: Opdrachtverlening voor realisatie en implementatie van 33 werkprocessen

Transcriptie

1 Raad 2 juli 2002 Agendanr. : 9 Doc.nr : B Afdeling: Onderwerp : Financiën : Opdrachtverlening voor realisatie en implementatie van 33 werkprocessen 1. Inleiding en Samenvatting In dit voorstel wordt gevraagd om opdracht te verlenen aan Atos Origin, als nieuwe partner voor de realisatie, implementatie van 33 werkprocessen in het Workflow Management Systeem (WFM). Met het WFM Bouwvergunning, dat vanaf 1 maart 2002 operationeel is, hebben we een belangrijke eerste stap gezet in het ontwerp, realisatie, implementatie en operationeel gebruik van het hulpmiddel WFM. Nu staan we voor een vervolgtraject met twee hoofdonderwerpen, namelijk: Een verdere integratie van digitale informatiestromen en werkbeheersing. De samenhang tussen het Document Informatie Systeem (DIS) en WFM wordt uitgebouwd. Alleen met een degelijke basis, waarin vele generieke componenten zijn opgenomen kan voor meer dan 250 processen een WFM gerealiseerd en geïmplementeerd worden. Realisatie en implementatie van 33 werkprocessen WFM speelt een belangrijke rol in de kwaliteit en continuïteit van de (cyclische) werkzaamheden. Dit impliceert dat de organisatie zelf kennis en ervaring in huis moet hebben voor eerstelijns ondersteuning. De opbouw van die kennis start met kennisoverdracht in de ontwerp- en bouwfase. Door zelf werkzaamheden uit te voeren wordt de nodige ervaring opgedaan. In het project is hiervoor aandacht en ruimte opgenomen. Met deze aanpak beogen we tevens de inzet van de samenwerkingspartner en daarmee de kosten te reduceren. Alvorens in te gaan op het project en de benodigde investering (hoofdstuk 5 en 6) worden enkele onderwerpen behandeld: Procesgericht werken: WFM en HMW WFM: eerste resultaten en het vervolg Het eerst genoemde onderwerp zet WFM in een bredere context (hoofdstuk 2 en 3). Het tweede onderwerp verschaft inzicht in het uitgevoerde pilotproject Bouwvergunning en het selectieproces voor het vervolgtraject (hoofdstuk 4) 2. WFM en HMW 2.1 De context van procesgericht werken Procesoriëntatie is de belangrijkste peiler van de Heusdense Manier van Werken. De kracht van het HMW-concept is het centraal stellen van werken: klantgericht, integraal en locatieongebonden werken. We willen een procesgeoriënteerde organisatie zijn (maar we zijn het nog niet). Recente perspublicaties onderstrepen het belang en de kracht van onze ambitie. Onze doelstellingen sluiten aan bij bekende veranderingsmodellen en kwaliteitssystemen, waarin processen het hart van de organisatie worden genoemd (zie ook bijlage 1):

2 Door middel van de processen vervult de organisatie haar taken, realiseert ze haar doelstellingen en verzekert ze haar bestaansrecht. Realiseren van tastbare resultaten ( garen op de klos ) De identiteit en het onderscheidend vermogen komt het meest in processen naar voren. De kerncompetenties zijn in processen verankerd en de specifieke werkwijze die de organisatie uniek maakt komt erin tot uiting. De burger centraal = klantgericht werken en denken De ervaringen van de organisatie liggen in processen besloten. Alles wat de organisatie heeft gedaan, geleerd ligt in de processen besloten. Optimaliseren van kennisdeling Bij het managen van de (werk)processen gaat het om twee dimensies: De beheersing van de dagelijkse gang van zaken, zoals de procesmatige aspecten, die vaak zijn vastgelegd in werkmethoden, procedures, richtlijnen en instructies. Hiermee wordt bedoeld dat alles met een onderlinge afhankelijkheid en in een bepaalde volgorde verloopt en dat onderscheiden processen naadloos op elkaar aansluiten. Vooral door het goed organiseren van de onderlinge samenwerking kunnen we excelleren voor onze klanten en leren van elkaar. Continue verbetering van processen. Voortdurend leggen we relaties tussen processen en resultaten. Het gaat om een directe terugkoppeling naar de algemene doelstellingen, die vertaald zijn in procesdoelstellingen. In beide dimensies speelt het WFM een belangrijke ondersteunende rol: WFM organiseert en structureert het dagelijks werk en WFM kan als feedbacksysteem dienen, dat geïntegreerd is in de bedrijfsvoering. Onze werkprocessen zijn tastbaar en zichtbaar in het WFM, dat daarmee een prima handvat is om verbetering op te starten en als ingang kan dienen naar andere organisatiegebieden. Het denken in processen betekent werken in structuren (lees: heldere afspraken, geen keurslijf) en is ook een managementstijl. Het veronderstelt ook zelfsturing en actief (mee)denken op elk niveau. De voordelen van procesgericht werken zijn in bijlage 2 weergegeven. 2.2 De context van de Heusdense Manier van Werken Het Workflow Management Systeem en het Documentatie Informatie Systeem vormen de digitale werkomgeving. Beide systemen spelen een belangrijke rol bij de ontwikkeling van de frontoffice. Op dit terrein hebben we nog een aantal slagen te maken. Juist bij standaard werkzaamheden in de administratieve frontoffice ligt de nadruk op besturing via procedures. Het WFM ondersteunt ook de samenwerking tussen frontoffice en backoffice. Voor de optimalisering van onze dienstverlening (meer dan 250 producten!) en voor de totale organisatie-ontwikkeling is het WFM een onmisbaar hulpmiddel. WFM is randvoorwaarde voor het slagen van de verdere implementatie van de HMW in de komende 2 à 3 jaar. 2/15

