Notulen ALV. Datum: 16 april 2015 Tijd: Afwezig met afmelding: Zie presentielijst, bijlage. 1. Opening door René

Transcriptie

1 Notulen ALV Datum: 16 april 2015 Tijd: Plaats: Amerhal Genodigden: Alle leden HVM Notulist: Nidia Afwezig met afmelding: Zie presentielijst, bijlage 1. Opening door René Beste leden en belangstellenden, Namens het bestuur heet ik jullie allemaal van harte welkom op deze ALV. Vanavond geven we jullie een overzicht waar het bestuur afgelopen jaar mee bezig was en natuurlijk komt ook de financiële kant aan bod. Afgelopen jaar heeft het bestuur ervaring als een prettig jaar voor de vereniging. Er waren geen grote problemen en zodoende konden we binnen het bestuur een aantal zaken oppakken die nog niet aan bod waren gekomen. Het belangrijkste was de opzet van ons clubblad: de Treffer 2.0. Hierover zal Eveline later op de avond meer vertellen. Wat betreft de sponsoring zijn we en m.n. Kees flink bezig geweest. De Rabo clubkascampagne heeft ons een mooi bedrag opgeleverd(iedereen bedankt die op HVM heeft gestemd). In het clubblad staan veel advertenties. Kees vertelt hier later op de avond nog wat meer over. Helaas zien we nog steeds dat we interen op onze reserves en als iemand nog iemand weet die wil sponseren, laat het ons weten. Afgelopen jaar zijn de regiobijeenkomsten tussen Dongen/HVM/ Mixed up/hmc/rhv helaas niet meer van de grond gekomen. Met 1 landelijk NHV is het schijnbaar toch moeilijk(ook financieel) om dit soort bijeenkomsten te organiseren. Gelukkig zijn er wel andere acties vanuit het NHV: het regionale scheidsrechterscafé werd goed bezocht en was goed geregeld. Hier konden scheidsrechters ervaringen uitwisselen en vertelde een Belgische top trainer hoe hij in de wedstrijden met scheidsrechters omgaat. Ook zien we dat het NHV een aantal bijeenkomsten in de regio organiseert voor de TC en het bestuur, waar de verenigingen kunnen aangeven waar ze tegenaan lopen, en waar je ook de visie van andere verenigingen hoort. Nieuw binnen het NHV is ook dat er direct op je vragen, die je per mail kan stellen, wordt gereageerd; dat was vroeger nog wel eens anders. Een grote verandering die er aan zit te komen die alle teams aangaat is het digitale wedstrijd formulier. De papieren versie gaat met ingang van de veldcompetitie dus per aanstaande weekend, verdwijnen en de coaches, spelers en scheidsrechters kunnen een app downloaden waar alle spelers met foto in al instaan en wat tevens wedstrijd formulier is. Ook de scheidsrechter moet dit dus digitaal gaan invullen. Het klinkt moeilijk maar het werkt prima als we de gebruikers uit de wedstrijdsport waar dit al vanaf januari proef draait, mogen geloven. De TC heeft alle coaches al benaderd en ook veel spelers hebben de app al gedownload. Het zal even wennen zijn, maar bij vele andere sporten loopt het ook prima. Afgelopen jaar zijn de spelregels bij de F jeugd behoorlijk veranderd maar hier komt Adrie straks nog op terug. Voor volgend jaar worden er bij de E jeugd een aantal veranderingen doorgevoerd: hier komen er shoot-outs bij en maar 5 man in het veld i.p.v. 6 en verboden om op de 6 meter te verdedigen maar man tot man. Hiervan horen jullie binnenkort meer. Volgend jaar worden de regels bij de D jeugd aangepast. Waar we als bestuur wel tegenaan lopen is het tekort aan zaalruimte voor HVM. Ondanks de nieuwe zaal is er bijna geen extra ruimte voor onze leden bij gekomen. Juist omdat we nu met alle teams 2x per week zijn gaan trainen, hetgeen ook prima bevalt, hebben we ruimte tekort. We zijn weer aan het lobbyen voor meer ruimte voor volgend seizoen, maar het is er nog niet. Volgend seizoen hebben we meer teams binnen HVM dus extra ruimte is zeer welkom. Het zou zo maar kunnen dat er teams de 2 e training buiten Made moeten gaan doen.we zullen het met elkaar moeten oplossen.

