I. WERKWIJZER VOOR DE WETENSCHAPPELIJKE STAGE VAN DE STUDIE GENEESKUNDE AAN HET VUMC

Transcriptie

1 I. WERKWIJZER VOOR DE WETENSCHAPPELIJKE STAGE VAN DE STUDIE GENEESKUNDE AAN HET VUMC Wetenschappelijke stage van de studie geneeskunde aan het VUmc. Curriculum VUmc-compas, Masteropleiding, M1 of M3

2 Verantwoording In deze werkwijzer wordt informatie gegeven over het doel, de eindtermen, de opbouw, de regels en procedures voor de wetenschappelijke stage van de masteropleiding van de opleiding geneeskunde aan het VUmc. Naast deze werkwijzer bevat de stagemap tevens een bijlage voor de begeleiders van wetenschappelijke stages en alle formulieren die nodig zijn voor de wetenschappelijke stage. Dit document is bedoeld voor de student, stagebegeleider, stagecoördinator en ieder die met de wetenschappelijke stage van de studie geneeskunde in aanraking komt. Dit document is voortdurend in ontwikkeling en wordt frequent aangepast. Deze nieuwe versie 13 is voorlopig geldig tot september Als u suggesties ter verbetering heeft, dan kunt u dat laten weten aan de samenstellers (zie p4). Nieuwe, aanvullende informatie die beschikbaar komt na het drukken van deze tekst, is altijd op Blackboard te vinden: en op de website, Namens de samenstellers: Mw. dr. I.J. van Wijk en mw. D. van Werkhoven. Eindredactie: Mw. dr. I.J. van Wijk Datum versie 1: Aug 2005, versie 2: Jan 2006, versie 3: Sept 2006, versie 4: Nov 2007, versie 5: April 2008, versie 6: April 2009, versie 7: September 2010, versie 8: Juli 2011, versie 9: Nov 2011, versie 10: Maart 2012, versie 11: Juli 2012, versie 12: September 2013, versie 13: Okt Opdrachtgever: Directeur Geneeskunde, VUmc School of Medical Sciences Oktober 2014, Werkwijzer wetenschappelijke stage VUmc, versie 13 2

3 INHOUDSOPGAVE WERKWIJZER STAGEMAP Inhoud 1. DE STAGEMAP WETENSCHAPPELIJKE STAGE ALGEMEEN: DE STAGEMAP WETENSCHAPPELIJKE STAGE VERANTWOORDELIJKHEID STAGEMAP OVERIGE INFORMATIE 4 2. INFORMATIE VOOR DE STUDENT OVER DE WETENSCHAPPELIJKE STAGE INLEIDING, DE BASISARTS EN DE COMPETENTIE ACADEMICUS DOEL VAN DE WETENSCHAPPELIJKE STAGE EINDTERMEN VAN DE WETENSCHAPPELIJKE STAGE STAGECOÖRDINATOREN: DE LEDEN VAN DE COMMISSIE WETENSCHAPPELIJKE STAGES STAPPENPLAN INGANGSEIS, OPBOUW, INHOUD, DUUR VAN DE STAGE, EN STUDIEPAD KEUZE EEN STAGE ZOEKEN; EIGEN INITIATIEF INDIVIDUEEL EEN STAGE LOPEN WETENSCHAPPELIJKE STAGE IN HET VUMC WETENSCHAPPELIJKE STAGE BUITEN HET VUMC, IN NEDERLAND WETENSCHAPPELIJKE STAGE BUITEN HET VUMC, IN HET BUITENLAND EEN STAGEVOORSTEL SCHRIJVEN EN DE STAGE AANMELDEN WETENSCHAPPELIJK ONDERZOEK UITVOEREN: DE BEGELEIDING EN DE TUSSENBEOORDELING WETENSCHAPPELIJKE INTEGRITEIT, REGELS EN RICHTLIJNEN VOOR WETENSCHAPPELIJK ONDERZOEK REFLECTIE HET STAGEVERSLAG PUBLICEREN STUDENTENONDERZOEKSPRIJS DE BEOORDELING VAN EEN WETENSCHAPPELIJKE STAGE TIJDSPAD AFRONDING VAN DE STAGE EVALUATIE KORTE HANDLEIDING VOOR HET SCHRIJVEN VAN EEN VERSLAG VAN EEN WETENSCHAPPELIJKE STAGE INHOUD VORMGEVING OPBOUW TIPS 19 Oktober 2014, Werkwijzer wetenschappelijke stage VUmc, versie 13 3

4 1. DE STAGEMAP WETENSCHAPPELIJKE STAGE 1.1 Algemeen: de stagemap wetenschappelijke stage De stagemap wetenschappelijke stage wordt samengesteld door iedere student geneeskunde die een wetenschappelijke stage (hierna te noemen: WS) loopt. De stagemap is een persoonlijk dossier, waarin de student alle documenten kan verzamelen die betrekking hebben op en producten zijn van de eigen wetenschappelijke stage. Deze werkwijzer dient als handleiding bij de voorbereiding, de uitvoering en de afronding van de wetenschappelijke stage. In deze werkwijzer vindt de student tevens een korte handleiding voor het schrijven van een verslag van een wetenschappelijke stage (hoofdstuk 3). Na afloop van de stage dient de stagemap met alle vereiste documenten (zie 2.20) ingeleverd te worden bij het Onderwijs Service Centrum (studentenbalie) van het Instituut voor Onderwijs en Opleiden (IOO) ten behoeve van de registratie van de gegevens. 1.2 Verantwoordelijkheid stagemap Iedere student kan zelf een stagemap ophalen bij het Onderwijs Service Centrum (adres: zie 1.3). Iedere student is zelf verantwoordelijk voor de stagemap en dient ervoor te zorgen dat de formulieren ingevuld en ondertekend worden. Van ieder formulier is één kopie voor de student zelf, het is raadzaam deze apart te bewaren. Als de student de stagemap verliest, moet er een nieuw exemplaar aangeschaft worden tegen betaling. Echter, de student is er zelf voor verantwoordelijk aan te tonen welk onderdeel van de wetenschappelijke stage op dat moment al voldaan is en met welk resultaat. Is de student niet in staat dit aan te tonen, dan dienen deze onderdelen opnieuw uitgevoerd te worden. 1.3 Overige informatie Commissie Wetenschappelijke Stages De Commissie Wetenschappelijke Stages (commissie WS) bestaat uit de stagecoördinatoren van alle afdelingen van het VUmc. Op Blackboard staat een actueel overzicht van alle stagecoördinatoren in de course Wetenschappelijke stages. De leden van deze Commissie zijn de onafhankelijke referenten voor de beoordelingen van de stagevoorstellen en stageverslagen. Coördinator en examinator: Coördinator en examinator wetenschappelijke stages en voorzitter van de Commissie Wetenschappelijke Stages is mevr. dr. I.J. van Wijk (afd. Kindergeneeskunde, tel: / ) Management assistente: mw. D. van Werkhoven, Management assistente Masteropleiding Geneeskunde, tel: Onderwijs Service Centrum van het Instituut voor Onderwijs en Opleiden (IOO): de studentenbalie op de eerste verdieping van de faculteit (in de D-gang, voor openingstijden zie Vragen: mail naar Overige informatie op Blackboard en internet Naast de informatie in deze map is overige informatie over de wetenschappelijke stages te vinden op de website ( en op Blackboard ( in de course over wetenschappelijke stages (inclusief opsommingen van stagemogelijkheden). Oktober 2014, Werkwijzer wetenschappelijke stage VUmc, versie 13 4