3 3. Workflow Management Systeem: kenmerken en voordelen WFM ondersteunt in eerste instantie de basiswerkprocessen: Aansturing van werkzaamheden Beheersing van werkvoorraad en doorstroom Afstemming van werkzaamheden Managen van informatie c.q. informatiestromen. op het juiste moment, aan de juiste medewerker aanbieden van de juiste informatie een betere statusinformatie, met name richting klant (track and tracing) adequate sturingsinformatie Met de systemen WFM en DIS beschikken de medewerkers over een hulpmiddel om doelmatig en doelgericht taken uit te voeren en samen te werken maar vooral ook om de burger het gewenste product met een uitstekende kwaliteit op tijd te leveren. Een grotere efficiëntie en effectiviteit zijn (voor de hand liggende) winstpunten. Ook flexibiliteit wordt vergroot o.a. door locatie-ongebonden werken, grotere overdraagbaarheid van het werk en een grotere zelfsturing. De innovatiekracht wordt versterkt door een betere kennisdeling. In bijlage 3 worden de voordelen verder uitgewerkt. 4. Terugblik 4.1 De aanloop In januari 2001 is gestart met de aanpassing van de bedrijfsvoering aan het nieuwe Frontoffice-model. Werkprocessen zijn geanalyseerd, beschrijvingen zijn verbeterd en aangepast aan het nieuwe concept. Van de 107 gescreende/aangepaste werkprocessen zijn er 33 geselecteerd, die geheel of gedeeltelijk door de frontoffice vanaf medio december 2001 zouden worden uitgevoerd (zie Bijlage 4). Na een intensief selectietraject voor de ondersteunende systemen WFM en DIS is in juni 2001 gestart met de bouw van het WFM-systeem met als eerste proces Bouwvergunning. Gelijktijdig is gestart met de uitwerking van het DIS. Op beide terreinen zijn we ondersteund door externe organisaties. Voor het DIS trad daarbij als logische partner de leverancier van het Systeem op, te weten: Swets Farrington. De leverancier van het WFM, eistream verschaft geen ondersteuning bij de implementatie van het systeem. Daarvoor doet ze zaken met een aantal gerenommeerde partners. Vanwege de tijdsdruk is er geen selectietraject opgezet, maar is met name gekeken naar de beschikbaarheid op korte termijn. PinkRoccade, één van de partners was beschikbaar en is medio 2001 gestart met het bouwtraject. 4.2 De ervaringen en resultaten van het (pilot)project WFM Bouwvergunning Ervaringen Er is snel gestart met de bouwfase. Een nadeel is dat concepten nog niet uitgekristalliseerd zijn en dat (dus!?) de eisen en verwachtingen over het eindresultaat veranderen. Een voordeel is dat al werkende weg sneller zicht en inzicht ontstaat in de (on)mogelijkheden en er meer op realistische uitgangspunten en resultaten wordt gekoerst dan op ideale eindplaatjes. 3/15

