Stad Kortrijk Zitting gemeenteraad van 12/11/2012

Transcriptie

1 Stad Kortrijk Zitting gemeenteraad van 12/11/2012 Agenda: Einde verhindering van een gemeenteraadslid. Aktename. Commissie 1 Psilon. Intergemeentelijke Vereniging voor Crematoriumbeheer in Zuid- West-Vlaanderen. Buitengewone algemene vergadering 4 december Aanduiden vertegenwoordigers vanuit de gemeenteraad. Commissie 1 Psilon. Intergemeentelijke Vereniging voor Crematoriumbeheer in Zuid- West-Vlaanderen. Buitengewone algemene vergadering 4 december Goedkeuren agenda. Bepalen mandaat vertegenwoordiger. Commissie 1 Verlenging overeenkomst met de federale staat inzake bemiddelingsambtenaar Goedkeuren. Commissie 1 Afschaffing van een deel van de voetwegen 45 en 51 te Kortrijk in het kader van RUP De Warande. Commissie 1 Provinciaal Bibliotheeksysteem - overeenkomst addendum 2 gebruiksrecht digitaal basispakket (contractjaar 2012). p6 p6 p7 p8 p15 p16 donderdag 25 oktober :27 - Agenda en memorie excl. vertr. 12/11/2012 p1/98

2 Goedkeuren. Commissie 1 Uitleenwinkel. Aanpassing gebruiksreglement voor logistiek materiaal. Goedkeuren. Commissie 1 Straatnaamgeving - uitbreiding Doenaertstraat en Dumolinlaan. Goedkeuren. Commissie 1 Straatnaamwijziging: Stasegemsesteenweg in Spinnerijstraat. Principiële goedkeuring. Commissie 1 RUP Kortrijk Weide: voorlopige vaststelling ontwerp RUP en aktename goedkeuring planmer. Goedkeuren. Commissie 2 Verkavelingswijziging 1150 HEU139/2 Oogststraat - Oude Ieperseweg te Heule van de nv. woningbouw Huyzentruyt: aanvaarden van de rooilijn. Goedkeuren. Commissie 2 Samenwerkingsovereenkomst en bijhorend inrichtingsvoorstel Torkonjestraat. Goedkeuren. Commissie 2 Samenwerkingsprotocol voor opvang loslopende, verlaten en gevaarlijke dieren. p20 p30 p31 p33 p39 p43 p51 donderdag 25 oktober :27 - Agenda en memorie excl. vertr. 12/11/2012 p2/98

3 Commissie 2 Vervangen openbare verlichtingsinstallatie langs de Torkonjestraat te Marke. Voorwaarden, wijze van gunnen en gunning. Commissie 2 Vervangen openbare verlichtingsinstallatie in de Sterrestraat te Aalbeke. Voorwaarden en wijze van gunnen. Commissie 2 Ondergronds brengen van het openbaar verlichtingsnet langs de Baron J.de Bethunestraat. Voorwaarden, wijze van gunnen en gunning. Commissie 2 Aanpassen van het waterleidingsnet langs de Allartbosweg. Aktename ontwerp en financieringswijze. Commissie 2 Aanpassen van het waterleidingsnet in de doorsteek van het Astridpark. Aktename ontwerp en financieringswijze. Commissie 2 Aanpassing waterbedelingsnet ten behoeve van het verplaatsen van buurtweg 4 bis t.h.v. de Marionetten. p57 p58 p59 p60 p61 p62 donderdag 25 oktober :27 - Agenda en memorie excl. vertr. 12/11/2012 p3/98

4 Aktename ontwerp en financieringswijze. Commissie 2 Uitbreiding waterbedelingsnet ten behoeve van de verkaveling Wagenmakersstraat. Aktename ontwerp en financieringswijze. Commissie 2 Uitbreiding waterbedelingsnet ten behoeve van de verlenging van de Valerius de Saedeleerlaan. Aktename ontwerp en financieringswijze. Commissie 2 Vernieuwen van trottoirs (2). Voorwaarden en wijze van gunnen. Commissie 2 Aanpassingswerken aan fietspaden (3). Voorwaarden en wijze van gunnen. Commissie 2 Aankoop en levering van straatmeubilair Voorwaarden en wijze van gunnen. Commissie 2 Eerste wijziging aan het budget dienstjaar Vaststellen. Commissie 3 Wijziging aan de dotatie 2012 van de politiezone Vlas. Vaststellen. Commissie 3 Aanstellen commissaris gemeentelijke VZW's en AGB's. p63 p64 p64 p66 p67 p69 p72 p73 donderdag 25 oktober :27 - Agenda en memorie excl. vertr. 12/11/2012 p4/98

5 B1 Voorwaarden en wijze van gunnen. Commissie 3 Safe Party Zone: aanpassingen en overeenkomst m.b.t. de bewaking van de openbare orde. Goedkeuren. Commissie 3 Convenant gemeentelijke ontwikkelingssamenwerking - actieplan Goedkeuren. Commissie 3 Stedenfonds: addendum 5 behorende bij de beleidsovereenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschap en de stad Kortrijk voor de periode van Goedkeuren. Commissie 3 Directie Stadsplanning en Ontwikkeling : toewijzing van de taken en de bevoegdheden van de Gemeentelijk Stedenbouwkundig Ambtenaar (A1a-A3a). Goedkeuren. Commissie 1 p74 p93 p94 p98 donderdag 25 oktober :27 - Agenda en memorie excl. vertr. 12/11/2012 p5/98

6 Memorie van toelichting: 1 Einde verhindering van een gemeenteraadslid. Aktename. Commissie 1 - Dossier: Directie: Communicatie en recht - Dossierbehandelaar: Petra Verhenne Petra.Verhenne@kortrijk.be - Tel: Samenvatting: In zitting van 9 juli 2012 nam de gemeenteraad akte van de verhindering van gemeenteraadslid E. Van Damme tijdens de periode van haar zwangerschapsverlof. Het zwangerschapsverlof van raadslid E. Van Damme loopt ten einde op 9 oktober De gemeenteraad wordt verzocht akte te nemen van de beëindiging van de verhindering van raadslid E. Van Damme. Beschrijving: De gemeenteraad werd op 02 januari 2007 geïnstalleerd. In zitting van 9 juli 2012 nam de gemeenteraad akte van de verhindering van raadslid Elisabeth Van Damme tijdens de periode van haar zwangerschapsverlof. Gedurende deze periode heeft het betrokken raadslid zich niet laten vervangen. Aan deze verhindering is op 9 oktober 2012 een einde gekomen. We verwijzen hierbij naar de bepalingen van het gemeentedecreet. De gemeenteraad wordt verzocht om: akte te nemen van de beëindiging van de verhindering van raadslid Elisabeth Van Damme. 2 Psilon. Intergemeentelijke Vereniging voor Crematoriumbeheer in Zuid-West- Vlaanderen. Buitengewone algemene vergadering 4 december Aanduiden vertegenwoordigers vanuit de gemeenteraad. Commissie 1 - Dossier: Directie: Communicatie en recht - Dossierbehandelaar: Mark Daniël Hol Mark.Hol@kortrijk.be - Tel: Samenvatting: De Intergemeentelijke Vereniging voor Crematoriumbeheer in Zuid-West-Vlaanderen nodigt de stad uit naar zijn buitengewone algemene vergadering op 4 december De gemeenteraad dient hiertoe één of meerdere (maximaal 3) vertegenwoordigers en eventueel een plaatsvervangend vertegenwoordiger aan te duiden. Beschrijving: De stad Kortrijk is aangesloten bij de Intergemeentelijke Vereniging voor Crematoriumbeheer in Zuid-West-Vlaanderen, opgericht bij akte van 22 maart Bij aangetekend schrijven van 9 oktober 2012 wordt de stad uitgenodigd om deel te nemen aan de buitengewone algemene vergadering van de Intergemeentelijke Vereniging voor donderdag 25 oktober :27 - Agenda en memorie 12/11/2012 p6/98

