Handleiding Inschrijvingssysteem Lokale Comités

Transcriptie

1 Open Monumentendag 2014 Handleiding Inschrijvingssysteem Lokale Comités Inhoud 1 Log-in scherm Welkomstscherm / Home Aanmelding Programma Contactgegevens Monumenten Activiteiten Infopunten Formulieren Afdrukken en gegevens bewaren op je eigen computer Foto s Documenten Hulp nodig?

2 1 Log-in scherm De eerste contactpersoon van jouw stad of gemeente ontving begin januari een gebruikersnaam en een paswoord, waarmee je toegang krijgt tot het systeem. Surf naar Vul gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op inloggen. Als dit niet lukt, probeer het eerst nog eens opnieuw. De wachtwoorden zijn samengesteld uit een willekeurige reeks letters, dus een tikfoutje is snel gemaakt. Als je jouw wachtwoord kwijt bent, kan je dat gemakkelijk opvragen via de knop Wachtwoord vergeten?. Opgelet, enkel de eerste contactpersoon van het Lokaal Comité kan het wachtwoord opnieuw aanvragen. 2

3 2 Welkomstscherm / Home Na een geslaagde login kom je op jouw persoonlijke welkompagina: links bovenaan zie je de naam van jouw gemeente. Op deze pagina kan je duidelijk terugvinden wat er in de huidige fase van je verwacht wordt en welke gegevens je moet invoeren. In de linker navigatiebalk zie je de verschillende onderdelen van het inschrijvingssysteem. Deze worden verder stuk per stuk besproken. Om terug te keren naar deze pagina, kan je op home klikken. 3

4 3 Aanmelding Tijdens de aanmeldingsperiode (januari-februari) kunnen gegevens m.b.t. de deelname van de stad/gemeente doorgegeven worden. Deelname 2014: hier kan je bevestigen of jouw gemeente al dan niet deelneemt aan de komende editie van OMD. Indien jouw gemeente niet zal deelnemen, kan je in het daarvoor voorziene veld de reden opgeven. Aanmeldingsformulier: de deelname van jouw stad of gemeente dient officieel bevestigd te worden door het terugbezorgen van het door de burgemeester ondertekende aanmeldingsformulier. Je kan hier nagaan of Herita jouw formulier goed ontvangen heeft. Er staat dan een groen vinkje. Samenwerking met commerciële partners: hier kan je aangeven of jouw stad of gemeente al dan niet bereid is om samen te werken met de commerciële partners van OMD. Contactgegevens Lokaal Comité: Je kan ons hier de contactgegevens van de leden van jouw Lokaal Comité bezorgen. Binnen elk Lokaal Comité wordt een eerste en een tweede contactpersoon aangeduid om op elk moment van het jaar de goede communicatie tussen Herita en het Lokaal Comité te kunnen garanderen. - De eerste contactpersoon krijgt op regelmatige basis praktische en inhoudelijke informatie van Herita: dit gaat o.m. over nieuwsbrieven, info rond aanmelding en inschrijving, timing, Verder krijgt hij/zij toegang tot het digitaal inschrijvingssysteem en beslissingen van het Begeleidingscomité worden aan hem/haar gemeld. De contactpersoon verzekert de doorstroming van deze informatie naar de leden van het Lokaal Comité en houdt Herita op de hoogte van de programmasamenstelling en alle hieraan verbonden informatie. De eerste contactpersoon is bij voorkeur per te bereiken. - De tweede contactpersoon is het aanspreekpunt bij afwezigheid van de eerste contactpersoon. - Je kan ons ook de gegevens van de andere leden van jouw Lokaal Comité toevoegen. Zo ontvangen zij ook de OMD-nieuwsbrief. 4

