UITTREKSEL UIT DE NOTULEN VAN DE GEMEENTERAAD

Transcriptie

1 Provincie Vlaams-Brabant Arrondissement Halle-Vilvoorde UITTREKSEL UIT DE NOTULEN VAN DE GEMEENTERAAD GEMEENTEBESTUUR Zitting van donderdag 29 oktober 2015 van SINT-PIETERS-LEEUW Aanwezig : Luc Deconinck, burgemeester-voorzitter; Jos Speeckaert, Jan Desmeth, Luc Van Ruysevelt, Marleen De Kegel, Lucien Wauters, Gunther Coppens, Bart Keymolen, schepenen; Jean Cornand, Annie Mathieu, Kathleen D'Herde, Marleen Bosmans, Joseph Van Cutsem, Wim Peeters, Praxedes Vargas-Garcia, Georgios Karamanis, Eddy Longeval, Lydie De Smet, Guy Jonville, Michel Miedzinski, Jenny Sleeuwaegen, Nicole Billens, Gust Crabbe, Katleen Bury, Raymond Stiens, Herwig Smeets, Hilde Van Impe, Kim Paesmans, Godefroid Pirsoul, Raimondo Palermo, Alain Carremans, leden; Paul Defranc, OCMW-voorzitter / schepen. Walter Vastiau, gemeentesecretaris. Dienst Cultuur Raad nr. Onderwerp 2015OK Aanpassing gebruiksreglement culturele infrastructuur - goedkeuring De Raad, Aanleiding Het verhuurreglement cultuur (incl. tarieven), goedgekeurd op de gemeenteraad van 19 december 2013, wordt geactualiseerd. De regeling voor kleine vergaderzalen wordt geharmoniseerd met hetgeen gebruikelijk is bij sportverenigingen. Juridische gronden Het gemeentedecreet van 15 juli 2005 en alle latere wijzigingen. Decreet Lokaal Cultuurbeleid 6 juli Adviezen en visum Advies cultuurraad brief 8 september Motivering Het vernieuwde verhuurreglement beantwoordt aan de actuele noden van de erkende cultuurverenigingen en wordt nog beter geharmoniseerd met hetgeen gebruikelijk is bij de sportverenigingen

2 Financiële impact De nodige financiële middelen zijn voorzien in budget Met 28 stemmen voor (Luc Deconinck, Jos Speeckaert, Jan Desmeth, Luc Van Ruysevelt, Marleen De Kegel, Lucien Wauters, Gunther Coppens, Bart Keymolen, Marleen Bosmans, Wim Peeters, Nicole Billens, Gust Crabbe, Katleen Bury, Raymond Stiens, Herwig Smeets, Hilde Van Impe, Kim Paesmans, Guy Jonville, Jean Cornand, Annie Mathieu, Praxedes Vargas-Garcia, Georgios Karamanis, Lydie De Smet, Michel Miedzinski, Godefroid Pirsoul, Raimondo Palermo, Eddy Longeval, Jenny Sleeuwaegen), 3 stemmen tegen (Kathleen D Herde, Joseph Van Cutsem, Alain Carremans) en 0 onthoudingen Besluit Artikel 1. Artikel 2. De gemeenteraad keurt het vernieuwde verhuurreglement incl. tarieven (zie artikel 2) goed. Dit reglement treedt in werking vanaf Gebruikersreglement culturele infrastructuur 1. Een erkende vereniging is een vereniging die erkend is door het gemeentebestuur van Sint-Pieters-Leeuw na advies van één van de volgende gemeentelijke adviesraden van de gemeente Sint-Pieters- Leeuw : de Cultuurraad (socio-culturele verenigingen), de sportraad (sportverenigingen), de jeugdraad (jeugdverenigingen), de seniorenraad (seniorenverenigingen), GROS (ontwikkelingshulp), Raad voor Lokale Economie en de milieuraad (milieuverenigingen). Deze lijst is limitatief. 2. Buurtinitiatieven, die toegankelijk zijn voor het grote publiek en tot doel hebben de sociale cohesie tussen mensen te bevorderen, worden gelijkgesteld met erkende verenigingen. 3. Een niet-erkende vereniging is elke andere vereniging die niet aan de voorwaarde van een erkende vereniging van Sint-Pieters-Leeuw voldoet. Er wordt geen onderscheid gemaakt of deze vereniging, in Sint-Pieters-Leeuw gevestigd is of niet. 4. Een instelling of vereniging, die lessen organiseert, waarbij deze lessen open staan voor alle inwoners van Sint-Pieters-Leeuw, wordt gelijkgeschakeld met een erkende vereniging van Sint-Pieters-Leeuw voor zover zij deze lessen in het Nederlands geeft (met uitzondering van taallessen). 5. Een politieke partij, vertegenwoordigd in de gemeenteraad, alsook haar jongerenafdeling, worden voor de tarieven gelijkgeschakeld met erkende verenigingen. 6. Bedrijven en/of Particuliere personen en/of andere : alles wat niet valt onder de eerste drie punten, valt automatisch onder de definitie bedrijven en/of particuliere personen. Een bedrijf onderscheidt zich van een vereniging, zodra zij personeel in dienst heeft. 7. Politieke partijen, vertegenwoordigd in de gemeenteraad, kunnen gratis gebruik maken van het fractielokaal in het gemeentehuis voor hun politieke werking. Indien zij een zaal willen huren in één van de Culturele gebouwen van de gemeente, worden zij gelijkgeschakeld met de erkende verenigingen van Sint-Pieters-Leeuw. 8. Intercommunales, intergemeentelijke samenwerkingsverbanden en alle andere instellingen, waar de gemeente Sint-Pieters-Leeuw via OCMW, Politie of Gemeente lid is van de Algemene Vergadering, worden gelijkgeschakeld met de erkende verenigingen. 9. De Peva vzw Cultuurcentrum Coloma : zal verder afgekort worden als CC

