van een persbericht in kranten of een radiospot Aanvragen gemeentelijk materiaal Elke gemeente beschikt over gemeentelijk materiaal, ook twee jeugddiensten beschikken over materiaal dat kan worden uitgeleend. Het reglement, aanvraagprocedure en het aan te vragen materiaal is terug te vinden in de bijlagen (III Bijlagen, 2 Gemeentelijk materiaal, blz. 79.) 15

16 2.3. Alcohol en andere drugs Alcohol Bij fuiven hoort nu eenmaal alcohol, toch zijn er enkele wettelijke voorschriften waaraan de organisator zich dient te houden. Een organisator is strafbaar bij: - Het schenken van alcoholische drank aan iemand die kennelijk al dronken is - Het schenken van alcoholische drank aan jongeren -16 jaar - Het verstrekken van sterke drank aan jongeren -18 jaar Sterke dranken worden niet onderscheiden van gewone alcoholische dranken volgens het alcoholpercentage, maar het proces van het maken speelt een rol. De bereiding van alcoholische dranken gebeurt via gisting of distillatie. De gegiste dranken zoals bier en wijn, maar ook porto, sherry, martini en schuimwijnen zijn de gewone alcoholische dranken Onder sterke dranken worden alle dranken verstaan die gedistilleerd worden, vanaf 1,2% volume alcohol. Vb. Bacardi breezer, whisky, jenever, ricard, Drugs Het gebruik van drugs is verboden, dus ook op fuiven. Wie gebruikt of drugs op zak heeft is strafbaar. Ook een organisator kan verantwoordelijk gesteld worden wanneer er op zijn evenement drugs gebruikt wordt en de politie dit vaststelt. Indien de organisator wil vermijden dat hij verantwoordelijk wordt gesteld, licht hij best de politie in bij het opmerken van bezoekers die drugs gebruiken en/of dealen. VAD 4 geeft tips hoe een organisator preventief met alcohol en andere drugs op zijn evenement kan omgaan. Download gratis de Partywise feestwijzer Vergunning sterke drank Voor het schenken van sterke drank moet de organisator over een vergunning beschikken. In de gemeenten De Panne-Koksijde-Nieuwpoort moet er voor het schenken van sterke dranken op fuiven eveneens een uitzondering aangevraagd worden aan het college van burgemeester en schepenen. Dit kan via de evenementenfiche. Uitzondering hierop: Organisatoren van evenementen met een privé-karakter moeten geen vergunningen aanvragen aangezien alles wat in de thuissituatie toegelaten is, ook op dat evenement kan ongeacht de locatie. Vb. Vergunning sterke drank hoeft niet voor privé-evenementen. Voor de vergunningen van sterke drank, moet de organisator zich wenden tot de dienst bevolking van de gemeente waar het evenement plaatsvindt. De Panne Koksijde Nieuwpoort Dienst Bevolking Dienst Bevolking Dienst Bevolking Loket 3 afd. Burgerzaken Marktplein 7 Zeelaan 21 Zeelaan Nieuwpoort 8660 De Panne 8670 Koksijde 058/ / / VAD: Vereniging voor Alcohol en andere Drugproblemen. Zie ook partywise voor tips ivm veilig uitgaan

