OPEN OFFERTEAANVRAAG

Transcriptie

1 BESTEK OVERHEIDSOPDRACHT VOOR DIENSTEN SHERLOCK OPEN OFFERTEAANVRAAG Datum van de zitting voor de opening van de offertes: 19 december 2013 om u Blz. 1

2 Inhoudsopgave I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN... 5 I.1 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT... 5 I.2 IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER... 6 I.3 VERTROUWELIJKHEIDSCLAUSULE... 6 I.4 WIJZE VAN GUNNEN... 6 I.5 PROCEDURE VOOR LATERE ONDERHANDELINGEN... 6 I.6 PRIJSOPGAVE... 7 I.7 LOOPTIJD VAN DE OPDRACHT... 7 I.8 INFORMATIESESSIE... 7 I.9 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE... 8 I.10 COMBINATIE ZONDER RECHTSPERSOONLIJKHEID I.11 ONVERENIGBAARHEDEN I.12 VARIANTEN I.13 OPTIES I.14 GESTANDDOENINGSTERMIJN I.15 INDIENEN VAN DE OFFERTE I.16 OPENING VAN DE OFFERTES I.17 PROCEDURE VAN GUNNING VAN DE OPDRACHT I.17.1 Toegangsrecht I.17.2 Kwalitatieve selectiecriteria I.17.3 Regelmatigheid van de offertes I.17.4 Gunningscriteria II. CONTRACTUELE BEPALINGEN II.1 DE BESTELBON EN HAAR MODALITEITEN II.2 LEIDEND AMBTENAAR II.3 BORGTOCHT II.4 LEVERBAARHEID VAN HET VOORGESTELDE SYSTEEM II.5 UITVOERING VAN DE OPDRACHT II.5.1 Clausule betreffende de technologische evolutie II.5.2 De termijnen II.5.3 Plaats van uitvoering en specifieke bepalingen II.5.4 Personeel van de opdrachtnemer II.5.5 Onderaannemers II.5.6 Middelen die ter beschikking worden gesteld door de FOD Financiën II.5.7 Te respecteren normen en standaarden II.5.8 Veranderingsbeheer ( change management ) II.5.9 Bijzondere verbintenissen betreffende verkregen informatie II.5.10 Aansprakelijkheden II.6 OPVOLGING VAN DE UITGEVOERDE DIENSTEN EN CONTROLE DOOR DERDEN II.6.1 Opvolging van de goede uitvoering van de opdracht II.6.2 Controle door derden II.7 BEOORDELING VAN DE UITGEVOERDE DIENSTEN EN CONTROLEWERKZAAMHEDEN II.8 VOORLOPIGE OPLEVERING II.9 GARANTIE II.10 DEFINITIEVE OPLEVERING II.11 OPLEVERINGSMODALITEITEN EN -KOSTEN II.12 EIGENDOM VAN DE ONTWIKKELDE SOFTWARE II.13 FACTURATIE, BETALING EN PRIJSHERZIENING II.13.1 Facturatie en betaling II.13.2 Prijsherziening II.13.3 Clausule van meest begunstigde klant II.14 PUBLICITEIT - REFERENTIES II.15 LAATTIJDIGE LEVERINGEN II.16 VERWEERMIDDELEN VAN DE ADMINISTRATIE - GESCHILLEN III. TECHNISCHE BEPALINGEN Blz. 2

3 III.1 INLEIDING III.2 OPMERKING T.A.V. DE STRUCTUUR VAN HET TECHNISCH LUIK VAN HET BESTEK III.2.1 Gebruikte definities III.2.2 Gebruikte acroniemen en afkortingen III.3 CONTEXT VAN DE OPDRACHT III.3.1 Algemene context III.3.2 Technische context III.3.3 Organisatorische context III.4 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT III.4.1 Algemeen III.4.2 Gebruikers van het systeem III.4.3 Overzicht van de functionele behoeften III.4.4 Niet functionele vereisten III.4.5 Technische aspecten III.5 OMKADERING VAN DE OPDRACHT III.5.1 Fasering III.5.2 Beslissing Go / No Go III.5.3 Personeelsaspecten III.5.4 Te leveren Licenties III.5.5 Te leveren documentatie III.5.6 Kwaliteits- en risicobeheer III.6 TE VERZEKEREN DIENSTEN III.6.1 Overdracht van kennis III.6.2 Samenwerking en coaching III.6.3 Aanvullende bijstand III.6.4 Overdraagbaarheid III.6.5 Onderhoud III.6.6 Integratie met de servicedesk III.6.7 Service Level Agreements (SLA s) III.7 INFORMATIE BETREFFENDE DE INVENTARIS BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER BIJLAGE B : CURRICULUM VITAE BIJLAGE C : REFERENTIEMODEL BIJLAGE D : VRAAG EN ANTWOORD FORMULIER BIJLAGE E : INVENTARIS BIJLAGE F : CONCEPTEN BIJLAGE G : SCENARIO'S VAN DE WORKFLOW GESCHILLEN EN INVORDERING BIJLAGE H : VOORBEELDEN VAN FIODA-SCENARIO'S Blz. 3

4 Ontwerper Naam: Stafdienst ICT Adres: Koning Albert II-laan 33 bus 95 te 1030 Brussel Contactpersoon: Mevrouw Nathalie Orban Telefoon: 0257/ Fax: 0257/ Toepasselijke reglementering 1. Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. 2. Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. 3. Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 4. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB), Welzijnswet en Codex over het welzijn op het werk. Betreffende documenten eigen aan de opdrachtgever: Onderhavig bestek. De berichten inzake de opdracht en de berichten van wijziging of rechtzetting, aangekondigd of gepubliceerd in het Bulletin der Aanbestedingen en het Publicatieblad van de Europese Unie, die in het algemeen betrekking hebben op overheidsopdrachten. De aangebrachte verduidelijkingen naar aanleiding van de infosessie (gestelde vragen en door de aanbestedende overheid verstrekte antwoorden). Deze verduidelijkingen maken integraal deel uit van de contractvoorwaarden en de inschrijver wordt verondersteld er kennis van te hebben genomen en er rekening mee te hebben gehouden bij de opstelling van zijn offerte. Documenten waarnaar de aanbestedende overheid binnen het bestek verwijst. Betreffende documenten eigen aan de inschrijver: De offerte van de inschrijver. De verduidelijkingen en verbintenissen die door de FOD Financiën worden aanvaard en die als aanvulling op de offerte gelden (met dezelfde referentie) naar aanleiding van vragen en verzoeken om opheldering. Andere mogelijke documenten: - Afwijkingen, aanvullingen en opmerkingen - Blz. 4

5 I. Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 15 juni 2006 en het koninklijk besluit van 15 juli 2011 en latere wijzigingen. I.1 Beschrijving van de opdracht Het betreft een opdracht van diensten Voorwerp van deze diensten: SHERLOCK. De opdracht bestaat uit het voorzien van een geïntegreerde informatica toepassing waarnaar in het vervolg van dit bestek zal worden gerefereerd onder de naam SHERLOCK. Scope van Sherlock: Opstellen, beheren en bewaren van overtredingsdossiers en dossiers geschillen en invordering, om aan de normatieve voorschriften (vorm, inhoud en termijnen) te voldoen; Opvolgen van dossiers mogelijk te maken (toekenning van taken, agenda, historiek, ); Centraliseren en opslaan van informatie, opdat op een betrouwbare en relevante manier kan worden gerapporteerd naar het management; Interageren met verschillende systemen (PLDA, SITRAN, ) om de effectiviteit en efficiëntie van de ambtenaren te verhogen, door het vergemakkelijken van de toegang tot de gegevens nodig voor een optimale realisatie van de dossiers; Vergemakkelijken van de interne controle en transparantie tussen de verschillende diensten. SHERLOCK is een toepassing die: ofwel geheel het resultaat is van specifieke ontwikkeling op maat door de inschrijver volgens de specificaties van dit bestek; ofwel in hoofdzaak bestaat uit een off-the-shelf package/tool die kan worden geparametriseerd en in voldoende mate customiseerbaar en uitbreidbaar is, opdat zo volledig als mogelijk aan de specificaties van dit bestek kan worden voldaan; ofwel een combinatie van beide; en waarbij het gerealiseerde geheel volledig voldoet aan de resultaten van de uit te voeren functionele analyse (zie FASE 1 Uitwerking in III.5.1). We onderscheiden volgende prioriteitsniveaus: P1 Noodzakelijk : Dit betreft functionaliteiten die als cruciaal worden beschouwd om de vooropgestelde meerwaarde en business doelstellingen te kunnen realiseren. De toepassing die door de inschrijver wordt voorgesteld moet een adequate oplossing aanbieden voor elk van deze vereisten. P2 Gewenst : Functionaliteiten van belang maar waarvan een eventuele implementatie kan worden afgewogen ten opzichte van de technische haalbaarheid, de kostprijs en impact op de planning. Elke vereiste van prioriteitsniveau P2 geldt als een optie (zie I.13). De inschrijver dient voor elk van deze vereisten een oplossing te formuleren. Tijdens de uitvoering van de opdracht zal voor elke vereiste P2 de eventuele realisatie worden afgewogen op basis van een kosten/baten analyse. Blz. 5

6 P3 Toekomstig : Deze vereisten worden vermeld ten informatieve titel en maken geen deel uit van de opdracht. Hun effectieve realisatie wordt voorzien voor latere releases. Essentieel is wel dat de aangeboden oplossing een toekomstige realisatie van deze vereisten niet mag uitsluiten. Voor alle software componenten die zullen worden geïmplementeerd, moet de inschrijver in zijn offerte een technische beschrijving geven van de voorgestelde oplossing. De aangeboden oplossing die wordt geformuleerd als antwoord op dit bestek zal de basis vormen voor het op te leveren Project Initiation Document (PID) bij aanvang van het project. Plaats van dienstverlening: Stafdienst ICT, Koning Albert II-laan 33 bus 95 te 1030 Brussel I.2 Identiteit van de opdrachtgever Federale Overheidsdienst Financiën Stafdienst ICT Koning Albert II-laan 33 bus Brussel I.3 Vertrouwelijkheidsclausule De persoon of personen die optreden als gevolmachtigde(n) en die de offerte elektronisch ondertekend heeft/hebben, garandeert/garanderen de vertrouwelijkheid van de gegevens en van de resultaten van hun verwerking die worden verkregen in het kader van de opdracht beschreven in dit bestek. Er geldt tevens dat deze gegevens en de resultaten van hun verwerking: enkel en alleen gebruikt zullen worden indien zij strikt noodzakelijk zijn voor de realisatie van het voorwerp van de opdracht, niet verspreid noch gekopieerd zullen worden, niet langer bewaard zullen worden dan wat strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht. I.4 Wijze van gunnen De opdracht wordt gegund bij wijze van de open offerteaanvraag. In toepassing van artikel 35 van de wet van 15 juni 2006 met betrekking tot overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten van werken, leveringen en diensten kan de aanbestedende overheid ofwel verzaken aan de toewijzing van de opdracht, ofwel de procedure overdoen, zo nodig volgens een andere methode. I.5 Procedure voor latere onderhandelingen In overeenstemming met het artikel 26 1, 2, b van de wet van 15 juni 2006 betreffende overheidsopdrachten, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om middels een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking binnen drie jaar na de sluiting van onderhavig opdracht, aan de inschrijver die de eerste opdracht kreeg, een opdracht van nieuwe diensten toe te wijzen die bestaan uit een herhaling van diensten die gelijkaardig zijn aan de diensten die in onderhavig bestek staan beschreven. Blz. 6

7 I.6 Prijsopgave De opdracht wordt beschouwd als een gemengde opdracht (artikel 2, 7 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011). De gemengde opdracht is een opdracht waarvan de prijzen vastgesteld worden volgens de verschillende wijzen bepaald in de leden 4 tot 6 van artikel 2 van het koninklijk besluit van 15 juli Alle in het formulier inventaris vermelde prijzen moeten verplicht worden uitgedrukt in euro. De inschrijver zal in zijn offerte de prijzen specificeren van alle onderdelen van de offerte. Daartoe zal hij de inventaris invullen die als bijlage aan het bestek wordt voorzien (bijlage inventaris ). De prijzen worden vermeld met alle kosten inbegrepen maar zonder BTW. De offerte zal tevens het tarief BTW inclusief afzonderlijk vermelden voor elk onderdeel van de offerte. Het gebruik van het model inventaris, zoals is bijgevoegd in het bestek is verplicht. Het niet gebruiken van dit model kan leiden tot uitsluiting van de offerte. Met prijzen die op een andere plaats dan deel 2 van de offerte worden vermeld, zal geen rekening worden gehouden. I.7 Looptijd van de opdracht De opdracht heeft een voorziene looptijd van zes jaar die een aanvang neemt op datum van de verzending van de eerste bestelbon. De opdrachtnemer engageert er zich toe om, aan het einde van een initiële periode van 4 jaar, het onderhoud te voorzien voor twee maal één aanvullend jaar op verzoek van de aanbestedende dienst. De opdrachtnemer blijft dus contractueel gebonden gedurende de termijn van de initiële looptijd, vermeerderd met de eventuele verlengingen. I.8 Informatiesessie Gezien de complexiteit van de opdracht heeft de aanbestedende overheid besloten om een eenmalige infosessie te organiseren ten behoeve van kandidaat-inschrijvers. Na afloop van deze infosessie zal er op geen enkele van de gestelde vragen meer worden geantwoord, dit om alle kandidaat-inschrijvers op gelijke voet te behandelen. Er zal uitsluitend worden geantwoord op schriftelijke vragen die uiterlijk op 22 oktober 2013 werden ingediend via het vraag en antwoord formulier in bijlage opgenomen in dit bestek (zie bijlage: vraag en antwoord formulier ). Deze vragen mogen uitsluitend via worden ingediend, in een spreadsheetbestand als bijlage, op het adres tender.sherlock@minfin.fed.be. Deze infosessie zal plaatsvinden op 28 oktober 2013 om 10 uur op dit adres: FOD Financiën Koning Albert II laan Brussel. C5. Zaal Mandarijn. Blz. 7