5 2. INFORMATIE VOOR DE STUDENT OVER DE WETENSCHAPPELIJKE STAGE 2.1 Inleiding, de basisarts en de competentie academicus Het VUmc-compas curriculum is een curriculum waarin studenten opgeleid worden tot competente artsen met compassie. De studenten zijn als basisarts niet alleen medisch competent, maar ook een goede communicator, samenwerker, organisator, gezondheidsbevorderaar, reflector, beroepsbeoefenaar en academicus. Zo gaat de VUmc opleiding geneeskunde ervan uit dat artsen expert zijn op medisch gebied, maar dat zij bijvoorbeeld ook hun handelen moeten kunnen aanpassen aan nieuwe inzichten uit wetenschappelijk onderzoek, een wetenschappelijke bijdrage moeten kunnen leveren aan de beoordeling, de opbouw en het begrip van kennis en kunde van de gezondheidszorg, kritisch moeten kunnen reflecteren op hun eigen handelen, en zich bewust moeten zijn van maatschappelijke en ethische aspecten van de medische beroepsuitoefening. De wetenschappelijke stage is hét onderdeel van het onderwijs tijdens de studie geneeskunde, waarin nagenoeg alle deelcompetenties van de competentie academicus aan bod komen. De kennis en vaardigheden die geleerd zijn tijdens het geïntegreerde onderwijs en tijdens de leeronderzoeken en het wetenschappelijk focusonderwijs of keuzeonderwijs wetenschap in de bacheloropleiding, zullen in de praktijk toegepast worden tijdens het uitvoeren van een eigen wetenschappelijk onderzoek in de masteropleiding. Daarnaast komt een groot deel van de andere competenties van de basisarts nadrukkelijk aan bod tijdens deze stage, zoals de communicator, samenwerker, reflector en organisator. 2.2 Doel van de wetenschappelijke stage Het doel van de wetenschappelijke stage (WS) is het zo zelfstandig mogelijk uitvoeren door de student van medisch wetenschappelijk onderzoek in een zelfgekozen aspect van de geneeskundige wetenschap en het uitbrengen van een duidelijk en adequaat mondeling en schriftelijk verslag daarover. Hiermee wordt inzicht nagestreefd in het functioneren en belang van wetenschappelijk onderzoek in de praktijk, met alle voor- en nadelen en problemen daaraan verbonden. 2.3 Eindtermen van de wetenschappelijke stage De student dient na voldoende volbrengen van de wetenschappelijke stage de volgende eindtermen te beheersen: Onderzoeksvoorstel schrijven. De student is in staat om: een relevante probleemstelling op het keuzegebied te bedenken, een literatuurstudie uit te voeren, en de probleemstelling te vertalen in een onderzoekbare vraagstelling (toetsing door begeleider en referent van de Commissie WS). bij deze vraagstelling een passend onderzoekstype te bedenken (toetsing door begeleider en referent van de Commissie WS). een adequate gegevensverzameling te plannen (toetsing door begeleider en referent van de Commissie WS). een correcte analysemethode te selecteren, passend bij vraagstelling, onderzoekstype en gegevenstype (toetsing door begeleider en referent van de Commissie WS). bij dit alles een goede afweging te kunnen maken tussen praktische mogelijkheden en wetenschappelijke kwaliteiten (toetsing door begeleider en referent van de Commissie WS). Oktober 2014, Werkwijzer wetenschappelijke stage VUmc, versie 13 5

6 Wetenschappelijk onderzoek uitvoeren. De student dient: na inwerking, min of meer zelfstandig, het beoogde geneeskundige wetenschappelijke onderzoek te verrichten met gebruikmaking van de geselecteerde techniek(en) waarbij nieuwe gegevens worden verzameld (toetsing door begeleider). systematisch gegevens te registreren op een manier dat deze toegankelijk worden voor anderen (toetsing door begeleider). gegevens te analyseren en interpreteren (toetsing door begeleider). een (kritische) mening te vormen over de bevindingen en conclusies te trekken (toetsing door begeleider). reflectie te geven over de context en betekenis van het onderzoek in een breed perspectief (toetsing door begeleider). een verslag te schrijven volgens de opbouw van een wetenschappelijke publicatie. Dit dient in wetenschappelijke taal en formuleringen en in de juiste structuur geschreven te zijn (toetsing door begeleider en een referent van de Commissie WS). bevindingen van het onderzoek op een heldere en overzichtelijke wijze professioneel met alle beschikbare audiovisuele middelen te presenteren voor een publiek uit het vakgebied. Te communiceren en discussiëren over wetenschap op academisch niveau (toetsing door begeleider). tevens dient de student reflectie te kunnen geven in een kort verslag over de opgedane vaardigheden, competenties, ervaringen en het bereiken van (persoonlijke) leerdoelen (toetsing door begeleider). 2.4 Stagecoördinatoren: de leden van de Commissie Wetenschappelijke Stages Stagecoördinatoren zijn verantwoordelijk voor de wetenschappelijke stages binnen hun disciplines, zowel in het VUmc als extern. Zij bieden deze stages aan via Blackboard, fungeren als contactpersoon, ontvangen de aanmeldingen van de stages en zorgen voor de goedkeuring van de stages, het stagevoorstel en het stageverslag. Stagecoördinatoren zijn ook de personen die gecontacteerd kunnen worden als een stage niet naar wens verloopt en/of er sprake is van een conflict. Tezamen vormen de stagecoördinatoren van de diverse disciplines de Commissie Wetenschappelijke Stages. Deze commissie bestaat uit ongeveer 40 leden, de actuele samenstelling van de commissie is te vinden op Blackboard. Naast de beoordeling door de directe begeleider en eigen stagecoördinator van een stagevoorstel of stageverslag van een stage in het VUmc, vindt er ook altijd een beoordeling plaats door een lid van de commissie. Dit lid van de commissie fungeert als onafhankelijke referent, om tot een zo objectief mogelijk oordeel te komen over stagevoorstel en -verslag. 2.5 Stappenplan De student volgt de volgende stappen voor, tijdens en na de wetenschappelijke stage: (de diverse aspecten van deze stappen worden in deze werkwijzer puntsgewijs besproken). Voorbereiding: - kiezen voor een stage van 14 weken (regulier) of 24 weken (verlengd met het keuzeonderwijs) - kiezen voor een wetenschappelijke stage in M1 of M3 - zelf een stageplaats zoeken, contact leggen en afspraken maken met de begeleider én de stagecoördinator van de discipline Stagevoorstel: - stagevoorstel schrijven, met de begeleider - stagevoorstel laten goedkeuren door de stagecoördinator - stagevoorstel, via de stagecoördinator, laten goedkeuren door een lid van de commissie WS Oktober 2014, Werkwijzer wetenschappelijke stage VUmc, versie 13 6

