TOOLKIT AANMELDEN AH SPORTWEKEN SPORTWEKEN

Transcriptie

1 TOOLKIT AANMELDEN AH SPORTWEKEN SPORTWEKEN

2 Je wilt de club aanmelden voor de AH Sportweken. Leuk dat je meedoet! Via deze toolkit helpen wij jou alle stappen voor aanmelding te doorlopen. Heb je een inhoudelijke vraag over de actie? Neem dan contact op met jouw sportbond of sportservice. Heb je een technische vraag over het aanmelden op Sport.nl? Neem dan contact op met Heb je een overige vraag? Neem dan contact op met Stappenplan aanmeldmodule AH Sportweken Voor deelname aan de AH Sportweken doorloop je enkele stappen. In deze toolkit beschrijven we de volgende hoofdstukken: 1. Profielpagina van de sportclub aanmaken op Sport.nl 2. Sportmomenten voor AH Sportweken invullen op profielpagina van de club 3. Aanmeldingen sportmomenten monitoren op aantal deelnemers 4. Aangemelde sportmomenten wijzigen / aanpassen Ga naar Dit is de actiepagina van de AH Sportweken. 2

3 1. Profielpagina van de sportclub aanmaken op Sport.nl Een profielpagina van de sportclub op sport.nl is noodzakelijk voor deelname aan de AH Sportweken. Via deze profielpagina kun je de sportmomenten aanmaken die jullie tijdens de AH Sportweken aanbieden. 1.1 Mijn club heeft een profielpagina op Sport.nl Heeft jouw club al een profielpagina op sport.nl? Open dan de bevestigingsmail die je hebt ontvangen nadat je een profielpagina hebt aangemaakt. Klik op de link in de bevestigingsmail, zodat de profielpagina van de club wordt geopend. Check of de ingevulde gegevens nog kloppen en pas deze aan indien nodig. Heb je jouw gegevens gecheckt? Ga dan naar hoofdstuk 2 in deze toolkit en ga aan de slag om jouw sportmomenten aan te melden voor de AH Sportweken. 1.2 Profielpagina aanmaken voor mijn club Heeft jouw club nog geen profielpagina op sport.nl? Kies op de knop: profielpagina aanmaken. Lukt het niet om door te klikken? Klik dan op deze link om jouw club op de kaart te zetten en de profielpagina aan te maken. De volgende informatievelden moeten worden ingevuld: Invulcategorie Naam vereniging Algemene informatie Clublogo Toelichting Vul hier de naam van jouw vereniging in. Vertel in het kort iets over jouw club. In de rechterkolom van de pagina kan het clublogo toegevoegd worden. Klik op + en zoek het bestand op jouw computer op. Houd je aan het formaat 150x150 pixels, zodat het logo in het juiste formaat op de website staat en volledig zichtbaar is. Contactgegevens Vul hier de algemene contactgegevens van de sportclub in. Wie is het eerste aanspreekpunt voor nieuwe leden? Ben je als sportclub ook op Twitter of Facebook actief, vul dan de accounts in. Ben je niet op social media actief, dan laat je deze velden leeg. 3

