BESTEK. Beheerspakket voor onroerende goederen van de Patrimoniumdiensten

Transcriptie

1 BESTEK Beheerspakket voor onroerende goederen van de Patrimoniumdiensten Datum van de zitting voor de opening van de offertes: 10 september 2009 om uur Indiening van de offertes uitsluitend bij de: Stafdienst ICT Cel Overheidsopdrachten Koning Albert II-laan 33 bus 95 Gebouw C - 5e verdieping 1030 BRUSSEL - 1 -

2 Inhoudstafel Inhoudstafel...2 DEEL A: Administratieve en contractuele bepalingen van de opdracht Identificatie van de opdracht Aanbestedende overheid Controle en toezicht op de uitvoering van de opdracht Context en doel van opdracht Onverenigbaarheden Procedure en aard van de opdracht Procedure voor latere onderhandelingen Duur van het contract Opzegging Tijdelijke verenigingen Aanvraag van informatie Indiening en opening van de offertes Indienen van offertes Offerte verstuurd via elektronische middelen Offerte die niet elektronisch wordt ingediend Wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte Opening van offertes Beschrijving van te presteren diensten Beschikkingen die de opdracht bepalen Wetgeving Documenten betreffende de opdracht De documenten van de inschrijver Andere documenten Vormgeving van offertes Algemeen Geldigheidsduur van de offerte Varianten Inhoud van de offerte Gevolmachtigden Bij de offerte te voegen technische documenten Prijs Algemene informatie rond prijs Prijsherziening Clausule van meest begunstigde klant Selectiecriteria, regelmatigheid van de offertes, gunningscriteria en demonstratie Selectiecriteria Criteria van uitsluiting Selectiecriteria betreffende de financiële draagkracht van de inschrijver Selectiecriteria betreffende de technische capaciteiten van de inschrijver Regelmatigheid van de offertes Gunningscriteria Lijst van gunningscriteria Het criterium «Prijs» Eindscore DEEL B: Bepalingen met betrekking tot de uitvoering van de opdracht Kennisgeving Borgstelling Aansprakelijkheid van de dienstverlener Opleveringen Leveringen en installatie Technische specificaties Opvolging van de goede uitvoering van de leveringen en diensten Controlewerkzaamheden Gedeeltelijke en globale voorlopige opleveringen Definitieve opleveringen Opleveringskosten Opleveringsmodaliteiten Uitvoering van de diensten

3 2.5.1 Termijnen en clausules Plaats waar de diensten moeten worden gepresteerd en formaliteiten Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en uurregeling Technische middelen die door de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld Te respecteren normen en standaarden in het kader van onderhavige opdracht Beoordeling van de uitgevoerde diensten Onderaannemers Personeel van de inschrijver Organisatie van opleidingen Documentatie Taken van de medewerkers van de FOD Financiën Planning Opvolging van de uitvoering van de opdracht Ingezette middelen Stuurgroep Kick-off meeting Wekelijkse projectteamvergadering Maandelijkse opvolgingsvergadering Rapportering Facturatie en betaling van de leveringen/diensten Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener Eigendom Publiciteit Referenties Leverbaarheid van het voorgestelde systeem Technologische evolutie Overdraagbaarheid en continuïteit Verweermiddelen van de FOD Financiën Geschillen DEEL C: Beschrijving van de opdracht Inhoud van de opdracht Beschrijving van de technische oplossing Algemene vereisten en softwareoplossing Gedetailleerde functionele vereisten Openen van een dossier Voorbereiding beheer Diverse beheerstaken Algemene werkwijze Planning van de beheerstaken Opvolging financiële stromen Opdracht geven tot vervreemding Uitvoeren post-beheerstaken Rapportage Functionele logica toegangsbeheer Gebruiksvriendelijkheid Connectie met andere systemen en import/export Migratie van bestaande data Technische aspecten en de bestaande omgeving Inachtneming van de bestaande ICT-fundamenten Algemeen Hardwareomgeving Standaardontwikkelingstools Identity management Specifieke ontwikkelingen Specifieke parameterinstellingen Helpdesk support Prestaties Vereisten inzake integratie met bestaande standaarden Connectors interfacing uitwisseling van gegevens Clientstation Externe gebruikers Openheid en inachtneming van de open standaarden Gebruik van open source -software Specifiek aandachtspunt: internationalisering van de software Licenties

4 3.5 Fasering Algemeen Beslissing Go / No Go Beheer van het project en methodologie Het personeel Het project De analyses Overdracht van kennis Opleiding Documentatie Upgrades en onderhoud Garantie en Onderhoudscontract Upgrades van de software Maintenance Omkadering - servicedesk Programma s voor maintenance en opties Preventieve maintenance Oplossing van technische problemen en corrigerende maintenance Technische ondersteuning per telefoon Depannering Onlinehulp en technische documentatie Service level agreement (SLA) SLA-niveaus...49 (1) SLA s voor de inproductiestelling...49 (2) SLA s voor de garantie- en maintenanceperiode...49 (3) SLA voor de diensten...50 (4) SLA inzake de beschikbaarheid en de performantie van de toepassing Sancties Prioriteitsniveaus van de SLA De voorgestelde SLA moet volgende onderdelen behandelen Opmerkingen Aanvullende bijstand Deel D: Administratieve bijlagen Bijlage A: Offerteformulier Administratieve aspecten Voorwerp van de indiening Identificatie van de inschrijver Geldigheidsduur van de inschrijving Bijlage B: Modellen van prijstabellen Bijlage C: Model van vraag en antwoord Bijlage D: Model van formulier voor voorstelling van referenties Bijlage E: Model van cv van aan project toegewezen medewerkers Bijlage F: ICT fundamenten, FUP, projectbeheer ICT Fundamenten Projectbeheer BIJLAGE G : Verklaring van vertrouwelijkheid BIJLAGE H : Bestaande analyse