5 Je kan zelf de contactgegevens beheren. Indien er dus wijzigingen of toevoegingen zijn, kan je dit zelf via het online systeem invoeren. Het wijzigen van contactgegevens kan op eender welk moment. Het icoontje geeft aan dat het betreffende veld volgens een bepaald stramien dient ingevuld te worden. Als je op het icoontje klikt, krijg je de juiste instructies aan de hand van een informatiebalkje. Opgelet, velden die niet volgens het juiste stramien zijn ingevuld, kunnen niet definitief goedgekeurd worden. Indien het symbooltje naast het veld verschijnt, heb je het veld niet volgens het juiste stramien ingevuld. Indien je het correct invult, verschijnt het symbooltje. Vergeet niet om na wijzigingen of aanvullingen onderaan op opslaan te klikken. 4 Programma Tijdens de inschrijvingsperiode (maart-mei 2014) kan je hier alle lokale programmagegevens voor de komende editie invullen. BELANGRIJK: - Je kan jouw programma invoeren tot 16 mei Na deze datum start de redactieronde en kunnen Lokale Comités geen gegevens meer toevoegen. Deze deadline geldt ook voor het bestellen van promotiemateriaal en het uploaden van fotomateriaal. - Je hoeft jouw inschrijving niet in één keer in te voeren en af te werken. Je kan jouw programma in verschillende keren invoeren. Je kan ingevoerde gegevens opslaan en later nog aanvullen, corrigeren of verwijderen. Indien de gegevens volledig en definitief zijn, kan je definitief goedkeuren. Daarna kan je niets meer aanpassen. Wij kunnen vanaf dat moment met jouw inschrijving aan de slag. Let wel: Ten laatste op 16 mei 2014 moet jouw volledige inschrijving door jou zijn goedgekeurd! Latere correcties en aanvullingen zijn na definitieve goedkeuring niet meer mogelijk. 5

6 - Je kan de door jouw ingevoerde gegevens doorlopend raadplegen (na definitieve goedkeuring kan je de gegevens enkel bekijken en niet meer wijzigen) en handige printouts maken. - TIP: Vooraleer je van start gaat met het invoeren van jouw lokale programma, kan je er best voor zorgen dat je alle gegevens bij de hand hebt. Het is sowieso aan te raden om al jouw teksten (motivatie- en duidingsteksten) in een bestand op jouw computer te hebben staan. Op die manier kan je alles snel en correct invullen. Een overzicht met alle nodige gegevens vind je onder Documenten in het inschrijvingssysteem. Je kan deze fiche ook gebruiken om de nodige gegevens op te vragen bij andere organisatoren en instellingen. Let hierbij zeker al op voorhand op het maximum aantal tekens (400 tekens voor het duidingstekstje bij monumenten en 300 tekens bij het duidingstekstje voor activiteiten). Het systeem slaat niet meer tekens op dan toegelaten. In Word of andere tekstverwerkers kan je heel eenvoudig het aantal tekens tellen. - Met dit bestand heb je een back-up en dus steeds je tekst bij de hand. (Let op: activiteiten en monumenten die niet weerhouden worden door het begeleidingscomité worden verwijderd uit het systeem.) Legende: Op de overzichtspagina kan je duidelijk zien welke gegevens je al hebt ingevoerd, welke je nog moet invoeren en welke gegevens voorlopig (icoontje ) of definitief (icoontje ) goedgekeurd zijn. Opgeslagen items die nog niet definitief zijn goedgekeurd, kan je wijzigen door op het icoontje (potloodje) te klikken. Je kan deze items ook verwijderen door op het icoontje (vuilbakje) te klikken. Indien je een item definitief hebt goedgekeurd, kan je het niet meer verwijderen. Het icoontje (foto s) duidt aan dat je een of meerdere foto s hebt toegevoegd bij het betreffende monument of activiteit. Met een klik op het pdf-icoontje genereer je een pdf met de gegevens zoals die in het programma zullen verschijnen. Je kan dus zien welke velden al dan niet opgenomen worden. Opgelet, sommige velden worden nog ingevuld of herwerkt door Herita of de eindredacteur na 16 mei Deze zullen dus nog niet in de pdf verschijnen voordat de redactierondes zijn afgelopen. 6

7 4.1 Contactgegevens Hier kan je aangeven waar het publiek VOOR Open Monumentendag terecht kan voor bijkomende inlichtingen over het programma. Je kan hier aangeven wat de focus of het subthema van jouw lokaal OMD-programma is (niet verplicht) en of er een lokale brochure zal verschijnen naar aanleiding van OMD. Het icoontje geeft aan dat het betreffende veld volgens een bepaald stramien dient ingevuld te worden. Als je op het icoontje klikt, krijg je de juiste instructies aan de hand van een informatiebalkje. Opgelet, velden die niet volgens het juiste stramien zijn ingevuld, kunnen niet definitief goedgekeurd worden. Indien het symbooltje naast het veld verschijnt, heb je het veld niet volgens het juiste stramien ingevuld. Indien je het correct invult, verschijnt het symbooltje. 7

