Beleidsnota t.b.v. Stichting Vota

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Beleidsnota t.b.v. Stichting Vota"

Janne Lambrechts
5 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Beleidsnota t.b.v. Stichting Vota Beleidsnota 2017 versie 7.0 1

2 Inhoud: 1: Inleiding 2: doelstelling 3: organisatie 4: beleidszaken 5: financieel 6: toetreding- uittreding 7: klachtenregeling 8: vrijwilligers inspraak 9: werkwijze - extern intern - evaluatie 10: risico s Beleidsnota 2017 versie 7.0 2

3 1: Inleiding Door samenwerking van diverse sociaal maatschappelijke organisaties 1 ontstond In 2013 de Vrijwillige Ondersteuning Thuis Administratie. Op 19 november 2015 werd VOTA een zelfstandige stichting, waarin genoemde organisaties deelnemen. Iedere (sociaal) maatschappelijke organisatie kan deelnemen om mee te helpen aan verwezenlijking van de doelstelling van VOTA. 1 Waaronder Stitching Puree, SWOB (Stitching Welzijn Ouderen), de diaconie van Protestantse Gemeente Bodegraven (hierin participeren de Hervormde en de Emmaüs gemeente), de Parochiële Caritas Instellingen van de RK-geloofsgemeenschappen De Goede Herder in Reeuwijk en St. Willibrordus te Bodegraven. Beleidsnota 2017 versie 7.0 3

4 2: Doelstelling De doelstelling van VOTA is het voorkomen dat inwoners van de gemeente Bodegraven- Reeuwijk in complexe schuldproblematiek terecht komen, door tijdig maatregelen te nemen in de vorm van ondersteuning. Getrainde vrijwilligers van VOTA helpen bij de administratie en het eventueel begeleiden bij contacten met derden. Deze begeleiding is in principe van tijdelijke aard. Hierbij gaat het niet om materiële hulp (lees: financiële steun) maar om ondersteuning op het gebied van thuisadministratie, inzicht en kennis van regelingen en voorzieningen en het voorkomen van schuldenproblematiek. Beleidsnota 2017 versie 7.0 4

5 3: Organisatie Intern De algemene leiding van de stichting valt onder verantwoordelijkheid van het bestuur. De dagelijkse werkzaamheden en de coördinatie van de vrijwilligers komen voor rekening van de coördinator. De bevoegdheden van deze coördinator staan beschreven in de overeenkomst van opdracht. Zaken die niet in bovengenoemde opdracht zijn geregeld worden ter besluitvorming/ voor toestemming aan het bestuur voorgelegd. Voordat zij aan cliënten worden gekoppeld dienen de vrijwilligers eerst een aantal zaken te regelen (zoals het verkrijgen van een Verklaring van Geen Bezwaar). Hiervoor wordt verwezen naar de handboeken voor de vrijwilligers. Jaarlijks worden aan de vrijwilligers basistrainingen en voorlichting gegeven. Daarnaast zijn er mogelijkheden geschapen om werkoverleg te voeren met collega s. Extern Externe samenwerking vindt plaats met de lokale overheid, waarmee afspraken zijn gemaakt over de verschillende competenties. Ook wordt samengewerkt met andere maatschappelijke organisaties binnen de gemeente, die raakvlakken hebben met de doelstellingen van VOTA. Beleidsnota 2017 versie 7.0 5

6 4: Beleidszaken Binnen de VOTA-organisatie zijn verschillende beleidsmatige aspecten te onderscheiden. Hierbij kan worden gedacht aan personele, organisatorische - en financiële zaken, samenwerking met andere organisaties, PR., etc. De voorzittter vertegenwoordigt de stichting naar buiten. Het beleid, zoals in dit document geformuleerd, geldt in principe voor een periode van 4 jaar; indien noodzakelijk kan dit tussentijds worden gewijzigd. Het bestuur vergadert ten minste 4 keer per jaar. Beleidsnota 2017 versie 7.0 6

7 5: Financieel Voor de realisatie van haar doelstelling heeft de stichting jaarlijks gelden nodig om haar uitgaven te kunnen betalen. Hieronder vallen o.a. de onkosten voor de vrijwilligers, software, de fee voor de coördinator, opleidings- en begeleidingskosten, literatuur, etc.. De inkomsten van de stichting bestaan o.a. uit subsidie van de gemeente en giften van kerkelijke en maatschappelijke organisaties. Jaarlijks wordt t.a.v. de financien verantwoording afgelegd, waarbij het kalenderjaar tevens het boekjaar is. Beleidsnota 2017 versie 7.0 7

8 6: Bestuur: toe- en uittreding Het bestuur van de stichting bestaat uit een en ten hoogste vijf meerderjarige natuurlijke dan wel rechtspersonen. Ten minste een lid zal een vertegenwoordiger zijn van een kerkelijke organisatie. De werkzaamheden van de bestuursleden zijn ondersteunend, zoals bijvoorbeeld het werven van vrijwilligers en het voeren van overleg met deelnemende maatschappelijke organisaties, nutsbedrijven, etc. Het bestuur streeft ernaar een zo breed mogelijk maatschappelijk draagvlak voor haar werkzaamheden te creëren. Er zijn geen ideologische toetredingseisen; wel wordt een duidelijke betrokkenheid bij de ondersteuning en begeleiding van mensen die zich in financieel opzicht zelf niet langer kunnen redden verwacht. Beleidsnota 2017 versie 7.0 8

9 7: Klachtenregeling Inleiding Voor Vota is het belangrijk dat cliënten tevreden zijn over de hulpverlening van de vrijwilligers van de stichting. Omdat de cliënten hierover anders kunnen denken, is er voor hen een klachtenregeling, die gepubliceerd staat op de wesite van Vota. Beleidsnota 2017 versie 7.0 9

