Goed georganiseerd? Wegwijzer voor verenigingen en organisatoren. Gemeente Laarne

Transcriptie

1 Goed georganiseerd? Wegwijzer voor verenigingen en organisatoren Gemeente Laarne

2

3 Inleiding Beste ondernemers, Ik ben fier op het rijke verenigingsleven op onze gemeente. Het is een onuitputtelijke bron van ontspanning, sport, cultuurgenot, sociale ontmoeting en persoonlijkheidsvorming. Ik wil dan ook uitdrukkelijk iedereen en alleman bedanken die dagdagelijks allerlei initiatieven ondernemen ten bate van de medeburgers. Ik waardeer jullie tomeloze inzet in het belang van de ander, het andere, het Ander. Als gemeente willen wij deze parel dan ook zo goed als mogelijk blijven koesteren door allerlei ondersteunende initiatieven, die wij in deze goed georganiseerd?-wegwijzer hebben gebundeld. Ik vertrouw erop dat het een goede gids zal zijn in het middenveld van onze lokale samenleving; Daar het echter op dit middenveld van onze gemeente steeds drukker en drukker wordt, durf ik te vragen om de spelregels steeds correct na te leven. Dan en dan alleen kan de uitleendienst en vrijwilligersloket van onze jeugd- en cultuurdienst deze belangrijke rol blijven waar maken. Vooral wil ik jullie op het hart drukken om de afspraken rond milieuzorg en veiligheid strikt na te komen. Laat ons letterlijk en figuurlijk geen nutteloze energie verspillen. En laat ons elkaar niet in gevaar brengen! Wat je ook onderneemt, het moet een feest blijven!! Van harte, Ignace De Baerdemaeker, burgemeester Goed georganiseerd? editie 2009 inleiding 3 39

4

5 Inhoud Inleiding p. 3 Inhoud p. 5 Hoofdstuk 1. Adressen en contactinfo p. 7 Hoofdstuk 2. Uitlenen materiaal p Gebruikers p Beschikbaar materiaal p Materiaal aanvragen p Waarborg en retributie p Duur van de ontlening p Algemene afspraken bij ontlening van materiaal p. 14 Hoofdstuk 3. Gebruik gemeentelijke zalen p Huurders p Zalen p Huurprijs en waarborg gebruik gemeentelijke zalen p Een zaal aanvragen p. 18 Aanvraag zaal Skala p. 18 Aanvraag andere zalen p Algemene bepalingen bij gebruik gemeentelijke zalen p Duurzaam gebruik van gemeentelijke zalen p. 19 Hoofdstuk 4. Andere dienstverlening p Kopijen p Kampvervoer p. 21 Hoofdstuk 5. Organiseren van evenementen p De straat op activiteiten op het openbaar domein p. 23 Gebruik van straten en pleinen p. 23 Kerstmarkten, rommelmarkten, straatverkoop p. 23 Speelstraten p. 24 Politiebegeleiding bij optochten en stoeten p. 24 Parken, weiden, bossen en natuurgebieden p Fuiven en feesten p. 25 Sabam p. 25 Billijke vergoeding p. 25 Muziek en geluid p. 27 Drankvergunningen p. 28 Goed georganiseerd? editie 2009 inhoud 5 39

6 Security en toezicht p. 28 Brandveiligheid p. 29 Publiciteit p. 30 Provinciale uitleendienst p Verzekeringen p. 34 Wettelijk verplichte verzekeringen p. 34 Bijkomende verzekeringen p. 35 Provinciale vrijwilligersverzekering p. 35 Hoofdstuk 6. Werken met vrijwilligers p Vrijwilligersloket p Wet op het vrijwilligerswerk p. 37 De wettelijke definitie p. 37 Wie mag vrijwilligerswerk doen p. 37 Informatieplicht p. 38 Verzekeringen p. 38 Vrijwilligersvergoeding p. 38 Hoofdstuk 7. Bijlagen p. 39 Goed georganiseerd? editie inhoud 6 39

7 Hoofdstuk 1. Adressen en contactinfo Gemeentehuis Laarne Dorpsstraat 2, 9270 Laarne Openingsuren Uitleendienst & vrijwilligersloket Dienst Vrije Tijd en Jeugd Maandag 9 12u Dinsdag 9 12u en 13u45-18u45 Woensdag 9 12u en 13u45-16u45 Donderdag 9 12u Vrijdag 9 13u Uitleendienst & vrijwilligersloket Bruno Smet en Liza Schelfaut Dienst Vrije Tijd & Jeugd jeugd.cultuur@laarne.be Dienst Toerisme Pascal Haelterman gemeentebestuur@laarne.be Milieudienst Tim Roels milieu@laarne.be Technische Dienst Renaat Verstuyft technische.dienst@laarne.be Sportcentrum Veldmeers Leeweg 26, 9270 Laarne Sportdienst Sportfunctionaris Peter Van Den Noortgate sportdienst@laarne.be Goed georganiseerd? editie 2009 adressen en contactinfo 7 39

8

9 Hoofdstuk 2. Uitlenen materiaal 2.1. Gebruikers Volgende verenigingen kunnen gebruik maken van gemeentemateriaal: de gemeentelijke erkende socio-culturele verenigingen de gemeentelijke erkende sportverenigingen de gemeentelijke erkende jeugdwerkinitiatieven de scholengemeenschappen gevestigd op het grondgebied. de gemeentelijke adviesraden 2.2. Beschikbaar materiaal Witte tent Afmetingen: 12 x 12 meter Noodverlichting inbegrepen Voor plaatsing / afhaling zijn 2 medewerkers van de vereniging noodzakelijk Kadertent Afmetingen: 15 x 10 meter Noodverlichting inbegrepen Kan enkel voor grote, meerdaagse projecten opgesteld worden Voor plaatsing / afhaling zijn 2 medewerkers van de vereniging noodzakelijk Gestreepte tent Afmetingen: 12 x 5 meter Noodverlichting inbegrepen Voor de plaatsing zijn 2 medewerkers van de vereniging noodzakelijk Categorie: 1 Waarborg: 250 Retributie: 250 Categorie: 1 Waarborg: 350 Retributie: 350 Categorie: 1 Waarborg: 125 Retributie: 125 Podiumwagen Afmetingen: 7,5 x 5,3 meter Categorie: 1 Waarborg: 125 Retributie: 125 Foto nog niet beschikbaar Goed georganiseerd? editie 2009 uitlenen materiaal 9 39

10 Toiletwagen 1 container met 2 damestoiletten en 2 urinoirs 1 container met 3 damestoiletten en 3 urinoirs Bepaling van de plaats en de plaatsing zelf gebeurt door de technische dienst Hydrant Kan geplaatst worden op plaatsen waar een wateraansluiting op het openbaar domein voorzien is Categorie: 1 Waarborg: 125 Retributie: 50 Categorie: 1 Waarborg: 25 Retributie: 25 Stroomkast Op de belangrijkste plaatsen en pleinen in de gemeente zijn vaste stroomkasten voorzien Categorie: 1 Waarborg: 25 Retributie: 25 Partytenten Afmetingen: 2,80 x 5,40 meter Categorie: 2 Waarborg: 50 Retributie: 50 Groot podium Afmetingen: 4 x 12 meter Kan ook voor de helft worden opgesteld: 4 x 6 meter Categorie: 2 Waarborg: 25 Retributie: 10 Klein podium Afmetingen: 5 x 7,5 meter Kan ook in delen worden opgesteld Categorie: 2 Waarborg: 25 Retributie: 10 Goed georganiseerd? editie 2009 uitlenen materiaal 10 39

