Jaardocument Medisch Centrum Alkmaar 2009

Transcriptie

1 Jaardocument Medisch Centrum Alkmaar 2009 jaardocument 2009 MCA pag. 1 van 122

2 INHOUDSOPGAVE Voorwoord Uitgangspunten van de verslaglegging Profiel van de organisatie Algemene identificatiegegevens Structuur van het concern Kerngegevens Kernactiviteiten en nadere typering Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Werkgebieden Belanghebbenden Bestuur, toezicht en bedrijfsvoering Zorgbrede Governancecode Raad van bestuur Raad van toezicht Bedrijfsvoering Toegangstijden Ondernemingsraad (OR) Patiëntenadviesraad MCA (PAR) Verpleegkundige Adviesraad (VAR) Vereniging Medische Staf Beleid, inspanningen en prestaties Meerjarenbeleid Algemeen beleid verslagjaar Medisch beleid Organisatieontwikkelingen Foreest Medical School Huisvesting Informatiebeleid Algemeen kwaliteitsbeleid Het gehanteerde kwaliteitsmanagementsysteem Kwaliteit van informatie en registratie, gegevensbeveiliging Kwaliteit van gebouwen Brandveiligheid Kwaliteitsbeleid ten aanzien van patiënten/clienten Kwaliteit van zorg Klachten Klachtenfunctionarissen Klachtencommissie Kwaliteit ten aanzien van medewerkers Personeelsbeleid Kwaliteit van het werk Samenleving Financieel beleid Jaarrekening Geconsolideerde jaarrekening Geconsolideerde balans per 31 december Geconsolideerde resultatenrekening over Geconsolideerd kasstroomoverzicht over Grondslagen van waardering en resultaatbepaling Toelichting op de geconsolideerde balans per 31 december Geconsolideerd mutatieoverzicht materiële en immateriële vaste activa Specificatie ultimo boekjaar onderhanden projecten en gereedgekomen projecten Overzicht langlopende schulden ultimo jaardocument 2009 MCA pag. 2 van 122

3 5.1.9 Toelichting op de geconsolideerde resultatenrekening over Enkelvoudige balans per 31 december Enkelvoudige resultatenrekening over Grondslagen van waardering en resultaatbepaling Toelichting op de enkelvoudige balans per 31 december Mutatieoverzicht materiële vaste activa/(financiële vaste activa) Specificatie ultimo boekjaar onderhanden projecten en gereedgekomen projecten Overzicht langlopende schulden ultimo Toelichting op de enkelvoudige resultatenrekening over Overige gegevens Vaststelling en goedkeuring jaarrekening Statutaire regeling resultaatbestemming Resultaatbestemming Gebeurtenissen na balansdatum Ondertekening door bestuurders en toezichthouders Accountantsverklaring bijlage 1 Wetenschappelijke publicaties bijlage 2 Lijst van afkortingen jaardocument 2009 MCA pag. 3 van 122

4 Voorwoord Ondanks de bezuinigingsmaatregelen die de ziekenhuizen ook in 2009 zijn opgelegd, hebben we niet stilgestaan binnen het MCA. Goede kwaliteit van zorg en een gezonde financiële basis bieden een garantie voor het voortbestaan van het ziekenhuis. Mede als gevolg van incidentele baten uit nacalculaties en honoraria realiseert het MCA in 2009 een positief resultaat van 9,5 miljoen euro. Met het vertrek van twee leden van de raad van bestuur is de fusie met het Gemini ziekenhuis begin 2009 in turbulent vaarwater gekomen. Mede op advies van de aangetrokken interim voorzitter van de raad van bestuur is de samenwerking met het Gemini ziekenhuis in 2009 verder gestabiliseerd. Het merendeel van de (medisch) ondersteunende afdelingen en stafafdelingen is geïntegreerd en werkt locatieoverstijgend. Op medisch inhoudelijk gebied is samenwerking tot stand gekomen tussen een klein aantal vakgroepen. Het MCA heeft lang gedacht de bestaande gebouwen te kunnen blijven renoveren en aanpassen aan de eisen van de tijd. Er is echter een toenemende behoefte aan nieuwe en meer operatiekamers en aan bijvoorbeeld een nieuwe intensive care en spoedeisende hulp. In de huidige gebouwen blijkt dat niet eenvoudig te realiseren. Daarom heeft de raad van bestuur besloten om dit in nieuwbouw onder te brengen, op de huidige locatie of een locatie elders. Verschillende scenario s hiervoor zijn en worden onderzocht. Het streven is om deze nieuwbouw reeds in 2015 te hebben gerealiseerd. Als direct uitvloeisel van de beleidskeuze om ondersteunende diensten zo veel mogelijk buiten de primaire zorg onder te brengen, is in maart 2009 het Regionaal Logistiek Centrum in bedrijf gegaan. In dit centrum zijn de Centrale Sterilisatie Afdeling en het Magazijn van het MCA ondergebracht. Professionalisering van onderwijs en opleidingen in grote, algemene ziekenhuizen is van groot belang voor de kwaliteit van zorg. In 2009 voltooiden de eerste masterstudenten geneeskunde uit het VUmc het eerste complete masterjaar in het MCA In september 2009 is de nieuwe multifunctionele polikliniek en functieafdeling voor cardiologie en longziekten in gebruik genomen. Tevens werd in september de eerste hart-long hulp in gebruik genomen. De afdeling maakt deel uit van het nieuwe hart-long centrum. Onder de noemer Totaalzorg in Samenhang heeft het MCA eind 2009 het initiatief genomen voor een nauwere samenwerking tussen de verschillende zorgpartijen in de regio. Doel van deze samenwerking is om de ketenzorg voor met name chronische patiënten efficiënter te laten verlopen door de zorglogistiek te verbeteren. Op deze plaats danken we alle medewerkers, specialisten en vrijwilligers voor hun actieve bijdrage en inzet rondom de zorgverlening aan onze patiënten. Hun inzet heeft ervoor gezorgd dat patiënten bij het MCA in goede handen zijn. Alkmaar, 12 april 2010 raad van bestuur MCA Gemini Groep dr. G.P.L.A. van den Broek, interim voorzitter drs. F.L.A. Korver MBA, vice-voorzitter jaardocument 2009 MCA pag. 4 van 122

