ingeschreven in de Kruispuntbank voor ondernemingen onder het nummer ,

Transcriptie

1 BIJLAGE Bijlage nr. 1 Overeenkomst Bibliotheekportalen - Addendum1: digitaal basispakket Bibnet vzw, met maatschappelijke zetel te 1000 Brussel, Priemstraat 51, ingeschreven in de Kruispuntbank voor ondernemingen onder het nummer , vertegenwoordigd door haar voorzitter, de heer Rik Van de Walle en haar directeur, de heer Jan Braeckman, hierna 'Bibnet' genoemd, enerzijds, en anderzijds de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC), Emile Jacqmainlaan 135 te 1000 Brussel, vertegenwoordigd door het College, waarvoor optreedt Dirk BROEKAERT, algemeen directeur van de algemene directie Cultuur, Jeugd, Sport, hierna de VGC genoemd, komen overeen wat volgt. Artikel 1 Addendum Partijen sloten eerder de Overeenkomst Bibliotheekportalen Dit Addendum vult deze overeenkomst aan en verfijnt ze. De Overeenkomst en dit Addendum maken één geheel uit. Waar er tegenstrijdigheden zijn tussen de Overeenkomst en dit Addendum, gelden de bepalingen van dit Addendum. Artikel 2 Digitaal basispakket Dit Addendum heeft als voorwerp het Digitaal basispakket. Het Digitaal basispakket is het geheel aan data die gekoppeld worden aan de webcatalogus van de VGC en vrij toegankelijk is voor alle bezoekers van de Bibliotheekportalen. Het creëert een rijkere zoek- en ontdekkingsomgeving met zowel digitale collectie-onderdelen als metadata. Het Digitaal basispakket is een essentieel onderdeel van het Bibliotheekportaalproject en maakt er integraal en onlosmakelijk deel van uit. Over alle aspecten van het Digitaal basispakket (zoals daar niet limitatief zijn: samenstelling, inhoud, onderliggende contracten en kosten, timing, evaluatie, modaliteiten, bijsturing, stopzetting, uitbreiding, communicatie, ) is er tussen partijen volledige transparantie en overeenstemming nodig. Partijen handelen hieromtrent overeenkomstig de werkwijze zoals voorzien in de artikelen 2 en 3 van de Overeenkomst en de bepalingen van artikel 6 van dit Addendum. 1

2 Artikel 3 Licenties Op onderdelen van het Digitaal basispakket kunnen licentierechten rusten. Bibnet onderhandelt hierover met licentiehouders en sluit hierover licentieovereenkomsten af. Voor zover deze licentieovereenkomsten consequenties hebben voor onderdelen van het Digitaal basispakket, is hiertoe het voorafgaandelijk akkoord van de projectgroep nodig. Er wordt op 1 januari 2013 gestart met volgend aanbod en dit overeenkomstig reeds afgesloten licentieovereenkomsten, waarvoor dus geen voorafgaandelijk akkoord van de projectgroep nodig is: 1. Recensies Recensies uit Leeswolf en Leeswelp van Vlabin-VBC op basis van de licentieovereenkomst met Vlabin-VBC; 2. Persmappen Selectie van persartikels uit Mediargus door bibliotheekmedewerkers op basis van een licentieovereenkomst met Mediargus; 3. Covers Covers van boeken, cd's en dvd's van Boek.be, Centrale Discotheek Rotterdam, Syndetics en andere op basis van licentieovereenkomsten met Boek.be, Syndetic Solutions en Centrale Discotheek Rotterdam; 4. Flapteksten Flapteksten van boeken van Boek.be op basis van een licentieovereenkomst met Boek.be/Boekenbank; 5. Muziekfragmenten Streaming muziekfragmenten van 30s van de Centrale Discotheek Rotterdam op basis van een licentieovereenkomst met de Centrale Discotheek Rotterdam. Op het geheel van deze data berusten auteurs- en databankrechten en werd met het oog op de ontsluiting ervan via de Bibliotheekportalen het volgende gebruiksrecht verworven: Het gebruik van deze gegevens is enkel toegestaan voor privé-gebruik. Reproductie voor andere dan louter privé-doeleinden is niet toegestaan zonder voorafgaande toestemming van de rechthebbenden. Elk commercieel gebruik is uitgesloten. Alle rechten op de data zijn voorbehouden door de respectievelijke uitgever. Het gebruik dat Openbare Bibliotheken in Vlaanderen mogen maken van deze data is exclusief in overeenstemming met hun maatschappelijke opdracht. Dit gebruiksrecht wordt gepubliceerd op de Bibliotheekportalen. De VGC neemt het op in haar overeenkomst met de gemeenten als gemeentelijke verplichting. In die overeenkomsten erkennen de gemeenten ook kennis te hebben van de omschrijving en draagwijdte van het specifieke gebruiksrecht van de verschillende onderdelen van het basispakket, zoals gepubliceerd op de website van Bibnet ( Artikel 4 Servicedesk De VGC fungeert in het ruimer kader van haar servicedesk als aanspreekpunt voor alle vragen, opmerkingen en suggesties over het Digitaal basispakket van de bij haar aangesloten gemeenten. Zij volgt dit op en verwijst zo nodig door naar Bibnet. Zij brengt er verslag over uit aan de projectgroep als onderdeel van de evaluatie zoals bedoeld in artikel 6. 2

