PROVINCIAAL REGLEMENT VOOR DE TOERISTISCHE IMPULSEN IN WEST-VLAANDEREN

Transcriptie

1 PROVINCIAAL REGLEMENT VOOR DE TOERISTISCHE IMPULSEN IN WEST-VLAANDEREN Inhoudstafel DEEL 1 GEMEENSCHAPPELIJKE BEPALINGEN HOOFDSTUK 1 DOELSTELLING HOOFDSTUK 2 SOORTEN SUBSIDIES HOOFDSTUK 3 TOEPASSINGSGEBIED HOOFDSTUK 4 DE EXPERTENCOMMISSIE DEEL 2 SPECIFIEKE BEPALINGEN PER SOORT SUBSIDIE HOOFDSTUK 5 - INFRASTRUCTUURSUBSIDIES HOOFDSTUK 6 - OPSTARTSUBSIDIES VOOR INNOVATIEVE EVENEMENTEN HOOFDSTUK 7 - SUBSIDIES VOOR LOGIES VAN DE TOEKOMST DEEL 3 SLOTBEPALINGEN HOOFDSTUK 8 - ADMINISTRATIEVE EN PROCEDURELE BEPALINGEN HOOFDSTUK 9 INWERKINGTREDING, DUUR EN OVERGANGSBEPALINGEN 1

2 DEEL 1 GEMEENSCHAPPELIJKE BEPALINGEN HOOFDSTUK 1 DOELSTELLING Artikel 1 : Met dit reglement wil de provincieraad van West-Vlaanderen, hierna de provincie genoemd, een nieuw toeristisch impulsbeleid ontwikkelen dat complementair is t.o.v. het Vlaamse toerismebeleid. Het provinciaal reglement betreffende de toeristische impulsen in West-Vlaanderen, goedgekeurd door de provincieraad op 23 december 2013, wordt vervangen door een flexibel reglement dat inspeelt op de nood aan constante vernieuwing van het toeristisch product in de West-Vlaamse regio s. Het vernieuwde reglement zoekt naar een betere aansluiting bij de private sector. De provincieraad bepaalt het reglement voor de toeristische impulsen. De oproep voor de indiening van projecten gebeurt door de deputatie. Zij bepaalt de modaliteiten en de timing waarbinnen de oproep zich situeert. Provinciale visibiliteit is een basisvereiste voor elk ingediend project binnen het reglement. HOOFDSTUK 2 SOORTEN SUBSIDIES Art. 2 : soorten subsidies Binnen dit reglement zijn er drie soorten subsidies: infrastructuursubsidies opstartsubsidies voor innovatieve evenementen subsidies voor logies van de toekomst HOOFDSTUK 3 TOEPASSINGSGEBIED Art. 3 : toepassingsgebied Voor de subsidies in het kader van het reglement komen in aanmerking: lokale besturen (bijvoorbeeld: gemeentebesturen, OCMW s, toeristische samenwerkingsverbanden, intercommunales voor zover zij over toeristische doelstellingen beschikken, ), vzw s en private rechtspersonen. Natuurlijke personen of feitelijke verenigingen komen niet in aanmerking voor subsidies in het kader van dit reglement. Art. 4 : algemene voorwaarden Om in aanmerking te komen voor provinciale subsidies, moet de aanvrager voldoen aan volgende algemene voorwaarden: De controle van de provincie aanvaarden op zowel de inhoud als de uitwerking van de activiteiten binnen het goedgekeurde en gesubsidieerde project Een boekhouding hebben zodat de provincie de besteding van de provinciale subsidie kan controleren 2