5 DEEL A: Administratieve en contractuele bepalingen van de opdracht 1.1 Identificatie van de opdracht Aanbestedende overheid Opdrachtgever: de Belgische Staat, vertegenwoordigd door de Minister van Financiën, Wetstraat 12, 1000 BRUSSEL Controle en toezicht op de uitvoering van de opdracht Leidende dienst van de aanbestedende overheid Leidinggevende ambtenaar: Contactpersoon FOD Financiën Stafdienst ICT Albert II-laan 33 bus Brussel Louis Collet, directeur Stafdienst ICT Peter Neirinck Tel: 0257/ Fax : 0257 / peter.neirinck@minfin.fed.be Yves Boussier Tel: 050/ Fax: 050/ yves.boussier@minfin.fed.be Bijkomende inlichtingen betreffende de procedure kunnen worden bekomen bij Nathalie Orban, tel 0257/643 12, Fax 0257/96801, nathalie.orban@minfin.fed.be. De leidinggevende dienst in de zin van de artikelen 1 en 2 van de Algemene aannemingsvoorwaarden is de aanbestedende overheid. Uitsluitend de leidende dienst is bevoegd om de opdracht te superviseren en te controleren Context en doel van opdracht Een van de taken van de patrimoniumdiensten, het voormalige kadaster, binnen de FOD Financiën is het beheer van onroerende goederen die op verschillende manieren aan de Staat zijn toegewezen: - Erfloze nalatenschappen - Verbeurdverklaringen - De bedoeling is dat deze goederen ten gelde worden gemaakt. Zolang dit echter niet gebeurd is dienen ze beheerd te worden: - Onderhoud - Eventueel innen van huurinkomsten - Betaling van toepasselijke verzekeringen en belastingen - Het betreft op dit moment ongeveer 150 onroerende goederen in heel België, maar dit aantal kan sterk veranderen. Daarnaast beheert de dienst SHAPE ongeveer 500 onroerende goederen, die ook binnen de eisen van dit bestek vallen

6 Naast de goederen in beheer zijn er ook nog een veel groter aantal goederen in concessie (ongeveer 4000, maar sterk variabel). Van deze goederen is de Belgische Staat niet de eigenaar, maar (een deel van) de opbrengsten komen haar wel toe. Ook deze zijn in scope van de huidige opdracht. Onderhavige opdracht heeft betrekking op: De ontwikkeling van een systeem ter ondersteuning van het beheer van onroerende goederen in het bezit van de Staat. Georganiseerd in een aantal cellen (3 tot 5, verspreid over heel België) zal het beheer van onroerende goederen gebeuren door specialisten ter zake. De gevraagde oplossing moet minimaal aan volgende noden een antwoord leveren: 1. Een oplossing bieden voor het gebrek aan tracabiliteit dat vandaag de grootste probleemstelling vormt voor de Patrimoniumdiensten. Dit wil zeggen dat de status van een onroerend goed, en een overzicht van alle beheersacties die er tot op vandaag gebeurd zijn, opgevraagd moeten kunnen worden. 2. Een essentieel onderdeel van de tracabiliteit is een afdoende functionaliteit om documenten in het systeem te beheren. Documenten die bij een dossier horen, dienen elektronisch aan een dossier verbonden te worden. Deze zijn altijd elektronisch beschikbaar. 3. Een ondersteuning bieden bij het beheer van onroerende goederen in het bezit van de Staat. Verschillende acties moeten hierbij genomen worden, en deze moeten ondersteund worden door een systeem. 4. Ondersteuning van de boekhoudkundige acties die gebeuren tijdens het beheer van onroerende goederen. Elke uitgave of ontvangst moet gekoppeld kunnen worden aan een actie in een beheersdossier. Al naargelang de actie waarop deze transactie betrekking heeft zal een specifieke transactiecode gebruikt worden. 5. De toegang tot de databank moet gecentraliseerd kunnen worden, zodat een eenvoudige gegevensuitwisseling mogelijk is tussen de verschillende beheerscellen. 6. De mogelijkheid moet bestaan om toegang tot de databank te geven aan partijen buiten de beheerscellen, meerbepaald de diensten van de FOD Financiën die verantwoordelijk zijn voor de vervreemding van onroerende goederen, en de realisatie van roerende goederen. 7. De mogelijkheid moet bestaan om te rapporteren over de data die in de databank bestaat. Het gaat hier over de eenvoudige rapportering van basisgegevens (financieel, management rapportering, ), zonder dat hier complexe berekeningen op moeten gebeuren. 8. De mogelijkheid om gegevens uit te wisselen met andere systemen van de FOD Financiën is een pluspunt. Het is daarentegen NIET de bedoeling om een integratie met deze tools te voorzien. Er dient opgemerkt te worden dat deze lijst niet exhaustief is, en dat deze nog kan aangevuld worden in functie van de analyse die bijgevoegd is in dit bestek. Na de gunning zal een bestaand systeem, gebaseerd op een Acces-database, dat uitsluitend door de dienst SHAPE gebruikt wordt, toegankelijk gemaakt worden voor de dienstverlener, zodat deze nog beter zicht krijgt op de manier van werken. Het nieuwe systeem zal dit systeem vervangen, en dient de bestaande gegevens op te kunnen nemen. Deze opdracht behelst tevens meerdere aspecten: Vooreerst dient er een voorstudie te gebeuren om de noden en de voorgestelde oplossing te detailleren. De effectieve implementatie van het systeem, en het mogelijk koppelen en/of integreren van het systeem met andere bestaande systemen binnen de FOD Financiën. Verder dient de nodige aandacht geschonken te worden aan projectbeheer, opleiding en onderhoud van het systeem in de brede zin van het woord. Deze opdracht heeft daarentegen geen betrekking op: De vervreemding van de goederen (verkoop) dient NIET voorzien te worden in de voorgestelde oplossing. Een mobiele toegang tot het beheerspakket is geen vereiste. Het voorzien van de nodige hardware is niet gewenst

7 1.1.4 Onverenigbaarheden De inschrijver wordt verzocht om kennis te nemen van de volgende beschikkingen : Art Moet worden uitgesloten, de vraag tot deelname of de offerte die werd ingediend voor een openbare aanbesteding van werken, leveringen of diensten, door elke persoon die werd belast met het onderzoeken, het uittesten, het bestuderen of het ontwikkelen van deze werken, leveringen of diensten, indien deze persoon ingevolge deze prestaties geniet van een voordeel dat van aard is om de normale concurrentievoorwaarden te vervalsen. Alvorens om deze reden het verzoek om deelname of de offerte van deze persoon uit te sluiten, nodigt de aanbestedende overheid deze laatste evenwel via een aangetekend schrijven uit om schriftelijk de relevante bewijsstukken te leveren waarmee zou kunnen worden aangetoond dat de persoon in kwestie niet geniet van een dergelijk voordeel. Deze formaliteit is niet verplicht, indien deze bewijsstukken werden gevoegd bij de vraag tot deelname of de offerte. De inschrijvers worden uitgenodigd om in hun offerte de nodige bewijsstukken te voorzien waarmee kan worden vastgesteld dat ze niet hebben genoten van een voordeel dat van aard is om de normale concurrentievoorwaarden te vervalsen. Zo worden alle ondernemingen die hebben deelgenomen aan de voorstudies of aan de implementeringen van de Coperfin-projecten uitgenodigd om bij hun offertes de nodige bewijsstukken te voegen waarmee kan worden vastgesteld dat ze niet hebben genoten van een voordeel dat van aard is om de normale concurrentievoorwaarden te vervalsen Procedure en aard van de opdracht De gekozen procedure is die van de algemene offerteaanvraag. In toepassing van artikel 18 van de wet kan de aanbestedende overheid ofwel verzaken aan het gunnen van de opdracht, ofwel de procedure overdoen, zo nodig volgens een andere methode. Het gaat om een opdracht van diensten. Het gaat om een opdracht volgens prijslijst (K.B. 8 januari 1996, art. 86) in overeenstemming met de voorwaarden van onderhavig bestek. De inschrijver zal echter wel in zijn offerte de details van de componenten vermelden volgens het bijgevoegd model (prijstabel) Procedure voor latere onderhandelingen In overeenstemming met het artikel 17, 2, 2, b van de wet van 24 december 1993 betreffende overheidsopdrachten, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om middels een procedure voor onderhandeling zonder publiciteit gedurende een periode van maximaal drie jaar na het afsluiten van onderhavig contract, aan de dienstverlener een opdracht van nieuwe diensten toe te wijzen die bestaan uit een herhaling van diensten die gelijkaardig zijn aan de diensten die in onderhavig bestek staan beschreven Duur van het contract De opdracht heeft een looptijd van vijf jaar die een aanvang neemt op de datum van de kick off van het project. De periode van vijf jaar kan unilateraal door de aanbestedende overheid met twee keer één jaar worden verlengd onder dezelfde voorwaarden en volgens dezelfde modaliteiten als het basiscontract Opzegging Onder voorbehoud van eventuele maatregelen van ambtswege, kan de opdracht op elk moment met volle recht door de aanbestedende overheid worden opgezegd middels een opzeggingstermijn van 90 kalenderdagen, te betekenen via een aangetekend schrijven