5 1 Uitgangspunten van de verslaglegging Dit jaardocument is tot stand gekomen door het volgen van de richtlijnen die van toepassing zijn voor het aanleveren van het jaardocument Middels dit document wordt verantwoording afgelegd over alle facetten van het ziekenhuis, waarbij de nadruk vooral ligt op ontwikkelingen in en om het ziekenhuis, de kwaliteit en het beleid. De gegeven informatie geeft inzicht in de resultaten van het afgelopen jaar en geeft een goed beeld van de stappen die, aan de hand van de marktwerking, de beleidsplannen en de resultaten over 2009, worden gezet richting 2010 en volgende jaren. Het jaarverslag bestaat uit een maatschappelijk verslag, de jaarrekening en enkele bijlagen waarin gedetailleerd feiten en cijfers worden gepresenteerd over de ontwikkelingen in het ziekenhuis van 1 januari tot en met 31 december Uitgangspunt Uitgangspunt bij de samenstelling van dit jaarverslag is zo transparant en zo volledig mogelijk te rapporteren over ontwikkelingen in en om het ziekenhuis. De zorgbrede Governancecode zoals die in de zorg van kracht is, is voor ons de leidraad geweest bij de samenstelling van het jaardocument. Vanzelfsprekend schenken we veel aandacht aan de gang van zaken op medisch specialistisch terrein en de patiëntenzorg. Maar ook sociale en economische zaken komen ruimschoots aan bod. Tevens worden samenwerkingsverbanden belicht. Voorts worden de veranderingen in de samenleving belicht die van invloed zijn op ons ziekenhuis. Inhoud verslaglegging Voor het samenstellen van dit document hebben verschillende partijen onder verantwoordelijkheid van de raad van bestuur een bijdrage geleverd. De cijfermatige onderbouwing van dit verslag is afkomstig uit onze systemen. Jaarbericht 2009 Dit jaardocument is veelomvattend en niet makkelijk te interpreteren voor andere belanghebbenden en geïnteresseerden. Om die reden hebben wij ervoor gekozen, naast dit document ook een toegankelijker document te vervaardigen, het jaarbericht 2009 dat vanaf medio mei 2010 beschikbaar is en een beknopte weergave is van hetgeen in dit document staat beschreven. Vaststelling en goedkeuring jaardocument De raad van bestuur heeft in zijn vergadering van 12 april 2010 het jaardocument vastgesteld. De raad van toezicht heeft in zijn vergadering van 22 april 2010 het jaardocument inclusief de jaarrekening goedgekeurd. jaardocument 2009 MCA pag. 5 van 122

6 2 Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens Naam verslagleggende rechtspersoon Medisch Centrum Alkmaar (MCA) Adres Wilhelminalaan 12 Postcode 1815 JD Plaats Alkmaar Telefoonnummer Identificatienummer Kamer van Koophandel adres Internetpagina Structuur van het concern Het Medisch Centrum Alkmaar (MCA) is een stichting en beschikt over een toelating op grond van de WTZi. Het ziekenhuis is gevestigd in Alkmaar. Per 1 mei 2008 heeft een bestuurlijke fusie plaatsgevonden met het Gemini Ziekenhuis te Den Helder en is een holdingstichting (Stichting MCA Gemini Groep) opgericht met een raad van toezicht en een raad van bestuur. De holdingstichting vormt het bestuur van de onderliggende ziekenhuisstichtingen MCA en Gemini Ziekenhuis. Dit houdt in de praktijk in dat de raad van bestuur van de holdingstichting ook het bestuur van de ziekenhuisstichtingen vormt. Het bestuur van de holdingstichting is op deze manier eindverantwoordelijk voor het bestuur over de groep (de drie stichtingen). De twee ziekenhuisstichtingen hebben zelf geen raad van toezicht; de raad van toezicht van de holdingstichting treedt ook op als toezichthoudend orgaan van de dochterstichtingen (de ziekenhuisstichtingen). De twee stichtingen zijn financieel onafhankelijk van elkaar en hebben geen financiële verplichtingen aan elkaar. Het organogram van het holdingmodel is hieronder weergegeven: oldingstichting Stichting MCA Gemini Groep met raad van toezicht en raad van bestuur OR CR VAR Stafbestuur Stichting MCA geen raad van toezicht raad van bestuur = de holding Stichting Gemini Ziekenhuis geen raad van toezicht raad van bestuur = de holding OR CR VAR Stafbestuur jaardocument 2009 MCA pag. 6 van 122

7 In 2009 zijn de bestaande (overleg)structuren nog ziekenhuisspecifiek georganiseerd gebleven.. Op het niveau van tweede echelonoverleg met de raad van bestuur is de overlegstructuur meer ziekenhuisoverstijgend georganiseerd. Hierdoor zijn de overlegstructuren binnen het MCA en het Gemini Ziekenhuis voor het overgrote deel vergelijkbaar met elkaar. Bestuursstructuur raad van toezicht De raad van toezicht houdt toezicht op het functioneren van de raad van bestuur en toetst op hoofdlijnen het beleid en de algemene gang van zaken van het ziekenhuis. De raad van toezicht adviseert de raad van bestuur, benoemt en ontslaat deze en keurt onder andere de jaarlijkse begroting en de jaarrekening goed. raad van bestuur De raad van bestuur bestuurt het ziekenhuis. Dit doet zij op basis van het reglement raad van bestuur. Besluitvorming door de raad van bestuur vindt in de regel plaats in de vergaderingen van de raad van bestuur. Leden van de raad van bestuur zijn bevoegd om binnen het eigen taak- en aandachtsgebied besluiten te nemen tot uitvoering van het beleid dat door de raad van bestuur is vastgesteld. De raad van bestuur is verantwoordelijk voor het totaal van het gevoerde beleid, waaronder ook de kwaliteit van de geleverde zorg en legt daarover verantwoording af aan de raad van toezicht en aan alle belanghebbenden. Om tot een goede besluitvorming te komen binnen de vergaderingen van de raad van bestuur heeft de raad van bestuur de volgende structurele overlegpartners: raad van bestuur en medische staf De raad van bestuur overlegt met het bestuur van de vereniging medische staf Alkmaar, dit vindt plaats binnen het beleidscentrum. In de statuten van deze vereniging is als doel vastgelegd: het bewaken en verhogen van de kwaliteit en doelmatigheid van het medisch handelen van haar leden; het bijdragen aan het vormen en het uitvoeren van het beleid van het ziekenhuis en het participeren daarin; het behartigen van het collectief van professionele en zakelijke belangen van haar leden; en voorts al hetgeen dat rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin van het woord. Binnen het beleidscentrum worden die zaken besproken die bijdragen aan het realiseren van de doelen van de vereniging medische staf Alkmaar en die zaken die van belang zijn voor het besturen van het ziekenhuis. Dit alles met respect voor de verschillende en gescheiden verantwoordelijkheden van de deelnemers binnen dit overleg en zodanig dat de deelnemers hun rol zo optimaal mogelijk in kunnen vullen. In 2010 zal een herijking plaatsvinden omtrent de rollen van de raad van bestuur en de medische staf. De toedeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden, inclusief het afleggen van verantwoording worden daarbij aantoonbaar en toetsbaar geregeld. Het advies Governance en kwaliteit van zorg van de RVZ en de reactie daarop van de KNMG worden daarbij meegenomen. raad van bestuur en de tweede echelon leidinggevenden De raad van bestuur overlegt regelmatig met de tweede echelonleidinggevenden. Dit overleg vindt plaats binnen het raad van bestuur zorg overleg en in het beleidsoverleg. Aan het zorgoverleg nemen de 2 e echelonleidinggevenden uit de zorg, een afgevaardigde van de medisch ondersteunende afdelingen en het stafbestuur deel. Het beleidsoverleg kent een bredere afvaardiging van het tweede echelon waarbij vooral de afstemming tussen de verschillende diensten aandacht krijgt. Voorts is er een kwartaaloverleg ingesteld. Voor deze thematische vergaderingen worden van de deelnemers van de beleidsoverleggen van zowel MCA als Gemini Ziekenhuis uitgenodigd. Bovenstaande nieuwe overlegstructuur met de tweede echelon leidinggevenden is in 2009 geïntroduceerd binnen zowel het Gemini Ziekenhuis als het MCA De derde echelon leidinggevenden zijn verantwoordelijk voor het voorbereiden en uitvoeren van het afdelingsbeleid. jaardocument 2009 MCA pag. 7 van 122