7 Crematoriumbeheer in Zuid-West-Vlaanderen op dinsdag 4 december 2012 om uur in de aula van crematorium 'uitzicht', Ambassadeur Baertlaan 5 te Kortrijk. Artikel 44 van het decreet van 6 juli 2001 op de intergemeentelijke samenwerking bepaalt dat gemeenten-vennoten van intergemeentelijke verenigingen (dienstverlenende en opdrachthoudende) hun vertegenwoordigers voor de algemene vergaderingen bij gemeenteraadsbesluit dienen aan te duiden uit de leden van de gemeenteraad. Artikel 33 van de statuten bepaalt dat elke gemeente 1 vertegenwoordiger per begonnen schijf van inwoners kan aanduiden. De stad kan statutair dus 3 vertegenwoordigers aanduiden. Het aantal beschikbare stemmen (3700) moet, in geval van meerdere vertegenwoordigers, verdeeld worden over de aangeduide vertegenwoordigers. De gemeenteraad wordt verzocht om: drie vertegenwoordigers aan te duiden voor de buitengewone algemene vergadering van Psilon op 4 december Psilon. Intergemeentelijke Vereniging voor Crematoriumbeheer in Zuid- West-Vlaanderen. Buitengewone algemene vergadering 4 december Goedkeuren agenda. Bepalen mandaat vertegenwoordiger. Commissie 1 - Dossier: Directie: Communicatie en recht - Dossierbehandelaar: Mark Daniël Hol Mark.Hol@kortrijk.be - Tel: Samenvatting: De stad wordt uitgenodigd om deel te nemen aan de buitengewone algemene vergadering van de Intergemeentelijke Vereniging voor Crematoriumbeheer in Zuid-West-Vlaanderen op 4 december De gemeenteraad dient goedkeuring te verlenen aan de agenda van deze algemene vergadering waarbij een beslissing moet worden genomen, en het mandaat van de vertegenwoordigers van de stad op deze algemene vergadering te bepalen. Beschrijving: De stad Kortrijk is aangesloten bij de Intergemeentelijke Vereniging voor Crematoriumbeheer in Zuid-West-Vlaanderen, opgericht bij akte van 22 maart Bij aangetekend schrijven van 9 oktober 2012 wordt de stad uitgenodigd om deel te nemen aan de buitengewone algemene vergadering van de Intergemeentelijke Vereniging voor Crematoriumbeheer in Zuid-West-Vlaanderen op dinsdag 4 december 2012 om uur in de aula van crematorium 'uitzicht', Ambassadeur Baertlaan 5 te Kortrijk. De agenda van deze vergadering ziet er als volgt uit: 1. Vaststelling werkprogramma Vaststelling begroting 2013 donderdag 25 oktober :27 - Agenda en memorie 12/11/2012 p7/98

8 Volgens het decreet van 6 juli 2001 betreffende de intergemeentelijke samenwerking moet de gemeenteraad goedkeuring verlenen aan de agendapunten van deze algemene vergadering waarbij een beslissing moet worden genomen, en het mandaat van de vertegenwoordigers, die voor deze algemene vergadering werden aangeduid, bepalen. De gemeenteraad wordt verzocht om: 1. Goedkeuring te verlenen aan de agenda van de buitengewone algemene vergadering van de Intergemeentelijke Vereniging voor Crematoriumbeheer in Zuid-West-Vlaanderen van 4 december De aangeduide vertegenwoordigers op te dragen de op de agenda geplaatste punten van de buitengewone algemene vergadering van de Intergemeentelijke Vereniging voor Crematoriumbeheer in Zuid-West-Vlaanderen van 4 december 2012, waarvoor een beslissing moet worden genomen, goed te keuren. 4 Verlenging overeenkomst met de federale staat inzake bemiddelingsambtenaar Goedkeuren. Commissie 1 - Dossier: Directie: Communicatie en recht - Dossierbehandelaar: Evi Holderbeke Evi.Holderbeke@kortrijk.be - Tel: Samenvatting: De gemeenteraad keurde in zitting van 8 oktober 2007 een overeenkomst goed met de federale overheid in het kader van het veiligheidsbeleid en de aanpak van de federale regering m.b.t. de jeugdcriminaliteit. De opeenvolgende verlengingen van deze overeenkomst telkens voor een periode van één jaar werden respectievelijk goedgekeurd in de gemeenteraadszitting van 25 november 2008, 9 november 2009, 11 oktober 2010 en 12 september Deze overeenkomst regelt onder meer de subsidie voor de tewerkstelling van de bemiddelingsambtenaar. Vanuit de federale overheid wordt er voorgesteld om deze overeenkomst opnieuw voor een periode van één jaar te verlengen. Beschrijving: De gemeenteraad keurde in zitting van 8 oktober 2007 een overeenkomst goed met de federale overheid in het kader van het veiligheidsbeleid en de aanpak van de federale regering met betrekking tot de jeugdcriminaliteit. Deze overeenkomst regelt onder meer een subsidie voor de tewerkstelling van de bemiddelingsambtenaar, en was één jaar geldig, vanaf de aanstellingsdatum van betrokkene. Deze overeenkomst werd reeds vier maal voor een nieuwe periode van één jaar verlengd, dit in de respectievelijke gemeenteraadszittingen van 25 november 2008, van 9 november 2009, van 11 oktober 2010 en van 12 september De federale overheid vraagt opnieuw om de overeenkomst te verlengen voor een periode van één jaar. donderdag 25 oktober :27 - Agenda en memorie 12/11/2012 p8/98