7 - na goedkeuring de roze doordruk van formulier A inleveren bij het onderwijs service centrum van het IOO (noodzakelijk voor registratie studiepunten). - NB 1: het stageonderzoek mag niet meer dan 5 weken gevorderd zijn op het moment dat het stagevoorstel definitief is goedgekeurd door de commissie WS. - NB 2: Bij buitenlandse stages moet vóór vertrek het stagevoorstel goedgekeurd zijn, de aanmelding bij BIS voltooid zijn en, indien van toepassing, de voorbereidingscursus gevolgd zijn (zie ook 2.11). Uitvoering van de stage: - stage lopen: wetenschappelijk onderzoek uitvoeren - tussentijdse beoordeling plannen - reflectieverslag schrijven - mondelinge presentatie geven en eindverslag schrijven - beoordeling met de begeleider plannen - eindbeoordeling van de stage laten plaatsvinden door de stagecoördinator en de commissie WS Afronding van de stage: - zorgen voor een tijdige afronding van het onderzoek binnen 14 of 24 weken, en vóór de start van de leerstages indien de stage in M1 wordt uitgevoerd. - het conceptverslag uiterlijk de laatste dag van de wetenschappelijke stage bij de begeleider inleveren - na ontvangst van de eindbeoordeling door de commissie WS, stagemap inleveren bij het instituut voor onderwijs en opleiden om de stage definitief af te ronden. Op dat moment dient het volgende in de map aanwezig te zijn: Het stagevoorstel Het eerste exemplaar (origineel) van formulieren A, B, D, F en G; compleet ingevuld en ondertekend Het reflectieverslag Twee exemplaren van het stageverslag Het complete ingevulde evaluatieformulier (niet gevouwen of geperforeerd). - NB 1: definitieve afronding van de stage (incl. eindbeoordeling en inleveren stagemap bij IOO) moet plaatsvinden binnen drie maanden na de laatste dag van het praktische werk van de wetenschappelijke stage (later inleveren betekent: onvoldoende PG (professioneel gedrag), dus een onvoldoende voor de stage). - NB 2: houd rekening met het feit dat de eindbeoordeling van de stage enige weken in beslag neemt (zie 2.20) - NB 3: als je naar aanleiding van jouw stage een wetenschappelijk artikel gepubliceerd hebt, mail dit dan svp aan: wetenschappelijkestage@vumc.nl. 2.6 Ingangseis, opbouw, inhoud, duur van de stage, en studiepad keuze Ingangseis voor de start van de stage: De wetenschappelijke stage is een onderdeel van de masteropleiding en kan dus pas gestart worden als de bacheloropleiding succesvol is afgerond. Daarnaast moet de student ingeschreven staan in de masteropleiding. Opbouw van de stage: Tijdens het eerste deel van de stage (ongeveer twee weken) wordt het stagevoorstel geschreven in samenspraak met de directe begeleider. Goedkeuring van het stagevoorstel (door de stagecoördinator en een onafhankelijk lid van de Commissie Wetenschappelijke Stages op formulier A; zie 2.12) is vereist. Vervolgens vindt de praktische uitvoering van de stage inclusief de rapportage plaats. Dit deel van de stage wordt afgerond met het inleveren van de stagemap inclusief alle benodigde producten. Oktober 2014, Werkwijzer wetenschappelijke stage VUmc, versie 13 7

8 Inhoud van de stage: Een wetenschappelijke stage kan betrekking hebben op alle terreinen van medischwetenschappelijk onderzoek. Het kan gaan om bijvoorbeeld preklinisch, klinisch of paramedisch wetenschappelijk onderzoek, literatuuronderzoek, statusonderzoek, laboratoriumonderzoek of epidemiologisch onderzoek. Duur van de stage, aantal studiepunten: Een reguliere wetenschappelijke stage duurt 14 weken. Je kunt een stage verlengen met het keuzeonderwijs (10 weken) tot 24 weken. Deze keuze kan alléén voorafgaand aan de start van de stage gemaakt worden. Reguliere stage: De omvang van de reguliere wetenschappelijke stage is minimaal 14 fulltime weken=560 studielasturen (14 weken à 40 uur) en levert in totaal 19 ECs op. Dit zijn studiepunten volgens het European Community Course Credit Transfer System: ECTS. Eventueel kan de stage in overleg met de begeleider en stagecoördinator in deeltijd worden uitgevoerd, er dienen echter altijd minimaal 32 uren per week aan de stage besteed te worden. Verlengde stage: De omvang van de verlengde wetenschappelijke stage is 24 weken. De wetenschappelijke stage wordt dan gecombineerd met het (totale) keuzeonderwijs van 10 weken. Dit leidt tot een totale periode van 24 weken en een studielast van 960 uren ofwel 33 ECs voor de wetenschappelijke stage en het keuzeonderwijs. De eindtermen voor een dergelijke verlengde wetenschappelijke stage zijn vergelijkbaar met die van de reguliere wetenschappelijke stage, maar de student dient een argumentatie en een werkplan toe te voegen aan het stagevoorstel waaruit blijkt dat de werklast van de stage overeenkomt met de duur. Bij de beoordeling van het stagevoorstel en het stageverslag wordt de duur van de stage betrokken en meegewogen in het eindoordeel. Het onderzoek moet voldoende omvang en zwaarte hebben voor een verlengde wetenschappelijke stage. Een verlengde stage wordt sterk aangeraden voor stages in het buitenland, voor studenten die participeren in een uitgebreider en/of langer durend onderzoek en voor studenten die zich verder willen verdiepen en/of profileren in wetenschappelijk onderzoek; langer participeren in wetenschappelijk onderzoek levert meer data op, dus een kwalitatief beter verslag en ook een grotere kans op een publicatie. De student dient bij aanvang van de wetenschappelijke stage aan te geven het keuzeonderwijs te willen gebruiken voor een verlengde wetenschappelijke stage. Een stage kan nooit gedurende de uitvoering verlengd worden. Extra tijd: Een student kan er voor kiezen zelf meer tijd te investeren in een stage (eigen tijd). Er is echter wel een maximum van 19 ECs te verkrijgen voor de reguliere wetenschappelijke stage of 33 ECs voor de verlengde wetenschappelijke stage. Extra tijd besteden aan de wetenschappelijke stage kan op twee voorwaarden: 1. de einddatum is bij de start van de stage vastgelegd op formulier A, in overleg met en na akkoord van de begeleider, stagecoördinator en referent alsook van de masterplanning en 2. de einddatum ligt vóór de start van een volgend onderwijsonderdeel (bv de klinische stages in M1 of een keuzeonderwijsmodule in M3). Het is niet toegestaan twee onderwijsonderdelen tegelijk te volgen. Studiepad keuze: Studenten kunnen kiezen voor een studiepad met de wetenschappelijke stage in masterjaar 1 of een studiepad met de stage in masterjaar 3. De keuze voor een verlengde stage kan voor zowel masterjaar 1 als ook voor masterjaar 3 gemaakt worden. 2.7 Een stage zoeken; eigen initiatief Het initiatief voor het zoeken van een stage ligt bij de student. Belangrijk is dat de student zich eerst oriënteert op het onderwerp van de stage en nagaat bij welke afdeling de stage gelopen kan gaan worden. Tijdens het KeuzeOnderwijs Wetenschap van de bacheloropleiding wordt uitgebreide informatie gegeven over de mogelijkheden voor wetenschappelijke stages binnen het betreffende focusgebied. Studenten wordt aangeraden Oktober 2014, Werkwijzer wetenschappelijke stage VUmc, versie 13 8