2 Helaas hebben we als bestuur ook moeten besluiten om dit jaar een incasso bureau in te schakelen. Als leden midden in het seizoen stoppen en niet aan hun verplichtingen willen voldoen, nadat ze herhaaldelijk zijn aangeschreven, hebben we besloten om een incassobureau, dat speciaal voor sportverenigingen is, in te schakelen. Gelukkig hebben we hiermee supersnel ons geld, dus ook jullie geld, binnengehaald. Iedereen weet wanneer je je kan afmelden en wat je moet betalen, Je krijgt altijd een eindafrekening wat je nog moet betalen. Het is geld van de vereniging! Trots zijn we op de mensen die binnen HVM bezig zijn om hun scheidsrechters diploma te halen. Het gaat hier om verenigingsscheidsrechters die bij de bond hiervoor examen moeten doen en op het punt staan dit aan te vragen. Ook de praktijkbegeleiders, dat zijn mensen die al voor de bond fluiten, en die deze scheidsrechters in opleiding begeleiden, bedankt hiervoor! Ook onze jeugdscheidsrechters zijn fanatiek bezig en fluiten gemotiveerd hun wedstrijden. Maar ook hier geld dat we nog steeds scheidsrechters erbij kunnen gebruiken. Trots zijn we ook op onze 3 leden die de cursus het trainen van pubers in de sport hebben gevolgd. Allemaal belangrijk om onze jeugd goed te begeleiden. Punten die nog meer tijdens de bestuursvergadering aan bod zijn gekomen: Koers van HVM: prestatie gericht of niet of waar het kan? Iedere 3 maanden update van de financiën Grote club actie Contributieverhoging zoals op de vorige alv is afgesproken(mirjam) Website beheer: is dit jaar niet geworden wat we ervan hadden verwacht Aanvraag subsidie bij gemeente/ contacten met gemeente/ jeugdsportbeleid/buurtsportcoach Dagelijks doorsturen berichten van NHV naar de juiste personen Associatieoverleg Stand van zaken in de TC Boetebeleid Nieuwjaarsreceptie Kersthandbaltoernooi Promotiefilm over HVM die de komende maand wordt gemaakt. Vooral Silke is hier de drijvende kracht achter. Ledenwerving Nieuwe tenues(aug 2016) Nog op agenda: Wel of niet betalen van (jeugd) trainers Sponsor beleid: wat te doen met individuele initiatieven Beleid voor bedankjes/kaartjes naar leden Jeugdplan: wel of niet schrijven en door wie?? Misschien ben ik nog vergeten maar zoals jullie kunnen zien is het bestuur volop in actie. Missen jullie nog punten waarvan jullie vinden dat we ze moeten oppakken dan horen we dit graag! Tot slot wil ik nog vermelden dat we nog diverse vrijwilligers zoeken. Ook dit komt straks nog aan bod. Met name om een team te coachen zal toch meestal een ouder moeten opstaan want iemand vinden die zomaar een team gaat coachen vind je bijna niet. Ook trainers vinden is een hele opgave. Ik wil iedereen bedanken die zich ook afgelopen jaar weer voor HVM heeft ingezet. Sponsors, coaches, trainers, scheidsrechters, alle commissies en alle andere vrijwilligers: hartelijk dank voor jullie inzet. Zonder jullie hulp kan HVM niet bestaan. Ik wens iedereen een prettige vergadering!