9 De nieuwe overeenkomst bevat naast een subsidieverhoging, geen nieuwe bepalingen in vergelijking met de goedgekeurde overeenkomst van vorig werkjaar. Het subsidiebedrag wordt opgetrokken van ,53 euro naar euro. Eventuele meerkosten van het project zullen verdeeld worden over de deelnemende gemeenten zoals bepaald in de overeenkomsten die de stad met hen heeft afgesloten. Wij verwijzen naar : - het voorstel van de federale overheid om deze samenwerkingsovereenkomst te verlengen voor de periode van één jaar vanaf 1 november artikel van het gemeentedecreet, op basis waarvan het aan de gemeenteraad toekomt om deze overeenkomst goed te keuren. Budget: Te ontvangen subsidie: euro De gemeenteraad wordt verzocht om: 1. De overeenkomst tussen de federale staat en de stad Kortrijk in het kader van het veiligheidsbeleid en de aanpak van de federale regering met betrekking tot de jeugdcriminaliteit te verlengen, waarvan de tekst luidt als volgt : "Overeenkomst tussen de federale staat en de Stad Kortrijk in het kader van het veiligheidsbeleid en de aanpak van de federale regering m.b.t. de jeugdcriminaliteit Gelet op de wet van 13 mei 1999 betreffende de gemeentelijke administratieve sancties, Gelet op de wet van 17 juni 2004 tot wijziging van de nieuwe gemeentewet en in het bijzonder artikel 119ter, Gelet op de beslissing van de ministerraad van 28 april 2006 betreffende de uitbreiding van de mogelijkheden tot oplegging van administratieve sancties in de strijd tegen overlastfenomenen, Gelet op het ministeriële besluit van houdende de toekenning van een toelage aan de stad Kortrijk in het kader van het grootstedenbeleid, Tussen enerzijds, De Belgische staat, vertegenwoordigd door de federale regering, in de persoon van Paul Magnette, minister van Overheidsbedrijven, Wetenschapsbeleid en Ontwikkelingsamenwerking, belast met Grote Steden, waarnaar hierna wordt verwezen als 'de federale staat', en anderzijds, donderdag 25 oktober :27 - Agenda en memorie 12/11/2012 p9/98

10 De Stad Kortrijk, vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen, voor wie optreden, in de persoon van dhr. Stefaan De Clerck, burgemeester en dhr. Geert Hillaert, stadssecretaris, bij toepassing van artikel 182 van het gemeentedecreet, en in uitvoering van een beslissing van de gemeenteraad van heden, waarnaar hierna wordt verwezen als 'de Stad', wordt het volgende overeengekomen: I. Vooraf: De wet van 13 mei 1999 tot wijziging van de nieuwe gemeentewet gaf de steden en gemeenten de mogelijkheid om onder bepaalde voorwaarden administratieve sancties te voorzien tegen inbreuken op hun reglementen en verordeningen. Bovendien werd bij de wet van 17 juni 2004 het bemiddelingsinstrument in de nieuwe gemeentewet ingevoegd. De Gemeenteraad kan dus een bemiddelingsprocedure voorzien in het kader van de administratieve sancties. Dit is bovendien verplicht wanneer het minderjarigen betreft die al 16 jaar geworden zijn op het ogenblik van de feiten. II. Algemene bepalingen m.b.t. de uitvoering van de overeenkomst: Artikel 1: In het kader van het veiligheidsbeleid en de aanpak van de jeugdcriminaliteit stelt de federale staat een voltijdse bemiddelaar voor het gerechtelijk arrondissement Kortrijk ter beschikking van de Stad. Artikel 2: De Stad verbindt zich ertoe de bemiddelaar in te zetten voor de implementering en toepassing van de bemiddelingsprocedure, zoals voorzien in het kader van de gemeentelijke administratieve sancties. Artikel 3: De bemiddelaar moet een licentie of master in de rechten of in de criminologie hebben. De bemiddelaar moet bovendien beroepservaring hebben in het bemiddelingsdomein of moet houder zijn van een diploma van een bemiddelingsopleiding of moet bereid zijn een dergelijke opleiding te volgen. De bemiddelaar die gesubsidieerd wordt door Grootstedenbeleid moet vergoed worden volgens de loonschaal vastgelegd voor een functie van niveau A bij het stadsbestuur. Artikel 4: Opdat de bemiddelaar zijn opdracht kan vervullen op het niveau van het gerechtelijk arrondissement Kortrijk verbindt de Stad zich ertoe partnerships aan te gaan met de gemeenten die onder de voormelde zone ressorteren. De voorwaarden van deze partnerships zullen in een overeenkomst(en) worden vastgelegd. Artikel 5: donderdag 25 oktober :27 - Agenda en memorie 12/11/2012 p10/98

11 Bij gebrek aan andere afspraken met de partnersteden en -gemeenten van het gerechtelijk arrondissement Kortrijk zal de Stad een aangepast lokaal ter beschikking stellen van de bemiddelaar, opdat de bemiddelingssessies in optimale omstandigheden kunnen verlopen. De Stad zal daarnaast de administratieve ondersteuning verlenen nodig voor de uitoefening van de functie van bemiddelaar. Artikel 6: De federale staat verbindt zich ertoe de Stad op haar verzoek methodologische ondersteuning te bieden bij de implementering van de bemiddelingsprocedure. Deze zal worden verzekerd door de Dienst Grootstedenbeleid van de POD Maatschappelijke Integratie. De federale staat zal bovendien per kwartaal een meeting organiseren voor de bemiddelaars die in de verschillende steden van het land werkzaam zijn, voor de uitwisseling van ervaringen en in het kader van de huidige maatregel. Artikel 7: De Stad verbindt zich ertoe de bemiddelaar de nodige tijd te geven om deel te kunnen nemen aan de meetings voor de uitwisseling van ervaringen, georganiseerd door de federale staat. Artikel 8: De Stad verbindt zich ertoe om het activiteitenrapport van de bemiddelingsdienst over te brengen aan de dienst Grootstedenbeleid binnen de drie maanden na het einde van de huidige overeenkomst. Artikel 9: De Stad verbindt zich ertoe om de gemeentelijke sanctionerende ambtenaar, de korpschef van de politiezone, de eventuele provinciaal sanctionerende ambtenaar en de vaststellende ambtenaren, aangesteld door de Gemeenteraad, op de hoogte te brengen van de huidige overeenkomst en van de contactgegevens van de persoon aangesteld om de functie van bemiddelaar uit te oefenen. Artikel 10: De Stad verbindt zich ertoe verschillende intitiatieven te nemen ter bevordering van de toepassing van bemiddeling in kader van de gemeentelijke administratieve sancties. III. Financiële bepalingen: Afdeling 1: Financiering ten laste van de federale staat Artikel 11: donderdag 25 oktober :27 - Agenda en memorie 12/11/2012 p11/98