3 I. Algemeen kader 1.Beheer CC beheert de haar door het gemeentebestuur van Sint-Pieters-Leeuw - toegewezen gemeentelijke culturele infrastructuur op basis van de samenwerkingsovereenkomst (1) afgesloten met het gemeentebestuur op 30/01/2014. Het verhuurreglement wordt vastgesteld door de Algemene Vergadering van CC, die samengesteld is volgens de bepalingen van de toepasbare wetgeving, nadat de gemeenteraad deze heeft goedgekeurd. De Raad van Bestuur van CC ziet toe op de correcte naleving van het onderhavige reglement. 2.Infrastructuur CC verhuurt vier soorten gebouwencomplexen met ieder hun eigen reglement. Zonnig Leven - In de J. Vanderstraetenstraat Sint-Pieters-Leeuw Cultuurcentrum Coloma J. Depauwstraat 25 Sint-Pieters-Leeuw De Merselborre in de Schaliestraat 2 Vlezenbeek De Molenborre in de Molenborrestraat 34 St.-L.-Berchem II. Reglement 1. Reserveren 1.1 Wie? Iedereen kan als huurder gebruik maken van de infrastructuur ter beschikking gesteld CC op voorwaarde dat onderstaande bepalingen worden gerespecteerd. 1.2 Waarvoor? CC kan ten allen tijde het verhuren van een zaal weigeren zonder motivering. Zij wenst deze mogelijkheid expliciet in het reglement te voorzien om te vermijden dat extremistische activiteiten, van welke aard ook, activiteiten in strijd met de goede zeden of andere niet-passende activiteiten in zijn zalen kunnen plaatsvinden. Fuiven, bals en danspartijen kunnen enkel mits voorafgaandelijke vergunning van de burgemeester. In principe worden zijverwezen naar Laekelinde. In Zonnig Leven kunnen geen warme eetfestijnen of gelijkaardige initiatieven (bv. bij communie- of lentefeest met warme maaltijden) gegeven worden. De keuken is er beperkt tot het maken van koude gerechten of kleine warme versnaperingen ter gelegenheid van bijvoorbeeld recepties. Op geen enkele wijze mag afbreuk gedaan worden aan het Nederlandstalige karakter van de gemeente Sint-Pieters-Leeuw. Het Nederlands is dan ook de enige voertaal in alle administratieve documenten en bij het voeren van promotie op het grondgebied van Sint-Pieters-Leeuw en de andere gemeenten van het Vlaams Gewest.