3 Lijst van aftreden bestuur Nidia en Kees treden officieel af. Kees stopt met het bestuur en de sponsorcommissie i.v.m. zijn gezondheid. Hierdoor ontstaat een vacature in het bestuur. Nidia is herkiesbaar en wordt unaniem herkozen door de vergadering. Nieuwe vacatures Nieuwe vacatures worden ter sprake gebracht. We zijn nog naar de volgende personen op zoek: - Lid voor het bestuur - Lid voor de TC - Lid voor PR en sponsoring - Enkele leden voor de AC aangemeld Lisa Verschuren en Babs van Ham - Webhost aangemeld Lilianne Gouverneur 2. Goedkeuring notulen ALV 2014 De notulen worden door Nidia kort doorgenomen en toegelicht, waarna ze goedgekeurd worden door de vergadering. 3. Te bespreken punten: Jaarverslag secretariaat 2014 Jaarverslag wordt kort doorgenomen door Nidia. Er wordt terecht gewezen dat Harry Gouverneur en Kim van Gils niet genoemd worden bij de commissies. Dit wordt aangepast, waarna het verslag op de site van HVM zal komen te staan. Financieel jaarverslag 2014 Mirjam geeft een korte samenvatting. Resultaat aan het einde van 2014 is ruim 900,-. Er zijn verder geen vragen of opmerkingen. Kascontrole 2014 Kascontrole is dit jaar uitgevoerd door Gerdy Sestig en Tina Verhaard. Zij hebben de kas goedgekeurd. Het zag er keurig netjes uit. Gerdy vormt samen met Frans v/d Maden de nieuwe kascontrole commissie Korte pauze Begroting 2015 Mirjam licht de begroting van 2015 kort toe. Het belangrijkste punt is met name de inkomsten van de gemeente die geleidelijk zullen gaan afnemen. Daardoor zal er een contributieverhoging plaats moeten vinden. De vergadering stemt hiermee in. Verder zullen we nieuwe sponsors moeten gaan vinden om de clubkas financieel gezond te houden. De begroting voor 2015 wordt door de vergadering goedgekeurd. Bijdrage van de commissies Technische commissie Allereerst wil ik alle coaches, trainers, scheidsrechters en tijdwaarnemers bedanken voor zijn en haar inzet van het afgelopen jaar want met elkaar kunnen wij het maken!! De technische commissie bestaat uit: Mirjam van Dongen: Ledenadministratie/penningmeester Silke Akkermans: Wedstrijdwezen René van Vliet: Samenwerking HMC en Mixed up Carla Segeren: inleveren van de wedstrijdformulieren Steffi van der Maden: Verdeling van de scheidrechters

4 Adrie Flipsen: voorzitter en notuliste Nadat we vorig jaar de teamindelingen gemaakt hebben, hebben we gelukkig voor alle teams coaches bereid gevonden om de teams het komende seizoen te coaches. Ook de puzzel die gemaakt moest worden voor de trainingstijden en trainers is voor de zomervakantie gecommuniceerd naar alle leden. We zijn in het seizoen gestart met het HMC toernooi in Raamsdonksveer. Alle teams waren hier vertegenwoordigd. Eind augustus startte de veldcompetitie en gingen alle teams voortvarend van start. Het is toch altijd weer spannend, hoe draaien de teams, komt iedereen opdagen, maar we zijn erg tevreden hoe we het laatste jaar gedraaid hebben. Bij de F-jeugd ging er gewerkt worden met de nieuwe regels, 5 spelers in het veld, vliegende keeper, een half veld, zachte bal en kleinere goals. Veel verenigingen waren hier nog niet op ingespeeld, maar vanaf de zaal ging dit gelukkig een stuk beter. Binnen de B1 kregen we een aantal afmeldingen maar de B2 en C1 hebben dit team gedurende de zaal en veldcompetitie goed geholpen zodat we geen team terug hoefde te trekken uit de competitie. Dit is erg vervelend en kost de vereniging 250, -. Ik wil hiervoor Silke bedanken, om elke week de puzzel te maken. Voor de rest hebben de teams lekker gehandbald en zeker bij de jeugd kunnen we zeggen dat de binnencompetitie super goed is verlopen. De D1 een eerste plek, E1en ook de B2 een 2 e een tweede plaats, super gedaan allemaal. Het afgelopen jaar hebben ook alle teams, m.u.v. de F-jes, twee keer in de week kunnen trainen en we zien onze handballers groeien en ze krijgen meer conditie. Het aantal kinderen bij de F en E-tjes, zijn het afgelopen jaar flink gegroeid, we hebben zelf ruimte bij moeten maken om alle kinderen goed aan bod te laten komen tijdens de trainingen. Uiteraard hebben we het afgelopen jaar het kersthandbaltoernooi georganiseerd, super goed verlopen, iedereen die hieraan meegeholpen heeft uiteraard bedankt!! Op school hebben we veel positieve reacties gekregen en weer een aantal nieuwe leden.. 