12 De federale staat verbindt zich ertoe de kosten voor bezoldiging van de medewerker, alsook de werkings- en investeringskosten nodig voor de uitoefening van zijn functie, voor zijn rekening te nemen. Daartoe kent de federale staat aan de Stad een maximale subsidie toe van per jaar, aan te wenden in het kader van de uitvoering van deze overeenkomst. Artikel 12: Er zal enkel rekening gehouden worden met: de personeelskosten (bemiddelaar), de werkings- en investeringskosten die rechtstreeks en effectief verband houden met de uitvoering van deze overeenkomst; de uitgaven waarvoor facturen, onkostennota's, ontvangstbewijzen of kassabonnen kunnen worden voorgelegd. Onder 'bezoldiging van de medewerker' wordt verstaan: het brutoloon (met inbegrip van de eindejaarspremie); de werkgeversbijdragen; het vakantiegeld; de tussenkomst van de werkgever in de verplaatsingskosten; het werkgeversaandeel in de maaltijdcheques (indien de andere medewerkers ook deze tussenkomst genieten). Worden dus niet in aanmerking genomen: de afschrijvingskosten voor het gebruik van bestaande infrastructuren (gebouwen, materieel, inrichtingen, meubilair,...); "interne facturatie": bijvoorbeeld de facturatie van huurgeld voor de terbeschikkingstelling van gebouwen en infrastructuren die eigendom zijn van een plaatselijke overheid of vereniging,...; de kosten verbonden aan de structurele werking van de Stad of een andere partner betrokken bij de implementering van deze overeenkomst; aftrekbare beroepskosten; BTW: terugvorderbare BTW is niet subsidieerbaar en kan bijgevolg niet worden ingebracht. Dit geldt voor alle BTW die op welke manier dan ook kan worden teruggevorderd. Ingeval van een gemengde BTW-statuut betekent dit dat enkel dat deel van de BTW subsidiabel is dat niet kan worden teruggevorderd; donderdag 25 oktober :27 - Agenda en memorie 12/11/2012 p12/98

13 boetes, financiële sancties en gerechtskosten zijn niet subsidiabel; kosten waarvoor reeds een andere bron van financiering werd gevonden. De werkings- en investeringskosten mogen in totaal niet meer dan 15% van het bedrag van de subsidie overschrijden, behalve als de Stad bewijst dat de gemaakte kosten een redelijk en gerechtvaardigd karakter hebben. Artikel 13: De Stad verbindt zich tot terugbetaling aan de federale staat van de bedragen die ze niet zou opgebruiken of die niet werden aangewend in overeenstemming met de bepalingen van deze overeenkomst. Afdeling 2: Betalingsprocedure Artikel 14: Rekening houdend met de beschikbare kredieten zal de betaling van de door de federale staat toegekende subsidie als volgt gebeuren: een eerste betalingsschijf, voor het betrokken jaar gelijk aan 50% van de subsidie, binnen de drie maanden na ondertekening van de overeenkomst; een tweede schijf gelijk aan het saldo van de subsidie, op basis van een schuldvordering en een eindafrekening met de bewijsstukken die overeenstemmen met de eerste schijf en het gevraagde saldo en na goedkeuring van het activiteitenverslag ingediend door de stad. Het activiteitenverslag, de schuldverklaring en de eindafrekening moeten bij de Dienst Grootstedenbeleid worden ingediend binnen de drie maanden die volgen op het einde van de samenwerkingsovereenkomst tussen de federale overheid en de stad. De schuldvordering is gedateerd, ondertekend en voor echt verklaard. De tabellen van de uitgavenstaten voor personeel, werking en investering overeenkomstig de modellen als bijlage bij deze richtlijnen gevoegd; De schuldvordering, het activiteitenverslag en de eindafrekening worden in twee exemplaren op papier ingediend. Artikel 15: De federale Staat verbindt zich ertoe om in overeenstemming met de geldende normen en met de hoger beschreven betalingsprocedure, de aangerekende en goedgekeurde bedragen te storten op de bankrekening met het nummer , op naam van Stadsbestuur Kortrijk, met de volgende vermelding "Subsidie bemiddelingsambtenaar". donderdag 25 oktober :27 - Agenda en memorie 12/11/2012 p13/98

14 De administratieve afhandeling zal gebeuren onder toezicht van de Dienst Grootstedenbeleid en de Dienst Subsidies en Overheidsopdrachten van de POD Maatschappelijke Integratie, Koning Albert II-laan 30, 26ste verdieping, 1000 Brussel. Artikel 16: De Stad geeft aan de minister van Grote Steden en de Dienst Grootstedenbeleid de gegevens van de administratieverantwoordelijke door die is belast met de administratieve en financiële opvolging van de overeenkomst. IV. Communicatie Artikel 17: De partijen verbinden zich ertoe te gelegener tijd alle relevante informatie uit te wisselen die betrekking heeft op de goede uitvoering van de overeenkomst. Bovendien verbindt de Stad zich ertoe om in hun communicatie de oorsprong van de aangewende fondsen en deze overeenkomst bij het publiek bekend te maken, met name via de vermelding «met de steun van het federale Grootstedenbeleid», alsook het aanbrengen van het logo van de federale staat en van Grootstedenbeleid. V. Eventuele correctie en wijziging van deze overeenkomst Artikel 18: Op vraag van een van de partijen kunnen correcties en wijzigingen aan deze overeenkomst worden aangebracht. De eventuele correcties zijn het voorwerp van voorafgaand overleg en moeten dus tijdig worden betekend aan de Minister van Grote Steden. Over elke wijziging wordt op dezelfde manier onderhandeld als voor de oorspronkelijke overeenkomst. VI. Duur van de overeenkomst Artikel 19: Deze overeenkomst gaat in op 1 november 2012 en is één jaar geldig. Deze kan worden verlengd mits ondertekening van een nieuwe overeenkomst. " 2. Afschrift van dit besluit samen met de overeenkomst ter kennisgeving en voor verder gevolg toe te sturen aan de Federale Minister van Pensioenen en Grote Steden. donderdag 25 oktober :27 - Agenda en memorie 12/11/2012 p14/98

