PROVINCIAAL REGLEMENT BETREFFENDE DE TOERISTISCHE IMPULSEN IN WEST- VLAANDEREN GOEDGEKEURD DOOR DE PROVINCIERAAD IN ZITTING VAN 23 DECEMBER 2013

Transcriptie

1 PROVINCIAAL REGLEMENT BETREFFENDE DE TOERISTISCHE IMPULSEN IN WEST- VLAANDEREN GOEDGEKEURD DOOR DE PROVINCIERAAD IN ZITTING VAN 23 DECEMBER 2013 DEEL 1 GEMEENSCHAPPELIJKE BEPALINGEN HOOFDSTUK 1 DOELSTELLING Artikel 1: Met dit reglement wil de provincieraad van West-Vlaanderen, hierna de provincie genoemd, een belangrijke impuls geven aan de toeristische sector in West-Vlaanderen. Algemene doelstelling hierbij is de economische impact van het toerisme in West-Vlaanderen in termen van omzet en werkgelegenheid te versterken. De provincie streeft er dan ook naar om de globale toeristische ontwikkeling van de vier West-Vlaamse toeristische regio s, van de kunststad Brugge en van de versterkende samenwerking tussen deze te stimuleren en ondersteunen. Tevens wil de provincie in het perspectief van een duurzame toeristische ontwikkeling het toeristisch-recreatieve karakter en het economisch belang van deze vijf toeristische entiteiten op lange termijn bestendigen. Meer in het bijzonder wil de provincie: Primo: het toeristisch-recreatief aanbod optimaliseren door het ondersteunen van gerichte investeringen met het oog op de vernieuwing en de kwaliteitsverbetering van bestaande toeristische aanbodelementen en met het oog op de realisatie van innovatieve en imagoversterkende projecten en producten. Secundo: evenementen met een toeristisch karakter en een bovenlokale aantrekkingskracht ondersteunen. De provincie kan subsidies verlenen binnen de perken van de daartoe op het provinciale budget ingeschreven en beschikbare kredieten en het meerjarenplan. HOOFDSTUK 2 BEGRIPSOMSCHRIJVING Art. 2: In dit reglement hebben onderstaande begrippen volgende betekenis: Algemene begrippen m.b.t. toerisme en recreatie Toerisme: het geheel van interrelaties en verschijnselen die verband houden met de verplaatsing naar en het tijdelijk verblijf van mensen in een andere dan de alledaagse leefomgeving, hetzij bij wijze van vrijetijdsbesteding, hetzij in de context van de persoonlijke ontwikkeling, hetzij in het kader van de beroepsuitoefening. Recreatie: het geheel van gedragingen die men in zijn vrije tijd vrijwillig onderneemt of ondergaat, waarvan wordt verondersteld dat ze primair gericht zijn op het bevredigen van de eigen verlangens naar ontspanning als belevingsactiviteit Strategisch beleidsplan voor toerisme en recreatie: continu en dynamisch proces dat erop gericht is het toeristisch-recreatieve aanbod van een gegeven regio binnen gegeven randvoorwaarden doelgericht en marktgericht te ontwikkelen teneinde permanente stimulansen te scheppen voor de toeristisch-recreatieve functies en activiteiten van het betrokken gebied Toeristisch aanbod: het geheel van de elementen en activiteiten van de bedrijven die gericht zijn op de exploitatie van het toerisme en uit elementen en activiteiten van de overheid die de ontwikkeling, de verbetering, de stimulering of de vernieuwing van het toerisme als doel hebben Toeristisch aanbodselement: specifiek en apart onderdeel van het toeristisch aanbod dat zich situeert op een welbepaalde locatie Toeristische attractie: fysieke locatie die al dan niet tegen betaling toegankelijk wordt gesteld voor het publiek en die voldoende aantrekkingskracht uitoefent om mensen te stimuleren ze te bezoeken Fietsnetwerk: het samenhangend geheel van met elkaar verbonden fietstracés, bewegwijzerd met knooppuntennummers Wandelnetwerk: het samenhangend geheel van met elkaar verbonden wandeltracés, bewegwijzerd met knooppuntennummers Missing link: ontbrekende schakel in het fietsnetwerk waarbij de maaswijdte van het netwerk kan worden verkleind en/of de veiligheid en aantrekkelijkheid van het netwerk kan worden verhoogd Meetingindustrie (Meetings, Incentives, Congressen en Events): koepelbegrip dat duidt op vergader- en congrestoerisme. Begrippen m.b.t. de publieke toeristisch-recreatieve sector 1