8 Er wordt op gewezen dat er tijdens het verloop van het project een aantal GO/NO GO beslissingen zijn ingebouwd, die eveneens aanleiding kunnen geven aan het stopzetten van de opdracht, maar zonder opzeggingstermijn. Er wordt verwezen naar voor meer detail Tijdelijke verenigingen De indiening van een offerte vanwege een tijdelijke vereniging is toegestaan. Het offerteformulier in bijlage A van het bestek wordt ingevuld en ondertekend door alle leden van de tijdelijke vereniging of door één of meerdere leden die volgens de regels zijn gemachtigd om alle leden van de tijdelijke vereniging te vertegenwoordigen (het bewijs van die volmacht moet in dat geval worden voorgelegd). Elk lid van de tijdelijke vereniging moet voldoen aan de criteria van uitsluiting verder in voorliggend document beschreven. De evaluatie van de economische, financiële en technische capaciteit geschiedt voor de tijdelijke vereniging en niet voor elk van de leden afzonderlijk. Elk lid van de tijdelijke vereniging wordt hoofdelijk verantwoordelijk gehouden voor alle verplichtingen die resulteren uit deze opdracht. 1.2 Aanvraag van informatie Er wordt geen infosessie voorzien. Er zal uitsluitend worden geantwoord op schriftelijke vragen die uiterlijk op 28 juli 2009 werden ingediend via het document in bijlage C. Deze vragen mogen uitsluitend via worden ingediend, in een spreadsheet bestand als bijlage, op het adres tender.celogbi@minfin.fed.be. De vragen en antwoorden zullen ten laatste op 5 augustus 2009 op rubriek «Overheidsopdrachten» gezet worden. Alle vragen moeten verplicht de nodige referenties naar het bestek bevatten, zodat een snel antwoord wordt vergemakkelijkt (bijvoorbeeld Deel A, punt 1.1, paragraaf 1, pagina 1). Gelieve tevens de taal van het door u gebruikte bestek te vermelden (de paginering kan verschillen naargelang de taal). Indien de geïnteresseerde ondernemingen onvolkomenheden, onduidelijkheden, enz. opmerken in het bestek, worden ze uitgenodigd om dit schriftelijk te laten weten vóór de infosessie, en dit volgens dezelfde modaliteiten als voor het versturen van de vragen. De FOD Financiën hecht bijzonder veel belang aan de gelijke behandeling van de inschrijvers en stelt de specificaties van zijn bestekken op in het licht van die bekommernis. Indien een geïnteresseerde firma desondanks meent dat haar kandidatuur wordt uitgesloten of dat haar kansen worden verminderd door bepaalde specificaties uit het bestek, wordt ze verzocht om dit schriftelijk mee te delen, uiterlijk tijdens de infosessie. Zo nodig zal de FOD, indien hij dit noodzakelijk acht, het bestek aanpassen om er rekening mee te houden. 1.3 Indiening en opening van de offertes Indienen van offertes De offertes worden vóór de opening van de offertes, ofwel elektronisch ingediend via de e-tendering applicatie (zie hieronder voor meer informatie), ofwel per schrijven (een aangetekend schrijven wordt - 8 -

9 aanbevolen) opgezonden naar, ofwel persoonlijk neergelegd bij de aanbestedende overheid. De offertes worden aanvaard voor zover de zitting van opening van de offertes niet voor geopend is verklaard Offerte verstuurd via elektronische middelen De elektronische offertes kunnen verstuurd worden via de e-tendering internetsite die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 81 ter van het KB van 8 januari Er dient opgemerkt te worden dat het versturen van een offerte per niet aan deze voorwaarden voldoet. Daarom wordt het niet toegestaan op deze wijze offerte in te dienen. Iedere inschrijver mag slechts één offerte indienen per opdracht. De offerte moet bij de aanbestedende overheid toekomen vóór de uiterste ontvangstdatum van de offertes. De inschrijver kan zijn offerte gedeeltelijk onder de vorm van papier en gedeeltelijk elektronisch versturen, waarbij beide delen één offerte vormen. Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd. (Artikel 81 quinquies van het KB van 8 januari 1996). Indien nodig worden de gevraagde attesten gescand om ze bij de offerte te voegen. Meer informatie kan worden teruggevonden op volgende website : Of via de e-procurement helpdesk op het nummer : +32 (0) Offerte die niet elektronisch wordt ingediend De offertes die niet elektronisch worden ingediend, worden in een omslag gestoken die wordt gesloten. Op deze omslag dienen de volgende vermeldingen te worden aangebracht: het voorwerp van het bestek: Beheerspakket voor onroerende goederen van de Patrimoniumdiensten de datum en het uur van de opening van de offertes. 10 september 2009 om 10 u. Deze omslag wordt gestoken in een tweede omslag met de volgende vermeldingen: het woord «offerte» in de linkerbovenhoek; het adres van de bestemmeling: Wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte Indien een inschrijver een reeds opgestuurde of ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken, moet dit gebeuren volgens de bepalingen in artikel 105 van het KB van 8 januari De wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte kan via elektronische middelen die voldoen aan artikel 81 ter van het KB van 8 januari 1996 of op papier. Om een reeds opgestuurde of ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die door de inschrijver of zijn gemachtigde behoorlijk is ondertekend. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten, op straffe van nietigheid van de offerte nauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn

10 De intrekking kan ook per telegram, telex of telefax worden medegedeeld voor zover: 1 zij bij de voorzitter van de zitting voor het openen van de offertes toekomt alvorens hij de zitting opent, 2 en zij wordt bevestigd per aangetekende brief, afgegeven bij de post ten laatste de dag die aan de zitting voor het openen van de offertes voorafgaat. Deze voorwaarde is niet van toepassing indien elektronische middelen die voldoen aan artikel 81 ter van het KB van 8 januari 1996 worden gebruikt. Opmerking : Om technische en organisatorische redenen verkiest de aanbestedende overheid dat offertes elektronisch worden ingediend. De keuze ligt natuurlijk steeds bij de inschrijver en zal op geen enkele manier een rol spelen bij de analyse en evaluatie van de offerte Opening van offertes De openbare zitting waarin de offertes op papier en de elektronische offertes worden geopend zal plaatsvinden op 10 september 2009 om 10 uur op het volgende adres: FOD Financiën North Galaxy, Koning Albert II-laan Brussel Toren C, 5 e verdieping, zaal Mandarin 1.4 Beschrijving van te presteren diensten De leveringen/diensten zullen geschieden in overeenstemming met de technische specificaties van de delen B, C en D (= bijlagen) van het bestek. 1.5 Beschikkingen die de opdracht bepalen Wetgeving - De wet van 24 december 1993 met betrekking tot overheidsopdrachten en bepaalde contracten voor de aanneming van werken, leveringen en diensten (B.S. van 22 januari 1994). - Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten, en betreffende concessies voor openbare werken (B.S. van 26 januari 1996). - Het koninklijk besluit van 26 september 1996 dat de algemene uitvoeringsregels vastlegt voor overheidsopdrachten en voor concessies voor openbare werken en bijlage: Algemene Aannemingsvoorwaarden betreffende overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten, en betreffende concessies voor openbare werken (B.S. van 18 oktober 1996). - Alle wijzigingen in voornoemde wetteksten en besluiten, die van kracht zijn op de dag van de opening van de offertes Documenten betreffende de opdracht - Dit bestek. - De berichten inzake de opdracht en de berichten van wijziging, aangekondigd of gepubliceerd in het Bulletin der Aanbestedingen en het Publicatieblad van de Europese Unie, die in het algemeen betrekking hebben op overheidsopdrachten, en de berichten van wijziging betreffende de onderhavige opdracht, worden verzonden per individueel aangetekend schrijven of per fax. Deze berichten maken integraal deel uit van de contractvoorwaarden en de inschrijver wordt verondersteld er kennis van te hebben genomen en er rekening mee te hebben gehouden bij de opstelling van zijn offerte

11 - De aangebrachte verduidelijkingen naar aanleiding van de infosessie (gestelde vragen en door de aanbestedende overheid verstrekte antwoorden). Deze verduidelijkingen maken integraal deel uit van de contractvoorwaarden en de inschrijver wordt verondersteld er kennis van te hebben genomen en er rekening mee te hebben gehouden bij de opstelling van zijn offerte De documenten van de inschrijver - De offerte van de inschrijver. - De verduidelijkingen en verbintenissen die door de FOD Financiën worden aanvaard en die als aanvulling op de offerte gelden (met dezelfde referentie) naar aanleiding van vragen en verzoeken om opheldering Andere documenten De volgende documenten vormen een onontbeerlijke bron van informatie voor een goed inzicht in de opdracht. ICT fundamenten, FUP en projectbeheer: zie bijlage F van dit bestek. De analyses en procesbeschrijving bijgevoegd in bijlage H 1.6 Vormgeving van offertes Algemeen De inschrijver is gehouden tot het gebruik van het offerteformulier in bijlage van dit bestek. Indien evenwel andere formulieren worden gebruikt, is hij verplicht om op elk document de overeenstemming te bekrachtigen met het offerteformulier dat bij het bestek is gevoegd (Art. 89 van het KB van 8 januari 1996). De offerte en de bijlagen bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of het Frans. De inschrijver moet aangeven welke taal er moet worden gebruikt voor de interpretatie van het contract, met name het Nederlands of het Frans. Met de indiening van zijn offerte verzaakt de inschrijver automatisch aan zijn eigen algemene of bijzondere verkoopvoorwaarden, ook als deze zouden voorkomen op één of meer bijlagen van zijn offerte. Indien er gekozen wordt voor de procedure van (offerte die niet electronisch wordt ingediend) moet de offerte worden opgemaakt op papier in drie exemplaren (waarvan één origineel en twee kopieën). Elke offerte en haar bijlagen moeten worden ondertekend door de inschrijver of zijn gevolmachtigde; zo niet wordt de offerte als zijnde onregelmatig verklaard. De inschrijver zal tevens drie exemplaren van zijn offerte overhandigen in elektronische vorm (cd-rom of diskette). In geval van afwijkingen tussen de versie op papier en de elektronische versie, zal het originele exemplaar van de versie op papier als geldig worden beschouwd. Voor beide indieningvormen (zowel electronisch als niet electronisch) geldt verder dat voor de exemplaren in elektronische vorm dat de prijstabellen zullen worden voorgesteld in een apart elektronisch bestand, naast het bestand met de technische offerte. De inschrijver moet de elektronische bestanden controleren op virussen om te vermijden dat de informatica-infrastructuur van de FOD Financiën door virussen wordt besmet. Hij dient in zijn offerte de naam en de versie van de voor de viruscontrole gebruikte software te vermelden en te garanderen dat de bestanden zijn gecontroleerd en geen virussen bevatten. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of verbeteringen, zowel in de offerte als in haar bijlagen, moeten door de inschrijver of zijn gevolmachtigde worden ondertekend (en niet enkel geparafeerd); zo niet wordt de offerte als onregelmatig beschouwd. De inschrijvers zijn gehouden zich expliciet te verbinden tot het naleven van alle administratieve en contractuele bepalingen van het bestek. Elk voorbehoud of gebrek aan verbintenis inzake één van deze bepalingen kan leiden tot de onregelmatigheid van de offerte

