VOORWOORD DE ZWEVEGEMSE FUIFWIJZER

Transcriptie

1 Jeugdraad Zwevegem

2 VOORWOORD Hier is er hij weer, de Zwevegemse fuifwijzer! Dit boekje is een handleiding voor het organiseren van een fuif. Alle regels en wetten rond dit onderwerp vind je hierin terug, evenals een heleboel tips om je fuif vlotter te laten verlopen. Achteraan zitten er enkele bijlagen om alles nog duidelijker te maken. Fuiven is immers belangrijk voor jongeren als ontspanningsbron en bevorderlijk voor het leggen van sociale contacten. Daarnaast is het organiseren van een fuif of optreden een belangrijke bron van inkomsten voor jeugdwerkinitiatieven. Dit boekje bevat vanzelfsprekend niet alle informatie tot in detail, maar de belangrijkste onderwerpen staan erin beschreven, gekoppeld aan enkele tips. Indien je nog vragen hebt, kan je steeds op de jeugddienst terecht! Je kan ook met al je fuifvragen in het feestloket terecht. Voor het afsluiten van de nodige vergunningen en bepaalde reservaties kan je volledig op deze dienstverlening rekenen. Je hoeft zelf niet meer te wroeten in die papierberg. Vul het aanmeldingsformulier in bijlage 8 in en bezorg dit op de jeugddienst waar het feestloket gevestigd is. Let wel! Dit alles moet minstens 3 maanden voor het evenement gebeuren om te garanderen dat alles in orde komt! Dit boekje is een realisatie van de Zwevegemse Jeugdraad. Het geldt als werkinstrument, dus het enige wat jullie moeten doen is het gebruiken! Aarzel niet om de jeugddienst te contacteren ( ) als je verdere vragen hebt! DE ZWEVEGEMSE FUIFWIJZER

3 INHOUDSTAFEL Voorwoord... 2 Inhoudstafel... 3 Hoofdstuk 1 : Wat dient er vooraf te gebeuren? Aandachtspunten vooraf De dag zelf Na de activiteit... 8 Hoofdstuk 2 : Publiciteit Affiches, folders of uitnodigingen Wettelijke verplichtingen Nuttige tips Affiches verspreiden Plaatselijke pers en vrije radio s Publiciteitswagen Sponsoring Hoofdstuk 3: Een geschikte locatie Welke zalen moeten een milieuvergunning hebben? Definitie ontspanningsinrichtingen, volgens VLAREM II Welke zalen moeten er voldoen aan de VLAREM-reglementering Hoe zit het nu in Zwevegem? Hoofdstuk 4 : Sabam Wat is Sabam? Verplichtingen van de organisator Hoofdstuk 5: Billijke vergoeding Wat is De billijke vergoeding? Verplichtingen van de organisator van tijdelijke activiteiten Hoofdstuk 6 : Geluidshinder, nachtlawaai en sluitingsuur Geluidshinder Geluidsnormen voor een niet-ingedeelde inrichting Melding niet-ingedeelde muziekactiviteit Tips Nachtlawaai DE ZWEVEGEMSE FUIFWIJZER

4 3. Sluitingsuur Hoofdstuk 7 : Verzekeringen Wettelijke verzekeringen Verplichte verzekering objectieve aansprakelijkheid voor gebouwen en inrichtingen die voor het publiek toegankelijk zijn Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor vrijwilligers Noodzakelijke verzekeringen Brandveiligheid en aanverwante risico s Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid.... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd Verzekering contractuele aansprakelijkheid Aanbevolen verzekering Verzekering tegen lichamelijke ongevallen van vrijwillige medewerkers Verzekering alle risico s Verzekering rechtsbijstand Hoofdstuk 8: Algemene veiligheid Wie is verantwoordelijk voor het goede verloop van de fuif? Verantwoordelijke in de zaal of tent Verantwoordelijkheid buiten de zaal of tent Regels m.b.t. security, buitenwippers en dergelijke Fuifbuddy s Eerste hulp bij feestongevallen Hoofdstuk 9: Alcohol, drugs, minderjarigen Alcohol Openbare dronkenschap Drankvergunning Begin niet te vroeg Drugs Roken Minderjarigen Wet op xenofobie of rascisme Vrijwilligers Bijlagen Bibliografie DE ZWEVEGEMSE FUIFWIJZER

5 HOOFDSTUK 1 : WAT DIENT ER VOORAF TE GEBEUREN? In dit hoofdstuk staan we stil bij een aantal algemene bepalingen voor het organiseren van een fuif. Deze punten zijn eveneens terug te vinden in de checklist (zie bijlage 1). 1. AANDACHTSPUNTEN VOORAF Maak een keuze tussen privé fuif en publieke fuif: De privé fuif:bij een privé fuif heeft iedere genodigde een persoonlijke uitnodiging ontvangen. Deze fuiven zijn eerder kleinschalig. Onder deze noemer vallen familiefeestjes, fuiven voor de eigen leden van je jeugdvereniging,. De meeste wettelijke bepalingen zijn niet van toepassing op de privéfuif. De publieke fuif: Een publieke fuif staat open voor iedereen. De potentiële aanwezigen worden uitgenodigd door bv. een affiche. De bedoeling van deze fuiven is meestal winst maken om de kas van de jeugdvereniging, sportclub, te spijzen. Bij deze fuiven ben je verplicht om alle opgelegde voorwaarden betreffende fuiven en danspartijen na te leven. Datum: Ga na of er geen soortgelijke activiteiten op dezelfde dag doorgaan in de gemeente of mega fuiven in de regio en hou rekening met examenperiodes. Locatie: Zoek lang vooraf (ongeveer 6 maanden) een geschikte locatie voor je activiteit. Zorg dat je zeker in het bezit bent van een contract. o Wat staat er in een goed contract: Welke lokalen zijn in de huurprijs vervat? Mag je ramen en deuren openen? Hoeveel betaal je voor water, elektriciteit? Stelt de verhuurder personeel ter beschikking? Is er een speciale regeling voor Sabam, billijke vergoeding? Hoe wordt het voorschot geregeld? Hoe kan je het contract annuleren? Hoeveel bedraagt de waarborg? Welke verzekeringen zijn al afgesloten? DJ: ga op zoek naar een gepaste DJ en maak goede, duidelijke afspraken! Bij geluidshinder zal de DJ aansprakelijk gesteld worden. PA/Licht: Ga na of er in de zaal een uitrusting aanwezig is. Reserveer tijdig je installatie, vergelijk prijzen en leg alles vast in een contract. Voor een zacht prijsje kan je materiaal ontlenen in uitleenpunten in de provincie 1. De gemeentelijke jeugddienst 2 heeft ook een beperkte technische uitrusting. 1 Provinciale uitleendienst, Emiel Clauslaan 3, 8500 Kortrijk Tel Fax pudk@west-vlaanderen.be DE ZWEVEGEMSE FUIFWIJZER

6 Sponsoring: Een manier om de kosten te verminderen. Neem hiervoor tijdig de nodige contacten op. Maak hen duidelijk wat jij te bieden hebt: vrijkaarten, naamvermelding op de affiches, spandoek in de zaal,. Begroting: Ruwe kostenraming, het is de bedoeling dat de uitgaven de inkomsten niet overtreffen. Hou dit evenwicht dus goed in het oog en hou rekening met een mogelijk verlies! UITGAVEN SABAM & Billijke vergoeding Melding niet-ingedeelde muziekactiviteit Drukwerk Verzekering & vergunningen DJ/groep (en) Huur zaal/ materiaal Veiligheid & vervoersonkonsten Aankoop drank / maaltijden / drankbekers Kleine schadegevallen Andere.. INKOMSTEN Voorverkoop kaarten Kaartenverkoop inkom Vestiaire Sponsoring Drankverkoop / voeding Andere.. TOTAAL + TOTAAL - SALDO Brouwer: Drank en drinkbekers bestellen, in overleg met de zaaluitbater. Afspraken maken i.v.m. eventueel bijleveren de avond zelf en terugname nadien, prijzen vooraf afspreken. Ook goede afspraken maken omtrent de tapinstallatie en welke toebehoren er in de prijs zijn verrekend (openers, ). Promotie: - Affiches en flyers ronddragen op plaatsen waar je doelgroep regelmatig komt (uiterlijk twee tot drie weken vooraf). - Inkomkaarten verspreiden onder de medewerkers en daarvan een duidelijke lijst bijhouden. - Inkomkaarten verspreiden bij de voorverkoopadressen (de dag voor de fuif de overige kaarten en het geld ophalen). - Persartikels versturen (minimum drie weken voor de activiteit). Dit kan online via het (perscentrum) + of via de persadressen uit bijlage Eventueel reclame maken op vrije radio s en plaatselijke TV-zenders. - Je kan je activiteit ook aankondigen via - Plaatsen van publiciteitsborden; ophangen aan gemeentelijke roosters + aanvragen aan het gemeentebestuur, ministerie van de Vlaamse gemeenschap. Vergunningen: - Melding van de activiteit aan de nodige diensten (politie, gemeentebestuur, ). - Billijke vergoeding aangeven: uiterlijk 5 dagen voor de activiteit moet men in het bezit zijn van de aangifte. De vergoeding moet voor de activiteit betaald worden (zie hoofdstuk 5). - SABAM aanvragen: uiterlijk 10 dagen voor de activiteit de formulieren opsturen (zie hoofdstuk 4). - Melding niet-ingedeelde muziekactiviteit: uiterlijk 2 maanden voor de activiteit indienen op de milieudienst (zie hoofdstuk 3). - Vergunning voor sterke dranken (zie hoofstuk 9). - In handel brengen van voedingsmiddelen. Vergunning aanvragen bij de eetwareninspectie, enkel wanneer dit op regelmatige basis gebeurt. 2 Uitleendienst: Otegemstraat Zwevegem - Open: ma. en vrij.: 18.30u tot 19.30u Telefonisch reserveren bij de jeugddienst: Bereikbaar: ma. tot vrij.: 8.30u tot 12.00u en 13.30u tot 16.30u. DE ZWEVEGEMSE FUIFWIJZER