28februarihebben we een handbalclinic opgezet voor de oudste F-jes, de E meiden, D meiden en jongens en een toernooitje voor de C en D meiden tegen de meiden van de Handbalschool Brabant!! De trainers van de handbalschool waren heel positief gestemd over onze kids, ze waren gemotiveerd en sportief, dat is uiteraard leuk om te horen!! Beginmaart hebben we wederom de vriendjes en vriendinnekes training georganiseerd, wederom een succes en weer een aantal nieuwe leden Het afgelopen jaar is de ledenadministratie overgegaan naar Mirjam. Aangezien Mirjam ook onze penningmeester is past de ledenadministratie goed bij deze klus. Aangezien er het afgelopen jaar vroegtijdig leden opgezegd hebben, en wel de bondscontributie moeten betalen, hebben we dit wel geprobeerd te verhalen op de gestopte leden. HVM is Mirjam dankbaar dat ze alles zo goed op een rijtje heeft weten te krijgen, de administratie is prima op orde!! Steffi is degene die de puzzel rondom de scheidrechters indeling voor haar rekening neemt. Ze heeft de puzzel rondom de scheidrechters voor het komende veldseizoen in elkaar gezet. Het afgelopen jaar zijn er een aantal nieuwe scheidrechters gestart, bij de jongste jeugd zijn Indy, Noa en Kristel jeugdscheidsrechter en bij de oudere teams zijn Tinie van Vuren en Jan Flipsen bezig om hun scheidrechters diploma te halen. Nieuwe scheidrechters hebben we hard nodig, als je ziet dat we steeds meer teams krijgen en de aanwas van nieuwe scheidrechters dus heel erg belangrijk is, dus meld je aan bij Steffi!! De spelregeltest is het afgelopen jaar ook van start gegaan, alle leden vanaf de B, zijn verplicht om de spelregeltest te halen. Een groot aantal leden zijn al geslaagd maar er zullen de komende periode nog een aantal leden flink aan de bak moeten gaan Op dit moment zijn we bezig met de teamindelingen voor het seizoen Wederom een prachtige puzzel. Begin april hebben we het aantal teams doorgeven aan de NHV en gaan we de zaalhuur regelen. Volgende week gaan we om tafel met de trainers en coaches om de voorlopige opzet te bespreken. Dan kunnen we de definitieve indeling maken en de eventuele dispensatiespelers aanvragen bij de NHV. Denk je trainen, dat lijkt me leuk om te doen of ik wil wel eens kijken of iets voor mij is, kom gewoon naar ons toe en dan kijken we samen welke opties er zijn!! Graag horen we mensen die training willen geven, teams willen coachen, wedstrijden begeleiden als scheidsrechter enz. Zijn er nog vragen dan horen we ze graag.

5 Samenwerking HMC en Mixed-Up We hebben 8 keer een vergadering gehad samen met Mixed Up/HMC Punten die tijdens het associatieoverleg zijn besproken: Heren Senioren: samen met HMC en Mixed Up o Trainers(s) o Begeleiding o Problemen met 3 e team o Financiën: trainers kosten, scheidsrechters kosten, boetes, zaalhuur(wedstrijden en training) o Volgend seizoen: 2 teams i.p.v. 3 teams, nieuwe trainer, teamsamenstelling; naamgeving wordt Goodflooring HMC/HVM combinatie en Mixed Up/HVM combinatie. HMC is verantwoordelijk voor team 1 en Mixed Up voor team 2. We gaan de thuiswedstrijden van team 1 en 2 over alle hallen verdelen. Iedere vereniging levert zelf scheidsrechters voor de thuiswedstrijden behalve voor het 1 e team want die worden door de bond gefloten. Met de jeugd werken we alleen samen met HMC omdat Mixed Up geen jongens jeugd heeft. o Trainingstijden en locaties besproken o Doorlopende jongens lijn voor komend seizoen A, B, C, en D team. Hierbij vallen het D en C team onder de vlag van HVM en de jongens B en A onder HMC. We proberen 1x in Made en 1x per week in Raamsdonksveer te trainen. Thuiswedstrijden worden verdeeld. Alleen de jongens A spelen en trainen alleen in Raamsdonksveer. o Dispensatie aanvragen o Problemen oplossen o Veel overleg tussen de TC van beide verenigingen om de wedstrijden op de juiste locatie en tijdstip te laten plaatsvinden. Activiteiten commissie Allereerst bedankt Rachèl iedereen voor de bereidheid mee te helpen waar nodig. Zij is in haar eentje AC, maar er is genoeg hulp van alle kanten om de activiteiten tot een groot succes te maken. Ze is wel op zoek naar nieuwe activiteiten. Het kamp en familietoernooi zullen met regelmaat terug blijven keren, maar is ze ook op zoek naar wellicht een goede vervanger voor het bitterballentoernooi. Wie ideeën heeft, kan ze altijd aanleveren bij Rachèl. Scheidsrechterscommissie Steffi wil graag iedereen bedanken die dit jaar gefloten heeft. Zonder deze scheidsrechters had HVM een groot probleem. We mogen zelfs bijna twee nieuwe officiële scheidsrechters welkom gaan heten, Tinie van Vuuren en Jan Flipsen. Ook vanuit de jeugd is er nieuwe aanwas. Vele handen maken veel licht werk is een uitdrukking die hier precies bij past. Wij zijn blij met al deze mensen die bereid zijn om de wedstrijden te fluiten. PR en sponsoring Fondsenwervende activiteiten Grote clubactie Tijdens de ALV van 2013 is er gezamenlijk besloten om van alle leden te vragen om minimaal 3 loten te verkopen voor de grote clubactie. Nu twee jaar later mogen wederom spreken van een fantastische opbrengst. Rabo clubkascampagne Vorig jaar hebben we hier toch een mooie financiële bijdrage uit ontvangen waarmee we het jaarlijkse kersthandbal toernooi hebben kunnen realiseren/organiseren.