12 1.6.2 Geldigheidsduur van de offerte De inschrijvers zijn door hun offerte gebonden gedurende een termijn van 240 kalenderdagen, te rekenen vanaf de dag die volgt op de datum van de opening van de offertes Varianten Elke inschrijver kan slechts één enkele offerte indienen; varianten zijn niet toegelaten Inhoud van de offerte De offerte van de inschrijver zal verplicht voorgesteld worden in volgende vier delen : Deel 1 Administratief gedeelte A. Offerteformulier (bijlage A bij dit bestek) B. Volmachten van de mandatarissen C. Informatie betreffende de onderaannemers Deel 2 Financieel gedeelte Het prijsvoorstel: de kosten detailleren en samenvatten volgens de prijstabelopgenomen in bijlage B van dit bestek). Deel 3 Technisch voorstel Deel 4 Bijlagen Bijlage 1: Curriculum Vitae (model: bijlage E bij dit bestek) Bijlage 2: Referenties van recent uitgevoerde projecten zowel in de privéals in de openbare sector (model: bijlage D bij dit bestek) Bijlage 3: Vertrouwelijkheidsclausule (model: bijlage G bij dit bestek) Bijlage 4: Andere bijlagen die de inschrijver nuttig acht om bij te voegen Elk voorstel van de inschrijver dat niet de door de aanbestedende overheid opgelegde structuur volgt, zal als onregelmatig worden beschouwd. Het technisch voorstel mag geen enkele administratieve indicatie en/of prijsaanduiding bevatten. Met welke administratieve indicatie of prijsaanduiding dan ook die voorkomt in een ander gedeelte dan deel 1, wordt geen rekening gehouden. De structuur van het technisch voorstel moet de structuur volgen van het deel C van het bestek. De inschrijver zal een continue en ononderbroken nummering voorzien voor alle pagina s van zijn offerte en de bijlagen. Elke pagina moet worden geparafeerd. Betreffende de elektronische versie wordt gevraagd van het aantal aangeboden files tot een minimum te herleiden. Zo kunnen bv. afzonderlijke files gegroepeerd worden tot grotere documenten. Het is tevens belangrijk dat de elektronische versie een duidelijke volgorde van de files aangeeft, zodat de structuur van de offerte duidelijk blijft Gevolmachtigden Elke offerte die wordt ingediend door gevolmachtigden, moet vermelden in naam van welke entiteit de gevolmachtigden handelen. De gevolmachtigden voegen bij de offerte een authentieke of onderhandse akte die hen de machtiging verleent, of een kopie van dergelijke akte. Ze kunnen eveneens het nummer vermelden van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin de bewuste mandaten werden gepubliceerd

13 1.6.6 Bij de offerte te voegen technische documenten De documenten van technische inslag die bij de offerte worden gevoegd, kunnen worden opgemaakt in het Engels indien er geen vertaling van zou bestaan in de taal van de offerte. 1.7 Prijs Algemene informatie rond prijs Alle in het offerteformulier vermelde prijzen moeten verplicht worden uitgedrukt in EURO. De opdracht is een opdracht volgens prijslijst. De aantallen in de modellen van de prijslijst (met uitzondering van de fixed price elementen) zijn veronderstelde aantallen. De inschrijver zal in zijn offerte de prijzen specificeren van alle onderdelen van de offerte. Daartoe zal hij de prijslijst invullen die in bijlage B van het bestek wordt voorzien. De prijzen worden vermeld met alle kosten inbegrepen maar zonder BTW. De offerte zal het tarief en het bedrag van de BTW afzonderlijk vermelden voor elk onderdeel van de offerte en voor de totaalprijs. De inschrijver wordt verondersteld in zijn eenheidsprijzen alle mogelijke kosten te hebben voorzien aangaande de bewuste diensten, met uitzondering van de BTW. Het gebruik van het model in bijlage B is verplicht. Met prijzen die op een andere plaats worden vermeld, zal geen rekening worden gehouden Prijsherziening 1. Voor de leveringen wordt geen prijsherziening toegestaan. 2. Voor de diensten is de herziening van de prijzen mogelijk. 3. De regels voor de prijsherziening zijn: a. de prijzen kunnen éénmaal per jaar herzien worden b. de dienstverlener vraagt elk jaar de prijsherziening aan door middel van een aangetekend schrijven gericht aan de Aanbestedende Overheid, t.a.v. Stafdienst B&B boekhoudcel ICT, Koning Albert II-laan 33 bus 785, 1030 Brussel 4. de prijsherziening gaat in op: c. de jaardag van de notificatie van de gunning van de opdracht als de dienstverlener de aanvraag tot herziening heeft verzonden vóór de jaardag. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na de jaardag gepresteerd zijn d. de 1e dag van de maand volgend op de verzending van het aangetekende schrijven als de dienstverlener één of meer jaardagen heeft laten voorbijgaan. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na voormelde 1e dag van de maand gepresteerd zijn (opgelet: de dienstverlener moet een nieuwe aanvraag indienen voor de herziening van de prestaties die na de eerstvolgende jaardag zullen gepresteerd worden) 5. de prijsherziening wordt berekend aan de hand van de volgende formule: S P = P 0, S0 waarbij: P= herziene prijs P 0= initiële prijs S 0= loonindex AGORIA (alleen voor Belgische dienstverleners, buitenlandse dienstverleners moeten een analoge index voorstellen) nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, voor contracten vanaf 11/07/1981, van toepassing in de maand die aan de opening van de offertes voorafgaat. S= zoals S 0 hiervoor, maar van toepassing in de maand die de jaardag van de notificatie van de gunning van de opdracht voorafgaat Voor de indexen, zie:

14 6. de prijzen van de diensten die worden bijbesteld, kunnen worden herzien. De herziening volgt de bovenstaande regels 7. De Aanbestedende Overheid behoudt zich het recht voor om de prijzen te herzien bij dalende index. De herziening volgt de bovenstaande regels, waarbij het aangetekende schrijven uitgaat van de Aanbestedende Overheid Clausule van meest begunstigde klant De inschrijver (en dus ook de dienstverlener na de gunning van de opdracht) verbinden zich er tegenover de FOD Financiën toe om op elk moment de prijsvoorwaarden van hun meest begunstigde klant in België te bieden, en dit voor alle prestaties, producten en diensten die ze aan de FOD Financiën zullen leveren in het kader van onderhavige opdracht. 1.8 Selectiecriteria, regelmatigheid van de offertes, gunningscriteria en demonstratie Selectiecriteria De inschrijvers worden beoordeeld op basis van de hierna vermelde selectiecriteria. Enkel de offertes van de inschrijvers die hebben voldaan aan de selectiecriteria worden in overweging genomen om deel te nemen aan de vergelijking van de offertes met de gunningscriteria, die zijn hernomen in van het bestek, in de mate dat deze offertes regelmatig werden bevonden op administratief en technisch vlak Criteria van uitsluiting Eerste criterium van uitsluiting..1. De Belgische inschrijver die personeel in dienst heeft dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969, die het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers herziet, moet vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes in regel zijn met de bijdragen in het kader van de sociale zekerheid. Is in regel met de toepassing van onderhavig artikel, de inschrijver die volgens de stand van zaken uiterlijk aan de vooravond van de limietdatum voor de ontvangst van de offertes: 1 aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid alle vereiste aangiften heeft overgemaakt tot en met de aangiften betreffende het voorlaatste trimester dat is verstreken ten opzichte van de limietdatum voor de ontvangst van de offertes en 2 die voor de bewuste aangiften geen achterstallige bijdragen voor een bedrag van meer dan EURO is verschuldigd, tenzij hij voor de bewuste schulden betalingstermijnen heeft verkregen die hij strikt respecteert. Maar ook al ligt het achterstallige bedrag aan bijdragen hoger dan EURO, toch zal de inschrijver als zijnde in regel worden beschouwd, indien hij vóór de beslissing om de opdracht toe te wijzen, kan aantonen dat hij op de dag waarop het attest zijn situatie vaststelt, tegenover een aanbestedende overheid in de zin van artikel 4, 1 en 2, 1 tot 8 en 10 van de wet, of tegenover een publieke onderneming in de zin van artikel 26 van dezelfde wet, één of meer gegarandeerde, invorderbare schuldvorderingen bezit die vrij zijn van elke verbintenis tegenover derden, en dit voor een bedrag dat minstens gelijk is, op EURO na, aan het bedrag waarvoor hij te laat is met de betaling van zijn bijdragen. Voor de Belgische ondernemingen die personeel in dienst hebben dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 die het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers herziet, is de inschrijver niet langer verplicht bij zijn offerte een attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid te voegen. Deze informatie kan rechtstreeks worden opgevraagd door de aanbestedende overheid via het elektronische loket. De inschrijver zal in zijn offerte het KBO nummer vermelden