3 De werking of de activiteit waarvoor de aanvrager een subsidie aanvraagt moet worden gerealiseerd op het grondgebied van de provincie West-Vlaanderen en dus een meerwaarde betekenen voor de provincie West-Vlaanderen Enkel kosten gemaakt vanaf het moment van de indiening van het aanvraagdossier bij de provincie in het kader van een oproep zijn subsidiabel. Kosten gemaakt vóór de indiening komen niet in aanmerking voor subsidie. Art. 5 : aanvraagprocedure Bij de oproep bepaalt de deputatie de timing waarbinnen projecten kunnen ingediend worden bij elke oproep. Voor de indiening worden formulieren ter beschikking gesteld. De aanvragers wordt aangeraden om vóór de indiening contact op te nemen met de dienst Economie. Een verkennend gesprek en een eventueel plaatsbezoek maken in voorkomend geval deel uit van de aanvraagprocedure. HOOFDSTUK 4 DE EXPERTENCOMMISSIE Art. 6 : samenstelling In het kader van dit subsidiereglement wordt een expertencommissie opgericht, samengesteld uit experten die worden aangeduid door de deputatie. Zij zetelen met stemrecht. Deze expertencommissie wordt aangevuld met 9 provincieraadsleden die op voorstel van de deputatie worden aangeduid door de provincieraad en zetelen met raadgevende stem. De groep stemgerechtigde leden van de expertencommissie is als volgt samengesteld: de gedeputeerde voor toerisme en recreatie die fungeert als voorzitter van de expertencommissie; 4 ambtelijke vertegenwoordigers van de provincie vanuit de diensten Economie, Minawa, Gebiedswerking en Communicatie; 4 ambtelijke vertegenwoordigers van Westtoer, waaronder de afgevaardigd bestuurder van Westtoer die van ambtswege fungeert als secretaris van de expertencommissie; 4 externe experten. Ten hoogste twee derde van de leden van de expertencommissie met stemrecht is van hetzelfde geslacht. Art. 7 : bevoegdheid van de expertencommissie Alle subsidieaanvragen worden voor advies voorgelegd aan de expertencommissie. Deze expertencommissie komt samen binnen een periode van 2 maanden na de uiterste indieningsdatum van de subsidiedossiers. Ten behoeve van de werkzaamheden van de expertencommissie zal de dienst Economie alle ingediende dossiers binnen de twee weken na de uiterste indieningsdatum overmaken aan de expertencommissie, zodat de experten een beoordeling kunnen maken van de ingediende dossiers en van de diverse bijlagen, alsook de toeristisch-recreatieve meerwaarde en het belang van het project kunnen inschatten. De ingediende dossiers worden eveneens aan de waarnemers overgemaakt. 3

4 De expertencommissie maakt haar adviezen over aan de deputatie uiterlijk twee maanden na de uiterste indieningsdatum van de subsidiedossiers. De voorzitter deelt op elke bijeenkomst van de expertencommissie de beslissingen die de deputatie genomen heeft over de geadviseerde subsidiedossiers mee. DEEL 2 SPECIFIEKE BEPALINGEN PER SOORT SUBSIDIE HOOFDSTUK 5 - INFRASTRUCTUURSUBSIDIES Art. 8 : doel De provincie wenst infrastructuursubsidies te verlenen aan duurzame toeristisch-recreatieve projecten binnen de volgende thema s: - ontwikkelen van nieuwe belevingsconcepten en attractiepunten, herpositioneren/innoveren van bestaande attracties en infopunten; - belevingsinfrastructuur op strand en dijk, langs het groen-blauwe netwerk en op de provinciale fiets- en wandelproducten van Westtoer met inbegrip van missing links in de regio s Kust, Brugse Ommeland, Leiestreek en Westhoek; - aanleg van kampeerautoterreinen. Art. 9 : voorwaarden Om in aanmerking te komen voor een subsidie voor infrastructuur, moet het project voldoen aan de volgende voorwaarden: zich situeren in de provincie West-Vlaanderen betrekking hebben op het toeristisch-recreatief aanbod in één van de West-Vlaamse toeristische regio s betrekking hebben op één van de drie thema s bepaald in artikel 8 beschikken over een gedetailleerd ontwerp met kostenraming opgemaakt door een deskundige met foto s en plannen (hetzij een architect, tentoonstellingsbouwer, tuin- en landschapsarchitect, interieurarchitect of ontwerpbureau, hetzij een eigen technische instantie) beschikken over een exploitatieplan voor de 5 jaar volgend op de realisatie van het project beschikken over een marketing- en communicatieplan beschikken over de nodige vergunningen. De subsidie vervalt van rechtswege indien er geen stedenbouwkundige vergunning verkregen werd binnen het jaar na toekenning van de subsidie door de deputatie de vastgelegde toeristisch-recreatieve bestemming moet gedurende minstens 10 jaar worden gegarandeerd. De aanvrager moet de geschreven verbintenis aangaan de ontvangen subsidie terug te betalen, indien hij, zonder toestemming van de deputatie, de bestemming van het gerealiseerde project, waarvoor de subsidie werd verkregen, gewijzigd heeft. Komen niet in aanmerking: projecten die louter de toegankelijkheid van bestaande toeristisch-recreatieve infrastructuur beogen investeringsprojecten inzake erfgoed die een beroep kunnen doen op andere subsidies of projecten die louter restauratie of onderhoud beogen zwembaden 4