2 Toerisme Vlaanderen: intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid, opgericht bij decreet door het Vlaams Parlement op 10 maart 2004 Westtoer a.p.b.: autonoom provinciebedrijf voor toerisme en recreatie in West-Vlaanderen, opgericht door de provincieraad van West-Vlaanderen op 30 maart 2000 Toeristisch infokantoor: fysieke locatie met onthaalpersoneel waar de bezoeker terecht kan voor toeristisch-recreatieve informatie Gemeentelijke dienst voor toerisme: dienst die binnen een gemeente of stad verantwoordelijk is voor de voorbereiding en de uitvoering van het gemeentelijk toeristisch beleid. HOOFDSTUK 3 SOORTEN SUBSIDIES Art. 3: soorten subsidies Binnen dit reglement zijn er twee soorten subsidies: 1 subsidies voor infrastructuur Dit is een subsidie voor infrastructurele toeristische projecten met als doel het optimaliseren van het toeristisch-recreatief aanbod. Deze subsidie is van toepassing enerzijds voor projecten die de vernieuwing en de kwaliteitsverbetering van bestaande toeristische aanbodselementen beogen en anderzijds voor projecten die innovatieve en imagoversterkende aanbodselementen wensen te realiseren. De subsidie kan gespreid worden over maximum 4 jaar. 2 subsidies voor evenementen Dit is een subsidie voor een toeristische en unieke gebeurtenis met bovenlokaal potentieel en met een vernieuwend karakter voor de bestemming. De subsidie kan niet gespreid worden over meerdere jaren. HOOFDSTUK 4 TOEPASSINGSGEBIED Art. 4: toepassingsgebied 1 toepassingsgebied Voor de subsidies in het kader van dit reglement komen in aanmerking: lokale besturen (gemeentebesturen, OCMWs en intercommunales voor zover zij over toeristische doelstellingen beschikken) en private toeristische actoren voor zover zij de rechtsvorm van VZW hebben aangenomen. 2 natuurlijke personen, feitelijke verenigingen Natuurlijke personen of feitelijke verenigingen komen voor subsidies in het kader van dit reglement niet aanmerking. Art. 5: algemene voorwaarden Om in aanmerking te komen voor subsidies, moet de organisatie voldoen aan volgende algemene voorwaarden: De controle van de provincie aanvaarden op zowel de inhoud als de uitwerking van de activiteiten binnen het goedgekeurde en gesubsidieerde project Een boekhouding hebben zodat de provincie de besteding van de provinciale subsidie kan controleren De werking of de activiteit waarvoor de organisatie een subsidie aanvraagt moet worden gerealiseerd op het grondgebied van de provincie West-Vlaanderen en als dusdanig een meerwaarde betekenen voor de provincie West-Vlaanderen Voor de werking of de activiteit waarvoor de subsidie wordt aangevraagd niet door de provincie worden gesubsidieerd op basis van andere provinciale reglementen of waarvoor specifieke kredieten zijn ingeschreven op het budget van de provincie. HOOFDSTUK 5 - DE ADVIESCOMMISSIE Art. 6: samenstelling van de adviescommissie De provinciale adviescommissie voor de toeristische impulsen (hierna genoemd: de provinciale adviescommissie) wordt samengesteld in het kader van dit subsidiereglement op initiatief van de deputatie. De provincieraad duidt de provincieraadsleden van de provinciale adviescommissie aan op voorstel van de deputatie. De andere leden van de adviescommissie worden aangeduid door de deputatie. 2

