Snelle start hulp voor eenvoudige evenementen.

Transcriptie

1 Snelle start hulp voor eenvoudige evenementen.

2 0. Vooraf: welke termen gebruiken wij? evenement: een uitzonderlijke activiteit of geheel van activiteiten die gedurende één of meer dagen plaatsvindt/plaatsvinden naar aanleiding van een gebeurtenis van voorbijgaande aard. activiteit: een onderdeel van een evenement waarbij opgenomen muziek gespeeld wordt. Een activiteit behoort steeds tot één soort, vindt steeds plaats op een bepaalde locatie, en gebruikt daar één of meer ruimtes. locatie: de plaats waar de activiteit plaatsvindt. Een locatie is steeds verbonden met één of meer activiteiten, en kan binnen zijn (in een gebouw op een bepaald adres), of kan in openlucht zijn (ook op een bepaald adres, indien er geen huisnummers zijn gebruikt men z/n ) ruimte: is een onderdeel van een locatie. Eén locatie kan verschillende ruimtes hebben. Speciale termen: Binnen: een ruimte met een vaste dakbedekking Openlucht: een ruimte in openlucht of zonder vaste dakbedekking. Soort activiteit: drie soorten met betrekking tot de Billijke Vergoeding. Deze soorten bepalen in grote mate de hoogte van het tarief. Samengevat: Met dans / met drank: activiteiten waarbij de gelegenheid geboden wordt tot dansen en waarbij ook dranken en/of maaltijden aangeboden worden of kunnen geconsumeerd worden. Zonder dans / met drank: activiteiten waarbij geen gelegenheid geboden wordt tot dansen en waarbij dranken en/of maaltijden aangeboden worden of kunnen geconsumeerd worden. Zonder dans / zonder drank: activiteiten waarbij geen gelegenheid geboden wordt tot dansen en waarbij geen dranken en/of maaltijden aangeboden worden of kunnen geconsumeerd worden. Een evenement vindt plaats op 1 of meer dagen bestaat uit 1 of meer activiteiten gespreid over deze dagen Een activiteit vindt plaats op een bepaalde locatie gebruikt één of meer ruimtes op deze locatie behoort tot een bepaalde soort De locatie heeft een adres. Bovendien heeft een evenement een organisator, ook met een adres, en met een contactpersoon.

3 1. Verzamel eerst alle gegevens over het evenement. gebruik hiervoor bijvoorbeeld de affiche of de strooifolder wat heb je nodig? De naam van het evenement De datum waarop het evenement plaatsvindt De inkomprijs indien het een bal of fuif betreft. De naam en adres van de organisator (dit is meestal de vereniging die het evenement organiseert) De naam van de contactpersoon Zijn adres en telefoonnummer De naam van de locatie en de naam van de ruimte Het adres van de locatie In deze snelle start hulp gebruiken wij dit voorbeeld: Het evenement: Jaarlijks bal van de wielertoeristen vind plaats op: 30 september bestaat uit 1 activiteit: Jaarlijks bal van de wielertoeristen is een bal en behoort tot de soort: met dans / met drank vind plaats in de locatie: De Witte Zaal de locatie De witte Zaal telt maar één ruimte: De Witte Zaal de Witte Zaal heeft een totale oppervlakte van 250 m² de inkomprijs is 4 euro in voorverkoop en 6 euro aan de kassa het locatieadres is: De Witte Zaal, Gr. Konijnestraat 15, 3370 Boutersem de organisator is: De wielertoeristen van Kerkom Adres: Begijnenbosweg 22, 3370 Boutersem de contactpersoon is: Mark Duchateau mduchat@yahoo.be telefoonnummer: Open de Internet Explorer Typ in de commandoregel:

4 3. Het scherm is verdeeld in 5 zones die u steeds zult zien. Zone 1: Het Logo van de Billijke Vergoeding is tegelijk de HOME knop. Wanneer u in de loop van uw bezoek aan onze website hier op klikt, dan gaat u steeds naar deze eerste pagina van de aangiftewebsite. Zone 2: Dit is de bovenste zone met 6 tabs waarmee u telkens een functie kunt selecteren. De geselecteerde functie wordt steeds in het groen aangeduid. Hiermee weet u steeds waar u zich in de website bevindt. U kunt op eender welk ogenblik naar een andere tab gaan. De gegevens die u ingebracht heeft zijn nooit verloren, en worden automatisch gebruikt indien ze voor de nieuwe keuze noodzakelijk zijn. Zo kunt u bijvoorbeeld zonder probleem van de Tab Evenement berekenen overgaan naar de Tab Evenement aangeven : alle gegevens die u inbracht voor de berekening worden dan automatisch overgenomen voor de aangifte. Zone 3: Onder het Logo staan de knoppen waarmee u de taal van de website kunt veranderen. Ook dit gebeurt zonder verlies van gegevens. Zone 4: De linkerkant van het scherm is gereserveerd voor de Gids teksten : deze tips geven u belangrijke informatie die u nodig heeft om zonder probleem het gewenste resultaat te bereiken. Icoontjes maken u snel duidelijk om welke soort informatie het gaat. Zone 5: is de belangrijkste zone van het scherm, in dit gedeelte wordt gewerkt, wordt gevraagde informatie getoond, wordt informatie opgevraagd,. zone 1 zone 2 zone 3 zone 4 zone 5

5 4. Klik op de tab Evenement aangeven 5. Lees de Intro aandachtig en ga verder: klik op <volgende>. 5

6 6. In het evenement scherm typt u in de lichtgele vakken alle gegevens over het evenement en over de organisator. Er zijn 2 aandachtspunten: De datum selecteert u op de volgende manier: Kies de juiste maand of het juiste jaar door op de > of < te klikken. Klik met de muis op de datum in de kalender. De optie Verschillende dagen selecteren wij in dit voorbeeld niet omdat het evenement op één dag plaatsvindt. Indien u deze optie aanklikt kunt u een evenement dat op verschillende niet opeenvolgende dagen plaatsvindt aangeven. Een adres wordt ingegeven op de GPSwerkwijze : Typ eerst de postcode in en de gemeentenaam wordt automatisch ingevuld.!?wij werken uitsluitend met de naam van de fusiegemeente?! Typ daarna de naam van de straat in. De computer zal naarmate je verder typt straatnamen voorstellen. U kunt uit deze lijst de juiste straat kiezen. Vindt u de juiste straat niet, typ dan het belangrijkste deel van straatnaam die u zoekt. De computer zal u dan alle straten tonen waarin het gedeelte dat u intypte voorkomt. U kunt uit deze lijst de juiste straat kiezen. Mocht het onwaarschijnlijke zich voordoen, en vind u de straat niet terug, dan kunt u zelf de straatnaam intypen. Maar controleer vooraf eens of uw informatie correct is. Kijk bijvoorbeeld de postcode nog eens na. Klik daarna op de knop <volgende>.

7 7. In het activiteiten scherm vult u de verdere details in: Dit scherm is opgedeeld in twee grote delen: het gedeelte rechts waar de informatie moet ingetypt worden. Ook hier moet u de lichtgele vakken invullen. het gedeelte links, dat de structuur van uw evenement aangeeft. In dit gedeelte moet u niets invullen: u vindt in dit gedeelte de essentiële informatie terug over uw activiteit. Naarmate u verder gaat met het invullen, zal u vaststellen dat deze informatie verder aangevuld wordt. uw evenement in te vullen groen: reeds ingevuld geel: nog aan te vullen U gaat nu verder met het aanvullen van de gegevens over uw evenement: Nu moeten we de eerste (en in ons geval enige) activiteit van ons voorbeeld invullen. Omdat we maar één activiteit hebben in ons evenement gebruiken we dezelfde naam als die van het evenement. Bij de soort activiteit hebt u drie keuzes. In ons voorbeeld gaat het om een bal: we kiezen de optie met dans / met drank. [Zouden we een barbecue organiseren dan zouden we de optie zonder dans / met drank kiezen.] Duidt aan of de activiteit binnen of in openlucht doorgaat (in ons voorbeeld is het binnen ) Geeft u een bal aan dat binnen plaatsvindt (zoals in ons voorbeeld), dan moet u de inkomprijs ingeven: dit is de hoogste prijs die aangerekend wordt aan de bezoekers. In het voorbeeld is dat dus 6 euro (de prijs aan de kassa). Wanneer bij soort activiteit één van beide andere opties gekozen is of indien het om een openlucht activiteit gaat, dan moet de inkomprijs NIET opgegeven worden. U selecteert het aanvangsuur van deze activiteit. Klik daarna op de knop <opslaan>. [U zult merken dat de knop <volgende> op dit ogenblik een grijze tekst heeft en dat hij niet actief is. Dit is normaal, want wij hebben nog niet alle informatie over de activiteit ingetypt.]