9 om de wetenschappelijke stage te lopen binnen het focusgebied waarin ook het KOW is gevolgd. Als gekozen wordt voor een ander focusgebied, dan kan de student gevraagd worden zich vooraf nog in enkele aspecten van het focusgebied te verdiepen. De student kan bij de focuscoördinator hierover meer informatie verkrijgen (zie ook 2.9). Specifieke informatie over diverse stagemogelijkheden, de onderwerpen van de verschillende lopende projecten en ervaringen van andere studenten vindt de student op Blackboard. Daar vindt de student ook een lijst van alle stagecoördinatoren. Bij bepaalde afdelingen zijn de projecten voorzien van namen van contactpersonen en/of begeleiders met wie direct contact opgenomen kan worden per . In deze kan de student zich presenteren (bv met een CV), de keuze voor het onderzoek motiveren, en informeren of er plaats is in de gewenste periode. Nadat de student een stageplaats heeft gevonden en afspraken heeft gemaakt met de begeleider over de stageperiode, kan het stagevoorstel (formulier A, zie onder 2.12) worden geschreven. Indien meerdere studenten zich melden voor een bepaalde stageplaats, heeft de student bij wie deze stage aansluit op het focusgebied voorrang boven een student voor wie dit niet geldt. 2.8 Individueel een stage lopen De commissie WS staat stages die door meer dan één student tegelijkertijd gedaan worden, niet toe, met name omdat het moeilijk is te beoordelen wat de inbreng is van de individuele student. Twee studenten kunnen wel tegelijkertijd aan een project werken op voorwaarde dat iedere student een eigen onderdeel van het onderzoek uitvoert met eigen vraagstellingen, zodat ook separate resultaten verkregen worden waarover verschillende individuele verslagen geschreven kunnen worden. 2.9 Wetenschappelijke stage in het VUmc Het onderzoek van VUmc legt de focus op vijf zwaartepunten: kanker en afweer, hersenen, hart & vaten, extra- en transmuraal en bewegen. Dit onderzoek is ondergebracht in vijf multidisciplinaire onderzoeksinstituten (zie ook EMGO Institute for Health & Care Research (Public health, primary care & long-term care) IcarVU, Institute for Cardiovascular Research (Cardiovascular disease) MOVE Research Institute Amsterdam (movement sciences) Neurosciences Campus Amsterdam (Neurosciences) VUmc Cancer Center Amsterdam (Cancer & Immunology) De meer dan 40 afdelingen van het VUmc bieden zeer veel mogelijkheden voor wetenschappelijk onderzoek binnen deze onderzoeksinstituten. Per discipline worden de mogelijkheden voor stages beschreven op Blackboard. Via contact met de VUmcstagecoördinatoren (leden van de Commissie Wetenschappelijke Stages, zie 1.3) kan additionele informatie over de mogelijkheden verkregen worden. Het is raadzaam te kiezen voor een wetenschappelijke stage binnen hetzelfde focusgebied als het gevolgde Keuzeonderwijs Wetenschap. De tien focusgebieden zijn, in alfabetische volgorde: Bewegen (verbonden aan het onderzoeksinstituut MOVE) Endocrinologie van Neonaat tot Bejaard (verbonden aan diverse onderzoeksinstituten) Extramurale Geneeskunde (verbonden aan het onderzoeksinstituut EMGO) Global Health (verbonden aan diverse onderzoeksinstituten) Hart en Vaten (verbonden aan het onderzoeksinstituut ICarVU) Immunologie en Infectieziekten (verbonden aan het onderzoeksinstituut CCA/V-ICI) Kind en Jeugd (verbonden aan diverse onderzoeksinstituten) Medische ethiek (verbonden aan diverse onderzoeksinstituten) Neurowetenschappen (verbonden aan het onderzoeksinstituut ICEN) Oncologie (verbonden aan het onderzoeksinstituut CCA/V-ICI). Oktober 2014, Werkwijzer wetenschappelijke stage VUmc, versie 13 9

10 Binnen de cursus Keuzeonderwijs Wetenschap worden concrete mogelijkheden voor wetenschappelijke stages gepresenteerd. Overige informatie en contactadressen zijn op Blackboard te vinden Wetenschappelijke stage buiten het VUmc, in Nederland Een stage kan ook buiten het VUmc gelopen worden, mits deze voldoet aan de kwaliteitscriteria zoals die ook binnen het VUmc gelden. Ook deze externe stages worden gecoördineerd door een VUmc stagecoördinator. Voor een stage buiten het VUmc maar binnen Nederland kan de student contact opnemen met de afdeling van de desbetreffende universiteit, onderzoekinstelling of ziekenhuis. In overleg met deze afdeling wordt afgesproken in welke periode de stage gelopen wordt en wie de student zal begeleiden en beoordelen. Voordat de stage gestart kan worden moeten de locatie en het globale onderwerp van de stage door de VUmc-stagecoördinator goedgekeurd worden. Vervolgens wordt met de stagebegeleider het stagevoorstel geschreven. Dit voorstel wordt weer voorgelegd aan de stagecoördinator van de parallelle afdeling in het VUmc. Aangezien het hier gaat om een externe stage is deze VUmc-stagecoördinator de persoon die mag optreden als onafhankelijk lid van de Commissie Wetenschappelijke Stages (referent) om het stagevoorstel goed te keuren. Voorbeeld: Voor een wetenschappelijke stage orthopedie aan het LUMC, heeft de student goedkeuring nodig van de begeleider van de afdeling orthopedie van het LUMC én van de stagecoördinator orthopedie van het VUmc Wetenschappelijke stage buiten het VUmc, in het buitenland Een stage kan ook in het buitenland gelopen worden, mits deze voldoet aan de kwaliteitscriteria zoals die ook binnen het VUmc gelden. Het primaire doel van de stage moet zijn: het doen van kwalitatief goed wetenschappelijk onderzoek. Aanbevolen wordt om een stage in het buitenland te lopen als er directe contacten en samenwerkingsverbanden bestaan vanuit het VUmc met de desbetreffende universiteiten en onderzoekinstituten in het buitenland. Voor stages die buiten deze samenwerkingsverbanden vallen, kan ook goedkeuring worden aangevraagd: daarvoor dient de student informatie te verzamelen betreffende de instelling, het onderzoekproject, de inbedding binnen lopend onderzoek en de begeleiding, zodat de stagecoördinator kan toetsen of de stage voldoet aan de criteria. Op Blackboard vindt de student welke personen van de diverse afdelingen contacten hebben met buitenlandse instituten. De student dient de taal van het land voldoende te beheersen. Aanbevolen wordt om tijdig (minimaal 6 maanden van tevoren) te beginnen met het organiseren van een buitenlandse stage en om te kiezen voor een verlengde wetenschappelijke stage (zie 2.6). Voor een wetenschappelijke stage in het buitenland dient de student tijdig contact op te nemen met het Bureau Internationale Samenwerking VUmc (BIS, zie ook Blackboard, Studeren in het buitenland, international@vumc.nl). Bij het Bureau Internationale Samenwerking moeten alle studieonderdelen die in het buitenland worden uitgevoerd, vooraf aangemeld worden. Het BIS kan aangeven of het wat betreft de planning mogelijk is om de stage in het buitenland te lopen. Er is tevens veel informatie beschikbaar over voorbereidingen voor de reis, subsidies, ervaringen van andere studenten en adressen. Het BIS dient bij een buitenlandse stage formulier A mede te ondertekenen. Voor een wetenschappelijke stage naar een land buiten Europa, Amerika, Australië en Nieuw Zeeland, is de student ook verplicht een voorbereidend dagdeel te volgen in het VUmc. Dit dagdeel moet gevolgd worden vóór vertrek naar het buitenland. Informatie over het aanpassen aan een andere cultuur, over infectiepreventie en veiligheid, en ervaringen van andere studenten die terug zijn uit het buitenland, vormen het programma. Informatie over inschrijving en de data voor deze bijeenkomsten is verkrijgbaar bij het BIS. De handtekening van BIS op formulier A wordt pas Oktober 2014, Werkwijzer wetenschappelijke stage VUmc, versie 13 10