7 De aanvraag voor een standplaats op een openbaar domein gebeurt bij het College van Burgemeester en Schepenen. - Gebruik geluidswagen; toestemming van de burgemeester + aangifte bij SABAM (zie hoofdstuk 2). - Verlenging van het sluitingsuur, aanvragen bij het gemeentebestuur (zie hoofdstuk 6). Verzekeringen: - Verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid afsluiten (beschadiging installatie, diefstal, ). - Is de zaaluitbater in orde met de brandverzekering? Bij het organiseren van een activiteit in een tent of in een ruimte die uitzonderlijk toegankelijk gesteld wordt voor het publiek moet je een aanvraag voor een brandvoorkomingsonderzoek indienen bij de brandweer (zie hoofdstuk 7). Geluid: Buren tijdig informeren van de activiteit, rekening houden met de richtlijnen van de milieuambtenaar en de DJ wijzen op de beperkingen betreffende de geluidsnormen (zie hoofdstuk 6). Veiligheid: E.H.BO., portiers, fuifstewards, zichtbaar aanwezige medewerkers, afspraken met de lokale politie, security,... (zie hoofdstuk 8). Inrichting zaal: tafels, stoelen, installatie, drank en vestiaire. Concrete afspraken maken met de uitbater, DJ, groepen,. Denk goed na over de inrichting van de zaal, bv. discobar op een hoogte zodat de DJ een goed zicht heeft op het gebeuren, sfeerelementen aanbrengen,. Proper en gezond fuiven: Besteed aandacht aan milieuzorg op je fuif Maak afspraken omtrent alcohol en drugs op de fuif (zie hoofdstuk 9). Afspraken met medewerkers: taakverdeling opstellen en minimum 10 dagen voor de activiteit aan elke medewerker bezorgen. Fuifkist: reserveer de fuifkist bij de jeugddienst, deze kist bevat tal van materiaal dat je kan gebruiken ter preventie en in noodgevallen. 2. DE DAG ZELF Elke medewerker moet stipt aanwezig zijn op het afgesproken uur. De taakverdeling wordt nog eens vlug overlopen. Opmerkingen omtrent de taakverdeling: Inventaris: voor de aanvang en na afloop maken minstens twee personen van de organisatie samen met de zaaluitbater een inventaris op van de drank, bekers of glazen,. Lees vooraf alle contracten na en test alle installaties uit. Uitbetalingen: de financieel verantwoordelijke controleert regelmatig of er niet te veel geld in de kassa zit, hij zorgt voor voldoende wisselgeld, hij doet de nodige betalingen (DJ, groep, ) en hij brengt regelmatig de geldopbrengst veilig weg. Uren: werken met een beurtrol (zorg voor voldoende medewerkers!) Medewerkers: voorzie voor elk een aantal gratis consumptiebonnen, zorg voor een aantal ervaren tappers (wisselen van vaten). Zorg ervoor dat iedere medewerker herkenbaar is (T-shirt, uniform, ) en maak duidelijke afspraken i.v.m. sluitingsuur, verkoop drankbonnen, Inkom: een goede controle is nodig, hoed je voor doorgegeven stempels of namaakkaarten! Verbruik tijdens de activiteit zelf geen alcohol en dring hier ook op aan bij de andere medewerkers. Als er problemen zijn, los je deze best in een nuchtere DE ZWEVEGEMSE FUIFWIJZER

8 toestand op! Als er politie aan te pas komt, kom je niet goed over als je als organisator of medewerker dronken bent! Zaalbegeleiding: deze personen staan in voor de goede orde van de zaal: personen verwijderen van het podium of de zaal, toiletten, dansvloer, vestiaire, gevaarlijke voorwerpen verwijderen uit de zaal (bv. glasscherven). Het aanstellen van parkeerwachters die mensen aanwijzen waar ze mogen staan is ook aan te raden, zo kan je problemen rond de zaal voorkomen. Verken samen met de fuifbuddy s de zaal en de omgeving en overloop samen de checklist die zij bijhebben zodat het evenement in alle rust kan verlopen. Veiligheid: begeleiding bij geldtransport, rode kruis, portiers, Het gebruik van GSM s is nuttig voor een goede coördinatie. Stel een lijst op van nuttige adressen & telefoonnummers (politie, brandweer, dokter van wacht, leverancier, ) en hou die de hele avond ter beschikking. Zeg eveneens aan je andere medewerkers waar deze lijst te vinden is (zie bijlage 3). 3. NA DE ACTIVITEIT Verwijderen van afficheborden, wegwijzers en ander promomateriaal de dag na de activiteit. Opruimen zaal en de onmiddellijke omgeving van de zaal, maak hieromtrent duidelijke afspraken met de uitbater van de zaal. Controleer of er nergens schade is, zowel binnen als buiten. Het is vaak goedkoper om de herstellingen zelf uit te voeren, bespreek dit met de zaaluitbater, breng de verzekeringsmaatschappij ook op de hoogte. Terugbezorgen uitgeleend materiaal. Afrekenen voorverkoop. Ontvangen en betalen van facturen. Financieel verslag, bestemming opbrengst. Evaluatie van alle fasen; voorbereiding, dag zelf en opkuis. Evalueer met alle betrokkenen want dit kan zeer leerzaam zijn voor volgende initiatieven. DE ZWEVEGEMSE FUIFWIJZER

9 HOOFDSTUK 2 : PUBLICITEIT 1. AFFICHES, FOLDERS OF UITNODIGINGEN Als je volk op je fuif wil, moet je vanzelfsprekend affiches maken. Je zorgt best voor een aantrekkelijke lay-out en opvallende kleuren. Je moet je wel aan bepaalde regels houden! 1.1. WETTELIJKE VERPLICHTINGEN Je moet steeds een verantwoordelijke uitgever vermelden. Dit moet een meerderjarige (+18) inwoner van België zijn (ook als je een VZW bent). Gebruik het domicilieadres van de vereniging. Het is echter niet de verantwoordelijke uitgever die aansprakelijk is bij foutief aanplakken, wel de verspreider of de aanplakker. Drukken met zwarte inkt op witte en gele affiches is verboden. Deze kleuren zijn voorbehouden voor de overheid en notarissen. Er mogen geen verkeerstekens afgebeeld worden op een affiche. Fluorescerende affiches moeten ten minste 75 meter van verkeerslichten vandaan blijven. Sinds 1 januari 2007 zijn affiches van 15 dm 2 tot 1m 2 (bv. A2) vrijgesteld van taxen. > 1m 2 : prijs per affiche 0,5, te voldoen via overschrijving, er dient dus altijd een aangifte gedaan te worden voor affiches van dit formaat. Wat houdt dit nu concreet in: dat geen aanplakkingtaks moet betaald worden op affiches met het formaat A3, A2, A1 en A0 Op alle grotere formaten moet er wel een taks betaald worden. Dit doe je door een aangifte in te dienen in het kantoor der domeinen en penale boeten 3 met als ambtsgebied de woonplaats van de schuldenaar. Deze aangifte moet gebeuren aan de hand van een aangifteformulier dat in het dubbel moet opgemaakt en getekend worden. Dit moet voor elke verschillende affiche gebeuren. Op de affiche komt dan de term: TAKS BETAALD TE KORTRIJK. Het verschuldigde bedrag moet gestort worden op de rekening met vermelding aanplakkingaangifte van ( naam organisatie of evenement ). Enkele dagen hierna ontvang je dan van je ontvangstkantoor het bewijs van je aangifte en betaling. 3 Ministerie van Financiën Ontvangstkantoor Domeinen en Penale Boeten Kortrijk Telefoon: DE ZWEVEGEMSE FUIFWIJZER

10 De grote uitzondering op al het bovenstaande bevindt zich bij activiteiten met een liefdadig doel. Hierop moet er op geen enkel formaat taksen betaald worden. Maar let op: Liefdadig doel wordt zeer eng geïnterpreteerd, het is een activiteit waarvoor geen inkom betaald moet worden, de winst wordt besteed aan een liefdadig doel en iedereen werkt belangeloos mee. Verder mag er ook geen reclame staan op de affiche en ben je verplicht de vermelding vrij van zegel art. 198,7 e Wetboek der taksen aan te brengen. Je hebt de toelating nodig van de gemeente als je affiches wilt plakken op gemeentelijke aanplakborden of reclameborden langs de weg wil plaatsen. Je moet je aanvraag richten tot de dienst secretarie 4. In Zwevegem wordt er enkel toelating gegeven voor het plaatsen van reclameborden op Zwevegems grondgebied voor activiteiten van Zwevegemse verenigingen. Je mag maximaal 20 borden plaatsen gedurende 14 dagen, langs de gemeentewegen van Zwevegem (en dus niet langs de gewestwegen N391 en N8). De oppervlakte van de reclameborden mag niet meer dan een halve m 2 bedragen. Ze moeten minstens op 75 cm van de rand van de rijweg geplaatst worden en niet in de onmiddellijke nabijheid van kruispunten. Ze mogen geen hinder opleveren voor de zichtbaarheid van de weggebruikers. Men mag de borden noch aan inrichtingen voor openbaar nut, noch aan brugpeilers of bomen bevestigen. De reclameborden dienen uiterlijk 1 week na de fuif verwijderd te worden! De aanvrager is verantwoordelijk voor het naleven van deze voorschriften en zal aansprakelijk zijn voor alle hinder die uit een onoordeelkundige of onrechtmatige plaatsing van de borden mocht voortkomen. De gemeentelijke aanplakborden met de tekst vrije aanplakking staan ter beschikking van eenieder die zelf aankondigingen wil uitplakken, met inachtneming van de vereiste hoffelijkheid ten aanzien van medegebruikers. Als regel geldt dat men, per bord ten minste één affiche van elke actuele aankondiging niet overplakt. Om toch borden langs de gewestwegen te plaatsen moet je toelating vragen bij het ministerie dienst Bruggen en Wegen 5 Publiciteit langs deze wegen is bijna altijd verboden, er kan wel toelating verkregen worden om per gewestweg max. 2 kleine borden van max. 75m 2 aan te brengen. Als je folders laat drukken, vermeld je best Verboden op de openbare weg te werpen. Zo kun je vermijden dat de politie de verspreiding verbiedt onder het voorwendsel van milieuvervuiling. Maak gebruik van andere evenementen om je doelgroep te bereiken. Een spandoek kan ook gebruikt worden om promotie te maken voor jullie activiteit. Richt hiervoor je aanvraag aan het CBS. Je betaalt dan wel voor de plaatsingskosten aan de gemeentelijke brandweer, dit zal ongeveer 100 bedragen per spandoek. 4 Dienst secretatie - Otegemstraat Zwevegem. 5 District gewestwegen Regie 312 t.a.v. de heer Freddy Hoste Kennedylaan Kortrijk DE ZWEVEGEMSE FUIFWIJZER

11 1.2. NUTTIGE TIPS Lees het affiche ontwerp goed na voor het drukken. Het zou niet de eerste keer zijn dat de plaats of datum werd vergeten! Via sponsoring kan je misschien gratis je affiches laten drukken Vermeldt in ieder geval het volgende op je affiches (+ taks betaald te Kortrijk): WAT? (FUIF, OPTREDEN, ) WAAR? (ZAAL + GEMEENTE) ZATERDAG 1 APRIL 2009 OM 20U TOT 2U INKOMPRIJS TRANSFO ZWEVEGEM WANNEER WELKE MUZIEK? DJ VERMELDEN VVK: 3 - ADD: 5 - DJ AMBI V.U.: PIER PLEZIER FUIFSTRAAT FUIFGEM (DATUM,BEGIN EINDUUR) EN WIE IS DE VERANTWOORDELIJKE UITGEVER? NAAM/ADRES VERANTWOORDELIJKE UITGEVER Vraag prijs bij verschillende drukkers, zo kan je vergelijken. Breng de jeugddienst op de hoogte van je fuif. Dit komt dan in evenementenkalender van de jeugdraad AFFICHES VERSPREIDEN Spreek op voorhand af waar je met de affiches rondgaat en doe dit 2 à 3 weken op voorhand. Bij grote manifestaties kan je de affiches al een zestal weken op voorhand ronddragen. Het is op een aantal plaatsen verboden om affiches te plakken: op privé-eigendommen zonder de toelating van de eigenaar op elektriciteitscabines op bushokjes op afsluitingen op borden voor officiële mededelingen op borden voor handelspubliciteit Let op met wildplakken. In de meeste gemeenten wordt dit streng bestraft en bovendien kun je ook nog een factuur gepresenteerd krijgen voor de verwijderingkosten. Affiches worden het meest gelezen in cafés, sporthallen, voetbalkantines, frituren en jeugdclubs. DE ZWEVEGEMSE FUIFWIJZER

