Uitvoeringsprotocol. Integrale Schuldhulpverlening Gemeente Boxmeer

Transcriptie

1 Uitvoeringsprotocol Integrale Schuldhulpverlening 2016 Gemeente Boxmeer Kenmerk: I-SZ/2016/406 / RIS (Bijlage 3)

2 . Uitvoeringsprotocol Integrale Schuldhulpverlening

3 INHOUD De Dienstverlening 4 Trajecten 4 Ketensamenwerking 5 Financieel 5 Overleg en communicatie 6 Contractmanagement 6 Overig 7 Bijlage 1 Afspraken met Socion 8 Bijlage 2 Contactgegevens 9 Bijlage 3 Convenanten 10 Bijlage 4 Wet gemeentelijke schuldhulpverlening 11 Bijlage 5 Budgetcoaching 12 Bijlage 6 Aanvullende afspraken budgetbeheer 13 Uitvoeringsprotocol Integrale Schuldhulpverlening

4 UITVOERINGSPROTOCOL Integrale Schuldhulpverlening gemeenten Land van Cuijk 2016 Gemeente Boxmeer en PLANgroep Dit Uitvoeringsprotocol maakt integraal onderdeel uit van de Raamovereenkomst Integrale Schuldhulpverlening 2016, de offerteaanvraag en de offerte van PLANgroep. In dit Uitvoeringsprotocol staan de afspraken over de uitvoering van schuldhulpverlening per onderdeel beschreven zoals partijen zijn overeengekomen. 1. De dienstverlening Locatie uitvoering schuldhulpverlening Schuldhulpverlening wordt op locatie uitgevoerd. Voor de burgers van de gemeente Boxmeer wordt schuldhulpverlening geboden in het Raadhuis van de gemeente Boxmeer. Huisvesting en kosten Zie offerteaanvraag. PLANgroep is verantwoordelijk voor Arbo-aangelegenheden van haar medewerkers. Aanmelding en bereikbaarheid PLANgroep werkt op afspraak. Personen kunnen zich op meerdere manieren melden voor hulp. Binnen 48 uur wordt door PLANgroep contact opgenomen met de klant. 1. De klant meldt zich via met vermelding van NAW gegevens en telefoonnummer op het adres: 2. De klant meldt zich telefonisch op of (op werkdagen tussen 9:00 uur en 17:00 uur) 3. Bij de receptie van de gemeente Boxmeer zijn de contactgegevens van PLANgroep bekend en worden meegegeven aan personen die zich melden voor hulp. 4. De contactgegevens staan op de website van de gemeente Boxmeer. 5. Via de gemeentelijke website kan men zich digitaal aanmelden bij PLANgroep. Continuering dienstverlening PLANgroep draagt zorg voor continuering van de dienstverlening tijdens ziekte en vakanties van de consulenten. De dienstverlening loopt daarbij door. Ondersteuning bieden In het geval een nieuwe klant aangeeft moeite te hebben met het invullen van de benodigde formulieren om schuldhulpverlening te ontvangen zal PLANgroep de klant daarbij ondersteunen. 2. Trajecten Trajecten schuldhulpverlening Klanten die aangemeld worden of zichzelf melden voor schuldhulpverlening zullen conform werkprocesbeschrijving offerte PLANgroep behandeld worden. Voor het overige wordt verwezen naar de offerteaanvraag, de offerte en het Uitvoeringsprotocol. Overeenkomst met de klant De gemeente vindt het belangrijk dat klanten die schuldhulpverlening aangeboden krijgen meewerken aan het traject. De klant ontvangt een beschikking o.g.v. de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening (Wgs). Uitvoeringsprotocol Integrale Schuldhulpverlening