4 Sportaanbod Vul hier het sportaanbod dat op jouw sportclub aangeboden wordt. LET OP! Dit is nog niet het beschikbare aanbod voor de AH Sportweken, maar het reguliere sportaanbod. De specifieke sportmomenten voor de AH Sportweken vul je op een later moment in. Kies eerst de type sport -> Staat jouw sport nog niet in het keuzemenu? Neem dan contact op met sport.nl en geef aan welke sport ontbreekt. De sport wordt toegevoegd en je krijgt bericht wanneer je de sport alsnog kunt toevoegen aan jouw profiel. Kies de sportdiscipline. Is de sportdiscipline niet van toepassing, dan laat je dit veld leeg. Indien van toepassing kan je een sportproduct kiezen. In het open veld kan je iets toelichten over de sport. Biedt jouw sportclub meerdere sporten/disciplines aan? Klik dan op de knop: voeg een sport toe. Bovenstaande stappen van het sportaanbod doorloop je dan opnieuw. Aanbod op leeftijd Geef hier aan voor welke doelgroepen jouw sportclub sport aanbiedt. Kortom: voor welke leeftijden biedt jij sport aan? Is dit alleen de jeugd of bieden jullie ook sportaanbod voor volwassenen of ouderen? LET OP: Deze informatie is op het reguliere sportaanbod van toepassing. Dit geldt nog niet specifiek voor het sportaanbod tijdens de AH Sportweken. Dat volgt later in het aanmeldproces. Specifiek aanbod Biedt jouw sportclub specifiek sportaanbod aan voor sporters met een fysieke of auditieve beperking? Of is het aanbod uitsluitend gericht op mannen of vrouwen? Geef het specifieke aanbod aan door het betreffende aanbod aan te vinken. LET OP: Deze informatie is op het reguliere sportaanbod van toepassing. Dit geldt nog niet specifiek voor het sportaanbod tijdens de AH Sportweken. Dat volgt later in het aanmeldproces. 4

5 Sportlocatie Vul hier de adresgegevens van jouw accommodatie in. Mocht je op meerdere locaties sport aanbieden, dan kun je alle locaties na elkaar toevoegen. Let op: De locaties voor de sportmomenten tijdens de AH Sportweken kun je later in het aanmeldproces ook nog toevoegen. Is jouw locatie nog niet zichtbaar in de lijst, voeg dan een nieuwe locatie toe door te klikken op: locatie toevoegen. Foto Sportbond Geef jouw clubpagina op Sport.nl een eigen identiteit door mooie foto s toe te voegen. Denk aan het logo van de club, een foto van een training of wedstrijd. Geef hier aan of en bij welke bond jouw sportclub is aangesloten. Ben je niet aangesloten bij een sportbond? Geef dan de antwoordcategorie aan Ik ben niet aangesloten bij een bond. Staat jouw sportbond niet in de lijst? Geef dan de antwoordcategorie aan: Mijn bond staat er niet tussen. Voor alle sportclubs die niet zijn aangesloten bij een sportbond, of waarvan de sportbond niet in de lijst staat, is het lidmaatschap van Sport.nl voor 6 maanden (t/m december) gratis. Nationale Sportweek Doet jouw sportclub ook mee aan de Nationale Sportweek in september? Vink dit dan aan en plaats een link naar de website van de club waar hier meer informatie (bijvoorbeeld over de activiteiten tijdens de sportweek) over te vinden is. Na het invullen van de bovenstaande informatie volgt het blokje genaamd AH Sportweken. Je kunt hier de postcode van jouw sportclub invullen om te checken of jouw sportclub kan deelnemen aan de AH Sportweken. Zie hoofdstuk 2 voor het aanmaken van de sportmomenten op de profielpagina van jouw club. 5