8 Alle vragen moeten verplicht de nodige referenties naar het bijzondere bestek bevatten, zodat een snel antwoord wordt vergemakkelijkt (bijvoorbeeld Deel I, punt I.1, paragraaf 1, pagina 1). Gelieve tevens de taal van het door u gebruikte bijzondere bestek te vermelden (de paginering kan verschillen naargelang de taal). Tijdens deze infosessie zal er een kort overzicht worden gepresenteerd van het voorwerp van de opdracht. De antwoorden op de tijdig ingediende vragen zullen verbaal worden verstrekt tijdens de infosessie en zullen vervolgens worden gepubliceerd op de internetsite van de FOD Financiën. Aan geïnteresseerde ondernemingen wordt gevraagd om zich voorafgaandelijk bekend te maken via een naar het adres tender.sherlock@minfin.fed.be en om de naam en de functie mee te delen van de persoon (personen) die zal (zullen) worden afgevaardigd naar de infosessie. Om organisatorische redenen worden er per geïnteresseerde onderneming maximaal twee personen toegelaten. De FOD Financiën houdt zich het recht voor om personen die niet 24 uur vooraf kenbaar gemaakt zijn te weigeren voor deelname aan de infosessie. Indien de geïnteresseerde ondernemingen onvolkomenheden, onduidelijkheden, enz. opmerken in het bijzondere bestek, worden ze uitgenodigd om dit schriftelijk te laten weten vóór de infosessie, en dit volgens dezelfde modaliteiten als voor het versturen van de vragen. De FOD Financiën hecht bijzonder veel belang aan de gelijke behandeling van de inschrijvers en stelt de specificaties van zijn besteken op in het licht van die bekommernis. Indien een geïnteresseerde firma desondanks meent dat haar kansen worden verminderd of tot nul worden herleid, door bepaalde specificaties uit onderhavig bestek, wordt ze verzocht om dit schriftelijk mee te delen, uiterlijk tijdens de infosessie. Zo nodig zal de FOD, indien hij dit noodzakelijk acht, het bestek aanpassen om er rekening mee te houden. I.9 Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver is gehouden tot het gebruik van het offerteformulier zoals hieronder gespecifieerd. Indien evenwel andere formulieren worden gebruikt, draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier (artikel 80 van het KB van 15 juli 2011) De offerte en de bijlagen bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of het Frans. De inschrijver moet aangeven welke taal er moet worden gebruikt voor de interpretatie van het contract, met name het Nederlands of het Frans. Met de indiening van zijn offerte verzaakt de inschrijver automatisch aan zijn eigen algemene of bijzondere verkoopvoorwaarden, ook als deze zouden voorkomen op één of meer bijlagen van zijn offerte. De inschrijvers zijn gehouden zich expliciet te verbinden tot het naleven van alle administratieve en contractuele bepalingen van onderhavig bestek. Elk voorbehoud of gebrek aan verbintenis inzake één van deze bepalingen kan leiden tot de onregelmatigheid van de offerte. Voor wat betreft de structuur van de offerte: De offerte van de inschrijver zal verplicht voorgesteld worden volgens onderstaand: Deel 1 Administratief gedeelte A. Offerteformulier (model: zie hieronder) B. Volmachten van de mandatarissen C. Kwalitatieve selectie Uitsluitingscriteria Blz. 8

9 Criterium betreffende de economische en financiële middelen van de inschrijver Technische capaciteit D. Informatie betreffende de onderaannemers (indien van toepassing) Deel 2 Financieel gedeelte De inventaris: de kosten detailleren en samenvatten (model: zie hieronder) in een afzonderlijke file Deel 3 Technisch voorstel De offerte volgt de structuur van deel III van het bestek Deel 4 Verplichte bijlagen Bijlage 1: Referenties van recent uitgevoerde projecten zowel in de privé- als in de openbare sector (model: zie hieronder) Bijlage 2: Curriculum Vitae (model: zie hieronder) Deel 5 Specifieke bijlagen Bijlage A, B, C, : Bijlagen die de inschrijver nuttig acht om bij te voegen. Elk voorstel van de inschrijver dat niet de door de aanbestedende overheid opgelegde structuur volgt, kan als onregelmatig worden beschouwd. Het Deel 3 - technisch voorstel mag geen enkele administratieve indicatie en/of prijsaanduiding bevatten. Met welke administratieve indicatie of prijsaanduiding dan ook die voorkomt in een ander gedeelte dan deel 2, wordt geen rekening gehouden. Er wordt gevraagd van het aantal aangeboden files tot een minimum te herleiden. Zo kunnen bv. afzonderlijke files gegroepeerd worden tot grotere documenten. Het is tevens belangrijk dat door middel van een nummering een duidelijke volgorde van de files wordt aangegeven, zodat de structuur van de offerte duidelijk blijft. Tevens wordt er gevraagd dat binnen elke file de pagina s van een ononderbroken nummering voorzien worden. Handtekening van de offerte De inschrijver ondertekent de offerte, de inventaris en de andere bijlagen bij de offerte (art K.B. 15/07/2011). Betreffende de gevolmachtigden: Elke offerte die wordt ingediend door gevolmachtigden, moet vermelden in naam van welke entiteit de gevolmachtigden handelen. Degene die de offerte heeft ondertekend, moet op de datum van ondertekening de bevoegdheid hebben om de volmachtgever te verbinden tot het totaalbedrag van de offerte. De gevolmachtigden voegen bij de offerte een elektronische kopie van de authentieke of onderhandse akte die hen de machtiging verleent. Ze moeten eveneens het nummer vermelden van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin de bewuste mandaten werden gepubliceerd (artikel 82 K.B. 15/07/2011). Betreffende de onderaannemers: Elk beroep op onderaannemers moet duidelijk vermeld zijn in de offerte van de inschrijver. Hij moet het type contractuele relatie beschrijven dat hem met elk van zijn onderaannemers bindt. De naam en het adres van de onderaannemers worden bij de offerte gevoegd, met vermelding van het deel/de delen van de opdracht die door elke onderaannemer zal/zullen worden uitgevoerd. Betreffende documenten van technische inslag De documenten van technische inslag (Geen publicitaire brochures!) die bij de offerte in deel 5 - specifieke bijlagen worden gevoegd, kunnen worden opgemaakt in het Engels indien er geen vertaling van zou bestaan in de taal van de offerte, andere talen zijn niet toegelaten. Blz. 9

10 Te gebruiken formulieren (in bijlage opgenomen in dit bestek): Het offerteformulier: zie bijlage: offerteformulier Het formulier inventaris: zie bijlage: inventaris Het formulier voor de referenties: zie bijlage: referentiemodel Het formulier curriculum vitae: zie bijlage: curriculum vitae I.10 Combinatie zonder rechtspersoonlijkheid De overhandiging van een offerte vanwege een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid is toegestaan. Het offerteformulier (zie het dat formulier in bijlage is opgenomen in dit bestek: bijlage: offerteformulier ) wordt in dat geval ingevuld en ondertekend door alle leden van de combinatie zonder rechtspersoonlijkheid. Elk lid van de combinatie zonder rechtspersoonlijkheid moet voldoen aan het toegangsrecht verder in voorliggend document beschreven. De evaluatie van de economische, financiële en technische capaciteit geschiedt voor de combinatie zonder rechtspersoonlijkheid en niet voor elk van de leden afzonderlijk. Elk lid van de combinatie zonder rechtspersoonlijkheid wordt hoofdelijk verantwoordelijk gehouden voor alle verplichtingen die resulteren uit onderhavige opdracht. I.11 Onverenigbaarheden De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 7 van de wet van 15 juni 2006 en op artikel 64 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende de onverenigbaarheden: Artikel De kandidaat of inschrijver wordt uitgesloten van de toegang tot de gunningsprocedure van de opdracht, indien hij belast werd met het onderzoek, de beproeving, de studie of de ontwikkeling van die opdracht indien hij door die prestaties een voordeel geniet dat de normale mededingingsvoorwaarden verhindert of vervalst. Niettemin vraagt de aanbestedende overheid, alvorens zijn aanvraag tot deelneming of offerte om die reden uit te sluiten, aan de kandidaat of inschrijver per aangetekende brief om schriftelijk de afdoende verantwoording te bezorgen waarmee hij kan aantonen geen voordeel als bedoeld in het vorige lid te genieten. Dit voorschrift geldt niet wanneer die verantwoording bij de aanvraag tot deelneming of de offerte werd gevoegd. De verantwoording is enkel ontvankelijk indien ze aan de aanbestedende overheid wordt overgelegd binnen twaalf kalenderdagen te rekenen vanaf de dag die volgt op de verzending van de aangetekende brief of binnen de daarin eventueel bepaalde langere termijn. De kandidaat of inschrijver in kwestie levert het bewijs van de verzending van de verantwoording. 2. Wordt eveneens uitgesloten, de aanvraag tot deelneming of de offerte ingediend door een onderneming die verbonden is met een persoon die voordien werd belast met het onderzoek, de beproeving, de studie of de ontwikkeling van de opdracht, indien die onderneming, wegens die binding, door die prestaties een voordeel geniet dat de normale mededingingsvoorwaarden verhindert of vervalst. Blz. 10

11 In de zin van deze paragraaf verstaat men onder " verbonden onderneming ", elke onderneming waarop een persoon bedoeld in het eerste lid rechtstreeks of onrechtstreeks een overheersende invloed kan uitoefenen, of elke onderneming die een overheersende invloed kan uitoefenen op die persoon of die, zoals hij, onderworpen is aan de overheersende invloed van een andere onderneming omwille van eigendom, financiële deelneming of op haar van toepassing zijnde voorschriften. De overheersende invloed wordt vermoed wanneer een onderneming, rechtstreeks of onrechtstreeks, ten opzichte van een andere onderneming : 1 de meerderheid van het geplaatste kapitaal van de onderneming bezit, of 2 beschikt over de meerderheid van de stemmen die verbonden zijn aan de door de onderneming uitgegevenaandelen, of 3 meer dan de helft van de leden van het bestuurs-, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van de onderneming kan aanwijzen. Niettemin vraagt de aanbestedende overheid, alvorens de aanvraag tot deelneming of de offerte van die verbonden onderneming uit te sluiten, aan deze laatste per aangetekende brief om schriftelijk de afdoende verantwoording te bezorgen waarmee ze kan aantonen geen dergelijk voordeel te genieten. De verantwoording steunt op de bindingen van de onderneming, haar graad van onafhankelijkheid en elke andere afdoende reden. Ze toont aan, hetzij dat er geen overheersende invloed is, hetzij, indien die er wel is, dat die geen enkele impact heeft op de opdracht in kwestie. De verantwoording is enkel ontvankelijk indien ze aan de aanbestedende overheid wordt overgelegd binnen twaalf kalenderdagen te rekenen vanaf de dag die volgt op de verzending van de aangetekende brief of binnen de daarin eventueel bepaalde langere termijn. De kandidaat of inschrijver in kwestie levert het bewijs van de verzending van de verantwoording. De inschrijvers zijn verplicht om in hun offerte de nodige bewijsstukken te voorzien waarmee kan worden vastgesteld dat ze niet hebben genoten van een voordeel dat van aard is om de normale concurrentievoorwaarden te vervalsen. I.12 Varianten Artikel 9 van het koninklijk besluit 15/07/2011. Vrije varianten worden niet toegestaan. Er zijn geen verplichte of facultatieve varianten voorzien. I.13 Opties Artikel 10 van het koninklijk besluit 15/07/2011. Vrije optie voorstellen zijn niet toegestaan. Volgende opties worden gevraagd : zie deel III.4.3 Overzicht van de functionele behoeften, prioriteitsniveau P2. Indien er opties gevraagd worden, zijn volgende bepalingen van toepassing: De verplichte opties (ontwikkelingen, toebehoren of aanvullende prestaties) waarvan de levering verplicht wordt door het bestek, zullen door de inschrijvers worden aangeboden, op straffe van onregelmatigheid van hun offerte. Blz. 11

12 De aanbestedende overheid houdt zich echter het recht voor om deze opties niet te lichten. Het niet lichten van een optie kan geen aanleiding geven tot enigerlei vorm van schadevergoeding. Wanneer een als verplichte optie gevraagde uitrusting, oorspronkelijk op het standaardmaterieel is voorzien, zal de inschrijver dit uitdrukkelijk in zijn offerte vermelden. I.14 Gestanddoeningstermijn De inschrijvers zijn door hun offerte gebonden gedurende een termijn van 240 kalenderdagen, te rekenen vanaf de dag die volgt op de datum van de opening van de offertes. I.15 Indienen van de offerte In het kader van deze opdracht verplicht de aanbestedende overheid het gebruik van elektronische middelen voor het indienen van de offerte. Indien blijkt dat bepaalde documenten niet of uiterst moeilijk via elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, mogen deze documenten op papier worden bezorgd vóór de opening van de offertes. Met het gebruik van documenten op papier moet de aanbestedende overheid zich voorafgaandelijk akkoord verklaren. Dit akkoord moet op het volgende adres worden aangevraagd: FOD Financiën Stafdienst ICT Cel Overheidsopdrachten Koning Albert II-laan 33 bus Brussel Om te verhelpen aan sommige problemen die zich kunnen voordoen bij de overlegging, de ontvangst of de opening van met elektronische middelen ingediende aanvragen om deelneming of offertes geeft de aanbestedende overheid aan de inschrijver de toestemming: Hetzij, ingeval een aanvraag tot deelneming of offerte de overlegging kan meebrengen van omvangrijke documenten en teneinde elke mogelijke vertraging door de elektronische overlegging ervan te vermijden, hun aanvraag tot deelneming of offerte over te leggen via een dubbele elektronische zending. Een eerste stap bestaat uit de overlegging van een vereenvoudigde zending die hun identiteit, de elektronische handtekening van hun volledige aanvraag tot deelneming of offerte en, in voorkomend geval, het bedrag van hun offerte omvat. Deze vereenvoudigde zending wordt elektronisch ondertekend. Haar ontvangst geldt als ontvangsttijdstip van de aanvraag tot deelneming of offerte. Een tweede stap omvat de overlegging van de eigenlijke aanvraag tot deelneming of offerte, die elektronisch ondertekend is om de integriteit van de gegevens van de aanvraag tot deelneming of offerte te certificeren. De ontvangst van de eigenlijke aanvraag tot deelneming of offerte gebeurt binnen een termijn die geen vierentwintig uur mag overschrijden na het uiterste ontvangsttijdstip van de aanvragen tot deelneming of de offertes, op straf van wering van de aanvraag tot deelneming of offerte; Hetzij, om zowel een offerte, overgelegd met elektronische middelen, in te dienen als een veiligheidskopie, opgesteld met elektronische middelen of op papier. Deze veiligheidskopie Blz. 12

