BESTEK OVERHEIDSOPDRACHT VOOR DIENSTEN MERKONAFHANKELIJK ONDERHOUD 2 ONDERHOUD COBOL ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG

Transcriptie

1 BESTEK OVERHEIDSOPDRACHT VOOR DIENSTEN MERKONAFHANKELIJK ONDERHOUD 2 ONDERHOUD COBOL ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG Datum van de zitting voor de opening van de offertes: Op 2 maart 2012 om 10 u. P. 1

2 Inhoudsopgave I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN... 5 I.1 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT... 5 I.2 IDENTITEIT VAN DE AANBESTEDENDE OVERHEID:... 5 I.3 GEBRUIK DOOR ANDERE FEDERALE AANBESTEDENDE OVERHEDEN... 5 I.4 VERTROUWELIJKHEIDSVERKLARING... 5 I.5 GUNNINGSWIJZE... 6 I.6 PROCEDURE VAN LATERE ONDERHANDELING... 6 I.7 BEPALEN VAN DE PRIJZEN... 6 I.8 DUUR VAN DE OPDRACHT... 6 I.9 INFORMATIESESSIE... 7 I.10 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTES... 7 I.11 TIJDELIJKE VERENIGINGEN... 9 I.12 VRIJE VARIANTEN I.13 OPTIES I.14 GELDIGHEIDSDUUR I.15 INDIENING VAN DE OFFERTES I.16 OPENING VAN DE OFFERTES I.17 PROCEDURE VOOR DE GUNNING VAN DE OPDRACHT I.17.1 Kwalitatieve selectiecriteria I.17.2 Regelmatigheid van de offertes I.17.3 Gunningscriteria II. CONTRACTUELE BEPALINGEN II.1 KENNISGEVING VAN DE TOEWIJZING VAN DE OPDRACHT II.2 DE BESTELBON EN ZIJN MODALITEITEN II.3 LEIDEND AMBTENAAR: II.4 BORGSTELLING II.5 UITVOERING VAN DE OPDRACHT II.5.1 Clausule van technologische evolutie II.5.2 Uitvoeringstermijn: II.5.3 Plaats van de uitvoering van de opdracht en bijzonderheden II.5.4 Personeel van de opdrachtnemer II.5.5 Onderaannemers II.5.6 Middelen die door de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld II.5.7 Te respecteren normen en standaarden II.5.8 Veranderingsbeheer ( change management) II.5.9 Bijzondere verbintenissen in verband met de ontvangen informatie II.5.10 Aansprakelijkheden II.6 OPVOLGING VAN DE GEPRESTEERDE DIENSTEN EN CONTROLES DOOR DERDEN II.6.1 Opvolging van de goede uitvoering van de opdracht II.6.2 Controles door derden II.7 EVALUATIE VAN DE GEPRESTEERDE DIENSTEN EN CONTROLEHANDELINGEN II.8 VOORLOPIGE OPLEVERING II.9 GARANTIE II.10 DEFINITIEVE OPLEVERING II.11 OPLEVERINGSMODALITEITEN EN -KOSTEN II.12 EIGENDOM VAN DE ONTWIKKELDE SOFTWARE II.13 DEPONERING BIJ EEN ESCROW AGENT II.14 FACTURATIE, BETALING EN PRIJSHERZIENING II.14.1 Facturatie en betaling II.14.2 Prijsherziening II.14.3 Clausule van de meest begunstigde klant II.15 BEKENDMAKING - REFERENTIES II.16 LAATTIJDIGE LEVERINGEN II.17 VERWEERMIDDELEN VAN DE ADMINISTRATIE - BETWISTINGEN III. BESCHRIJVING VAN DE TECHNISCHE VEREISTEN P. 2

3 1. ALGEMENE BESCHRIJVAN DE OPDRACHT III.1 INLEIDING III.2 VOORWERP VAN DE CONSULTATIE III.3 UIT TE VOEREN WERKZAAMHEDEN III.3.1 Baseline III.3.2 Grote veranderingen III.4 PERSONEELSASPECTEN III.4.1 Gebruik van het ingezette personeel III.4.2 Continuïteit van de dienstverlening en kennispool III.4.3 Beschikbaarheid III.4.4 Personeel belast met de uitvoering van de projecten III.5 ORGANISATORISCHE ASPECTEN III.5.1 Onderverdeling van de opdracht III.5.2 Projectmatige aanpak III.5.3 Beheer van vragen & ITIL III.6 ANDERE BEPALINGEN III.6.1 Overdraagbaarheid III.6.2 Tools en structuur III.6.3 Adviesfunctie III.6.4 Evaluatie van de uitgevoerde diensten en audit III.7 BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE VOORGESTELDE TOEPASSINGEN III.8 SERVICE LEVEL AGREEMENT BIJLAGE A: OFFERTEFORMULIER BIJLAGE B: CURRICULUM VITAE BIJLAGE C: REFERENTIEMODEL BIJLAGE D: VRAAG- EN ANTWOORDFORMULIER BIJLAGE E: INVENTARIS BIJLAGE F: BESCHRIJVING VAN DE TOEPASSINGEN ZIE DOCUMENT IN BIJLAGE AAN HET BESTEK.BIJLAGE G: BESCHRIJVING VAN DE PROFIELEN BIJLAGE G: BESCHRIJVING VAN DE PROFIELEN Profiel 1: projectleider Profiel 2: senior analist Profiel 3: senior analist-programmeur Profiel 4: analist-programmeur Profiel 5: programmeur Profiel 6: technisch redacteur P. 3