6 2. Sportmomenten invullen op persoonlijke clubpagina op sport.nl Je hebt een profielpagina voor jouw sportclub aangemaakt op sport.nl. Voor het deelnemen aan de AH Sportweken, kun je nu de sportmomenten van de club aanmelden op de persoonlijke clubpagina. Hoe je dit kunt doen, lees je hieronder. We hebben het stappenplan toegelicht. De sportclubs die al een profielpagina hadden op Sport.nl, hebben bij hoofdstuk 1 de profielpagina via de link in de eerder verstuurde bevestigingsmail bereikt. Klik in het keuzemenu aan de linkerkant van de profielpagina op AH Sportweken. Je bent nu op de pagina waar je de club kunt aanmelden voor de AH Sportweken en sportmomenten kan toevoegen. Ga naar paragraaf 2.1 voor het vervolg. De sportclubs die bij hoofdstuk 1 voor het eerst een profielpagina hebben aangemaakt op sport.nl, zien na het invullen van de informatievelden genoemd in het vorige hoofdstuk een blokje met de tekst AH Sportweken. Hier kun je de club aanmelden voor de AH Sportweken en sportmomenten toevoegen. Ga naar paragraaf 2.1 voor het vervolg Aanmelden voor AH Sportweken Onder het kopje AH Sportweken kun je de postcode van jouw sportclub invullen om te checken of jouw sportclub kan deelnemen aan de actie. Uitsluitend de sportclubs die gevestigd zijn in het postcodegebied van de AH Sportweken pilot kunnen deelnemen aan de actie. Deelnemende gemeenten zijn: Utrecht, De Bilt, Bunnik, Houten, IJsselstein, Montfoort, Nieuwegein, Stichtse Vecht, Vianen en Zeist. Lees na de postcodecheck de actievoorwaarden aandachtig door. Nadat je akkoord bent gegaan met de actievoorwaarden voor deelnemende clubs, klik je op: ik doe mee aan de AH Sportweken. Het blokje van AH Sportweken verandert nu in Activiteit toevoegen. Klik op de knop om een activiteit (sportmoment) voor de AH Sportweken aan te maken Activiteit toevoegen Door op de knop: + activiteit toevoegen te drukken, worden verschillende velden uitgeklapt. In deze informatievelden geef je de specificaties aan van het sportmoment dat jullie op de sportclub aanbieden tijdens de AH Sportweken. In onderstaand schema wordt een korte toelichting gegeven op de informatievelden. 6

7 Informatieveld Naam activiteit Locatie Datum Toelichting Geef de activiteit een naam Vul hier de adresgegevens + naam van de locatie in waar het sportmoment plaatsvindt. Vul hier de datum + tijdstip van het sportmoment in. Als het sportmoment elke week/dag terugkomt op hetzelfde tijdstip en dezelfde locatie, dan kan je onder de knop herhaling aangeven dat het wekelijks terugkerend is. Nu hoef je de activiteit maar één keer in te vullen en is de activiteit meerdere malen zichtbaar op sport.nl. Geef hierbij wel goed aan wat het terugkeerpatroon is en wat de laatste datum is van de herhaling (uiterlijk 6 november, want dan sluit de actie). Sport Type sportles Leeftijdscategorie Welke sport wordt beoefend tijdens de activiteit? Wat voor activiteit organiseren jullie op de sportclub? Is het een reguliere training die jullie openstellen? Is het een clinic? Of een toernooi? Bij dit informatieveld geef je aan voor welke leeftijdsgroep het sportmoment is bedoeld. De sporter zoekt straks mogelijk ook op leeftijdscategorie naar een activiteit dat bij hem of haar past. De keuze bestaat uit een leeftijdscategorie. Mocht de doelgroep een specifieke leeftijd hebben dat anders is dan de aangegeven mogelijkheid, dan kan je dit vermelden in het open veld onder dit informatieveld. Voorbeeld: jullie bieden peutergym aan. De leeftijdscategorie geeft aan: 0-5 jaar. Het peutergym is van 2-4 jaar. Deze specifieke gegevens vermeld je in het extra informatieveld. Bij het openen van het sportmoment worden deze specifieke gegevens zichtbaar voor de sporter. Niveau + specifieke toelichting leeftijd In dit veld heb je de mogelijkheid om het niveau van de sporters te vermelden. Denk aan: beginnend (geen ervaring vereist), geringe ervaring, etc. Daarnaast kan je ook de toelichting geven op de leeftijd indien deze specifieker is dan de leeftijdscategorie aangegeven in het vorige informatieveld. Neem de uitleg in het vorige informatieveld over het peutergym als voorbeeld. 7