13 wordt in een definitief gesloten envelop gestoken waarop duidelijk veiligheidskopie wordt vermeld en wordt binnen de opgelegde ontvangsttermijn ingediend. De veiligheidskopie van een offerte is voor het overige onderworpen aan de op offertes toepasselijke regels van dit besluit (zie Koninklijk Besluit 15/07/2011, Hoofdstuk 4, Afdeling 5). Deze kopie mag enkel worden geopend ingeval van een tekortkoming bij de overlegging, de ontvangst of de opening van de met elektronische middelen overgelegde aanvraag om deelneming of offerte. Ze vervangt in dat geval definitief het met elektronische middelen overgelegd stuk. Om problemen te vermijden worden de geïnteresseerde firma s verzocht om zo snel mogelijk de e-procurement applicaties te testen via de demo site e-notification en e-tendering. Voor wat betreft de indiening zelf: Vóór de opening worden elektronische offertes ingediend via de e-tendering internetsite die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52 van het KB van 15 juli Er dient opgemerkt te worden dat het versturen van een offerte per niet aan bovenstaande voorwaarden voldoet. Daarom wordt het niet toegestaan op deze wijze een offerte in te dienen. Onafgezien van eventuele toegestane varianten, mag iedere inschrijver slechts één offerte indienen per opdracht. De offerte moet bij de aanbestedende overheid toekomen vóór de uiterste ontvangstdatum van de offertes. Door zijn offerte via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd. Er wordt op gewezen dat een ondertekening dient te gebeuren via elektronische ondertekening, een gescande handgeschreven handtekening wordt niet aanzien als een aanvaardbare ondertekening. Indien nodig worden de gevraagde attesten gescand om ze bij de offerte te voegen. Meer informatie kan worden teruggevonden op volgende website: Of via de e-procurement helpdesk: Tel.: Mail: e.proc@publicprocurement.be Indien een inschrijver een reeds ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken: Dit moet gebeuren conform de bepalingen in artikel 91 van het KB van 15 juli De wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte kan via elektronische middelen die voldoen aan artikel 52 van het KB van 15 juli Om een reeds ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die door de inschrijver of zijn gemachtigde behoorlijk is ondertekend. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten, op straffe van nietigheid van de offerte nauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De bepalingen van de artikelen 80 en 90 van KB 15 juli 2011 zijn toepasselijk op de wijzigingen en de intrekkingen. Blz. 13

14 De intrekking kan ook per telefax of via een elektronisch middel dat niet in overeenstemming is met artikel 52, 1 van KB 15 juli 2011, worden meegedeeld voor zover : 1 zij bij de voorzitter van de openingszitting toekomt alvorens hij de zitting opent, 2 en zij wordt bevestigd per aangetekende brief verzonden ten laatste de dag vóór de openingszitting. Een inschrijver kan in een nieuwe regelmatig ingediende offerte aanduiden welke niet elektronisch ingediende bijlagen van de ingetrokken offerte hij wenst te behouden. I.16 Opening van de offertes De openbare zitting waarin de offertes worden geopend zal plaatsvinden op 19 december 2013 om uur op het volgende adres: FOD Financiën NORTH GALAXY\Koning Albert II-laan, Brussel Vergaderzaal B4. I.17 Procedure van gunning van de opdracht I.17.1 Toegangsrecht Administratieve vereenvoudiging Door eenvoudig deel te nemen aan de procedure tot gunning van een overheidsopdracht verklaart de inschrijver dat hij zich niet in een van de uitsluitingsgevallen bevindt als bedoeld in het artikel 61 van het koninklijk besluit van 15 juli betreffende de plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. In deze gevallen gaat de aanbestedende overheid de toestand na van : 1 de voor selectie in aanmerking komende kandidaten, alvorens de selectiebeslissing te nemen; 2 de als opdrachtnemer in aanmerking komende inschrijver, alvorens de gunningsbeslissing te nemen. 1. Overeenkomstig artikel 20 van de wet wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de kandidaat of inschrijver die bij rechtelijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor : 1 deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2 omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; 3 fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4 witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Blz. 14

15 Met het oog op de toepassing van deze paragraaf vraagt de aanbestedende overheid aan de kandidaten of inschrijvers om de noodzakelijke inlichtingen of documenten over te leggen. Indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van die kandidaten of inschrijvers, kan zij de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen die ze ter zake nodig acht. De aanbestedende overheid kan om dwingende redenen van algemeen belang afwijken van de in deze paragraaf bedoelde verplichting. Het bewijs dat de kandidaat of inschrijver zich niet in één van de gevallen hierboven kan geleverd worden door een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst en waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is voldaan. 2. Overeenkomstig artikel 20 van de wet kan in elk stadium van de gunningsprocedure worden uitgesloten van de toegang ertoe, de kandidaat of inschrijver die : 1 in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen; 2 aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening aanhangig is, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in andere nationale reglementeringen; 3 bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; Het bewijs dat de kandidaat of inschrijver zich niet in één van de gevallen hierboven kan geleverd worden door een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst en waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is voldaan. Voor de Belgische kandidaten en inschrijvers zal de aanbestedende overheid die informatie rechtstreeks opvragen via het elektronisch loket. 4 bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan; 5 niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van zijn sociale zekerheidsbijdragen, overeenkomstig de bepalingen van artikel 62; Art De kandidaat of inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders, voegt bij zijn aanvraag tot deelneming of zijn offerte, al naargelang, een attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan de vereisten inzake de betaling van zijn bijdragen voor de sociale zekerheid. Het attest heeft betrekking op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming of offertes, al naargelang. De kandidaat of inschrijver heeft aan bovenvermelde vereisten voldaan, indien hij : 1 aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid al de vereiste aangiften heeft toegezonden, tot en met diegene die slaan op het kalenderkwartaal bedoeld in het vorige lid, en 2 op deze aangiften geen bijdrageschuld heeft van meer dan euro of voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen en de afbetalingen daarvan strikt in acht neemt. Evenwel, zelfs wanneer de bijdrageschuld groter is dan euro, zal de kandidaat of inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens de beslissing over de selectie van de kandidaten of tot de gunning van de opdracht wordt genomen, al naargelang, aantoont dat hij, op het einde van het kalenderkwartaal bedoeld in het tweede lid, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2, 1, Blz. 15

16 van de wet of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2, 2, van de wet, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdrageschulden. Voor de Belgische kandidaten en inschrijvers zal de aanbestedende overheid die informatie rechtstreeks opvragen via het elektronisch loket. 2. De kandidaat of inschrijver die personeel uit een andere lidstaat van de Europese Unie tewerkstelt en dat niet beoogd is door 1, voegt bij zijn aanvraag tot deelneming of zijn offerte, al naargelang, een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat hij, volgens de rekening die ten laatste de uiterste dag bepaald voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming of offertes, al naargelang, is opgemaakt, op die datum voldaan heeft aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. 3. Indien de kandidaat of inschrijver personeel tewerkstelt dat zowel door 1 als 2 wordt beoogd, zijn de bepalingen van beide paragrafen toepasselijk. 4. De in 1 en 2 bedoelde attesten moeten niet worden voorgelegd wanneer het geraamde opdrachtbedrag niet hoger is dan euro. In dat geval wint de aanbestedende overheid zelf inlichtingen in over de toestand van de kandidaat of inschrijver om na te gaan of hij aan de vereisten van dit artikel heeft voldaan. 5. De aanbestedende overheid kan inlichtingen inwinnen over de situatie van de kandidaat of de inschrijver die onderworpen is aan de sociale zekerheid van de zelfstandigen teneinde na te gaan of hij in orde is met de betaling van zijn bijdragen inzake sociale zekerheid. 6. Het voorleggen bij de offerte van de attesten bepaald in de vorige paragrafen is niet vereist indien ze reeds bij de aanvraag tot deelneming waren gevoegd, mits ze op dezelfde periode slaan. 6 niet in orde is met de betaling van zijn belastingen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is, overeenkomstig de bepalingen van artikel 63; Art. 63. De kandidaat of inschrijver voegt bij zijn aanvraag tot deelneming of zijn offerte, al naargelang, een attest waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan zijn beroepsmatige fiscale verplichtingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Het attest heeft betrekking op de laatste afgelopen fiscale periode vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming of offertes, al naargelang. De kandidaat of inschrijver heeft aan bovenvermelde verplichtingen toepasselijk in België voldaan, indien hij voor zijn gehele beroepsmatige fiscale verplichtingen geen schuld heeft van meer dan euro, of voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen en de afbetalingen daarvan strikt in acht neemt. Evenwel, zelfs wanneer de beroepsmatige fiscale schuld groter is dan euro, zal de kandidaat of inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens de beslissing over de selectie van de kandidaten of de gunning van de opdracht wordt genomen, al naargelang, aantoont dat hij, op het einde van de fiscale periode bedoeld in het eerste lid, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2, 1, van de wet of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2, 2, van de wet, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige afbetaling van zijn beroepsmatige fiscale schulden. Voor de Belgische kandidaten en inschrijvers zal de aanbestedende overheid die informatie rechtstreeks opvragen via het elektronisch loket. 7 zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het Blz. 16

17 verstrekken van inlichtingen, opeisbaar bij toepassing van dit hoofdstuk, of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt. Wanneer een document of attest als bedoeld in 1 en 2 van het eerste lid van artikel 61, is vereist, niet wordt uitgereikt in het betrokken land of daarin niet alle in 1 en in 2, 1, 2 of 3 van het zelfde artikel 61, bedoelde gevallen worden vermeld, kan het worden vervangen door een verklaring onder eed of, in landen waar niet in een eed is voorzien, door een plechtige verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van het land van oorsprong of herkomst. I.17.2 Kwalitatieve selectiecriteria I Criteria betreffende de economische en financiële middelen van de inschrijver 1 door een bankverklaring opgesteld overeenkomstig het model vervat in bijlage 3 van het K.B 15/07/2011 of, in voorkomend geval, door het bewijs van een verzekering tegen beroepsrisico's; 2 door de jaarrekeningen of de neergelegde jaarrekeningen, indien de wetgeving van het land van de kandidaat of inschrijver deze neerlegging voorschrijft; 3 De inschrijver levert het bewijs van zijn economische en financiële draagkracht door middel van zijn omzet betreffende de activiteiten waarop de opdracht betrekking heeft en gerealiseerd in de laatste drie boekjaren. Minimum: /jaar Indien de kandidaat of inschrijver om redenen die hij moet verantwoorden, niet in staat is de gevraagde referenties over te leggen, kan hij zijn economische en financiële draagkracht aantonen met andere documenten die de aanbestedende overheid geschikt acht. I Criteria betreffende de technische capaciteit van de inschrijver In geval van een opdracht voor diensten/leveringen kan de technische bekwaamheid of de beroepsbekwaamheid van de kandidaat of de inschrijver op één of meer van de volgende manieren worden bewezen, afhankelijk van de aard, de hoeveelheid of belangrijkheid en het doel van de diensten/leveringen. Eerste criterium betreffende de technische capaciteit van de inschrijver. De inschrijver moet de realisatie van ten minste twee gelijkaardige projecten aantonen, en dit voor een groep van een vergelijkbaar aantal interne gebruikers (projecten die zijn uitgevoerd binnen het bedrijf van de inschrijver of binnen het bedrijf/de bedrijven van de onderaannemer(s), zijn in dit verband uitgesloten). Hiertoe voorziet hij in een lijst van de belangrijkste opdrachten, door de inschrijver uitgevoerd in de loop van de drie laatste jaren, alsook van de analoge projecten die hij in dezelfde periode heeft gerealiseerd, naast de openbare en privé-instanties voor wie ze waren bestemd. Indien het om diensten aan publieke overheden gaat, wordt het bewijs geleverd door certificaten die zijn uitgeschreven of ondertekend door de bevoegde overheid. Indien het om diensten aan privépersonen gaat, worden de prestaties door de betrokkenen gecertificeerd; bij gebrek daaraan kan de inschrijver zijn prestaties zelf voor uitgevoerd verklaren. De inschrijver zal per referentie ook de datum, het totaalbedrag van de opdracht en de gegevens van een contactpersoon binnen de betrokken onderneming of organisatie vermelden. Het gebruik van het model referentiemodel (zie addenda aan het bestek: referentiemodel) is vereist voor de presentatie van de referenties. Blz. 17

18 Tweede criterium betreffende de technische capaciteit van de inschrijver. De inschrijver zal melding maken van elk beroep op onderaanneming, met aanduiding van het gedeelte van de opdracht dat zal worden uitbesteed, naast de naam van de onderaannemers in kwestie. I.17.3 Regelmatigheid van de offertes De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden gecontroleerd op hun regelmatigheid, in overeenstemming met het artikel 95 van het koninklijke besluit van 15 juli 2011 en met de beschikkingen in dit bestek, zoals hierboven beschreven. De onregelmatig bevonden offertes worden uitgesloten. Elk voorstel zal worden onderzocht om te verzekeren dat het in overeenstemming is met de gestelde behoeften. Indien wordt vastgesteld dat er aan een bepaalde behoefte niet wordt beantwoord, kan de offerte als zijnde onregelmatig worden beschouwd. De in de offerte van de inschrijver voorgestelde oplossing moet voldoen aan de technische behoeften die kunnen worden teruggevonden in dit bestek. Elk financieel of prijsvoorstel dat niet volledig is, dat contradicties of significante onjuistheden bevat of dat de eisen inzake de voorstelling van de kostprijs zoals die worden geformuleerd in dit bestek, niet respecteert, zal onregelmatig worden bevonden. Enkel regelmatig bevonden offertes worden in overweging genomen voor een toetsing aan de onderstaande criteria van gunning. I.17.4 Gunningscriteria De keuze van de meest voordelige offerte zal door de FOD Financiën gemaakt worden op basis van de gegevens en de inlichtingen die door de inschrijver bij zijn offerte worden gevoegd en op basis van de hierna beschreven criteria. De inschrijver zal bij zijn offerte alle noodzakelijke inlichtingen voegen voor de evaluatie van zijn offerte in het licht van de toewijzingscriteria en hun eventuele subcriteria, zoals hieronder gedetailleerd. Alle criteria (en eventuele subcriteria) krijgen een weegcoëfficiënt waarmee de verkregen score zal worden vermenigvuldigd. De hieronder vermelde criteria zijn de enige die gehanteerd zullen worden voor de keuze tussen de offertes. Blz. 18

19 Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht: Criteria Gewicht Prijs 35 Functionele invulling van de gebruikersbehoeften door de voorgestelde oplossing ( III.4.3) 32 m.b.t. de noodzakelijke vereisten (P1) 27 m.b.t. de gewenste vereisten (P2) 3 garantie op de realisatie van toekomstige vereisten (P3) 2 Benadering van de onderlinge samenwerking en de overdracht van kennis en informatie 18 Overdracht van kennis (opleidingen) ( III.6.1) 3 Samenwerking en coaching ( III.6.2) 5 overdraagbaarheid ( III.6.4) 10 Invulling van de technische aspecten ( III.4.5) 8 Onderhoud en support (III.6.5), SLA s (0) 5 Algemene kwaliteit van de offerte 2 Volgende offertes komen niet in aanmerking voor de toewijzing van de opdracht: De offertes die geen 60 % van de punten behalen voor de som van de punten met uitzondering van het prijscriterium Het criterium «Prijs» zal als volgt worden afgewogen: waarbij: P P max Pr min Pr offerte Pr min = laagste prijs van de regelmatig bevonden offertes waarmee rekening gehouden wordt voor de toewijzing van de opdracht Pr offerte = prijs van de offerte P = punten toegekend aan het criterium «Prijs» P max = weging van het criterium «Prijs» Het bepalen van de eindscore verloopt als volgt: De waarderingscijfers voor de bovenvermelde gunningscriteria, met inbegrip van de prijs, zullen worden opgeteld. De opdracht zal worden toegewezen aan de inschrijver die de hoogste eindscore behaalt. Blz. 19