11 gezet als de voorbereidingscursus is gevolgd. Let wel: indien dit voorbereidende dagdeel niet is gevolgd en de handtekening van BIS niet op formulier A staat, kan de student niet vertrekken. Voor buitenlandse stages geldt dat de stagecoördinator van de parallelle afdeling van het VUmc als onafhankelijk lid van de commissie kan optreden. De student kan pas vertrekken als het voorstel is goedgekeurd, formulier A ondertekend is door de stagecoördinator en door BIS en de roze doordruk van formulier A is ingeleverd bij het IOO (zie 2.12). Veelal zal het moeilijk zijn een handtekening van de buitenlandse begeleider op formulier A te laten plaatsen, de handtekening van de stagecoördinator, student en BIS voldoen in dat geval. Op Blackboard vindt een student de formulieren D en F uit de stagemap ook in het Engels, tevens is een beknopte handleiding voor begeleiders beschikbaar in het Engels. Het stagevoorstel en stageverslag voor een buitenlandse stage dienen uiteraard in het Engels geschreven te worden Een stagevoorstel schrijven en de stage aanmelden. Stagevoorstel schrijven: Voor de aanmelding van de stage is formulier A beschikbaar. Het stagevoorstel wordt in 2- voud toegevoegd aan formulier A. De student schrijft een onderzoeksvoorstel, zoveel mogelijk zelfstandig, maar waar nodig met hulp van de begeleider. Dit stagevoorstel (minimaal 2 A4tje2, maximaal 4 A4tjes) bevat de volgende onderdelen: a. Naam student, studentnummer, adres b. Naam van de directe begeleider, naam van de verantwoordelijke stagecoördinator, naam van de afdeling, locatie van de instelling c. Aanvangsdatum en duur van de stage d. Voorlopige titel van de stage e. Probleemstelling met korte inleiding. Wat is de aanleiding voor dit onderzoek? Wat is er bekend uit de internationale literatuur betreffende deze probleemstelling? Vertaling van de probleemstelling naar een onderzoeksvraagstelling. f. Doel en vraagstellingen van het onderzoek g. Opzet van het onderzoek. Wat is de opzet en aanpak van het onderzoek? Welk onderzoekstype wordt gebruikt en waarom? h. Materiaal/Patiënten/Methoden/Statistiek die gebruikt gaan worden, met argumentatie: welke patiëntengroepen, controlegroepen, aantallen, inclusiecriteria, exclusiecriteria, interventies, materiaal, methodologie en specifieke analysemethoden worden gebruikt en waarom? i. Wetenschappelijk (en maatschappelijk) belang van het onderzoek. Wat is nieuw aan dit onderzoek, wat is de meerwaarde van dit onderzoek en waarom? j. (Kern)referenties. Deze referenties dienen in de tekst verwerkt/opgenomen te worden en in een lijst opgesomd te worden volgens een gebruikelijk format zoals bijvoorbeeld de Vancouver Stijl (zie ook onder 3). Het stagevoorstel mag naar keuze en in overleg met de stagebegeleider in het Nederlands of Engels geschreven worden (voor een buitenlandse stage: zie 2.11). Bij de beoordeling van een stagevoorstel wordt gelet op de aanwezigheid en volledige beschrijving van bovenstaande onderdelen a t/m j, het gebruik van correcte, heldere en wetenschappelijke taal en de haalbaarheid van het onderzoek. In verband met de haalbaarheid van een onderzoek binnen de termijnen van een wetenschappelijke stage moet de METC goedkeuring voor het onderzoek al verkregen zijn. Stagevoorstel voor een verlengde stage: Studenten die een verlengde wetenschappelijke stage lopen dienen een argumentatie en een werkplan toe te voegen aan het stagevoorstel waaruit blijkt dat de werklast van de stage overeenkomt met de duur. Beoordeling van het stagevoorstel: Oktober 2014, Werkwijzer wetenschappelijke stage VUmc, versie 13 11