8 raad van bestuur en adviesorganen Het ziekenhuis kent een medezeggenschapsstructuur waarin een belangrijke rol is weggelegd voor het patiëntenadviesraad MCA, de ondernemingsraad en de verpleegkundige adviesraad. Voor alle overlegvormen zijn de overlegstructuur en de vergaderfrequentie vastgelegd. De structuur van de organisatie en de positie van de adviesorganen is opgenomen in het organogram. jaardocument 2009 MCA pag. 8 van 122

9 jaardocument 2009 MCA pag. 9 van 122

10 Gelieerde entiteiten verbonden aan MCA De aan het MCA gelieerde rechtspersonen zijn - Stichting Artsen Laboratorium en Trombosedienst (Starlet), gevestigd in Alkmaar. Geregistreerd bij de KvK onder nummer De kernactiviteit is het exploiteren van een huisartsenlaboratorium en een trombosedienst. - Unusual Visions B.V., gevestigd in Alkmaar. Geregistreerd bij de KvK onder nummer De kernactiviteit is het ontwikkelen en exploiteren van software, bedoeld voor medische toepassingen. - Cyclotron B.V., gevestigd in Alkmaar. Geregistreerd bij de KvK onder nummer De kernactiviteiten zijn het vervaardigen van radiofarmaceutische producten. - Besloten Vennootschap met beperkte aansprakelijkheid "R/ partners B.V.", gevestigd in Amsterdam. Geregistreerd bij de KvK onder nummer De kernactiviteiten zijn het verlenen van bijstand inzake arbeidsomstandigheden. jaardocument 2009 MCA pag. 10 van 122

11 2.3 Kerngegevens Kernactiviteiten en nadere typering Het MCA is een topklinisch opleidingsziekenhuis met een volledig medisch-specialistisch basispakket ten behoeve van de inwoners van Noord-Kennemerland en omstreken. Voor de regio Noord-Holland Noord biedt het ziekenhuis topklinische functies aan. Het MCA beschikt over de navolgende medische specialismen: anesthesiologie, bijzondere tandheelkunde, cardiologie, chirurgie, dermatologie/flebologie, intensive care-geneeskunde, interne geneeskunde, kindergeneeskunde, klinische chemie, klinische geriatrie, medische psychologie, keel- neus- en oorheelkunde, longziekten, medische microbiologie, mondziekten, kaak- en aangezichtschirurgie, orthodontie, neurochirurgie, neurologie, nucleaire geneeskunde, oogheelkunde, orthopedie, pathologie, plastische chirurgie, psychiatrie, radiologie, radiotherapie, reumatologie, revalidatiegeneeskunde, urologie, verloskunde, gynaecologie en voortplantingsgeneeskunde, ziekenhuisapotheek. Het MCA heeft een breed scala aan opleidingsfaciliteiten voor onder andere basisartsen en medisch specialisten in huis. - anesthesiologie - radiologie - cardiologie - urologie - heelkunde - verloskunde en gynaecologie - interne geneeskunde - kaakchirurgie - kindergeneeskunde - revalidatie geneeskunde - maag-darm-leverziekten - ziekenhuisapotheker - klinische geriatrie - klinisch fysicus - longziekten en tuberculose - klinische chemie - neurologie - arts spoedeisende hulp - orthopedie - longchirurgie - gz-psycholoog - huisartsengeneeskunde (opleidingsstage) - psychiatrie - pathologie - specialist ouderengeneeskunde (opleidingstage) De bijzondere medische verrichtingen (WBMV) waarvoor de inwoners van Noord-Holland Noord terecht kunnen in het MCA zijn: radiotherapie, post IC high care neonatologie, traumazorg, percutane transluminale coronaire angioplastiek (PTCA), automatische implantabele cardiovertaire defibrillator (AICD), hemodialyse en HIV-behandelingen. Het MCA beschikt over een erkenning voor AWBZ-zorg, bestaande uit 24 PAAZ-bedden, die tezamen met GGZ-NHN worden geëxploiteerd (PVA). jaardocument 2009 MCA pag. 11 van 122

12 2.3.2 Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Door de uitbreiding van het B-segment boet de vergelijking van de belangrijkste parameters in het A-segment over de jaren heen aan betekenis in. Desalniettemin hieronder een overzicht van de realisatie in 2009: Realisatie 2009* Realisatie 2008* Realisatie 2007 Realisatie 2006 Eerste administratieve consulten (ongewogen) Dagverpleging Opnamen (ongewogen) Verpleegdagen PTCA s Cardiovasculaire stents ICD s Knieën Heupen Dialysebehandelingen IC-beademingsdagen Cytostatica verstrekkingen Bestralingssessies * uitbreiding B-segment Uit onderstaande tabel blijkt dat de gemiddelde verpleegduur in 2009 verder is afgenomen tot 5,4 verpleegdag. Jaar Opnames Verpleegdagen Gemiddelde Verpleegduur , , , , ,4 De ziekenhuisomzet (x 1.000) in dbc s uitgedrukt, kan als volgt worden weergegeven voor 2009: A-segment B-segment C-segment Openingsjaar DBC Aantal Omzet Aantal Omzet Aantal Omzet Totaal Het aantal in 2009 uitgefactureerde dbc s bedraagt , hetgeen meer is dan in De voor de opbrengstverantwoording benodigde accountantsverklaring in het kader van de AO/IC is door de accountant verstrekt. jaardocument 2009 MCA pag. 12 van 122