3 De adviescommissie wordt als volgt samengesteld: 9 leden van de provincieraad van West-Vlaanderen, waaronder de gedeputeerde voor toerisme en recreatie die van ambtswege fungeert als voorzitter van de commissie. Deze 9 provincieraadsleden zetelen met raadgevende stem. 5 ambtelijke vertegenwoordigers van de provincie vanuit volgende diensten o Economie o Cultuur o Minawa o Sport o Externe Relaties, Europese programma s en gebiedswerking 4 ambtelijke vertegenwoordigers van Westtoer, waaronder de afgevaardigd bestuurder van Westtoer die van ambtswege fungeert als secretaris van de Commissie 1 ambtelijke vertegenwoordiger van Toerisme Vlaanderen 1 vertegenwoordiger van de Vlaamse minister voor toerisme 4 vertegenwoordigers van de private toeristische sector (Horeca Vlaanderen, Recread, LIV en de vzw Toeristische Attracties) Ten hoogste twee derde van de leden van de adviescommissie met stemrecht, is van hetzelfde geslacht. Art. 7: bevoegdheid van de adviescommissie Alle subsidieaanvragen worden voor advies voorgelegd aan de provinciale adviescommissie voor de toeristische impulsen. Deze adviescommissie komt ten minste twee maal per jaar samen en dit telkens in een periode van 2 maanden na de vervaldag voor de indiening van de subsidiedossiers, met name 15 maart en 15 september. Ten behoeve van de werkzaamheden van de adviescommissie zal de dienst economie alle ingediende dossiers binnen de twee weken na de indiening overmaken aan Westtoer, zodat Westtoer een technische beoordeling kan maken van de ingediende dossiers en van de diverse bijlagen alsook een inschatting van de toeristisch-recreatieve meerwaarde en belang van het project. Op basis van deze technische beoordeling zal Westtoer een oriënterend advies formuleren ten behoeve van de adviescommissie. De adviescommissie maakt haar adviezen over aan de deputatie uiterlijk twee maanden na de vervaldag voor de indiening van de subsidiedossiers, i.e. 15 mei en 15 november. De voorzitter geeft op elke bijeenkomst van de adviescommissie kennis van de beslissingen die de deputatie genomen heeft over de geadviseerde subsidiedossiers. DEEL 2 SPECIFIEKE BEPALINGEN PER SOORT SUBSIDIE HOOFDSTUK 6 SUBSIDIES VOOR INFRASTRUCTUUR Art. 8: doel De provincie wenst investeringssubsidies te verlenen aan duurzame toeristisch-recreatieve projecten met als doel het optimaliseren van het toeristisch aanbod. Het gaat zowel over projecten die de vernieuwing en de kwaliteitsverbetering van bestaande toeristischrecreatieve aanbodselementen beogen als over projecten die bijkomende innovatieve en imagoversterkende aanbodselementen wensen te realiseren. Art. 9: voorwaarden Om in aanmerking te komen voor een subsidie voor infrastructuur, moet het project voldoen aan volgende voorwaarden: Zich situeren in de provincie West-Vlaanderen Betrekking hebben op het toeristisch-recreatief aanbod in één van de West-Vlaamse toeristische regio s of in Brugge. Concreet worden volgende types van projecten bedoeld (niet-exhaustieve lijst): o Projecten die de attractiviteit van het toeristisch product, het comfort van de toerist en de dienstverlening aan de toerist op een geïntegreerde manier beogen o Projecten m.b.t. het optimaliseren van bestaande toeristische attracties en m.b.t. het realiseren van vernieuwende toeristische attracties o Projecten inzake het realiseren van multifunctionele leisureprojecten en van specifieke venues voor de meetingindustrie o Bezoekerscentra met autonome aantrekkingskracht en met een grote meerwaarde inzake interpretatie, geleiding en beleving van de toeristen 3