15 5 Afschaffing van een deel van de voetwegen 45 en 51 te Kortrijk in het kader van RUP De Warande. Commissie 1 - Dossier: Directie: Communicatie en recht - Dossierbehandelaar: Catherine De Mulder Catherine.DeMulder@kortrijk.be - Tel: Samenvatting: Volgens de atlas der buurtwegen liggen de buurtwegen nrs. 45 en 51 binnen het plangebied van het RUP "De Warande". Dit beantwoordt reeds geruime tijd niet meer aan de realiteit: beide buurtwegen zijn niet meer in gebruik en ook niet meer op het terrein zichtbaar. Deze kunnen bijgevolg ook best afgeschaft worden. Voorgesteld wordt hiermee principieel in te stemmen zodat de procedure kan opgestart worden. Beschrijving: Volgens de atlas der buurtwegen liggen de buurtwegen nrs. 45 en 51 binnen het plangebied van het RUP "De Warande". Beide buurtwegen nr.45 en 51 zijn niet meer in gebruik en niet op het terrein zichtbaar. De aanleg van de Ringlaan betekende dat beide voetwegen doorgeknipt werden. Eerder werden reeds de delen van deze voetwegen die ten noorden van de R8 gelegen waren afgeschaft. Door de bouw van de woningen langs de Heirweg kon ook het zuidelijk deel van voetweg nr. 45 niet meer worden gebruikt. Bijgevolg hebben beide voetwegen hun functie reeds tientallen jaren verloren. Het tracé van voetweg nr. 45 is deels bebost, deels overbouwd en deels ingenomen door de Ringlaan. Ook voetweg nr. 51 is deels ingenomen door de R8, door de parking van De Waak/ De Branding vzw en vormt voor de rest een perceelsgrens zonder functie. De perceelsgrens is wel nog waarneembaar op de luchtfoto. De toegankelijkheid van het gebied komt door de afschaffing van de voetwegen op geen enkele manier in het gedrang. In het gemeentelijk ruimtelijk uitvoeringsplan "De Warande" (goedgekeurd door de deputatie op 20 september 2012) wordt in een fiets- en voetgangersverbinding voorzien tussen de Izegemsestraat en de Ringlaan. Daarnaast wordt ook in een dwarse doorsteek vanaf deze fietsverbinding, over de Vlaanderenbeek, tot aan de Heirweg voorzien. De herinrichting van de site van De Warande is momenteel in uitvoering en streeft onder meer naar een betere en leesbaardere toegankelijkheid van het gebied. Ook de terreinen van De Waak/ De Branding vzw voorzien in voldoende doorsteken voor voetgangers en fietsers tussen hun verschillende percelen, gezien deze cruciaal zijn voor hun bewoners en gebruikers. Bovenstaande motiveert het voorstel om kwestieuze gedeelten van de voetwegen af te schaffen. Normaliter wordt een meerwaardevergoeding aan de aangelanden gevraagd wegens verdwijning van de publieke erfdienstbaarheid van overgang op hun grond, ten gevolge van de afschaffingsbeslissing, maar in casu wordt voorgesteld hieraan te verzaken. De af te schaffen delen van zowel voetweg 45 als voetweg 51 liggen immers grotendeels op stadsgrond; het donderdag 25 oktober :27 - Agenda en memorie 12/11/2012 p15/98

16 kleine deel van voetweg 45 dat op grond van particulieren ligt, is verwaarloosbaar en bovendien werd in het verleden aan de eigenaars van die gronden een bouwvergunning verleend; en wat het deel van voetweg 51 betreft dat niet op stadsgrond ligt, dit ligt op grond van VZW Waak, een vereniging met sociaal doel (werkplaats voor aangepaste arbeid), waardoor het ook hier niet opportuun lijkt om een meerwaardevergoeding te vragen. De procedure verloopt samengevat als volgt: Aangezien de vraag tot afschaffing uitgaat van de Stad zelf, is de gemeenteraad het bevoegde orgaan om hierin principieel te beslissen. Het betreft immers een daad van beschikking m.b.t. onroerende goederen (artikel 42 en 43, 12 Gemeentedecreet). In geval van principieel akkoord, wordt er gedurende 14 dagen een openbaar onderzoek gevoerd. Na het openbaar onderzoek wordt het dossier voorgelegd aan de gemeenteraad voor advies, waarna het aan de Deputatie toekomt een beslissing te nemen. Rechtsgrond: - Wet van 10 april 1841 op de buurtwegen, artikel 28 - Gemeentedecreet, artikel 42 en 43 van het Gemeentedecreet van 15 juli Advies van Type Stadsplanning en Ontwikkeling Gunstig De gemeenteraad wordt verzocht om: er principieel mee in te stemmen dat de procedure opgestart wordt in functie van de afschaffing van een deel van de voetwegen nrs. 45 en 51 te Kortrijk, met verzaking aan de meerwaardevergoeding. 6 Provinciaal Bibliotheeksysteem - overeenkomst addendum 2 gebruiksrecht digitaal basispakket (contractjaar 2012). Goedkeuren. Commissie 1 - Dossier: Directie: Cultuur - Dossierbehandelaar: Caroline Vanhoutte carol.vanhoutte@kortrijk.be - Tel: Samenvatting: De stad Kortrijk heeft in 2011 een overeenkomst afgesloten met de Provincie West-Vlaanderen met betrekking tot het Provinciaal Bibliotheeksysteem, dat o.a. instaat voor de catalogus van de donderdag 25 oktober :27 - Agenda en memorie 12/11/2012 p16/98

17 openbare bibliotheek Kortrijk. Bij deze overeenkomst wordt een tweede addendum toegevoegd, dat het gebruiksrecht van het digitaal basispakket regelt (contractjaar 2012). Beschrijving: Als lid van het Provinciaal Bibliotheeksysteem (PBS overeenkomst zoals goedgekeurd bij gemeenteraadsbeslissing 11/04/2011) geniet de openbare bibliotheek van Kortrijk van de voordelen van het interbestuurlijk project Bibliotheekportalen. Eén van de sterktes van het project Bibliotheekportalen is de integratie van een 'Digitaal basispakket', waarmee contexten en etalages worden opgebouwd op en over onze bibliotheekcollecties. Deze etalages zorgen voor een aantrekkelijke, hedendaagse en verrijkende gebruikservaring van de eigen lokale bibliotheek op het internet, met name o.a. via een hedendaagse moderne catalogus. Het digitale basispakket bestaat uit een aantal digitale bronnen die in de lokale webcatalogus worden geïntegreerd en vrij toegankelijk worden gemaakt op het internet. Om de integratie en presentatie van digitale content kwaliteitsvol te organiseren, wordt er een basispakket samengesteld en georganiseerd op Vlaams niveau, in samenspraak met zowel contentleveranciers als met de deelnemende bibliotheken. Omdat het provinciebestuur overtuigd is van de meerwaarde van het digitaal basispakket voor de openbare bibliotheekgebruikers, is zij daarom bereid, om als overgangsmaatregel, voor het werkjaar 2012 de kosten van het basispakket op zich te nemen. Dit vertegenwoordigt een totale kostprijs van bijna die het provinciebestuur extra investeert in het interbestuurlijk project bibliotheekportalen. Het provinciebestuur heeft ook de principiële goedkeuring verleend om voor het werkjaar 2013 de kosten van dit digitaal basispakket op zich te nemen. Op het digitaal basispakket berusten auteurs- en databankrechten en werd met het oog op ontsluiting ervan via de Bibliotheekportalen een gebruikersrecht verworven door de vzw Bibnet en het Provinciebestuur. Aan de gemeente wordt gevraagd om dit gebruiksrecht te onderschrijven. Aan dit gebruiksrecht zijn geen kosten verbonden. Teneinde van deze voordelen te genieten is het noodzakelijk om een addendum aan de PBSovereenkomst tussen de Provincie West-Vlaanderen en het stadsbestuur Kortrijk te voegen. Conform artikel van het gemeentedecreet is de gemeenteraad bevoegd. Budget: nihil De gemeenteraad wordt verzocht om: donderdag 25 oktober :27 - Agenda en memorie 12/11/2012 p17/98

