Business in control Excellence in Contractmanagement (CM)

Transcriptie

1 Business in control Excellence in Contractmanagement (CM) Snelle Diagnose CM wat, waar en hoe te verbeteren. Herman van den Hoogen M: Procurement.com Nick Piscaer M: CM Snelle Diagnose intro v10 CMTraining 1

2 Kenmerken: Business in control in de relaties met leveranciers Zijn Raamcontracten optimaal ingezet? repeterende behoeftes zijn in raamcontracten ondergebracht. Interne- en klantvraag en de markt (concurrentie) zijn sinds de start van het raamcontract ongewijzigd. Worden Raamcontracten actief beheerd? Er is overzicht van alle raamcontracten. Raamcontracten zijn actueel/up-to-date. Heb je inzicht in de resultaten? Informatie over de resultaten van de raamcontracten is beschikbaar Er is regelmatig overleg tussen Opdrachtgever en leverancier over: risico s, contractbenutting, performance, issues, verbeteringen, waarde creatie etc. Opdrachtgever weet zeker dat hij krijgt waarvoor hij betaalt. Zijn de gebruikers betrokken? Alle raamcontracten hebben een eigenaar vanuit de eindgebruikers Gebruikers zijn op de hoogte van de raamcontract inhoud. Gebruikers zijn opgeleid voor hun rol binnen CM. Zijn specifieke Contractmanagement processen ingericht? Specifieke CM processen zijn vastgelegd en geïmplementeerd CM Snelle Diagnose intro v10 CMTraining 2

3 Something has changed CM Snelle Diagnose laat zien, in de relaties met leveranciers: waar en hoe in control, waar risico s te verminderen en waarde toe te voegen Aanpak Voorwerk Interviews Verbeterplan Business en Inkoop/CM verzamelen info: Contracten/data & systemen Organisatie structuur & stakeholders, CMcompetenties, -processen Huidige focus en ervaringen verbeterprog s Business impact, -risk, issues Interviews met keystakeholders uit: De business Inkoop /CM Finance/ compliance IT Het resultaat: verbeterpotentieel, inclusief: wat, waar te verbeteren. Indicatie hoe te verbeteren voorstel voor nader onderzoek (business case) Een pragmatische, snelle diagnose, gericht op identificatie van verbeteringen m.b.t. toegevoegde waarde en risico vermindering Focus op het hoge business-impact en risk gedeelte van de geldstroom naar leveranciers Verrijkt de organisatie met nieuwe ideeen. HR/P&O Interview aanpak bepalen 3 incl. extra data vraag CM Snelle Diagnose intro v10 CMTraining

4 Network Network Monitoring Process-Related Ind. Costs All Process-Related Ind. Cost Elements 1) (harm.) in per Air MOU (in 1 000) 2) Cluster Comp. traffic per site Reference 0.20 Cluster Reference 0.18 empty A B C D E 0.59 F 0.52 G 0.47 H 0.47 [ I ] 0.46 J [ ] = Cluster; = Operator not comparable to peers Operator K L 1) All costs excluding Fees for Leased Lines & Frequency Usage, Site & Building Rental, Equipment Rental & Lease and Power 2) (All outbound Minutes of Use + all inbound Minutes of Use + Outbound on-net Access-Access Minutes of Use)/1000 Source: A.T. Kearney European Cost Benchmarking for Mobile Operators 2007 M Dashboard color N 0.30 [ O ] Indirect Costs Network Core, VAS & Network Monitoring [ P ] Performance gap in % Performance gap absolute Operator 06A EUR 0.0% EUR - Operator 05A EUR 25.1% EUR 18,538,318 Q [ S ] [ T ] U [ V ] W X Financial year Z [ AA ] AB AC AD AE 0.16 AF 0.15 AG 0.15 AH Main Analysis [ AJ ] [ AK ] AL Driver: Network Air MOU (1'000) Operator cost position Group contribution 2006 EUR 178,632,892 EUR - 29,014, EUR 73,724,042 EUR - 14,348,633 Personnel Ex ternal serv ices Other Reference Cluster reference AM AN AP 0.08 AQ 0.02 AR AnalysisID: NwMngLay_PRC1 A.T. Kearney 29/ /12829b 47 De Snelle Diagnose bevat onze kennis en ervaringen om verbeteringen voor de korte en lange termijn te identificeren Maximaliseren samenwerking in de keten en managen van de keten Contract Management Best practices Globaal beeld over CM Potentiele CM levers CM proces - sen [ Operator 05A ] Oth. Grp. Opco 2 [ Operator 06A ] Oth. Grp. Opco 1 Training tools Praktijk ervaring CM zonder inzicht en transparantie CM beperkt tot inkoopafdeling Gebruiker geen of onduidelijke rol Meer aandacht voor sourcen, onderhandelen, minder voor optimaliseren contracten en relaties Geen/beperkte CM tools CMprocessen Omgaan met Contracten Contract strategie Mensen Keten Samenwerking Creeren: focus, eenduidige processen Meetbaarheid performance Lerend vermogen in de organisatie Overzicht, begrijpelijke inhoud, Inhoud bekend bij gebruikers Optimaliseren contractbenutting Optimaliseren over contracten Optimale inhoud en condities Hertenderen als vraag en/of aanbod is gewijzigd. Trainen/coachen Awareness creeren Aanwezige competenties Samenwerking in de keten Intern en extern De uitgebreide ervaring zorgt voor snelle resultaten die onderdeel zijn van een solide aanpak CM Snelle Diagnose intro v9 CMTraining 4