4 o o o o Projecten gericht op specifieke doelgroepen door het realiseren van specifieke infrastructuur afgestemd op hun noden, meer bepaald: gezinnen met kinderen jongeren medioren en senioren kampeerautotoeristen door de aanleg van kampeerautoterreinen Projecten gericht op de ontwikkeling van het fiets- en wandeltoerisme, meer in het bijzonder: het oplossen van missing links op de fiets- en wandelnetwerken voor zover deze realisaties een duidelijke toeristisch-recreatieve meerwaarde hebben ingrepen die de veiligheid van het fietsnetwerk beogen Belevingselementen langs routes en netwerken die een aantoonbare toeristischrecreatieve meerwaarde hebben Projecten gericht op de toeristisch-recreatieve ontsluiting, inrichting en de beleving van natuurgebieden, natuurreservaten, groendomeinen en grotere landschappelijke eenheden. N.B.: Komen niet in aanmerking: o Projecten die louter de toegankelijkheid van bestaande toeristisch-recreatieve infrastructuur beogen o Investeringsprojecten inzake erfgoed die een beroep kunnen doen op andere provinciale subsidies of projecten die louter restauratie of onderhoud beogen. o Zwembaden o Projecten die louter het lokale onthaal van de toerist beogen zoals toeristische infokantoren en dorpsonthaalpunten en die bijgevolg behoren tot de gemeentelijke taakstelling o Projecten die louter de inrichting, het beheer, het onderhoud en de uitbreiding van natuurgebieden, natuurreservaten, groendomeinen en grotere landschappelijke eenheden beogen o Investeringen in de logies- en recasector (met uitzondering van kampeerautoterreinen). Beschikken over een gedetailleerd ontwerp met kostenraming opgemaakt door een deskundige (hetzij een architect, een tentoonstellingsbouwer, tuin- en landschapsarchitect, interieurarchitect of ontwerpbureau hetzij een eigen technische instantie) Beschikken over een exploitatieplan voor de 5 jaar volgend op de realisatie van het project Beschikken over de nodige vergunningen, in het bijzonder een stedenbouwkundige vergunning indien deze vereist is De vastgelegde toeristisch-recreatieve bestemming moet gedurende minstens 10 jaar worden gegarandeerd. De aanvrager moet de geschreven verbintenis aangaan de ontvangen subsidie terug te betalen, indien hij, zonder toestemming van de deputatie, de bestemming van het gerealiseerde project, waarvoor de subsidie werd verkregen, gewijzigd heeft. Art. 10: beoordelingscriteria De projecten worden beoordeeld op de volgende criteria: De projecten hebben een aantoonbare toeristisch-recreatieve meerwaarde: ze hebben als dusdanig een autonome aantrekkingskracht of ze dragen substantieel bij tot de globale attractiviteit van de betrokken bestemming De projecten spelen in op de wensen en noden van de toerist De projecten kaderen in één of meerdere specifieke krachtlijnen van de onderscheiden regionale strategische beleidsplannen voor toerisme en recreatie De projecten hebben minstens een regionale uitstraling en ressorteren zo mogelijk een hefboomeffect op de betrokken regio De projecten hebben een vernieuwend karakter voor de bestemming De projecten zijn op een continue wijze toegankelijk voor de toerist vanaf de start van de paasvakantie tot aan het einde van de grote vakantie; daarnaast zijn ze indien mogelijk ook toegankelijk in weekends en in de overige schoolvakanties De projecten kunnen op een rendabele wijze geëxploiteerd worden De projecten hebben een marketingplan De projecten zijn kwaliteitsvol: de indiener toont aan op welke wijze hij een beroep zal doen op specifieke deskundigheid inzake tentoonstellingsdesign, multimediale technieken, architectuur, binnenhuis- en landschapsarchitectuur De projecten beantwoorden aan de globale principes van duurzame ontwikkeling De projecten zijn toegankelijk voor personen met een handicap. Toegankelijkheid is het uitgangspunt. Niet-toegankelijkheid moet gemotiveerd worden. Art. 11: procedure De aanvraag moet ingediend worden bij de dienst economie van de provincie West-Vlaanderen hetzij voor 15 maart hetzij voor 15 september van het betrokken subsidiejaar. 4