8 4.2 Monumenten Hier kan je de informatie over alle opengestelde monumenten in jouw stad/gemeente (type monument, praktische gegevens, gidsbeurten en beschrijving) doorgeven. Klik op Monument toevoegen en vul per monument een fiche in. Het icoontje geeft aan dat het betreffende veld volgens een bepaald stramien dient ingevuld te worden. Als je op het icoontje klikt, krijg je de juiste instructies aan de hand van een informatiebalkje. Opgelet, velden die niet volgens het juiste stramien zijn ingevuld, kunnen niet definitief goedgekeurd worden. Indien het symbooltje naast het veld verschijnt, heb je het veld niet volgens het juiste stramien ingevuld. Indien je het correct invult, verschijnt het symbooltje. Google Maps 8

9 Indien de openingsuren van een monument afwijken van de standaard-openingstijd (10u-18u), kan je dat als volgt aangeven: je kan in de velden de openingsuren wijzigen. Indien het monument over de middag sluit, kan je dit aangeven door velden toe te voegen door op de knop te klikken. Hieronder zie je een voorbeeld. Je dient de uren in te geven per twee cijfers: je kan naar het volgend blokje gaan door ofwel met jouw cursor op het volgende blokje te klikken ofwel door op de tab-toets te drukken. Je kan ook eventuele gidsbeurten aangeven bij opengestelde monumenten. Als de gidsbeurten doorlopend of volgens vaste intervallen plaatsvinden, dan kan je dat selecteren. Indien de gidsbeurten op vaste (niet regelmatige) tijdstippen plaatsvinden, kan je die tijdstippen één voor één ingeven. Je dient dit wel chronologisch te doen. Voor elk startuur kan je een apart veld voorzien door op de knop te klikken. Indien je een veld teveel toevoegde kan je dat met het icoontje verwijderen. Je kan reservatiegegevens toevoegen voor het bezoek aan het desbetreffende monument en/of voor gidsbeurten in dat monument. Je dient hiervoor de naam van de dienst en het adres of e- mailadres, telefoonnummer of webadres in te geven. Indien je meermaals hetzelfde adres moet ingeven, kan je werken met de knop Plaats hier dezelfde gegevens als de contactgegevens met het publiek of met de knop Plaats hier dezelfde gegevens als de reservatiegegevens voor het bezoek. Je kan aangeven dat de openstelling van het monument of de gidsbeurt die er georganiseerd wordt kindvriendelijk is en waarom. Opgelet, je kan vanuit Word-documenten copy-pasten om het veld van de duidingstekst in te vullen. Je kan echter niet meer ingeven dan het maximum aantal lettertekens. Na definitief goedkeuren zal jouw tekst op dat punt afgebroken worden. Het is dus van belang om je aan het aangegeven aantal tekens te houden. Tips hiervoor kan je vinden in bij de documenten in het inschrijvingssysteem! Het vakje Motivatie is een verplicht veld. Hierin moet je als Lokaal Comité aangeven waarom het desbetreffende monument in het programma van Open Monumentendag past. Op basis van de info 9

10 in dit vakje zal het Begeleidingscomité bijsturen. Het is dus heel belangrijk dat dit vakje met de nodige omzichtigheid wordt ingevuld! 4.3 Activiteiten Hier kan je alle informatie m.b.t. de activiteiten op Open Monumentendag doorgeven. Activiteiten kunnen algemeen zijn of (inhoudelijk) gekoppeld aan een monument. Om een activiteit te koppelen aan een monument, dien je eerst het monument in te voeren en vervolgens pas de activiteit die hieraan is gekoppeld. Bij de categorieën wandeling met exclusieve openstelling en fietstocht met exclusieve openstelling dien je ook enkel bijkomende vragen over het betreffende monument in te vullen. Een kindvriendelijke activiteit kan gekoppeld worden aan een andere activiteit. Hiervoor dien je eerst de andere activiteit in te voeren om vervolgens een fiche voor de desbetreffende kindvriendelijke activiteit aan te maken en op deze fiche aan te geven aan welke activiteit deze gekoppeld is. Activiteiten met een beperkte erfgoedwaarde die doorgaan in een monument, worden beschouwd als animatie en worden slechts beperkt opgenomen in het programma (enkel praktische gegevens). Een concert wordt enkel opgenomen indien het plaatsvindt in een opengesteld monument. Je kan bij een wandeling/fietstocht/autotocht aangeven op welke manier deze zal georganiseerd worden: met een gids, met een brochure, met wegwijzers. Het vakje Motivatie is een verplicht veld. Hierin moet je als Lokaal Comité aangeven waarom de desbetreffende activiteit in het programma van Open Monumentendag past. Op basis van de info in dit vakje zal het Begeleidingscomité bijsturen. Het is dus heel belangrijk dat dit vakje met de nodige omzichtigheid wordt ingevuld! 10