13 Overige kerngegevens Capaciteit Antwoordcategorie Aantal Aantal beschikbare bedden/plaatsen voor klinische capaciteit en dag/deeltijdbehandeling per einde verslagjaar 706 Waarvan PAAZ-bedden( de gehele PAAZ bedrijfsvoering is uitbesteed aan de GGZ Noord Holland Noord ) 24 Productie Aantal Aantal in verslagjaar geopende DBC's Waarvan medisch specialistische zorg, uitgesplitst in: Aantal in A-segment (tarieven Nza) Aantal in B-segment (vrije prijzen) Aantal in verslagjaar gesloten DBC's Waarvan medisch-specialistische zorg, uitgesplitst in: Aantal in A-segment (tarieven Nza) Aantal in B-segment (vrije prijzen) Aantal klinische opnamen exclusief interne overnamen in verslagjaar Aantal ontslagen patiënten in verslagjaar Aantal overleden patiënten 765 Aantal eerste polikliniekbezoeken in verslagjaar Aantal overige polikliniekbezoeken in verslagjaar Aantal dagverplegingsdagen (normaal en zwaar) of deeltijdbehandelingen in verslagjaar Aantal klinische verpleegdagen in verslagjaar (inclusief verkeerde bed) Waarvan verkeerde-bed-dagen Personeel Aantal Aantal personeelsleden in loondienst exclusief medisch specialisten per einde verslagjaar 3510 Aantal FTE personeelsleden in loondienst exclusief medisch specialisten per einde verslagjaar 2388,95 Aantal FTE medisch specialisten (loondienst + inhuur + vrij beroep) per einde verslagjaar 193,8 Bedrijfsopbrengsten Aantal Totaal bedrijfsopbrengsten verslagjaar Waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten Waarvan overige bedrijfsopbrengsten Werkgebieden Voor de basiszorg richt het MCA zich primair op de regio Noord-Kennemerland en directe omgeving. Dit gebied bestaat uit Alkmaar, Obdam, Bergen (incl. Egmond en Schoorl), Castricum, Graft-De Rijp, Harenkarspel, Heerhugowaard, Heiloo, Langedijk, Niedorp, Schagen, Schermer en Zijpe. Dit gebied heeft ca inwoners. Voor topklinische zorg biedt het MCA specialismen en specialisaties voor de gehele kop van Noord-Holland aan. Dit gebied telt inwoners. jaardocument 2009 MCA pag. 13 van 122

14 2.4 Belanghebbenden Samenwerkings- en ketenzorgpartners Gemini Ziekenhuis Het Medisch Centrum Alkmaar en het Gemini Ziekenhuis zijn sinds mei 2008 bestuurlijk gefuseerd. In de tweede helft van 2008 is gestart met de integratie van een aantal ondersteunende diensten en afdelingen van beide ziekenhuizen. Met het vertrek van twee leden van de raad van bestuur is de samenwerking met het Gemini ziekenhuis begin 2009 in turbulent vaarwater gekomen. Een interim voorzitter raad van bestuur is aangetrokken die na een grondige analyse een advies heeft uitgebracht aan de raad van toezicht over de toekomst van de ziekenhuizen en hun bestuur. De raad van toezicht heeft vervolgens besloten om de fusiesituatie te stabiliseren op het niveau van begin Dit betekent dat er onder de verantwoordelijkheid van één raad van toezicht en één raad van bestuur twee afzonderlijke ziekenhuizen blijven bestaan, elk met hun eigen erkenning, profiel en exploitatie. De ondersteunende diensten en afdelingen worden wel verder geïntegreerd en werken voor beide locaties. De maatschappen gaan verder onderzoeken of er mogelijkheden zijn om de samenwerking te intensiveren. Huisartsen De huisarts is een van de belangrijkste samenwerkingspartners van het MCA. Een nauwe samenwerking met de huisartsen is van groot belang voor het welzijn van onze patiënten. Daarom heeft het MCA medio 2009 een relatiemanager benoemd die de samenwerkingsrelatie met de huisartsen verder heeft geïntensiveerd. Overheid en gemeenten In 2009 is regelmatig overleg gevoerd met gemeenten en provincie over de nieuwbouwplannen van het MCA. De beleidskeuze om niet langer te investeren in renovatie van bestaande gebouwen en afdelingen, maar te kiezen voor nieuwbouw op locatie Alkmaarderhout of elders, heeft dit overleg een nieuwe impuls gegeven. Ketenzorg Onder de noemer Totaalzorg in Samenhang is het MCA initiatiefnemer van een nauwere samenwerking tussen de verschillende zorgpartijen in de regio. Doel van deze samenwerking is om de ketenzorg voor met name chronische patiënten efficiënter te laten verlopen door de zorglogistiek te verbeteren. Patiëntenorganisaties Belangrijke stakeholders voor het MCA zijn de patiëntenorganisaties. Een aantal is vertegenwoordigd in de patiëntenadviesraad (PAR) die de raad van bestuur gevraagd en ongevraagd van advies dient.. Zorgverzekeraars Gestructureerd overleg vindt plaats met Uvit Verzekeringen, marktleider in zorgverzekeringen in de regio waarin het MCA werkzaam is, en met Achmea. Brancheorganisaties Het ziekenhuis is lid van de NVZ, de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen, STZ,: vereniging Samenwerkende Topklinische opleidingsziekenhuizen en de Ziekenhuisketen. Toezichthouders Behalve met de Inspectie voor de Gezondheidszorg is er ook veelvuldig contact met de arbeidsinspectie en de Nederlandse Zorgautoriteit (NZA). Kapitaalverschaffer De Fortis Bank is een belangrijke kapitaalverschaffer van het ziekenhuis. jaardocument 2009 MCA pag. 14 van 122