5 ID Category Description Detailed description (if required) 1 Fertigungs- Chemiearbeiter, und Kunststoff- Industrieberufe verarbeiter, Maschinenbediener Qualifications - n Relevante Fachausbildung n HWS- und schichttauglich n Berufserfahrung (ab 2 Jahre) Brief job descriiption n Bedienen einer Anlage, z.b. Extruder/ Kalander/ Kaschieranlage einschließlich Funktionskontrolle aller Aggregate wie Heizung/ Regler/ Dosierung/ Vakuumpumpen/ Heiz-und Kühlgeräte/ Säge/ Abzug/ Wasserfilter n Überwachen des gesamten Produktionsvorgangs n Qualitätskontrolle gemäß Richtlinien, notieren der Fertigungs- und Maschinendaten 2 Schweißer Kunststoff-Schweißer n Relevante Fachausbildung - 3 A-E-Schweißer n ggf. HWS- und maskentauglich - 4 WIG-/HD-Schweißer n Berufserfahrung (ab 2 Jahre) - 5 MAG-Schweißer - 6 Schlosser, Maschinenschlosser/ n Relevante Fachausbildung - Mechaniker, Metallbauschlosser n ggf. HWS- und schichttauglich 7 Monteur Schlosser im E-Bereich n Berufserfahrung (ab 2 Jahre) - 8 Rohrvorrichter ISO - 9 Elektriker Elektriker Industrie n Relevante Fachausbildung - 10 Elektriker Handwerk n ggf. HWS- und schichttauglich - n Berufserfahrung (ab 2 Jahre) 11 Staplerfahrer/ n Lagerfacharbeiter n Selbständiges Kommissionieren mittels Seitenstapler/ Kommisionierer n Staplerführerschein Stapler der Aufträge für Fertigerzeugnisse, Handelswaren (Lager/Versand) n HWS-, ggf. schicht- und höhentauglich n Kommissioniererfahrung und Zubehör gemäß Kommissionerungs- und Ladeliste n Kennzeichnen und Bereitstellen der kommissionierten Aufträge zum Versand n Buchen der Produktionsübergaben von Fertigerzeugnissen bei der Einlagerung mittels PC n Bedienen eines Hochregallagers n Einhalten der Vorschriften für Warenlagerung, Versand und Verpackung n Überwachen der Be- und Entladung von LKW's bei der Abholung/Lieferung von Produkten De Snelle Diagnose bestaat uit drie fasen: Voorwerk Interviews Verbeterplan Activiteiten Business en inkoop/cm verzamelen: Contractinfo/data & systemen Organisatie structuur & stakeholders, CM- competenties en CM-processen. Huidige focus en ervaringen met verbeterprogramma s Business impact, risk en issues Interview aanpak incl. extra data vraag (impact op doorlooptijd Interviews met key stakeholders uit: De business Inkoop /CM Finance/compliance IT HR/P&O Het resultaat: identificatie verbeterpotentieel, inclusief: wat, waar te verbeteren. Indicatie hoe te verbeteren voorstel voor nader onderzoek (business case) Methode templates interviews met keystakeholders Questionnaire Experts Experience Verbeterplan gericht op gebied met hoge business impact en/of business risk. Onderwerpen: CM processen Systemen en tooling Bemensing Samenwerking in de keten Doorlooptijd Ca. 1 week (één locatie) 2-4 uur per interview (één locatie) ca. 1 week 1 week CM Snelle Diagnose intro v9 CMTraining 5