4 Een keuze voor een snelle bouwstart verhoogt de noodzaak van intensieve, kritische interactie. Dit kwam met name van de kant van de ontwikkelaar onvoldoende tot uiting. Hierdoor kwam ook het gewenste inzicht moeizaam tot stand. De projectaansturing vond zowel vanuit de gemeente als vanuit de ontwikkelaar niet krachtig en helder plaats. De kennisoverdracht naar de Werkgroep was onvoldoende. Ontwikkeling en implementatie van WFM vereist een optimale samenwerking en het beschikbaar zijn van (gedetailleerd) uitgewerkte concepten en heldere uitgangspunten. We hebben ons vooral gericht op de techniek (ontwikkelen van functies, schermen, koppelingen e.d.) en minder op de implementatie (toepassing en inbedding in de organisatie). Creëren van betrokkenheid en versterken van de communicatie zijn blijvende aandachtspunten. Resultaten Een werkend DIS en WFM Bouwvergunning (incl. diverse koppelingen) Kennis en ervaring met de vertaling van procesbeschrijvingen naar WFM Ervaring met de implementatie en operationeel gebruik van WFM/DIS Uitontwikkelde concepten. De eindtermen zijn duidelijk(er) verwoord. De kwaliteit van samenwerking en van het product was aanleiding om eind 2001 een selectieproces op te starten voor een nieuwe samenwerkingspartner voor realisatie én implementatie van het WFM. 4.3 De selectie van een nieuwe samenwerkingspartner WFM Na consultatie van de leverancier van het WFM, eistream is besloten om twee gecertificeerde partners te benaderen: Atos Origin en Xerox Global Services (XGS). De vraagstelling luidde: Geef een duidelijk plan van aanpak voor de realisatie én implementatie van een WFM voor 33 werkprocessen. Verschaf daarbij inzicht in: de projectfasering, planning, voorwaarden en eisen, werkwijze, activiteiten, taakverdeling, projectorganisatie, kennisoverdracht, communicatie en betrokkenheid. Plan van aanpak Op basis van diverse oriëntatiegesprekken hebben Atos Origin en XGS een degelijk en op onze situatie toegesneden plan van aanpak vervaardigd en toegelicht. Tevens is kennis gemaakt met de beoogde projectleider. De betrokkenheid vanuit directieniveau, de inzet van mensen en de kwaliteit van opgeleverde stukken gaven ons de indruk dat beide organisaties veel belang hechten aan het project. De keuze is na grondige overweging (zie bijlage 5) gevallen op Atos Origin op de volgende gronden: Accent op communicatie. Met behulp van een afzonderlijk communicatieplan wordt sterk ingezet op gedragsverandering en cultuur. Indruk van beoogde externe projectleider: kritisch, open, communicatief, brede kennis en ervaring. Attitude: snel, flexibel reageren op opmerkingen en vragen Bouwtraject sterk interactief opgezet Goed inhaken op reeds geboekte resultaten met het WFM Bouwvergunning 4/15