11 Nadarhekkens - wagen Lengte: 2,2 meter De wagen bevat 182 alu nadarhekkens Er zijn ook 50 oude, metalen nadarhekkens verkrijgbaar Kunnen ook per stuk verhuurd worden Werfhekkens 1 werfhekken van 3,5 meter, met 2 blokken Categorie: 2 Waarborg: p/s Retributie: - Categorie: 2 Waarborg: 10 Retributie: - Verkeersborden Volgende borden zijn beschikbaar: ~ Verboden parkeren (E1) ~ Verboden stilstaan en parkeren (E3) ~ Verboden doorgang (C3) ~ Verboden voor auto en moto (C5-C7) ~ Uitgezonderd plaatselijk verkeer ~ Wegomlegging links ~ Wegomlegging rechts De verkeersborden worden telkens met voet geleverd Verlichtingskransen Verlichtingskransen met individuele lampen, lengte 10 tot 20 meter Verlichtingskransen in tube, lengte 5 tot 7 meter Vlaggenmasten Categorie: 2 Waarborg: 5 Retributie: - Categorie: 2 Waarborg: 5 Retributie: 2 Categorie: 2 Waarborg: 5 Retributie: - Vlaggen Kalkense vlaggen Laarnse vlaggen Categorie: 2 Waarborg: 5 Retributie: - Goed georganiseerd? editie 2009 uitlenen materiaal 11 39

12 Houten tentoonstellingsborden 1 set van 13 borden met afmetingen B 1,22 x H 2 m 1 set van 10 borden op voet afmetingen B 2,55 x H 0,9 m Steunen inbegrepen Borden kunnen ook per stuk aangeleverd worden Vitrinekasten Glazen tentoonstellings-kasten met slot en verstelbare legboorden 2 Hoge kasten - afmetingen: B 1m x H 1,8m x D 0,4 m 1 lage kast - afmetingen: B 1m x H 1m x D 0,4 m Categorie: 2 Waarborg: 25 5 p/s Retributie: - Categorie: 2 Waarborg: 150 Retributie: 25 Hangtafels Hoogte: 1,2 meter Diameter: 1,1 meter Categorie: 2 Waarborg: 5 Retributie: 5 Projectiescherm Afmetingen: B 3,7m x H 2,4m Categorie: 2 Waarborg: 25 Retributie: 5 Foto nog niet beschikbaar Overheadprojector Voor het projecteren van slides op groot scherm Categorie: 3 Waarborg: 25 Retributie: 5 Percolator 1 percolator voor 75 tassen 1 percolator voor 35 tassen Categorie: 3 Waarborg: 25 Retributie: 5 Goed georganiseerd? editie 2009 uitlenen materiaal 12 39

13 Beamer Voor het projecteren van computer op groot scherm Categorie: 3 Waarborg: 100 Retributie: 10 Draagbare geluidsinstallatie Geluidsinstallatie met CDspeler, USB-aansluiting (voor MP3 e.d.) en andere aansluitmogelijkheden Interne oplaadbare batterij: kan zowel op netstroom als draadloos gebruikt worden Draadloze micro Pakket reflecterend materiaal Een pakket bestaat uit: 10 reflecterende vestjes 3 reflecterende armbandjes 1 signalisatiebordje Werfhekkens Volledige set voor fuiven en grote evenementen: max. 28 hekkens inclusief blokken en klemmen Categorie: 3 Waarborg: 50 Retributie: 5 Categorie: 3 Waarborg: 10 Retributie: - Categorie: 2 Waarborg: 100 (set) Retributie: - Foto nog niet beschikbaar Houten klapstoelen Worden verhuurd per stuk Categorie: 3 Waarborg: 1 Retributie: 0,20 Foto nog niet beschikbaar Houten tafels Afmetingen: 90 cm x 55 cm Worden verhuurd per stuk Houten tafels Afmetingen: 110 cm x 70 cm Worden verhuurd per stuk Categorie: 3 Waarborg: 1 Retributie: 0,50 Categorie: 3 Waarborg: 1 Retributie: 0,50 Foto nog niet beschikbaar Foto nog niet beschikbaar Goed georganiseerd? editie 2009 uitlenen materiaal 13 39

14 Houten bankettafels Afmetingen: 220 cm x 60 cm Worden verhuurd per stuk Categorie: 3 Waarborg: 2 Retributie: 2 Foto nog niet beschikbaar 2.3. Materiaal aanvragen Alle aanvragen moeten schriftelijk gebeuren. Hiervoor zijn standaardformulieren te verkrijgen bij de Vrije Tijd en Jeugd. De laatste aanvraagdatum is afhankelijk van het materiaal dat wordt uitgeleend. Er wordt onderscheid gemaakt tussen volgende categorieën: Categorie 1: aanvraag indienen ten laatste 8 weken voor de activiteit Materiaal in deze categorie wordt geleverd en geplaatst door de technische dienst. Categorie 2: aanvraag indienen ten laatste 4 weken voor de activiteit Materiaal in deze categorie wordt enkel geleverd door de technische dienst. Categorie 3: aanvraag indienen ten laatste 1 week voor de activiteit Materiaal in deze categorie wordt door de gebruiker zelf afgehaald. Een aanvraag wordt altijd schriftelijk bevestigd door de uitleendienst Waarborg en Retributie betalen In de bevestigingsbrief wordt opgenomen hoeveel de waarborg en retributie bedraagt. Ook de betalingstermijn wordt hierin vastgelegd. De waarborg bedraagt maximum 500. Voor signalisatiemateriaal ligt de maximumwaarborg op Duur van de ontlening Het materiaal wordt ontleend voor de duur van de activiteit, met een maximum van 7 dagen. Wanneer de activiteit langer duurt dan 7 dagen, wordt elke begonnen week een nieuwe retributie aangerekend. Voor de materialen van categorie 1 en 2 worden de leverings- en afhaaldata bepaald door de technische dienst. De materialen van categorie 3 kunnen ten vroegste één werkdag voor de activiteit afgehaald worden en moeten ten laatste één werkdag na de activiteit teruggebracht worden Algemene afspraken bij ontlening van materiaal Bij levering en afhaling van het materiaal door de technische dienst, moet een vertegenwoordiger van de vereniging aanwezig zijn. Dit is nodig voor de (technische) controle van het gebruikte materiaal. Goed georganiseerd? editie 2009 uitlenen materiaal 14 39

15 Wanneer bij plaatsing/afbraak van de tenten geen medewerkers door de vereniging voorzien worden, zal een bedrag aangerekend worden evenredig aan de kostprijs van de arbeidsuren. De gebruiker wordt verondersteld het materiaal met de nodige zorg te gebruiken en te bewaren. Eventuele gebreken en/of schade aan het materiaal moeten zo vlug mogelijk aan de uitleendienst gemeld worden. Voor gemeentelijk erkende jeugdinitiatieven en scholengroepen uit de gemeente wordt de retributie tot de helft herleid. Alle afwijkende aanvragen worden behandeld door het college van burgemeester en schepenen Goed georganiseerd? editie 2009 uitlenen materiaal 15 39