20 II. Contractuele bepalingen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het koninklijk besluit van 14 januari 2013 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing, alsmede de bepalingen van de bijlage bij dit koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden, en latere wijzigingen. II.1 De bestelbon en haar modaliteiten De bestelbon is geadresseerd aan de opdrachtnemer, en dit ofwel via een aangetekend schrijven, ofwel per fax, ofwel via elk ander medium waarmee de verzendingsdatum absoluut zeker kan worden vastgesteld. De correspondentie naar aanleiding van de bestelbon (en van de uitvoering van de diensten) volgt dezelfde regels als die voor de verzending van de bestelbon, telkens een partij zichzelf een bewijs van haar interventie wenst te bezorgen. Zo de bestelbon na afloop van de termijn van twee werkdagen wordt ontvangen, kan de leveringstermijn worden verlengd pro rata van de vertraging, die werd vastgesteld voor de ontvangst van de bestelbon, en dit na een schriftelijk en gerechtvaardigd verzoek vanwege de opdrachtnemer. Indien de bestellende dienst na een onderzoek van het schriftelijke verzoek van de opdrachtnemer meent dat dit laatste geheel of gedeeltelijk is gegrond, zal hij schriftelijk meedelen welke verlenging van de termijn er wordt aanvaard. In het geval van een duidelijk niet correct of niet volledig opgemaakte bestelbon die elke uitvoering van de bestelling onmogelijk maakt, zal de opdrachtnemer de besteller hiervan onmiddellijk schriftelijk op de hoogte brengen zodat er een oplossing wordt gevonden om een normale uitvoering van de bestelling mogelijk te maken. Indien nodig vraagt de opdrachtnemer om een verlenging van de uitvoeringstermijn onder dezelfde voorwaarden als die voorzien in het geval van een laattijdige ontvangst van de bestelbon. In elk geval zijn klachten aangaande de bestelbon niet meer ontvankelijk indien ze niet werden ingediend binnen 15 kalenderdagen te rekenen vanaf de eerste dag die volgt op de dag waarop de opdrachtnemer de bestelbon heeft ontvangen. II.2 Leidend ambtenaar De leiding over en het toezicht op de uitvoering van de diensten zal gebeuren door de leidend ambtenaar: Naam: Noel Colpin, Administrateur-Generaal van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen Adres: Koning Albert II laan 33, 1030 Brussel II.3 Borgtocht Volgende borgtocht wordt gevraagd: 5 % van het oorspronkelijk bedrag van de opdracht (excl. btw), afgerond naar het hogere tiental. Blz. 20

21 De borgtocht kan overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen hetzij in contanten, hetzij in overheidsfondsen, hetzij in de vorm van een collectieve borgtocht worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld in de vorm van een garantie die wordt verleend door een kredietinstelling die voldoet aan de bepalingen van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de bepalingen van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en erkend voor de tak 15 (borgtocht). Binnen dertig kalenderdagen na de dag waarop de opdracht werd afgesloten, moet de aannemer een bewijs leveren van de samenstelling van een borgtocht door zichzelf of door een derde, op een van de volgende manieren: 1 wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de rekening van de Deposito- en Consignatiekas (PR nr , IBAN: BE , BIC: PCHQBEBB) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2 wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3 wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4 wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. Dat bewijs wordt naargelang het geval geleverd door de overlegging aan de aanbestedende overheid: 1 hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2 hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; 3 hetzij het deposito-attest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4 hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5 hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Deze documenten, ondertekend door de bewaargever, geven aan ten bate van wie de borgtocht wordt gesteld, de nauwkeurige bestemming ervan door de beknopte vermelding van het voorwerp van de opdracht en van de referentie van het bijzonder bestek, alsook de naam, voornaam en het volledige adres van de opdrachtnemer en eventueel van de derde die de deponering voor rekening heeft gedaan, met de vermelding van geldschieter of lasthebber, naargelang het geval. Wanneer de opdrachtnemer de borgtocht niet stelt binnen de in artikel 27 vermelde termijn, wordt hij in gebreke gesteld per aangetekend schrijven. Deze ingebrekestelling geldt als proces-verbaal in de zin van artikel 44, 2. Wanneer hij de borgtocht niet stelt binnen een laatste termijn van vijftien dagen vanaf de verzendingsdatum van het aangetekend schrijven, kan de aanbestedende overheid : 1 hetzij overgaan tot een ambtshalve borgstelling via afhoudingen van de op de beschouwde opdracht verschuldigde bedragen. In dat geval wordt een straf opgelegd ten belope van twee procent van het oorspronkelijke opdrachtbedrag; Blz. 21

22 2 hetzij een ambtshalve maatregel toepassen. In elk geval sluit de verbreking van de opdracht op deze basis de toepassing van straffen of vertragingsboetes uit. Wanneer de borgtocht niet meer integraal is gesteld en de opdrachtnemer nalaat het ontbrekende aan te vullen, kan de aanbestedende overheid van de te betalen bedragen een som, gelijk aan het ontbrekende, afhouden en deze aanwenden om de borgtocht opnieuw aan te vullen. De hierboven genoemde termijn van dertig kalenderdagen wordt geschorst tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de opdrachtnemer voor de dagen van de betaalde jaarlijkse vakantie en de inhaalrustdagen waarin reglementair of in een algemeen verbindend verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst wordt voorzien. Deze periodes worden vermeld en bewezen in de offerte of worden zij, van zodra zij bekend zijn, onmiddellijk aan de aanbestedende overheid medegedeeld. Het bewijs van de borgstelling moet worden verstuurd naar het volgende adres: FOD Financiën Stafdienst B&B Afdeling Vastleggingen Koning Albert II-laan 33 Bus Brussel Het verzoek van de opdrachtnemer om over te gaan tot de oplevering geldt als: 1 in geval van de voorlopige oplevering : verzoek tot vrijgave van de eerste helft van de borgtocht; 2 in geval van de definitieve oplevering : verzoek tot vrijgave van, hetzij de tweede helft, hetzij het geheel van de borgtocht, al naargelang al dan niet in een voorlopige oplevering is voorzien. In de mate dat de borgtocht kan worden vrijgegeven, verleent de aanbestedende overheid, binnen vijftien dagen na de dag van het verzoek, handlichting aan de Deposito- en Consignatiekas, aan de openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult, aan de kredietinstelling of aan de verzekeringsonderneming, al naargelang. Na deze termijn heeft de opdrachtnemer recht op de betaling : 1 hetzij van een intrest, die in geval van storting in speciën of publieke fondsen, overeenkomstig artikel 69, 1, wordt berekend op de neergelegde bedragen, eventueel verminderd met de gestorte intrest door de Deposito- en Consignatiekas of door een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult. De aanvraag tot teruggave van de borgtocht geldt in dat geval als schuldvordering voor de betaling van deze intrest; 2 hetzij van de gemaakte kosten voor het behoud van de borgstelling, in geval van collectieve borgstelling of van een waarborg toegestaan door een kredietinstelling of een verzekeringsonderneming. II.4 Leverbaarheid van het voorgestelde systeem De eventuele apparatuur, de systeemsoftware (behalve de specifieke onderdelen die worden ontwikkeld in de loop van het project) en de voorgestelde applicatieprogramma's moeten officiëel commercieel beschikbaar en leverbaar zijn bij het indienen van de offerte. Hun eventuele onderhoud moet eveneens beschikbaar zijn (het kan dus niet gaan over -versies van de software, pre-releases, enz. ). II.5 Uitvoering van de opdracht II.5.1 Clausule betreffende de technologische evolutie Blz. 22

23 Indien er zich voor het verstrijken van de leveringstermijn een meer geavanceerde technologische evolutie zou voordoen op het gebied van software/hardware, hetzij inzake prestatievermogen, hetzij inzake functiemogelijkheden, zonder dat de prijs hierdoor zou worden verhoogd, is de opdrachtnemer verplicht om de aanbestedende overheid hiervan op de hoogte te brengen en een dergelijke vervanging voor te stellen. In dat geval staat het de aanbestedende overheid vrij om het voorstel al dan niet te aanvaarden. II.5.2 De termijnen In dit project zijn een aantal GO/NO GO (zie hiervoor deel III.5.2 van het bestek) beslissingen ingebouwd. Deze kunnen bijgevolg aanleiding geven tot het stopzetten van de opdracht, maar zonder opzeggingstermijn. De opzegging van het contract onder de bovenvermelde voorwaarde brengt voor de opdrachtnemer geen recht op schadevergoeding met zich mee. II.5.3 Plaats van uitvoering en specifieke bepalingen II De uitvoering van de diensten De uitvoering van de opdracht zal voornamelijk plaatsvinden Stafdienst ICT. Indien er gedurende bepaalde periodes op andere locaties zou moeten worden gewerkt, worden de verplaatsingskosten in principe niet terugbetaald door de FOD Financiën. Een deel van de opdracht kan ook worden gepresteerd in de lokalen van de opdrachtnemer, indien deze werkzaamheden niet elders kunnen worden gepresteerd of indien de FOD Financiën daar een specifiek voordeel uit haalt. Met het oog op een optimale samenwerking met de personeelsleden van de FOD Financiën, moet het personeel van de opdrachtnemer dat prestaties verzorgt binnen de gebouwen van de FOD Financiën, zoveel mogelijk hetzelfde werkschema aanhouden als de collega s van Financiën. Onder normale kantooruren worden verstaan alle werkdagen van maandag tot vrijdag, van 07u30 tot 18u00, volgens de variabele uurregeling die bij de FOD Financiën van kracht is. De data van 2 november, en de periode tussen kerstdag en Nieuwjaar worden net als de eerste werkdag van het jaar door de FOD Financiën beschouwd als feestdagen. Er worden ook verplichte "bruggen" voorzien die elk jaar zullen worden meegedeeld. II Leveringen Leveringen en installatie De opdrachtnemer moet aan de FOD Financiën alle noodzakelijke inlichtingen en faciliteiten verstrekken met het oog op de controle van de voorbereiding en de uitvoering van de leveringen. Er kan geen enkele levering geschieden zonder dat de geadresseerde dienst minstens vier werkdagen vóór de datum van verzending van de goederen of van installatie van de software schriftelijk op de hoogte werd gebracht, behoudens tegenbericht van de aanbestedende overheid. De uitrusting (software) zal door de opdrachtnemer worden geleverd en geïnstalleerd in overeenstemming met een gedetailleerde kalender die in gezamenlijk overleg te bepalen is na de kennisgeving van de toewijzing van de opdracht. De lokalen voor de installatie zullen door de FOD Financiën worden klaargemaakt in overeenstemming met de voorschriften die staan beschreven in de offerte die door de opdrachtnemer wordt overhandigd. Technische specificaties Blz. 23

24 De leveringen en diensten moeten in alle opzichten overeenstemmen met de plannen, documenten en thema s die van toepassing zijn op deze opdracht. Zelfs bij gebrek aan een contractuele technische specificatie moeten de leveringen en diensten voldoen aan alle vereisten en regels van een goede uitvoering. Verpakkingen Eventuele verpakkingen blijven het eigendom van de opdrachtnemer en moeten binnen tien dagen na de levering door hem worden opgehaald. Na het verstrijken van deze termijn heeft de Administratie het recht deze op kosten van de opdrachtnemer terug te sturen. Het materieel zal van zijn verpakking ontdaan worden in lokalen aangeduid door de aanbestedende overheid en dit volgens haar instructies. Locatie De leveringen zullen gebeuren op Stafdienst ICT II.5.4 Personeel van de opdrachtnemer Voor deze opdracht zal de opdrachtnemer een projectleider aanduiden (in het kader van PMfin 1 ook omschreven als de "externe projectcoördinator") die hem zal vertegenwoordigen in zijn contacten met de FOD Financiën. Het personeel van de opdrachtnemer dat zal worden ingezet om de opdracht te realiseren, moet: over de nodige ervaring beschikken in het kader van de voorgestelde oplossing of vergelijkbare oplossingen; in staat zijn om alle noodzakelijke teksten, verslagen, samenvattingen, enz. te begrijpen die door beide partijen in het kader van onderhavige opdracht worden gebruikt of geproduceerd, en dit zowel in het Nederlands als in het Frans. Over voldoende mondelinge en schriftelijke kennis beschikken om te kunnen communiceren in het Nederlands of in het Frans, en indien mogelijk in beide talen door elkaar; De projectverantwoordelijke moet bovendien: mondeling kunnen communiceren in het Nederlands en in het Frans. De dienst voor assistentie en technische ondersteuning moet bovendien: vlot kunnen communiceren in beide talen. Het personeel van de opdrachtnemer moet voldoen aan alle wettelijke bepalingen die in België gelden aangaande immigratie en werkvergunning. De opdrachtnemer staat tegenover de FOD Financiën borg voor elke schade in het algemeen die de FOD Financiën zou kunnen ondervinden ten gevolge van de niet-naleving van de wettelijke bepalingen ter zake door de opdrachtnemer of zijn personeelsleden. De opdrachtnemer moet beschikken over voldoende personeel met de nodige en geschikte kennis voor de uitvoering van de taken. Het betrokken personeel moet eveneens beschikken over voldoende kennis van de instrumenten die in het kader van het project worden gebruikt. De opdrachtnemers moeten in staat zijn om onmiddellijk tegemoet te komen aan de behoeften die ingevolge de gunning van de opdracht zullen ontstaan. Het projectteam dat door de opdrachtnemer ter beschikking wordt gesteld, moet voldoende zijn met het oog op een goede uitvoering van de opdrachten die hem worden toevertrouwd. 1 unieke projectmethodologie van de FOD Financiën gebaseerd op de internationaal erkende methodologie Prince2 Blz. 24