8 8. Vul nu de informatie in over de plaats waar de activiteit plaats vindt: de locatie. Het blauwe vakje geeft aan waar je informatie aan het bijvoegen bent. In het rechter gedeelte van het scherm gaat u nu verder met het ingeven van de gegevens over de locatie die in ons voorbeeld gebruikt wordt: U brengt het adres in op de GPSwerkwijze. Typ eerst de postcode in en de gemeentenaam wordt automatisch ingevuld.!wij werken uitsluitend met de naam van de fusiegemeente! Typ daarna de naam van de straat in. De computer zal, naarmate je verder typt, straatnamen voorstellen. U kunt uit deze lijst de juiste straat kiezen. Vindt u de juiste straat niet, typ dan het belangrijkste deel van de straatnaam die u zoekt. De computer zal u dan alle straten tonen waarin het gedeelte dat u intypte voorkomt. U kunt uit deze lijst de juiste straat kiezen. Mocht het onwaarschijnlijke zich voordoen, en vindt u de straat niet terug, dan kunt u zelf de straatnaam intypen. Maar controleer vooraf eens of uw informatie correct is. Kijk bijvoorbeeld de postcode nog eens na. Nadat u de juiste straatnaam heeft gekozen of ingebracht, klikt u op het vak Locatienaam : de computer toont nu alle locaties die hij in deze straat kent. Staat uw locatie in deze lijst, dan klikt u op de juiste naam. De computer gaat in dat geval automatisch het huisnummer invullen. Vindt u de locatie niet in deze lijst, dan typt u de naam in dit vak. Daarna moet u terugkeren naar het huisnummer en daar het juiste nummer intypen.!heeft de locatie geen huisnummer (dit kan in geval het om een open lucht locatie gaat), typ dan z/n! Indien u VOOR dat u de straatnaam inbrengt op het vakje locatienaam klikt dan krijgt u een lijst van alle locaties die de computer al kent in de aangeduide gemeente.

9 Staat uw locatie in deze lijst, dan klikt u op de juiste naam. De computer gaat in dat geval automatisch de straatnaam en het huisnummer invullen. Vindt u de locatie niet in deze lange lijst, dan keert u terug naar de straatnaam en gaat verder zoals hoger beschreven.!let op: In ons geval eindigt de lijst bij de letter D. Dit is een indicatie dat de lijst te lang was om voor te stellen, Het is dus mogelijk dat de locatie die u zoekt wel in de lijst zal voorkomen indien u de straatnaam invult. In dit geval keert u best terug naar de straatnaam en gaat u verder zoals hoger beschreven.! Daarna gaat u verder en geeft u de gegevens over de gebruikte ruimte in: Klik daarvoor op het vak waar u de naam moet intypen. De computer zal u dan alle ruimtes tonen die hij voor het zojuist ingegeven adres kent. Staat de ruimte die u voor het evenement gebruikt in de lijst, selecteer dan deze ruimte. Indien de oppervlakte gekend is, wordt deze automatisch ingevuld. Mocht u voor uw evenement slechts een gedeelte van de totale oppervlakte gebruiken, dan past u de oppervlakte die door de computer ingevuld werd aan. Staat de ruimte die u voor het evenement gebruikt NIET in de lijst of is de lijst leeg, dan vult u de naam en de oppervlakte van de ruimte zelf in.