16 Hoofdstuk 3. Gebruik gemeentelijke zalen 3.1. Huurders Volgende groepen kunnen gebruik maken van de gemeentezalen en lokalen: Categorie A: gemeentelijke diensten en adviesraden Categorie B: gemeentelijke erkende verenigingen, scholen en politieke partijen Categorie C: niet-erkende verenigingen uit de gemeente Categorie D: niet-gemeentelijke verenigingen Categorie E: private personen of bedrijven Categorie F: privé-personen die een éénmalige privaat initiatief met een sociale doelstelling voor inwoners van de gemeente wensen te organiseren Categorie G: lokale kunstenaars 3.2. Zalen Zaal Skala Colmanstraat 51, 9270 Kalken Zaal Skala is een zaal waar podiumkunsten, culturele en/of muzikale activiteiten voorrang hebben op andere activiteiten. Bij gelijktijdige aanvragen voor een zelfde dag of periode zal hiermee rekening worden gehouden. De zaal kan worden opgesplitst in twee delen: het hoog en laag gedeelte. Het hoog gedeelte wordt niet afzonderlijk verhuurd, het laag gedeelte wel. In de zaal kan een tribune van 250 personen geplaatst worden. Deze wordt op aanvraag opgesteld door de technische dienst. Op aanvraag kan een rolstelling gebruikt worden voor het aankleden van de zaal. De sanitaire eenheid bestaat uit 5 toiletten, waarvan 1 rolstoeltoegankelijk is. Oppervlakte Aantal toegelaten personen Aanwezig materiaal Laag: 432 m² 24 x 18 m Hoog: 960 m² 24 x 40 m L + H: 1392 m² 24 x 58 m max. 430 personen max. 780 personen max. 780 personen 750 Stoelen 11 buffettafels (8 personen) 90 buffettafels (6 personen) 30 tafels (4 personen) 38 ronde tuintafels 150 tuinstoelen 5 verrijdbare togen met spoelbak Er is wateraansluiting (warm + koud) voorzien in het hoog en laag gedeelte Goed georganiseerd? editie 2009 gebruik gemeentelijke zalen 16 39

17 Paviljoen van het kasteel Eekhoekstraat 5, 9270 Laarne Het paviljoen bestaat uit twee kleinere zaaltjes en een keukentje. De zaaltjes kunnen niet afzonderlijk verhuurd worden. In de zaaltjes is een ophangsysteem voor kunstwerken aanwezig. Naast het paviljoen is er ook mogelijkheid om het terrein achter het kasteel te gebruiken. De sanitaire eenheid bestaat uit 2 toiletten en 3 urinoirs. Oppervlakte Aantal toegelaten personen Aanwezig materiaal Zaal 1: 19 m² 5,5 x 3,5 m Zaal 2: 21 m² 6 x 3,5m max. 59 personen 20 stoelen 6 tafels 80 glazen 16 tassen Lokalen Keistraat Keistraat 5, 9270 Laarne In de keistraat zijn 3 zalen beschikbaar. Deze worden elk afzonderlijk verhuurd. In de kleine zaaltjes zijn enkel tafels en stoelen aanwezig. De polyvalente zaal is uitgerust met een beperkte keuken. De sanitaire eenheid is bereikbaar via de polyvalente zaal en bestaat uit 4 toiletten en 2 urinoirs. Deze zijn niet rolstoeltoegankelijk. Oppervlakte Aantal toegelaten personen Aanwezig materiaal Zaal A: 27 m² 6 x 4,5 m Zaal B: 42 m² 6 x 7 m Poly: 144 m² 16 x 9 m max. 75 personen max. 100 personen max. 250 personen 17 stoelen 2 tafels 30 stoelen 4 tafels 80 stoelen 7 tafels 1 spreekgestoelte 1 witbord 1 frigo 1 koffiemachine (2 kannen) 1 elektrisch fornuis (4 pitten) 104 diepe, 95 platte borden 114 lepels, 120 messen, 198 vorken 99 tassen, 99 ondertassen 83 dessertvorken, -messen 66 dessertborden 37 koffielepels en 7 suikertangen 2 thermoskannen en 6 koffiekannen Goed georganiseerd? editie 2009 gebruik gemeentelijke zalen 17 39

18 Sportinfrastructuur Sporthal Laarne Leeweg 26, 9270 Laarne Voor huur van de sportinfrastructuur, alsook voor de huur van een vergaderzaal in de sporthal, moet contact opgenomen worden met de sportdienst Huurprijs en waarborg gebruik gemeentelijke zalen De huurprijs van is afhankelijk de zaal en de categorie waartoe de aanvrager behoort. Het gebruik van elektriciteit, verwarming en water zijn inbegrepen in de huurprijs. Ook het aanwezige materiaal, zoals hierboven beschreven is inbegrepen. Gemeentelijke erkende verenigingen kunnen 10-beurtenkaarten aankopen. Dit is niet mogelijk voor gebruik van zaal Skala en de nieuwe raadzaal. 10-beurtenkaarten moeten vooraf betaald worden bij de uitleendienst. Verhuur van het lokaal is pas definitief, na afstempeling van deze kaart bij het afhalen van de sleutel. Hieronder vind je een overzicht van de tarieven per categorie: A B C D E F G Keistraat: zaal A, zaal B, polyvalente zaal gratis Paviljoen Kasteel van Laarne gratis Schoolhuis Kalken gratis Nieuwe Raadzaal Laarne gratis Zaal Skala gratis Turnzaal gemeenteschool Kalken gratis Categorie A: gemeentelijke diensten en adviesraden Categorie B: gemeentelijke erkende verenigingen, scholen en politieke partijen Categorie C: niet-erkende verenigingen uit de gemeente Categorie D: niet-gemeentelijke verenigingen Categorie E: private personen of bedrijven Categorie F: privé-personen die een éénmalige privaat initiatief met een sociale doelstelling voor inwoners van de gemeente wensen te organiseren Categorie G: lokale kunstenaars Voor de Nieuwe Raadzaal Laarne en zaal Skala moet een waarborg betaald worden, die gelijk is aan de huurprijs voor één dag. De waarborg wordt terugbetaald na inlevering van de sleutel en controle van de zaal. Bij het gebruik van zaal Skala kan de tribune gehuurd worden. hiervoor zijn volgende bedragen vastgelegd: Huur 1 dag: 250 Huur 2 opeenvolgende dagen: 400 Huur 3 opeenvolgende dagen: 600 Per bijkomend weekend (bij gebruik door dezelfde huurder): 300 Goed georganiseerd? editie 2009 gebruik gemeentelijke zalen 18 39