3 Deze werkwijze kan bijgestuurd worden in het kader van de servicedeskproblematiek voor het globale bibliotheekportaalproject. Artikel 5 Kosten Bibnet prefinanciert de kosten verbonden aan de licentierechten en distributie, en recupereert die van de VGC op de wijze zoals verder beschreven. Technische kosten ter integratie van het digitaal basispakket in bibliotheekportalen vallen ten laste van Bibnet.De licentiekosten worden op basis van de thans afgesloten licentieovereenkomsten voor 2013 geraamd op 0,06 euro per jaar per inwoner van de gemeenten die gebruik maken van een bij het Bibliotheekportaal aangesloten Bibliotheeksysteem. De op een Bibliotheeksysteem aangesloten gemeente met een volledig Mediargusabonnement via Bibnet krijgen een korting van 0,015 euro per jaar per inwoner op dit abonnement. Het aantal inwoners per gemeente is het inwoneraantal op 1 januari 2011 zoals gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Voor de VGC worden de inwonertallen uit het Rijksregister gevolgd ( met dien verstande dat slechts 30 % van het inwoneraantal van het Brusselse Hoofdstedelijk Gewest wordt verrekend, en voor Muntpunt inwoners. Voor elke gemeente wordt het inwonertal afgerond op het onderliggende duizendtal. Bibnet brengt de vooraf geraamde licentiekost in rekening aan de VGC op de jaarlijkse factuur op de wijze zoals bedoeld in artikel 7 van de Overeenkomst. De kost is slechts verschuldigd ten vroegste vanaf 1 januari 2013 op basis van het aantal op dat ogenblik daadwerkelijk bij het Bibliotheeksysteem aangesloten gemeenten. De prijsraming wordt geëvalueerd op de werkwijze zoals beschreven in artikel 8 van de Overeenkomst en 6 van dit Addendum. Het staat de VGC vrij de door hen te betalen licentiekosten geheel of gedeeltelijk te recupereren van hun deelnemende gemeenten en hiertoe de nodige bepalingen op te nemen in hun overeenkomsten met de gemeenten. Bibnet kan op generlei wijze kosten recupereren van de bij de VGC aangesloten gemeenten. Voor de VGC bedraagt de kost op basis van inwoners overeenkomstig het bij deze overeenkomst horende gedetailleerde overzicht. Artikel 6 Evaluatie Het Digitaal basispakket wordt geëvalueerd waarbij alle aspecten van het Digitaal basispakket (zoals daar niet limitatief zijn: samenstelling, inhoud, onderliggende contracten en kosten, timing, evaluatie, modaliteiten, bijsturing, stopzetting, uitbreiding, communicatie, ) aan bod komen. Deze evaluatie gebeurt door de projectgroep in overleg met een representatieve groep van deelnemende gemeenten. De projectgroep komt een flexibele werkwijze overeen om deze evaluatie efficiënt te laten verlopen met speciale aandacht voor: de actualisering van de jaarlijkse raming van de licentiekost en de afrekening ervan; de timing, de duurtijd van de licentieovereenkomsten en de opzegmogelijkheden; de budgettaire ruimte waarbinnen kan gehandeld worden. Deze werkwijze kan bijgestuurd worden in het kader van de evaluatieproblematiek voor het globale bibliotheekportalenproject. 3

4 Artikel 7 Diverse bepalingen 1. Aan gemeenten die niet tot een Bibliotheeksysteem zijn toegetreden en op enigerlei wijze mee genieten van de in artikel 3 bedoelde licenties, rekent Bibnet vanaf 2013 op gepaste wijze de licentiekosten aan die zij ten behoeve van de globale bibliotheeksector heeft verworven en betrekt deze regeling bij de evaluatie zoals bedoeld in artikel De bibliotheken van Gent en Brugge die als pilootprojecten binnen Bibliotheekportalen zijn opgenomen, rekent Bibnet vanaf 2012 op gepaste wijze de kosten aan voor gebruik van het digitaal basispakket en betrekt deze regeling bij de evaluatie zoals bedoeld in artikel 6. Artikel 8 Inwerkingtreding Dit Addendum treedt in werking van zodra alle partijen het getekend hebben met terugwerkende kracht met ingang van 1 januari 2013 voor een periode van 12 maanden, waarna ze stilzwijgend verlengd kan worden. Aldus opgemaakt in twee exemplaren te Brussel op <datum>. Elke partij verklaart een exemplaar te hebben ontvangen. Gelezen en goedgekeurd, Voor Bibnet Jan Braeckman Rik Van de Walle directeur voorzitter Voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie Namens haar College Dirk Broekaert, algemeen directeur van de algemene directie Cultuur, Jeugd, Sport 4

5 Overeenkomst Bibliotheekportalen Addendum 1 : digitaal basispakket VGC Bijlage Gemeente Inwoners BS Werkgebied 2011 (30% inw.) Werkgebied 2011 (afgerond) In PBS op Kostprijs Digitaal Basispakket (werkgebied x 0,06) Anderlecht ja Brussel-stad ja Elsene ja Etterbeek ja 780 Evere ja 600 Jette ja 840 Koekelberg ja 360 Muntpunt n.v.t ja Oudergem ja 540 Schaarbeek ja Sint-Agatha-Berchem ja 360 Sint-Gillis ja 840 Sint-Jans-Molenbeek ja Sint-Joost-ten-Node ja 480 Sint-Pieters-Woluwe ja 660 Ukkel ja Vorst ja 900 Watermaal-Bosvoorde ja 420 TOTAAL Gezien om gevoegd te worden bij Collegebesluit houdende de goedkeuring van een addendum aan de overeenkomst bibliotheekportalen met de vzw Bibnet over het digitaal basispakket nr van De collegeleden, Bruno DE LILLE Brigitte GROUWELS Guy VANHENGEL 5