5 Het aanvraagdossier bevat volgende stukken: Het in te vullen en te ondertekenen aanvraagformulier dat door de provincie wordt ter beschikking gesteld met volgende elementen: o de behoeften en noden waarop het project inspeelt o de doelstellingen van het project o een beschrijving van de concrete inhoud van het project met een gedetailleerde beschrijving van alle onderdelen en acties o de timing en de fases binnen het project o een kostenraming o een exploitatieplan o een marketingplan o een financieringsplan met schriftelijke toezegging van de andere partners Een gedetailleerd ontwerp m.b.t. de te realiseren infrastructuur opgemaakt door een deskundige terzake (hetzij een architect, een tentoonstellingsbouwer, interieurarchitect of een andere technische deskundige of ontwerpbureau hetzij een eigen technische instantie) De statuten van de initiatiefnemer indien van toepassing Indien het een VZW betreft: de jaarrekeningen van de laatste drie jaren. Nieuwe vzw s worden hiervan vrijgesteld. Op basis van het aanvraagformulier, de bijlage, een plaatsbezoek en het oriënterend advies van Westtoer formuleert de provinciale adviescommissie een advies aan de deputatie, die een beslissing neemt over het al dan niet toekennen van een subsidie en het daaraan verbonden bedrag. Art. 12: subsidie 1 maximale subsidie De subsidie bedraagt maximaal 20 % van de in het financieringsplan voorziene (=begrote) kosten inclusief BTW, voor zover deze BTW niet aftrekbaar is voor de aanvrager. Voor infrastructuurprojecten met betrekking tot regionaal onthaal bedraagt de subsidie maximaal 50% van de in het financieringsplan voorziene (=begrote) kosten inclusief BTW. Infrastructuurprojecten met betrekking tot regionaal onthaal kunnen enkel betoelaagd worden voor zover deze niet in aanmerking komen voor betoelaging door Toerisme Vlaanderen. De subsidie wordt verleend als financiële bijdrage in de infrastructurele kosten van het project en bedraagt maximaal Personeelskosten en werkingskosten komen niet in aanmerking voor betoelaging. 2 eigen inbreng De projectindiener brengt minstens zelf 15 % in. 3 subsidies verleend door andere instanties Bij de vaststelling van het subsidiebedrag wordt rekening gehouden met de subsidies die verstrekt worden door alle overige instanties, zodat het totale subsidiebedrag voor het project niet hoger is dan 85 % van de begrote uitgaven. 4 meerdere provinciale reglementen Wanneer een projectaanvraag ingediend wordt, waarop voor bepaalde onderdelen van het initiatief meerdere provinciale reglementen van toepassing zijn, kan per onderdeel slechts één bepaald subsidiereglement in aanmerking komen. 5 berekening subsidiebedrag Het subsidiebedrag wordt berekend in twee fasen: eerst wordt op basis van de begrote kosten een principieel en maximaal subsidiebedrag vastgesteld. Na de realisatie van het project wordt op basis van de eindafrekening en de daaruit blijkende reële en subsidiabele kosten het definitieve subsidiebedrag berekend. 6 spreiding van de subsidie De subsidie kan gespreid worden over maximaal vier jaren, te rekenen vanaf de principiële toewijzing van de subsidie (jaar x): de subsidie kan dus lopen van jaar x tot jaar x + 4 (indien het project start op 1 januari, loopt de subsidie van jaar x + 1 tot jaar x + 4). De laatste uitbetaling gebeurt in jaar x voortgangsrapport Na de principiële toewijzing van de subsidie in het jaar van de aanvraag (jaar x) dient de aanvrager elk jaar uiterlijk op 15 januari het voortgangsrapport van de provincie in te dienen. Het voortgangsrapport bevat een overzicht van de projectactiviteiten en van de effectief gemaakte kosten van het voorbije jaar en een geactualiseerd budget voor de resterende duur van het project. 5