25 Het personeel dat wordt ingezet voor de uitvoering van de opdracht moet hetzelfde zijn als het in de offerte voorgestelde personeel. Desgevallend zal het personeel dat ter beschikking wordt gesteld voor de uitvoering een gelijkwaardig niveau en gelijkwaardige ervaring bezitten. De FOD Financiën moet akkoord gaan met de samenstelling van het team dat wordt voorgesteld voor het project. De opdrachtnemer garandeert voor de volledige duur van de opdracht de stabiliteit van de personen die worden belast met de uitvoering van onderhavige opdracht. In de loop van de uitvoering zal de opdrachtnemer geen wijzigingen aanbrengen in de samenstelling van het projectteam zonder voorafgaande toestemming van de FOD Financiën. De opdrachtnemer vervangt onmiddellijk al de personeelsleden die, volgens de aanbestedende overheid, de goede uitvoering van de opdracht belemmeren wegens hun onbekwaamheid, hun slechte wil of hun algemeen gekend wangedrag. (artikel 16 Koninklijk Besluit 14 januari 2011). De wijziging dient plaats te vinden binnen 10 werkdagen na het verzoek vanwege de FOD Financiën en dient kosteloos te geschieden, te rekenen vanaf de kennisgeving van het incident aan de inschrijver. De inschrijvers voegen bij hun offerte de curricula vitae (volgens het curriculum vitae -model) van de medewerkers die worden belast met de uitvoering van de opdracht. De offerte moet een duidelijk voorstel bevatten voor de daadwerkelijke samenstelling van het projectteam en het type van de profielen die zullen meewerken aan de uitvoering van de opdracht. Een bepaald aantal personen kan worden voorgesteld volgens profiel, maar de inschrijver moet aangeven hoeveel en welke personeelsleden deel zullen uitmaken van het daadwerkelijke projectteam. De lijst met voorgestelde personeelsleden (effectieve en eventuele plaatsvervangers) zal worden beschouwd als een exhaustieve lijst van alle personeelsleden die in aanmerking komen om deel uit te maken van het projectteam. II.5.5 Onderaannemers De opdrachtnemer blijft aansprakelijk ten opzichte van de aanbestedende overheid wanneer hij de uitvoering van zijn verbintenissen geheel of gedeeltelijk aan derden toevertrouwt. De aanbestedende overheid heeft geen enkele contractuele band met die derden. De aanbestedende overheid eist dat de onderaannemers van de opdrachtnemer, in verhouding tot het deel van de opdracht dat zij zullen uitvoeren voldoen aan de minimumeisen inzake financiële en economische draagkracht en technische en beroepsbekwaamheid die door de opdrachtdocumenten zijn opgelegd; In elk geval blijft alleen de opdrachtnemer aansprakelijk ten aanzien van de aanbestedende overheid. In volgende gevallen doet de opdrachtnemer verplicht een beroep op bepaalde onderaannemers en is het inzetten van andere onderaannemers onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende overheid : 1 wanneer de opdrachtnemer voor zijn kwalitatieve selectie gebruik heeft gemaakt van de draagkracht van bepaalde onderaannemers overeenkomstig artikel 74 van het koninklijk besluit klassieke sectoren; 2 wanneer de opdrachtnemer bepaalde onderaannemers in zijn offerte heeft voorgedragen overeenkomstig artikel 12 van het koninklijk besluit klassieke sectoren; Bij een wijziging van onderaannemer voor de offerte zal de opdrachtnemer de FOD Financiën op de hoogte brengen, die zijn akkoord moet geven alvorens de opdrachtnemer tot deze wijziging kan overgaan. Blz. 25

26 Het is de opdrachtnemer verboden het geheel of een gedeelte van de opdracht toe te vertrouwen aan een aannemer, leverancier of dienstverlener die zich in een van de gevallen bevindt bedoeld in artikel 61 van het koninklijk besluit klassieke sectoren. II.5.6 Middelen die ter beschikking worden gesteld door de FOD Financiën II Technische middelen De opdrachtnemer stelt aan zijn personeelsleden al het nodige materiaal ter beschikking met het oog op de uitvoering van hun opdracht (draagbare computer, enz.). Er geldt dat de FOD Financiën aan de personeelsleden van de opdrachtnemer tijdens hun opdracht maximaal 4 kantoorplaatsen tegelijk ter beschikking stelt van het type «shared desk», zonder kasten. Het personeel van de opdrachtnemer krijgt indien nodig een beperkte toegang tot het netwerk van de FOD Financiën, naast een e- mailadres. De FOD Financiën beschikt niet over parkeerplaatsen voor het personeel van de opdrachtnemer. De FOD Financiën zal geen enkele aanpassing verrichten aan de werkposten van de personeelsleden van de opdrachtnemer met het oog op hun goede werking binnen de infrastructuur van de FOD Financiën. De opdrachtnemer kan in geen geval overgaan tot een wijziging, verstoring of overbelasting van de infrastructuur van de FOD via de toevoeging van werkposten voor zijn personeel in deze infrastructuur, behalve voor wat rechtstreeks is gekoppeld aan de ontwikkeling van de betrokken toepassing. De opdrachtnemer is geheel verantwoordelijk voor de bescherming van de bewuste werkposten tegen virussen en voor het beheer van de posten. Hij zal prioritair gebruik maken van de tools die door de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld. In het geval dat er andere softwareprogramma s zouden moeten worden gebruikt in het kader van het project, zal dat gebruik, na aanvaarding door de stuurgroep, onder de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer vallen en zal de kostprijs van dat gebruik vervat liggen in de prijs van de diensten. Het personeel van de opdrachtnemer moet de interne procedures en de reglementen betreffende het gebruik van en de toegang tot de ter beschikking gestelde middelen naleven, en kan geen toevoeging of wijziging vragen voor wat betreft de werkomgeving van de aanbestedende overheid. Als bepaalde gebreken in de logistieke ondersteuning de dienstverlening in het gedrang zouden brengen, moet er een beroep worden gedaan op de arbitragemogelijkheden die beschreven staan in punt Verweermiddelen van de administratie Geschillen vooraleer men zijn toevlucht neemt tot een rechtsgeding. II Taken van de medewerkers van de FOD Financiën De medewerkers van de FOD Financiën nemen deel aan het/de project(en) voor wat betreft: de definitie van de inhoud van het project; de participatie in de keuze van oplossingen: architectuur, enz.; het valideren van documenten voor de realisatie: specificatiedossiers, realisatiedossiers, aanvaardingsdossier, testdossier, gebruikershandleidingen, handleidingen voor maintenance, enz.; de relatieve kwaliteitscontroles, onder meer controle van overeenstemming van documentatie met realisatie, van respect voor normen inzake documentatie en programmering, enz.; indien van toepassing: de verplichte deelname aan testen voor technische en functionele oplevering, of het nu gaat om functioneringstesten, om integratietesten of om testen inzake de algemene werking; de logistieke ondersteuning van de realisatieteams, voor wat betreft het ter beschikking stellen van de noodzakelijke technische middelen met het oog op de realisatie, al naargelang wat er in gezamenlijk overleg werd bepaald. Blz. 26

27 De realisatie zal stap na stap van zeer nabij worden opgevolgd door medewerkers van de FOD Financiën, die, met de nodige hulp van de opdrachtnemer, zullen worden belast met het het bewaken (en indien nodig definiëren) van de normen en standaarden op het vlak van (waar van toepassing) architectuur, implementeringsregels, werkprocedures, documentatie, programmering, enz. Ze dienen er ook op toe te zien dat de normen strikt worden nageleefd, zodat kan worden gegarandeerd dat de geïmplementeerde oplossingen nadien integraal en zonder specifieke problemen kunnen worden overgenomen door de FOD Financiën. II.5.7 Te respecteren normen en standaarden De realisatieteams die door de opdrachtnemer aan de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld, zullen de methodes en de standaarden toepassen die door de FOD Financiën worden gespecificeerd of die met zijn akkoord worden gekozen. Deze standaarden hebben minimaal betrekking op: technische standaarden voor software; de methode van projectbeheer (PMFin, unieke projectmethodologie van de FOD Financiën gebaseerd op de internationaal erkende methodologie Prince2); het verzorgen van de documentatie; de regels voor de programmering (opmaak, codestructuren, commentaren, afspraken inzake naamgeving, ontwikkelingsstandaarden conform ICT-fundamenten, inbegrepen Open Standaarden, enz.); de beheersregels, ingesteld door de beheersdiensten van de besturingsomgevingen; de procedures voor de kwaliteitsgarantie. Alle door de FOD Financiën gehanteerde standaarden zijn terug te vinden in een verklarend document, beschikbaar op (onder ICT Fundamenten (FOD Financiën) ) en (onder Fondements ICT (SPF Finances) ). Elke verwijzing die wordt gemaakt naar om het even welke standaard of methodologie in dit bestek, is afhankelijk van de exacte beschrijving in het officiële document op deze site. Alleen het tactisch comité is binnen de FOD Financiën bevoegd om standaarden en methodologieën te wijzigen of toe te voegen. Als de opdrachtnemer nood heeft aan goedkeuring van een nieuwe standaard, zal hij een verzoek moeten indienen bij het tactisch comité en zich geheel moeten onderwerpen aan diens beslissing. II.5.8 Veranderingsbeheer ( change management ) Algemeen Op elk ogenblik, tijdens de uitvoering van de overeenkomst, kan de FOD Financiën aan de opdrachtnemer voorstellen om het even welk aspect van de uitvoering van de opdracht, onder andere de inhoud van de diensten, te wijzigen, uit te breiden of te beperken ( wijzigingsvoorstel, in PMFin request for change). Activiteiten of aspecten die de opdrachtnemer bij het indienen van zijn offerte geanticipeerd of voorzien kon hebben of die er redelijkerwijze deel van uitmaken, zijn in de uitvoering van de overeenkomst inbegrepen en zullen dan ook niet het voorwerp kunnen zijn van een wijzigingsvoorstel. De opdrachtnemer zal zijn goedkeuring van een wijzigingsvoorstel van de FOD Financiën niet weigeren indien de beoogde wijziging een vermindering van de kosten of volumes met zich meebrengt. Totdat een wijzigingsvoorstel door de partijen formeel goedgekeurd (ook in de stuurgroep) is en tenzij de partijen schriftelijk anders overeengekomen zijn, zal de opdrachtnemer de opdracht blijven uitvoeren alsof er geen wijzigingsvoorstel voorligt. De opdrachtnemer zal als enige aansprakelijk zijn voor om het even welke schade of verlies die voortvloeien uit de uitvoering van een wijziging waartoe de FOD Financiën niet zijn voorafgaande schriftelijke toestemming heeft gegeven. Blz. 27

28 Modaliteiten De opdrachtnemer verzekert dat hij steeds over de nodige mensen en middelen zal beschikken om wijzigingen uit te voeren. Een wijziging kan enkel aanleiding geven tot een prijsaanpassing indien deze een bewezen meerkost voor de opdrachtnemer inhoudt. De opdrachtnemer zal geen bijkomende kosten aanrekenen voor zijn studie of voorbereiding van rapportering over een wijzigingsvoorstel. Procedure Onverminderd het artikel 37 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013, zal een wijziging van de overeenkomst slechts bindend zijn indien zij voorgesteld, behandeld en goedgekeurd wordt in overeenstemming met deze bepaling. Indien een partij wijzigingen wenst aan te brengen aan de overeenkomst, zal het de andere partij schriftelijk de details van deze wijziging overmaken. Artikel 37 Ongeacht de wijze waarop de prijzen worden bepaald, is de aanbestedende overheid gerechtigd de oorspronkelijke opdracht eenzijdig te wijzigen, voor zover cumulatief aan de volgende voorwaarden is voldaan : 1 het voorwerp van de opdracht blijft onveranderd; 2 buiten de toepassing van de artikelen 26, 1, 2, a) en b), en 3, b) en c), en 53, 2, 2 en 4, a) en b), van de wet, blijft de wijziging in waarde beperkt tot vijftien percent van het oorspronkelijke opdrachtbedrag; 3 zo nodig wordt voorzien in een passende compensatie voor de opdrachtnemer. Van de essentiële bepalingen en voorwaarden van de opdracht kan evenwel enkel op gemotiveerde wijze worden afgeweken, en dit : 1 hetzij door een wijzigingsbevel of elke andere eenzijdige beslissing van de aanbestedende overheid; 2 hetzij door een bijakte. Indien FOD Financiën een wijziging voorstelt, zal de opdrachtnemer binnen een redelijke termijn, maar zonder bijkomende kosten, een schatting overmaken aan FOD Financiën van de verwachte tijd die nodig is voor de implementatie van de wijziging en het verwachte effect van deze wijziging op de opdracht. Indien FOD Financiën beslist om deze wijziging niet door te voeren, zal er geen wijziging aangebracht worden aan de overeenkomst. Indien FOD Financiën deze wijziging wenst door te voeren, en indien beide partijen het wijzigingsvoorstel aanvaarden, zullen zij gezamenlijk de wijziging en de gevolgen en aanvaardingsmodaliteiten van deze wijziging omschrijven in een door hen ondertekende bijlage aan het contract. De opdrachtnemer zal de overeengekomen wijziging onmiddellijk uitvoeren in overeenstemming met de wat in deze bijlage overeengekomen is. Indien de opdrachtnemer een wijziging voorstelt om de resultaten van de opdracht te verbeteren, moet FOD Financiën het voorstel onderzoeken. Indien de twee partijen het wijzigingsvoorstel goedkeuren, zullen zij gezamenlijk de wijziging en de gevolgen en aanvaardingsmodaliteiten van deze wijziging omschrijven in een door hen ondertekende aanhangsel aan het contract. De opdrachtnemer zal de overeengekomen wijziging onmiddellijk uitvoeren in overeenstemming met de wat in deze bijlage overeengekomen is. Blz. 28

29 II.5.9 Bijzondere verbintenissen betreffende verkregen informatie Alle resultaten en verslagen die door de opdrachtnemer worden geproduceerd tijdens de uitvoering van deze opdracht, vormen de eigendom van de aanbestedende overheid en mogen niet worden gepubliceerd of gecommuniceerd aan derden, tenzij na de schriftelijke toelating vanwege de aanbestedende overheid. De uitvoerder van de diensten en zijn medewerkers zijn gebonden aan een zwijgplicht betreffende de informatie waarvan ze bij de uitvoering van deze opdracht kennis zullen nemen. Deze informatie kan in geen geval worden gecommuniceerd aan derden zonder de schriftelijke toelating van de aanbestedende overheid. De opdrachtnemer mag deze opdracht evenwel als referentie vermelden. Alle inlichtingen waarvan de personeelsleden van de opdrachtnemer kennis zullen nemen in het kader van de opdracht, alle documenten die hen worden toevertrouwd, alle vergaderingen waaraan ze deelnemen, worden als strikt vertrouwelijk beschouwd. De informatie in kwestie: kan worden vastgelegd op eender welke informatiedrager, zoals papier, film, magneetband, schijf, diskette, geïntegreerde montage, enz.; kan mondeling aan de opdrachtnemer worden verstrekt, via een demonstratie en/of via overdracht van een informatiedrager met de gewenste informatie; de informatie kan ook aan de opdrachtnemer ter kennis worden gebracht ter gelegenheid van de uitvoering van onderhavige opdracht of van een taak die hem in het kader van onderhavige opdracht door de FOD Financiën wordt toevertrouwd; kan bijvoorbeeld geheel of gedeeltelijk bestaan uit studies, handleidingen, ontwerpplannen, fabricageplannen, technische beschrijvingen, detailplannen, functionele specificaties, procedures, computerprogramma s, uitvoerbare codes, berekeningen, enz. De opdrachtnemer verbindt zich tot geheimhouding, zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht, van alle vertrouwelijke gegevens, van welke aard ook, die hem zullen worden meegedeeld of waarvan hij in de loop van zijn opdracht kennis zal nemen. De opdrachtnemer garandeert dat zijn personeel en zijn onderaannemers de vertrouwelijkheid van de gegevens zullen respecteren. Hij verbindt zich ertoe geen vertrouwelijke gegevens te verstrekken aan derden, inbegrepen eventuele filialen en andere ondernemingen die met de opdrachtnemer zijn geassocieerd. Hij zal aan zijn personeelsleden en aan die van zijn onderaannemers die rechtstreeks bij de opdracht zijn betrokken, enkel de gegevens bekendmaken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taken in het kader van onderhavige opdracht. De hierboven genoemde verplichtingen zijn niet van toepassing op informatie van de FOD Financiën: waarvan de opdrachtnemer op een voor de FOD Financiën aanvaardbare wijze kan aantonen dat ze reeds in zijn bezit was op het moment dat ze hem voor het eerst door de FOD Financiën werd meegedeeld; die, op het moment dat ze bekend was bij de FOD Financiën, reeds openbaar was; die, nadat ze bekend was bij de FOD Financiën, openbaar werd gemaakt op een andere wijze dan door toedoen van de opdrachtnemer; of die de opdrachtnemer van een derde heeft verkregen die te goeder trouw beschikte over de informatie van de FOD Financiën en die was gemachtigd om deze mee te delen aan de opdrachtnemer. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe: om het geheel of een gedeelte van de informatie van de FOD Financiën niet te kopiëren, indien deze zich bevindt op een drager die hem door de FOD Financiën ter beschikking werd gesteld; Blz. 29