17 3. Veiligheid en verzekeringen 3.1. Veiligheid Bij het organiseren van evenementen kan een organisator met twee soorten veiligheidsaspecten geconfronteerd worden. De eerste soort is alles wat met safety te maken heeft: brandveiligheid, EHBO, Onder de tweede soort valt alles wat te maken heeft met security: bestrijden van overlast, geweld, verstoring van de openbare orde, Deze twee soorten veiligheidsaspecten worden in onderstaande tekst verder uitgelegd Safety 6 Brandveiligheid, EHBO, lijst noodnummers (Zie: III Bijlagen, 4. Lijst Noodnummers, blz. 98) zijn thema s die horen bij het onderdeel safety. Dit zijn allemaal veiligheidsmaatregelen die een organisator kan nemen om het evenement op een vlotte en veilige manier te laten verlopen. Brandveiligheid Onder dit thema zijn onder andere de nooduitgangen van belang. De algemene regel is dat er 1 meter nooduitgang moet worden voorzien per 100 bezoekers. De nooduitgangen moeten altijd vrijgehouden worden, hiervoor mag geen bar, podium, worden opgesteld. Indien de dansruimte wordt afgeschermd met behulp van nadars, moeten deze voor de nooduitgangen losgemaakt worden. Hou als organisator ook rekening met de maximumcapaciteit van de zaal. In geval van brand, wordt de organisator verantwoordelijk gesteld indien de capaciteit van de locatie overschreden wordt. (Zie ook punt III Bijlagen Capaciteit brandveiligheid, blz. 32 ). De algemene regel is 2 bezoekers per vierkante meter dansruimte. De capaciteiten van de gemeentelijke zalen, kan teruggevonden worden onder III Bijlagen 1.2. Gemeentelijke zalen, blz. 34. EHBO Organisatoren die aandacht hebben voor safety 7 op hun evenement kunnen een EHBO-koffer voorzien. Voor grotere evenementen kan het Rode Kruis of Vlaams Kruis ingeschakeld worden met een medische post op de locatie. Rode Kruis West-Vlaanderen Dirk Martensstraat St- Andries Tel.: 050/ Fax: 050/ westvlaanderen@redcross.fl.be Het Vlaamse Kruis West- Vlaanderen Zonnebeekseweg Ieper Tel.: 057/ westvlaanderen@hvk.be Security Voor de fuiven die doorgaan binnen de gemeenten De Panne-Koksijde-Nieuwpoort wordt de regel opgelegd om met vrijwillige en/of professionele stewards te werken. De grootte van de zaal, zaal-openlucht, gemeente, bepaalt hoeveel stewards er moeten worden ingezet. Hoe deze regel in zijn werk gaat, wordt in het volgende punt verduidelijkt. 6 Voor meer informatie over dit onderwerp zie ook 7 Het is tevens mogelijk om een vorming EHBDu te volgen via VAD. Daarin wordt uitgelegd hoe er kan omgegaan worden met alcohol of drugsintoxicaties tijdens een evenement. 17

18 Alle stewards vallen onder de wet tot regeling van de private en bijzondere veiligheid. De wet is van toepassing op alle mensen die de uitdrukkelijke opdracht hebben met personencontrole bezig te zijn. De wet definieert persoonscontrole als volgt: het toezicht op en controle van personen met het oog op het verzekeren van de veiligheid op al dan niet voor publiek toegankelijke plaatsen. Persoonscontrole omvat volgende taken: - Toegangscontrole (Dit dient aan de ingang te gebeuren. Eens de persoon binnen is, kan je deze niet met geweld buiten zetten.) om te voorkomen dat personen voor het publiek gevaarlijke voorwerpen binnenbrengen. - Het vrijhouden van doorgangen of nooduitgangen en het publiek weghouden van verboden zones. - Kanalisatie en controle van het publiek om confrontaties te voorkomen of diefstal en vandalisme te voorkomen of personen te beschermen Inzet stewards De gemeente kan opleggen om te werken met professionele of vrijwillige stewards. Ook kan er gewerkt worden met de combinatie van professionele en vrijwillige stewards. - Professionele stewards 8 Uitleg Professionele stewards zijn bewakingsagenten die in dienst zijn bij een erkend securitybedrijf. Dit houdt in dat ze erkend zijn door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en beschikken over een erkenningsnummer. Alle erkende securitybedrijven met hun contactgegevens en specialiteiten zijn terug te vinden op de website Professionele stewards kunnen beschikken over verschillende bevoegdheden. Voor een fuif is het van belang dat ze persoonscontrole mogen uitvoeren. (Andere taken zijn: geldtransport, bewaking van goederen, bewaking van personen). Inzet professionele stewards Voorwaarden inzet professionele stewards: 1) De firma moet een erkend securitybedrijf zijn (zie 2) Dit moet gemeld worden aan de burgemeester en hij/zij kan dit weigeren 3) Het erkenningsnummer + aantal + ondertekend contract moet overgemaakt worden aan de gemeente samen met de evenementenfiche. Bevoegdheden Als de bevoegdheden met betrekking tot persoonscontrole van een professionele steward vergeleken worden met die van een vrijwillige steward, zijn er weinig verschillen. Beiden zijn ze belast met de taak persoonscontrole. In bepaalde gevallen en onder strikte voorwaarden kunnen professionele stewards een oppervlakkige controle van kledij en handbagage uitvoeren, maar hiervoor moet de burgemeester uitdrukkelijk zijn toestemming geven. Deze fouille kan enkel doorgaan wanneer er een aanwijzing is van gevaar voor de openbare orde of veiligheid. 8 Vrij naar: Omzendbrief betreffende de toepassing van de wet van 10 april 1990 op de bewakingsondernemingen, de beveiligingsondernemingen en de interne bewakingsdiensten. 18