6 Het eerste voortgangsrapport wordt ingediend na afloop van het eerste volledige kalenderjaar. In dat eerste rapport wordt het eventuele eerste onvolledige jaar mee opgenomen. Een type rapport wordt ter beschikking gesteld. Het voortgangsrapport moet elk jaar worden ingediend tijdens de volledige duur van het project. In het jaar volgend op de beëindiging van het project wordt het voortgangsrapport vervangen door het eindrapport. 8 tussentijds afrekeningsformulier Samen met het voortgangsrapport dient de aanvrager elk jaar de tussentijdse afrekening in aan de hand van het tussentijds afrekeningsformulier van de provincie, samen met de nodige stukken en facturen die de kosten die gemaakt werden in het voorbije kalenderjaar staven. De eerste tussentijdse afrekening wordt ingediend na afloop van het eerste volledige kalenderjaar. In dat eerste formulier wordt het eventuele eerste onvolledige jaar mee opgenomen. Het tussentijds afrekeningsformulier moet elk jaar uiterlijk op 15 januari worden ingediend tijdens de volledige duur van het project. In het jaar volgend op de beëindiging van het project wordt het tussentijds afrekeningsformulier vervangen door de eindafrekening. 9 uitbetaling van de subsidie De provincie kan na elk afrekeningsformulier een schijf van de subsidie uitbetalen, op voorwaarde dat de aanvrager volgende stukken heeft ingediend: - bestek en offertes - indien van toepassing: bouwvergunningen, eigendomsbewijzen, huurovereenkomsten, contract met de eigenaar, compromis of akte houdende het bewijs van de volle eigendom of een zakelijk, of een contractueel recht van ten minste twaalf jaar; aangegane verzekeringen - indien van toepassing: een bestemmingsverbintenis, nl. een geschreven verbintenis de ontvangen subsidie terug te betalen, indien de subsidiebegunstigde, zonder toestemming van de deputatie, de bestemming van het onroerend goed waarvoor de investeringssubsidie werd aangevraagd, gewijzigd heeft. De uitbetaalde schijf bedraagt maximum 20% van de totaal gemaakte effectieve kosten. 10 eindrapport en eindafrekening Na voltooiing van het project dient de aanvrager het eindrapport van het project en de eindafrekening aan de hand van het afrekeningsformulier van de provincie in te sturen uiterlijk op 15 januari van het jaar dat volgt op de voltooiing van het project. Aangezien de subsidie over maximaal 4 jaar wordt gespreid dient de aanvrager het eindrapport en de eindafrekening uiterlijk in te sturen op 15 januari van het jaar (jaar x + 5) dat volgt op het vierde jaar van de duur van het project. Na controle van de werkelijk gemaakte kosten, de bewijsstukken en het plaatsbezoek na realisatie van het project zal het saldo worden uitbetaald. 11 informatieverstrekking Vanaf het operationeel gaan van het betoelaagde project dient de aanvrager bezoekersaantallen te bezorgen aan de provinciale dienst economie en aan Westtoer volgens een opgelegd formaat en een opgelegde frequentie. HOOFDSTUK 7 SUBSIDIES VOOR EVENEMENTEN Art. 13: doel De provincie wenst subsidies te verlenen aan innovatieve, toeristische evenementen met als doel de kwaliteit van evenementen te verhogen en te verbeteren. De provincie wil op deze wijze een bijdrage leveren aan de realisatie van hoogkwalitatieve en unieke gebeurtenissen in West-Vlaanderen met een bovenlokaal potentieel. Art. 14: voorwaarden Om in aanmerking te komen voor een subsidie voor een evenement, moet het evenement voldoen aan volgende voorwaarden: Het evenement dient zich te situeren in de provincie West-Vlaanderen Het evenement is meerdaags en loopt minimaal gedurende een periode van tien dagen met inbegrip van twee weekends zodat het voldoende toeristische impact kan ressorteren Het evenement vindt plaats na schriftelijke kennisgeving van de beslissing van de deputatie in verband met de toekenning van de subsidie 6