5 Aanvullend vooronderzoek Aanvullend op het plan van aanpak is door Atos Origin een vooronderzoek zonder kosten uitgevoerd. Het resultaat van dit onderzoek was een reële kosteninschatting van de te realiseren 33 werkprocessen, een generiek proces en generieke componenten. Door analyse van onderliggende stukken (concepten, beschrijvingen), presentatie van het systeem en gesprekken is inzicht verkregen in de status en inhoud van het huidige systeem en in de te realiseren werkprocessen. Financiële onderhandelingen en resultaten De financiële onderhandelingen zijn gevoerd met Atos Origin. De financiële toezegging van XGS fungeerde als indicatie voor de onderhandelingsruimte. De volgende resultaten zijn bereikt: Kostenloze uitvoering van een vooronderzoek ( 5.000,--). Voor 1008 uur is het gemiddeld uurtarief verlaagd van 116,00 naar 98,60. Een gefaseerde opdrachtverstrekking om zo na elke afgeronde fase te kunnen evalueren en besluiten of en hoe verder te gaan. In een gesprek met onze directie is de nauwe betrokkenheid vanuit de directie van Atos Origin toegezegd voor het slagen van dit project. 5. Opdracht, projectresultaat en inzet Opdracht In bijlage 6 is een management samenvatting van het WFM project, zoals aangeboden door Atos Origin opgenomen. Projectresultaat Het projectresultaat bestaat uit een werkend WFM systeem. Niet alleen is er een technisch en functioneel hulpmiddel volgens onze specificaties gerealiseerd, maar ook is het systeem in de organisatie geïmplementeerd. Het resultaat bestaat uit: Een degelijke basis, waarin vele generieke componenten zijn opgenomen, die in de werkprocessen gebruikt worden. Tevens wordt een (verdere) integratie tussen digitale informatiestromen en werkbeheersing gerealiseerd. Realisatie en implementatie van 33 werkprocessen (zie bijlage 4) Uiteraard maken de diverse koppelingen en integraties met Word, DIS en basisregistratiesystemen (GBA) deel uit van de oplossing. Inzet De inzet van specialisten door Atos Origin is afgestemd op de bijdrage en draagkracht van onze organisatie. Met andere woorden: 1. Welke bijdrage kan het Kernteam WFM leveren? 2. Welk implementatietempo kan de organisatie behappen? Het kernteam WFM heeft een coördinerende, ondersteunende en uitvoerende functie inzake het WFM en werkprocessen. Het kernteam bestaat uit: Intern Projectmanager (0,9 Fte), die met ingang van voor 3 jaar is aangesteld Taken: coördineren, coachen, bewaken voortgang/kwaliteit en participeren in gerelateerde projecten zoals website en informatiebeheer en Frontoffice-ontwikkeling Twee teamleden WFM (totaal 1,5 Fte) Taken: bouwen en beheren WFM Teamlid AO -Administratieve Organisatie- (0,5 Fte) Taken: ondersteunen vanuit (brede) bedrijfskundige invalshoek, gericht op het schrijven, aanpassen van procesbeschrijvingen 5/15

6 Doel eigen inzet: opbouw expertise in WFM A. Het kernteam beoogt een reële bijdrage te leveren in de realisatie en implementatie van de 33 processen in het WFM. Deze inspanningsverplichting moet resulteren in verminderde inzet van Atos en reduceert daarmee de kosten van het project met ,00. B. Het hoofddoel van het Kernteam is versterking van de continuïteit van de bedrijfsvoering door een vermindering van de afhankelijkheid van derde partijen. Het beheer en verdere ontwikkeling van het WFM willen we voor een belangrijk deel in eigen hand houden. We willen snel, flexibel en gericht (eerstelijns)ondersteuning verlenen en zelf aanpassingen en doorontwikkelingen kunnen uitvoeren. Het bouwen van de overige ca.250 werkprocessen in WFM willen we grotendeels zelf uitvoeren, anders wordt het wel erg duur. 6. Financiering De totale kosten voor de implementatie van de 33 werkprocessen in WFM bedragen op basis van een offerte en een gemaakte prijsafspraak ,-- exclusief 19 % BTW. Door het per 1 januari 2003 inwerking treden van het BTW-compensatiefonds is de BTW over de kosten van het deel van het implementatietraject dat doorloopt in het jaar 2003 voor het grootste deel compensabel echter dit heeft dan ook gevolgen voor de hoogte van de Algemene Uitkering. Omdat de kosten in rekening gebracht worden op basis van gewerkte tijd en gebruikte materialen en er op dit moment geen gedetailleerde tijdsplanning beschikbaar is, is het onmogelijk om te bepalen welk deel (werkelijke kosten 2002) wel met BTW belast zal worden en voor welk de BTW compensabel is. Bij de offerte wordt er van uitgegaan dat de werkzaamheden geheel verricht worden door Atos Origin. Echter door de inzet van de beschikbare eigen medewerkers kan een besparing gerealiseerd worden van ,--. Gezien het vorenstaande is het noodzakelijk een krediet van ,-- inclusief BTW beschikbaar te stellen om uitvoering te kunnen geven aan de implementatie van de 33 werkprocessen in WFM. Het voorstel is om het positieve resultaat van de 1 e Berap 2002 (± ,-- ) aan te wenden voor de dekking van een deel van de kosten. Het restant komt ten laste van de Algemene Reserve. Hierdoor zal echter een rentederving ontstaan van 6% van ,-- = ,--, die drukt op de exploitatie, omdat de rente van de algemene reserve ten gunste van de exploitatie wordt aangewend. Het rentenadeel dat per saldo zal ontstaan, zal worden meegenomen in het meerjarenperspectief dat wordt gepresenteerd bij de meerjarenbegroting. 6/15