18 het addendum 2 bij de overeenkomst tussen de Provincie-West-Vlaanderen en het stadsbestuur van Kortrijk betreffende de instap van de openbare bibliotheek in het Provinciaal Bibliotheeksysteem goed te keuren (inhoudelijk gedeelte) dat luidt als volgt : "Addendum 2 : digitaal basispakket (2012) Artikel 1- Situering - voorwerp van het addendum 2 Dit addendum 2 wordt toegevoegd aan de overeenkomst tussen de Provincie en de stad die toegetreden is tot het Provinciaal Bibliotheeksysteem. Het maakt onlosmakelijk deel uit van deze overeenkomst. Het beoogt het onderschrijven door de stad van de verplichtingen die het gevolg zijn van het ter beschikking stellen van het 'Digitaal basispakket' via het lokale bibliotheekportaal. ( Bibliotheekportaal Bibliotheekportalen is een samenwerkingsproject van het Agentschap voor Sociaal-Cultureel Werk van de Vlaamse Overheid (hierin vertegenwoordigd door de VZW Bibnet), de vijf Vlaamse provincies en de Vlaamse Gemeenschapscommissie van Brussel. Het doel van het project is de ontwikkeling van een gemeenschappelijke, gebruiksvriendelijke en herkenbare zoekomgeving die toegang biedt tot bibliotheekcollecties in alle Vlaamse Openbare Bibliotheken. Via het Provinciaal Bibliotheeksysteem beschikt de gemeente over een zogenaamd 'Bibliotheekportaal' ( waar het publiek, zowel binnen de bibliotheek als via het internet, op een transparante manier de weg naar de bibliotheekcollectie vindt. De gemeente biedt haar bibliotheekgebruikers daarmee de kans de fysieke en digitale collectie op een intuïtieve manier te doorzoeken en titels te ontdekken. De provincie staat mee in voor de financiering van dit project in het kader van haar decretale opdracht een Provinciaal Bibliotheeksysteem te ontwikkelen en uit te baten. Digitaal basispakket Dit digitaal basispakket is een eerste stap om contexten en etalages te bouwen op en over de bibliotheekcollectie. De etalages zorgen voor een aantrekkelijke, hedendaagse en verrijkende gebruikerservaring van de eigen lokale bibliotheek op het internet. Het digitaal basispakket bestaat uit een aantal digitale bronnen die in de lokale webcatalogus worden geïntegreerd en vrij (zonder login) toegankelijk worden gemaakt op het internet. Typisch gaat het om fragmenten, of informatie over werken, auteurs of onderwerpen in de catalogus die bibliotheekgebruikers helpen bij het zoeken en oriënteren doorheen de collectie. DigiLeen is hierop een uitzondering, in afwachting van een dienst met muziekfragmenten. Dit digitaal basispakket is momenteel als volgt samengesteld : donderdag 25 oktober :27 - Agenda en memorie 12/11/2012 p18/98

19 Bron Omschrijving Aantal (1/11/2011) Persmappen Recensies DigiLeen Covers Flapteksten Integratie in Bibliotheekportalen Selectie van persartikels uit Mediargus door bibliotheekmedewerkers Recencies uit Leeswolf en Leeswelp van Vlabin-VBC Beperkte streaming muziekaanbod van de Centrale Discotheek Rotterdam Covers van boeken, cd's en dvd's van Boek.be; CDR, Syndetics e.a. Flapteksten van boeken van Boek.be persartikels in 293 persmappen Voor werken albums Boek.be ( )CDR ( ), Syndetics (44.000), andere (3.000) flapteksten Om de integratie en presentatie van digitale content kwaliteitsvol te organiseren, wordt dit basispakket samengesteld en georganiseerd op Vlaams niveau, in samenspraak met zowel contentleveranciers als de deelnemende bibliotheken. Omdat deze data geïntegreerd worden in de zoekresultaten van de PBS-catalogus (provinciale en lokale webcatalogus) wordt dit technisch gezien geïmplementeerd per PBS en kan dit niet individueel (per afzonderlijke bibliotheek) getuned worden. Kostprijs De licenties en de distributiekosten voor dit basispakket worden in samenaankoop voor geheel Vlaanderen gerealiseerd met Bibnet vzw als opdrachthouder. Door de onderhandelingen over de gebruiksprijs voor een grote groep afnemers in samenaankoop op te nemen, kunnen er betere voorwaarden en kortingen bekomen worden. Aangezien de Mediargus-persmappen deel uitmaken van het digitaal basispakket, krijgen bibliotheken die een Mediargus-abonnement hebben een korting van 0,015 per inwoner per jaar. Deze korting wordt door Bibnet bij facturatie van het Mediargusabonnement 2012 verrekend. De provincie heeft beslist om de kosten van het digitaal basispakket voor het werkjaar 2012 op zich te nemen (goedkeuring Provincieraad 24/5/2012). Dit vertegenwoordigt een totale kostprijs van ,76 die het provinciebestuur extra investeert in het interbestuurlijk project bibliotheekportalen. Op het digitaal basispakket berusten auteurs- en databankrechten en werd met het oog op ontsluiting ervan via de Bibliotheekportalen een gebruiksrecht verworven door Bibnet en het provinciebestuur. donderdag 25 oktober :27 - Agenda en memorie 12/11/2012 p19/98

20 Artikel 2 : gebruiksrecht Het provinciebestuur verleent gratis gebruiksrecht aan de stad bij het ondertekening van het addendum 2. Met het oog op de aanwending van het hoger omschreven 'Digitaal basispakket' in het gemeentelijk bibliotheekportaal gaat de stad akkoord met het volgende gebruiksrecht: Het gebruik van deze gegevens is enkel toegestaan voor privé-gebruik. Reproductie voor andere dan louter privé-doeleinden is niet toegestaan zonder voorafgaande toestemming van de rechthebbenden. Elk commercieel gebruik is uitgesloten. Alle rechten op de data zijn voorbehouden voor de respectievelijke uitgever. Het gebruik dat de Openbare Bibliotheken in Vlaanderen mogen maken van deze data is exclusief in overeenstemming met hun maatschappelijke opdracht. De stad erkent kennis te hebben van het specifieke gebruiksrecht van de verschillende onderdelen van het basispakket, zoals gepubliceerd op de website van Bibnet : Artikel 3 : inwerkingtreding Dit addendum 2 treedt in werking van zodra beide partijen het getekend hebben met terugwerkende kracht met ingang van 1 januari 2012 voor een periode van 12 maanden. Aldus overeengekomen te Bruge, in twee exemplaren, één origineel voor elke partij. Voor de provincie Voor de provinciegriffier: De adjunct-adviseur Joke Vanhoorne Voor de stad De burgemeester De gedeputeerde voor kunst en cultuur Gunter Pertry De secretaris" 7 Uitleenwinkel. Aanpassing gebruiksreglement voor logistiek materiaal. Goedkeuren. Commissie 1 - Dossier: Directie: Cultuur - Dossierbehandelaar: Sabine Keerstock Sabine.Keerstock@kortrijk.be - Tel: Samenvatting: donderdag 25 oktober :27 - Agenda en memorie 12/11/2012 p20/98