7 Aantonen in welke mate er afstemming gebeurd is met de sector (met het oog op dagarrangementen, verblijfsarrangementen, ) Beschikken over een financieel plan voor de uitvoering van het evenement. N.B.: Komen niet in aanmerking: o Evenementen die op reguliere basis (meerjaarlijks, jaarlijks of nog frequenter) georganiseerd worden o Evenementen die reeds betoelaagd werden: de toekenning van de subsidie voor een evenement is éénmalig ook al wordt het evenement nadien opnieuw georganiseerd. Art. 15: beoordelingscriteria Het evenement wordt beoordeeld op de volgende criteria: Het evenement heeft een aantoonbare toeristische meerwaarde: het draagt bij tot de globale attractiviteit van de betrokken regio en/of bestemming Het evenement draagt bij tot het versterken van het imago van de bestemming Het evenement is kwaliteitsvol: de aanvrager toont aan op welke wijze hij een beroep zal doen op specifieke deskundigheid Het evenement heeft een vernieuwend karakter voor de bestemming Art. 16: procedure De aanvraag moet ingediend worden bij de dienst economie van de provincie West-Vlaanderen hetzij voor 15 maart hetzij voor 15 september van het betrokken subsidiejaar. Het aanvraagdossier bevat volgende stukken: Het in te vullen en te ondertekenen aanvraagformulier dat door de provincie wordt ter beschikking gesteld met volgende elementen: o de doelstellingen van het evenement o een beschrijving van de concrete inhoud van het evenement met een gedetailleerde beschrijving van alle onderdelen en acties o de timing van het evenement o een kostenraming en een financieringsplan o een marketing- en promotieplan Indien het een VZW betreft: de jaarrekeningen van de laatste drie jaren. Nieuwe vzw s worden hiervan vrijgesteld. Op basis van het aanvraagformulier, de bijlage, een verkennend gesprek en het oriënterend advies van Westtoer formuleert de provinciale adviescommissie een advies aan de deputatie, die een beslissing neemt over het al dan niet toekennen van een subsidie en het daaraan verbonden bedrag. Art. 17: subsidie 1 maximale subsidie De subsidie bedraagt maximaal 20 % van de in het financieringsplan voorziene (=begrote) kosten inclusief BTW, voor zover deze BTW niet aftrekbaar is voor de aanvrager. De subsidie bedraagt maximaal per evenement. Het betreft altijd een éénmalige toekenning. 2 eigen inbreng De projectindiener brengt minstens zelf 15 % in. 3 subsidies verleend door andere instanties Bij de vaststelling van het subsidiebedrag wordt rekening gehouden met de subsidies die verstrekt worden door alle overige instanties, zodat het totale subsidiebedrag voor het project niet hoger is dan 85 % van de begrote uitgaven. 4 meerdere provinciale reglementen Wanneer een aanvraag ingediend wordt, waarop voor bepaalde onderdelen van het initiatief meerdere provinciale reglementen of subsidies van toepassing zijn, kan per onderdeel slechts één bepaalde subsidie in aanmerking komen. 5 eindrapport en afrekeningsformulier Na afloop van het evenement, dient de aanvrager een rapport in met een overzicht van de effectief gemaakte kosten en de bezoekersaantallen. Tegelijk wordt ook een afrekeningsformulier ingediend, samen met de nodige stukken en facturen die de kosten die gemaakt werden staven. De provincie stelt type rapporten ter beschikking. Alle stukken worden ingediend uiterlijk 6 maanden na afloop van het evenement. 7