5 projecten die behoren tot de gemeentelijke taakstelling en dus onvoldoende bovenlokale aantrekkingskracht hebben projecten die louter de inrichting, het beheer, het onderhoud en de uitbreiding van natuurgebieden, natuurreservaten, groendomeinen en grotere landschappelijke eenheden beogen. Art. 10 : beoordelingscriteria Het project wordt beoordeeld op de volgende criteria: - de mate waarin het project inspeelt op de noden van de toerist/recreant - het project is kwaliteitsvol en heeft een professionele uitwerking: de aanvrager toont aan op welke wijze hij een beroep doet/ zal doen op specifieke deskundigheid inzake tentoonstellingsdesign, multimediale technieken, architectuur, binnenhuis- en landschapsarchitectuur - het project heeft een aantoonbare toeristisch-recreatieve meerwaarde: het heeft als dusdanig een autonome aantrekkingskracht of draagt substantieel bij tot de globale attractiviteit van de betrokken bestemming - het project kadert in één of meerdere specifieke krachtlijnen van de onderscheiden regionale strategische beleidsplannen voor toerisme en recreatie - het project heeft minstens een regionale uitstraling en genereert zo mogelijk een hefboomeffect op de betrokken regio - het project heeft een vernieuwend karakter voor de bestemming - het project is op een continue wijze toegankelijk voor de toerist vanaf de start van de paasvakantie tot aan het einde van de grote vakantie; daarnaast is het indien mogelijk ook toegankelijk in weekends en in de overige schoolvakanties - het project kan op een rendabele wijze geëxploiteerd worden - het project beantwoordt aan de globale principes van duurzame ontwikkeling - de infrastructuur is toegankelijk voor personen met een beperking. Toegankelijkheid is het uitgangspunt. Niet-toegankelijkheid moet gemotiveerd worden. Art. 11 : procedure De deputatie doet de oproep en bepaalt de modaliteiten van indiening. Het aanvraagdossier bevat minstens de volgende stukken: het in te vullen en te ondertekenen aanvraagformulier dat door de provincie ter beschikking wordt gesteld met volgende elementen: o de behoeften en noden waarop het project inspeelt o de doelstellingen van het project o een beschrijving van de concrete inhoud van het project met een gedetailleerde beschrijving van alle onderdelen en acties o de timing en de fases binnen het project o een kostenraming o een exploitatieplan o een marketing- en communicatieplan o een financieringsplan met schriftelijke toezegging van de andere partners een gedetailleerd ontwerp m.b.t. de te realiseren infrastructuur opgemaakt door een deskundige terzake en met foto s en plannen (hetzij een architect, een tentoonstellingsbouwer, een interieurarchitect of een andere technische deskundige of ontwerpbureau, hetzij een eigen technische instantie) de statuten van de initiatiefnemer indien van toepassing 5

6 indien het een VZW of een private rechtspersoon betreft: de jaarrekeningen van de laatste drie jaren. Nieuwe vzw s worden hiervan vrijgesteld. Op basis van het aanvraagformulier, de bijlagen en het eventueel plaatsbezoek, formuleert de expertencommissie een advies aan de deputatie, die een beslissing neemt over het al dan niet toekennen van een subsidie en het daaraan verbonden bedrag. Art. 12 : subsidie 1 maximale subsidie De subsidie bedraagt maximaal 50 % van de in het financieringsplan voorziene (=begrote) kosten inclusief BTW, voor zover deze BTW niet aftrekbaar is voor de aanvrager. De subsidie wordt verleend als financiële bijdrage in de infrastructurele kosten van het project en bedraagt maximaal Personeels- en werkingskosten komen niet in aanmerking voor betoelaging. Enkel de kosten gemaakt vanaf de datum van indiening van het aanvraagdossier in het kader van de oproep van de deputatie, zijn subsidiabel. 2 eigen inbreng De projectaanvrager brengt zelf minstens 20 % in. 3 geen cumulatie met subsidies van Toerisme Vlaanderen Cumulatie met subsidies van Toerisme Vlaanderen is niet mogelijk gezien het complementaire karakter van beide reglementen. 4 andere provinciale financiering Wanneer een projectaanvraag ingediend wordt, waarop voor bepaalde onderdelen van het initiatief meerdere provinciale reglementen, toelagen of bijdragen van toepassing zijn, kan per onderdeel slechts één bepaalde provinciale financiering in aanmerking komen. 5 berekening subsidiebedrag Het subsidiebedrag wordt berekend in twee fasen: eerst wordt op basis van de begrote kosten een maximaal subsidiebedrag vastgesteld. Na de realisatie van het project wordt op basis van de eindafrekening en de daaruit blijkende reële en subsidiabele kosten het definitieve subsidiebedrag berekend. 6 spreiding van de subsidie De subsidie kan gespreid worden over maximaal 3 jaren, te rekenen vanaf de toewijzing van de subsidie (jaar x): de subsidie kan dus lopen van jaar x tot jaar x + 2. De laatste uitbetaling gebeurt in jaar x voortgangsrapport Na de toewijzing van de subsidie in het jaar van de aanvraag (jaar x), dient de aanvrager elk jaar uiterlijk op 31 januari het voortgangsrapport van de provincie in te dienen. Het voortgangsrapport bevat een overzicht van de projectactiviteiten en van de effectief 6