19 3.4. Een zaal aanvragen De aanvraag kan uitsluitend schriftelijk gebeuren, per brief of , aan de hand van een gebruikersovereenkomst bij de dienst Vrije Tijd en Jeugd. Aanvraag zaal Skala Aanvragen voor zaal Skala kunnen ingediend worden van 1 januari tot en met 31 maart voorafgaand aan het jaar van de activiteit. In april worden de aanvragen bekeken en wordt de kalender opgemaakt. Alle aanvragen die later (na 31 maart) ingediend worden, zullen chronologisch behandeld worden en dit uiterlijk tot 8 weken voor de aanvang van de activiteit. De reservaties voor zaal Skala zijn pas geldig : Na het indienen van de ondertekende gebruiksovereenkomst door de vereniging bij de dienst Vrije Tijd en Jeugd en na tegentekening van de ingediende gebruiksovereenkomst door de dienst Vrije Tijd en Jeugd. Waarborg en huur moeten ten laatste 8 weken voor de aanvang van de activiteit betaald worden. Wanneer dit niet gebeurt, vervalt de reservatie. Annulaties voor zaal Skala moeten ten laatste 8 weken voor de aanvang van de activiteit gemeld worden aan de uitleendienst. Bij laattijdige annulatie kan het gemeentebestuur alsnog retributie aanrekenen. Aanvraag andere zalen Aanvragen voor gemeentelijke lokalen en zalen kunnen ten vroegste 1 jaar voor de aanvang van de activiteiten ingediend worden voor de huurders van cat. A,B en G. De andere huurders kunnen ten vroegste 8 maanden voor de aanvang van de activiteiten een aanvraag indienen. Alle aanvragen kunnen ten laatste 1 week voor de activiteit ingediend worden en zullen chronologische behandeld worden. Annulaties moeten ten laatste 1 week voor de activiteit gemeld worden aan de uitleendienst. Bij laattijdige annulatie kan het gemeentebestuur alsnog retributie aan rekenen Algemene bepalingen bij gebruik gemeentelijke zalen Het maximum aantal toegestane aanwezigen in de zaal mag niet overschreden worden. In de zalen mag niet gerookt worden. Gasflessen en benzinebussen mogen niet in de zaal gebruikt worden. Deze moeten altijd buiten geplaatst worden! Alle nooduitgangen moeten vrijgehouden worden, zowel aan de binnen- als buitenkant. Brandblussers mogen niet verwijderd of uit het zicht geplaatst worden. De zaal moet na gebruik proper achtergelaten worden. Bij het niet opruimen van zaal Skala zal een vergoeding van 250 gevraagd worden. Bij de andere zalen zal dit 100 zijn. Goed georganiseerd? editie 2009 gebruik gemeentelijke zalen 19 39

20 3.6. Duurzaam gebruik van gemeentelijke zalen Het gemeentebestuur hecht veel belang aan interne milieuzorg. Bij het gebruik van de gemeentelijke zalen wordt daarom gevraagd rekening te houden met volgende milieuaspecten: Zet de verwarming na de activiteit, en liefst een half uurtje voor het einde op minimum; dit is meestal 15 C. Hou de ramen en deuren gesloten wanneer de verwarming aanstaat Zorg ervoor dat alle lichten gedoofd worden bij het verlaten van de zaal. Laat ook geen lichten branden in lokalen die niet gebruikt worden. Sorteer uw afval, in zaal Skala worden hiervoor de nodige containers voorzien. Laat het restafval ook niet slingeren. Wanneer de containers vol zijn wordt er verwacht dat de rest van het afval door de gebruiker zelf wordt meegenomen. Water is schaars, probeer het gebruik te beperken In elke zaal hangen deze aandachtspunten op. Gelieve er rekening mee te houden. Wanneer we merken dat het energie en waterverbruik te hoog oploopt, kan het gebruik aangerekend worden. Het is aan elke gebruiker om rekening te houden met deze opmerkingen, zodat het gebruik van de zalen voor iedereen kosteloos blijft. Bij verdere vragen, kan je altijd contact opnemen met de uitleendienst of milieudienst. Goed georganiseerd? editie 2009 gebruik gemeentelijke zalen 20 39

21 Hoofdstuk 4. Andere dienstverlening 4.1. Kopijen De gemeentelijke erkende verenigingen tot 150 leden hebben recht op 4000 kopijen per jaar, verenigingen met meer dan 150 leden hebben recht op 6000 kopijen per jaar. Op drukwerk mag geen reclame voorkomen en er wordt geen drukwerk aanvaard voor politieke groeperingen en syndicaten. Er kan op gekleurd papier of zwaarder papier gedrukt worden, indien dit door de vereniging zelf wordt meegebracht. De te kopiëren stukken moeten drukklaar zijn, in A4 formaat en worden rechtstreeks bij de dienst Vrije Tijd en Jeugd binnengebracht of via doorgestuurd. De te kopiëren stukken moeten 2 dagen op voorhand ingediend worden en kunnen afgehaald worden op de dienst Vrije Tijd en Jeugd. Bij grote hoeveelheden zal de datum van afhaling in samenspraak met de dienst bepaald worden Kampvervoer Er kan tijdens de schoolvakanties en enkel tijdens de werkuren beroep gedaan worden op kampvervoer door de gemeentediensten. Hiervoor wordt een vrachtwagen met open laadbak ter beschikking gesteld. Kampvervoer is enkel mogelijk in België. De aanvraag moet schriftelijke gebeuren en dit minstens 2 maanden voor het kamp. Aanvraagformulieren zijn verkrijgbaar bij de dienst Vrije Tijd en Jeugd. Goed georganiseerd? editie 2009 andere dienstverlening 21 39

22

23 Hoofdstuk 5. Organiseren van evenementen 5.1. De straat op activiteiten op het openbaar domein Buurtfeesten zijn in. Mensen uit de zelfde straat verbroederen en houden een wijkfeest. Gezellig samen zijn met ouderen en kinderen op straat waar anders de auto s de baas zijn. Even de drukte van alledag vergeten Maar ook een rommelmarkt op het dorpspleintje bij jou in de buurt of een straatmuzikant of muziekband die vol enthousiasme de aandacht van het publiek probeert vast te houden van het alerte publiek hebben hun charmes. Voor het organiseren van om het even welk evenement op de openbare weg of openbaar domein heb je een vergunning of toelating nodig van de bevoegde overheid. Naar gelang de manifestatie en de locatie waar wordt georganiseerd kan dit onder meer de burgemeester zijn of het college van burgemeester en schepenen, de Provincie, het Vlaams Gewest, Het politiereglement bevat een aantal bepalingen over openbare veiligheid, optochten en manifestaties, het gebruik van de openbare weg, kermissen, spelen op straat, maskeren en vermommen, perken en plantsoenen, het maken van vuur, de openbare rust, het voeren van publiciteit, Gebruik van straten en pleinen Straten en pleinen zijn openbaar domein. Activiteiten op het openbaar domein vereisen vaak een wijziging van de verkeerscirculatie, zoals het invoeren van een tijdelijk parkeer- of rijverbod, Hiervoor is echter een tijdelijk politiereglement noodzakelijk. Wil je als organisator een evenement of activiteit organiseren waarbij je gebruik maakt van het openbaar domein, dan moet een schriftelijke aanvraag ingediend worden. De dienst Vrije Tijd en Jeugd stelt hiervoor standaardformulieren ter beschikking. Hierop kan alle nodige informatie worden ingevuld, zodat de nodige vergunningen en politiereglementen tijdig kunnen afgeleverd worden. Voor een aanvraag van een evenement moet volgende procedure doorlopen worden: Indienen van het aanvraagformulier: ten laatste 8 weken voor aanvang van de activiteit ~ bij de aanvraag moeten alle nodige documenten en bijlagen toegevoegd worden, zoniet kan de aanvraag niet behandeld worden De aanvraag wordt voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen, die beslist over de haalbaarheid De dienst Vrije Tijd en Jeugd zorgt voor de verdere afhandeling van de aanvraag, zodat alle nodige documenten tijdig kunnen afgeleverd worden ~ Als er aanvragen moeten gebeuren bij de Provincie of het Vlaams Gewest, wordt de organisator hiervan op de hoogte gebracht door de uitleendienst. Als er aangepaste signalisatie nodig is, zullen deze borden door de technische dienst geleverd worden (mits betaling van de waarborg). Kerstmarkten, rommelmarkten, straatverkoop Als je een markt wil organiseren, moet dit aangevraagd worden aan het college van burgemeester en schepenen. Voor meer informatie kan je contact opnemen met de dienst Vrije Tijd en jeugd. Goed georganiseerd? editie 2009 organiseren van evenementen 23 39