5 3. Ketensamenwerking Samenwerking met ketenpartners Er is sprake van een integrale en sluitende aanpak. PLANgroep organiseert minimaal éénmaal per kalenderjaar, in samenwerking met de gemeenten Land van Cuijk, een voorlichtingsbijeenkomst voor ketenpartners die werkzaam zijn in het gebied. De bijeenkomst wordt benut om elkaar te informeren, de uitvoering te verbeteren, afspraken te maken. Dit kan ook een themabijeenkomst zijn waarin een onderwerp met elkaar wordt besproken. Gemeenten en PLANgroep bepalen in onderling overleg welke organisaties en instellingen zullen worden uitgenodigd. PLANgroep organiseert de bijeenkomst en nodigt de externe deelnemers, namens de gemeenten uit, op eigen briefpapier. De gemeenten zorgen voor een ruimte waar de bijeenkomst kan plaatsvinden. De Adviesraden worden daarbij betrokken of worden in een gescheiden overleg door PLANgroep geïnformeerd. Gemeenten en PLANgroep stemmen dit nader met elkaar af. Samenwerking met ketenpartner Sociom Sociom is de instantie die aan klanten psycho-sociale hulp verleent. PLANgroep kan indien nodig doorverwijzen naar Sociom en geeft daarbij een duidelijke opdracht. Er vindt een warme overdracht plaats door middel van persoonlijk contact. Daarnaast heeft Sociom een eigen rol bij financiële hulpvragen van burgers. Zie voor de afspraken de bijlage Afspraken met Sociom. Samenwerking met overige ketenpartners PLANgroep beoogt een goede samenwerking te realiseren met ketenpartners binnen het Land van Cuijk. PLANgroep neemt, indien nodig, zelf contact op met (nieuwe) ketenpartners om de samenwerking aan te gaan. Wanneer er sprake is van onenigheid tussen PLANgroep en een ketenpartner, welke niet onderling opgelost (kunnen) worden, dan zal de gemeente betrokken worden. Voorlichting De gemeente bepaalt in overleg met PLANgroep welke preventieactiviteiten worden ingezet en op welk tijdstip. 4. Financieel Facturen 1. De gemeente ontvangt de facturen maandelijks, uiterlijk vóór het einde van de opvolgende maand. 2. De factuur bevat klantgegevens zoals NAW-gegevens, geboortedatum, BSN-nummer, geleverde producten en kosten per klant. 3. Op de factuur staat duidelijk de budgetcodering. 4. De facturen worden bij voorkeur elektronisch verstuurd. 5. Het postadres voor facturen is: Gemeente Boxmeer, Financiële Administratie, Postbus 450, 5830 AL Boxmeer. 6. Betaling door opdrachtgever geschiedt binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur. Post Alle post bestemd voor de consulent van PLANgroep wordt als volgt geadresseerd: PLANgroep, p/a Gemeente Boxmeer, Postbus 450, 5830 AL Boxmeer. Uitvoeringsprotocol Integrale Schuldhulpverlening

6 5. Overleg en communicatie Overlegstructuur Het is belangrijk om een periodieke overlegstructuur te hanteren op organisatieniveau tussen de gemeente en PLANgroep. Op management/beleidsniveau wordt 2 x per jaar (januari en juli) een overleg gevoerd tussen de gemeenten Land van Cuijk en PLANgroep. De overeenkomst en de maandelijkse managementrapportages vormen de basis. Agendapunten zijn: contractmanagement, dienstverlening, resultaten (rapportages), uitvoering, financiële afwikkeling, samenwerking ketenpartners, uitvoeringsprotocol, klachten en problemen en wederzijdse ontwikkelingen. Contactgegevens PLANgroep en gemeente De contactgegevens van de gemeente en PLANgroep staan in bijlage Contractmanagement De dienstverlening en de kwaliteit worden geborgd door periodieke aanlevering van managementgegevens door PLANgroep en structureel overleg tussen partijen. Managementrapportages 1. De managementrapportage wordt aangeleverd conform de offerte van PLANgroep. 2. De managementinformatie wordt tegelijkertijd met de facturen aangeleverd. 3. PLANgroep levert periodiek een jaarverslag aan, telkens na afloop van een kalenderjaar. Tijdstip van indienen De gemeente ontvangt de managementrapportage per kwartaal, uiterlijk vóór het einde van de 3 e week van de opvolgende maand. Wijze van aanlevering De managementrapportages worden door PLANgroep toegestuurd via de mail. Toetsen tevredenheid klant Naast het aanleveren van de structurele managementinformatie en de jaarlijkse rapportage verstrekt PLANgroep informatie over de tevredenheid van de klant. De gemeente wil over een brede band weten hoe tevreden de klant is over het hulpaanbod/schuldhulptraject. Daaronder worden ook begrepen: klanten met kortdurende hulp, uitvallers en voortijdige stoppers. PLANgroep toetst op twee manieren de tevredenheid van de klant: a. éénmaal per kalenderjaar vindt een enquête plaats onder alle klanten die bij PLANgroep bekend zijn. b. drie maanden voor het einde van een schuldhulptraject vindt een nazorgenquête plaats. De resultaten worden door PLANgroep in de jaarlijkse rapportage opgenomen. Uitvoeringsprotocol Integrale Schuldhulpverlening