6 Bijdrage vanuit de sponsorcommissie: Afgelopen jaar is helaas niet het jaar geworden zoals het eigenlijk had moeten worden. Dit klinkt echter zwaarder dan het is want ondanks alles kunnen we toch melden dat er behoorlijk aan de weg is getimmerd. Na de laatste ALV is er een mooi team voor de pr en sponsoring gevormd. Harry, Jan, en Eveline zijn de eenkoppige commissie komen versterken. Het kassabon sparen is een systeem waaraan ieder lid kan meedoen door simpel de kassa bonnetjes van de deelnemende winkeliers te sparen en af te geven bij de sponsor commissie. De deelnemende winkeliers hebben een afspraak gemaakt om aan de hand van de verzamelde kassa bonnetjes een financiële vergoeding te storten op de rekening van HVM. Het doel voor volgens jaar voor dit project is meer winkeliers te werven die mee willen doen. Als jullie een winkelier kennen benader hem gerust met de vraag en/of laat het ons weten zodat we hem kunnen benaderen. We hopen dat in het volgend jaar nog meer succes geboekt kan gaan worden met eventueel meer reclame borden, adverteerders en pr acties dan in het afgelopen jaar. Ben je geïnteresseerd om de commissie daarin te ondersteunen, meld je aan! Treffer 2.0 De Treffer is nieuw leven ingeblazen. Een simpel en gewoon middel om leden te informeren en te binden aan ons clubje. Na het weg vallen van onze buiten accommodatie had onze vereniging een bindende factor nodig waarin we elkaar kunnen ontmoeten. In de nieuwe treffer is het mogelijk om iedereen zijn of haar verhaal te laten vertellen tegen alle leden van HVM. Als we de reacties peilen kan ik wel zeggen dat het clubblad positief door de leden is ontvangen. Toch willen we hier een verzoek uitspreken van de redactie om vooral niet te schromen om stukjes en reacties in te sturen. Het is echt motiverend als blijkt dat leden actief willen meewerken aan dit project. Het doel voor volgend jaar zal zijn om het clubblad te verbinden aan de website zodat we zowel een tastbaar als een digitaal platform hebben om leden te informeren en sponsoren te etaleren. Naast het feit dat de Treffer een platform kan en mag zijn voor alle leden en bestuur is het ook een mogelijkheid om middels advertenties wat extra geld in de clubkas te laten stromen. Als jullie nog suggesties hebben voor nieuwe adverteerders horen wij dit uiteraard graag. 4. Rondvraag en opmerkingen Colinda is bereid Dames 2 te gaan coachen meer een vraag richting de TC. Vooral het team Dames 2, zal hier fiat aan moeten geven. Shirley vraagt het bij de dames na, waarna ze Colinda zal benaderen. Er is van buiten de vereniging veel animo voor een recreanten team. Dus wellicht komt er naast de drie dames teams ook nog een vierde recreanten team bij. Bij de tafeltennisverenging hebben ze afspraken met diverse sites die adverteren op hun site. Als je via de site iets bestelt, gaat er een klein percentage naar de vereniging.

7 Kunnen de jongens en vaders gevraagd worden bij het familietoernooi om rustig te spelen hier zal tijdens het toernooi aandacht aanbesteed worden. Tot welke leeftijd is het kamp? dit wordt georganiseerd voor tot en met de C jeugd. Wellicht kan de B benaderd worden om te helpen hierbij. 5. Sluiting Harry en Kees worden bedankt voor hun inzet voor HVM!