7 gemaakte kosten van het voorbije jaar en een geactualiseerd budget voor de resterende duur van het project. Het eerste voortgangsrapport wordt ingediend na afloop van het eerste volledige kalenderjaar. In dat eerste rapport wordt het eventuele eerste onvolledige jaar mee opgenomen. Een type rapport wordt ter beschikking gesteld. Het voortgangsrapport moet elk jaar worden ingediend tijdens de volledige duur van het project. In het jaar volgend op de beëindiging van het project wordt het voortgangsrapport vervangen door het eindrapport. 8 tussentijds afrekeningsformulier Samen met het voortgangsrapport dient de aanvrager elk jaar de tussentijdse afrekening in aan de hand van het tussentijds afrekeningsformulier van de provincie, samen met de nodige stukken en facturen die de gemaakte kosten van het voorbije kalenderjaar staven. De eerste tussentijdse afrekening wordt ingediend na afloop van het eerste volledige kalenderjaar dat start vanaf de beslissing van de deputatie. In dat eerste formulier wordt het eventuele eerste onvolledige jaar mee opgenomen. Het tussentijds afrekeningsformulier moet elk jaar uiterlijk op 31 januari worden ingediend tijdens de volledige duur van het project. In het jaar volgend op de beëindiging van het project wordt het tussentijds afrekeningsformulier vervangen door de eindafrekening. 9 uitbetaling van de subsidie De provincie kan na elk afrekeningsformulier een schijf van de subsidie uitbetalen, op voorwaarde dat de aanvrager volgende stukken heeft ingediend: - bestek, offertes en facturen - indien van toepassing: bouwvergunningen, eigendomsbewijzen, huurovereenkomsten, contract met de eigenaar, compromis of akte houdende het bewijs van de volle eigendom of een zakelijk of een contractueel recht van ten minste twaalf jaar; aangegane verzekeringen - indien van toepassing: een bestemmingsverbintenis, nl. een geschreven verbintenis de ontvangen subsidie terug te betalen, indien de subsidiebegunstigde, zonder toestemming van de deputatie, de bestemming van het onroerend goed waarvoor de investeringssubsidie werd aangevraagd, gewijzigd heeft. De uitbetaalde schijf bedraagt maximaal 50% van de effectieve gemaakte infrastructurele kosten. 10 eindrapport en eindafrekening Na voltooiing van het project dient de aanvrager het eindrapport van het project en de eindafrekening aan de hand van het afrekeningsformulier van de provincie in te sturen uiterlijk op 31 januari van het jaar dat volgt op de voltooiing van het project. Aangezien de subsidie over maximaal 3 jaar wordt gespreid dient de aanvrager het eindrapport en de eindafrekening uiterlijk in te sturen op 31 januari van het jaar x + 3. Na controle van de werkelijk gemaakte kosten, de bewijsstukken en het plaatsbezoek na realisatie van het project, zal het saldo worden uitbetaald. 7