21 In de gemeenteraad van 10 oktober 2011 werd het gebruiksreglement van de Uitleenwinkel goedgekeurd. Na één jaar werking werd dit reglement geëvalueerd. Op basis van deze evaluatie werd in overleg tussen de directie Burger en Welzijn (team jeugd) en de directie cultuur enkele aanpassingen aangebracht aan het gebruiksreglement. Aan het college wordt gevraagd deze aanpassingen goed te keuren alsook voor te leggen aan de gemeenteraad. Beschrijving: In de gemeenteraad van 10 oktober 2011 werd het gebruiksreglement van de Uitleenwinkel goedgekeurd. Na één jaar werking werden in overleg tussen de directie Burger en Welzijn (team jeugd) en de directie cultuur enkele aanpassingen aangebracht aan het gebruiksreglement n.a.v. een evaluatie uitgevoerd o.l.v. Wim Vanseveren, intendant cultuur. Aan de basis van de reglementswijzigingen liggen voornamelijk volgende factoren: 1. Het op elkaar afstemmen van de vroegere reglementeringen van Jeugd en Cultuur voor het ontlenen van materiaal. 2. Daarbij is gestreefd naar: - Maximaal afstemmen van reglementering op de praktijk (bvb. de openingsuren). - Duidelijke en begrijpbare teksten. 3. Verder is ook rekening gehouden met toenemende automatisering en online-behandeling. 4. Tot slot is ook gestreefd naar billijkheid en transparantie: - Voortaan geldt voor iedereen dat enkel nog materiaal wordt uitgeleend dat op een lijst staat, die online beschikbaar is. - Iedereen houdt zich ook aan dit reglement. Afwijkingen kunnen voortaan enkel mits beslissing van het college van burgemeester en schepenen. We verwijzen hierbij naar art van het gemeentedecreet, op basis waarvan de gemeenteraad bevoegd is. De gemeenteraad wordt verzocht om: 1. Akkoord te gaan met de aangepaste openingsuren van de uitleenwinkel Depot 102: Maandag en vrijdag: uur en van 13 tot uur Woensdag: uur. 2. Het aangepaste gebruiksreglement voor logistiek materiaal van de uitleenwinkel dat in werking gaat vanaf 13 november 2012 goed te keuren met volgende tekst: "Gebruiksreglement voor logistiek materiaal van de uitleenwinkel. Inhoud - hoofdstuk 1: begrippenverklaring - hoofdstuk 2: aanvragen donderdag 25 oktober :27 - Agenda en memorie 12/11/2012 p21/98

22 - hoofdstuk 3: materiaal - hoofdstuk 4: levering en transport - hoofdstuk 5: gebruik en beheer - hoofdstuk 6: schade en tekorten - hoofdstuk 7: slotbepalingen HOOFDSTUK 1: BEGRIPPENVERKLARING Artikel 1: Doelstelling Dit reglement legt de voorwaarden vast voor het uitlenen van logistiek materiaal van de Stad Kortrijk aan organisatoren van evenementen. Artikel 2: Verklaring van begrippen In dit reglement wordt verstaan onder: - evenement: een geplande, unieke publieke gebeurtenis met een vooraf geformuleerde doelstelling, op het gebied van kunst, cultuur, sport, maatschappij, (buurt)animatie, kermis of overheidsinformatie op openbaar domein of privaat terrein. - commerciële organisatie en onderneming: elke organisatie en onderneming die als doel heeft winst maken. - privaat evenement: activiteit waar niet iedereen zonder onderscheid wordt toegelaten en de toegang afhankelijk is van een persoonlijke en individuele oproeping of uitnodiging met uitzondering van evenementen georganiseerd door een vereniging en die toegankelijk is voor alle leden van de organiserende vereniging. - bedrijfsevenement: activiteit ingericht door een commerciële organisatie of een bedrijf met de bedoeling winst te maken. - aanvrager: iedere persoon die een evenement organiseert en een aanvraag tot ontlening doet. - ontlener: iedere aanvrager wiens aanvraag tot ontlening werd goedgekeurd en zich hierbij verantwoordelijk stelt voor het uitgeleende materiaal. - vereniging: een vrijwillige groepering van enkele personen tot stand gebracht met een eigen structuur waarin zij volgens regels door hen gestelde gemeenschapsvormende doelen nastreven op het gebied van kunst, cultuur, sport, maatschappij/socio-culturele activiteiten. - openbaar domein: alle niet-gekadastreerde percelen, straten en pleinen, zowel bovengrondse als ondergrondse. Daartoe behoren ook speeltuinen, openbare sportterreinen en parken en alle straatmeubilair, aanplantingen, verhardingen volgens het statuut van het perceel waarop ze zich bevinden. - vervangwaarde: de financiële tegenwaarde om een ontleend materiaal te vervangen door een gelijkwaardig stuk waarvoor (indien nodig) een offerte gevraagd wordt. - uitleenwinkel: de plaats waar het materiaal fysiek aanwezig is en van waaruit opgehaald of geleverd wordt. Dit is in Depot 102, Moorseelsestraat 102, 8500 Kortrijk, uitleenwinkel@kortrijk.be, 0498/ , - evenementenloket: de plaats waar organisatoren allerlei informatie, advies, subsidies, lokaalverhuur,... kunnen regelen en ook waar de materialen administratief gereserveerd worden. Dit is in het stadhuis, Grote Markt 54, 8500 Kortrijk, uitleenwinkel@kortrijk.be, 056/ , donderdag 25 oktober :27 - Agenda en memorie 12/11/2012 p22/98

23 HOOFDSTUK 2: AANVRAGEN Artikel 3: Wie kan materiaal ontlenen? Voor ontlening van logistiek materiaal uit de uitleenwinkel (opgesomd onder hoofdstuk 3 van dit reglement) komen volgende aanvragers in aanmerking: - Iedereen die een evenement organiseert op Kortrijks grondgebied die toegankelijk is voor iedereen of alle leden van de vereniging. Komen niet in aanmerking voor aanvragen voor de uitleen van logistiek materiaal: - private evenementen en bedrijfsevenementen. - commerciële organisaties en ondernemingen. - evenementen buiten de grenzen van Kortrijk (uitgezonderd de minivoetbalgoals en het rolstoelpodium en uitleen tussen gemeentebesturen onderling). Artikel 4: Evenementen op openbaar domein Voor de organisatie van evenementen op openbaar domein in de Stad Kortrijk heeft men een voorafgaande schriftelijke toestemming van het College van Burgemeester en Schepenen of een vergunning van de Burgemeester nodig. Deze aanvraag en toestemming staan los van de aanvraag voor uitleen logistiek materiaal. Door de toestemming tot het uitlenen van logistiek materiaal wordt dus geenszins toestemming tot inname van het openbaar domein gegeven. Artikel 5: Aanvraagtermijnen Aanvragen voor logistiek materiaal kunnen tot ten laatste 2 weken (14 dagen) voor het evenement via het online invulformulier of het evenementenloket (stadhuis) ingediend worden, Grote Markt 54, 8500 Kortrijk, uitleenwinkel@kortrijk.be,fax Artikel 6: Aanvraag logistiek materiaal Een aanvraag kan schriftelijk of digitaal. Volgende gegevens zijn alvast verplicht in te geven voor elke aanvraag: - Alle gegevens organisatie (vereniging (naam, adres, tel./ gsm, , web)). - Alle gegevens verantwoordelijke organisator (naam, adres, tel./ gsm, , web)). - Info evenement (datum, uur, locatie (binnen of buiten), omschrijving. - Leveringsadres materialen. - Een nauwkeurige omschrijving van het gevraagde met aantal. Artikel 7: Reservatie en annulatie De ontvangstdatum van de , fax of brief van het aanvraagformulier, geldt als criterium voor de volgorde waarin de aanvragen worden opgevolgd. Er worden geen aanvragen vroeger dan 6 maand voor het evenement behandeld. De aanvrager ontvangt bij goedkeuring een orderbevestiging met waarborgfactuur per post. De waarborg moet 8 dagen voor het evenement op de stadsrekening gestort zijn. Er kan niet cash betaald worden. Het toekennen van materiaal gebeurt op basis van beschikbaarheid van eigen personeel en materiaal, zolang de voorraad strekt. donderdag 25 oktober :27 - Agenda en memorie 12/11/2012 p23/98