12 Werken met uitnodigingen naar andere (jeugd)organisaties toe kan stimulerend werken. Maak de uitnodiging aantrekkelijk en werk eventueel met vrijkaarten of groepsvoordelen. Verstuur deze uitnodigingen niet te vroeg, anders gaan ze toch verloren. 2. PLAATSELIJKE PERS EN VRIJE RADIO S Voor je activiteit kan je via de plaatselijke media soms heel wat gratis reclame maken. Het enige wat je hiervoor moet doen is een persberichtje schrijven en versturen naar de persverantwoordelijken. Verzorg je bericht en geef zo veel mogelijke informatie mee. Verstuur het persbericht minstens 3 weken (voor een fuif) of 2 maanden (voor een grotere activiteit) vooraf op. Herhaal dit ook nog een keer zodat het zeker niet vergeten wordt. Je kan ook zelf naar de studio s van de vrije radio s gaan om reclame te maken. Zorg voor enkele vrijkaarten voor de luisteraars. Kondig je activiteit ook via internet aan, dit kan o.a. op PUBLICITEITSWAGEN Als je reclame wil maken via een publiciteitswagen moet je dit aanvragen aan het college van burgemeester en schepenen, aangifte doen bij SABAM als je ook muziek afspeelt (formulier 109) en de politie hierover inlichten. Men dient ook belastingen te betalen voor het gebruik van een geluidswagen. Dit is echter niet van toepassing voor de onderstaande gevallen: Publiciteit, uitgaande van of bevolen door de Staat, het Vlaams Gewest, de Provincie, de Gemeente of openbare instellingen; Publiciteit, gevoerd door instellingen van openbaar nut of door liefdadige instellingen of verenigingen, voor een werking zonder winstoogmerk, waarvan de opbrengst bestemd is voor het algemeen welzijn of voor leniging van nood; De uiting van godsdienstige of politieke opvattingen, het oproepen tot bijeenkomsten of manifestaties van die aard, mits deze de organisators geen rechtstreekse of onrechtstreekse geldelijke baten of winsten opleveren. Deze uitzonderingen worden enkel toegekend indien je een officiële aanvraag deed bij het college van burgemeester en schepenen van de betrokken gemeente. De belastingplichtige moet minstens vierentwintig uren vooraf aan het gemeentebestuur de voor de aanslag noodzakelijke gegevens ter beschikking te stellen. Wanneer er geen aangifte werd gedaan of bij onvolledige aangifte zal men belast worden op basis van de gegevens waarover het gemeentebestuur beschikt, onverminderd het recht van bezwaar en beroep. 3. SPONSORING Een fuif organiseren houdt een groot financieel risico in, want als je al de onkosten optelt kom je aan een serieus bedrag. Als je fuif weinig volk lokt, kan dit een heuse streep door je rekening betekenen. DE ZWEVEGEMSE FUIFWIJZER

13 Je kan dit risico verkleinen door beroep te doen op sponsors. Sponsoring is een vorm van ruilen; het bedrijf betaalt als ze reclame mogen maken. Dit kan in de vorm van vermelding op de affiches of kaarten, lichtkranten, spandoeken of het afroepen van de sponsors op de fuif zelf. Het is dan ook belangrijk om de sponsors te contacteren voor je naar de drukker stapt. Je neemt best enkele maanden op voorhand contact op met mogelijke sponsors. Bereidt je gesprek degelijk voor. Je maakt best een infoblaadje op met het aanbod voor de sponsors: vrijkaarten (het aantal vermelden); gratis toegang voor de sponsors zelf; naam- of logovermelding op affiches, kaarten; ophangen van spandoeken/reclamebord in de zaal tijdens de manifestatie. Je geeft best wat achtergrondinformatie over je activiteit en het doelpubliek aan je sponsors. Een originele aanvraag en een verzorgt dossiertje maken je kansen op succes al groter. Mogelijk stappenplan in verband met sponsoring: o stap 1: brainstorm over een tegenprestatie, met andere woorden bedenk wat een mogelijke sponsor in de plaats krijgt. o stap 2: verdeel de taken, wie doet wat, wanneer en waarom. o stap 3: maak een lijst met potentiële sponsors: vergeet niemand. o stap 4: win informatie in over de sponsor zodat je weet wat hij al gesponsord heeft, waarom hij gesponsord heeft. o stap 5: stel een sponsorbrochure samen, dit is een boekje waarin alle noodzakelijke formatie staat. o stap 6: werf je sponsors. o stap 7: onderteken contract. o stap 8: begeleid de sponsors tijdens het evenement, dus met andere woorden als ze komen laat ze daar dan niet in de kou staan. Sponsors kunnen ook in natura sponsoren, wat heel nuttig kan zijn. Handelaars doen zelf heel wat zo n suggesties: bv. broodjes, bakken bier, de kosten van het drukwerk op zich nemen,. DE ZWEVEGEMSE FUIFWIJZER

14 HOOFDSTUK 3: EEN GESCHIKTE LOCATIE 1. WELKE ZALEN MOETEN EEN MILIEUVERGUNNING HEBBEN? Wanneer je van plan bent om een fuif te organiseren is het belangrijk dat je weet welke zalen een milieuvergunning vereisen. Er is namelijk een belangrijk verschil naar reglementering toe! 1.1. DEFINITIE ONTSPANNINGSINRICHTINGEN, VOLGENS VLAREM II VLAREM staat voor Vlaams Reglement Milieuvergunning. Wegens de toenemende druk op het leefmilieu is er in 1995 een nieuwe milieureglementering in werking getreden. VLAREM I en II regelen de concrete invulling van de uitvoeringsbesluiten van het decreet op de milieuvergunning. De VLAREM-reglementering omschrijft muziek als volgt: alle vormen van muziekemissie, elektronisch versterkt en voortkomend van blijvende of tijdelijke geluidsbronnen. Onder lokalen met dansgelegenheid wordt verstaan: alle lokalen met een dansvloer, ongeacht de oppervlakte van deze dansvloer, alsmede hun aanhorigen die, al dan niet tegen betaling, voor het publiek toegankelijk zijn, ook al is de toegang tot bepaalde categorieën van personen beperkt WELKE ZALEN MOETEN ER VOLDOEN AAN DE VLAREM- REGLEMENTERING De plaatsen waar een fuif, optreden, festival, enz. kunnen georganiseerd worden, zijn opgedeeld in 4 categorieën.: 1. In een zaal waarvoor een milieuvergunning vereist is (ingedeelde inrichting) 2. In een zaal zonder milieuvergunning (niet-ingedeelde inrichting), bij bijzondere gelegenheden / occasioneel fuiven 3. In openlucht 4. In een tent In principe mag er in elke zaal gefuifd worden, maar natuurlijk gelden er een aantal beperkingen omtrent het aantal bezoekers, de vereisten voor veiligheid, de geluidsbeperking, art 561 van het strafwetboek m.b.t. nachtgerucht of nachtrumoer, het k.b. van houdende vaststelling van geluidsnormen voor muziek in openbare en privé-inrichtingen, de Vlarem II geluidsnormen e.a. DE ZWEVEGEMSE FUIFWIJZER

15 Met de invoering van het VLAREM-decreet worden zalen op basis van hun fuif- frequentie ruwweg in 4 categorieën opgedeeld: ingedeelde en niet-ingedeelde inrichtingen. INGEDEELDE INRICHTING Enerzijds heb je de zalen waar meer dan 12 dansactiviteiten per jaar worden georganiseerd. Dit is een ingedeelde inrichting (klasse 2 milieuvergunning). In dit geval moet de zaaluitbater over een milieuvergunning beschikken. Deze zalen hebben een oppervlakte van meer dan 100m². Voor het berekenen van de oppervlakte worden alle publieke ruimten meegeteld, dus ook de toiletten, de vestiaire,. Al naar gelang de locatie, kan de vergunningsverlenende overheid bijzondere milieuvoorwaarden opleggen. De organisatoren en de uitbater van de zaal zijn verantwoordelijk voor het naleven van de milieureglementen. NIET-INGEDEELDE INRICHTING Anderzijds heb je dan de zalen waar er ten hoogste 12 dansactiviteiten per jaar met een maximum van twee per maand mogen doorgaan. Men spreekt hier over een nietingedeelde inrichting (bv. een polyvalente zaal). De zaaluitbaters zijn niet verplicht om een milieuvergunning te hebben maar, moeten zich dan ook strikt houden aan de beperkingen inzake geluidsterkte, vastgelegd in het KB van 24/02/77. Bij de niet-ingedeelde inrichting horen ook de zalen waarvan de totale oppervlakte kleiner is dan 100 m². Wil men op die locaties afwijken van het k.b. van 77 (max. 90 db(a)), is hiervoor een melding (fuifvergunning) noodzakelijk. Op dergelijke locaties worden enkel dansactiviteiten georganiseerd, gekoppeld aan een bijzondere gelegenheid zoals kermissen, carnavals e.d., met minder dan twee dansactiviteiten per maand en max. 12 op jaarbasis. (bv. 100 dagen fuif in een fabriekspand). Een groot probleem met deze zalen is dat ze vaak niet geschikt zijn, zelfs als men de eventuele geluidsoverlast binnen de perken kan houden. Hygiëne en brandveiligheid moeten in acht genomen worden. FUIF IN EEN TENT Een fuif in een tent is niet hetzelfde als een openluchtfuif. Een tent mag maximaal twee maal per jaar op hetzelfde perceel, of dezelfde percelen, geplaatst worden gedurende maximaal drie opeenvolgende dagen, zonder dat men over een milieuvergunning moet beschikken (bv. Pukkelpop). Voor een fuif in een tent is de toestemming van de burgemeester nodig. Indien het College van Burgemeester en Schepenen toelating geeft om een fuif te laten doorgaan, dan zijn de normen van het KB van 24 februari 1977 (o.m. 90 db (A)-norm) niet van toepassing. Wel moeten de algemene reglementen inzake lawaaioverlast, de algemene, sectorale en bijzondere milieuvoorwaarden van de schriftelijke toelating door het CBS worden nageleefd. Wanneer bijvoorbeeld toelating wordt gegeven om een fuif te laten doorgaan tot 02u00 s nachts, dan kan door de bevoegde ambtenaren (milieuambtenaar/politie) op basis van objectieve geluidsmetingen proces-verbaal opgesteld worden indien de elektronisch versterkte muziek zorgt voor lawaaioverlast of indien het vastgestelde uur van beëindiging niet gerespecteerd wordt. In verband met de brandveiligheid (zie bijlage 6) neem je best contact op met de brandweer. Het aantal toegelaten personen hangt af van het aantal cm nuttige evacuatiebreedte, het aantal uitgangen en de netto oppervlakte. Op fuiven gebruik je best DE ZWEVEGEMSE FUIFWIJZER

16 geen doeken of andere brandbare materialen. Zorg er ook voor dat je beschikt over een brandverzekering OPENLUCHTFUIF Aan een openluchtfuif zijn zowel voor- als nadelen verbonden. Een voordeel is dat de brouwer vrij gekozen kan worden zodat de zaaluitbater niet kan gaan lopen met de winst van de drankverkoop. Het grootste nadeel is dat een openluchtfuif voor veel meer geluidshinder zorgt en dat de fuif altijd vroeger moet beëindigd worden (in Zwevegem 01u, er kan een uitzondering op het sluitingsuur aangevraagd worden, het College van burgmeester en schepenen beslist). Ook deze aanvragen worden onderworpen aan het advies van de plaatselijke politiezone (MIRA) en bevat een voorstel van sluitingsuur waarvan in principe niet afgeweken wordt. Bij een openluchtfuif moeten veel voorzieningen getroffen worden die in een zaal vanzelfsprekend zijn, zoals bv. het reserveren van toiletcabines, het voorzien van zeilen of tenten om het podium af te dekken, HOE ZIT HET NU IN ZWEVEGEM? Zoals jullie hierboven konden lezen, zijn de zalen waarvoor geen milieuvergunning nodig is, deze die kleiner zijn dan 100m² of deze waar er slechts twaalf activiteiten per jaar in plaatsvinden. Alle zalen in Zwevegem zijn groter dan 100m 2 maar alleen voor fuifzaal Transfo werd een milieuvergunning aangevraagd. Dus, voor alle andere locaties moet het gemeentebestuur een beperking van 12 activiteiten per jaar en maximaal 2 per maand hanteren. Fuiven in jeugdlokalen zijn niet toegelaten. Voor alle muziekactiviteiten te Zwevegem behalve in de fuifzaal moet een melding niet ingedeelde muziekactiviteit gedaan worden. DE ZWEVEGEMSE FUIFWIJZER