15 3 Bestuur, toezicht en bedrijfsvoering 3.1 Zorgbrede Governancecode Zorgbrede Governance Code Het MCA houdt zich aan de Zorgbrede Governance Code. Deze code doet aanbevelingen voor goed bestuur, goed toezicht en adequate verantwoording. In het kader van de bestuurlijke fusie met het Gemini Ziekenhuis bestaan statuten en reglementen voor de stichting MCA Gemini Groep als ook voor de onderliggende ziekenhuisstichtingen (het MCA en het Gemini Ziekenhuis). De holdingstichting MCA Gemini Groep vormt hierbij het bestuur en het toezicht over het MCA en het Gemini Ziekenhuis. Deze documenten voldoen aan de zorgbrede Governance Code. De statuten en reglementen zoals in 2008 vastgesteld zijn het gehele verslagjaar van toepassing geweest. 1. Het MCA is een maatschappelijke onderneming met als hoofddoelstelling het bieden van verantwoorde zorg. Onder verantwoorde zorg wordt verstaan: cliëntgerichte, veilige en betaalbare zorg die geleverd wordt via een doelmatige en transparante bedrijfsvoering. 2. De maatschappelijke doelstelling en verantwoordelijkheid van het MCA blijkt uit het hanteren van de volgende uitgangspunten: - het MCA stelt de cliënt en diens gerechtvaardigde wensen en behoeften bij de zorgverlening centraal; - de zorgverlening geschiedt zodanig dat de daartoe beschikbaar staande middelen zo effectief en doelmatig mogelijk worden aangewend; - de door of vanuit het MCA geleverde zorg voldoet aan eigentijdse kwaliteitseisen; - uitkeringen van financiële middelen vinden uitsluitend plaats binnen de maatschappelijke doelstelling en verantwoordelijkheid van het MCA. 3. De raad van bestuur en de raad van toezicht zijn overeenkomstig hun wettelijke en statutaire taakverdeling verantwoordelijk voor de governancestructuur van het MCA als maatschappelijke onderneming en voor de naleving van deze code. Sinds 1 januari 2010 is de nieuwe Zorgbrede Governance Code van kracht. In 2009 zijn de eerste voorbereidingen opgepakt om te voldoen aan de Zorgbrede Governancecode Het gaat daarbij specifiek over het opstellen van een klokkenluiderregeling en het rooster van aftreden van de leden van de raad van toezicht. Naar verwachting worden de genoemde zaken in de loop van 2010 van kracht. Reglementen raad van bestuur en raad van toezicht Er is een reglement raad van bestuur alsook een reglement raad van toezicht van toepassing. In het reglement raad van bestuur is onder andere de bestuurstructuur vastgelegd. Daarnaast is aandacht voor verantwoording en verantwoordelijkheid, besluitvorming, vergaderingen, waarneming en vacature, openbaarheid en belangenverstrengeling, medezeggenschap, openheid en verantwoording extern en deskundigheid. In het reglement raad van toezicht wordt uitgebreid aandacht besteed aan verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de raad van toezicht, de taken van de raad van toezicht, het doel en de functies van het toezicht, de verschillende elementen van de toezichthoudende functie, de werkwijze van de raad van toezicht, accountant en deskundigen, vergaderingen, informatievoorziening, evaluatie, werkgeverschap raad van bestuur, profielenmix en profielschets, werving en selectie, voordracht, benoeming, introductie nieuwe leden raad van toezicht, aftreden, kwaliteit en deskundigheid, kosten, honorering en verantwoording. Tevens is in het reglement uitgebreid aandacht voor de gedragsregels van de raad van toezicht. Enquêterecht Na de bestuurlijke fusie van het MCA en het Gemini Ziekenhuis is besloten dit recht toe te kennen aan de centrale cliëntenraad en bij afwezigheid daarvan aan de cliëntenraden van de rechtspersonen waarover de stichting het bestuur voert gezamenlijk. Ook dit is vastgelegd in de statuten. jaardocument 2009 MCA pag. 15 van 122

16 Jaarlijks stelt de raad van bestuur dit Jaardocument Maatschappelijk Verantwoording op, dit met in achtneming van de bepaling daarover in de Governancecode. 3.2 Raad van bestuur De stichting Medisch Centrum Alkmaar kent een raad van toezicht model waarbij het bestuur van de stichting wordt uitgeoefend door een raad van bestuur. In de statuten van de stichting MGG en de stichting MCA zijn de taken en bevoegdheden van zowel de raad van bestuur als van de raad van toezicht aangegeven. Voor de raad van bestuur is een portefeuilleverdeling vastgesteld welke is goedgekeurd door de raad van toezicht. In 2009 heeft een bestuurswisseling plaatsgevonden. Tot het vertrek van de heren Kedzierski en Bemelmans gold onderstaande taakverdeling. Na interim aanstelling van de heer Van den Broek is in maart 2009, zonder vooruit te lopen op de toekomstige rolverdeling binnen en samenstelling van de raad van bestuur, een (tijdelijke) werkverdeling binnen de raad van bestuur met het oog op praktische gronden tot stand gekomen. De heer Korver heeft daarbij de dagelijkse leiding van het Gemini Ziekenhuis (inclusief de voorbereidingen van de bouw van het Gemini Ziekenhuis) en is daarnaast aanspreekpunt voor de reeds geïntegreerde afdelingen HRM, Financiën en ICT. De bouwvoorbereidingen specifiek van het MCA en de reeds geïntegreerde afdelingen Beheer, Concern Control, Kwaliteit en Bestuursondersteuning rapporteren aan de heer Van den Broek. Dit geldt eveneens voor het diagnostisch centrum Heerhugowaard. De overige nog niet geïntegreerde afdelingen en diensten van het MCA rapporteren aan de heer Van den Broek en voor wat betreft het Gemini Ziekenhuis aan de heer Korver. De heer Van den Broek blijft daarbij als voorzitter van de raad van bestuur het totale beleid van de beide locaties overzien. Onderstaand wordt dit gevisualiseerd. De wekelijkse vergaderingen van de raad van bestuur betreffen de gang van zaken van beide ziekenhuizen. jaardocument 2009 MCA pag. 16 van 122

17 voorzitter RvB a.i. vice -voorzitter RvB Beheer (excl. voorbereiding bouw Gemini/ incl. voorbereiding bouw MCA)) Control Bestuursondersteuning HRM ICT Finance Kwaliteit Marketing en communicatie MCA Diagnostisch Centrum Heerhugowaard MOA s locatie Alkmaar Zorggroepen Alkmaar Voorbereiding bouw Gemini Ziekenhuis Marketing en communicatie Gemini Ziekenhuis Dagbehandelingskliniek Schagen MOA s locatie Den Helder Clusters Den Helder Foreest Medical School Nevenfuncties leden raad van bestuur De samenstelling van de raad van bestuur over het jaar 2009 zag er als volgt uit. In het onderstaande overzicht worden ook de nevenfuncties weergegeven. naam bestuursfunctie nevenfuncties drs. J. Th. Kedzierski voorzitter tot - voorzitter Stichting Varend Variété; 1 maart voorzitter raad van toezicht Stichting Sint Jacob; - vice-voorzitter raad van toezicht Zonnehuisgroep Amstelland; - lid Adviesraad Hogeschool IN-Holland. - lid Kennisgroep Stad Alkmaar - lid bestuur NUGES (nucleair samenwerkingsverband Noord-Holland) - lid bestuur Zorgring - lid bestuur METC Noord-Holland Noord - directiegroep De Ziekenhuisketen - lid bestuur cluster Holland Health - lid STZ-bestuurscommissie Financiën - lid NIAZ Commissie kwaliteit - NIAZ auditor - lid Oncologie Netwerk dr. G.P.L.A. van den Broek drs. F.L.A. Korver, MBA (per 1 juni 2002 voorzitter Gemini Ziekenhuis) voorzitter a.i. vanaf 1 maart 2009 vice-voorzitter per 1 mei 2008 prof. dr. L.H.B. Bemelmans lid tot 1 april lid Delta Ziekenhuisgroep - voorzitter klachtencommissie gehandicaptenorgansiatie Lunet Zorg - voorzitter begeleidingscommissie kliniek voor intensive begeleiding van de GGZ Eindhoven - auditor Niaz - voorzitter bestuur Geneeskundige Vereniging NVZD - lid DB METC Noord-Holland (sinds 2005) - voorzitter raad van toezicht ROC Kop van Noord- Holland - namens NVZ voorzitter werkgroep verpleegkundige kinderopleiding CZO (sinds 2004) - voorzitter DB Stichting Revalidatie ziekenhuizen (sinds 2003) - lid bestuur NUGES (nucleair samenwerkingsverband Noord-Holland Noord) (sinds 2003) - lid bestuur Stichting Huisartsenlaboratorium Kop van Noord-Holland (sinds 2002) - voorzitter Stichting Geboortecentrum Gemini (sinds 2002) jaardocument 2009 MCA pag. 17 van 122