24 Speelstraten Een speelstraat is volledig voorbehouden aan spelende kinderen. Ideaal dus voor wie wil hinkelen, badmintonnen of rolschaatsen. Doorgaand verkeer is verboden. Enkel fietsers en bestuurders van een motorvoertuig die in de straat wonen of er een garage hebben, mogen - stapvoets - in de speelstraat rijden. Ook prioritaire voertuigen, wanneer de aard van hun opdracht het rechtvaardigt, hebben toegang tot de speelstraat. Een speelstraat wordt afgebakend met een nadarhekken met het verkeersbord C3 met onderbord speelstraat met aanduiding van de speeluren. Een speelstraat kan maar ingericht worden voor een welbepaalde korte periode. Het college van burgemeester en schepenen zal na advies van de lokale politie een beslissing nemen. Niet elke straat kan speelstraat worden. Om in aanmerking te kunnen komen voor het invoeren van een speelstraat moet je aan volgende voorwaarden voldoen: De straat moet een woonstraat zijn Er moet een maximum snelheidsregime van 50 km/uur ingesteld zijn In de straat is geen (belangrijk) doorgaand verkeer Er rijdt geen openbaar vervoer door de straat De omliggende straten moeten bereikbaar blijven na invoering van de speelstraat Voor meer informatie en het indienen van een aanvraag kan je contact opnemen met de dienst Vrije Tijd en jeugd. Politiebegeleiding bij optochten en stoeten Bij grote optochten en stoeten is het aangewezen om politiebegeleiding aan te vragen. Voor meer informatie kan u terecht bij de lokale politie: Politie Politiezone Laarne Wetteren Wichelen Zuiderdijk 2, 9230 Wetteren politie.wetteren@pzwlw.be Parken, weiden, bossen en natuurgebieden Veel zomeractiviteiten en festivalletjes gaan door op een wei of in een park. Als je een weide huurt van een privé eigenaar, ga je best na of de weide niet in een beschermde zone ligt (bv. natuurgebied of landbouwgebied). Je kan dit navragen bij de technische dienst of de milieudienst. Dit kan voor gevolg hebben dat bepaalde activiteiten niet zijn toegelaten. In onze gemeente denken we vooral aan de Kalkense Meersen en aan het Kasteeldomein. Wanneer je een activiteit organiseert in agrarische gebieden en of natuurgebieden is het aangewezen om de natuurwachter op voorhand te verwittigen. Voor meer informatie kan je terecht bij de milieudienst, de technische dienst of bij onderstaand agentschap. Goed georganiseerd? editie 2009 organiseren van evenementen 24 39

25 Agentschap Natuur en Bos Afdeling Oost-Vlaanderen Gebroeders Van Eyckstraat 2-6, 9000 Gent ovl.anb@vlaanderen.be Mountainbike tochten Mountainbiketochten zijn momenteel heel populair wat zorgt voor een grote druk op wegen én op Fauna en flora. Om dit in de hand te houden worden mountainbiketochten op elkaar afgestemd. De provincie coördineert de tochten die slechts één maal per jaar plaatsvinden. Daarom kunnen aanvragen enkel ingediend worden bij: Provinciebestuur Oost Vlaanderen Aan de heer Peter Van Hoorde Sportfunctionaris Zuiderlaan Gent De provincie zal uw vraag vervolgens voorleggen aan het Agentschap voor Natuur en Bos. Er moeten duidelijke kaarten in drie exemplaren ingediend worden, hierop moet het volledige traject te zien zijn. De startplaats en de bevoorradingen worden erop aangeduid. Bovendien is een ruwe schatting van het aantal deelnemers noodzakelijk. De aanvraag moet 3 maanden voor het evenement ingediend worden bij de provincie Fuiven en feesten Sabam Sabam is de Belgische Vereniging van Auteurs, Componisten en Uitgevers. Zij vertegenwoordigt het repertoire van auteurs, componisten, regisseurs, scenarioschrijvers, dichters, choreografen, schilders, beeldhouwers, fotografen, architecten... Sabam int en verdeelt de auteursrechten in België en in de andere landen waar wederkerigheidsoverenkomsten zijn gesloten. Het auteursrecht is een vorm van uitgesteld loon voor de auteur. De wet op het auteursrecht beschermt de creaties van een auteur en voorziet een vergoeding voor het gebruik van het werk door derden. In volgende gevallen moet Sabam betaald worden: theater of dansvoorstellingen fuiven gebruik van achtergrond muziek optredens van muziekgroepen In volgende gevallen moet geen Sabam betaald worden: werken die niet meer beschermd zijn optredens van groepjes die niet aangesloten zijn bij Sabam en eigen nummers brengen muziek in huiselijke kring De prijs die je aan Sabam betaalt hangt af van de grootte van de zaal, de inkomprijs aan de kassa en de prijs van de consumpties. Goed georganiseerd? editie 2009 organiseren van evenementen 25 39

26 Voor meer informatie neem je contact op met de dienst Vrije Tijd en Jeugd of met Sabam zelf: Sabam Lokaal Agentschap GENT Steltloperstraat 11, 9000 Gent agent.gent@sabam.be Meer informatie vind je ook op de website van Sabam ( Je vindt er een tariefsimulator en kan er een aanvraagformulier downloaden. Billijke Vergoeding Naast Sabam, moet je als organisator ook rekening houden met de billijke vergoeding. Deze vergoeding is in het leven geroepen om tegemoet te komen aan de prestaties van uitvoerders en producenten, die hierdoor recht hebben op een billijke vergoeding voor hun prestaties die worden uitgezonden (wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten, BS 24 juli 1994). Billijke vergoeding moet betaald worden wanneer er opgenomen muziek gedraaid wordt. Wanneer je een zaal huurt, ga je best eens na of de zaaluitbater een jaartarief voor de billijke vergoeding heeft betaald. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen een jaartarief voor drank en een jaartarief voor dans. Wanneer de zaaluitbater een jaartarief voor drank heeft betaald, moet je enkel nog billijke vergoeding betalen wanneer je een dansactiviteit organiseert (fuif, bal, ). Wanneer de zaaluitbater het jaartarief voor dans heeft betaald, moet je geen billijke vergoeding meer betalen. Wanneer er geen jaartarief is betaald, moet je altijd billijke vergoeding betalen. Voor zaal Skala heeft het gemeentebestuur het jaartarief drank betaald. Enkel bij de organisatie van dansactiviteiten moet nog billijke vergoeding betaald worden. Wanneer je een activiteit in openlucht of in een tent organiseert, moet altijd billijke vergoeding betaald worden. Het tarief voor tijdelijke activiteiten (wanneer geen jaartarief wordt betaald) is verschillend voor activiteiten in een vaste zaal en activiteiten in open lucht. In een zaal speelt enkel de oppervlakte van een rol, voor activiteiten in open lucht wordt rekening gehouden met de oppervlakte van het terrein en wordt een combinatie gemaakt van de tarieven voor zonder drank, met drank en dans. De aangifte moet minstens 5 werkdagen voor de aanvang van de activiteit gebeuren én moet betaald zijn voor de aanvang van de activiteit, anders riskeer je een boete. Een aanvraag kan je online indienen via de website De aangifteformulieren kan je ook verkrijgen bij de dienst Vrije Tijd en Jeugd of kan je downloaden van de website Voor meer informatie kun je ook altijd contact opnemen met: De billijke vergoeding Outsourcing Partners PB , 9000 Gent info@bvergoed.be Goed georganiseerd? editie 2009 organiseren van evenementen 26 39