17 HOOFDSTUK 4 : SABAM 1. WAT IS SABAM? SABAM staat voor Societé d Auteurs Belge of voor de De Belgische Auteurs Maatschappij. Het is een wet die betrekking heeft op muzikale letterkundige en artistieke werken. SABAM is de vereniging in België die, onder opdracht van de auteurs, in hun plaats handelt en de toelatingsvoorwaarden voor het gebruik van hun werken vaststelt zodat niemand er misbruik van maakt. In naam van de auteurs geeft de vereniging de toestemming tot openbaar gebruik van de werken uit haar repertoire in ruil voor een vergoeding. 2. VERPLICHTINGEN VAN DE ORGANISATOR. Als je een fuif/optreden wil organiseren moet je hiervoor min. 10 dagen op voorhand het formulier 128N Aanvraag tot toelating indienen bij het SABAM-kantoor in je regio. Dit formulier is te verkrijgen op de jeugddienst/feestloket. Voor activiteiten moet je je wenden tot: SABAM Aarlenstraat Brussel Tel.: Fax: frontoffice@sabam.be! Sinds 15 april 2010 kan je ook online aangifte doen. Dit op via e-licensing. De te betalen vergoeding: In de meeste gevallen is dit een forfait volgens tarief nr. 105 (feest en fuiven) in functie van de grootte van de zaal en de gevraagde inkomprijzen. Indien je slechts een deel van de zaal gebruikt, dan meldt je dit best aan SABAM. Het basistarief is altijd 10 % van de bruto-ontvangsten, het minimum verschuldigd bedrag kan niet lager zijn dan die 10%. Zonder voorafgaande toelating worden de basistarieven verhoogd met 30%. Het niet indienen van een programma kan eveneens aanleiding geven tot dezelfde verhoging. DE ZWEVEGEMSE FUIFWIJZER

18 Indien men geen aangifte doet kan men aldus met volgende kosten geconfronteerd worden: 1. Normale tarief aan 130%. 2. Vaststellingskosten ingeval er een proces-verbaal van vaststellingen wordt opgesteld. 3. Eventuele gerechtskosten. Bij de rekening die door Sabam wordt toegestuurd zit ook steeds een blancoformulier: Programma der uitgevoerde werken. Hierop dienen door de DJ of door de organisatoren zelf de verschillende titels van de platen/cd vermeld te worden opdat Sabam achteraf aan elke rechthebbende zijn deel van de geïnde auteursrechten kan uitkeren. Het is steeds de organisator van de fuif die verantwoordelijk is voor de tijdige aangifte bij SABAM en dus niet de Dj die als uitvoerder enkel voor zijn prestatie vergoed wordt. Live muziek?? Sabam is wel verschuldigd voor live muziek, tenzij enkel "NIET BESCHERMDE" werken worden gebracht. Muziek is niet beschermd als de componist ofwel al een tijdje overleden is (Mozart e.d.) ofwel als de auteur van de muziek zijn werk niet ter bescherming heeft voorgelegd aan Sabam. Een aantal beginnende groepjes kunnen in dat geval zijn. Bij een dergelijke gelegenheid is het best dat je de activiteit wel degelijk aan Sabam aangeeft (anders komen ze toch controleren) en er zelf al bij vermeldt dat er enkel niet beschermde werken worden opgevoerd. Wel opletten dan dat die beginnende groepjes geen covers spelen, want dan hang je er uiteraard wel aan! Je kan je steeds wenden tot: SABAM Aarlenstraat Brussel Tel.: Fax: Verdere informatie omtrent SABAM en een berekening van de kosten kan je vinden op de website: DE ZWEVEGEMSE FUIFWIJZER

19 HOOFDSTUK 5: BILLIJKE VERGOEDING 1. WAT IS DE BILLIJKE VERGOEDING? Het is de vergoeding die moet betaald worden voor het publieke gebruik van het muziekrepertoire van de uitvoerende artiesten en muziekproducenten. De uitvoerende artiesten en producenten kunnen niet verhinderen dat men hun repertoire gebruikt voor weergave in het openbaar. In ruil daarvoor heeft de wetgever sinds 30 juni 1994 aan deze uitvoerende artiesten en muziekproducenten een automatisch recht op vergoeding toegekend. De billijke vergoeding moet dus naast de factuur van SABAM betaald worden, de gekende vergoeding voor de auteurs van de muzikale werken. 2. VERPLICHTINGEN VAN DE ORGANISATOR VAN TIJDELIJKE ACTIVITEITEN. De billijke vergoeding is voor iedereen die opgenomen muziek gebruikt, verschuldigd sinds juli Sinds januari 2002 wordt de billijke vergoeding voor de tijdelijke activiteiten geïnd. De tijdelijke activiteiten die plaatsvonden voor de aanvang van het innen, worden vrijgesteld. Een tijdelijke activiteit is iedere activiteit die plaatsvindt naar aanleiding van een gebeurtenis van voorbijgaande aard. Het eerste wat de organisator van tijdelijke activiteiten moet nagaan, is of er voor het soort activiteit dat hij organiseert reeds een jaarvergoeding betaald werd door de uitbater of vereniging van wie hij de ruimte huurt of in gebruik neemt. LET OP indien de uitbater een jaartarief betaalt, is het aangewezen om na te gaan welke formule hij heeft gekozen. Er zijn immers verschillende tarieven hanteerbaar nl. zonder/met drank en/of met dans. Indien je dus een fuif organiseert en de uitbater heeft enkel een jaartarief met drank betaald dan moet je zelf nog een bijdrage betalen met dans. Er zijn 3 mogelijke tarieven: zonder drank, met drank, met dans. Er is ook een onderscheid in de berekening van de tarieven voor tijdelijke binnenactiviteiten en tijdelijke activiteiten in open lucht. Het aangifteformulier is hetzelfde, je kan er zelf op aanduiden of de activiteit binnen of buiten zal plaatsvinden. Voor binnenacitiviteiten is het tarief geldig voor gans de oppervlakte van de gebruikte ruimte (gemeten van muur tot muur). Voor buitenactiviteiten wordt de oppervlakte als volgt berekend: DE ZWEVEGEMSE FUIFWIJZER

20 - de oppervlakte dans is de oppervlakte van de ruimte die door de organisatoren wordt voorzien voor dans. Men leidt de grootte af van de feitelijke gegevens: afbakening van de ruimte, plaatsing van de luidsprekers, verlichting, dansvloer, - de oppervlakte met drank is die oppervlakte van de ruimte die voorzien is voor het verstrekken van dranken en voeding. Hiervoor kan een aparte ruimte voorzien worden; indien dit niet het geval is past men de regel van de lopende meter x 15m (diepte) is het totaal in m 2. - het tarief zonder drank is dan geldig voor de oppervlakte na de aftrek van de oppervlakten met drank. De inkomprijs is de prijs betaald voor de toegang tot de activiteit, niet de deelnameprijs voor de activiteit of een onderdeel van de activiteit. Indien een jaartarief niet het geval is, moet een dagtarief betaald worden voor de tijdelijke activiteiten waarbij opgenomen muziek ten gehore wordt gebracht en moet een aangifteformulier type B ingevuld worden. Je kan de aangifte ook online doen, dit via de website De organisator moet de tijdelijke activiteit zelf tijdig aangeven. De aangifte moet minstens 5 dagen voor de activiteit in het bezit zijn van de beheersvennootschappen. De vergoeding moet betaald zijn vóór de activiteit. Indien men geen (tijdige) aangifte doet, wordt het tarief verhoogd met 15%, met een minimum verhoging van 114,90. Live muziek?? Billijke Vergoeding is sowieso NOOIT verschuldigd voor LIVE muziek. (wel voor achtergrondmuziek voor en na en tijdens de pauze!) Voor inlichtingen, klachten en aangifteformulieren kan je terecht bij: Outsourcing Partners N.V. Postbus Gent 12 Tel: Fax: info@bvergoed.be DE ZWEVEGEMSE FUIFWIJZER

21 HOOFDSTUK 6 : GELUIDSHINDER, NACHTLAWAAI EN SLUITINGSUUR 1. GELUIDSHINDER Geluidshinder is geluid dat door de mens als onaangenaam of hinderlijk wordt ervaren. Gehoorschade is het gevolg van geluidshinder. Gehoorschade is schade aan het gehoor. Gehoorschade uit zich aanvankelijk als oorsuizen, als een druk- of pijngevoel in het oor of als een verminderd gehoor. Vaak zijn oorsuizen een onschuldig en voorbijgaand verschijnsel. Wanneer een oorsuizing langer dan 24 uur aanhoudt, dan is het aangeraden om een dokter te raadplegen. Bij beginnende gehoorschade krijgt het niveau waaronder een persoon geen geluid meer waarneemt, de gehoordrempel, een hogere waarde. Oorspronkelijk waren het voornamelijk mensen die door hun beroep veel aan hoge geluidsniveaus blootstaan, die met gehoorschade te kampen kregen. Tegenwoordig is het vooral het regelmatig beluisteren van heel luide muziek (in discotheken, op muziekfestivals of events, of thuis met MP3-spelers...) waardoor mensen schade oplopen. Hiervoor zijn er oordopjes voorzien die het geluid dempen, maar de muziekbeleving niet aantasten. Als er geen oordopjes voorzien zijn, doe je er goed aan door regelmatig oorpauzes te nemen. Oorpauzes zijn een poosje uit de ruimte met het te luide geluid gaan. Een andere maatregel is niet te dicht in de buurt gaan staan van de lawaaibron (boxen, machines ) Enkele tips om oorschade te beperken vind je bij tips GELUIDSNORMEN VOOR EEN NIET-INGEDEELDE INRICHTING Een niet ingedeelde inrichting valt dus niet onder de VLAREM-reglementering en de uitbater moet dus niet over een milieuvergunning beschikken. Volgende activiteiten vallen onder deze reglementering: openluchtfuiven, fuiven in tenten, fuiven in zalen waar er occasioneel gedanst wordt,. Hier regelen de kaderwet van 18 juli 1973, betreffende de geluidshinder, en het KB van 24 februari 1977, rond de vaststelling van geluidsnormen voor muziek in openbare en private inrichtingen, de geluidsnormen. DE ZWEVEGEMSE FUIFWIJZER