4 1.3 Categorieën? Wie behoort tot welke categorie? Er zijn drie categorieën: Categorie A : erkende verenigingen door de gemeente Sint-Pieters-Leeuw of gelijkgestelde (zie definities); Categorie B : niet-erkende verenigingen Categorie C : alle anderen (bedrijven, particulieren, en andere.) 2. Huurprijs De prijzencategorieën in de tabellijst als bijlage worden, op basis van een gemeenteraadsbeslissing, gehanteerd. De meest recente tarievenlijst kan worden opgevraagd bij het secretariaat van CC. - Categorie A: de basisprijs - Categorie B: de basisprijs x 2,00 - Categorie C: de basisprijs x 4,00 Abonnementsprijzen zijn er enkel voor wederkerend huren van een zaal. Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen heeft de Gemeenteraad een lijst van organisaties opgesteld, die de zaal gratis ter beschikking kunnen krijgen voor activiteiten voor een goed doel, waar geen inkomsten van het publiek en/of leden worden ontvangen. Deze lijst is beschikbaar als bijlage aan dit verhuurreglement. Dezelfde organisaties, die de zaal willen huren voor activiteiten met toegangsgelden, drankenverkoop of andere, moeten wel de normale huurprijs volgens dit reglement betalen. De gemeenteraad beslist wanneer een organisatie op de lijst komt en wanneer deze wordt geschrapt. Op basis van deze lijst zal CC de zaal al of niet gratis verhuren. 3.Alternatieve Formule De Raad van Bestuur van Cultuurcentrum Coloma kan ten allen tijde als aanvulling een alternatieve formule uitwerken met als doelstelling de huurinkomsten te verhogen voor zover voldaan wordt aan de volgende voorwaarden: De alternatieve formule mag enkel geldig zijn voor Categorie C - De voorrangsregel dat Categorie A eerder kan reserveren dan Categorie B en C moet ten allen tijde bewaard blijven - De huurinkomsten verminderd met eventuele kosten moeten ten allen tijde gelijk of hoger zijn dan de huurinkomsten van het basisreglement voor categorie C 4.Reserveringstermijnen: - Categorie A kan 12 maanden vooraf reserveren - Categorie B en C kunnen vanaf 6 maanden vooraf reserveren

5 5.Hoe reserveren? 5.1 Aanvraag door de gebruiker (huurder) Alle reserveringen gebeuren bij het secretariaat van CC op de volgende onderstaande wijzen: een invulformulier, te verkrijgen bij het secretariaat op de 2 de verdieping in Coloma, p/a Jozef Depauwstraat 21 te 1600 Sint-Pieters-Leeuw een brief naar het secretariaat van CC p/a Jozef Depauwstraat 21 te 1600 Sint-Pieters-Leeuw een mail naar cultuur@sint-pieters-leeuw.be; het invulformulier online of De ondertekenaars van het aanvraagformulier en/of het contract zijn verantwoordelijk voor de geplande activiteit. 5.2 Bevestiging door de verhuurder De aanvraag wordt bevestigd in een kennisnamebrief die samen met het huurcontract (reeds getekend door CC, met opschortende voorwaarde dat het binnen 3 weken moet worden terugbezorgd) en het huishoudelijk reglement (beide in tweevoud) worden toegestuurd. Voor Coloma wordt ook nog het afsprakenreglement voor toegang en regels in het park toegevoegd. 5.3 Terugsturen door gebruiker (huurder) Dit contract en huishoudelijk reglement (één exemplaar) wordt het secretariaat in het Cultuurcentrum Coloma bezorgd binnen een termijn van drie weken, zoniet vervalt de reservering. 5.4 Bezorgen van de facturen Na de activiteit wordt binnen een redelijke termijn de factuur toegestuurd met een betalingstermijn van 14 kalenderdagen. 6.Annulering Annulatie kan zonder schadevergoeding tot 3 maanden vooraf, nadien dient een vergoeding van 50 % te worden betaald. Echter indien de annulatie gebeurt binnen de periode van 30 kalenderdagen vóór de activiteit dient in ieder geval de volledige huur te worden betaald. III. Praktische afspraken Onderstaande afspraken dienen te worden nageleefd. In alle bovengenoemde infrastructuur is de ondertekenaar van de huurovereenkomst verantwoordelijk voor de inhoud van de activiteit. Hij of zij zorgt in de gehuurde lokalen voor het goede verloop ervan. De huurder verbindt zich ertoe de gebruikte infrastructuur achter te laten in de staat waarin deze zich bevond; dit betekent dat bij het organiseren van tentoonstellingen, ledenfeesten en andere grootschalige projecten de huurder al het nodige zal doen om onmiddellijk na afloop van de activiteit de gebruikte infrastructuur (wc s, vestiaire, keuken, grote zaal, kleinere lokalen) in de oorspronkelijke staat terug te brengen;