27 Muziek en geluid De geluidsnormen volgens het KB van 24 februari 1977 In openbare gebouwen mag het maximum geluidsniveau voortgebracht door de muziek, 90 decibel (db(a))niet overschrijden. Dit geluidsniveau wordt gemeten op gelijk welke plaats in de inrichting waar zich in normale omstandigheden personen kunnen bevinden. De openbare en private inrichtingen waar muziek wordt geproduceerd, moeten zo ingericht zijn dat het geluidsniveau gemeten in de buurt: niet hoger is dan 5 db(a) boven het achtergrondgeluidsniveau, indien dit lager is dan 30 db(a); niet hoger is dan 35 db(a) indien het achtergrondgeluidsniveau ligt tussen de 30 en 35 db(a); niet hoger is dan het achtergrondgeluidsniveau indien dit hoger is dan 35 db(a). Dit geluidsniveau wordt gemeten in het lokaal of gebouw, met gesloten deuren en vensters. Afwijking op de geluidsnormen Afhankelijk of de locatie al dan niet voldoet aan de VLAREM-normen, moeten andere regels m.b.t. tot de geluidsnormen in acht genomen worden. Inrichtingen die aan de VLAREM-normen voldoen beschikken over een milieuvergunning. In deze vergunning is de regelgeving voor geluidsnormen opgenomen. Als je een activiteit in dergelijke inrichting organiseert doe je er goed aan dit na te vragen bij de eigenaar. Voor activiteiten die georganiseerd worden in niet VLAREM-gebonden inrichtingen (bv. in tenten, openluchtfuiven, ). Voor dergelijke activiteiten zijn de bepalingen in het KB van 24 februari 1977 van toepassing. Hierop kunnen in bepaalde gevallen uitzonderingen op aangevraagd worden. Wil je een afwijking op de geluidsnorm, dan moet je een aanvraag indienen bij het College van Burgemeester en Schepenen. Het college kan, vooral wanneer de muziekactiviteit is gelokaliseerd in de nabijheid van stiltebehoevende instellingen of zones (bv. bejaardentehuizen, ziekenhuizen, scholen en natuurreservaten, ) beperkende maatregelen opleggen, zowel wat het maximum toegelaten geluidsniveau, als wat de duur van de muziekactiviteit betreft, of het college kan de muziekactiviteit op de aangevraagde plaats verbieden. De aanvraag voor een afwijking op de geluidsnorm is opgenomen in het aanvraagformulier voor evenementen en kan bekomen worden bij de dienst Vrije Tijd en Jeugd. Verstoring van de nachtrust Als organisator ben je natuurlijk niet rechtstreeks verantwoordelijk voor het geroep en gezang van fuifbezoekers die zich buiten de fuifzaal bevinden. Toch moet je de nodige maatregelen nemen om te voorkomen dat de fuif de nachtrust van de buren verstoord. Anders is er sprake van een gebrek aan voorzorg. Omwonenden van zalen kunnen altijd een beroep doen op de politie op grond van art. 561 van het strafwetboek. Dit artikel dreigt met straffen tegen hen die zich schuldig maken aan nachtgerucht of nachtrumoer waardoor de rust van de inwoners kan worden gestoord. De politie hoeft ook niet op een klacht te wachten, ze kan ook op eigen initiatief optreden. Goed georganiseerd? editie 2009 organiseren van evenementen 27 39

28 Muziek in de straat Wanneer je een activiteit in openlucht of langs de openbare weg organiseert, moet je voor het maken van muziek (of gebruik van elektronisch versterkte muziek) een schriftelijke toelating verkrijgen van het college van burgemeester en schepenen. Een aanvraag kan ingediend worden via de dienst Vrije Tijd en Jeugd. Verlening sluitingsuur Wanneer de activiteit doorgaat na 23u, moet een afwijking op het sluitingsuur worden aangevraagd bij het college van burgemeester en schepenen. Voor activiteiten in tenten of openlucht kan dit tot 3u, voor activiteiten die binnen plaats vinden kan dit tot 5u. De aanvraag voor verlening van het sluitingsuur is opgenomen in het aanvraagformulier voor evenementen en kan bekomen worden bij de dienst Vrije Tijd en Jeugd. Drankvergunningen Wanneer is een drankvergunning nodig - Voor het schenken van sterke drank in gemeentelijke zalen wordt geen machtiging meer gegeven aan verenigingen (gemeenteraadsbesluit van 26 maart 2009) Onder sterke drank wordt verstaan: o dranken met meer dan 1,2% vol gedestilleerde alcohol. Doordat de grens van het maximum toegestane alcoholpercentage vrij laag ligt, betekent dit dat alcoholpops (Bacardi Breezer, Smirnoff Ice, ) en zelfgemixte cocktails (Whisky-cola, Pisang- Orange, ), nagenoeg altijd onder deze categorie van sterke drank vallen. o alle andere dranken met een alcoholpercentage van meer dan 22% vol alcohol - Voor het schenken van sterke drank in andere zalen en/of locaties in de gemeente moet de vereniging tijdig een machtiging aanvragen. De aanvraag voor het schenken van sterke dranken is opgenomen in het aanvraagformulier voor evenementen en kan bekomen worden bij de dienst Vrije Tijd en Jeugd. Alcohol en minderjarigen Hou er steeds rekening mee dat het verkopen en het aanbieden, zelfs gratis, van alcoholische dranken verboden is aan jongeren onder de 16 jaar en dat deze grens voor sterke dranken op 18 jaar ligt. Security en toezicht Als organisator ben je verantwoordelijk voor het verzekeren van de veiligheid van de aanwezigen op een door jou ingericht evenement. Wanneer je als vereniging een activiteit organiseert, moet er steeds een verantwoordelijke beschikbaar zijn voor de politie bij een eventuele tussenkomst. Wanneer je een activiteit organiseert waarbij je een bewakingsteam wilt inzetten, is het belangrijk met volgende zaken rekening te houden: Toezicht door jeugdverantwoordelijken valt niet onder de bewakingswet, expliciete persoonscontrole aan de ingang blijft uiteraard wel onder de bewakingswet vallen. Ticketcontrole of controle van stempels heeft niets te maken met persoonscontrole. Een portier mag zich hier dan ook niet mee bezig houden, de taken persoonscontrole en ticketcontrole moeten dus duidelijk gescheiden blijven. Goed georganiseerd? editie 2009 organiseren van evenementen 28 39