10 8: Vrijwilligers / inspraak Voor de vrijwilligers van VOTA heeft het bestur van de stichting veschillende vormen van inspraak geformuleerd. Wandelgang Het initiatief ligt zowel bij de vrijwilliger als bij de organisatie. De inspraak vindt meestal ad. hoc. plaats. Ieder onderwerp kan ter sprake komen. Er vindt niet altijd een terugkoppeling plaats over wat er met de opmerking gebeurt. Enquête Het initiatief ligt bij de organisatie; de organisatie bepaalt de onderwerpen. De vrijwilliger heeft geen controle over wat er met de informatie gebeurt. Enquêtes kunnen zowel incidenteel als periodiek gehouden worden. De organisatie informeert de vrijwilligers over de uitslag en wat zij ermee doet. Werkoverleg Aansturing vindt plaats vanuit de coördinator; deze neemt het initiatief. Inspraak in werkoverleg kan ad. hoc. plaatsvinden bij onvoorziene gebeurtenissen. De coördinator kan ook in het werkoverleg structureel rekening houden met de mening van vrijwilligers. Vrijwilligers denken mee, maar nemen ook in gezamenlijkheid de beslissingen; de besluitvorming is helder. Beleidsnota 2017 versie

11 9: Werkwijze- extern- intern- evaluatie Extern: Onder externe contacten worden alle maatschappelijke organisaties bedoeld, die betrokken kunnen zijn bij de problematiek ten aanzien van schuldhulpverlening. Vanuit het bestuur zullen minimaal twee leden verantwoordelijk zijn voor het onderhouden van deze contacten, e.e.a. in samenspraak met de coördinator(en). Waar nodig worden met organisaties werkafspraken gemaakt; deze zullen worden vastgelegd en gecommuniceerd binnen de stichting. Intern: Zaken m.b.t. vrijwilligers worden in eerste instantie door de coördinator behandeld. Als zich zaken voordoen die voor Vota van groot belang zijn, zal een van de bestuursleden hier mede over adviseren. De werkzaamheden die door Vota ter hand worden genomen behoren organisatorisch tot de verantwoordelijkheid van de coördinator(en). Zij regelen de intake en de matches van de klanten en de terugkoppeling naar de organisatie die de klant heeft aangebracht. Voor de administratieve ondersteuning door VOTA geldt dat i) dit van tijdelijke aard zal zijn- (maximaal 2 jaar), ii) dit passend binnen de doelstelling van Vota en iii) hiervoor passende en beschikbare begeleiding van vrijwilligers mogelijk is. Selectiecriteria voor de klanten/ beeindiging hulpverlening Er is behoefte aan praktische en sociale ondersteuning. Er wordt vanuit gegaan dat de klant gemotiveerd is om samen met de vrijwilliger een haalbare doelstelling na te streven. VOTA streeft ernaar voor iedere aanvraag binnen een week na ontvangst een begin te maken met de hulpverlening. Tijdens het intake-gesprek zal bepaald worden of de klant zal worden geholpen Door VOTA zal geen hulp(meer) worden aangeboden/gegeven als er sprake is van/bij: - het ontbreken van de hulpvraag, - een gebrek aan motivatie van de zijde van de klant, - bijzondere situaties, waarbij het voor de vrijwilligers niet meer verantwoord hulp te bieden, - een te complexe hulpvraag (lees: verslaving, psychosociale problematiek, criminaliteit) dient de klant zich tot andere professionele instanties/organisatie te wenden en/of - indien de klant in staat van faillissement of op hem/haar de wet schuldsanering natuurlijkse personen (WSNP) van toepassing wordt verklaard.. Beleidsnota 2017 versie

12 Evaluatie: Mede aan de hand van de eigen verkregen klantgegevens wordt aan het einde van hulpverlening de klant verzocht een evaluatieformulier in te vullen en dit aan de vrijwiller te geven. Ook zijn tussentijdse evaluaties van de klant en de vrijwilliger tijdens het hulpverleningstraject mogelijk. Deze evaluaties zijn strikt vertrouwelijk en zullen, met uitzondering van het bestuur, nimmer zonder uitdrukkelijke toestemming van de klant en de vrijwilliger aan derden worden verstrekt. Jaarlijks wordt een algemene evaluatie opgesteld ten behoeve van het bestuur. Beleidsnota 2017 versie

13 10: Communicatie Extern: Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de externe communicatie. Communicatie via de website dient als ondersteuning voor zowel externe- als interne partijen. Intern: De coördinator onderhoudt de contacten met vrijwilligers. Tenminste vier maal per jaar wordt een nieuwsbrief worden verstuurd. Beleidsnota 2017 versie

14 11. Risico s Financiële risico s voor de stichting De stichting opereert kostenneutraal. Dat wil zeggen dat er slechts geld mag worden uitgeven als daar voldoende gegarandeerde inkomsten tegenover staan. Dit geldt ook voor duurovereenkomsten. De coördinator werkt op contractbasis; bij beëindiging van de gemeentelijke subsidie wordt het contract van opdracht terstond beëindigd. Beleidsnota 2017 versie

Vergelijkbare documenten

Beleidsplan

21-04-2017 Grip op de Knip Heerde Beleidsplan 2017-2019 Bestuur STICHTING GRIP OP DE KNIP HEERDE 1. Inhoudsopgave 1 Inleiding... 3 2 Stichting Grip Op De Knip Heerde... 4 2.1 Ontstaan... 4 2.2 Doel en