8 11 informatieverstrekking Vanaf het operationeel gaan van het betoelaagde project dient de aanvrager bezoekersaantallen te bezorgen aan de provinciale dienst Economie volgens een opgelegd formaat en een opgelegde frequentie. HOOFDSTUK 6 - OPSTARTSUBSIDIES VOOR INNOVATIEVE EVENEMENTEN Art. 13 : doel De provincie wenst opstartsubsidies voor vernieuwende innovatieve toeristische evenementen te verlenen. De opstartsubsidie dient voor vernieuwende evenementen die voor de eerste maal georganiseerd worden. Het is de bedoeling dat na een succesvolle eerste editie deze nieuwe evenementen in de toekomst herhaald worden. De evenementen moeten additioneel zijn t.o.v. de reguliere werking van de aanvrager. Art. 14 : voorwaarden Om in aanmerking te komen voor een opstartsubsidie voor innovatieve evenementen, moet het evenement voldoen aan de volgende voorwaarden: het evenement dient zich te situeren in de provincie West-Vlaanderen het evenement is een vernieuwend toeristisch-recreatief evenement dat voor de eerste maal georganiseerd wordt. Bedoeling is dat na een succesvolle eerste editie dit nieuwe evenement in de toekomst herhaald wordt. het evenement moet additioneel zijn t.o.v. de reguliere werking van de aanvrager. het evenement is meerdaags en loopt minimaal gedurende een periode van tien aansluitende dagen met inbegrip van twee weekends zodat het voldoende toeristische impact kan genereren het evenement vindt plaats na schriftelijke kennisgeving van de beslissing van de deputatie in verband met de toekenning van de subsidie de organisator moet ruim op voorhand afstemmen met de sector: er moet aangetoond worden in welke mate dit gebeurd is met het oog op dagarrangementen, verblijfsarrangementen, de aanvrager moet beschikken over een financieel plan voor de uitvoering van het evenement. Art. 15 : beoordelingscriteria De projecten worden beoordeeld op de volgende criteria: - het evenement heeft een aantoonbare toeristische meerwaarde: het draagt bij tot de globale attractiviteit van de betrokken regio en/of bestemming - de mate waarin het evenement inspeelt op de noden van de toerist/recreant - de kwaliteitsvolle en professionele uitwerking van het evenement - het evenement draagt bij tot het versterken van het imago van de bestemming - het evenement is kwaliteitsvol: de aanvrager toont aan op welke wijze hij een beroep zal doen op specifieke deskundigheid bij de organisatie van het evenement. 8

9 Art. 16 : procedure De deputatie doet de oproep en bepaalt de modaliteiten van indiening. Het aanvraagdossier bevat minstens de volgende stukken: het in te vullen en te ondertekenen aanvraagformulier dat door de provincie wordt ter beschikking gesteld, met volgende elementen: o de doelstellingen van het evenement o een beschrijving van de concrete inhoud van het evenement met een gedetailleerde beschrijving van alle onderdelen en acties o de timing van het evenement o een kostenraming o een financieringsplan met schriftelijke toezegging van de andere partners o een marketing- en promotieplan de statuten van de initiatiefnemer indien van toepassing indien het een VZW of een private rechtspersoon betreft: de jaarrekeningen van de laatste drie jaren. Nieuwe vzw s worden hiervan vrijgesteld. Op basis van het aanvraagformulier, de bijlagen en het eventueel plaatsbezoek formuleert de expertencommissie een advies aan de deputatie, die een beslissing neemt over het al dan niet toekennen van een subsidie en het daaraan verbonden bedrag. Art. 17 : subsidie 1 maximale subsidie De subsidie bedraagt maximaal 20 % van de in het financieringsplan voorziene (=begrote) kosten inclusief BTW, voor zover deze BTW niet aftrekbaar is voor de aanvrager. De subsidie wordt verleend als financiële bijdrage in de kosten van het project en bedraagt maximaal Enkel de kosten gemaakt vanaf de datum van indiening van het aanvraagdossier in het kader van de oproep van de deputatie zijn subsidiabel. 2 eigen inbreng De projectaanvrager brengt zelf minstens 20 % in. 3 geen cumulatie met subsidies van Toerisme Vlaanderen Cumulatie met subsidies van Toerisme Vlaanderen is niet mogelijk gezien het complementaire karakter van beide reglementen. 4 andere provinciale financiering Wanneer een projectaanvraag ingediend wordt, waarop voor bepaalde onderdelen van het initiatief meerdere provinciale reglementen, toelagen of bijdragen van toepassing zijn, kan per onderdeel slechts één bepaalde provinciale financiering in aanmerking komen. 5 berekening subsidiebedrag Het subsidiebedrag wordt berekend in twee fasen: eerst wordt op basis van de begrote kosten een maximaal subsidiebedrag vastgesteld. Na de realisatie van het project wordt op basis van de eindafrekening en de daaruit blijkende reële en subsidiabele kosten het definitieve subsidiebedrag berekend. 9