19 Kostprijs Aan de inzet van professionele stewards hangt een prijskaartje vast. De meeste securitybedrijven werken met een tarief per uur per steward. Een deel van de kostprijs van de professionele stewards kan worden teruggevorderd via subsidies binnen de gemeenten Koksijde en Nieuwpoort. ( Zie II Checklist: Theorie, Subsidie, blz. 25). - Vrijwillige stewards Vrijwillige stewards zijn leden van de eigen vereniging. De voorwaarden om als vrijwillige steward te mogen staan: 1) Lid van de Europese Unie 2) +18jaar, als hoofdsteward moet men de leeftijd van 21 jaar bereikt hebben 3) Laatste 5 jaar geen lid geweest van politie De namen, adressen en geboortedata van de stewards moeten worden doorgegeven via de evenementenfiche. De politie controleert de kandidaat-stewards. Als vrijwillige stewards op een fuif worden ingezet moeten deze duidelijk te onderscheiden zijn als steward. Aan de voor- en achterkant moeten bezoekers ze kunnen herkennen door steward die op de kledij leesbaar is. Wanneer men als vrijwillige steward op een fuif staat, kan men tegelijkertijd geen andere functies uitvoeren. Om die reden wordt er onder andere door wet verboden om als organisator van de fuif jezelf in te zetten als steward. De steward heeft een algemene toezichtfunctie, die niet te combineren valt met andere taken op de fuif zoals bonnetjes verkopen, drank uitschenken, Vrijwillige stewards doen dit uiteraard op vrijwillige basis en dus ook gratis, maar ook sporadisch (3-4 keer per jaar). - Combinatie professionele en vrijwillige stewards Ook de combinatie van inzet van stewards is mogelijk. Enkel dient erop gelet te worden dat de taken van de vrijwillige en professionele stewards duidelijk gescheiden zijn, dit betekent dat je geen vrijwillige en professionele steward kan samen laten staan. - Reglement Er wordt een onderscheid gemaakt tussen kleine en grote evenementen om de inzet van stewards te bepalen. Inzet stewards op kleine evenementen (-800 fuifgangers) Criteria: - aantal stewards afhankelijk van de oppervlakte van de zaal - organisator mag altijd meer vrijwillige stewards inzetten - organisator mag zelf kiezen om te werken met professionele stewards Oppervlakte zaal Minimum aantal (verplicht) Aangeraden (Tip) > 200 m² m² m² m²

20 Inzet stewards op grote evenementen (+800 fuifgangers) Criteria: - fuiven en feesten waarbij er meer dan 800 fuifgangers op afkomen - zalen waarbij de effectieve fuifruimte een minimum oppervlakte van 800 m² heeft en waarbij 1 fuifganger per m² wordt gerekend. Uitgangspositie inzet stewards vanaf 800 personen 4 professionele stewards + 4 vrijwillige stewards (of 6 + 0) per 200 extra fuifgangers: 1 vrijwilliger extra per 400 extra fuifgangers: 1 professional extra vb fuif van 1600 fuifgangers o basisaantal voor 800 = 4 professionals + 4 vrijwilligers o 800:200 = 4 extra vrijwilligers o 800:400 = 2 extra professionals o Totaal= 6 professionals + 8 vrijwilligers Inzet professionele stewards De Panne: Inzet professionele stewards wordt in de gemeente De Panne niet verplicht, maar kan wel opgelegd worden in bepaalde gevallen. Koksijde + Nieuwpoort: Inzet professionele stewards is in de gemeenten Koksijde en Nieuwpoort verplicht bij een capaciteit van meer dan 800 man. Tenten in Koksijde en Nieuwpoort worden aanzien als grote fuiven en dus verplichte inzet professionele stewards. In De Panne is dit niet zo. In sommige zalen worden professionele stewards opgelegd, zonder rekening te houden met de regel Weigeren bezoeker evenement Een organisator kan niet zomaar iemand de toegang tot zijn evenement verbieden. Er moet een geldig argument zijn zoals: - overdreven alcoholgebruik - bezit, verkoop of gebruik van drugs - onaangepaste kledij (moet wel op affiches vermeld staan!) - wapenbezit - het lastig vallen van andere bezoekers - het plegen van geweld Indien de organisator een persoon de toegang weigert met een geldig argument en deze persoon kan toch op een of andere manier naar binnen, mag deze persoon niet met geweld buitengezet worden. Mocht deze persoon voor problemen zorgen, moet de organisator de politie verwittigen Subsidie In de gemeentes Koksijde en Nieuwpoort kan je als organisator verplicht worden te werken met professionele stewards. Omdat hier een prijskaartje aan vast hangt zijn de gemeenten bereid om de organisator tegemoet te komen via subsidies. In de gemeente De Panne bestaat er geen mogelijkheid om subsidies te verkrijgen bij de inzet van professionele stewards. 20