18 In 2009 is afscheid genomen van zowel de voorzitter van de raad van bestuur de heer drs. J. Th. Kedzierski, als van het lid van de raad van bestuur de heer prof. dr. L.H.B. Bemelmans. De heer drs. F.L.A. Korver, MBA, is gedurende de gehele verslagperiode in functie geweest als vicevoorzitter raad van bestuur. De heer Korver heeft in 2009 aangegeven dat hij in 2010 afscheid wenst te nemen van MCA Gemini Groep. Met de heren Kedzierski en Bemelmans is een vertrekregeling overeengekomen welke is gekwantificeerd in DigiMV. De heer Korver is al langere tijd in dienst, bij zijn indiensttreding is geen vertrekregeling overeengekomen. De heer Van den Broek is als voorzitter raad van bestuur ad interim aangetrokken waardoor er geen noodzaak bestaat om een vertrekregeling overeen te komen. Vanwege de vacatures binnen de raad van bestuur heeft de raad van toezicht op 1 maart 2009 de heer dr. G.P.L.A. van den Broek aangesteld als voorzitter raad van bestuur ad interim. Eind 2009 heeft de raad van toezicht na consultatie van diverse geledingen binnen het ziekenhuis de keuze gemaakt om te gaan werven voor een nieuwe driehoofdige raad van bestuur. Vervolgens is opdracht gegeven aan een werving- en selectiebureau om te komen tot een profielschets en een definitieve invulling van een nieuwe raad van bestuur. Het beleid ten aanzien van de bezoldiging van de raad van bestuur is gebaseerd op de Adviesregeling Arbeidsvoorwaarden Raden van Bestuur van de NVZD, Vereniging van bestuurders in de gezondheidszorg. In de bijlage jaarrekening wordt de honorering gekwantificeerd. Met het volgen van de Adviesregeling Arbeidsvoorwaarden Raden van Bestuur van de NVZD en de openbare publicatie van de beloning wordt voldaan aan de Wet Openbaarmaking uit Publieke middelen gefinancierde Topinkomens. Jaarlijks vindt een evaluatiegesprek plaats tussen de individuele bestuursleden en de raad van toezicht. De verantwoording is onder andere gebaseerd op productieafspraken, bedrijfsresultaat, personeelsomvang, ziekteverzuim, patiëntenlogistiek en patiëntenveiligheid, kwaliteit, renovatie en nieuwbouw en patiënttevredenheid. De verantwoording is verder gebaseerd op de reglementen raad van bestuur en raad van toezicht, de statuten en de Governancecode. De code zet aan tot nadenken over het eigen functioneren en als gevolg daarvan tot professionalisering van bestuur, toezicht en het samenspel tussen beide. De raad van bestuur heeft structureel overleg met de raad van toezicht, de medische staf, het stafbestuur, het tweede echelon, de ondernemingsraad, de patiëntenadviesraad en de Verpleegkundig Advies Raad. Elders in dit hoofdstuk en in het jaardocument wordt uitgebreid aandacht besteed aan deze overlegsituaties en de wijze waarop deze verschillende partijen betrokken worden bij het ziekenhuisbeleid. Door toepassing te geven aan wetgeving, zoals de Wet op de Ondernemingsraden, de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ) maar ook door vastgelegde samenwerkingsafspraken met bovengenoemde partijen wordt invulling gegeven aan dialoog, informatieverstrekking en / of raadpleging van belanghebbenden, dit zoals beschreven in de Governancecode. Ernst & Young accountants zijn in overeenstemming met het bepaalde in de statuten in 2008 door de raad van toezicht benoemd als externe accountant. De accountant heeft de raad van toezicht en de raad van bestuur gelijkelijk geïnformeerd over de bevinden bij de jaarrekening en is aanwezig geweest bij de bespreking hiervan in de vergadering van de raad van toezicht. Advieswerkzaamheden zijn verricht door accountants van andere kantoren dan Ernst & Young dan wel door accountants van andere vestigingen van Ernst & Young. Op deze wijze is voorkomen dat de accountant die de jaarstukken beoordeelt, een controle uitoefent op de eigen advieswerkzaamheden in het verslagjaar. jaardocument 2009 MCA pag. 18 van 122

19 3.3 Raad van toezicht De raad van toezicht bestaat statutair uit vijf of zeven leden. In het verslagjaar bestond de raad van toezicht uit zeven leden. naam functie nevenfuncties kennis en ervaring drs. R.H.P.W. Kottman, voorzitter mr. J.H.G. van de Langenberg, vicevoorzitter ing. R. Geel, lid dr. E.S.J. Kalter, arts, MBA, lid ir. N.J. Pereboom, lid mw. mr. I.Y. Tan, lid commissaris, toezichthouder en adviseur middels Kottman & Co b.v. voorzitter College van Bestuur Horizon College ROC Noord- Kennemerland en Westfriesland oud-managing director Sony Benelux BV directeur Kalter M&O B.V. Medisch en Organisatie advies, Nederhorst den Berg bestuurder Stichting Orgaan en Weefselcentrum Nederland, Nederhorst den Berg directeur Futura Composites B.V. lid Eerste Kamer der Staten Generaal (PvdAfractie) - president-commissaris Delta Lloyd Groep N.V. - commissaris Delta Lloyd Bank N.V. - commissaris Wavin N.V. - president-commissaris Keyrail (Exploitatiemaatschappij Betuweroute) B.V. - president-commissaris Warmtebedrijf Rotterdam N.V. - lid bestuur De Baak VNO-NCW - procesmanager Berenschot - lid tuchtcollege organisatieadviesbranche - president-commissaris Altera Vastgoed B.V. - voorzitter Adviesraad Noord- Zuidlijn - directeur Houdstermaatschappij Gasbedrijf Kop van Noord- Holland - voorzitter Platform Gehandicapten MBO-sector - lid bestuur kenniscentrum Fundeon (Bouwradius en SBW) - lid adviesraad Hogeschool IN- Holland - lid bestuur Oude Hollandse Kerken kennis van en ervaring met bouw en vastgoed bedrijfskundige achtergrond juridische en bestuurlijke achtergrond - bedrijfskundige achtergrond - Consultant: - stichting Nieuw Unicum Zandvoort, projectuitvoerder msop-afstand - OLVG Amsterdam projectleider implementatie elektronisch voorschrijfsysteem poliklinieken - lid De Bouwmaatschappij adviescommissie woningcorporatie De Key - commissaris Sophia Revalidatie, Den Haag - lid Rekenkamer gemeente Den Haag - lid Rekenkamer gemeente Lelystad - lid raad van toezicht ROC Leiden - lid raad van toezicht De Nederlandse Opera in Amsterdam - lid raad van toezicht Lucas Onderwijs te Voorburg kennis van en ervaring in de zorgsector medisch inhoudelijke kennis/arts Bedrijfskundige achtergrond cliëntenperspectief sociaal perspectief HRM-, medewerkerperspectief jaardocument 2009 MCA pag. 19 van 122