11 Google Maps Je kan reservatiegegevens ingeven voor de activiteit. je dient hiervoor de naam van de dienst en het adres of adres, telefoonnummer of webadres in te geven. Indien je meermaals hetzelfde adres moet ingeven, kan je werken met de knop Plaats hier dezelfde gegevens als de contactgegevens met het publiek. Wanneer je aangeeft dat een activiteit kindvriendelijk is kan je meteen ook aangeven voor welke leeftijdscategorie deze activiteit specifiek bedoeld is. Opgelet, je kan vanuit Word-documenten copy-pasten om het veld van de duidingstekst in te vullen. Je kan echter niet meer ingeven dan het maximum aantal lettertekens. Na definitief goedkeuren zal jouw tekst op dat punt afgebroken worden. Het is dus van belang om je aan het aantal aangegeven tekens te houden. 4.4 Infopunten Hier kan je ingeven waar het publiek TIJDENS Open Monumentendag zelf terecht kan voor informatie. Je kan een algemeen infopunt of een infopunt gekoppeld aan een monument ingeven. Om een infopunt te koppelen aan een monument, dien je het monument reeds ingegeven te hebben. Het icoontje geeft aan dat het betreffende veld volgens een bepaald stramien dient ingevuld te worden. Als je op het icoontje klikt, krijg je de juiste instructies aan de hand van een informatiebalkje. Opgelet, velden die niet volgens het juiste stramien zijn ingevuld, kunnen niet definitief goedgekeurd worden. Indien het symbooltje naast het veld verschijnt, heb je het veld niet volgens het juiste stramien ingevuld. Indien je het correct invult, verschijnt het symbooltje. 11

12 4.5 Formulieren In het onderdeel formulieren kan je promotiemateriaal bestellen of deelname aan OMDjunior bevestigen. Je kan deze formulieren ook voorlopig goedkeuren. Indien je definitief goedkeurt, kan je later niets meer wijzigen. Opgelet, ook deze formulieren moeten ingevuld worden voor 16 mei

13 4.6 Afdrukken en gegevens bewaren op je eigen computer Je kan de individuele fiches makkelijk afdrukken via het afdrukken - icoontje dat je op elke fiche rechts bovenaan vindt. Het is sowieso aan te raden om al jouw teksten (motivatie- en duidingsteksten) in een bestand op jouw computer te hebben staan. Zo kun je de tekst eenvoudig kopiëren en plakken in de betreffende velden. Let hierbij zeker al op voorhand op het maximum aantal tekens (400 tekens voor het duidingstekstje bij monumenten en 300 tekens bij het duidingstekstje voor activiteiten). Het systeem slaat niet meer tekens op dan toegelaten. In Word of andere tekstverwerkers kan je heel eenvoudig het aantal tekens tellen. Met dit bestand heb je een back-up en dus steeds je tekst bij de hand. (Opgelet, activiteiten en monumenten die niet weerhouden worden door het begeleidingscomité worden verwijderd uit het systeem. 5 Foto s In het inschrijvingssysteem kan je ook foto s uploaden om jouw programma te illustreren. Deze foto s kunnen gebruikt worden in de Monumentenkrant, op de publiekswebsite of voor promotie- en perscampagnes. Verder is dit beeldmateriaal een grote hulp voor het Begeleidingscomité. Je kan foto s uploaden voor elk monument of activiteit. Je dient in de daarvoor voorziene velden aan te geven of er copyright informatie is en/of de fotograaf vermeld moet worden. Nadat je een foto hebt ingegeven, kan je volgende acties ondernemen: - : de afbeelding of de bijhorende gegevens wijzigen - : de afbeelding bekijken - : de afbeelding verwijderen - : de afbeelding in zijn originele formaat downloaden Opgelet, Herita voert nog een beeldredactie uit op de aangeleverde beelden, onder meer in functie van de beschikbare ruimte in de Monumentenkrant. Er bestaat dus geen enkele garantie dat de aangeleverde beelden ook zullen gepubliceerd worden. 13

14 6 Documenten In dit onderdeel dien je niets zelf in te vullen, maar kan je terecht voor enkele nuttige documenten die jou kunnen helpen bij het samenstellen van jouw programma. Je vindt er onder meer de voorwaarden voor deelname. Voor meer informatie kan je uiteraard ook steeds terecht op 7 Hulp nodig? Vind je ondanks deze handleiding en de FAQ s in het inschrijvingssysteem nog steeds jouw weg niet in het inschrijvingssysteem? Neem contact op met Herita of openmonumentendag@herita.be 14