29 Een bewakingsteam voert controle uit die te maken heeft met safety, met de veiligheid van de fuifruimte Controle op het vrijhouden van de nooduitgangen kan niet gebeuren door het bewakingsteam. Als je toch beslist om een bewakingsteam in te zetten dan heb je als organisator volgende mogelijkheden: Je kan een erkende bewakingsfirma inhuren. Dit moet je melden aan de Burgemeester, en hij kan dit weigeren. Je kan beroep doen op eigen vrijwilligers. De namen moet je doorgeven aan de Burgemeester, die bepaalde personen kan weigeren. Je kan ook opteren voor een combinatie van professionele bewakers en vrijwilligers. Het is hierbij niet mogelijk om beroep te doen op derden zoals: hondenclubs, bodybuildingclubs, clubs voor gevechtssporten en dergelijke meer. Wanneer gewerkt wordt met vrijwilligers, moet een lijst worden opgemaakt met volgende gegevens: naam, voornaam, adres, geboortedatum en beroep. De vrijwilligers moeten ook aan volgende voorwaarden voldoen: minstens 18 jaar (voor de uitvoerders) en 21 jaar (voor de leiding) zijn. onderdaan zijn van een lidstaat van de Europese Unie en er hun woonplaats hebben; bepaalde veroordelingen niet hebben opgelopen; bepaalde beroepen (privé-detective, wapenhandelaar) niet uitoefenen; de laatste 5 jaar geen lid geweest zijn van een politiedienst of inlichtingendienst; Welke bevoegdheden heeft een bewakingsteam? Een bewakingsteam heeft geen enkele bijzondere bevoegdheid. In bepaalde gevallen en onder strikte voorwaarden kunnen zij personen onderwerpen aan een oppervlakkige controle van kledij en handbagage. De Burgemeester moet hiervoor uitdrukkelijk de toestemming verlenen. Systematische controles (van alle bezoekers) zijn verboden. Bewakers mogen geen geweld gebruiken, niet fouilleren, geen controle uitoefenen op de openbare weg of geen controle doen naar drugs. De aanvraag voor het gebruik van security is opgenomen in het aanvraagformulier voor evenementen en kan bekomen worden bij de dienst Vrije Tijd en Jeugd. Meer informatie betreffende het organiseren van de security kunt je verkrijgen bij de dienst Vrije Tijd en Jeugd. Brandveiligheid Brandveiligheid bij activiteiten Een locatie die beschikt over een milieuvergunning is ook in orde met de brandveiligheid. Wanneer geen milieuvergunning aanwezig is, kan een locatie ook beschikken over een attest brandveiligheid van de brandweer. Dit document maakt duidelijk of de locatie geschikt is voor bijvoorbeeld fuiven en geeft aan hoeveel mensen er kunnen worden toegelaten. Wanneer je een activiteit organiseert vraag je dit best eens na, zo kom je niet voor verassingen te staan. Wanneer je als vereniging een eigen gebouw gebruikt, doe je er goed aan een brandweercontrole te vragen, zo weet je of het gebouw brandveilig is, welke aanpassingen er eventueel moeten gebeuren en hoeveel personen er tegelijk binnen mogen in het gebouw. Goed georganiseerd? editie 2009 organiseren van evenementen 29 39

30 In elk geval kan de burgemeester opdracht geven aan de brandweer om een controle op brandveiligheid uit te voeren vooraleer de toelating tot organisatie wordt verleend. Wanneer je een activiteit organiseert moet je dus altijd rekening houden met de brandveiligheid. Het is daarom belangrijk dat je bij activiteiten aandacht hebt voor volgende zaken: Zorg ervoor dat de nooduitgangen altijd vrijgehouden worden. Alle deuren moeten naar buiten opengaan, tenzij zij rechtstreeks op de openbare weg uitkomen. Nooduitgangen moeten bij de minste druk opengaan Feestversiering uit licht ontvlambaar materiaal is uit den boze Gemakkelijk brandbare materialen als rietmatten, stro, karton, boomschors, papier, evenals gemakkelijk brandbaar textiel en kunststoffen mogen niet als versiering worden gebruikt Is er noodverlichting aanwezig? Is er een brandblusser aanwezig? (1 voor 100m²) De gemeenteraad keurde in zitting van 29 november 2007 een nieuw reglement goed betreffende de brandveiligheid in publiektoegankelijke inrichtingen. Dit reglement kun je altijd opvragen bij de dienst Vrije Tijd en Jeugd. Vuurtje stoken Wanneer je een kampvuur wil houden of een vuurtje wil stoken, moet je rekening houden met volgende aanbevelingen: Bewaar 100 meter afstand van gebouwen, bossen, heiden, hagen, stro, Geen vuurtje stoken bij winderig weer Het vuur mag niet hoger worden dan 1 tot 1,5 meter Voorzie voldoende blusmiddelen Geen afval verbranden, alleen zuiver en vast hout gebruiken Geen licht ontvlambare producten gebruiken Na afloop moet je controle houden op het smeulend vuur Een kampvuur moet altijd op voorhand aangevraagd worden aan het college van burgemeester en schepenen. Dit kan gebeuren via de dienst Vrije Tijd en Jeugd. Er mogen enkel plantaardige afvalstoffen, afkomstig van het onderhoud van de eigen tuin of van eigen bedrijfslandbouwkundige werkzaamheden worden verbrand. Publiciteit Affiches en strooibriefjes Wil je als vereniging een activiteit aankondigen en kenbaar maken door het gebruik van affiches en strooibriefjes dan hou je best rekening met de volgende bepalingen : Strooibriefjes mogen niet op de openbare weg worden gegooid. Dit vermeld je best op de strooibriefjes Affiches vanaf 1 m², die in het openbaar uitgehangen worden, moeten voorzien zijn van een takszegel. Scheuren, vernielen of overplakken van wettig aangebrachte publiciteit is verboden Voor het aanplakken moet je een goedkeuring hebben van het college van burgemeester en schepenen Op de openbare weg mogen geen reclameborden, uithangborden, aangebracht worden die de bestuurders verblinden, die hen in dwaling brengen, of die - zij het ook maar gedeeltelijk - verkeersborden voorstellen of nabootsen. Goed georganiseerd? editie 2009 organiseren van evenementen 30 39