7 7. Overig Mandaat WSNP De gemeente regelt het mandaat WSNP voor PLANgroep. Mandaat beschikking De gemeente Boxmeer heeft PLANgroep gemandateerd om namens het College beschikkingen in het kader van de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening af te geven. Wijzigingen 1. Wijzigingen die van invloed zijn op het gestelde in het Uitvoeringsprotocol kunnen worden gewijzigd/aangepast indien beide partijen het eens zijn over de wijziging. 2. De gemeente draagt zorg voor de aanpassingen in het Uitvoeringsprotocol. 3. De wijzigingen kunnen in het document zelf worden vastgelegd of in een bijlage worden opgenomen en aan het Uitvoeringsprotocol worden toegevoegd. Per wijziging wordt voor de duidelijkste optie gekozen. Uitvoeringsprotocol Integrale Schuldhulpverlening

8 BIJLAGE 1 Afspraken met Sociom De rol van de Informatiepunten bij schuldhulpverlening 1. De adviespunten van Sociom bieden integraal hulp bij: enkelvoudige financiële hulpvragen. Klanten krijgen praktische hulp en begeleiding bij het omgaan en oplossen van de financiële hulpvraag. Deze klanten komen niet bij PLANgroep terecht. 2. De adviespunten van Sociom bieden alleen advies en informatie bij: complexe financiële hulpvragen en verwijzen door. Klanten krijgen beperkt hulp in de vorm van advies en informatie. Deze klanten komen voor schuldhulpverlening bij PLANgroep. PLANgroep neemt deze klanten vanaf het begin op en begeleidt en ondersteunt deze klanten ook bij de inventarisatie van de schulden, het invullen van de formulieren en het aanvragen van voorzieningen. 3. De adviespunten van Sociom bieden hulp bij het completeren van een aanvraag voor schuldhulpverlening als PLANgroep daarom verzoekt. Er is dan meer ondersteuning nodig dan onder punt 2 (bullet) is omschreven. SOCION wordt door PLANgroep geïnformeerd over de situatie en spreken het nodige af. Die afspraak is te allen tijde duidelijk voor de klant. 4. Sociom ondersteunt klanten bij (psycho)sociale problematiek. Uitvoeringsprotocol Integrale Schuldhulpverlening

9 BIJLAGE 2 Contactgegevens PLANgroep en gemeente PLANgroep: Gemeente Boxmeer: Uitvoeringsprotocol Integrale Schuldhulpverlening

10 BIJLAGE 3 CONVENANTEN Afspraken over achterstanden Nuts De afspraken gelden alleen voor particulieren. Bij meldingen als volgt handelen: 1. Bij achterstanden kleiner dan 200,- : niets doen. 2. Bij achterstanden van 200,- of groter: actie ondernemen Door: eerst te kijken of de persoon al bekend is bij PLANgroep; zo nee, dan contact opnemen door te bellen of aan te schrijven. Bij de uitvoering conform punt 2 geldt: alleen in opdracht van de gemeente; PLANgroep brengt de aanmeldingen apart op de factuur in rekening; indien er een schuldhulptraject wordt opgestart dan vervallen de kosten van de aanmelding. Afspraken met verhuurders van woningen PLANgroep onderhoudt de contacten betreffende de convenanten met de verhuurders van woningen. Voor de gemeente Boxmeer zijn dit Wooncoöperatie Mooiland en Wonen Vierlingsbeek. PLANgroep draagt zorg voor het actualiseren en voortzetten van de convenanten. Indien een convenant moet worden verlengd zal PLANgroep dit eerst met de gemeente bespreken. Uitvoeringsprotocol Integrale Schuldhulpverlening