12 Het voorstel wordt in 2-voud in de stagemap na ondertekening door de begeleider aan de stagecoördinator van de desbetreffende afdeling overhandigd. De coördinator toetst of het voorstel voldoet aan de criteria en ondertekent formulier A indien akkoord. Vervolgens legt de stagecoördinator het voorstel ter goedkeuring voor aan een referent van de commissie WS. De referent is verplicht het voorstel binnen 2 weken na ontvangst voorzien te hebben van een oordeel. De student krijgt van de referent uit de commissie WS per bericht of het stagevoorstel is goedgekeurd of dient te worden aangepast. Na goedkeuring haalt de student de stagemap bij het lid van de commissie WS die het beoordeeld heeft, weer op. De commissie behoudt 1 exemplaar van het voorstel, het andere exemplaar blijft in de stagemap. Het schrijven van het stagevoorstel mag ook enige tijd vóór aanvang van het wetenschappelijke stage-onderzoek plaatsvinden. Er mag echter niet meer dan 4 maanden verstrijken tussen goedkeuring van het stagevoorstel en aanvang van het onderzoek. Zodra het onderzoeksvoorstel is ingediend bij de commissie wetenschappelijke stages kan het onderzoek starten. Het stageonderzoek mag niet meer dan 5 weken gevorderd zijn op het moment dat het stagevoorstel definitief is goedgekeurd. Bij een stage in het buitenland moet het stagevoorstel voor vertrek goedgekeurd zijn. Indien niet aan deze voorwaarden is voldaan wordt de stage ongeldig verklaard. Aanmelding van de stage: De roze doordruk van formulier A dient na de goedkeuring van de commissie WS door de student te worden ingeleverd bij het onderwijs service centrum van het IOO. Pas op dat moment is de stage officieel goedgekeurd en aangemeld. Let wel: deze aanmelding via inlevering van de doordruk van formulier A is noodzakelijk om de stage te laten registreren en daarmee ook de behaalde studiepunten te kunnen vastleggen. Formulier B: De student geeft op formulier B aan wanneer en welk KeuzeOnderwijs Wetenschap is gevolgd in de Bacheloropleiding. Advies van een methodologisch consulent: Tijdens het schrijven van het stagevoorstel kunnen individuele studenten advies inwinnen bij een methodologisch consulent van de afdeling Epidemiologie en Biostatistiek. Ook in een later stadium van de stage kan ondersteuning verleend worden door de afdeling EB, bij bijvoorbeeld de statistische analyse van de verkregen data. Deze hulp zal uiteraard alleen verleend worden in overleg met de directe begeleider en alleen indien deze begeleider niet zelf deze ondersteuning kan bieden (ebstage@vumc.nl). Cursussen medische bibliotheek: Voor de student geneeskunde die een wetenschappelijke stage loopt, bestaan er bij de medische bibliotheek verscheidene mogelijkheden om hulp te verkrijgen bij het zoeken naar literatuur (bijvoorbeeld instructies over zoeken in PubMed) en om te leren literatuurgegevens te beheren (bijvoorbeeld m.b.v. de Startcursus Reference Manager ). Op BB vindt de student meerdere e-learning modules om bijvoorbeeld de kennis over een literatuursearch op te frissen. Ook is het mogelijk om persoonlijk zoekadvies te vragen bij één van de medewerkers van de medische bibliotheek. Meer informatie is beschikbaar via: onder geneeskunde. Meer informatie: De VUmc Research Guide kan de student veel extra informatie geven over het opzetten en uitvoeren van wetenschappelijk onderzoek in het VUmc. De guide is te vinden op doorklikken naar onderzoek. Op de VUmc-intranetsite is vanuit het Clinical Research Bureau ook veel informatie beschikbaar over het voorbereiden, uitvoeren en afronden van klinisch onderzoek. De website van de CCMO (de Centrale Commissie Mensgebonden Onderzoek) bevat ook veel nuttige informatie over medisch wetenschappelijk onderzoek ( Oktober 2014, Werkwijzer wetenschappelijke stage VUmc, versie 13 12

13 2.13 Wetenschappelijk onderzoek uitvoeren: de begeleiding en de tussenbeoordeling Vóór aanvang van de stage dient de student de informatie voor de begeleider uit de stagemap te overhandigen aan de begeleider. Tijdens de stage wordt de student begeleid door de directe, dagelijkse begeleider. 1) Deze begeleider kan 1. een gepromoveerd wetenschappelijk onderzoeker/arts zijn of 2. een aio/agiko zijn, die zich minimaal in het derde jaar van zijn/haar promotieperiode bevindt. De aio/agiko handelt altijd onder directe verantwoordelijkheid van de begeleidende post-doc en/of (co)promotor. Tevens wordt van alle begeleiders van een wetenschappelijke stage (met uitzondering van de aio s) verwacht dat zij, in de zes jaar voorafgaand aan de begeleiding, minimaal 1 (inter)nationale wetenschappelijke publicatie vervaardigd hebben. 2) Van de begeleider wordt verwacht dat er minimaal twee keer per week (en totaal minimaal 1 uur per week) aandacht wordt besteed aan de begeleiding van de student. 3) De begeleider en de student kunnen samen een afsprakenformulier invullen (formulier C) waarin afspraken rond de begeleiding, de aanwezigheid, de planning en het tijdspad kunnen worden vastgelegd. Dit is niet verplicht, maar het kan zinvol zijn deze afspraken samen schriftelijk vastgelegd te hebben. 4) De begeleider dient tijdens de stage goed bereikbaar te zijn voor de student (fysiek, telefonisch of per ) om eventuele problemen te bespreken. 5) Halverwege de stage vindt een verplicht voortgangsgesprek plaats waarbij zowel de begeleider als de student elkaar, de planning, en het verloop van de stage beoordelen en bespreken (aan de hand van sterke punten en verbeterpunten van de student én van de begeleider). Van dit gesprek wordt aantekening gemaakt in de stagemap (formulier D). Het formulier wordt door de student en de begeleider ondertekend. Advies van een methodologisch consulent en van de universitaire bibliotheek: Zoals beschreven in 2.12, kunnen individuele studenten die een wetenschappelijke stage lopen, advies inwinnen bij een methodologisch consulent van de afdeling Epidemiologie en Biostatistiek en cursussen volgen of hulp verkrijgen van de medewerkers van de UBVU (zie ook de uitgebreide informatie op Blackboard) Wetenschappelijke integriteit, regels en richtlijnen voor wetenschappelijk onderzoek Wetenschappelijke integriteit Om ervoor te zorgen dat wetenschappelijk onderzoek verloopt volgens de principes van goed gedrag en integriteit, zijn er regels vastgelegd in de VUmc Research Code ( onder onderzoek ). De code is vergelijkbaar met de code opgesteld door de VSNU, de vereniging van Nederlandse universiteiten. De regels hebben als uitgangspunten: zorgvuldigheid, betrouwbaarheid, controleerbaarheid, onpartijdigheid en onafhankelijkheid. Van onderzoekers, begeleiders en studenten wordt verwacht dat zij de uitgangspunten van de Research Code respecteren en dat zij elkaar aanspreken op gedrag dat daarmee niet overeenstemt. De inhoud van de code is te vinden op de VUmc webpagina over onderzoek. Daar vindt de student ook de gegevens van de ombudsman: ter bevordering van de wetenschappelijke integriteit is door de raad van bestuur VUmc een Ombudsman Wetenschappelijke Integriteit VUmc benoemd. De ombudsman is de eerst aangewezen persoon voor vragen over, dilemma s met en (vermeende) schendingen van de wetenschappelijke integriteit in onderwijs, onderzoek en maatschappelijke dienstverlening binnen de VU of het VUmc. Oktober 2014, Werkwijzer wetenschappelijke stage VUmc, versie 13 13