15 2. De buitenlandse inschrijver moet volgende zaken bij zijn offerte voegen of aan de aanbestedende overheid voorleggen vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes: 1 een attest, afgeleverd door de bevoegde overheid, dat bevestigt dat hij volgens de stand van zaken uiterlijk aan de vooravond van de limietdatum voor de ontvangst van de offertes, op de bewuste datum in regel is met zijn verplichtingen aangaande de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid volgens de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd. Wanneer een dergelijk document niet wordt afgeleverd in het betrokken land, kan het worden vervangen door een verklaring onder ede of door een plechtige verklaring, door de geïnteresseerde partij afgelegd voor een gerechtelijke of administratieve autoriteit, een notaris of een gekwalificeerde professionele instelling van het bewuste land; 2 een attest in overeenstemming met 1, indien hij personeel in dienst heeft dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 die het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers herziet..3. De aanbestedende overheid kan zich in eender welk stadium van de procedure informeren, via alle middelen die ze nuttig acht, over de situatie van elke inschrijver inzake de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid. Tweede criterium van uitsluiting. De inschrijver mag zich niet bevinden in één van de volgende situaties: 1 zich bevinden in een staat van faillissement of vereffening, zijn activiteiten hebben stopgezet of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of zich bevinden in elke andere vergelijkbare situatie die het resultaat is van een gelijkaardige procedure die in de nationale wetgeving en reglementeringen voorkomt; 2 een verklaring van faillissement hebben ingediend, een vereffeningsprocedure hebben opgestart of een gerechtelijk akkoord hebben aangevraagd of een gelijkaardige procedure hebben lopen die voorkomt in de nationale wetgeving en reglementering. De inschrijver voegt bij zijn offerte een recent attest (dat maximaal zes maanden oud is, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) dat hij niet failliet werd verklaard, afgeleverd door de griffie van de bevoegde handelsrechtbank. Voor de buitenlandse inschrijver moet het attest afkomstig zijn van de bevoegde administratieve instelling in het betrokken land; bij gebrek daaraan moet de inschrijver een verklaring op zijn woord van eer verstrekken, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of administratieve autoriteit. Derde criterium van uitsluiting. De inschrijver moet in orde zijn voor wat betreft zijn verplichtingen inzake de directe belastingen en de BTW. De Belgische inschrijver voegt bij zijn offerte een recent attest 276C2 (dat maximaal zes maanden oud is, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) van de Administratie der Directe Belastingen, en een recent attest (dat maximaal zes maanden oud is, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) van de Administratie van de BTW, waaronder hij valt, dat hij in orde is inzake zijn verplichtingen tegenover de voornoemde administraties. De buitenlandse inschrijver voegt bij zijn offerte één of meer recente attesten (maximaal zes maanden oud, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) die afkomstig zijn van de bevoegde administratie(s) van zijn land, betreffende de inning van de directe belastingen en de BTW (of van taksen die in zijn land de BTW vervangen), met de vermelding dat hij in orde is voor wat betreft zijn verplichtingen tegenover de voornoemde administratie(s). Indien dit attest of deze attesten niet worden afgeleverd in zijn land, is het voldoende dat hij een verklaring op zijn woord van eer toevoegt, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of administratieve autoriteit van zijn land

16 Selectiecriteria betreffende de financiële draagkracht van de inschrijver De inschrijver zal bij zijn offerte een verklaring voegen betreffende de omzet met betrekking tot het voorwerp van onderhavige opdracht gedurende de drie laatste boekjaren Selectiecriteria betreffende de technische capaciteiten van de inschrijver Eerste criterium betreffende de technische capaciteit van de inschrijver. De inschrijver moet de realisatie van ten minste één gelijkaardig project aantonen, uitgevoerd in de afgelopen drie jaar, en dit voor een groep van een vergelijkbaar aantal interne gebruikers (projecten die zijn uitgevoerd binnen het bedrijf van de inschrijver of binnen het bedrijf/de bedrijven van de onderaannemer(s), zijn in dit verband uitgesloten). Hiertoe voorziet hij in een lijst van de belangrijkste opdrachten, door de inschrijver uitgevoerd in de loop van de drie laatste jaren, alsook van de analoge projecten die hij in dezelfde periode heeft gerealiseerd, naast de openbare en privé-instanties voor wie ze waren bestemd. Indien het om diensten aan publieke overheden gaat, wordt het bewijs geleverd door certificaten die zijn uitgeschreven of ondertekend door de bevoegde overheid. Indien het om diensten aan privépersonen gaat, worden de prestaties door de betrokkenen gecertificeerd; bij gebrek daaraan kan de inschrijver zijn prestaties zelf voor uitgevoerd verklaren. De inschrijver zal per referentie ook de datum, het totaalbedrag van de opdracht en de gegevens van een contactpersoon binnen de betrokken onderneming of organisatie vermelden. Het gebruik van het model in bijlage D is vereist voor de presentatie van de referenties. Tweede criterium betreffende de technische capaciteit van de inschrijver. De inschrijver zal de ISO- en andere certificaten in zijn bezit vermelden. De aanbestedende overheid wenst dat de inschrijver in het bezit is van een ISO-certificaat van het type 9000 (9001 of 9002) of gelijkwaardig. De aanbestedende overheid wenst dat alle onderaannemers eveneens een ISOcertificaat van het type 9000 (9001 of 9002)of gelijkwaardig zouden bezitten voor de activiteiten die aan hen worden uitbesteed. Derde criterium betreffende de technische capaciteit van de inschrijver. De inschrijver zal melding maken van elk beroep op onderaanneming, met aanduiding van het gedeelte van de opdracht dat zal worden uitbesteed, naast de naam van de onderaannemers in kwestie Regelmatigheid van de offertes De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden gecontroleerd op hun regelmatigheid, in overeenstemming met de artikelen 89 en volgende van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 en met de beschikkingen in dit bestek. De onregelmatig bevonden offertes worden uitgesloten. Elk voorstel zal worden onderzocht om te verzekeren dat het in overeenstemming is met de gestelde behoeften. Indien wordt vastgesteld dat er aan een bepaalde behoefte niet wordt beantwoord, zal de offerte als zijnde onregelmatig worden beschouwd. De in de offerte van de inschrijver voorgestelde oplossing moet voldoen aan de technische behoeften die kunnen worden teruggevonden in dit bestek. Elk financieel of prijsvoorstel dat niet volledig is, dat contradicties of significante onjuistheden bevat of dat de eisen inzake de voorstelling van de kostprijs zoals die worden geformuleerd in dit bestek, niet respecteert, kan onregelmatig worden bevonden. Enkel regelmatig bevonden offertes worden in overweging genomen voor een toetsing aan de gunningscriteria