30 om anderzijds het geheel of een gedeelte van de informatie van de FOD Financiën niet vast te leggen op een informatiedrager, behalve voor de uitvoering van taken die hem door de FOD Financiën werden opgelegd en voor zover dit noodzakelijk is. Alle informatie die door de FOD Financiën aan de opdrachtnemer ter beschikking wordt gesteld, en elke informatiedrager met informatie van de FOD Financiën, die aan de opdrachtnemer door de FOD Financiën wordt toevertrouwd, blijven de integrale eigendom van de FOD Financiën. Ook indien de opdrachtnemer deze informatie, of een deel ervan, heeft gekopieerd of vastgelegd, blijft deze informatie de integrale eigendom is van de FOD Financiën. De FOD Financiën behoudt op elk moment het recht om de opdrachtnemer te verzoeken om het geheel of een gedeelte van de informatiedragers waarop de opdrachtnemer de informatie van de FOD Financiën heeft opgeslagen, terug te bezorgen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de gevraagde dragers onmiddellijk terug te bezorgen zonder ze te kopiëren. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om na afloop van de uitvoering van de opdracht zonder verwijl aan de FOD Financiën alle informatiedragers terug te bezorgen die informatie van de FOD Financiën bevatten en die aan de opdrachtnemer ter beschikking werden gesteld met het oog op de uitvoering van de opdracht, voor zover deze informatiedragers nog niet eerder werden terugbezorgd aan de FOD Financiën. Alle informatie van de FOD Financiën blijft de eigendom van de FOD Financiën. Door informatie ter beschikking te stellen verleent de FOD Financiën aan de opdrachtnemer geen enkel licentierecht, expliciet noch impliciet, op patenten, auteursrechten of andere intellectuele rechten. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om zich te onthouden van alle industriële toepassingen van de informatie van de FOD Financiën en om die informatie voor geen andere doeleinden te gebruiken dan voor de uitvoering van onderhavige opdracht of van een taak die hem door de FOD Financiën werd toevertrouwd in het kader van onderhavige opdracht. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor alle schade waarvan de FOD Financiën het slachtoffer zou zijn ten gevolge van het niet respecteren door de opdrachtnemer zelf of door leden van zijn personeel van de verplichtingen die hem worden opgelegd krachtens onderhavig artikel. II.5.10 Aansprakelijkheden Aansprakelijkheid Leveringen De leverancier is aansprakelijk voor zijn leveringen tot op het ogenblik dat de levering gecontroleerd is, behalve wanneer het verlies of de beschadiging in de magazijnen van de bestemmeling te wijten zijn aan feiten of omstandigheden die zijn bedoeld in artikels 54 en 56 van het koninklijke besluit 14 januari Aansprakelijkheid Diensten De opdrachtnemer draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen, inzonderheid in de studies, de berekeningen, de plannen of in alle andere ter uitvoering van de opdracht door hem voorgelegde stukken. De diensten die niet beantwoorden aan de bepalingen en de voorwaarden van de opdracht of niet werden verleend overeenkomstig de regels van de kunst, dienen door de dienstverlener te worden herbegonnen. Zo niet geschiedt dit door het nemen van een ambtshalve maatregel door de aanbestedende overheid op kosten en risico's van de dienstverlener, via een van de middelen van optreden vermeld in artikel 155. De dienstverlener stelt zich bovendien bloot aan boetes en straffen wegens niet-naleving van de bepalingen en voorwaarden van de opdracht. Blz. 30

31 De opdrachtnemer verzekert dat alle diensten die dienen te worden uitgevoerd in het kader van de overeenkomst, worden uitgevoerd conform de beste professionele normen, met inachtneming van de voorziene termijnen, en door voldoende onderlegde en kundig personeel. De opdrachtnemer heeft dus een resultaatsverbintenis. II.6 Opvolging van de uitgevoerde diensten en controle door derden II.6.1 Opvolging van de goede uitvoering van de opdracht De FOD Financiën heeft het recht om permanent toezicht te houden op de leveringen en de diensten die worden uitgevoerd door het team dat bij de uitvoering van de opdracht betrokken is. Het uitvoerende team moet aan de vertegenwoordigers van de FOD Financiën alle nodige inlichtingen en faciliteiten verstrekken met het oog op de vervulling van deze taak. De plannen, specificaties, dossiers, enz. worden in het kader van deze opdracht opgesteld door het personeel van de opdrachtnemer. Ze moeten door de FOD Financiën worden goedgekeurd vóór de uitvoering. De FOD Financiën beschikt over een termijn van 20 kalenderdagen om deze documenten goed te keuren of om opmerkingen te formuleren. Indien er opmerkingen zijn, moeten de betrokken documenten voldoende worden gecorrigeerd vóór de uitvoering, zonder dat deze verbeteringen een herziening van de geplande uitvoeringstermijn tot gevolg hebben, tenzij de opmerkingen het gevolg zouden zijn van nieuwe eisen vanwege de FOD Financiën. Elke overschrijding van de geplande termijn voor de aanvaarding van een document leidt, op verzoek van de betrokken opdrachtnemer, tot een verlenging van de uitvoeringstermijn. Het feit dat een vertraging kan worden toegeschreven aan de FOD Financiën ontslaat de opdrachtnemer niet van de verplichting om toe te zien op de beperking van de gevolgen. De opdrachtnemer kan zich niet beroepen op het feit dat deze controle wordt uitgevoerd, met de bedoeling zich te onttrekken van zijn verantwoordelijkheid wanneer de leveringen of prestaties worden geweigerd omwille van gebreken van welke aard ook en wanneer daaruit een verlenging van de uitvoeringstermijn voortvloeit. II.6.2 Controle door derden Met het oog op de evaluatie van de uitgevoerde diensten en de opvolging van het project kan de aanbestedende overheid een beroep doen op een derde partij. De opdrachtnemer is verplicht samen te werken met de derde partij en haar alle nodige informatie te verstrekken met het oog op een goed verloop van deze controleactiviteiten. In dit kader wenst de FOD Financiën de offerte van de opdrachtnemer ter beschikking te stellen van interne en externe medewerkers van de FOD Financiën die belast zijn met de evaluatie en de controle. De inschrijvers moeten duidelijk aangeven welke gedeelten van hun offerte niet ter beschikking gesteld kunnen worden van personen buiten de FOD Financiën die belast zijn met de evaluatie en de controle. Het is verboden deze terbeschikkingstelling aan derden dusdanig te beperken dat enigerlei controle onmogelijk gemaakt wordt. Als de inschrijver geen enkele beslissing dienaangaande neemt in zijn offerte zal dit worden geïnterpreteerd als een afwezigheid van beperkingen van zijnentwege in het kader van de controle door derden, waarbij zijn offerte integraal ter beschikking kan worden gesteld van personen van buitenaf die belast zijn met de evaluatie en de controle. II.7 Beoordeling van de uitgevoerde diensten en controlewerkzaamheden Blz. 31

32 De FOD Financiën zal overgaan tot een volledige controle van de constitutieve voorzieningen binnen elk van de realisatiefases zoals die werden bepaald in de kalender voor de realisatie van het project, en dit binnen 20 kalenderdagen volgend op de bekendmaking door de opdrachtnemer van hun voltooiing. De controles hebben betrekking op de geschiktheid en de goede werking van de uitrustingen. De controle van de geschiktheid heeft tot doel vast te stellen of de uitrustingen beantwoorden aan de hoeveelheden en de specificaties die door de FOD Financiën werden opgelegd. De controle van de goede werking heeft tot doel vast te stellen of de installaties een goede werking kunnen garanderen onder normale bedrijfsomstandigheden (met andere woorden, of de installaties voldoen op het vlak van de vooraf bepaalde diensten). De controlewerkzaamheden omvatten (waar van toepassing) met name: het vaststellen dat de leveringen en de bijbehorende diensten wel degelijk werden uitgevoerd; het nagaan of alle functievoorzieningen operationeel zijn en alle parameters daarbij werden ingesteld; het controleren van de capaciteiten op het vlak van prestatievermogen, veiligheid, stevigheid, belasting, ; het eventueel installeren van testtools om de eerder vermelde controlewerkzaamheden te kunnen uitvoeren; het controleren van de levering van de documentatie. Wanneer de uitrustingen binnen de gestelde termijnen blijken te voldoen aan de hiertoe voorziene controles worden ze aanzien als geschikt en goed werkend. Het tijdsschema van de controlewerkzaamheden worden in gezamenlijk overleg bepaald. Indien tijdens de controlewerkzaamheden niet of slechts gedeeltelijk wordt tegemoetgekomen aan het prestatievermogen en/of de functiemogelijkheden die in het bestek worden gevraagd en/of die in de offerte en in eventuele aanvullende documenten worden aangekondigd, verbindt de opdrachtnemer zich ertoe om voor eigen rekening de nodige verbeteringen of wijzigingen aan te brengen, of om het geheel of een gedeelte van de softwarevoorzieningen te vervangen door de levering van een conforme voorziening, en dit binnen 20 kalenderdagen volgend op de datum van het proces-verbaal dat de vaststelling doet van de onmogelijkheid om de voorlopige oplevering af te kondigen. Na die termijn behoudt de FOD Financiën zich het recht voor om de boetes voor vertraging toe te passen. In deze veronderstelling moeten alle opleveringstesten opnieuw worden uitgevoerd, nadat de opdrachtnemer de nodige wijzigingen, aanvullingen of vervangingen heeft doorgevoerd. Indien de uitrustingen niet geschikt en goed werkend worden bevonden zijn binnen de vooropgestelde termijnen, kan de FOD Financiën: ofwel de ambtshalve opgelegde maatregelen toepassen die voorzien worden in 47 en 155 van het koninklijke besluit van 14 januari 2013; ofwel bijzondere schikkingen treffen met de opdrachtnemer. II.8 Voorlopige oplevering Na afloop van de met succes verrichte controlewerkzaamheden zal de FOD Financiën een proces verbaal opstellen van voorlopige oplevering van de uitrustingen die in de bewuste controle aan bod komen. Het proces-verbaal van voorlopige oplevering zal door beide partijen worden ondertekend. Merk op dat er geen ontvangstbewijs zal worden verleend indien de regressie tests niet afdoende zijn. In het geval dat de diensten die het voorwerp van de opdracht uitmaken, bestaan uit louter intellectuele prestaties, zoals studies, analyses, consultancy-verslagen, enz., wordt de voorlopige oplevering beschouwd als de definitieve oplevering. De (gedeeltelijke) voorlopige oplevering(en) zal(zullen) plaatsvinden op volgend(e) moment(en): Blz. 32

33 - Iteratie R0 - Iteratie R1 - Iteratie R2 In het geval dat de gedeeltelijke voorlopige oplevering van een nieuw onderdeel een impact heeft op een onderdeel dat voordien werd opgeleverd, zullen de wijzigingen aan dit voordien opgeleverde onderdeel moeten worden aangebracht op kosten van de opdrachtnemer, vooraleer de FOD Financiën instemt met de gedeeltelijke voorlopige oplevering van dat nieuwe onderdeel. De (gedeeltelijke) voorlopige oplevering(en) zal (zullen) worden vastgelegd in een proces-verbaal dat wordt ondertekend door de opdrachtnemer en door de FOD Financiën. Het verzoek van de opdrachtnemer bevat minstens een voorstel van proces-verbaal voor deze (gedeeltelijke) voorlopige oplevering(en). De FOD Financiën beschikt over een termijn van 30 kalenderdagen, te rekenen vanaf het verzoek van de opdrachtnemer, om het voorgestelde proces-verbaal te aanvaarden, te amenderen of af te keuren. De aanvaarding betekent dat de toestemming voor de oplevering verleend wordt. II.9 Garantie Van iedere beschadiging of buitendienststelling moet een door de leidend ambtenaar gedateerd en ondertekend proces-verbaal worden opgemaakt. Dat proces-verbaal moet vóór het verstrijken van de waarborgtermijn worden opgemaakt en binnen dertig dagen aan de opdrachtnemer worden betekend. De opdrachtnemer is maar aansprakelijk zo die formaliteiten werden vervuld. In dit gedeelte verwijst het begrip element naar elke methodologie, uitrusting of software, en in uitbreiding alles waar garantie en/of onderhoud op toepasbaar is, en, die ontwikkeld/geleverd werd door de opdrachtnemer en deel uitmaakt van deze opdracht. Na elke gedeeltelijke voorlopige oplevering start de garantieperiode van een element voor een periode die eindigt na 1 jaar na de laatste voorlopige oplevering. Hieruit volgt dat bijvoorbeeld de garantie van iteratie R0 duurt tot 1 jaar na de oplevering van R2. De garantie van elke oplevering loopt dus tot 1 jaar na de globale voorlopige oplevering. Als elementen defect zijn, als functies en/of prestaties en/of het respect voor de SLA (Service Level Agreement afspraak over het niveau van de services), voorgeschreven in het bestek of aangekondigd in de offerte van de opdrachtnemer, niet of slechts gedeeltelijk bevredigend zijn, in de mate dat de gebreken niet het gevolg zijn van een abnormaal gebruik van de elementen, verbindt de opdrachtnemer zich ertoe voor eigen rekening de noodzakelijke herstellingen of correcties uit te voeren of om zo nodig de defecte elementen te vervangen binnen de termijnen, vermeld in de specificaties van de SLA. Tijdens de garantieperiodes zijn de sancties met betrekking tot de SLA van toepassing. De garantie dekt met name : de herstelling of de vervanging ter plaatse van defecte elementen de correctie van parameters de duur van de gepresteerde werkzaamheden de verplaatsingen van het personeel van de opdrachtnemer. Op de producten die ter vervanging worden geleverd, is de waarborgtermijn integraal van toepassing. Blz. 33