20 naam functie nevenfuncties kennis en ervaring - Programmaraad Volwassenen educatie Teleac mw. drs. J.A. van Wijngaarden, lid partner Boer & Croon Corporate Finance - lid raad van toezicht William Schrikker Groep - vice-voorzitter raad van toezicht Wellant College financiën, kennis en ervaring zorgsector De raad van toezicht oefent haar taak uit vanuit een onafhankelijke positie. Deze onafhankelijkheid waarborgt de raad door periodiek de functies en nevenfuncties van de individuele leden te toetsen en de zorgbrede Governancecode te volgen. De leden raad van toezicht hebben geen banden met de organisatie van het MCA of het Gemini Ziekenhuis en zijn benoemd op basis van een profiel waarbij wordt gestreefd naar een evenwichtige verdeling van deskundigheid en aandachtsgebieden. Achter ieder lid van de raad van toezicht is in het bovenstaande overzicht vermeld welk aandachtsgebied/profiel het desbetreffende lid heeft. Dit laat overigens onverlet dat ieder lid van de raad van toezicht aandacht heeft voor alle verschillende perspectieven/belangen en dat de leden van de raad van toezicht zonder last of ruggespraak toezicht houden. Bij het selecteren en benoemen van de leden van de nieuwe raad van toezicht na de bestuurlijke fusie is, in verband met de gewenste continuïteit, de nieuwe raad van toezicht van de holding in eerste instantie samengesteld uit personen die vertrouwd waren met de beide ziekenhuizen (samengesteld uit een afvaardiging van de twee afzonderlijke raden van toezicht). Daarbij speelde ook mee dat het bij de aanvang van de intensieve samenwerking tussen de twee ziekenhuizen belangrijk is dat de beide organisaties zich herkennen in de nieuwe raad van toezicht. Hiermee is afgeweken van de procedures zoals deze zijn vastgelegd in de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ), het reglement raad van toezicht en de statuten. Op dat moment werd afgesproken dat zodra er in de nieuwe raad van toezicht een vacature ontstaat, de procedures met betrekking tot de werving, selectie en benoeming van de leden raad van toezicht weer gevolgd zullen worden. Zo zullen de patiëntenadviesraad en de cliëntenraad gezamenlijk gebruik maken van het bindende voordrachtsrecht op het moment dat het lid van de nieuwe raad van toezicht, dat benoemd is met het profiel 'cliëntenperspectief zal aftreden. Rooster van aftreden naam benoeming 1 e termijn aftreden/ benoeming 2 e termijn drs. R.H.P.W. Kottman, voorzitter 1 mei mei 2012 mr. J.H.G. van de Langenberg, vice-voorzitter 1 mei mei 2012 ing. R. Geel 1 mei mei 2012 dr. E.S.J. Kalter, arts, MBA* 1 mei mei 2012 ir. N.J. Pereboom* 1 mei mei 2012 mw. mr. I.Y. Tan 1 mei mei 2012 mw. drs. J.A. van Wijngaarden 1 mei mei 2012 De zittingsduur van de leden is vier jaar. Een lid kan voor één termijn worden herbenoemd. Deze verlenging vindt plaats op basis van een evaluatie. De Zorgbrede Governancecode 2010 is aanleiding om te komen tot een aangepast rooster van aftreden, dit omdat in de nieuwe Governancecode ook de functiejaren van voor een fusie meetellen in de maximale zittingsduur. In de loop van 2010 zal dit nieuwe rooster van kracht worden. * In de loop van 2010 hebben twee leden van de raad van toezicht afscheid genomen. Dit betreffen de heren Pereboom en Kalter. In de loop van 2010 zijn er als gevolg hiervan twee vacatures ontstaan met de volgende profielen: - kennis van en ervaring in de zorgsector/medisch-inhoudelijke kennis/arts - kennis van en ervaring met het cliëntenperspectief jaardocument 2009 MCA pag. 20 van 122

21 Zoals reeds in het voorafgaande aangegeven zullen voor de invulling van deze vacatures de procedures met betrekking tot de werving, selectie en benoeming van de leden raad van toezicht gevolgd worden. Zo maken de patiëntenadviesraad en de cliëntenraad gezamenlijk gebruik van het bindende voordrachtsrecht nu het lid van de nieuwe raad van toezicht, dat benoemd is met het profiel 'cliëntenperspectief is afgetreden. Bezoldiging De bezoldiging van de raad van toezicht is gebaseerd op de adviezen van de NVTZ, de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in de zorg. Gezien het feit, dat de normering inmiddels drie jaar oud is en er verzwarende omstandigheden zijn aan te geven (ziekenhuis op twee locaties en de eerste jaren er zeker een bewerkelijk fusietraject moet worden doorlopen) is het honorarium voor het lid opgetrokken naar 9.000,- incl. gemaakte onkosten. De honorering van de vice-voorzitter bedraagt ,- en van de voorzitter ,-. Deze honorering is een all-in onkostenvergoeding en er is dan ook geen sprake van aanvullende (onkosten-)vergoedingen. Er worden geen bonussen uitgekeerd en er is geen sprake van eventuele ontslagvergoedingen. Overleg met de raad van bestuur In het verslagjaar heeft de raad van toezicht veel aandacht besteed aan het vertrek van een tweetal leden van de raad van bestuur, het aantrekken van een voorzitter raad van bestuur ad interim en het voorbereiden van een nieuwe invulling raad van bestuur. Over dit laatste onderwerp is veel gesproken met diverse gremia binnen zowel het MCA als het Gemini ziekenhuis. De raad van bestuur voor de Stichting MCA is immers ook de raad van bestuur voor de Stichting Gemini Ziekenhuis en de Stichting MCA Gemini Groep (MGG). Aan het einde van het verslagjaar heeft de raad van toezicht een besluit genomen over de gewenste structuur voor de nieuwe raad van bestuur. Naast de jaarlijks terugkerende onderwerpen als de jaarrekening, jaarverslag, begroting, kaderbrief en voortgangsrapportages zijn onder meer de voortgang bij het diagnostisch centrum Heerhugowaard, de problematiek rondom het Regionaal Logistiek Centrum, de nieuwbouw Gemini Ziekenhuis, de cardiostraat PET/CT, de oprichting van Cyclotron BV, inspectiebezoeken, Planetree, de NIAZ-accredidatie en het vastgoedbeleid aan de orde geweest binnen de vergaderingen van de raad van toezicht. Vergaderingen De raad van toezicht heeft in het verslagjaar zesmaal een reguliere vergadering gehouden en tweemaal een extra vergadering. Bij deze vergaderingen was de raad van bestuur steeds aanwezig. Daarnaast was er eenmaal een besloten vergadering van de raad van toezicht zonder de raad van bestuur. naam bijgewoonde vergaderingen drs. R.H.P.W. Kottman, voorzitter 9 mr. J.H.G. van de Langenberg, vice-voorzitter 9 ing. R. Geel 7 dr. E.S.J. Kalter, arts, MBA 5 ir. N.J. Pereboom 8 mw. mr. I.Y. Tan 8 mw. drs. J.A. van Wijngaarden 8 De heer Kalter is sedert de vergadering van de raad van toezicht van 15 oktober 2009 niet meer actief vanwege het mogelijk gaan verwerven van een opdracht bij het Gemini Ziekenhuis. De heer Geel heeft zich bij de vergaderingen waarbij hij niet aanwezig kon zijn laten vertegenwoordigen door de heer Van de Langenberg. jaardocument 2009 MCA pag. 21 van 122