21 De aanvraag voor de subsidie van professionele stewards wordt gedaan via de evenementenfiche. De aanvraag van subsidies moet worden aangekruist. Voor de goedkeuring van de subsidie dient er ook een kopie van het contract met een erkende bewakingsfirma meegegeven worden. (Zie: III Bijlagen, 3.2. Subsidiereglementen, blz. 96) 3.2. Verzekeringen Bij de organisatie van een evenement komt er heel wat kijken. Een ongeluk is soms niet afhankelijk van de kwaliteit van de organisatie, verzekeringen zijn één van de zaken waar de organisator best eens bij stilstaat. Hieronder worden verschillende verzekeringen uitgelegd die interessant kunnen zijn bij de organisatie van een evenement Brandverzekering (afstand van verhaal) Deze verzekering zorgt in de meeste gevallen voor de waarborg van het gebouw en de inboedel. Via de brandverzekering kan de schade vergoed worden door brand, water, storm, bliksem, Als huurder van een zaal/tent wordt je verantwoordelijk gesteld voor het goed dat je huurt. Bij het beëindigen van de activiteit dien je de zaal/tent in de oorspronkelijke staat aan de eigenaar terug te bezorgen. Indien er tijdens de huurperiode schade is ontstaan door brand,, dan draait de organisator op voor de schade. Als de eigenaar over een brandverzekering beschikt waarin de clausule afstand van verhaal werd opgenomen, moet de huurder zelf geen brandverzekering afsluiten. De brandpolis van de eigenaar spreekt dan wanneer brand enzoverder ontstaat. Wat wel nog belangrijk is hierbij is dat de huurder nog een verzekering moet afsluiten voor zijn eigen inboedel. Indien de eigenaar geen afstand van verhaal doet, is het aangeraden om als huurder een brandverzekering af te sluiten. Voor de zalen van de gemeente Koksijde is er afstand van verhaal. Voor de zalen Vismijn en Paviljoen van stad Nieuwpoort is er afstand van verhaal, voor de overige zalen niet. In de gemeente De Panne is er geen afstand van verhaal. Voor fuiven of feesten die plaatsvinden in een gehuurde tent, is de verhuurder verzekerd tegen brand en is er in de meeste gevallen afstand van verhaal. Voor alle zekerheid is het aangewezen om als organisator dit bij de huurfirma zelf eens na te vragen Brand en ontploffing Deze verzekering is in het leven geroepen omdat bij brand en ontploffing de oorzaak soms moeilijk te achterhalen is. Om die reden is er sprake van een objectieve aansprakelijkheid, foutloze aansprakelijkheid waarbij bedoeld wordt dat de aansprakelijkheid kan opgelopen worden, zonder dat hem of haar een fout kan verweten worden. Het bewijs dat de schade het gevolg is van de brand of ontploffing volstaat om de eigenaar aansprakelijk te stellen Burgerlijke aansprakelijkheid 21