7 7. Voorstel Wij stellen u voor om de opdracht voor realisatie en implementatie van een workflow management systeem voor 33 werkprocessen te verstrekken aan Atos Origin en bijgaand conceptbesluit vast te stellen Burgemeester en wethouders van Heusden, de secretaris, loco de burgemeester, drs. R.F.W. van Eijck drs. H.P.T.M. Willems BIJLAGEN: Conceptbesluit Bijlage 1. Processen, het hart van de organisatie Bijlage 2. De noodzaak van procesgericht werken Bijlage 3. Voordelen van Workflow Management Systemen Bijlage 4. Toelichting op de selectie van 33 werkprocessen Bijlage 5. Criteria voor de selectie van WFM partner Bijlage 6. Management samenvatting offerte Atos Origin TER INZAGE: Offerte WFM systeem Gemeente Heusden, versie 1.0, 22 april 2002, Atos Origin De stukken liggen ter inzage in de leeskamer, gemeentehuis Vlijmen. Steller: M. de Bijl 7/15

8 CONCEPTBESLUIT De gemeenteraad van Heusden in zijn openbare vergadering van 2 juli 2002; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 18 juni 2002,doc.nr. B ; b e s l u i t : A. Opdracht te verlenen aan Atos Origin voor realisatie en implementatie van een workflow management systeem voor 33 werkprocessen B. Een krediet van ,-- beschikbaar te stellen voor de implementatiekosten van 33 werkprocessen. C. Een bedrag van ,-- ten laste te brengen van het positieve resultaat van de 1 e berap D. Het restantbedrag ad ,-- ten laste brengen van de algemene reserve. E. Het rentenadeel meenemen in het meerjarenperspectief dat wordt gepresenteerd bij de meerjarenbegroting. Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 2 juli 2002; De raad voornoemd, de secretaris, loco, de voorzitter, drs. R.F.W. van Eijck drs. H.P.T.M. Willems 8/15

9 Bijlage 1. Processen, het hart van de organisatie Organisatie Resultaat Negen aandachtsgebieden van een organisatie, die van essentieel belang zijn voor het succes van een organisatie. Dit managementmodel is afkomstig van het INK (Instituut Nederlandse Kwaliteit) en is afgeleid van het Europese kwaliteitsmodel (EFQM). De inrichting van de organisatie, dus de wijze waarop de organisatie de gewenste resultaten bereikt, is weergegeven in vijf organisatiegebieden. De resultaatgebieden dienen als meetvelden om de prestaties van een organisatie systematisch in kaart te kunnen brengen. De processen vormen het hart van de organisatie. Door middel van processen worden taken vervuld en daarmee resultaten geboekt. 9/15

10 Bijlage 2. De noodzaak van procesgericht werken Hieronder worden de tien belangrijke redenen genoemd om processen vast te leggen en in kaart te brengen: 1. Het kunnen bepalen van aangrijpingspunten ter verbetering 2. Het kunnen adresseren van feedback Door een totaal overzicht van de organisatie (zie 1) kan feedback van interne en externe klanten (zie 2) duidelijker geplaatst worden, zodat gerichte verbeteracties mogelijk zijn. 3. Het aantoonbaar maken van het werken conform standaarden en richtlijnen Transparant werken voor onze klanten en voldoen aan kwaliteitseisen 4. Overzicht geven over de organisatie Door inzicht in de samenhang weet het individu het effect van zijn/haar prestatie op het totaal resultaat. Tevens wordt het gevaar van suboptimalisatie (deeloplossing) voorkomen. 5. Het overzichtelijk presenteren en instandhouden van verzamelde kennis en ervaring die de organisatie in al de jaren van haar functioneren heeft opgebouwd Door het vastleggen van processen worden afspraken, keuzes en uitgangspunten inzichtelijk voor alle betrokkenen. 6. Het ontastbare tastbaar maken Professionals hebben die neiging tot mystificering van de eigen werkzaamheden. 7. Analyse kunnen uitvoeren Processen moeten in kaart zijn gebracht, zodat het geheel van activiteiten stap voor stap gevolgd kunnen worden 8. Gedeelde uitgangspunten bereiken Vastleggen van werkprocessen draagt bij tot een gedeelde opvatting over werkuitvoering, een effectiever gebruik van middelen en een duidelijker beeld van best practices. 9. Bijdragen aan continuïteit en betrouwbaarheid van de organisatie Natuurlijk wil de klant graag persoonlijke (betrokken) dienstverlening, maar hij wil ook graag continuïteit. De uitvoering van processen moet zo onafhankelijk mogelijk zijn van de functionarissen die het werk doen. 10. Afbakenen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden Helder omschreven processtappen voorkomen misverstanden over wie nu precies verantwoordelijk is. 10/15