22 1. De geluidsnormen In de inrichting: in een openbare of private inrichting geldt een maximum geluidsniveau van 90 db (A). Het geluidsniveau wordt gemeten op eender welke plaats in de inrichting, met gesloten vensters en deuren, overal waar zich in normale omstandigheden personen kunnen bevinden. In de buurt: wordt er gemeten in de woongebouwen, met gesloten deuren en ramen. Objectieve geluidsmetingen waarbij heel strikte procedures moeten gevolgd worden, kunnen enkel en alleen gebeuren door : erkende studiebureaus discipline geluid of door speciaal opgeleide ambtenaren (milieuambtenaren en bepaalde politieambtenaren) met specifieke bevoegdheid (attestering departement Leefmilieu- Natuur en Energie) 2. Wie kan overtredingen vaststellen? Enkel bevoegde milieuambtenaren en/of bepaalde politieambtenaren met bekwaamheidsbewijs om geluidsmetingen te verrichten kunnen, in al dan niet vergunde inrichtingen, geluidsmetingen uitvoeren en desgevallend processen-verbaal, op basis van bij te voegen meetresultaten, opmaken. Daarnaast kunnen hoger vermelde bevoegde ambtenaren ten allentijde mondelinge en schriftelijke aanmaningen en bevelen geven. Dit kan bijvoorbeeld zijn om de muziekinstallatie uit te schakelen of de zaal te ontruimen. Een geluidsmeting in open lucht ten opzichte van de zaal kan steeds aangewend worden door hoger vermelde bevoegde ambtenaren ter staving van de vaststellingen van nachtlawaai, ook bij vergunde inrichtingen. De strafrechter kan met alle opgenomen vaststellingen, klachten en verhoren rekening houden bij het vonnis dat hij in een bepaalde zaak velt. Bij overtreding op de geluidsnormen wordt de organisatie eerst aangemaand om de muziek stiller te zetten. Bij aanhoudende klachten kan beslist worden om de fuif binnen een bepaalde tijdslimiet (bv. binnen een uur) te beëindigen. Het gaat om een objectieve beoordeling (aantal decibels) waaraan strenge straffen en dwangmaatregelen gekoppeld worden. Het moet niet om nachtlawaai gaan en het gaat enkel over muziek, die bovendien elektronisch versterkt moet zijn. Wanneer het tot een strafzaak komt, worden zowel de organisator, de DJ, zelfs de eigenaar van de zaal of personen die zich verzetten tegen de controle hoofdelijk aansprakelijk gesteld worden. In het contract met de DJ kan opgenomen worden dat hij een geluidsbegrenzer moet plaatsen op zijn installatie, zodat hij zelf kan nagaan in hoeverre hij de bepalingen naleeft. De straffen worden bepaald door de correctionele rechtbank. Men kan een boete of een celstraf krijgen. De geldboetes vanaf 0,64 tot 123,95 (x200) en de gevangenisstraffen van 8 dagen tot 6 maanden. Bij herhaling binnen de 2 jaar wordt deze straf verdubbeld. 3. Afwijkingen van de geluidsnormen Sinds 1 mei 99 kan er voor niet-ingedeelde muziekactiviteiten een afwijking worden toegestaan wanneer er (elektronisch) versterkte muziek wordt geproduceerd ter gelegenheid van bijzondere festiviteiten. DE ZWEVEGEMSE FUIFWIJZER

23 De bepalingen van het KB zijn niet van toepassing op muziekactiviteiten, wanneer bepaalde voorwaarden vervuld zijn: De activiteit werd vooraf gemeld aan het College van Burgemeester en Schepenen van de gemeente waar de activiteit plaatsvindt (Zwevegem). Het bovenvermelde College heeft de muziekactiviteit toegelaten. Het is niet omdat het Schepencollege de muziekactiviteit heeft toegelaten, dat het bijgevolg toegelaten is om nachtlawaai te veroorzaken. Het College kan bij deze afwijking wel beperkingen opleggen wanneer bijvoorbeeld de muziekactiviteit gelokaliseerd is in de nabijheid van stiltebehoevende instellingen zoals bejaardentehuizen, scholen,. De maatregelen handelen over het maximum toegelaten geluidsniveau, de duur van de activiteit of het verbieden van de muziekactiviteit op de aangevraagde plaats. Wegens onduidelijkheden in de reglementering werd een omzendbrief verspreid met een concretisering van de wet van 77. Nu mag men in de volledige zaal een gemiddelde van 90 db (A) aanhouden, bv. 92 db (A) op de dansvloer en 85 db (A) aan de bar. Deze verduidelijking van het KB van 77 besloot het Zwevegemse gemeentebestuur, samen met de politie en milieudienst, om een nieuw reglement op te stellen voor het organiseren van fuiven in de Feesthal. Het gemeentebestuur past nu de bovenvermelde afwijkingen toe voor het organiseren van fuiven in Groot Zwevegem MELDING NIET-INGEDEELDE MUZIEKACTIVITEIT Alle muziekactiviteiten voor het publiek, in open lucht of in een toegankelijke inrichting ter gelegenheid van kermissen, muziekfestivals, fuiven e.a. bijzondere festiviteiten dienen vooraf en vooral tijdig gemeld te worden bij het gemeentebestuur. Het aanvraagformulier is te bekomen bij de milieudienst 6. Het moet in drievoud ingevuld worden en bij een fuif op een privé terrein (bv. in een tent) moet je een schets bijvoegen van de zaal of tent. Op deze schets duid je aan waar de DJ en de klankkast zich bevinden. Dit formulier stuur je terug naar het CBS; ter attentie van de milieudienst. Let erop dat je dit formulier tijdig indient, uiterlijk 2 maand voor de activiteit! Dergelijke activiteiten kunnen slechts toegelaten worden nadat de milieudienst advies heeft ingewonnen bij de Politie Zone Mira en het College van burgemeester en Schepenen een besluit nam over de melding van de muziekactiviteit. Bij het afhalen van de vergunning heb je 1,5 Euro nodig TIPS Storende basgeluiden zijn technisch niet te meten met de sonometer, maar wel auditief waarneembaar en soms ook voelbaar aan de trillingen en dus te vermijden, wanneer men deze basgeluiden bij een soundcheck vóór de fuif afstelt! Zorg ervoor dat de buurt tijdig op de hoogte wordt gebracht van de activiteit (minimum 1 week op voorhand). Stop een briefje in hun bus en stel dat alles in het werk wordt gesteld om eventuele overlast te vermijden. Indien er zich om een of andere reden tot ongemakken zouden voordoen, neem dan eerst contact met de organisator, alvorens de politiediensten in te schakelen (vergeet niet naam, adres en GSM-nummer te 6 Milieudienst Zwevegem Otegemstraat 50 (Hoek Otegemstraat Albertstraat) 8550 Zwevegem DE ZWEVEGEMSE FUIFWIJZER

24 vermelden). Vermeldt een exact sluitingsuur en stel nogmaals alles te doen om hun nachtrust niet te verstoren en bedank de omgeving voor hun begrip en tolerantie. Werk met een geluidsbegrenzer of zorg voor een goede afstelling van de versterker. Ruimtelijke controle en verdeling van de luidsprekers. Zorg voor een cooling down periode: dit is een periode waar de muziek wel nog aan is maar er geen drank meer kan gekregen worden. Beperk gehoorschade door oordoppen ter beschikking te stellen/verkopen. Oordopjes zijn verkrijgbaar op de jeugddienst voor slechts 0,16 euro per paar. 2. NACHTLAWAAI Nachtlawaai staat in het artikel 561 van het strafwetboek omschreven als: Lawaai dat s nachts gemaakt wordt en waardoor de rust van de omwonenden kan verstoord worden. Voorbeelden hiervan zijn: gezang, menselijke stem, gekrijs, getier, hardop ruziën, muziek. Het lawaai kan overal gemaakt zijn: in een woning, op straat,. De rust moet dus nog niet verstoord zijn. Er is ook geen klacht van omwonenden vereist, vandaar dat de politie bij objectieve vaststellingen zo nodig ter plaatse kan verbaliseren wegens nachtlawaai. Echte dwangmaatregelen worden zelden genomen. Men kan beslissen om de activiteit stil te leggen, meestal na een tweetal waarschuwingen. Zo n vaart loopt het zelden; een fuif stilleggen kan immers nog meer ordeverstoring teweeg brengen. Buren kunnen ook een schadevergoeding eisen, meestal wordt niet meer dan een symbolische euro toegewezen. De personen die het lawaai voortbrengen zijn verantwoordelijk. Maar men kan ook de verantwoordelijke van de avond aanpakken. Wie toezicht moet uitoefenen, is strafbaar als de taak niet naar behoren wordt uitgevoerd. Als de organiserende vereniging een vzw is kan deze ook gedagvaard worden als burgerlijk aansprakelijke partij. De politie moet tegen deze personen optreden en eventueel een strafrechtelijke vervolging instellen. Te veel overlast kan het gemeentebestuur ertoe dwingen strenge maatregelen te nemen ter bescherming van de openbare orde en dit kan tot gevolg hebben dat de fuifmogelijkheden sterk beperkt worden. Jeugdbewegingen en andere organisatoren kunnen steeds bij de evenementencel 7 van de Lokale Politie zone Mira terecht met vragen omtrent reglementering of mogelijk oplossingen voor problemen. 3. SLUITINGSUUR Het sluitingsuur is het uur waarop alle openbare drankgelegenheden zoals herbergen, danszalen, fuifzalen, hun deuren moeten sluiten. Concreet wil dit zeggen dat de muziek moet worden stilgelegd, er niet langer drank mag geschonken worden en dat iedere bezoeker de zaak moet verlaten. 7 Evenementen Schakelstraat Waregem evenementen@pzmira.be DE ZWEVEGEMSE FUIFWIJZER

25 Het controleren van de toepassing van het sluitingsuur behoort tot de bevoegdheid van de politie. Zij kunnen na het sluitingsuur alle klanten uit de openbare drankgelegenheid of fuifzaal verwijderen. Het sluitingsuur vind je in het gemeentelijke politiereglement en voor Zwevegem is dit 3.00u, met uitzondering van de zaal Transfo waar het sluitingsuur 4.00u is. De Burgemeester kan de sluiting bevelen voor een bepaalde duur van een drankgelegenheid waar de openbare rust wordt verstoord of waar buren- of milieuhinder wordt vastgesteld of waarvan de houder weigert de bevelen van de politie na te leven. In openbare inrichtingen van verbruik en vermaak waar muziek gespeeld wordt, moeten de deuren en vensters na middernacht dicht blijven. Wanneer het spelen van muziek in openbare inrichtingen derwijze geschiedt dat het aanleiding geeft tot gerechtvaardigde klachten vanwege de buren, is de Burgemeester gemachtigd tijdelijk alle muziekuitvoering te verbieden. In gemeenten waar het sluitingsuur van toepassing is, kan via de burgemeester een nachtvergunning worden afgeleverd. Deze nachtvergunningen houden een afwijking van het sluitingsuur is. Deze afwijking kan bekomen worden door organisatoren en uitbaters. Een uitbater kan eventueel over een permanente nachtvergunning beschikken, waardoor het sluitingsuur niet geldig is in de desbetreffende zaal. De burgemeester behoudt zich het recht om deze nachtvergunning in te trekken, bijvoorbeeld na herhaaldelijke klachten. In Zwevegem worden er geen nachtvergunningen gegeven. Het sluitingsuur is niet van toepassing: Bij een private fuif waar enkel genodigden zijn toegelaten; In een ingedeelde inrichting, de milieuvergunning legt hier de voorwaarden vast. Indien er in de milieuvergunning niets werd bepaald; moet volgens VLAREM de inrichting, behalve op zon- en feestdagen, gesloten zijn tussen 3u en 7u, behalve indien een andere regeling is opgenomen in de milieuvergunning. Voor fuifzaal Transfo werd hierop een uitzondering goedgekeurd: er mag nog gefeest worden tot 4.00u. DE ZWEVEGEMSE FUIFWIJZER