22 De gemeenten De Panne, Koksijde en Nieuwpoort raden de organisator sterk aan dat hij/zij een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor het evenement afsluit. De schade die de verzekerden naar aanleiding van een evenement zouden kunnen veroorzaken aan andere personen of goederen wordt door deze verzekering gedekt. Enkel de schade waarvoor de organisatie aansprakelijk gesteld kan worden, wordt verzekerd. De vereniging die het evenement organiseert kan al over een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid beschikken. Hierbij is het belangrijk te onthouden dat de activiteiten die buiten de gewone werking van de vereniging vallen, soms niet door diezelfde verzekering gedekt worden. Dit wordt best op voorhand nagegaan. Vb. Een schaakclub die voor inkomsten een fuif organiseert. Hier zal de verzekering burgerlijke aansprakelijkheid van de schaakclub wellicht niet gelden voor schade die verricht worden aan derden of goederen voor, tijdens of na de fuif. Sinds 2007 zijn gestructureerde organisaties 9 burgerrechterlijk aansprakelijk voor de schade die medewerkers/vrijwilligers toebrengen aan derden. Een vrijwilliger blijft zelf aansprakelijk wanneer hij schade veroorzaakt door bedrog, een zware fout of een herhaaldelijke lichte fout. Daarnaast geldt er ook een verzekeringsplicht en moeten gestructureerde verenigingen een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten voor elke vrijwilliger/medewerker. Voor niet-gestructureerde verenigingen 10 is iedereen zelf aansprakelijk voor wat hij of zij doet. Deze verenigingen zijn niet verplicht om een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af te sluiten, maar gezien de risico s die gepaard gaan met het organiseren van een evenement is het sterk aangeraden om toch een verzekering af te sluiten Verzekering lichamelijke ongevallen Voor het organiseren van een evenement zijn er heel wat medewerkers nodig. Zowel bij de opbouw, het evenement zelf als de afbraak van een evenement kan een medewerker een letsel oplopen. Het letsel van de medewerker wordt niet door de verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid gedekt aangezien hij deel uitmaakt van de organisatie, deze verzekering staat enkel borg voor schade aan derden. Indien de organisator verkiest om ook zijn medewerkers te verzekeren tegen lichamelijke ongevallen, dient hij hiervoor een aparte verzekering aan te gaan. Met de verzekering lichamelijke ongevallen worden zowel de organisator als de medewerkers verzekerd voor fysische problemen veroorzaakt door een ongeval bij de opbouw, de deelname (juist begrip?) en de afbraak van het evenement. Binnen de verzekering lichamelijke ongevallen bestaan er verschillende categorieën. Er kan geopteerd worden om de medewerkers te verzekeren voor de terugbetaling van de medische kosten, een kapitaal bij bestendige invaliditeit of een kapitaal bij overlijden. Bij het afsluiten van deze verzekering dient het aantal medewerkers worden doorgegeven Evenementenpolis Bij sommige verzekeringskantoren bestaat er een evenementenpolis. Dat is een verzekering die de vorige verzekeringen bundelt in één polis. Zowel Burgelijke aansprakelijkheid als brand en ontploffing als verzekering lichamelijke ongevallen als rechtsbijstand zijn gebundeld in deze evenementenpolis. Deze formule wordt ten sterkste aangeraden omdat dit de meest volledige verzekering is voor een organisator om zich te verzekeren voor het organiseren van een evenement. 9 Gestructureerde verenigingen = vzw s lokale afdelingen van koepelverenigingen, feitelijke verenigingen met werknemers, 10 Niet-gestructureerde verenigingen = losser georganiseerde feitelijke verenigingen zoals vb. buurtcomités, vriendenclubs 22

23 4. Muziek 4.1. Sabam SABAM staat voor Société d Auteurs Belge - Belgische Auteurs Maatschappij Uitleg Het is een vennootschap met auteurs, componisten en uitgevers als leden. Sabam heeft van haar leden machtiging om toelating te verlenen voor de publieke uitvoering van beschermde werken. Voor die uitvoering vraagt de maatschappij in naam van haar leden auteursrechten. Het is de organisator van het evenement die deze rechten verschuldigd is. Aanvraagprocedure Sabam 1) Wie een evenement wil organiseren, stuurt best 10 dagen op voorhand het document aanvraag tot toelating indienen bij het regionaal Sabamkantoor. Sabam Agentschap Brugge-Oostende Tel.: 059/ Lijsterstraat 25 Fax: 059/ Oostende agent.oostende@sabam.be 2) Ten laatste 8 dagen na het evenement, moet de lijst van uitgevoerde werken, volledig ingevuld en ondertekend, door de verantwoordelijke van het evenement worden overgemaakt aan het lokaal innningskantoor. 3) Indien gevraagd, wordt geacht het document opgave van ontvangsten volledig in te vullen en te ondertekenen. Binnen de termijn van 8 dagen na het evenement, moet dit worden overgemaakt aan het lokaal inningskantoor. 4) De gestelde termijnen van betaling dienen gerespecteerd te worden. Indien aan één van deze vier voorwaarden niet wordt voldaan, wordt een tariefverhoging van 30% toegepast Tarieven Voor de meeste evenementen zal er gewerkt worden volgens het tarief nr. 105(bals, party s, fuiven, feesten, ). De exacte kostprijs wordt bepaald in functie van de grootte van de zaal en de gemiddelde inkomprijzen. Hierbij wordt er ook rekening gehouden met de drankprijs Het basistarief is altijd 10% van de bruto-ontvangsten Bruto-ontvangsten = niet alleen de inkomsten van de inkomprijzen, steunof lidkaarten maar ook alle directe of indirecte sponsoring. Het minimum verschuldigde bedrag kan echter nooit lager zijn dan 10% van de uitkoopsom. Uitkoopsom = alle bedragen die de organisator verschuldigd is voor het op- of uitvoeren van het programma. vb. kostprijs groepen, DJ s, Om het specifieke tarief te raadplegen of een simulatie uit te voeren, zie 23