10 Vul uitsluitend het aantal in (m² niet toevoegen) Klik op Opslaan en naar Calculatie : er is in dit voorbeeld immers maar één activiteit en u kunt verder gaan en de prijs van het evenement laten uitrekenen. 10

11 9. De prijs van uw evenement wordt getoond: Alle gegevens van het evenement worden nu in een samenvattend scherm getoond: U kunt op het + teken klikken om de details van de betrokken lijn te zien. Bovenaan wordt het totaal te betalen bedrag getoond één keer exclusief btw en op het einde van de regel INCLUSIEF 6 % btw. Verder worden een aantal subtotalen getoond: in dit voorbeeld is dit eenvoudig: Het totaal van de dag wordt getoond (Exclusief btw) Het totaal van de activiteit wordt getoond (Exclusief btw) Indien u op de + van de activiteit Jaarlijks bal klikt, dan worden ook de details van de locatie en de gebruikte ruimte getoond: De naam en het adres van de locatie De naam van de gebruikte ruimte en de oppervlakte. 10. U kunt nu naar de volgende stap gaan en het evenement afrekenen. Klik daarom op <Volgende> 11

12 Voor de definitieve afrekening kan opgemaakt worden, moeten nog twee zaken afgewerkt worden: Alle gegevens van de organisator en de contactpersoon moeten ingevuld zijn. Op het scherm worden de gegevens die bij aanvang ingebracht werden nog eens getoond. U hebt nu nog de gelegenheid om de gegevens aan te passen en te vervolledigen. Het is essentieel dat: Het correcte adres aangegeven wordt De naam van de contactpersoon juist is Het adres correct is (wij sturen daar steeds een extra bevestiging naar toe). In ons voorbeeld hebben wij nu nog de kans om de naam van de organiserende vereniging te verbeteren: er staat immers een typfout in. U moet ook aanduiden welk soort muziek u denkt weer te geven tijdens uw evenement. U mag meerdere soorten aankruisen. Deze gegevens hebben geen invloed op de verschuldigde vergoeding. Indien dit gedaan is, kunt u verder gaan. Klik op <Volgende>. 12

13 11. Nu wordt u een officiële bevestiging gevraagd: Op dit scherm is u verplicht het vakje aan te vinken. Daarmee geeft u aan dat uw aangifte naar goed vermogen gebeurde. Wanneer u het vakje ter bevestiging aanvinkt, zal de knop <Volgende> actief worden. Klik nu op <Volgende> 12. Het verzoek tot betaling. Nadat u bevestigd hebt dat de informatie waarheidsgetrouw ingevuld werd, krijgt u eerst het volgende scherm. 13

14 Het registreren van uw aangifte en het opmaken van het verzoek tot betaling neemt nogal wat tijd in beslag. Na enkele seconden krijgt u het volgende scherm: In dit scherm wordt het verzoek tot betaling getoond. U moet nu dit verzoek tot betaling afdrukken. Op deze wijze krijgt u een bewijs in handen dat u de aangifte via de website hebt gedaan. Als extra wordt er ook nog eens een kopie van dit verzoek tot betaling naar uw adres gestuurd. OPGELET: druk dit document af door op de aangeduide knop juist boven het document te klikken. 13. Het verzoek tot betaling. Op het verzoek tot betaling dat u afdrukte, vindt u de informatie die u nodig heeft om de betaling snel en efficiënt uit te voeren. Vergeet zeker niet om de gestructureerde mededeling die op het verzoek tot betaling staat te gebruiken: indien u dit vergeet loopt u het risico ten onrechte herinneringen toegestuurd te krijgen. 14

15 14. Het programma afsluiten. Vergeet niet de pagina af te sluiten nadat u het document afgedrukt hebt: klik daarvoor op de knop <Afsluiten>. Daarna wordt Internet Explorer automatisch afgesloten. 15