26 HOOFDSTUK 7 : VERZEKERINGEN 1. WETTELIJKE VERZEKERINGEN 1.1. VERPLICHTE VERZEKERING OBJECTIEVE AANSPRAKELIJKHEID VOOR GEBOUWEN EN INRICHTINGEN DIE VOOR HET PUBLIEK TOEGANKELIJK ZIJN. Sedert 1 maart 1992 werd er een nieuwe wet van kracht, waarin bepaald wordt dat het merendeel van de voor publiek toegankelijke inrichtingen verplicht verzekerd dienen te zijn tegen lichamelijke en stoffelijke schade ten gevolge van brand of ontploffing (wet van en KB van ). De uitbater van het gebouw ontvangt bij het nemen van deze verzekering een attest van de verzekeraar. Een afschrift van het verzekeringsattest, met de vermelding van de plaats van de gebouwen of inrichtingen die voor het publiek toegankelijk zijn, wordt overhandigd aan de Burgemeester. Als organisator moet je hiervoor informeren bij de uitbater of bij het gemeentebestuur. Deze verzekering gaat ervan uit dat in geval van brand of ontploffing de exploitant verantwoordelijk is, tenzij anders kan aangetoond worden. Aangezien dit kan aanslepen tot jarenlange juridische processen moet deze verzekering ervoor zorgen dat de slachtoffers onmiddellijk vergoed kunnen worden VERZEKERING BURGERLIJKE AANSPRAKELIJKHEID VOOR VRIJWILLIGERS Deze verzekering is verplicht voor bijna alle organisaties die met vrijwilligers werken. Dit om de risico s verbonden met het vrijwilligerswerk te verzekeren Een verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid, of kortweg verzekering B.A., is een contract tussen een persoon of vereniging en een verzekeringsmaatschappij. Hierin staat vermeld voor welke risico s de organisator een tegemoetkoming van de verzekeringsmaatschappij wenst. Om een tegemoetkoming of betaling van de volledige schade te bekomen zal de verzekeringnemer een bepaalde premie moeten betalen. De wet verplicht een verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid (BA), tot dekking van de risico's met betrekking tot het vrijwilligerswerk, voor ten minste de organisatie. Als de organisatie (= de vrijwilliger) een fout maakt, die schade veroorzaakt aan derden, zal de verzekering de schade moeten vergoeden. DE ZWEVEGEMSE FUIFWIJZER

27 De wet verplicht ook dat de vrijwilligers verzekerd zijn, zowel tijdens de uitvoering van hun activiteiten, als tijdens de verplaatsingen uitgevoerd in het kader daarvan. In de verzekeringspolis zijn twee soorten zaken te onderscheiden: materiële en immateriële of lichamelijke schade. De dekking voor de lichamelijke schade is best groter dan deze voor materiële schade. Lichamelijke schade is immers moeilijker te bepalen. Een verzekering B.A. ontlast je niet volledig van mogelijke schuld. Je kan nog steeds voor een toezicht- of organisatiefout opdraaien. Moet een vrijwilliger verzekerd zijn? Volgens de nieuwe wetgeving moeten de vrijwilligers verzekerd worden door hun organisatie anders komt alles ten laste van de vrijwilliger zelf en zijn familiale verzekering. Er wordt een gratis verzekering aangeboden vanuit de provincie West-Vlaanderen. 1. NOODZAKELIJKE VERZEKERINGEN 1.1. BRANDVEILIGHEID EN AANVERWANTE RISICO S Als organisator van een fuif is het belangrijk dat je weet of de zaal die je gebruikt in orde is qua brandveiligheid. De politie of brandweer kan hieromtrent inlichtingen geven. Deze verzekering heeft tot doel de schade aan onroerende goederen (gebouw) en roerende goederen (inboedel) te verzekeren. Brandverzekeringspolissen dekken een aantal risico s automatisch, daarnaast kan er een extra dekking voorzien worden. Je moet steeds de locatie achter laten in de staat waarin het zich bevond voor het gebruik. Indien er schade is, wordt volgens het Burgerlijk Wetboek de huurder of gebruiker vermoed aansprakelijk te zijn; tenzij het tegendeel kan bewezen worden: een geval van overmacht; een niet-oordeelkundige bouwconstructie; het overslaan van vuur van naburig goed. Informeer in elk geval bij de zaaluitbater of hij een brandverzekeringspolis heeft afgesloten. Hierin moet vermeld staan dat de eigenaar afstand doet van verhaal ten aanzien van de organisatoren. Hij is verplicht dit document op eenvoudige vraag voor te leggen VERZEKERING CONTRACTUELE AANSPRAKELIJKHEID. Vanaf heden is het ook verplicht om deze verzekering af te sluiten als je een gemeentelijke zaal huurt. Bij de reservatie van fuifzaal Transfo krijgt de huurder samen met het huurcontract de nodige info en aanvraagformulieren om rechtstreeks bij Ethias de premie (25 Euro) te betalen. Voor alle andere zalen kan men hieromtrent ongetwijfeld info vragen bij de verzekeringsmaatschappij. Waarom deze verzekering: stel na de fuif stelt men schade DE ZWEVEGEMSE FUIFWIJZER

28 aan het gebouw vast veroorzaakt door een bezoeker maar men kan niet achterhalen wie de schade veroorzaakte, dan dekt de polis aansprakelijkheid die voortvloeit uit contractuele verplichtingen in dit geval van het gebouw. 2. AANBEVOLEN VERZEKERING 2.1. VERZEKERING TEGEN LICHAMELIJKE ONGEVALLEN VAN VRIJWILLIGE MEDEWERKERS Vrijwilligers zijn niet gebonden door een arbeidsovereenkomst. Ze vallen dan ook buiten het toepassingsgebied van de verplichte arbeidsongevallenverzekering. De verzekering tegen lichamelijke ongevallen zijn niet verplicht, maar zijn wel aan te raden! 2.2. VERZEKERING ALLE RISICO S Deze dekt niet alleen de risico s van de brandpolis maar ook deze van diefstal, vandalisme, Zowel eigen als gehuurd materiaal zijn op deze manier verzekerd VERZEKERING RECHTSBIJSTAND Deze verzekering komt tussenbeide in de kosten van een juridisch conflict. DE ZWEVEGEMSE FUIFWIJZER

29 HOOFDSTUK 8: ALGEMENE VEILIGHEID Het belangrijkste bij een activiteit is het uitwerken van een goede organisatie! Een fuif is immers meer dan een toegangsprijs innen, drankbonnen verkopen en drank inschenken! Als je met je fuif de risico s wil beperken en wil overleven, dan moet je meer doen dan winst maken. En dit mag gerust wat geld kosten! 1. WIE IS VERANTWOORDELIJK VOOR HET GOEDE VERLOOP VAN DE FUIF, HET OPTREDEN,? De organisator is verantwoordelijk voor een goede afloop van de activiteit. Dit wil zeggen dat hij/zij alle voorzorgsmaatregelen moet nemen om de veiligheid en de goede orde te garanderen. Alle last en hinder moet tot het minimum beperkt worden. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen wat er in de zaal of tent gebeurt en wat er buiten gebeurt VERANTWOORDELIJKE IN DE ZAAL OF TENT De organisator is verantwoordelijk voor al wat er in de zaal of tent gebeurt. Wanneer er zich binnen de zaal of de tent problemen voordoen die te vermijden waren (of die te wijten zijn aan een gebrekkige organisatie) dan kan de organisator hiervoor verantwoordelijk gesteld worden. Op grond van artikel 1382 (foutief handelen) en 1383 (schuldig verzuim) van het Burgerlijk Wetboek, kunnen immers de personen die schade of hinder ondervinden naar aanleiding van een fuif, bal, e.d., niet alleen de eigenlijke veroorzaker van de schade voor de burgerlijke rechter dagvaarden, maar ook de organisator van de activiteit. De organisator moet immers de activiteit «als goede huisvader» organiseren zodat het geen aanleiding geeft tot schade aan derden. Wanneer zich een geval van overmacht voordoet, of wanneer hij/zij de veiligheid niet meer kan garanderen, kan de organisator uiteraard steeds beroep doen op de politie. Let wel! De zaal of de tent (waarvoor de organisator verantwoordelijk is), omvat alle ruimte die ingenomen wordt door de organisatoren van de fuif, en niet alleen de dansruimte. Het omvat dus ook de backstage, vestiaire, eventueel de plaats waar eetkraampjes staan, enz.. Ook wanneer de organisator een speciaal parkeerterrein aanlegt is hij/zij daarvoor verantwoordelijk VERANTWOORDELIJKHEID BUITEN DE ZAAL OF TENT Wat buiten de zaal of tent gebeurt valt onder de regels van openbare orde, rust en veiligheid en het is de politie die hier op toeziet. Zij is verantwoordelijk voor de naleving ervan en niet de organisator. DE ZWEVEGEMSE FUIFWIJZER

30 Een parking geeft vaak aanleiding tot inbraken in wagens, vandalisme, dealen van drugs, nachtlawaai,. Vergeet niet dat de organisatie van een parkingbewaking echter door de wet verboden is, zelfs vergunde en erkende bewakingsfirma s mogen hiervoor niet worden ingezet. Dit komt doordat sinds 1 november 1999 de gewijzigde wet op bewakings-, beveiligingsdiensten en interne bewakingsdiensten in werking is getreden. De gevolgen van deze wijziging komen later nog een bod (zie punt 2). Wat je wel mag doen is een parkingorganisator aanstellen. Deze persoon zorgt ervoor dat de toekomende wagens een plaats aangewezen krijgen. Nog enkele tips om het aantal problemen te beperken: Zorg dat er voldoende verlichting is. Met nadars, linten, kan je voor een ordelijke indruk en een vlottere verkeersstroom verzorgen. Het plaatsen van een eetkraam buiten tijdens een fuif in Zwevegem wordt niet toegestaan. Denk ook aan fietsers en bromfietsers, voorzie duidelijk afgebakende stalplaatsen met voldoende verlichting. Wanneer je toevallig iemand betrapt op het plegen van een misdrijf, dan mag je (met de nodige moed!), zonder geweld te gebruiken, deze persoon vasthouden tot de politiediensten ter plaatse zijn. 2. REGELS M.B.T. SECURITY, BUITENWIPPERS EN DERGELIJKE Er is lange tijd heel wat onduidelijkheid geweest over het statuut van buitenwippers, security, portiers en dergelijke. Sinds 1 november 1999 is de gewijzigde wet op bewakings-, beveiligingsdiensten en interne bewakingsdiensten in werking getreden. Het gevolg hiervan is dat het inzetten van een buitenwipper, portier, onder de bepalingen van deze wet valt. Dit zijn dus mensen die de uitdrukkelijke opdracht hebben om met personencontrole bezig te zijn; m.a.w. de controle op het gedrag van personen met het oog op veiligheid in publieke plaatsen. Het inzetten van allerlei plaatselijke verenigingen zoals hondenclubs, karateclubs, is dus uitgesloten! Wat brengt dit nu mee bij het organiseren van een fuif? Je moet weten dat de inzet van een bewakingsdienst nooit kan verplicht worden! De burgemeester mag dus bij de organisatie van een fuif nooit als voorwaarde opleggen dat je bewakers moet inzetten. DE ZWEVEGEMSE FUIFWIJZER