10 6 eindrapport en afrekeningsformulier Na afloop van het evenement, dient de aanvrager een rapport in met een overzicht van de effectief gemaakte kosten en de bezoekersaantallen. Tegelijk wordt ook een afrekeningsformulier ingediend, samen met de nodige stukken en facturen die de kosten die gemaakt werden, staven. De provincie stelt type rapporten ter beschikking. Alle stukken worden ingediend uiterlijk 6 maanden na afloop van het evenement. 7 uitbetaling van de subsidie De uitbetaling van de subsidie gebeurt na voorlegging van een eindrapport, het afrekeningsformulier en alle bewijsstukken (o.a. facturen, ). Na controle van de werkelijk gemaakte kosten, de bewijsstukken en het plaatsbezoek na realisatie van het evenement, zal de subsidie worden uitbetaald. 8 informatieverstrekking Na afloop van het evenement moet de aanvrager de bezoekersaantallen bezorgen aan de provinciale dienst Economie volgens een opgelegd formaat. HOOFSTUK 7 - SUBSIDIES VOOR LOGIES VAN DE TOEKOMST Art. 18 : doel De provincie wenst subsidies voor investeringen in de infrastructuur van logies te verlenen. Deze investering dient voor innovatie in het toeristisch logies inspelend op het nieuwe logiesdecreet. Deze investering moet een impuls geven aan bestaande hotels, gastenkamers, vakantiewoningen en openluchtrecreatieve bedrijven. De subsidie is ook bestemd voor nieuwe experimentele logiesvormen. De investering speelt bij voorkeur in op een specifieke doelgroep of nood: familievriendelijkheid, ecologie, duurzaamheid, innovatieve belevingsconcepten, specifieke doelgroepen,. Art. 19 : voorwaarden Om in aanmerking te komen voor een subsidie voor logies van de toekomst, moet het project voldoen aan de volgende voorwaarden: het logies dient zich te situeren in de provincie West-Vlaanderen de mate waarin het project innovatief/vernieuwend is het logies moet op het moment van indiening in orde zijn met de geldende voorschriften van het van kracht zijnde logiesdecreet het project moet een voorbeeldfunctie hebben en andere ondernemers kunnen inspireren het project moet passen binnen een goed onderbouwde bedrijfsvisie van het logies het project moet een onderscheidende meerwaarde hebben voor de attractiviteit en het bestaande aanbod van het logies beschikken over een gedetailleerd ontwerp met kostenraming opgemaakt door een deskundige met foto s en plannen (hetzij een architect, tuin- en landschapsarchitect, interieurarchitect of ontwerpbureau, hetzij een eigen technische instantie) beschikken over een exploitatieplan voor de 5 jaar volgend op de realisatie van het project beschikken over een marketing- en communicatieplan beschikken over de nodige vergunningen. De subsidie vervalt van rechtswege indien er geen stedenbouwkundige vergunning verkregen werd binnen het jaar na toekenning van de subsidie door de deputatie 10

11 de vastgelegde toeristisch-recreatieve bestemming moet gedurende minstens 10 jaar worden gegarandeerd. De aanvrager moet de geschreven verbintenis aangaan de ontvangen subsidie terug te betalen, indien hij, zonder toestemming van de deputatie, de bestemming van het gerealiseerde project waarvoor de subsidie werd verkregen, gewijzigd heeft. Komen niet in aanmerking: Projecten die louter de verfraaiing/verbouwing/renovatie van bestaande logies beogen en dus geen innovatief/vernieuwend karakter bezitten. Art. 20 : beoordelingscriteria De projecten worden beoordeeld op de volgende criteria: - de mate waarin het project inspeelt op de noden van de toerist/recreant - de kwaliteitsvolle en professionele uitwerking van het project - de mate waarin het project gericht is op specifieke doelgroepen (nieuwe gezins- en familiegroepen, multigenerationele vakanties, niet-klassieke vormen van vakanties, ). Art. 21 : procedure De deputatie doet de oproep en bepaalt de modaliteiten van indiening. Het aanvraagdossier bevat minstens de volgende stukken: het in te vullen en te ondertekenen aanvraagformulier dat door de provincie ter beschikking gesteld wordt met volgende elementen: o de doelstellingen van het project o een beschrijving van de concrete inhoud van de investering met een gedetailleerde beschrijving van alle onderdelen en acties o de timing van het project o een kostenraming o een financieringsplan met schriftelijke toezegging van de andere partners o een marketing- en promotieplan een gedetailleerd ontwerp m.b.t. de te realiseren infrastructuur opgemaakt door een deskundige terzake en met foto s en plannen (hetzij een architect, interieurarchitect of een andere technische deskundige of ontwerpbureau, hetzij een eigen technische instantie) de statuten van de initiatiefnemer indien van toepassing indien het een VZW of een private rechtspersoon betreft: de jaarrekeningen van de laatste drie jaren. Nieuwe vzw s worden hiervan vrijgesteld. Op basis van het aanvraagformulier, de bijlagen en het eventueel plaatsbezoek formuleert de expertencommissie een advies aan de deputatie, die een beslissing neemt over het al dan niet toekennen van een subsidie en het daaraan verbonden bedrag. Art. 22 : subsidie 1 maximale subsidie De subsidie bedraagt maximaal 20 % van de in het financieringsplan voorziene (=begrote) kosten inclusief BTW, voor zover deze BTW niet aftrekbaar is voor de aanvrager. De subsidie wordt verleend als financiële bijdrage in de kosten van het project en bedraagt maximaal