6 De Snelle Diagnose: check van uw contractmanagement in het gebied met hoge business-impact en -risico Markt dynamiek Supplier health check Leverancier relatie check Contracten Werkwijze/ processen Standaardisatie Leveranciers Markt Leverancier Relatie Vraag vanuit de Business Alignement beleid Vraag ontwikkeling Netwerk met de gebruikers SMART Ervaringen vanuit het verleden Verbeterplan CM team Expert input, Benchmark Werkwijze bij anderen Best practices Sharing & Learning Prioriteiten Team Competenties Inzicht in contract data Prioriteiten bepaald Spend door: Aantal leveranciers Ease-impact analyse Contract benutting Kosten/baten analyse Selectie Contractperformance Resources Opleiding training Alignment with internal Kennis niveau Ervaring organisation Materie kennis Segmentering Risico analyse Issues CM Snelle Diagnose intro v9 CMTraining 6

7 Hoe verder? Alleen Professioneel ingevoerd contractmanagement, door competente contractmanagers van beide partijen, voegt daadwerkelijk waarde toe aan raamcontracten, vermindert risico s en verhoogt contractbenutting (compliance). De toegevoegde waarde door CM is in de praktijk even groot of zelfs groter dan het tender resultaat: 10-30%! Afspraken, next steps CM Snelle Diagnose intro v10 CMTraining 7

8 Bijlage: Snelle Diagnose; vooronderzoek Gesprekken met key-stakeholders vanuit: de Business en Inkoop Doel is om antwoord te krijgen op de volgende vragen; 1. Hoe ziet organisatie eruit (relatie: inkoop/cm/business)? 2. Waar zit hoge Business Impact en-risico in relaties met leveranciers? 3. Waar is organisatie mee bezig, wat speelt er? 4. Waarom wil men CM verbeteren? 5. Wat van CM is aanwezig? 1. Implementatieactiviteiten, Basisactiviteiten en Reviewactiviteiten op operationeel, tactisch en strategisch niveau? 2. Welke deelprocessen vastgelegd en geïmplementeerd? 6. Welke ervaringen met CM? 7. Welke ervaringen met Inkoop-verbetertrajecten? 8. Welke opleiding/training voor CM? 9. Welke systemen en tooling t.b.v. CM? 10. Hoeveel geld gaat om bij leveranciers (aandeel, absoluut)? Informeren organisatie, bepalen vervolg interviews en evt. additionele data vraag CM Snelle Diagnose intro v10 CMTraining 8

9 Contractmanagement (CM) Maturity Model(bron;CMT) Dimensie Inrichten en beheer In Control Continue verbeteren van de keten Beleid Processen Systemen Mensen Opdracht- Nemer (ON) Level 1 : Ad Hoc Belang van CM in (inkoop)beleid vastgelegd Contract Inventarisatie met key-milestones. Verder nauwelijks CM processen ingericht. Incidenteel contact OG/ON. Contract Overzicht beschikbaar. Geen integratie met spend-systeem CM rol ingericht bij inkoop, nauwelijks ingericht bij de gebruikers in de business. GBVmethode. Selectie ON alleen op basis van levering (Goederen of Diensten). Incidenteel contact. Level 2 : Basis Beleid van OG geldt ook voor ON. Beleid en context vastgelegd. Basis CM processen geïmplementeerd. Contractmanagement intensiteit bepaald. Overleg (basis) ingericht. Monitoring ingericht. OG beoordeelt ON. (stand-alone) IT contract-systeem. Niet geïntegreerd met overige systemen; handmatig ingevoerde KPI s, Contract Spend, performance gegevens. Voldoende capaciteit bij inkoop en gebruiker voor CM (CM teams) bij OG en ON. Geen duidelijk onderscheid Strat./Takt./Oper. Mensen opgeleid in basis CM- aspecten. ON mede geselecteerd op basis van verbetercapaciteit. Level 3 : Structureren Heldere omschrijving van de CMbeoordelingsprocessen. ON en OG separaat gericht op eigen belang. Alle CM processen ingevoerd. PDCA verbeterproces geïmplementeerd bij OG en ON. OG en ON beoordelen elkaar (spiegel). Geïntegreerd IT (ERP) Systeem met geautomatiseerde performance en rapportages met KPIdashboard. CM rollen op operationeel-,tactischen strategisch niveau bij OG en ON. CM-ers geselecteerd op CM competenties.opgeleid in alle CMprocessen. ON geselecteerd om operationele- en tactische taken over te nemen. Level 4 : Optimaliseren (2x) Senior Management actief betrokken bij strategische contract-relaties. Gezamenlijk ontwikkeld beleid. Proces- en risico evaluatie op strategisch niveau; OG+ON samen, gericht op de keten. Procesverbetering in hele keten. Systeem van OG en ON geïntegreerd. Gezamenlijke data voor optimalisatie van performance verbetering in de keten. Best practise exchange Gezamenlijke training, integratie van taken. ON geselecteerd op het creëren van toegevoegde waarde en innovaties voor de business. CM Snelle Diagnose intro v10 CMTraining 9 Level 5 : Integreren(keten)