8 Doelgroep Communicatie bij aanmelding In dit veld heb je de mogelijkheid om de activiteit te koppelen aan een specifieke doelgroep. Deze hoef je niet in te vullen, mocht de activiteit niet voor een specifieke doelgroep zijn zoals genoemd in de antwoordcategorieën Gedurende de hele periode kunnen jullie live de aanmeldingen per sportmoment volgen op de persoonlijke clubpagina. Het is ook mogelijk om een bericht in de mail te ontvangen, waarbij je op aangegeven momenten een bericht ontvangt van de aanmeldingen. De mogelijkheden zijn: Bij elke nieuwe aanmelding ontvang je een bericht Na elke dag ontvang je een bericht met de status van de aanmeldingen Na elke week ontvang je een bericht met de status van het aantal aanmeldingen. Aantal plaatsen beschikbaar In dit informatieveld geef je aan hoeveel plaatsen beschikbaar zijn voor het sportmoment. Wees ervan bewust dat jullie dit aantal plaatsen ook moeten garanderen. Zodra het maximaal aantal inschrijvingen voor het specifieke sportmoment is bereikt, dan is het sportmoment volgeboekt en ziet de sporter deze activiteit niet meer in de lijst. Het betreft hierbij alleen de activiteit van de specifieke dag. Mocht de activiteit wekelijks herhaalt worden, en op de andere dagen is nog wel plek, dan blijven deze activiteiten wel zichtbaar. Belangrijk is dat je als club het aantal beschikbare plaatsen ook waar kunt maken. Naam contactpersoon Wie is het contactpersoon voor de sporter? Het is handig om bijvoorbeeld de naam van de trainer hier in te vullen en tevens het telefoonnummer. Mocht de sporter contact willen opnemen, omdat hij / zij nog vragen heeft, dan heeft men direct contact met de juiste persoon. Het is ook mogelijk om de coördinator van de AH Sportweken als contactpersoon op te geven. Het is dan echter wel belangrijk dat deze persoon op de sportclub aanwezig is wanneer het sportmoment wordt aangeboden. De sporter zal vragen naar deze persoon. Telefoonnummer contactpersoon Het is belangrijk dat de contactpersoon ook telefonisch bereikbaar is voor vragen. Het is daarom verstandig om het telefoonnummer op te geven dat het meest toegankelijk is. Dit kan het mobiele nummer zijn. 8

9 Materiaal geregeld door de club In dit veld geef je aan voor welke materialen de sportclub zorgt. Denk hierbij aan: Een racefiets + helm bij een wieleractiviteit. Een racket + tennisballen bij een tennisactiviteit Materiaal dat de sporter zelf dient mee te nemen In dit veld geef je aan voor welke materialen de sporter zelf dient te zorgen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan: Bidon Handdoek Zaalschoenen Houdt er rekening mee dat de sporter komt proefsporten en niet over alle specifieke materialen beschikt. Faciliteiten In deze velden geef je aan of de sportclub beschikt over faciliteiten zoals: Kleedruimte Doucheruimte Invalideparkeerplaatsen Kantine Vink aan wat van toepassing is op de accommodatie. Alle velden zijn ingevuld. Je kan op de knop: activiteit opslaan klikken om de activiteit op te slaan. Deze activiteit is vervolgens terug te zien op de eigen clubpagina op sport.nl. Wil je direct meer activiteiten toevoegen, dan klik je op de knop: Activiteit aanmaken. LET OP! De sportclubs die bij hoofdstuk 1 voor het eerst een profielpagina hebben aangemaakt op sport.nl, dienen na het aanmaken van de activiteit nog enkele stappen te doorlopen om de profielpagina + het aanmeldproces te voltooien. Zie onderstaande stappen: 9