12 De totale projectkost moet minstens bedragen. Enkel de kosten gemaakt vanaf de datum van indiening van het aanvraagdossier in het kader van de oproep van de deputatie, zijn subsidiabel. Een uitzondering hierop zijn de kampeerautoterreinen die onder hoofdstuk 5 - Infrastructuursubsidies vallen. 2 eigen inbreng De projectaanvrager brengt zelf minstens 20 % in. 3 geen cumulatie met subsidies van Toerisme Vlaanderen Cumulatie met subsidies van Toerisme Vlaanderen is niet mogelijk gezien het complementaire karakter van beide reglementen. 4 andere provinciale financiering Wanneer een projectaanvraag ingediend wordt, waarop voor bepaalde onderdelen van het initiatief meerdere provinciale reglementen, toelagen of bijdragen van toepassing zijn, kan per onderdeel slechts één bepaalde provinciale financiering in aanmerking komen. 5 berekening subsidiebedrag Het subsidiebedrag wordt berekend in twee fasen: eerst wordt op basis van de begrote kosten een maximaal subsidiebedrag vastgesteld. Na de realisatie van het project wordt op basis van de eindafrekening en de daaruit blijkende reële en subsidiabele kosten het definitieve subsidiebedrag berekend. 6 spreiding van de subsidie De subsidie kan gespreid worden over maximaal 3 jaren, te rekenen vanaf de toewijzing van de subsidie (jaar x): de subsidie kan dus lopen van jaar x tot jaar x + 2. De laatste uitbetaling gebeurt in jaar x voortgangsrapport Na de toewijzing van de subsidie in het jaar van de aanvraag (jaar x) dient de aanvrager elk jaar uiterlijk op 31 januari het voortgangsrapport van de provincie in te dienen. Het voortgangsrapport bevat een overzicht van de projectactiviteiten en van de effectief gemaakte kosten van het voorbije jaar en een geactualiseerd budget voor de resterende duur van het project. Het eerste voortgangsrapport wordt ingediend na afloop van het eerste volledige kalenderjaar. In dat eerste rapport wordt het eventuele eerste onvolledige jaar mee opgenomen. Een type rapport wordt ter beschikking gesteld. Het voortgangsrapport moet elk jaar worden ingediend tijdens de volledige duur van het project. In het jaar volgend op de beëindiging van het project wordt het voortgangsrapport vervangen door het eindrapport. 12

13 8 tussentijds afrekeningsformulier Samen met het voortgangsrapport dient de aanvrager elk jaar de tussentijdse afrekening in aan de hand van het tussentijds afrekeningsformulier van de provincie, samen met de nodige stukken en facturen die de kosten die gemaakt werden in het voorbije kalenderjaar staven. De eerste tussentijdse afrekening wordt ingediend na afloop van het eerste volledige kalenderjaar dat start vanaf de beslissing van de deputatie. In dat eerste formulier wordt het eventuele eerste onvolledige jaar mee opgenomen. Het tussentijds afrekeningsformulier moet elk jaar uiterlijk op 31 januari worden ingediend tijdens de volledige duur van het project. In het jaar volgend op de beëindiging van het project wordt het tussentijds afrekeningsformulier vervangen door de eindafrekening. 9 uitbetaling van de subsidie De provincie kan na elk afrekeningsformulier een schijf van de subsidie uitbetalen, op voorwaarde dat de aanvrager volgende stukken heeft ingediend: - bestek, offertes en facturen - indien van toepassing: bouwvergunningen, eigendomsbewijzen, huurovereenkomsten, contract met de eigenaar, compromis of akte houdende het bewijs van de volle eigendom of een zakelijk, of een contractueel recht van ten minste twaalf jaar; aangegane verzekeringen - indien van toepassing: een bestemmingsverbintenis, nl. een geschreven verbintenis de ontvangen subsidie terug te betalen, indien de subsidiebegunstigde zonder toestemming van de deputatie, de bestemming van het onroerend goed waarvoor de investeringssubsidie werd aangevraagd, gewijzigd heeft. De uitbetaalde schijf bedraagt maximaal 20% van de effectief gemaakte infrastructurele kosten. 10 eindrapport en eindafrekening Na voltooiing van het project dient de aanvrager het eindrapport van het project en de eindafrekening aan de hand van het afrekeningsformulier van de provincie in te sturen uiterlijk op 31 januari van het jaar dat volgt op de voltooiing van het project. Aangezien de subsidie over maximaal 3 jaar wordt gespreid dient de aanvrager het eindrapport en de eindafrekening uiterlijk in te sturen op 31 januari van het jaar x + 3. Na controle van de werkelijk gemaakte kosten, de bewijsstukken en het plaatsbezoek na realisatie van het project, zal het saldo worden uitbetaald. 11 informatieverstrekking Vanaf het operationeel gaan van het betoelaagde project is de aanvrager bereid feedback te geven over het gebruik en het succes van de gesubsidieerde infrastructuur aan de provinciale dienst Economie. 13