14 Overige regels en richtlijnen wetenschappelijk onderzoek Het uitvoeren van wetenschappelijk onderzoek is gebonden aan strikte regels en wetgeving, zie hiervoor ook de VUmc Research Guide ( onder onderzoek ) en de informatie op Studenten handelen tijdens hun onderzoek onder supervisie van hun stagebegeleider die verantwoordelijk is voor het informeren van de student over de betreffende regels, richtlijnen en wetgeving specifiek voor het door de student uitgevoerde onderzoek. Begeleiders dienen zich ervan te vergewissen dat de student niet zelfstandig handelingen verricht die hij/zij (meestal niet BROK-gecertificeerd) niet mag verrichten. Daarnaast dient de begeleider de student in te lichten over bijvoorbeeld medisch ethische toetsing, de omgang met onderzoeksgegevens in het kader van de privacy van patiënten of proefpersonen, over de manier van bewaren van onderzoeksgegevens en over regels en richtlijnen met betrekking tot publicatie van onderzoeksgegevens Reflectie In dit onderdeel van de stage schrijft de student, tegen het eind van de wetenschappelijke stage, een reflectieverslag (formulier E). Hierbij gaat het om een reflectie op de opgedane vaardigheden en ervaringen, een nabeschouwing van de stage inclusief een procesverslag. Doel hiervan is dat de student aan de hand van dit verslag beter zicht krijgt op hetgeen geleerd is tijdens de wetenschappelijke stage, welke competenties aan bod zijn gekomen, wanneer welke beslissingen zijn genomen of keuzes zijn gemaakt, waarom deze keuzes zijn gemaakt, en de plaats van deze stage binnen de gehele studie. Op het formulier vindt de student een aantal vragen die kunnen helpen bij deze reflectie en bij het schrijven van dit verslag. Het resultaat wordt na de eindbeoordeling besproken met de begeleider, waarna de begeleider op formulier F dit verplichte onderdeel van de stage aftekent. Het verslag kan de student opnemen in het persoonlijk portfolio Het stageverslag Het verslag dient geschreven te zijn volgens de structuur en opbouw van een wetenschappelijk artikel en in wetenschappelijke taal. Zie hoofdstuk 3 van deze werkwijzer voor de eisen voor het stageverslag. Er wordt dringend aangeraden om tijdig te starten met het schrijven van het verslag van de wetenschappelijke stage en het verslag volledig afgerond te hebben op het moment dat de 14 weken, of in geval van een verlengde wetenschappelijke stage de 24 weken. In ieder geval dient uiterlijk op de laatste dag van de wetenschappelijke stage een concept verslag ingeleverd te zijn bij de directe begeleider. Uiteindelijk dienen minimaal 5 exemplaren van het definitieve verslag gemaakt te worden: minimaal 1 exemplaar voor de begeleider, 1 voor de stagecoördinator, 1 voor de commissie WS en 2 exemplaren worden ingeleverd in de stagemap bij het onderwijs service centrum geneeskunde. Zie 2.20 voor regels omtrent de afronding van de stage Publiceren Studenten die hun stage succesvol doorlopen, worden door de commissie WS aangemoedigd, indien mogelijk, met de begeleider de nieuwe onderzoeksresultaten in een artikel te beschrijven om aan te bieden ter publicatie in een wetenschappelijk tijdschrift. In een aantal gevallen kan deze publicatie tevens dienen als stageverslag. Men dient daarbij rekening te houden met het volgende: - niet altijd worden in de publicatie alle werkzaamheden en resultaten van het verrichte stageonderzoek beschreven en niet altijd is het aandeel van de student groot genoeg. In overleg met de begeleider en de stagecoördinator moet bepaald worden of het artikel een adequate weergave is van het verrichte onderzoek en of Oktober 2014, Werkwijzer wetenschappelijke stage VUmc, versie 13 14

15 het aandeel van de student daarin voldoende is geweest, waarna besloten kan worden of de publicatie kan dienen als compleet verslag of als bijlage toegevoegd wordt aan een verslag en op die manier meegenomen wordt in de beoordeling. - Het manuscript dat als stageverslag dient moet geheel door de student zelf geschreven zijn en mag niet meer dan 2 keer voorzien zijn van feedback van de begeleider. - Men dient ervoor te waken dat het schrijven van een manuscript leidt tot een vertraging in de afronding van de stage. Het is raadzaam om een tussenproduct van het manuscript in te dienen als stageverslag. Vervolgens kan, na afronding van de stage, in eigen tijd verder gewerkt worden aan het schrijven en indienen van het manuscript als publicatie. Studenten worden verzocht de commissie WS in te lichten als een manuscript geaccepteerd is voor publicatie, zodat deze geregistreerd kan worden (mail aan: wetenschappelijkestage@vumc.nl) StudentenOnderzoeksPrijs Ieder jaar wordt in december de StudentenOnderzoeksPrijs uitgereikt. Alle VUmc-studenten die in het kader van hun studie geneeskunde een wetenschappelijke stage hebben gelopen kunnen meedingen naar deze prijs door een abstract in te dienen betreffende het onderzoek van hun stage. Een jury selecteert een aantal abstracts die gepresenteerd mogen worden. Na afloop van alle presentaties zal de StudentenOnderzoeksPrijs worden uitgereikt aan de student met de beste wetenschappelijke stage. Alle informatie omtrent deze prijs, de datum, de deadline, de inschrijving, en het indienen van abstracts, is te vinden op Blackboard De beoordeling van een wetenschappelijke stage Beoordeling door de stagebegeleider Aan het eind van de stageperiode wordt de stage op 3 verschillende punten beoordeeld door de directe begeleider. Het cijfer van de directe begeleider wordt als volgt berekend: [2a +b +c]:4=deelcijfer begeleider. Hierbij is a het stageproces en b en c zijn de stageproducten, resp. het verslag en de voordracht. Dit deelcijfer van de begeleider wordt opgeteld bij het deelcijfer van de commissie WS voor het eindcijfer (formulieren F en G). a. Het stageproces wordt beoordeeld. Studenten zijn voor de wetenschappelijke stage te gast bij de afdeling of het instituut dat de stage verleent, het spreekt voor zich dat daar gepast professioneel gedrag bij hoort. Voor de beoordeling van het stageproces worden ook de motivatie, tempo, zelfstandigheid, inzicht, veiligheid, planning, nauwkeurigheid, initiatief, creativiteit en samenwerking beoordeeld. De begeleider heeft de mogelijkheid om een onvoldoende te geven voor professioneel gedrag of een incidentele melding van niet-professioneel gedrag te doen. Deze melding vindt plaats via de voorzitter van de Commissie WS aan de examinator Professioneel Gedrag. b. Het verslag wordt beoordeeld. Aan het eind van de stage schrijft de student een stageverslag, waar nodig geholpen door de begeleider. Bij de beoordeling van het definitieve verslag door de begeleider wordt rekening gehouden met de kwaliteit van het conceptverslag en de mate waarin de student het verslag heeft verbeterd naar aanleiding van de suggesties van de begeleider. Tevens wordt bij de beoordeling van het stageverslag de duur van de stage, 14 of 24 weken, betrokken en meegewogen in het eindoordeel. c. De voordracht wordt beoordeeld. De student houdt een voordracht over het verrichte werk. De voordracht vindt plaats voor een inhoudsdeskundig publiek, zodat een discussie op wetenschappelijk niveau mogelijk is. Deze voordracht is een verplicht onderdeel van de stage. Oktober 2014, Werkwijzer wetenschappelijke stage VUmc, versie 13 15