10 Gegevens invullen voor account Ondernemersdossier Algemene voorwaarden sport.nl Als je de bovenstaande velden hebt ingevuld, dan kan je nu jouw naam + adres invullen. Je krijgt een bevestiging via de voor de aangemaakte profielpagina van de sportclub op sport.nl. Het is dus noodzakelijk dat je het adres noteert waarvan jij ook mail ontvangt. Geef hierbij aan of de club gebruik wil maken van de mogelijkheid om gratis een ondernemingsdossier aan te maken. Meer informatie over het ondernemingsdossier kun je hier nalezen. Lees de algemene voorwaarden van sport.nl goed door en vink aan dat de club hiermee akkoord is. Heb je alle velden ingevuld? Klik dan op de knop: zet mijn club op de kaart. Je hebt na het doorlopen van bovenstaande stappen (indien nog niet eerder aangemaakt) een profielpagina aangemaakt voor de sportclub en sportmomenten toegevoegd. Wil je de aanmeldingen van sportactiviteiten monitoren of een sportactiviteit wijzigen of verwijderen? Ga dan naar hoofdstuk 3 of 4 en doorloop de beschreven stappen. 3. Activiteit monitoren op het aantal aanmeldingen Je hebt het sportmoment op sport.nl aangemaakt en je bent benieuwd naar het aantal aanmeldingen. Je kunt op de profielpagina van de sportclub zien hoeveel beschikbare plaatsen er voor het specifieke sportmoment nog zijn. Dit staat direct achter het sportmoment vermeld. Door de activiteit aan te klikken, wordt een scherm geopend waar alle aangemelde sporters zijn weergegeven. De gegevens van de sporters zijn alleen voor jou beschikbaar en niet voor de andere deelnemende sportclubs. Je kunt het aantal aanmeldingen ook gebruiken om op social media jouw sportmoment onder de aandacht te brengen en mensen te informeren over het aantal beschikbare plaatsen van de activiteit. Bijvoorbeeld: Aanstaande woensdagavond om uur loopt het storm voor de rugbytraining. Wil je ook proefsporten, ga dan snel naar de actiewebsite om je aan te melden, nu het nog kan! 10

11 4. Aangemelde sportmoment wijzigen of verwijderen. Het is mogelijk om de informatie van het sportactiviteit te wijzigen of een activiteit te verwijderen. Zie onderstaande toelichting voor het wijzigen of verwijderen van een sportactiviteit Wijzigen van de sportactiviteit Deze functionaliteit komt pas 22 augustus beschikbaar. Voor het aanbrengen van wijzigingen voor een specifiek sportmoment ga je naar de profielpagina van de sportclub op sport.nl. Je zoekt het specifieke sportmoment op in jouw activiteitenlijst. Je klikt vervolgens op de titel van de activiteit om een wijziging aan te brengen. Het volledige uitklapmenu voor het specifieke sportmoment is zichtbaar en je kunt wijzigingen in alle informatievelden aanbrengen, zoals: het tijdstip, het aantal beschikbare plaatsen, of het contactpersoon. Het is van belang dat je na het wijzigen van de gegevens op de knop opslaan drukt, zodat alle wijzigingen goed worden opgeslagen Verwijderen van de sportactiviteit Deze functionaliteit komt pas 22 augustus beschikbaar. Wil je een sportmoment verwijderen, omdat deze niet meer door gaat, dan ga je naar de profielpagina van de sportclub op sport.nl. Je zoekt het specifieke sportmoment op in jouw activiteitenlijst. Je klikt vervolgens achter het specifieke sportmoment op de afbeelding van een prullenbak. We vragen voor de zekerheid of je de activiteit daadwerkelijk wilt verwijderen. Je klikt op ja indien de activiteit verwijderd dient te worden. LET OP! Indien sporters zich al hebben aangemeld voor de activiteit, informeer deze sporters dan via / telefoonnummer dat de activiteit wordt geannuleerd. Geef de sporter de mogelijkheid om op een ander moment te komen proefsporten. Het informeren van de aangemelde sporters over de geannuleerde activiteit doe je voor het verwijderen van de activiteit op sport.nl, aangezien je de contactgegevens uit de aanmeldlijst nodig hebt voor het contacteren van de sporters 11