22 Auditcommissie De raad van toezicht heeft in 2009 een financiële commissie/auditcommissie ingesteld, bestaande uit drie leden: mevrouw Van Wijngaarden en de heren Kottman en Van de Langenberg. De commissie heeft dit jaar drie keer, in aanwezigheid van de raad van bestuur en tweemaal met de accountant, vergaderd ter voorbereiding van de plenaire raad van toezicht-vergaderingen. De onderwerpen die te sprake kwamen waren o.a. de nieuwbouw van het Gemini Ziekenhuis en het MCA, de kwartaal- en de jaarcijfers, de aanschaf van de PET/CT en cyclotron en de oprichting van de Cyclotron B.V. In 2009 is geen remuneratiecommissie/beloningscommissie actief geweest. De raad van toezicht heeft er voor gekozen als plenaire raad de functie van deze commissies te vervullen. Er zijn ook geen andere commissies actief geweest binnen de raad van toezicht. Vanuit de raad van toezicht is een dagelijks bestuur (voorzitter en vice-voorzitter) gevormd welke tussen de plenaire vergaderingen van de raad van toezicht overleg voert met de raad van bestuur. Van deze overleggen wordt een beknopt verslag gemaakt ten behoeve van de gehele raad van toezicht. Governancecode 2010 Ter voorbereiding op de Governancecode 2010 zijn door de raad van toezicht eind 2009 de volgende zaken opgepakt welke in 2010 van kracht zullen worden: - regeling melding misstanden, bekend als klokkenluiderregeling; - aanpassing rooster van aftreden leden raad van toepassing, zodanig dat de jaren als lid van de raad van toezicht voor de fusie van het MCA met het Gemini Ziekenhuis ook mee tellen in de maximale zittingsduur; - het maximum aantal commissariaten c.q. andere functies als toezichthouder dat voor leden van de raad van toezicht wordt geaccepteerd. Evaluatie Tijdens de jaarlijkse evaluatie in september 2009 heeft de raad van toezicht haar werkwijze en besluitvorming in het afgelopen jaar besproken en is wederzijds aan de hand van een checklist het functioneren getoetst Overleg met stafbestuur, ondernemingsraad en cliëntenraad/ patiëntenadviesraad Door een vertegenwoordiging van de raad van toezicht is meermalen overleg gevoerd met (vertegenwoordigingen van) het stafbestuur, de ondernemingsraad, de verpleegkundige adviesraad en de patiëntenadviesraad. Deels betrof het regulier overleg om een goed beeld te schetsen van de organisatie van het ziekenhuis, dit met respect voor de rol van de raad van bestuur als bestuurder. Voor een deel betrof het extra overleg vanwege het vertrek van een deel van de raad van bestuur en de discussie over het aantrekken van een nieuwe raad van bestuur. Dit onderwerp had uiteraard ook een nauwe relatie met de fusie tussen het MCA en het Gemini Ziekenhuis. jaardocument 2009 MCA pag. 22 van 122

23 3.4 Bedrijfsvoering Planning & control Het leidend sturings- en beheersingsinstrument voor het MCA is de planning & control cyclus. Op basis van de planning-en control cyclus wordt jaarlijks een kaderbrief opgesteld. In de kaderbrief worden zowel beleidsmatige als financiële kaders gegeven voor het opstellen van de jaarplannen en de begroting. Bij de opstelling van de kaderbrief is het stafbestuur nauw betrokken. Voor het maken van de jaarplannen en jaarverslagen is een format opgesteld welke is gebaseerd op het NIAZ en het INK model. Ook in de kaderbrief is hier aansluiting bij gezocht. Voor verdere uitrol van het INK model is gekozen om de A3 jaarplan methode 1 te implementeren. Hiermee is in 2008 een aanvang gemaakt en verdere uitrol heeft in 2009 plaats gevonden. Voordelen van dit model zijn de focus op de essentie,de eenduidige managementtaal en het inzichtelijk maken van de samenhang tussen beleid en resultaten. Het opstellen van het jaarplan, jaarverslag en de begroting gebeurt door het afdelingshoofd in samenwerking met de disciplinevertegenwoordiger. De medische staf maakt disciplinebeleidsplannen. De A3 jaarplannen zien er als volgt uit: Missie Visie Succesbepalende factoren Management van Medewerkers Medewerkers Leiderschap Strategie & Beleid Management van Processen K lanten en Leveranciers Bestuur en Financiers Management van Middelen Maatschappij organisatie Organisatie Leren en verbeteren Leren en verbeteren resultaat Resultaat Doordat vanuit de missie en visie naar de prestatie indicatoren gewerkt wordt waarna het bijbehorende noodzakelijk beleid wordt geïdentificeerd wordt samenhang tussen beleid en uitkomsten verankerd. De zeer visuele methode en kleurgebruik maken het voor gebruikers inzichtelijker om oorzaak en gevolg te zien. Dit blijkt ook uit onderstaand figuur. 1 A3 jaarplan is een door TNO ontwikkelde methode jaardocument 2009 MCA pag. 23 van 122