11 Bijlage 3. Voordelen van Workflow Management Systemen WFM en Organisatorische consequenties Afstemming tussen verschillende schakels in het proces (over functionele grenzen heen) Bedrijfsmatiger aansturing Pro-actieve attitude Empowerment: krachtig functioneren mogelijk door duidelijke kaders. Meer zelfsturing en eigen verantwoordelijkheid. Ontkoppeling rollen - medewerkers Meer controle Eenduidig proces: standaardisatie Voordelen WFM voor de klant Levertijd/ leverbetrouwbaarheid Meer en beter inzicht in totstandkoming van het product (minder klachten en vragen) Verbetering service: meer kwaliteit (geïntegreerde en integrale dienstverlening) Voordelen WFM voor uitvoerenden Juiste (actuele) informatie op juiste moment beschikbaar Kleinere kans op fouten Parallel werken Overzicht proces en uitstaand werk, inzicht in prioriteit & voortgang Betere bewaking deadlines Verlost van niet waardetoevoegende taken Meer aanspraak op werkelijke toegevoegde waarde Voordelen WFM voor management Inzicht in proces, voortgang (pro-actief!) Inzicht in doelmatigheid Informatie over in- en uitstroom, onderhanden werk Beheersbaarheid werklast Betere coördinatie mensen & middelen Aanpasbaarheid (stroomlijning, inpassing nieuwe processen) Kwaliteit (standaardisatie van procedures) 11/15

12 Bijlage 4. Toelichting op de selectie van 33 werkprocessen (uit het verslag van de Projectgroep Procesbeschrijvingen van 3 april 2001) 1. Inleiding Begin april 2001 heeft de Stuurgroep HMW besloten om een selectie, namelijk 33 werkprocessen, te implementeren volgens het nieuwe FO-model. Deze processen worden ondersteund met WFM en DIS. In deze bijlage worden de processen vermeld en wordt de selectie toegelicht. 2. Uitgangspunten 2.1 Dé Uitgangspunten Vertrekpunt voor de selectie was de vraag Wat merkt de klant?. Dus de onderstaande uitgangspunten van HMW dienen zichtbaar en tastbaar gemaakt te worden in de dienstverlening. 1. De burger centraal Klantgericht werken: snel, efficiënt, professioneel, pro-actief, meedenkend 2. Locatieongebonden werken Intern gericht: de mobiele medewerker Extern gericht: de klant die op elke locatie voor alles terecht kan 3. Integraal werken Intern gericht: procesgeoriënteerd, samenwerking Extern gericht: complete en samenhangende dienstverlening 2.2 Criteria In de selectie zijn de volgende criteria gehanteerd: 1. Samenhang tussen diensten: de samenhang die de klant ervaart dient behouden te blijven. Dit komt tot uitdrukking in de zogenaamde vraagpatronen. Bijv. bouw- en sloopvergunning zijn vaak gekoppeld. 2. Aantal: diensten/producten dienen regelmatig afgenomen te worden. 3. Interactie: veel en intensief klantcontact. 4. Wat nu reeds in een FO2-setting wordt uitgevoerd dient niet te wijzigen. 5. Mix van enkelvoudige en samengestelde processen. Zowel diensten die geheel door FO2 worden afgehandeld als diensten die gerealiseerd worden door FO en BO gezamenlijk. 6. Brede aanpak: vanuit elke afdeling wordt minimaal één werkproces ingebracht. Het vergroten en behouden van betrokkenheid is belangrijk voor het uiteindelijk succes. 7. Gevuld takenpakket: FO2 dient duidelijk op de kaart gezet te worden. 12/15