17 1.8.3 Gunningscriteria Voor de keuze van de meest interessante offerte vanuit een economisch standpunt, zullen de regelmatig bevonden offertes van de geselecteerde inschrijvers worden getoetst aan een reeks gunningscriteria. Deze criteria worden onderling afgewogen met het oog op het bekomen van een eindklassering Lijst van gunningscriteria De inschrijver zal bij zijn offerte alle nuttige inlichtingen voegen voor de beoordeling van zijn offerte in het licht van de gunningscriteria, zoals hieronder gedetailleerd. De enige gunningscriteria om de regelmatig bevonden offertes te onderscheiden, zijn de volgende: 1 Prijs 40 2 Technische oplossing ( 3.2, 3.3 en 3.4) 40 functionaliteiten 30 integratie tussen deze functionaliteiten en architectuur 5 evolutiviteit van de oplossing 5 3 Projectbeheer, analyse, overdracht v kennis ( 3.5, 3.6.2, & 3.7) 5 4 Personeel (3.6.1 en 3.10) 10 6 SLA, garantie en onderhoud ( 3.8 en 3.9) 2,5 7 Duidelijkheid van de offerte 2,5 Volgende offertes komen niet in aanmerking voor de gunning van de opdracht: De offertes die geen 60 % van de punten behalen voor de som van de punten met uitzondering van het prijscriterium (36/60) De offertes die geen 60 % van de punten behalen op het criterium 2 (24/40) Het criterium «Prijs» Het criterium «Prijs» zal als volgt worden afgewogen: Pr P = P min max Profferte waarbij: Pr min = laagste prijs, van de regelmatig bevonden offertes Pr offerte = prijs van de offerte P = punten toegekend aan het criterium «Prijs» P max = maximale weging van het criterium «Prijs» Eindscore De waarderingscijfers voor de bovenvermelde gunningscriteria, met inbegrip van de prijs, zullen worden opgeteld. De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver die de hoogste eindscore behaalt

18 2 DEEL B: Bepalingen met betrekking tot de uitvoering van de opdracht 2.1 Kennisgeving Overeenkomstig artikel 21 bis van de Wet van 24 december 1993 informeert de aanbestedende overheid de niet geselecteerde kandidaten en de inschrijvers van wie de offerte als onregelmatig werd beschouwd of niet werd uitgekozen, zo gauw mogelijk nadat over hen een beslissing werd genomen. Wanneer de overheidsopdracht het geraamde bedrag bereikt, zoals bepaald door de Koning, voor de Europese bekendmaking bij de aanvang van de procedure, deelt de aanbestedende overheid bij een ter post aangetekende brief mee : 1 aan elke niet geselecteerde kandidaat of inschrijver, de redenen van zijn niet-selectie; 2 aan elke inschrijver van wie de offerte als onregelmatig werd beschouwd, de redenen van de verwerping; 3 aan elke inschrijver van wie de offerte niet werd uitgekozen, de gemotiveerde gunningsbeslissing van de opdracht. De aanbestedende overheid kent de inschrijvers een termijn toe van vijftien dagen vanaf de dag die volgt op de in het tweede lid bepaalde datum van verzending per telefax of via elektronische middelen. De inschrijvers kunnen binnen deze termijn een schorsingsberoep instellen bij een rechtscollege, wat uitsluitend mag gebeuren in het kader van, al naargelang, een procedure in kort geding voor de justitiële rechter of, voor de Raad van State, via een procedure wegens uiterst dringende noodzakelijkheid. Indien de aanbestedende overheid binnen de toegestane termijn geen schriftelijke kennisgeving in die zin ontvangt op het door haar vermelde adres, mag de procedure worden verdergezet. Bepaalde gegevens mogen evenwel niet worden medegedeeld indien de openbaarmaking ervan de toepassing van een wet zou belemmeren, in strijd zou zijn met het openbaar belang, nadelig zou zijn voor de rechtmatige commerciële belangen van overheidsbedrijven of particuliere ondernemingen of de eerlijke mededinging tussen de ondernemingen zou kunnen schaden. 2.2 Borgstelling De borgstelling is bepaald op 5 % van het totaalbedrag, exclusief BTW, van de opdracht. Het aldus bekomen bedrag wordt naar boven afgerond tot het tiental in euro. De borgsom kan worden samengesteld in overeenstemming met de wettelijke en reglementaire beschikkingen, hetzij in klinkende munt, hetzij in staatsfondsen, hetzij in de vorm van een collectieve borgstelling. De borgsom kan eveneens worden samengesteld door middel van een garantie die wordt toegekend door een kredietinstelling, die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 betreffende het statuut van en de controle op kredietinstellingen, of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle op verzekeringsondernemingen, en die is erkend voor sectie 15 (borg). De dienstverlener moet binnen dertig kalenderdagen, volgend op de dag van de afsluiting van het contract, het bewijs aanleveren van de samenstelling van de borgsom door hemzelf of door een derde, en dit op één van de volgende manieren: 1 wanneer het gaat om een borg in speciën, middels de overschrijving van het bedrag op de postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (postchequerekening nr , IBAN: BE , BIC: PCHQ BEBB) of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult als die van de voornoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