8 6 uitbetaling van de subsidie De uitbetaling van de subsidie gebeurt na voorlegging van eindrapport, afrekeningsformulier en alle bewijsstukken. DEEL 3 SLOTBEPALINGEN HOOFDSTUK 8 - ADMINISTRATIEVE EN PROCEDURELE BEPALINGEN Art. 18: administratieve controle 1 Alle subsidieaanvragen moeten worden gericht aan de dienst economie, provinciehuis Boeverbos Filiaal I, Koning Leopold III-laan 31, 8200 Brugge. 2 De dienst economie gaat na of: - het aanvraagformulier voldoende ingevuld, ondertekend en gedateerd is - de aanvragende organisatie beantwoordt aan de voorwaarden - de gevraagde stukken toegevoegd zijn - er voldoende inhoudelijk informatie is, zodat de bevoegde commissie het dossier kan beoordelen. 3 De provinciale administratie stuurt aan alle organisaties een ontvangstmelding. Ontbrekende of bijkomend opgevraagde informatie dient de dienst economie te bereiken binnen de 14 dagen na het versturen van de ontvangstmelding. 4 De dienst economie maakt het ingediende dossier over aan Westtoer. Art. 19: beslissing door de deputatie Elke beslissing van de deputatie wordt schriftelijk meegedeeld (eventueel met een subsidiebesluit als bijlage). Art. 20: provinciale herkenbaarheid en return In het subsidiebesluit staan ook de specifieke vereisten met betrekking tot de return. Deze vereisten worden bepaald door de deputatie conform het reglement betreffende de provinciale herkenbaarheid bij elke vorm van provinciale subsidie d.d. 12 mei 2005 en latere wijzigingen. De aanvrager engageert zich om alle communicatie m.b.t. de investering of het evenement in overleg met de provincie en Westtoer te laten gebeuren. Alle communicatie- en persinitiatieven moeten tijdig en in consensus met de gedeputeerde of afgevaardigde afgestemd zijn zodat de provinciale herkenbaarheid gegarandeerd wordt. De subsidie-aanvrager dient na afloop van het investeringsproject of het evenement een ingevuld en ondertekend verslagformulier in te sturen, vergezeld van de nodige bewijsstukken. Art. 21: controle De organisatie verbindt er zich toe de subsidie uitsluitend en integraal aan te wenden waarvoor ze bestemd is. Indien blijkt dat door de organisatie onjuiste gegevens werden verstrekt of indien de voorwaarden van dit reglement niet werden nageleefd, kan de deputatie de subsidie schorsen, intrekken of terugvorderen (geheel of gedeeltelijk inclusief het eventueel uitgekeerde voorschot). Art. 22: wijzigingen Als de gegevens die bij de subsidieaanvraag werden verstrekt, veranderd zijn (bv. ook het niet of gedeeltelijk plaatsvinden van de geplande initiatieven) brengt de organisatie het provinciebestuur daarvan onmiddellijk schriftelijk op de hoogte. Art. 23: uitzonderingen De deputatie beslist in alle gevallen die niet geregeld zijn in dit reglement, eventueel na advies van de adviescommissie. Art. 24: citeeropschrift Dit reglement wordt aangehaald als : het provinciaal reglement voor toeristische impulsen". HOOFDSTUK 9 - INWERKINGTREDING EN DUUR Art. 25: inwerkingtreding en duur van het subsidiereglement 1 inwerkingtreding Dit reglement treedt in werking op 1 januari duur 8

9 Dit reglement is van kracht tot 31 december 2019 rekening houdende met het voorziene budget in het meerjarenplan Een project of een evenement kan ten laatste starten in de loop van het jaar Een infrastructuurproject loopt ten laatste tot 2024; de uitbetaling kan ten laatste gebeuren in Een evenementsubsidie loopt ten laatste tot 2020; de uitbetaling kan ten laatste worden aangevraagd zes maand na de afloop van het evenement. 9