24 Bij weigering (materiaal niet of onvoldoende beschikbaar) wordt de klant telefonisch of via mail verwittigd. Indien het gereserveerde materiaal minder dan 8 dagen voor het evenement wordt geannuleerd door de aanvrager, zal de in het retributiereglement voorziene retributie worden aangerekend. Een uitzondering kan gemaakt worden bij zeer duidelijke en aantoonbare redenen van overmacht. HOOFDSTUK 3: MATERIAAL Artikel 8: Uit te lenen materiaal 8.1) Materiaal op te halen in de uitleenwinkel (met eigen vervoer) De actuele lijst is op de website te vinden. 8.2) Materiaal dat wordt geleverd (vervoer door de Stad Kortrijk) De actuele lijst is op de website te vinden. Artikel 9: Prijs - retributie materiaal - waarborg De ontlening van logistiek materiaal, net als de levering (inclusief laden en lossen, met uitzondering van de nadarwagens), is gratis en vrij van retributie voor iedere aanvrager die in aanmerking komt zoals beschreven in hoofdstuk 2, artikel 3. Uitzondering hierop is de retributie voor het ontlenen van elektriciteitskasten en de aansluiting op het elektriciteitsnet (bedrag in retributiereglement). Voor de kleine en grote stroomgenerator wordt per dag gerekend (bedrag in retributiereglement), inclusief de brandstof/stroom. Indien de geleverde brandstof ontoereikend is koopt de klant de nodige brandstof (gasolie) aan tot einde van zijn evenement. Hierbij wordt verondersteld dat het ontleende materiaal op een correcte manier inzake afspraken, aantallen en kwaliteit terug kan opgenomen worden in de uitleenwinkel, indien dit niet het geval is zal er toepassing gemaakt worden van hoofdstuk 6: Schade en tekorten. Er wordt bij elk evenement een waarborg van 150,00 aangerekend. Bijkomende vragen voor één en hetzelfde evenement worden niet extra aangerekend indien binnen de vastgelegde termijn duidelijk verwezen naar de oorspronkelijke aanvraag.. Bij aanvragen van materiaal voor een ander evenement door dezelfde aanvrager, wordt een waarborg van 150,00 aangerekend. Er moet altijd waarborg betaald worden door de juiste organisator/vereniging. De stadsambtenaar die werkt aan een stadsproject (= de organisatie is van A tot Z in handen van stadsambtenaren en de volledige inkomsten en uitgaven lopen via de Stad Kortrijk) of de stadsambtenaar die werkt aan een activiteit/evenement van een gemeentelijke vzw (= de organisatie is van A tot Z in handen van de stadsambtenaren van de gemeentelijke vzw en de volledige inkomsten en uitgaven lopen via de gemeentelijke vzw), dienen geen waarborg te donderdag 25 oktober :27 - Agenda en memorie 12/11/2012 p24/98

25 betalen. Bewijzen daarvoor zijn de CBS-beslissing of de contracten en/of promotiemateriaal op naam van de gemeentelijke vzw. De waarborg wordt op voorhand betaald ten laatste 8 dagen voor het evenement. Er wordt een waarborgfactuur opgestuurd, cash betalen kan niet. De waarborg wordt teruggestort op het rekeningnummer van de aanvrager binnen de maand na het evenement, na correcte teruggave van het materiaal. Artikel 10: Uitleentermijn 10.1.) De algemene maximumtermijn voor de uitleen van materiaal is 4 opeenvolgende weken ) Voor audiovisueel materiaal is de termijn beperkt tot maximum 1 week. Een langere uitleenperiode is mogelijk mits motivatie en op voorwaarde van voldoende beschikbaarheid. HOOFDSTUK 4: LEVERING EN TRANSPORT Artikel 11: Levering en ophaling van logistiek materiaal (vervoer door de Stad Kortrijk) ) Bij goedkeuring van de aanvraag en na betaling van de waarborg wordt het materiaal geleverd op het opgegeven leveringsadres, ook terug te vinden op de orderbevestiging. Bij niet-betaling van de waarborg kan geen levering plaatsvinden. De ontlener (of een vertegenwoordiger) moet aanwezig zijn bij de levering en de ophaling voor goedkeuring en ondertekening van de levering- en ophaalbon. Er wordt een zeer concrete en gedetailleerde locatie afgesproken die toegankelijk is voor de vrachtwagen met aanhangwagen. De podiumwagen en tribune kunnen niet op onverharde ondergrond geplaatst worden. Schade aan het wegdek door het oprijden van voertuigen voor leveren en plaatsen van de podiumwagen en tribune is ten laste van de organisatie. Voor het leveren van de podiumwagen moet een vrije hoogte zijn van 5m en 3m breedte en voldoende grote draaicirkel. Podiumwagens worden enkel geleverd en opgehaald op werkdagen. Eventuele tekortkomingen die bij levering worden vastgesteld, moeten onmiddellijk gemeld worden aan de uiteenwinkel. Indien er niet onmiddellijk melding gemaakt wordt van eventuele tekortkomingen wordt het uitgeleende materiaal verondersteld in goede staat geleverd te zijn. Na het evenement wordt het materiaal ter plaatse door de uitleenwinkel opgehaald na afspraak, in principe op de eerste werkdag na het evenement. 11.2) Bij afwezigheid van de (vertegenwoordiger van de) ontlener bij levering wordt het materiaal toch afgeleverd. Het materiaal wordt gelost en geladen. Voor de plaatsing van het materiaal staat de aanvrager in, dus ook voor nadars en werfhekkens. Uitzondering is het plaatsen van de tribune, waarvoor 4 medewerkers van de aanvrager nodig zijn die samen met de medewerkers van de uitleenwinkel de tribune opstellen. donderdag 25 oktober :27 - Agenda en memorie 12/11/2012 p25/98