34 De waarborgtermijn wordt eventueel verlengd met de tijd gedurende dewelke het product niet kon worden gebruikt ten gevolge van beschadiging. De inschrijver moet erop toezien de elementen te actualiseren tijdens de garantieperiode. Deze actualisering heeft zowel betrekking op eventuele correcties als op de evoluties van het geïnstalleerde element. II.10 Definitieve oplevering De definitieve oplevering zal worden afgekondigd op verzoek van de opdrachtnemer na het verstrijken van de garantieperiode. De definitieve oplevering zal worden vastgelegd in een proces-verbaal dat wordt ondertekend door de opdrachtnemer en door de FOD Financiën. De FOD Financiën beschikt over een termijn van 15 kalenderdagen, te rekenen vanaf het verzoek van de opdrachtnemer, om het proces-verbaal van aanvaarding op te stellen dat de toestemming voor de oplevering verleent. II.11 Opleveringsmodaliteiten en -kosten Opleveringsmodaliteiten De diensten zullen nauwlettend worden opgevolgd in de loop van hun uitvoering en dit door één of meer vertegenwoordigers van de aanbestedende overheid. De identiteit van deze vertegenwoordiger(s) zal aan de opdrachtnemer worden meegedeeld op het moment dat de uitvoering van de diensten een aanvang neemt. Opleveringskosten Alle kosten die te maken hebben met de levering en met de voorlopige en/of definitieve oplevering(en), zijn ten laste van de opdrachtnemer. II.12 Eigendom van de ontwikkelde software De opdrachtnemer erkent en aanvaardt dat alle intellectuele en industriële eigendomsrechten (met name, maar niet beperkt tot, de auteursrechten, de rechten op de databanken en de rechten op de modellen), evenals alle eigendomsrechten en alle andere rechten betreffende de diensten of producten in het kader van de uit te voeren opdracht, met name, maar niet beperkt tot, de studies, de schema s, de analyses, de plannen, de rapporten, de onderzoeksresultaten, de documentatie, de methodes, de databanken, de concepten en elke andere ontwikkeling, die al dan niet zijn beschermd door een intellectueel eigendomsrecht, vanaf de betaling van de erop betrekking hebbende facturen exclusief eigendom worden van FOD Financiën. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om FOD Financiën alle nodige bijstand te verlenen, de nodige formaliteiten te vervullen en alle nodige stappen te ondernemen om de geldigheid van de overdracht van de voornoemde rechten te garanderen en aan te tonen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe en verklaart bij machte te zijn om deze verplichting te doen naleven door zijn werknemers, aangestelden en eventuele aannemers. Onverminderd de verplichting voor de opdrachtnemer om de informatie over onderhavige opdracht en de vertrouwelijke informatie niet te onthullen, heeft de opdrachtnemer het recht om de knowhow of de Blz. 34

35 ervaring die hij heeft verworven in het kader van de uitvoering van de opdracht opnieuw te gebruiken voor andere doeleinden dan voor de uitvoering van de opdracht. II.13 Facturatie, betaling en prijsherziening II.13.1 Facturatie en betaling Voor zover de aanbestedende overheid in het bezit is van een geldig en correct opgestelde factuur (met vermelding van de BTW en van het nummer van de overeenkomstige bestelbon), samen met de notulen van voorlopige oplevering, verloopt de procedure als volgt: voor leveringen en diensten wordt elk verschuldigd bedrag gefactureerd bij de voorlopige oplevering. Voorschotten zijn niet mogelijk; betalingen voor reeds geleverde en aanvaarde leveringen en diensten mogen slechts achteraf worden uitgevoerd; periodieke betalingen met betrekking tot het onderhoud worden gefactureerd op jaarbasis. Licentierechten worden jaarlijks gefactureerd in het begin van de termijn; kosten met betrekking tot (aanvullende/ondersteunende) diensten op basis van gepresteerde tijd (manuren of mandagen) kunnen worden gefactureerd zodra ze voltooid en aanvaard zijn. Een bewijs van de geleverde prestatie moet bijgevoegd worden aan de factuur. Voor iteraties R0 en R1 (zoals beschreven in deel III) zal na oplevering 60% van het gefactureerde bedrag worden betaald. De resterende 40% wordt uitbetaald volgend op de effectieve inproductiename van SHERLOCK na oplevering van iteratie R2. De factuur dient te worden opgesteld in euro. De opdrachtnemer stuurt zijn facturen (in twee exemplaren) naar het volgende adres: FOD Financiën Centrale facturatiedienst Koning Albert II-laan 33 Bus Brussel Voor de leveringen De betaling van het aan de leverancier verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn bedoeld in artikel 120, tweede lid, voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgemaakte factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten. Voor de diensten De betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn bedoeld in artikel 150, derde lid, overeenkomstig de regels bepaald in de opdrachtdocumenten. Interest voor laattijdige betaling en vergoeding voor invorderingskosten 1. Wanneer de in artikelen 68, 95, 127, 141 en 160 vastgestelde betalingstermijnen worden overschreden, heeft de opdrachtnemer van rechtswege en zonder ingebrekestelling recht op de betaling van een intrest naar rato van het aantal dagen overschrijding. Deze enkelvoudige intrest is hetzij de door de Europese Centrale Bank voor haar meest recente basisherfinancieringstransacties toegepaste intrestvoet, hetzij de marginale intrestvoet die het gevolg is van variabele rentetenders voor de meest recente basisherfinancieringstransacties van de Europese Centrale Bank. Voor de opdrachten gesloten vóór 16 maart 2013 wordt de intrestvoet bedoeld in het vorige lid vermeerderd met zeven procent en afgerond tot het hogere halve procentpunt. Voor de opdrachten Blz. 35

36 gesloten met ingang van 16 maart 2013 wordt de bedoelde intrestvoet vermeerderd met acht procent. De minister bevoegd voor Financiën maakt halfjaarlijks de voor ieder semester toepasselijke enkelvoudige intrest bekend in het Belgisch Staatsblad. 2. Als er voor de opdrachten gesloten met ingang van 16 maart 2013 intrest voor laattijdige betaling overeenkomstig paragraaf 1 verschuldigd is, heeft de opdrachtnemer van rechtswege en zonder ingebrekestelling recht op de betaling van een forfaitaire vergoeding van veertig euro voor invorderingskosten. Naast dit forfaitaire bedrag kan de opdrachtnemer voor dezelfde opdrachten aanspraak maken op een redelijke schadeloosstelling voor alle andere invorderingskosten die ontstaan zijn door de laattijdige betaling. 3. Het indienen van de regelmatig opgestelde factuur of de schuldvordering overeenkomstig de artikelen 95, 127, 141 en 160 geldt in voorkomend geval als schuldvordering voor de betaling van de in paragraaf 1 bedoelde intrest en de in paragraaf 2 bedoelde invorderingskosten, maar heeft geen invloed op het tijdstip waarop de intrest begint te lopen. II.13.2 Prijsherziening Voor leveringen wordt geen prijsherziening toegestaan. Voor diensten is een prijsherziening mogelijk. De regels voor herziening zijn als volgt: De prijzen kunnen jaarlijks worden herzien. De opdrachtnemer vraagt elk jaar de prijsherziening aan door middel van een aangetekend schrijven gericht aan de Aanbestedende Overheid, Stafdienst B&CG, Afdeling Wervingen, Koning Albert II-laan bus 785, 1030 Brussel. De prijsherziening gaat in op: o o de jaardag van de kennisgeving van de gunning van de opdracht als de opdrachtnemer de aanvraag tot herziening vóór deze datum heeft verzonden. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na de jaardag van de gunning van de opdracht gepresteerd zijn; de eerste dag van de maand volgend op de verzending van het aangetekend schrijven als de opdrachtnemer een of meer jaardagen heeft laten voorbijgaan. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na voormelde eerste dag van de maand gepresteerd zijn (opgelet: de opdrachtnemer moet een nieuwe aanvraag indienen voor de herziening van de prijzen van de diensten die na de eerstvolgende jaardag zullen worden gepresteerd). De prijsherziening wordt berekend aan de hand van de volgende formule: S P P * 0,8* S0 waarbij: P = herziene prijs P 0 = initiële prijs S 0 = loonindex AGORIA (alleen voor Belgische opdrachtnemers; buitenlandse opdrachtnemers moeten een analoge index voorstellen) nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, van toepassing in de maand die aan de opening van de offertes voorafgaat. Blz. 36

37 S= zoals S 0 hiervoor, maar van toepassing in de maand die de jaardag van de notificatie van de gunning van de opdracht voorafgaat Voor de indexen, zie: De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de prijzen te herzien bij dalende index. In dat geval volgt de herziening de bovenstaande regels, behalve dat het aangetekend schrijven uitgaat van de aanbestedende overheid. II.13.3 Clausule van meest begunstigde klant De opdrachtnemer zal de FOD Financiën beschouwen als zijn meest begunstigde klant. Indien de opdracht loopt over meerdere jaren, zal de opdrachtnemer vanaf het tweede jaar van de uitvoering van de overeenkomst, jaarlijks de prijzen aanpassen voor deze opdracht, door de laagste prijzen toe te passen die hij voor soortgelijke prestaties aanbiedt aan andere klanten in België, voor zover deze laagste prijzen lager zijn dan de eenheidsprijzen geldend bij het begin van de opdracht. De verklaringen hierover door de opdrachtnemer die bepalend zijn voor het nakomen van deze verplichting, zullen kunnen geverifieerd worden in de boeken van de opdrachtnemer door een auditor, betaald door de FOD Financiën, tijdens de kantooruren en zonder verplaatsing van de relevante documenten. De auditor zal zich beperken tot het certifiëren of niet certifiëren van de relevante gegevens. Indien de auditor besluit tot niet certificatie zal de opdrachtnemer over 30 kalenderdagen beschikken om de prijzen aan te passen. Deze aanpassing van de prijzen kan één keer per jaar gebeuren. II.14 Publiciteit - referenties Door de opdrachtnemer noch door zijn onderaannemers mag geen enkele mededeling, persbericht, informatief onderzoeksrapport en/of gelijkaardige publieke mededeling betreffende het project worden gepubliceerd zonder de voorafgaandelijke schriftelijke toelating van een bevoegde vertegenwoordiger van de FOD Financiën. II.15 Laattijdige leveringen De opdrachtnemer kan zich beroepen op nalatigheden, vertragingen of welke feiten dan ook die hij aan de aanbestedende overheid of haar personeel ten laste legt en die voor hem oorzaak zouden zijn van een vertraging en/of een nadeel, met het oog op het verkrijgen van een verlenging van de uitvoeringstermijnen, herziening of verbreking van de opdracht en/of schadevergoeding. (artikelen 54 en 55, K.B. 14 januari 2013). De aanbestedende overheid kan zich beroepen op nalatigheden, vertragingen of welke feiten dan ook die hij aan de opdrachtnemer of zijn personeel ten laste legt en die voor hem oorzaak zouden zijn van een vertraging en/of een nadeel, met het oog op de toepassing van de vertragingsboetes (artikel 46 K.B. 14 januari 2013) of de toepassing van de ambsthalve maatregelen voorzien in de artikelen 47, 124 (leveringen) en 155 (diensten) van het koninklijk besluit van 14 januari Onder voorbehoud van de bepalingen betreffende de ambtshalve voorziene maatregelen in de artikelen 47, 124 (leveringen) en 155 (diensten) van het koninklijk besluit van 14 januari 2013, en indien de levering van een bepaalde fase drie maanden na de overeengekomen datum van uitvoering niet heeft plaatsgevonden, en indien de opdrachtnemer in de tussentijd geen verlenging van de leveringstermijn heeft verkregen, behoudt de administratie zich het recht voor om de opdracht eenzijdig te verbreken (zie art. 47 2, 1 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013). Blz. 37

38 In deze context moet de levering worden beschouwd als een levering van diensten. II.16 Verweermiddelen van de administratie - Geschillen De verweermiddelen van de FOD Financiën zijn die welke zijn voorzien in de artikelen 44 en volgende van het koninklijk besluit van 14 januari De opdracht moet worden uitgewerkt, opgevat en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgisch recht. De partijen verbinden zich ertoe om hun verplichtingen te goeder trouw na te komen en om samen te werken met het oog op het welslagen van de operatie. De geschillen inzake de verplichtingen die resulteren uit de beschikkingen die de opdracht bepalen, moeten in overleg worden geregeld. De partijen moeten proberen, vooraleer hun toevlucht te nemen tot andere middelen, de zaak in der minne te regelen. Daartoe zal de meest gerede partij de andere partij per eenvoudig aangetekend schrijven de slechte uitvoering van het contract betekenen. Indien mogelijk zal er een oplossing bij deze kennisgeving worden gevoegd. De andere partij beschikt dan over een termijn van 15 dagen, te rekenen vanaf de verzending van de aangetekende brief, om de ontvangst ervan te bevestigen en akkoord te gaan met de voorgestelde oplossing. Bij gebrek aan een akkoord en alvorens een rechtszaak aan te spannen, zullen de partijen proberen om een compromis te vinden middels onderhandelingen die worden aangevat zodra is gebleken dat de zaak niet in der minne kan worden geregeld. De onderhandelingen zullen plaatsvinden op het adres vermeld in het punt «leidend ambtenaar» van deel II in aanwezigheid van de personen die daartoe door beide partijen zijn aangeduid. Behoudens andere afspraken zullen de onderhandelingen de duur van 30 kalenderdagen, te rekenen vanaf de eerste aangetekende brief, niet mogen overschrijden. Alle geschillen aangaande de uitvoering van deze opdracht zullen exclusief worden beslecht door de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement van Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans. De aanbestedende overheid is in geen geval verantwoordelijk voor schade, toegebracht aan personen of goederen, die het rechtstreekse of onrechtstreekse gevolg is van de activiteiten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De uitvoerder van de diensten stelt zich garant tegenover de aanbestedende overheid voor alle claims van schadevergoedingen en interesten die door derden tegenover haar in dit kader worden geuit. Blz. 38