19 2 wanneer het gaat om een borg in staatsfondsen, via een deposito van de borg in handen van de kassier van de Staat in de zetel van de Nationale Bank in Brussel of in één van de provinciale agentschappen ervan, voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas, of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3 wanneer het gaat om een collectieve borgstelling, via een deposito door een onderneming die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borgstelling bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4 wanneer het gaat om een garantie, via de akte van verbintenis van de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming. Deze bewijsstukken worden, al naargelang het geval, aan de aanbestedende overheid geleverd via: 1 hetzij het ontvangstbewijs van het deposito van de Deposito- en Consignatiekas of een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2 hetzij een bericht van debet, overhandigd door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming; 3 hetzij het bewijs van deposito, afgeleverd door de kassier van de Staat of door een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4 hetzij het origineel van de akte van solidaire borgstelling, goedgekeurd door de Deposito- en Consignatiekas of door een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5 hetzij het origineel van de akte van verbintenis, opgesteld door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die de garantie verstrekt. Deze documenten, ondertekend door de depositogever, tonen aan ten gunste van wie de borgstelling is gevormd, en verduidelijken de precieze aanwending ervan middels een beknopte aanduiding van het voorwerp van de opdracht en van de referentie aan het bestek, alsook de naam, de voornaam en het volledige adres van de dienstverlener en eventueel van de derde die het deposito heeft verricht voor zijn rekening, met de vermelding geldschieter of gevolmachtigde, al naargelang het geval. Indien het bewijs van de borg niet werd geleverd binnen de gestelde termijn, zal er een boete worden toegepast. De afwezigheid van een borgstelling kan leiden tot de verbreking van het contract. De termijn van dertig kalenderdagen die eerder werd vermeld, wordt opgeschort tijdens de sluiting van de onderneming van de dienstverlener tijdens de jaarlijkse betaalde vakantieperiode en op compensatiedagen die wettelijk zijn voorzien of die verplicht werden gesteld in een collectieve arbeidsovereenkomst. Het bewijs voor de samenstelling van de borgsom moet worden verzonden naar het adres dat zal worden opgegeven in het bericht van gunning van de opdracht. De borgsom zal in één keer worden vrijgemaakt na de definitieve oplevering en dit op uitdrukkelijk verzoek van de dienstverlener. 2.3 Aansprakelijkheid van de dienstverlener De dienstverlener aanvaardt de volledige verantwoordelijkheid voor fouten en gebreken die zich zouden voordoen in de geleverde diensten, in het bijzonder in de studies, de berekeningen, de plannen of in alle andere stukken die door hem in de loop van de uitvoering van de opdracht worden ingediend. De dienstverlener staat overigens tegenover de aanbestedende overheid garant voor alle schadevergoedingen en interesten die door derden worden geclaimd omwille van een vertraging in de uitvoering van de diensten of omwille van een gebrekkige uitvoering door de presteerder van de diensten. 2.4 Opleveringen Leveringen en installatie De dienstverlener moet aan de FOD Financiën alle noodzakelijke inlichtingen en faciliteiten verstrekken met het oog op de controle van de voorbereiding en de uitvoering van de leveringen

20 Er kan geen enkele levering geschieden zonder dat de geadresseerde dienst minstens vier werkdagen vóór de datum van verzending van de goederen of van installatie van de software schriftelijk op de hoogte werd gebracht, behoudens tegenbericht van de aanbestedende overheid. De uitrusting (software) zal door de dienstverlener worden geleverd en geïnstalleerd in overeenstemming met een gedetailleerde kalender die in gezamenlijk overleg te bepalen is na de kennisgeving van de gunning van de opdracht. De lokalen voor de installatie zullen door de FOD Financiën worden klaargemaakt in overeenstemming met de voorschriften die staan beschreven in de offerte die door de dienstverlener wordt overhandigd Technische specificaties De leveringen en diensten moeten in alle opzichten overeenstemmen met de plannen, documenten en thema s die van toepassing zijn op deze opdracht. Zelfs bij gebrek aan een contractuele technische specificatie moeten de leveringen en diensten voldoen aan alle vereisten en regels van een goede uitvoering Opvolging van de goede uitvoering van de leveringen en diensten De FOD Financiën heeft het recht om een permanente bewaking te handhaven van de werken die worden verzorgd door het team dat betrokken is bij de uitvoering van de opdracht. Het uitvoerende team moet aan de vertegenwoordigers van de FOD Financiën alle nodige inlichtingen en faciliteiten verstrekken met het oog op de vervulling van die supervisietaken. De plannen, specificaties, dossiers, enz., die in het kader van deze opdracht worden opgesteld door het personeel van de dienstverleners met inbegrip van de normen die zullen worden gehanteerd, dienen door de FOD Financiën te worden goedgekeurd vóór de uitvoering. De FOD Financiën beschikt over een termijn van 15 kalenderdagen om deze documenten goed te keuren of opmerkingen te formuleren. Indien er opmerkingen zijn, moeten de betrokken documenten voldoende worden gecorrigeerd vóór de uitvoering, zonder dat deze verbeteringen een herziening van de geplande uitvoeringstermijn tot gevolg hebben, tenzij de opmerkingen het gevolg zouden zijn van een nieuwe eis vanwege de FOD Financiën. Elke overschrijding van de geplande termijn voor de aanvaarding van een document leidt, op verzoek van de betrokken dienstverlener, tot een verlenging van de uitvoeringstermijn. Het feit dat een vertraging kan worden toegeschreven aan de FOD Financiën, ontslaat de dienstverlener niet van de verplichting om toe te zien op een beperking van de gevolgen van die vertraging. De dienstverlener kan zich niet beroepen op het feit dat deze controle wordt uitgevoerd, met de bedoeling zich te onttrekken aan zijn verantwoordelijkheid wanneer de werken worden geweigerd omwille van bepaalde gebreken van welke aard ook en wanneer daaruit een verlenging van de uitvoeringstermijn voortvloeit Controlewerkzaamheden De FOD Financiën zal overgaan tot een volledige controle van de constitutieve voorzieningen binnen elk van de realisatiefases zoals die werden bepaald in de kalender voor de realisatie van het project, en dit binnen 30 dagen volgend op de bekendmaking door de aannemer van hun voltooiing. De controles hebben betrekking op de geschiktheid en de goede werking van de uitrustingen. De controle van de geschiktheid heeft tot doel vast te stellen of de uitrustingen beantwoorden aan de hoeveelheden en de specificaties die door de FOD Financiën werden opgelegd. De controle van de goede werking heeft tot doel vast te stellen of de installaties een goede werking kunnen garanderen onder normale bedrijfsomstandigheden (met andere woorden, of de installaties voldoen op het vlak van de vooraf bepaalde diensten). De controlewerkzaamheden omvatten met name: het vaststellen dat de leveringen en de bijbehorende diensten wel degelijk werden uitgevoerd; het nagaan of alle functievoorzieningen operationeel zijn en of alle parameters daarbij werden ingesteld; het controleren van de capaciteiten op het vlak van prestatievermogen, veiligheid, stevigheid, belasting, ;