31 Met een goede voorbereiding en organisatie kan je meestal al heel wat problemen voorkomen. Als je goede afspraken maakt met de personen die instaan voor organisatorische functies kan er meestal tijdig en gepast worden opgetreden in probleemsituaties door middel van een sociaal vaardig optreden. Als je toch beslist om een bewakingsteam in te zetten, dan heb je wettelijk volgende mogelijkheden: Je doet beroep op een erkende bewakingsfirma. Dit moet worden gemeld aan de burgemeester, die dit wel kan weigeren. Je richt een interne bewakingsdienst op met opgeleide vrijwilligers. Voor jeugdverenigingen is dit onrealistisch en dus niet relevant! Je doet beroep op eigen vrijwilligers. Wanneer deze personen over willen gaan tot personencontrole dan moet je de namen doorgeven aan de burgemeester, die wel bepaalde personen kan weigeren. Je kan een combinatie maken van professionele bewakers en vrijwilligers. Een bewaker heeft geen enkele bijzondere bevoegdheid. In bepaalde gevallen en alleen op dat ogenblik onder strikte voorwaarden kunnen zij personen die binnenkomen onderwerpen aan een oppervlakkige controle van kledij en handbagage. De burgemeester moet hiervoor wel toestemming verlenen. Systematische controles van alle bezoekers zijn ook verboden. De vrijwilligers moeten aan volgende voorwaarden voldoen: bepaalde veroordelingen niet hebben opgelopen; onderdaan zijn van een lidstaat van de Europese Unie en er hun woonplaats hebben; bepaalde beroepen niet uitoefenen (privé-detective, wapenhandelaar, ); sinds vijf jaar geen lid geweest zijn van een politiedienst; de leeftijd van 18 jaar (voor de uitvoerders) en 21 jaar (voor de leiding) bereikt hebben. Vrijwilligers zijn alle verantwoordelijken, medewerkers of leden van de vereniging. Bij een jeugdvereniging kunnen dit dus ook ouders zijn die meehelpen. De vrijwilligers kunnen dan slechts activiteiten van personencontrole uitoefenen als: dit occasioneel en onbezoldigd gebeurt; de burgemeester hiertoe de toestemming verleent. de originele lijst (+kopie) met namen, rijksregisternummer, adres van de fuifbuddy s, evenals de originele toelating (+kopie) met de toestemming van de burgemeester moeten aanwezig zijn op het ogenblik van de fuif bij de organisator. Deze wet is niet van toepassing als het openbaar karakter afwezig is. Het gaat hier dus om een privé-feest waar enkel uitgenodigden op aanwezig zijn. Dit is eveneens van toepassing voor bijeenkomsten waar uitsluitend leden van de organiserende vereniging toegang hebben. Een bewaker krijgt natuurlijk nooit carte blanche, volgende zaken mag hij immers niet doen: Geweld gebruiken. Deze bevoegdheid behoort uitsluitend toe aan de politie. Enkel bij het betrappen op heterdaad van een misdrijf mogen anderen ingrijpen, zonder geweld of dwang, indien zij onmiddellijk de autoriteiten waarschuwen. Fouilleren, tenzij men de uitdrukkelijke toestemming van de burgemeester heeft. Dit geldt enkel voor opgeleide vrijwilligers en is gebonden aan strenge voorwaarden. Onder fouilleren wordt verstaan: een oppervlakkige controle van kledij en handbagage gericht naar het binnenbrengen van voorwerpen die gevaarlijk zijn voor de openbare orde (veiligheid). DE ZWEVEGEMSE FUIFWIJZER

32 Controle uitoefenen op de openbare weg of openbare plaatsen. Dit is de bevoegdheid van de overheid. De organisatoren kunnen wel een aantal vrijwilligers rondom de zaal inzetten om een oogje in het zeil te houden en publiek aan te spreken op wangedrag zoals roepen en tieren, wateren en braken tegen huismuren, achterlaten van afval. Controle naar drugs. Deze controles beogen een ander doel en blijven onder de bevoegdheid van de politie. Controle naar het bezit van (on)gevaarlijke voorwerpen, zoals bv. fototoestellen. Wat mag je als organisator dan wel doen? Het organiseren van een fuif brengt verschillende verantwoordelijkheden met zich mee. Enkel het controleren van de toegangstickets is niet voldoende. Je moet zorgen voor de veiligheid en de voorwaarden opgelegd in het verslag van de brandweer goed opvolgen, zoals ervoor zorgen dat de nooduitgangen vrij zijn. En als het fout loopt, moet je niet passief toezien. Je kan immers voor een gebrekkige organisatie burgerlijk aansprakelijk gesteld worden. Het vrijhouden van de nooduitgangen is een absolute prioriteit. De politie kan een heel belangrijke rol spelen bij het goede verloop van een fuif, optreden,, zeker indien er zich regelmatig problemen voordoen. Samenwerking tussen de organisator en de politiediensten kan wederzijdse frustraties vermijden, zodat enerzijds de politiemensen niet het gevoel krijgen dat zij de grote boosdoeners zijn die de jongeren hun plezier afpakken en anderzijds de organisatoren niet voortdurend met de schrik moeten leven dat bij het minste foutje de fuif zal worden stilgelegd. Een goede samenwerking met de politiediensten is dus noodzakelijk en effectiever in het vermijden van hinder, het verzekeren van de veiligheid, zowel binnen als buiten de zaal of de tent. Het is daarom aangewezen dat de organisator minstens 14 dagen voor de fuif en bij voorkeur zo vroeg als mogelijk de politiediensten alsook de milieudienst op de hoogte stelt van het evenement. Dit dient te gebeuren aan de hand van het meldingsformulier. Neem voor de aanvang van de fuif nog eens contact op met de politiemeldkamer en geef naam en GSMnummer van uw contactpersoon. Zo kan de politie veel vlugger overleg plegen met de juiste persoon in geval van klachten of andere problemen. De jeugdraden uit politiezone Mira stelden samen met de politie een charter ter bevordering van veilig fuiven op. Op deze manier engageert de politie zich tot een goede samenwerking met de verenigingen. Er werd afspraken gemaakt omtrent eventuele interventies op fuiven. Verenigingen geven a.d.h.v. een infofiche belangrijke info door aan de politie zodat hun weekendpatrouilles beter geïnformeerd op pad kunnen. De organisatoren krijgen eveneens een gedragscode ter beschikking (zie bijlage 10) die ze kunnen uithangen in de zaal die ze gebruiken. Op basis van inbreuken op deze code kan men personen de toegang tot een fuifzaal ontzeggen. Het fuifcharter is in Zwevegem van toepassing sinds 1/03/2010 (zie bijlage 9). DE ZWEVEGEMSE FUIFWIJZER

33 2.1. FUIFBUDDY S De Zwevegemse verenigingen organiseren jaarlijks verschillende fuiven en evenementen. Om de veiligheid op deze activiteiten te garanderen, staat men meestal zelf in voor de veiligheid (= vrijwilligers) of doet men beroep op enkele personen die mits een vergoeding een oogje in het zeil willen houden (= bewakingsonderneming). De Zwevegemse Jeugdraad startte vanaf oktober 2005 met het vormen van fuifbuddy s. Deze vorming wordt jaarlijks hervat. WANNEER: In oktober dompelen we jullie onder in een bad vol fuifelementen. WAT: Tijdens 3 zaterdagen willen we vrijwilligers informeren omtrent diverse aspecten die belangrijk zijn om de veiligheid in en rond fuifzalen te garanderen. Concreet gaat het hier om brandpreventie, EHBO, conflicthantering, wetgeving & tips van de lokale politie, het informeren van de verenigingen omtrent het gemeentelijke fuifbeleid en een initiatie zelfverdediging. Wie vroeger reeds een attest behaalde zal een vervolmakingsessie moeten volgen om zijn/haar attest te verlengen met 1 jaar. VOOR WIE: Alle verantwoordelijken binnen een vereniging te Zwevegem die wel eens een fuif/optreden organiseren voor een jeugdig publiek. Wie de cursus wil volgen moet minstens 18 jaar zijn en een blanco strafblad bezitten. Opgelet! Je kan enkel als fuifbuddy fungeren op evenementen van verenigingen waar je zelf lid van bent! VERPLICHT? Sinds 1/01/2007 is het inzetten van fuifbuddy s bij fuiven en optredens georganiseerd door en voor jongeren verplicht. Er moeten minimum 2 fuifbuddy s ingezet worden, het aantal kan variëren van zaal tot zaal hierover beslist de uitbater. Wie wil fuiven in de Transfo moet over 3 fuifbuddy s moeten beschikken. Ook Malpertus, OC De Spoele en Tap Moen werken mee aan dit project. Bij iedere fuif moet ondanks het attest nog expliciete toestemming gevraagd worden aan de burgemeester. ATTEST: Na het volgen van alle sessies ontvangt de vrijwilliger een door de burgemeester uitgereikt attest dat twee jaar geldig is en waarmee je kan instaan voor de veiligheid op fuiven op grondgebied groot-zwevegem van de vereniging waartoe je behoort. Het attest kan verlengd worden mits het volgen van een vervolmakingsessie bepaald door de jeugdraad. 3. EERSTE HULP BIJ FEESTONGEVALLEN 3.1. EHBO Zoals je zelf wel weet, hoe groter het evenement, hoe meer kans op grote of kleinere ongevallen. En omdat een gewaarschuwd man er twee waard is, hier een korte bespreking van mogelijkheden om voor EHBO te zorgen. Indien het een redelijk klein evenement is kan je altijd zelf instaan voor de EHBO; indien het groter is kan je een aanvraag indien voor hulp bij de EHBO bij het Rode Kruis- Vlaanderen of het Vlaams kruis DE ZWEVEGEMSE FUIFWIJZER

34 AANVRAAG PREVENTIEVE HULPACTIES BIJ HET RODE KRUIS-VLAANDEREN Op basis van een aanvraagformulier waar alle belangrijke gegevens met betrekking tot het evenement worden ingevuld doet het Rode Kruis-Vlaanderen een inzetvoorstel. De aanvraag voor hulp van het Rode Kruis- Vlaanderen gebeurt minstens 10 weken voor de fuif. De aanvraag wordt gericht naar de plaatselijke Rodekruisafdeling. Uiterlijk 6 weken voor de datum van de fuif laat het Rode Kruis weten al dan niet in staat te zijn de gevraagde medewerking te verlenen. De vrijwilligers komen gratis maar er wordt wel een tegemoetkoming voor het materiaal gevraagd. Contact en info: Rode Kruis Zwevegem Ommegangstraat Zwevegem Contactpersoon: Serge Vanooteghem hulpdienst@zwevegem.rodekruis.be AANVRAAG PREVENTIEVE HULPACTIES BIJ HET VLAAMSE KRUIS Voor een EHBO-hulppost kan je best contact opnemen met de dichtstbijzijnde afdeling. Dit door het invullen van een aanvraagformulier Alle verzorging ter plaatse zijn gratis en inbegrepen in de vooraf contractueel vastgelegde prijs. Contact en info: Het Vlaamse Kruis vzw Zonnebeekseweg Ieper Telefoon: 057/ Fax: 057/ WestVlaanderen@hvk.be Contactpersoon: Gilbert MARTEIN (voorzitter) 3.2. NUTTIGE TIPS Schenk drank in bekers, recycleerbare en herbruikbare. Deze kan je gratis ontlenen bij IMOG Harelbeke 8. Als je werkt met een systeem om bekertjes te verzamelen in ruil voor een gratis drankje, dan verloopt niet enkel de opkuis vlotter, je werkt hiermee ook aan de algemene veiligheid. Flesjes en glazen zijn sterk af te raden omwille van veiligheidsredenen. Als je dit toch doet, gebruik dan een soort waarborg. Let erop dat men niet met consumpties naar buiten gaat. Zorg ervoor dat alle loszittende elementen uit de zaal verdwijnen voor de aanvang van de fuif. Zorg ervoor dat niet-verplaatsbare objecten (bv. radiatoren) voldoende worden afgeschermd. Alle nooduitgangen dienen goed zichtbaar aangekondigd en vrij te zijn. Controleer de noodverlichting. 8 IMOG - Kortrijksesteenweg Harelbeke DE ZWEVEGEMSE FUIFWIJZER