16 De begeleider moet binnen twee weken na ontvangst van het definitieve verslag (en/of de voordracht) het cijfer geformuleerd hebben. Deze beoordeling wordt tijdens een gesprek met de student kenbaar gemaakt. In dit gesprek geeft de begeleider feedback op het functioneren van de student, op de stageproducten (voordracht en verslag) en op het reflectieverslag. Het deelcijfer wordt genoteerd op het beoordelingsformulier (formulier F) uit de stagemap. Dit formulier dient vervolgens door de stagecoördinator van de desbetreffende afdeling getekend te worden voor akkoord. De drie gemiddelde cijfers voor alle separate onderdelen van de wetenschappelijke stage (het stageproces, de mondelinge presentatie en het verslag) dienen allen voldoende te zijn (minimaal 2.8 op de 5-puntsschaal). Indien één van de onderdelen als onvoldoende wordt beoordeeld, moet contact worden opgenomen met de stagecoördinator om te bespreken of en hoe de onderdelen verbeterd kunnen worden. Beoordeling door de referent via de stagecoördinator De stagecoördinator toetst of het verslag voldoet aan de criteria en ondertekent formulier F indien akkoord. De stagecoördinator zorgt er vervolgens voor dat het stageverslag in de stagemap naar de referent uit de commissie wetenschappelijke stage gaat voor een tweede, onafhankelijke beoordeling. Deze persoon heeft ook het stagevoorstel van deze student beoordeeld. De referent uit de commissie WS ontvangt de complete map met alle formulieren, het stagevoorstel, het stageverslag en het reflectieverslag. De referent beoordeelt het verslag. De som van het cijfer van de commissie WS en het cijfer van de directe begeleider wordt het eindcijfer. Dit cijfer moet worden afgerond naar een heel of half getal. De referent uit de commissie WS heeft maximaal vier weken de tijd om tot een eindcijfer te komen. Het eindcijfer wordt ingevuld op formulier G. Het lid van de commissie WS bewaart een exemplaar van het verslag. Indien de referent uit de commissie WS een verslag als onvoldoende beoordeelt, dan kan er geen eindcijfer gegeven worden en moet altijd terugkoppeling plaatsvinden met de begeleider voor aanpassing van het verslag door de student. Pas als de referent het verslag met een voldoende heeft beoordeeld, kan het eindcijfer geformuleerd worden. Als de aanpassingen van het verslag door de student niet leiden tot een voldoende beoordeling door de referent, dan neemt de referent contact op met de examinator wetenschappelijke stages. Het kan zijn dat de student dan een nieuwe stage dient uit te voeren. Indien het lid van de commissie WS constateert dat het verslag niet op tijd is ingeleverd, en de deadline overschreden is, dan is er sprake van "zich niet houden aan afspraken" wat wordt gezien als onprofessioneel gedrag. De stage wordt dan afgerond met een onvoldoende. De referent neemt dan contact op met de examinator professioneel gedrag (via de examinator wetenschappelijke stages). Klachten/beroep Indien de beoordeling niet verloopt volgens de procedures (men houdt zich bijvoorbeeld niet aan de voorgeschreven termijnen), dan dient de student contact op te nemen met de stagecoördinator van de afdeling. Beroep over het eindcijfer is mogelijk op procedurele gronden, niet op inhoudelijke gronden. Ernstige discrepanties (méér dan 2 hele punten verschil op een 10-puntsschaal) tussen het cijfer voor het verslag van de begeleider en het cijfer van de commissie WS, worden door een derde beoordeling opgelost; het eindcijfer wordt dan in overleg tussen de stagecoördinator, tweede en derde beoordelaar vastgesteld. Indien een stage (of onderdelen van de stage) als onvoldoende wordt beoordeeld, wordt de student de mogelijkheid geboden voor het verbeteren van het resultaat. Indien de begeleider of stagecoördinator geen mogelijkheden zien voor verbetering of indien er een verschil van mening is tussen de student en de begeleider en/of stagecoördinator over de beoordeling, dan wordt advies ingewonnen bij de examinator. Als deze bemiddeling ook geen oplossing biedt, wordt de examencommissie ingeschakeld. Evaluatieformulier De student haalt de stagemap weer op en vult het evaluatieformulier in betreffende de wetenschappelijke stage (zie 2.21). Oktober 2014, Werkwijzer wetenschappelijke stage VUmc, versie 13 16

17 2.20 Tijdspad afronding van de stage Aan het eind van de stage bestaat de stagemap minimaal uit: - het ingevulde en ondertekende aanmeldingsformulier - het stagevoorstel - de tussenbeoordeling van de stage - een reflectieverslag - de beoordelingen van de begeleider en de Commissie Wetenschappelijke Stages (Commissie WS), en - twee stageverslagen. Een goede planning van de stage en tijdige afronding zijn essentieel. Er wordt sterk aangeraden om het verslag geheel afgerond te hebben op het moment dat de stageperiode (14 of 24 weken) verstreken is. Een eerste concept van het verslag dient uiterlijk de laatste dag van de wetenschappelijke stage bij de begeleider te worden ingeleverd. Het concept stageverslag moet voldoen aan de inhoudelijke eisen zoals beschreven in de werkwijzer. De definitieve afronding van de stage, inclusief eindbeoordeling dient plaats gevonden te hebben binnen drie maanden na de laatste dag van het praktische werk van de wetenschappelijke stage. Voor wetenschappelijke stages in M1 is dit uiterlijk drie maanden na de start van de klinische leerstages. Er kan op eigen initiatief door gewerkt worden aan een wetenschappelijk onderzoek, maar de stage dient als onderwijsonderdeel altijd tijdig afgerond te worden. De referent die de eindbeoordeling uitvoert, controleert of de afronding van de stage binnen de daarvoor gestelde termijn heeft plaatsgevonden. Zo niet, dan is er sprake van onvoldoende professioneel gedrag en wordt de stage afgerond met een onvoldoende (een 5), ook al zijn er afspraken met de begeleider gemaakt over afwijkende termijnen voor de afronding. Pas na voltooiing van een traject professioneel gedrag kan de eindbeoordeling van de stage, als herkansing, weer opgepakt worden. De student dient nadrukkelijk rekening te houden met het feit dat de beoordeling van de wetenschappelijke stage geruime tijd in beslag neemt (oordeel begeleider-goedkeuring stagecoördinator-oordeel commissie WS). Dit kan ook van belang zijn bij de planning van de aanvraag van het masterdiploma als de wetenschappelijke stage aan het eind van masterjaar 3 uitgevoerd is. Tenslotte: de beoordeling van de stage en het reflectieverslag kunnen door de student worden opgenomen in het persoonlijke portfolio Evaluatie De student wordt gevraagd, na afronding van de stage, een evaluatieformulier in te vullen. De gegevens van deze formulieren worden anoniem behandeld. De gegevens zijn van groot belang om de organisatie, begeleiding, beoordeling, procedures en richtlijnen voor de wetenschappelijke stage, waar noodzakelijk, aan te kunnen passen en te verbeteren. Het evaluatieformulier bevindt zich in de stagemap in een plastic hoesje. In verband met het automatische inlezen van de formulieren mogen deze niet geperforeerd of gevouwen worden. Het formulier wordt tegelijk met de gehele stagemap ingeleverd bij het onderwijs service centrum van het IOO. Oktober 2014, Werkwijzer wetenschappelijke stage VUmc, versie 13 17