24 4.2. Billijke Vergoeding Uitleg Dit is een vergoeding waarop uitvoerende kunstenaars en producenten recht hebben wanneer hun muziek uitgezonden wordt. Afhankelijk van het soort uitbating en de sector is er een verschillende aanpak. Zo wordt er een onderscheid gemaakt tussen permanente uitbatingen en tijdelijke activiteiten. Aangezien de meeste evenementen een tijdelijke activiteit zijn, zal in deze infobundel enkel deze aanpak verder worden uitgelegd. De organisator moet zelf nagaan of de billijke vergoeding al werd betaald voor de zaal(jaartarief). Indien niet, dan moet de aangifte minstens vijf dagen voor de aanvang van het evenement gemeld worden bij de dienst billijke vergoeding: Outsourcing Partners N.V. Tel.: 070/ Postbus (ma-vrij: 9u-15u30) 9000 Gent 12 Fax: 070/ Tarieven Er zijn twee soorten tarieven voor de billijke vergoeding: 1) Tarief zaal Niet enkel de oppervlakte maar ook de toegangsprijs van het evenement spelen een rol voor de bepaling van het tarief. De hoogste inkomstprijs komt in aanmerking. 2) Tarief openlucht/tent Hier moet men drie tarieven combineren dans, drank en zonder drank. Dit betekent dat het totale bedrag wordt berekend door eerst de totale oppervlakte van de tent/openlucht op te meten. Daarna wordt de oppervlakte met dans en deze met drank berekend. De overige oppervlakte valt onder het tarief zonder drank. Voor verdere specifieke tarieven zie Geluidshinder voorkomen Voor de wettelijke bepalingen van de geluidsnormen zie II. Checklist theorie 1.4. Geluidsnormen. Onder dit punt worden nog enkele tips meegegeven om geluidshinder te voorkomen. Voor het evenement is het mogelijk om de buurtbewoners te informeren. De bewoners kunnen op de hoogte gebracht worden van: - datum - begin- en einduur - plaats - reden evenement - verantwoordelijke en contactgegevens Als de buurtbewoners op de hoogte zijn van wat er gepland is, worden klachten meestal tot een minimum beperkt. Een extra tegemoetkoming aan de bewoners is: - een gratis toegangskaart - gratis consumpties - 24

25 Tijdens het evenement kan er ter verduidelijking een affiche of bericht opgehangen worden om de bezoekers te sensibiliseren om buiten de rust te bewaren. Er kan ook rekening gehouden worden met de opstelling van de boxen: - trillingsvrij ophangen - zo ver mogelijk van de scheidingswand van aanpalende woningen plaatsen. 25

26 5. Extra 5.1. Opstellen lijst nuttige telefoonnummers Voor het organiseren van een evenement moet er heel wat geregeld worden. Medewerkers zoeken, zorgen voor materiaal, klank- en licht, eten, Vandaar dat het voor de organisator handig kan zijn om een lijst met telefoonnummers op te maken voor de duur van het evenement. Dit kunnen ondermeer de nummers zijn van de medewerkers, de brouwer, jaar In de gemeenten De Panne, Koksijde en Nieuwpoort wordt er vanuit gegaan dat alle fuiven commercieel zijn. Bij commerciële fuiven mogen jongeren minder dan 16 jaar de fuif niet binnen. Op die regel bestaat de uitzondering dat de jongere wel toegelaten wordt onder begeleiding van zijn/haar ouders of wettelijke voogd. 26