31 Je mag geen affiches aanbrengen op gevels van gebouwen, op openbare gebouwen en beschermde monumenten, op afsluitingen en omheiningen, op verkeersborden en - lichten, op wegwijzers, op straatmeubilair en verlichtingspalen, op bomen en op kasten van nutsmaatschappijen De publiciteitsborden mogen de weggebruikers of de voetgangers niet hinderen. De publiciteit mag ook nergens de zichtbaarheid van kruispunten belemmeren. Op de affiche vermeld je in elk geval : Welke activiteit er wordt georganiseerd Waar de activiteit plaatsvindt Wanneer de activiteit door gaat Wie de activiteit organiseert Vermeld steeds de verantwoordelijke uitgever met naam en adres Reclame langs de openbare weg Voor het gebruiken van borden en panelen langs de openbare weg zijn er speciale regels. Je kan de vaste gemeentelijke aankondigings- en informatieborden gebruiken of losse borden plaatsen langs de weg. Aanvragen moeten ten laatste één maand voor de activiteit ingediend worden bij het college van burgemeester en schepenen. Voor het plaatsen van tijdelijke reclameborden gelden volgende regels: Publiciteit langs de gemeentewegen mag ten vroegste 14 dagen voor de activiteit worden geplaatst en moet uiterlijk 8 dagen erna verwijderd worden. Langs de toeristische wegen mogen slechts tijdelijke borden worden aangebracht op zijn vroegst 14 dagen voor de activiteit. Zij moeten verwijderd zijn uiterlijk 8 dagen erna. Toeristische wegen: - De Eekhoekstraat - De Dorpsstraat - Deel Molenstraat (tussen Dorp en Wegvoeringsstraat) - De Wegvoeringsstraat - De Meirhoekstraat De aanvraag voor het plaatsen van borden langs de gemeentewegen en toeristische wegen is opgenomen in het aanvraagformulier voor evenementen dat te verkrijgen is bij de dienst Vrije Tijd en Jeugd. Voor publiciteit langs de gewestwegen moet je ook toestemming vragen aan de Vlaamse Overheid Wegendistrict 414 Sint-Niklaas: Gewestwegen: - Rivierstraat (N449) - Gent-Zele (N 445) : Dendermondsesteenweg Heirweg Dendermondsesteenweg - Lokeren Oosterzele (N407) : Gaverstraat Vromondstraat deel Kalkendorp - Vaartstraat Provinciebaan Vlaamse Overheid Wegendistrict 414 Sint-Niklaas Industriepark-West 51, 9100 Sint-Niklaas Goed georganiseerd? editie 2009 organiseren van evenementen 31 39

32 Gebruik van de gemeentelijke aankondigings- en informatieborden is vastgelegd in het reglement betreffende de goedkeuring inzake gebruik gemeentelijke aanplakborden. Het reglement stelt volgende voorwaarden: Aanvragen moeten minstens een maand voor de activiteit een ingediend worden bij het College van Burgemeester en Schepenen. Enkel publiciteit en/of aankondigingen van activiteiten die georganiseerd worden door verenigingen of particulieren uit de gemeente én die in de gemeente plaatsvinden mogen op de borden aangebracht worden. Politieke aankondigingen zijn verboden. Particuliere reclamefirma s mogen niet afficheren op de borden. Het maximumformaat is vastgelegd op A2. Per aanplakzijde mag slechts één affiche per activiteit worden aangebracht. De verantwoordelijke uitgever (naam, adres en telefoonnummer) en de organiserende persoon of vereniging moet duidelijk vermeld worden. Aangebrachte publiciteit mag niet afgerukt, gescheurd, bevuild of onleesbaar gemaakt worden. Affiches van activiteiten die nog niet afgelopen zijn, mogen niet overplakt worden. Verenigingen en/of organisatoren die toestemming gekregen hebben om affiches op te hangen in de gemeentelijke informatieborden, mogen affiches van voorbije activiteiten verwijderen. Plaatsen en verwijderen van affiches gebeurt door de vereniging en/of de organisator zelf. De organisatoren halen hiervoor de sleutel van de borden af bij de dienst Vrije Tijd en Jeugd. De sleutel moet binnen de drie dagen na de afhaling teruggebracht worden bij de dienst Vrije Tijd en Jeugd. Wie de sleutel niet tijdig terugbrengt, kan een tijdelijk reclameverbod krijgen. Bij het afhalen van de sleutel wordt een exemplaar van de affiche afgegeven bij de dienst Vrije Tijd en Jeugd. Bij verlies van de sleutel worden alle kosten voor het vervangen van de sloten doorgerekend aan de verenging of particuliere organisator. Bij meerdere aanvragen beslist de dienst Vrije Tijd en Jeugd welke activiteiten kunnen aangekondigd worden. Hierbij wordt rekening gehouden met de datum van de aanvraag. Verenigingen uit Laarne of Kalken krijgen voorrang op particuliere organisatoren. Niet aangevraagde of niet reglementair opgehangen affiches zullen verwijderd worden door de gemeentediensten en gemeld worden aan de politie. Bij overtredingen op dit reglement kan de vereniging of organisator gesanctioneerd worden met een reclameverbod. Indien de overtreding in strijd is met het geldende politiereglement, kan de politie een boete opleggen aan de vereniging of organisator. De gemeente beschikt over 7 vaste borden en staan op volgende locaties: Laarne Kalken De Kolk (naast de glascontainer) Wegvoeringsstraat (rechtover Vrije School) Steentjesstraat (rechtover Brasserie t Steentje) s Gravenbriel Colmanstraat (Skala) Kruispunt Kruisenstraat Dendermondsesteenweg Kalkendorp (kruispunt Nerenweg Vaartstraat) Goed georganiseerd? editie 2009 organiseren van evenementen 32 39

33 Bewegwijzering Ook voor tijdelijke bewegwijzering moet je de toelating vragen aan het college van burgemeester en schepenen. De bewegwijzering mag ten vroegste 3 dagen voor de activiteit worden aangebracht en moet uiterlijk 3 dagen erna verwijderd worden Net als bij de aanplakborden moet je ook de toelating hebben van het Vlaamse Gewest bij bewegwijzering langs gewestwegen. Voor de tijdelijke bewegwijzering geven we hier enkele tips: Er wordt voorkeur gegeven aan milieuvriendelijke richtingaanwijzers. Gebruik pijlen in hout, metaal of PVC die worden opgehangen met elastiek, ijzerdraad of kleefband, bij voorkeur dus niet met nagels Pijlen kunnen aangevuld worden met opvallende zelfklevende linten, confetti, kalk of andere gemakkelijk te verwijderen materiaal, zoals papieren kleefpijlen of te nieten pijlen. Zorg ervoor dat de pijlen duidelijk opvallen. Dit houdt in dat: de pijlen niet te klein zijn en goed zichtbaar zijn de pijlen een opvallende kleur hebben de pijlen op gelijke hoogte worden opgehangen de pijlen worden opgehangen aan de kant van de weg waar wordt gestapt Confetti, kalk en linten bewijzen vooral hun nut op onverharde wegen en in bossen. De tijdelijke bewegwijzering wordt op volgende plaatsen aangebracht: op elk kruispunt (ook met een voetweg, onverharde weg, ) bij elke afslag: pijl met de gewenste richting ongeveer 50 meter voor de te nemen weg. Na de afslag wordt een pijl ter bevestiging goed zichtbaar opgehangen bij splitsingen wordt: ~ een aankondigingbord Opgelet splitsing op 100 m aangebracht; ~ een bord met splitsingsaanwijzers opgehangen met vermelding van de afstanden voor elke richting; ~ na de splitsing wordt de afstand bevestigd. De pijlen met het embleem personen met een handicap betekenen dat het traject kan worden gevolgd door mensen met een rolwagen, met een kinderwagen, Provinciale uitleendienst De provinciale uitleendienst biedt een uitgebreid assortiment materiaal aan. Verenigingen die een activiteit organiseren kunnen hierop beroep doen. Voor het materiaal wordt een kleine retributie aangerekend en een waarborg van max Het ontleende materiaal moet door de vereniging zelf afgehaald en teruggebracht worden. Materiaal kan ten vroegste 3 maanden voor aanvang van de activiteit aangevraagd worden. Een overzicht van het uitleenbare materiaal kan bekeken worden op de website of kun je aanvragen bij: Provincie Oost-Vlaanderen Uitleendienst Goed georganiseerd? editie 2009 organiseren van evenementen 33 39