6 Dit zal gebeuren volgens de aanwijzingen van de verantwoordelijke contactpersoon per infrastructuur: -Cultuurcentrum Coloma Lut Moriau en Sigrid Vander Meeren /09 (weekdag) Roger Benoot (avond en weekeinde) -De Merselborre Francis Van Hassel De Molenborre sleutel afhalen in het Cultuurcentrum Coloma -Zonnig Leven Vik De Kempeneer Joseph Vierendeels Na de activiteit vastgestelde schade wordt de huurder onmiddellijk schriftelijk gemeld. IV. Verzekeringen Het gemeentebestuur verzekert de schade aan de culturele infrastructuur veroorzaakt door brand, beschadiging of diefstal met de clausule afstand van verhaal met uitzondering van bewezen nalatigheid. Bij risicovolle projecten dient de gebruiker de polis contractuele aansprakelijkheid (= schade aan de infrastructuur) van CC te onderschrijven. Mocht een gebruiker (huurder) tevens niet beschikken over een eigen verzekering burgerlijke aansprakelijkheid (= schade aan derden) dan dient hij of zij deze BA te onderschrijven bij het Cultuurcentrum Coloma. V. Auteursrechten en de Billijke Vergoeding Bij het organiseren van concerten, lezingen, theater- en filmvoorstellingen van de hand van auteurs aangesloten bij SABAM (de Belgische Vereniging van Auteurs, Componisten en Uitgevers) dienen auteursrechten te worden betaald door de inrichtende gebruiker (huurder). SABAM p/a Aarlenstraat te 1040 Brussel De Billijke Vergoeding moet worden betaald voor het publiek gebruik van vooraf opgenomen muziek. Deze vergoeding wordt uitgekeerd aan uitvoerders (artiesten, vertolkers en producenten) van muziek en komt bovenop de SABAM-vergoeding. Echter, het gemeentebestuur heeft met de beheersmaatschappij van de Billijke Vergoeding voor de 3 locaties behorende tot de culturele infrastructuur een jaarabonnement afgesloten (met dans, voeding en drank) dat voor een klein gedeelte vervat zit in de huurpijs van de zaal. De huurder hoeft hiervoor dus niet meer zelf in te staan.

7 VI.Catering 6.1 Verenigingen onder categorie A Deze verenigingen kunnen een beroep doen op de mogelijkheden, die worden aangeboden door de uitbaters van De Koetsier, respectievelijk De Merselborre, maar zij zijn daartoe niet verplicht. 6.2 Verenigingen, bedrijven, particulieren, onder categorie B en C In het kasteel Coloma en het Ontmoetingscentrum De Merselborre werd een concessiecontract afgesloten met de uitbaters van De Koetsier en van de cafetaria van De Merselborre. Dit betekent dat drank en voedsel mag worden verkocht, doch enkel en alleen via deze tavernes. Dit geldt tevens voor besloten vergaderingen. De onderhandelde voorkeurstarieven bij het huren van een zaal zijn opgenomen als bijlage. Deze bijlage ligt steeds vast voor een volledig kalenderjaar en kan bijgevolg jaarlijks worden herzien. Indien dit niet gebeurt, blijft de lijst van toepassing voor het nieuwe kalenderjaar. De huurder kan gratis zijn publiek eigen drank en voedsel aanbieden bij het organiseren van besloten ledenfeesten, recepties, activiteiten en bedrijfsseminaries in eigen beheer. De reglementering opgelegd door de voedselinspectie dient echter strikt te worden nageleefd. In De Molenborre mag bij het organiseren van besloten ledenfeesten, recepties, en activiteiten drank en voedsel in eigen beheer worden aangeboden. De reglementering opgelegd door de FAVV (Federaal Agentschap voor de veiligheid van de voedselketen) dient echter strikt te worden nageleefd. FAVV PCE Vlaams-Brabant en info.vbr@favv.be Noch CC noch het gemeentebestuur kunnen worden aansprakelijk gesteld voor de mogelijke lichamelijke gevolgen van het aanbieden van dranken en voedsel tijdens een activiteit georganiseerd door de gebruiker (huurder). Alle mogelijke (nieuwe) problemen die niet aan bod komen in dit reglement, worden behandeld door de raad van bestuur van CC, in overleg met het gemeentebestuur. Sint-Pieters-Leeuw, xxxxxx Goed te keuren door GR en mee te delen aan RvB van de Peva-vzw. Bijlage 1 : lijst van openbare diensten en verenigingen, die de zaal gratis ter beschikking kunnen krijgen. Voor de vermelde verenigingen geldt dit enkel voor zover de activiteiten voor een goed doel zijn bestemd, waar geen inkomsten van het publiek en/of leden worden ontvangen, tenzij deze integraal worden doorgestort aan het goede doel 1. OCMW Sint-Pieters-Leeuw 2. Lokale Politie Zennevallei 3. Gemeentelijke diensten 4. Bloedgevers(Het Belgische Rode Kruis, Vrije Bloedgevers Spl & Ruisbroek) 5. Rode Kruis Sint-Pieters-Leeuw 6. Vzw De Poel 7. De vrienden van de ziekenhuisclowns 8. Smile to me 9. Rainbow for kids