27 III Bijlagen In de bijlagen worden ondermeer de gemeentelijke zalen en materiaal besproken. De (huur)prijzen zijn een moment opname waardoor de effectieve huurprijs kan verschillen met de hier genoemde prijzen. Ook de lijst met gemeentelijk materiaal kan verschillen met de werkelijkheid door bvb schade, diefstal of aankoop nieuw materiaal. De schrijvers van deze infobundel kunnen hiervoor niet aansprakelijk gesteld worden. 1. Locatie 1.1. Tent-openlucht Om een evenement te mogen organiseren in een tent of openlucht op openbaar domein, moet men de goedkeuring hebben van de gemeente waar het evenement zal plaatsvinden. De brandweer dient ook langs te komen om de capaciteit te bepalen en mee te delen welke veiligheidsvoorwaarden er dienen genomen te worden Capaciteit-brandveiligheid Bij de organisatie van evenementen met een openbaar karakter wordt de brandweercommandant van de gemeente gewaarschuwd. De brandweer komt langs voor een verslag. In dit verslag is de capaciteit van de zaal/tent opgenomen, welke en waar de nodige nooduitgangen zijn en de veiligheidsvoorschriften verbonden aan het evenement. De Panne Koksijde Brandweercommandant Brandweercommandant Luc Brouckxou Werner Tyteca 058/ of 0475/ / Nieuwpoort Brandweercommandant Roger Van Brussel 058/ of 0498/ Inname openbaar domein/tijdelijk parkeerverbod Elke activiteit die op één of andere manier gebruik maakt van de openbare weg (afzetten straten, zones verboden parkeren, ) kan pas plaatsvinden wanneer de toelating gevraagd worden voor inname van het openbaar domein en/of een tijdelijk parkeerverbod aan het College van Burgemeester en Schepenen van de betrokken gemeente. Voor meer informatie, wat betreft inname openbaar domein of een tijdelijk parkeerverbod, kunt u terecht bij: Politiezone Westkust Directie Operaties 058/ Contactpersonen: Commissaris Vanmassenhove Hoofdinspecteur Delanghe 27

28 1.2. Gemeentelijke zalen Elke gemeente beschikt over een aantal zalen die de gemeente verhuurt aan organisatoren van evenementen. Elke zaal beschikt over een reglement. Hieronder worden de gemeentelijke zalen overlopen van De Panne, Koksijde en Nieuwpoort. De adressen, contactgegevens, infrastructurele gegevens en zaalvoorwaarden worden opgesomd De Panne Overzicht gemeentelijke zalen Hieronder wordt er een overzicht gegeven van alle gemeentelijke zalen op het grondgebied van De Panne. De zalen waar er een optreden, fuif of bal kan plaatsvinden, worden uitvoerig besproken. (wat er ter beschikking is, de capaciteit, de zaalvoorwaarden, ) We starten met de zalen waar er geen optreden, fuif of bal kan doorgaan, maar wel gehuurd kan worden voor andere activiteiten. Deze zalen worden kort aangehaald. Voor meer gegevens (vb. zaalvoorwaarden), kan je terecht bij de contactpersoon die vermeld wordt per zaal. A. Gemeentelijke zalen waar geen optreden, fuif of bal kan doorgaan Feestzaal Gemeentehuis Adres: Zeelaan 21, 8660 De Panne Contactpersoon: Karine Cordier tel: 058/ Opp. Capaciteit Gebruik Aanwezig m² Staand: 250 Zittend zonder tafels: 250 Zittend: 200 Uitschuifbare tribune: 282 Foyer Gemeentehuis Repetities Opvoeringen Vergaderingen Congressen Allerhande vormen van animatie In combinatie met foyer: recepties en tentoonstellingen Adres: Zeelaan 21, 8660 De Panne Contactpersoon: Karine Cordier tel: 058/ Opp. Capaciteit Gebruik Aanwezig 229 m² Staand: 160 Zittend: 80 (aan 20 tafels) Combinatie feestzaal foyer: Max. 350 toegelaten Recepties Vernissages Tentoonstellingen Animatie: kaarting, film, koffietafel, quiz, bingo, voordracht, animatieoptreden, diavoorstelling, infonamiddag, Geluids- en belichtingsinstallatie Verwarming en luchtkoelinginstallatie Podium Uitschuifbaar scherm Kleedruimtes 6 hoge tafels Bar Muziekinstallatie Staander met micro 28