14 DEEL 3 SLOTBEPALINGEN HOOFDSTUK 8 - ADMINISTRATIEVE EN PROCEDURELE BEPALINGEN Art. 23 : administratieve controle 1 Alle subsidieaanvragen moeten worden gericht aan de dienst Economie, provinciehuis Boeverbos Filiaal I, Koning Leopold III-laan 31, 8200 Brugge, en dit zowel per post als via mail (ilse.vanderhaeghe@west-vlaanderen.be). 2 De dienst Economie gaat na of: - het aanvraagformulier voldoende ingevuld, ondertekend en gedateerd is; - de aanvrager beantwoordt aan de voorwaarden; - de gevraagde stukken toegevoegd zijn; - er voldoende inhoudelijke informatie is, zodat de bevoegde commissie het dossier kan beoordelen. 3 De provinciale administratie stuurt aan alle aanvragers een ontvangstmelding. Ontbrekende of bijkomend opgevraagde informatie dient de dienst Economie te bereiken binnen de 14 dagen na het versturen van de vraag naar bijkomende informatie. 4 De dienst Economie maakt het ingediende dossier over aan de expertencommissie en de waarnemers. Art. 24 : beslissing door de deputatie Elke beslissing van de deputatie wordt schriftelijk meegedeeld met een subsidiebesluit als bijlage. Art. 25 : provinciale herkenbaarheid en return In het subsidiebesluit staan de specifieke vereisten met betrekking tot de return. Deze vereisten worden bepaald door de deputatie conform het reglement betreffende de provinciale herkenbaarheid bij elke vorm van provinciale subsidie d.d. 12 mei 2005 en latere wijzigingen. De aanvrager engageert zich om alle communicatie m.b.t. de investering of het evenement in overleg met de dienst Economie te laten gebeuren. Alle communicatie- en persinitiatieven moeten tijdig en in consensus met de gedeputeerde of afgevaardigde afgestemd zijn zodat de provinciale herkenbaarheid gegarandeerd wordt. De projectaanvrager moet voor de indiening hieromtrent afstemmen via de dienst De aanvrager dient na afloop van het investeringsproject of het evenement een ingevuld en ondertekend verslagformulier provinciale herkenbaarheid in te sturen, vergezeld van de nodige bewijsstukken. Art. 26 : controle De aanvrager verbindt er zich toe de subsidie uitsluitend en integraal aan te wenden waarvoor ze bestemd is. 14

15 Indien blijkt dat door de aanvrager onjuiste gegevens werden verstrekt of indien de voorwaarden van dit reglement niet werden nageleefd, kan de deputatie de subsidie schorsen, intrekken of terugvorderen (geheel of gedeeltelijk inclusief het eventueel uitgekeerde voorschot). Art. 27 : wijzigingen Als de gegevens die bij de subsidieaanvraag werden verstrekt, veranderd zijn (bv. ook het niet of gedeeltelijk plaatsvinden van de geplande initiatieven) brengt de aanvrager het provinciebestuur daarvan onmiddellijk schriftelijk op de hoogte. Art. 28 : uitzonderingen De deputatie beslist in alle gevallen die niet geregeld zijn in dit reglement, eventueel na advies van de expertencommissie. Art. 29 : citeeropschrift Dit reglement wordt aangehaald als: het provinciaal reglement voor toeristische impulsen". HOOFDSTUK 9 INWERKINGTREDING, DUUR EN OVERGANGSBEPALINGEN Art. 30 : inwerkingtreding en duur van het subsidiereglement 1 inwerkingtreding Dit reglement treedt in werking op 1 juli Het provinciaal reglement voor de toeristische impulsen goedgekeurd door de provincieraad van 23 december 2013, houdt hier mee op te bestaan. 2 duur Dit reglement is van kracht tot 31 december 2019, rekening houdende met het voorziene budget in het meerjarenplan Art. 31 : overgangsbepalingen De bepalingen van de provinciale reglementen voor de toeristische impulsen van 24 juni 2010 en 23 december 2013 blijven van toepassing voor de afhandeling van de ingediende en goedkeurde projecten tot 30 juni