39 III. Technische bepalingen III.1 Inleiding De opdracht bestaat uit het voorzien van een geïntegreerde informatica systeem, SHERLOCK, dat de medewerkers van Douane en Accijnzen (D&A) in staat stelt om zowel de registratie van inbreuken als de verdere afhandeling van gerelateerde geschillen en invorderingsdossiers te standaardiseren/uniformiseren, efficiënt te beheren en gericht op te volgen. Het project is gemotiveerd door verschillende noodzaken, waaronder: de kwaliteit van de prestaties behouden en zelfs verbeteren; de vermindering van de VTE opvangen door het werk van de ambtenaren te vergemakkelijken; de behandeling van de dossiers versnellen; de repetitieve en weinig valoriserende taken afschaffen; de werkmethoden standaardiseren/uniformiseren; het verkrijgen en het benutten van betrouwbare statistieken vergemakkelijken; Deze tool is voornamelijk bestemd voor twee doelgroepen: 1. de ambtenaren van de AADA die inbreuken vaststellen en rapporteren, die we hieronder "bekeurders" zullen noemen, onafhankelijk van hun functie en hun rol in de organisatie; 2. de ambtenaren van de Administratie Geschillen en Invordering die de dossiers behandelen die onder hun bevoegdheid vallen 2 ; De te bereiken businessdoelstellingen zijn, samengevat: 1) Voor de registratie van de inbreuken: o o het werk van de bekeurders vergemakkelijken door hen in staat te stellen de akte van vaststelling te creëren en alle stukken van het overtredingsdossier op één virtuele plaats te verzamelen en tegelijk de huidige meervoudige gegevensinvoer te beperken; zich zoveel mogelijk verzekeren van de naleving van de vormen, termijnen en wettelijke voorschriften bij de behandeling van de inbreuken - meer bepaald de kwaliteit en de volledigheid verbeteren van de dossiers die aan de Administratie Geschillen en Invordering worden overgemaakt; 2) Voor de behandeling van de dossiers geschillen en invordering: o o o het werk van de ambtenaren van geschillen vergemakkelijken door in hun plaats zo veel mogelijk administratieve taken uit te voeren en door de huidige nadelige meervoudige gegevensinvoer te vermijden; zich verzekeren van de naleving van de vormen, termijnen en alle wettelijke voorschriften bij de behandeling van de geschillendossiers; de diensthoofden of teamverantwoordelijken in staat stellen om de werklast beter te beheren; 3) Operationele, betrouwbare statistieken ter beschikking stellen voor het beheer van de Administratie, de interne controle en de risicoanalyse; 4) De documenten en procedures op het niveau van de vaststellingen en de behandeling van de geschillen zoveel mogelijk standaardiseren/uniformiseren; 5) De samenwerking tussen de vaststellende diensten en de diensten geschillen en invordering verbeteren; 2 De behandelde dossiers omvatten, naast de inbreuken: de administratieve beroepen, de wederzijdse bijstand, de onregelmatigheden, de dagvaardingen door derden. Blz. 39

40 6) Deelnemen aan de update in real time van de boekhouding van de schulden en de betalingen; Deze laatste doelstelling rechtvaardigt het ontwerpen van één systeem, een tool met twee interfaces, één voor elke doelgroep: De FIODA-interface bestemd voor de bekeurders voor de vaststelling en de rapportage van de inbreuken; De TIBODA-interface bestemd voor de ambtenaren van de Administratie Geschillen en Invordering voor het beheer en de behandeling van de dossiers; Dit systeem zal worden geïntegreerd in het informaticasysteem van de Douane en Accijnzen van de FOD Financiën volgens de geldende standaarden en normen. III.2 Opmerking t.a.v. de structuur van het technisch luik van het bestek III.2.1 Gebruikte definities Een inbreuk is de overtreding van een wettelijke of reglementaire bepaling men zal zich beperken tot de inbreuken waarvan de vaststelling onder de bevoegdheid van de AADA valt; in de context van dit project zal men enkel rekening houden met de repressieve dimensie: de inbreuk wordt dan beschouwd als het motief dat de eis van de AADA rechtvaardigt Een akte van vaststelling is een document waarmee een inbreuk op de wetgeving waarvoor de ambtenaren van de AADA bevoegd zijn, wordt vastgesteld en geacteerd; Het dossier dat alle informatie en documenten bevat die bij een administratieve of gerechtelijke procedure horen Een gedeelte van het dossier bestaat uit het overtredingsdossier dat de een of meer akte(n) van vaststelling bevat en de andere documenten waarin de feiten worden vastgesteld die aan de basis liggen van de procedure; de FIODA-interface focust op dit subdossier De overtreder(s) zijn de een of meer natuurlijke of rechtspersonen van wie bedragen worden geëist om diverse redenen en/of corrigerende maatregelen (bv. in overeenstemming brengen met de wet) ingevolge de vaststelling van een of meer inbreuken De belastingplichtige : fysieke of rechtspersoon die aan de administratie vraagt een beschikking te nemen (b.v. vergunning, navordering) of tegen wie de administratie een beschikking neemt; De procedure (transactionele procedure, administratieve beroepsprocedure, burgerlijke, strafrechtelijke procedure en bewarende maatregelen) is een gecoördineerd geheel van acties die in hun vorm door de wet zijn bepaald en die een duidelijk gedefinieerd doel hebben in de context van de invordering van de geëiste bedragen, de naleving van de wettelijke verplichtingen en/of het beheer van de betwistingen (administratief beroep). Elk dossier kan aanleiding geven tot een of meer procedures. Voor een uitgebreid overzicht van de voornaamste domein specifieke begrippen en terminologie relevant in de context van deze opdracht, wordt verwezen naar bijlage F - Concepten. III.2.2 Gebruikte acroniemen en afkortingen Acroniem AGDA / D&A Signification Administration Générale des Douanes et Accises, décomposée en cinq administrations : KLAMA, TCV, BUEK, O&O et CTX / Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen, bestaande uit vijf administraties: KLAMA, TCV, BUEK, O&O en CTX BCE / Banque Carrefour des Entreprises / Blz. 40

41 KBO Kruispuntbank van Ondernemingen BUEK Administration Bureau Unique / Enig Kantoor CAMADA CAse Management Douane & Accises / CAse Management Douane & Accijnzen Outil utilisé par l Administration des Enquêtes et Recherches pour suivre leurs dossiers d enquêtes / Wekmiddel gebruikt door Administratie van Onderzoek & Opsporing voor het opvolgen van hun opsporingsdossiers DIV Direction pour l immatriculation des véhicules / Directie Inschrijving Voertuigen FIODA Fraudes Infractions Onregelmatigheden Douanes et Accises Module d enregistrement des infractions de SHERLOCK / Module voor het registreren van overtredingen van SHERLOCK TIBODA Traitement des infractions Douanes et Accises / Behandeling Overredingen Douane en Accijnzen KLAMA Gestion des clients et Marketing / Administratie Klanten Management en Marketing MODA Douane et Accises Mobile / Mobiel toezicht Douane en Accijnzen Logiciel de planification des activités des agents de TCV et KLAMA / Software om de activiteiten van de agenten van TCV en KLAMA te plannen PLDA Paperless Douanes et Accises / Paperless Douane en Accijnzen SCGI / CDIB De toepassing voor het elektronisch indienen en verwerken van aangiften. Deze toepassing is ook de referentie voor de boekhoudgegevens betreffende, meer bepaald, de rechten, taksen, boetes, enz. Service central de gestion de l information et analyse de risque (fait partie de l AGDA) / Centrale dienst voor informatiebeheer en risicoanalyse (maakt deel uit van de AADA) / SITRAN Signalétique Transversale / Transversale Signaletiek STIPAD Een database die de informatie groepeert van authentieke bronnen, waaronder: het Rijksregister, de ECB en de Balanscentrale van de Nationale Bank / Une base de données regroupant les informations de sources authentiques, dont : le Registre national, la BCE et la Centrale des Bilans de la Banque Nationale Système de Traitement Intégré de la documentation Patrimoniale Systeem voor geïntegreerde verwerking van de patrimoniale documentatie TCV Surveillance, contrôle et constatations / Administratie Toezicht, Controle en Vaststelling TFR DAU / ED FINADA / NAKADA VLABEL MRN Tax Fraud Reporting Document Administratif Unique / Enig Document Fichier National en matière de Douanes et Accises / Nationaal Kaartsysteem inzake Douane en Accijnzen Vlaamse Belastingdienst Movement Reference Number O&O Enquête et Recherche / Administratie Onderzoek en Opsporing Blz. 41

42 CTX Contentieux / Geschillen CCFF IAM PID SOA XML FUP ETP / VTE TVA / BTW SPF / FOD WBS SLA QUAC PMO Communication Centre for Federal Fiscality Identity and Access Management Project Initiation Document Service Oriented Architecture Extensible Mark-up Language Finance Unified Process Equivalent Temps Plein / Voltijds Equivalenten Taxe Sur La Valeur Ajoutee / Belasting over de Toegevoegde Waarde Service Public Fédéral / Federale Overheidsdienst Work breakdown structure Service Level Agreement Quality Assurance Control Comité Project Management Office PV Procès-verbal / Proces Verbaal WSDL ESB LDAP RUP CV Web Service Description Language Enterprise Service Bus Lightweight Directory Access Protocol Rational Unified Process Curriculum Vitae III.3 Context van de opdracht Deze paragraaf is informatief en levert de inschrijver de nodige context informatie om zijn antwoorden te formuleren op de opdracht beschreven in de hiernavolgende paragrafen. III.3.1 Algemene context III Douane en Accijnzen (D&A) De administratie van de Douane en Accijnzen staat in voor de bescherming van de samenleving en de bevordering van de internationale handel door het beheer van de buitengrenzen en het verzekeren van de veiligheid van de logistieke keten. De voornaamste taken van de douane zijn: de veiligheid van de burgers te verzekeren door de aard van de goederen te controleren en te zorgen dat onveilige goederen de Europese Unie niet binnen geraken; de financiële belangen van de Gemeenschap en haar lidstaten te beschermen door de inning van en de controle op invoerrechten, accijnzen en BTW bij invoer en anderzijds de inning van en de controle op uitvoerrechten en restituties op landbouwproducten; de Gemeenschap te beschermen tegen oneerlijke en onwettige handel en het bevorderen van legitieme economische activiteiten; de concurrentiepositie van Europese bedrijven te verhogen door een gemakkelijk toegankelijke elektronische douaneomgeving. Blz. 42

43 Om deze taken uit te voeren werken we nationaal en internationaal samen met andere overheidsdiensten en voornamelijk andere wetshandhavingdiensten in de strijd tegen fraude, georganiseerde misdaad en terrorisme. De accijnsdiensten staan in voor de inning van en de controle op, onder meer: in België aan accijns onderworpen producten zoals koffie en alcoholvrije dranken; op accijnsproducten die op communautair vlak zijn geharmoniseerd, te weten energieproducten, alcohol en alcoholhoudende dranken en tabaksfabrikaten. III Rol en missie van de betrokken diensten Registratie van inbreuken De ambtenaren van de Algemene Administratie van Douane en Accijnzen (AADA) stellen inbreuken vast in verschillende situaties: aan de grenzen van het luchtruim of de internationale wateren, bij wegcontroles of controles bij bedrijven, enz. Hetzij direct bij controles van transportmiddelen of goederen, hetzij indirect door de analyse van de douanedocumenten. Als er een inbreuk wordt vastgesteld, en afhankelijk van het type inbreuk, zal de ambtenaar een of meer akten van vaststelling (Vaststelling, Proces-verbaal, enz.) en bijkomende documenten opstellen. De structuur en de complexiteit van deze documenten kunnen variëren. Bovendien kunnen er, bij de controle door het diensthoofd, of bij de latere behandeling door de Administratie Geschillen en Invordering, aanvullende documenten vereist zijn. Geschillen en invordering De ambtenaren van de Administratie Geschillen en Invordering moeten een hele reeks dossiers behandelen, waaronder de overtredingsdossiers, maar ook de administratieve beroepen, de wederzijdse bijstand, de onregelmatigheden, de dagvaardingen van of door derden, enz. Deze dossiers geven aanleiding tot verschillende procedures waarvan de aard en het verloop afhankelijk zijn van de beslissingen die door de ambtenaren van de Administratie Geschillen en Invordering worden genomen al naargelang hun interacties met de derde partijen. Hoewel deze beslissingen en acties van de ambtenaren worden geregeld door strenge, door de wet bepaalde regels, zijn de procedures zelf uitermate flexibel. Elke geschillen- of invorderingsprocedure kan aanleiding geven tot onder andere een uitnodiging tot betalen, een transactie, een administratief beroep en/of een rechtsvordering. Deze laatste kan zelfs worden onderbroken als er een transactie wordt uitgevoerd, en omgekeerd. Het gaat dus niet om een end-to-end lineaire procedure. III Huidige situatie Actueel beschikt de administratie van de Douane en Accijnzen niet over een geïntegreerde informatica toepassing die ondersteuning biedt bij het geheel van taken en verantwoordelijkheden omschreven in III De behandeling en opvolging van dossiers gebeurt op een manuele manier met behulp van standaard kantoortoepassingen. Via deze opdracht wenst men een oplossing te bekomen die een antwoord biedt op een aantal kernproblemen en beperkingen die eigen zijn aan de huidige werkwijze. Hieruit volgend worden business objectieven en de beoogde meerwaarde aangehaald die men door middel van de gevraagde oplossing wenst te realiseren. Sterke discrepantie in de concrete afhandeling van dossiers tussen de verschillende regionale diensten. Meer uniforme behandeling van de dossiers is noodzakelijk. Beperkte uitwisseling van kennis en resultaten tussen gelijkaardige dossiers. Blz. 43

44 Interne controle wordt bemoeilijkt door een gebrek aan bruikbare statistische informatie inzake de afhandeling van dossiers. De manuele behandeling van dossiers resulteert in een hele reeks van omslachtige administratieve taken met een verminderde efficiëntie tot gevolg. Evolutie in personeelsbestand : minder maar hoger opgeleid personeel. III.3.2 Technische context III het gebruik van te respecteren normen en standaarden De FOD Financiën wil de licenties die ze in het verleden reeds heeft aangekocht optimaal benutten en geen twee keer betalen voor vergelijkbare functionaliteiten. Daarom vereist de FOD financiën conformiteit met de ICT-standaarden die al verscheidene jaren in gebruik zijn. Indien bepaalde ontwikkelingen nodig zijn, wordt de inschrijver verzocht de bestaande standaardontwikkelingstools te gebruiken. Hij dient zich tevens te houden aan de van kracht zijnde standaardmethodologieën voor analyse (FUP), ontwikkelingssupport en projectbeheer (PMFin, unieke projectmethodologie Financiën gebaseerd op de internationale standaard Prince2). De volledige beschrijving van die standaarden en van FUP staat op (rubriek I ICT fundamenten (FOD Financiën) ) en (rubriek Fondements ICT (SPF Finances) ). III.3.3 Organisatorische context III Beheer van het project en methodologie PMFin De inschrijver past PMFin, onze methodologie en werkwijze voor projecten toe. PMFin is dé unieke projectmethodologie, de standaard binnen de FODFIN, gebaseerd op de internationale standaard Prince 2. Deze methodologie wordt ondersteund door een projecttool ProjectMaster. Blz. 44

45 Figuur 1 PMFin Metaproces PID De inschrijver wordt uitgenodigd om ons een Project initiation document (PID) te bezorgen, waarin de belangrijkste taken om dit project te realiseren, opgesomd worden. Dit document wordt voor ons een product, werkpakket binnen onze eigen PID Het Project Initiaton document voldoet aan een aantal minimum verwachtingen : Beschrijving van de achtergrond van het project, de definiëring van het project, projectdoelstellingen, scope. Een deugdelijke en volledig opgebouwde PBS (product breakdown structure) : producten, beschrijving, kwaliteits- en acceptatieverwachtingen. Een volledige WBS (work breakdown structure), een gedetailleerde en realistische projectplanning met mijlpalen (GANTT) met vermelding van duur van de verschillende fasen, subfasen activiteiten en taken, de in te zetten middelen, benodigde middelen, gespecificeerd per fase (financieel, personeel, andere) Die planning wordt up-to-date gehouden. Blz. 45