13 3. Selectie Proces Afdeling 1 Afhandelen meldingen (klachten) 2 Bouwvergunning Bouwen en Wonen 3 Melding bouwvoornemen Bouwen en Wonen 4 Schetsplan Bouwen en Wonen 5 Sloopvergunning Bouwen en Wonen 6 Kavelzoekenden Bouwen en Wonen 7 Kadastrale Balie Bouwen en Wonen 8 Stookontheffing Milieu 9 Kapvergunning CCT 10 Verklaring omtrent inkomen en vermogen Sociale Zaken 11 Welzijnsfonds Sociale Zaken 12 Ontvangst beslaglegging Sociale Zaken 13 Leerlingenvervoer Welzijn en Educatie 14 Afschrift GBA Burgerzaken 15 Pas-65 Burgerzaken 16 Reisdocumenten Burgerzaken 17 Rijbewijzen Burgerzaken 18 Verklaring omtrent gedrag Burgerzaken 19 Parkeervergunning Burgerzaken 20 Invalideparkeerkaart Burgerzaken 21 Binnenverhuizing Burgerzaken 22 Intergemeentelijke adreswijziging Burgerzaken 23 Emigratie Burgerzaken 24 Vestiging buitenland Burgerzaken 25 Hervestiging buitenland Burgerzaken 26 Wijziging naamgeving Burgerzaken 27 Vaste standplaatsen Alg. en Juridische Zaken 28 Incidentele standplaatsen Alg. en Juridische Zaken 29 Marktstandplaatsen Alg. en Juridische Zaken 30 Gebruiksvergunning Brandweer 31 Hondenbelasting: aanslag en registratie Financiën 32 Parkeerbelasting Financiën 33 Raadplegen archieven Facilitaire Zaken 13/15

14 Bijlage 5. Criteria voor de selectie van WFM partner Criteria XGS Atos Offerte traject Kwaliteit offerte + + Kwaliteit aanvullende offerte + ++ Inzet in acquisitietraject + +/++ Verwerking informatie + ++ Aanpak (inhoudelijk) Totaal beeld + + Afzonderlijke onderdelen + ++ Randvoorwaarden + + Scope/Reikwijdte inspanning - + Aanpak (planning & organisatie) Fasering ± + Planning + + Afhankelijkheid onderdelen - + Taakverdeling - + Werkzaamheden Heusden Werkzaamheden Partner Projectorganisatie (visie) - + Projectmanagement - + Projectleider ± + Communicatie, betrokkenheid ± (technische aanpak) + (interactieve aanpak) Financieel Investering Zekerheidsstelling + ++ Uitgevoerde activiteiten - + Risico s + + Ervaring Ervaring met gemeenten - - Ervaring met gevraagde aanpak - - Ervaring met Easy c.q. gecombineerde - + inzet EiStream/Easy Betrokkenheid bij de innovatie van - + Eistream Kennisoverdracht Kernteam + + Gebruikers ± + Organisatie Omvang + + Ervaring met EiStream + + Gebruik en Beheer Ondersteuning /15

15 Bijlage 6. Management samenvatting offerte Atos Origin De vraag Gemeente Heusden heeft, ter ondersteuning van de werkprocessen, Atos Origin gevraagd een offerte uit te brengen voor de implementatie van het workflow management systeem van eistream en integratie daarvan met MS-Word, data warehouse, het document informatiesysteem Easy Archive van Swets Farrington en de (basis) registratiesystemen van de werkprocessen. Hierna te noemen het WFM project. Aanpak Bij de uitvoering van het WFM project worden de volgende globale fasen doorlopen: Realisatie, implementatie en in productie name van het postproces, hierna het generieke proces genoemd, met generieke componenten; Aanpassing bouwvergunnings proces aan generieke proces en generieke componenten; Realisatie, implementatie en in productie name van overige werkprocessen; Realisatie, implementatie en in productie name van integraties WFM met (basis) registratiesystemen. Project resultaten Het WFM project levert een WFM productiesysteem op inclusief: implementatie van 33 werkprocessen op basis van een generiek proces; interface WFM met MS-Word, data warehouse en het Easy Archive (DIS); proces bouwvergunningen aangepast aan het gebruik van generieke componenten; printfaciliteiten; integraties WFM met (basis) registratiesystemen. Doorlooptijd De doorlooptijd van de implementatie bedraagt circa 350 dagen (18 maanden) en is afgestemd op de bijdrage en de draagkracht van de organisatie van Gemeente Heusden. Als het project op 01 juni 2002 start kan de oplevering en overdracht geschieden omstreeks 31 december Kosten Het project wordt door Atos Origin op time/material basis aangeboden. De kosten van de implementatie worden geschat op: ,00, excl. BTW en korting 15/15