11 BIJLAGE 4 Wet gemeentelijke schuldhulpverlening Mandatering beschikkingen PLANgroep is gemandateerd om namens het College van de gemeente Boxmeer de Wgs uit te voeren. Medewerking klant PLANgroep draagt zorg voor het op juiste wijze vastleggen van de medewerking van de klant aan een traject. PLANgroep wijst ook in beschikkingen op de eigen verantwoordelijkheid van de klant en de consequenties. Beschikking einde traject Als een traject voortijdig wordt beëindigd en daar een beschikking voor wordt opgesteld dan meldt PLANgroep dit bij de contactpersoon van de gemeente. Bezwaar klant Schriftelijke bezwaren tegen een beschikking worden afgehandeld door de gemeente. PLANgroep levert een rapportage aan met de belangrijke punten voor het verweerschrift. Plan van Aanpak klant Als klanten een traject aangeboden krijgen voor schuldhulpverlening dan stelt PLANgroep een Plan van Aanpak op. PLANgroep stuurt dit plan digitaal naar de contactpersoon van de gemeente. Schuldhulpverlening aan ex-ondernemers In de gemeente Boxmeer kunnen ex-ondernemers zich melden voor schuldhulpverlening. Onderstaande werkwijze wordt gevolgd: o o PLANgroep bekijkt de melding en overhandigt een sheet met informatie over zaken to-do (is een voorlichtende actie); PLANgroep beoordeelt de situatie en meldt het resultaat bij de contactpersoon van de gemeente. Er zijn drie mogelijkheden: Er is sprake van een ex-ondernemer: Het verzoek wordt eerst voorgelegd aan het College. PLANgroep verneemt daarna of kan worden overgegaan tot het verlenen van hulp. Er is sprake van twijfel: Gemeente en PLANgroep bespreken of een Intake via een externe specialist aan de orde is. Dit kan bijvoorbeeld het IMK, Zuidweg&Partners of anderen zijn. Zo ja, dan meldt PLANgroep de klant daar aan. De gemeente is opdrachtgever richting de externe specialist en ontvangt het plan van aanpak en de nota. PLANgroep verneemt van de gemeente de conclusie van de externe specialist. Er is sprake van een ondernemer: PLANgroep verwijst door. Uitvoeringsprotocol Integrale Schuldhulpverlening

12 BIJLAGE 5 Budgetcoaching PLANgroep zet gedurende het contract de module budgetcoaching in conform de offerte. In deze bijlage staat een samenvatting van dit product (module NVVK 12.8). Budgetcoaching is er op gericht dat klanten na het traject op eigen kracht zelfstandig hun financiële huishouding op orde kunnen houden. Het kan onderdeel uitmaken van het stabilisatie traject, maar ook tijdens de schuldregeling worden ingezet. De keuze voor de coaching vorm is afhankelijk van de mate van zelfredzaamheid en leerbaarheid. Tijdens het coaching traject gaat PLANgroep uit van het methodisch kader op het gebied van motiverende gesprekstechnieken waar de medewerkers in de gemeenten Land van Cuijk in getraind zijn. Het doel van deze methode is om de klant zoveel als mogelijk op eigen kracht te laten functioneren en zoveel als mogelijk op eigen kracht problemen of obstakels op te laten lossen door middel van bijvoorbeeld huiswerkopdrachten. Belangrijkste processtappen in het coaching traject: a. Het sluiten van de overeenkomst In deze fase worden in ieder geval de volgende punten met de klant besproken: o Uitleg en doel budgetcoaching; o Uitleg rol schuldhulpverlener als coach; o Wederzijds afstemmen van de verwachtingen; o Verbinding maken met de andere trajectonderdelen; o Zowel de materiele- als immateriële kant van het traject bespreken; o Frequentie en duur; o Eventuele relatie met budgetbeheer. b. Het opstellen van het budgetcoachingsplan In ieder geval komen de volgende punten aan de orde: o Intensiteit van de coaching (duur en hoeveelheid gesprekken); o Leerdoelen; o Middelen om deze leerdoelen te behalen; o Oorzaken schuldsituatie; o Analyse klant en huidige situatie (uitgangspositie qua motivatie, vaardigheden en behoeftes); o Conclusie. c. Uitvoeren budgetcoachingsplan PLANgroep gaat over tot het uitvoeren van de overeengekomen begeleiding. d. Evaluatie van het verloop van het traject en de behaalde doelen De coaching wordt periodiek geëvalueerd. De termijnen van evaluatie worden opgenomen in het budgetcoachingsplan. Hoe vaak dit gebeurd is afhankelijk van het plan en de coaching methodiek. Er wordt gekeken welke leerdoelen zijn behaald, welke knelpunten zijn gerezen en welke nieuwe leerdoelen moeten worden opgenomen. Uitvoeringsprotocol Integrale Schuldhulpverlening

13 BIJLAGE 6 Aanvullende afspraken Budgetbeheer Per 1 januari 2016 Doel: bevorderen van de zelfredzaamheid o o o Klanten mogen in principe maximaal 1 jaar in een zelfde pakket budgetbeheer zitten. Hierna wordt een lichter pakket aangeboden, mits dit past binnen de capaciteiten van de klant. Deze omzetting gaat gepaard met een aantal coaching gesprekken. Als de termijn gelijk loopt met een heronderzoek trajectplan, probeert PLANgroep dit zoveel mogelijk te combineren. Indien een klant eerder door kan stromen naar een lichter pakket, zal PLANgroep dit organiseren. Uitvoeringsprotocol Integrale Schuldhulpverlening