35 Gebruik van een GSM kan handig zijn bij sommige activiteiten. Hang of plaats geen gemakkelijk ontvlambare materialen in de zaal (stro, plastiek, papier, ). Zorg voor nuchtere mensen die een oogje in het zeil houden. Zorg ervoor dat je medewerkers voldoende herkenbaar zijn. Laat personen die instaan voor veiligheid en toezicht eveneens een T-shirt van de vereniging dragen zodat duidelijk is dat ze deel uit maken van jullie vereniging. Vermijdt de opdruk security, deze bevoegdheid heeft men immers niet. Respecteer de maximumcapaciteit van de zaal. Wanneer mensen te dicht bij elkaar staan, wordt de verdraagzaamheid kleiner, hou ook rekening met de Crowd Flow, dit is het aantal binnen en buiten gaande personen. Las desnoods een stop in. Huur een afvaleiland bij IMOG, zodat er met het grootste gemak gesorteerd kan worden op jullie evenement. Volgende plaatsen moet je extra in het oog houden: kassa s van de inkom en de drankbonnen; toog en drankberging; inkomhal en vestiaire; toiletten; nooduitgangen: doen wel eens dienst als alternatieve in- of uitgang; podium, muziek- en lichtinstallatie; onmiddellijke omgeving van de fuif. DE ZWEVEGEMSE FUIFWIJZER

36 HOOFDSTUK 9: ALCOHOL, DRUGS, MINDERJARIGEN 1. ALCOHOL Net zoals muziek en dansen de belangrijkste ingrediënten zijn van een fuif, is alcohol dit voor sommige jongeren ook. Aan dat alcoholgebruik zijn echter wel enkele wettelijke bepalingen verbonden OPENBARE DRONKENSCHAP Openbare dronkenschap wordt strafbaar gesteld in de besluitwet Beteugeling Dronkenschap. Dronkenschap wordt hier omschreven als volgt: Een persoon die op een openbare plaats zodanig onder invloed is van alcoholhoudende middelen (of andere middelen) dat hij geen controle meer heeft over zijn handelingen en daden, zonder dat hij noodzakelijk het zelfbewustzijn van deze daden heeft verloren. De toestand van het dronkenschap blijkt uit de vaststelling van de politie die van zijn bevindingen een proces-verbaal opstelt. Hij beschrijft de uiterlijke tekens van dronkenschap die van persoon tot persoon kunnen verschillen: onstabiel stappen, bloeddoorlopen ogen, ongecontroleerde bewegingen, onsamenhangend spreken,. Dronkenschap is strafbaar op elke openbare plaats: elke voor het publiek toegankelijke plaats, onder meer de openbare weg, cafés, hotels, eethuizen, fuiven, trein of bus,. Het is eveneens strafbaar dronkenmakende dranken te schenken aan een persoon die al boven zijn theewater is. Hetzelfde geldt voor het voorstellen of aanvaarden van een uitdaging om te drinken wanneer die uitdaging leidt tot dronkenschap. Op 31 december 2009 werd in het Belgisch Staatsblad de wetswijziging gepubliceerd over de leeftijdsgrenzen voor het verkopen en schenken van alcohol aan minderjarigen. Deze wetswijziging werd van kracht op 10/01/ Het is verboden om alcohol te verkopen, te schenken of aan te bieden aan - 16-jarigen. Met alcohol bedoelt men alle alcoholhoudende dranken van 9 Meer informatie over de wetgeving kan bekomen worden op de website van de Vereniging voor alcohol en andere drugproblemen DE ZWEVEGEMSE FUIFWIJZER

37 meer dan 0,5% volume o.a. bier, wijn, sterke drank Ook alcoholarm bier valt onder het verkoopverbod. Van elke persoon die alcohol wil kopen mag gevraagd worden zijn leeftijd aan te tonen. Sterke drank (inclusief breezers welke sterke drank bevatten) mag men niet verkopen, schenken of aanbieden aan -18-jarigen. Tijdens je fuif moet je opletten met de bezoekers tussen de 16 en de 18 jaar. Aan hen mag je bier en wijn schenken, net zoals aperitieven op basis van wijn zoals sherry, porto en martini. Maar het aanbieden of verkopen van cocktails (pisang ambon, campari orange, ) en vruchtenjenevers boven de 22 is volledig uitgesloten en kan tot verdubbeling van de straf leiden. Een cocktailbar organiseer je dus best in een gesloten ruimte. Zo kan er een strengere controle uitgeoefend worden. Als organisator is het soms moeilijk om je verschillende tappers warm te maken voor deze regels. Hou dit dan ook goed in de gaten en maak vooraf duidelijke afspraken. Zorg met andere woorden dus voor een goed barbeleid waarin iedereen weet wat wel en niet kan of mag. De vaststelling van een overtreding kan immers tot sluiting leiden! Politie dient op te treden tegen openbare dronkenschap. In dit kader kunnen zij een persoon, die wanorde veroorzaakt of gevaar voor zichzelf of voor een ander betekent, opsluiten in de cel voor maximum 12 uren. Openbare dronkenschap staat volledig los van de ademtest en bloedproef. Uiterlijke kenmerken zijn voldoende DRANKVERGUNNING schenken van alcoholische dranken: De tijdelijke tapvergunning voor bier, wijn en andere niet-sterke alcoholische dranken is afgeschaft. Over het schenken van gegiste dranken op een fuif is er geen discussie mogelijk. Daar hoeft geen vergunning meer voor aangevraagd worden. Voor sterke dranken ligt het wat genuanceerder. Onder sterke dranken verstaan we alle drank met een alcoholpercentage vanaf 1,2 % (cocktails, jenevers, alcoholpops ). Sinds 7 januari 2006 mogen de gemeenten zelf beslissen of men al dan niet een sterke drankvergunning wenst af te leveren voor fuiven en gelegenheidsevenementen. Het gemeentebestuur van Zwevegem heeft beslist dat er op het grondgebied van Zwevegem geen vergunningsaanvraag dient te gebeuren voor het schenken van sterke dranken. Er moet wel toelating gevraagd worden aan de gemeente. Door middel van artikel 9 van de wet van 28 december 1983 betreffende de vergunning voor het verstrekken van sterke dranken (verkopen van sterke drank voor gebruik ter plaatse in occasionele drankgelegenheden op plaatsen waar openbare manifestaties plaatsvinden zoals sportieve, politieke en culturele manifestaties is verboden) beschikt de gemeente wel over een instrument om in te grijpen wanneer ze dit nodig achten. Tijdens het evenement moet volgende regelgeving wel in acht genomen worden: De vaststelling van een overtreding door bevoegde instanties kan immers tot sluiting leiden! DE ZWEVEGEMSE FUIFWIJZER

38 1.3. BEGIN NIET TE VROEG Sinds september lanceert de jeugdraad de alcoholpreventiecampagne Begin niet te vroeg. Je kan gratis een pakket polsbandjes aanvragen met bijhorende spandoek om bekend te maken dat -16jarigen op jullie evenement geen alcohol kunnen verkrijgen. Dit pakket wordt aangevuld met briefings voor de medewerkers en affiches om in de zaal duidelijk te maken wie welke dranken wel/niet mag drinken. DRUGS Het toelaten van drugs en druggebruik op fuiven is in België verboden. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen soft- en harddrugs. Toch is het heel moeilijk om hier als organisator enige controle op te hebben. Drugs zijn immers bij jongeren zodanig aanvaard dat zij er niet altijd bij stilstaan dat dit bij wet verboden is. Er zijn drie situaties naargelang het gebruik van drugs: iemand die drugs gebruikt, pleegt een inbreuk (situatie A); wanneer het gebruik in groep gebeurt, is dit een verzwarende omstandigheid (situatie B); wanneer iemand een lokaal ter beschikking stelt voor het druggebruik is dit eveneens een verzwarende omstandigheid (situatie C). Een organisator heeft meldingsplicht en is dus verplicht dit te melden aan de politie als hij jongeren op een fuif drugs ziet gebruiken. Wanneer hij dit niet doet en de politie valt binnen tijdens zijn fuif, dan heeft hij het gebruik oogluikend toegestaan. Hierdoor komt hij in situatie C terecht en heeft de politie alle recht om de fuif stil te leggen. Enkel wanneer het gebruik stiekem was, bijv. in de toiletten, draagt de gebruiker alle schuld. De boetes bedragen een gevangenisstraf van 3 maand tot 5 jaar en/of een geldboete 2500 Euro en/of tijdelijk/definitief ontzet uit (bepaalde van) zijn burgerrechten! Je kan je bezoekers hierop attent maken door het uithangen van affiches of een bord Wij aanvaarden geen gebruik van of handel in drugs. Gebruik eventueel een anti-drug-logo op de affiches of kaarten. DE ZWEVEGEMSE FUIFWIJZER

39 3. ROKEN Roken is verboden in gesloten plaatsen die voor het publiek toegankelijk zijn Op dit algemeen rookverbod zijn er enkele uitzonderingen voorzien, namelijk plaatsen die voldoen aan volgende voorwaarden: Sterkedrankvergunning + belangrijkste activiteit is schenken van dranken, waaronder sterke dranken Rookafzuigsysteem volgens de wettelijke normen ( opp x 15m³/u) Volledig afgesloten van vb. een shoppingcenter, cinema, cultureel centrum Enkel serveren van voedingsmiddelen die minimum 3 maand houdbaar zijn zonder enige bijkomstig maatregel. Niets met sport te maken heeft. Als dit café voldoet aan al deze voorwaarden moet minimum de helft van het café rookvrij zijn. Andere plaatsen moeten rookvrij zijn: jeugdhuis, lokalen van de jeugdverenigingen, polyvalente zalen, sportruimtes, sportcafetaria s Hier is een rookruimte wel mogelijk. Er zijn enkele voorwaarden aan verbonden: Het mag geen doorgangszone zijn De deur dicht houden Maximum ¼ van het (grootste) oppervlakte Rookafzuigsysteem volgens de wettelijke normen Enkel roken (geen bingo, biljart ) Geen bediening in de rookkamer. De zaaluitbater moet de rookverbodtekens hangen, op affiches/ ingangstickets zetten, security inschakelen, geen asbakken voorzien, mensen aanspreken om op het rookverbod te wijzen (niet de huurder), maar bij inspectie zal de huurder hierover aangesproken worden. In alle zalen en privé-loodsen in Zwevegem is roken VERBODEN. Is er een evenement in een tent, dan geldt het rookverbod wanneer de tent volledig is afgesloten, dus wanneer er enkel een deuropening is. Het rookverbod geldt niet wanneer 1 volledige zijde open is. 4. MINDERJARIGEN Vanaf je meerderjarigheid (+18 jaar) ben je zowel strafrechtelijk als burgerlijk verantwoordelijk voor je eigen daden (zoals een fuif organiseren). De rechter kan je een deel van de schade laten betalen indien je onvoldoende voorzorgen nam om schade te voorkomen (organisatie- of toezichtsfout). Als minderjarige draaien je ouders, voogd of aangestelde op voor de kosten. In die zin is het aangewezen dat deze mensen op voorhand op de hoogte zijn van wat je organiseert. De Wet tot zedelijke bescherming van de jeugd (15 juli 1960) schrijft voor dat een 16- jarige niet toegelaten is in een gelegenheid waar gedanst wordt, zonder begeleiding van de ouders of wettelijke plaatsvervanger. DE ZWEVEGEMSE FUIFWIJZER