8 Opmerking : vanuit een harmonisatiegedachte met hetgeen gebruikelijk is bij de sportverenigingen worden twee kleine vergaderlokalen gratis ter beschikking gesteld van erkende verenigingen, echter in de strikte zin van de definitie, en enkel voor bestuursvergaderingen zonder andere activiteiten. Dit wil zeggen dat gelijkgestelden met erkende verenigingen, hier uitgesloten worden van deze regeling. De twee kleine vergaderzalen, die gratis kunnen gebruikt worden door erkende verenigingen, zijn het vergaderlokaal in de Merselborre (dus niet in de site Postweg 155) en het vergaderlokaal op de eerste verdieping van Zonnig Leven. Tarieven TARIEF A BASISPRIJS VAN ZALEN GELIJKVLOERS en EERSTE VERDIEPING (bedrag per dag) ZALEN GELIJKVLOERS, EERSTE EN TWEEDE VERDIEPING VAN ZALEN IN HET HELE KASTEEL (bedrag per dag) VAN APARTE ZALEN (bedrag per dag) ABO s * per jaar, max. 1 dagdeel per week * per jaar, max. 2 dagdelen per maand * max. van 10 dagdelen per CULTUURCENTRUM COLOMA A & I- ZAAL (gelijkvloers) x 6 m. 75, 110 voor een weekend en 190 voor twee opeenvolgende weekends COLOMAZAAL (1 ste verdieping) x 6 m voor een weekend en 190 voor twee opeenvolgende weekends 450 MARIA- THERESIAZAAL (2 de verdieping) x 6 m voor een weekend en 190 voor twee opeenvolgende weekends 450 ROOSEZOLDER 13 x m voor een weekend en 190 voor twee opeenvolgende weekends Kleine lokalen 6 x 5 m voor een weekend en 75 voor twee opeenvolgende weekends

9 jaar TARIEF B Basisprijs x 2 TARIEF C Basisprijs x 4 of alternatieve formule (zie reglement) TARIEF A BASISPRIJS DE MERSELBORRE Gebouw Postweg APARTE ZALEN (bedrag per dag) VERHUREN theaterzaal, kunstenzaal en keuken Theaterzaal 15 x15 Kunstenzaal 17 x 9 Keuken Vergaderlokaal 7.15 x 4.1 Vergaderlokaal 47m ABO s * per jaar, max. 1 dagdeel per week /Abo43-52 * per jaar, max. 2 dagdeel per maand/abo24 * max. van 10 dagdelen per jaar TARIEF B Basisprijs x 2 TARIEF C Basisprijs x 4 TARIEF A BASISPRIJS ZONNIG LEVEN DE MOLENBORRE APARTE ZALEN (bedrag per dag) ABO s * per jaar, max. 1 dagdeel per week /Abo43-52 * per jaar, max. 2 dagdeel per maand/abo24 * max. van 10 dagdelen per jaar Volledige zaal 13 x 36 Halve zaal Lokaal beneden Lokaal boven Wc buiten *in overleg met de sportdienst (1) uitwijking naar keuken bij overboeking kleine zaal Tentoonstellings-zaal 9 x 7m TARIEF B Basisprijs x 2 TARIEF C Basisprijs x

10 Artikel 3. Huidig reglement heft het vorige verhuurreglement culturele infrastructuur op met ingang van 01/01/2016. In opdracht : De Gemeentesecretaris, (get.) Walter Vastiau De Voorzitter, (get.) Luc Deconinck VOOR EENSLUIDEND AFSCHRIFT Sint-Pieters-Leeuw, 16 november 2015 De Gemeentesecretaris, De Burgemeester, Walter Vastiau Luc Deconinck