4 Projectauteur Naam: Stafdienst ICT Adres: Koning Albert II-laan 33, bus 95 te 1030 Brussel Contactpersoon: de heer David Vandenhende Telefoon: 0257/ Fax: 0257/ Geldende wetgeving 1. De wet van 24 december 1993 (BS van ) betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de latere wijzigingen. 2. Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 (BS van ) betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken en zijn latere wijzigingen. 3. Het koninklijk besluit van 26 september 1996 (BS van ) tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en de concessies voor openbare werken en de bijlage van dit koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden, en zijn latere wijzigingen. Wat betreft de documenten eigen aan de aanbestedende overheid: Onderhavig bestek. De in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie aangekondigde of gepubliceerde berichten betreffende de opdracht en rechtzettingen die betrekking hebben op de overheidsopdrachten in het algemeen. De verduidelijkingen verstrekt naar aanleiding van de informatiesessie (vragen gesteld en antwoorden gegeven door de aanbestedende overheid). Deze verduidelijkingen maken integraal deel uit van de contractvoorwaarden. De inschrijver wordt geacht er kennis van te hebben genomen en er in zijn offerte rekening mee te hebben gehouden. De documenten waarnaar de aanbestedende overheid in het bijzonder bestek verwijst. Wat betreft de documenten eigen aan de inschrijver: De offerte van de inschrijver. De verduidelijkingen en verbintenissen die goedgekeurd zijn door de FOD Financiën en die de offerte aanvullen (met dezelfde referentie) naar aanleiding van vragen en verzoeken om toelichting. Afwijkingen, verduidelijkingen en commentaren Nihil P. 4

5 I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN Dit eerste deel heeft betrekking op de reglementering voor de toekenning van een overheidsopdracht tot de aanstelling van de opdrachtnemer. De bepalingen in dit deel verwijzen naar de wet van 24 december 1993 en het koninklijk besluit van 8 januari 1996 en zijn latere wijzigingen. I.1 Beschrijving van de opdracht Voorwerp van de diensten: onderhoud COBOL. Plaats voor de levering van de dienst: Stafdienst ICT, Koning Albert II-laan 33, bus 95 te 1030 Brussel I.2 Identiteit van de aanbestedende overheid: Federale Overheidsdienst FINANCIËN Stafdienst ICT Koning Albert II-laan 33 Bus Brussel I.3 Gebruik door andere federale aanbestedende overheden De FOD Financiën is de bevoegde aanbestedende overheid voor het toezicht en de controle op de opdracht. In het kader van de onderhavige opdracht kunnen echter, in overeenstemming met artikel 2, 4 van de wet van 15 juni 2006, andere federale aanbestedende overheden of federale overheidsbedrijven een beroep doen op de voorwaarden van deze opdracht om in eventuele behoeften te voorzien, en dit zonder daarvoor opnieuw een beroep te doen op een oproep tot mededinging. Dit heeft tot gevolg dat, telkens waar in de tekst FOD Financiën staat, inderdaad FOD Financiën" dient te worden gelezen voor al wat de aanbesteding betreft of eraan voorafgaat, of "FOD Financiën of een andere federale aanbestedende overheid of een federaal overheidsbedrijf voor al wat de uitvoering betreft. I.4 Vertrouwelijkheidsverklaring Door de offerte in te dienen is de inschrijver automatisch gebonden aan de volgende clausule: De persoon of personen die als gevolmachtigde(n) optreedt/optreden en die deze offerte elektronisch ondertekend heeft/hebben, garandeert/garanderen de vertrouwelijkheid van de gegevens en van de resultaten van hun verwerking die worden verkregen in het kader van de opdracht beschreven in dit bijzonder bestek. Hieruit volgt dat deze gegevens en de resultaten van hun verwerking: uitsluitend gebruikt zullen worden indien dat strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van het voorwerp van de opdracht; niet verspreid noch gekopieerd zullen worden; niet langer zullen worden bewaard dan strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht. P. 5

6 I.5 Gunningswijze De opdracht wordt gegund bij middel van een algemene offerteaanvraag. In toepassing van artikel 18 van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten kan de aanbestedende overheid ofwel verzaken aan het gunnen van de opdracht, ofwel de procedure herbeginnen, zo nodig volgens een andere methode. I.6 Procedure van latere onderhandeling In overeenstemming met artikel 17, 2, 2 van de w et van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om middels een procedure van onderhandeling zonder bekendmaking gedurende een periode van maximaal 3 jaar na het afsluiten van onderhavige opdracht, aan de opdrachtnemer die de eerste opdracht heeft verkregen, een opdracht toe te wijzen tot nieuwe diensten die bestaan uit een herhaling van diensten die gelijkaardig zijn aan de diensten die in het onderhavige bestek worden beschreven. I.7 Bepalen van de prijzen De opdracht wordt beschouwd als een gemengde opdracht. Deze gemengde opdracht waarvan de prijzen zijn vastgelegd volgens verschillende methodes, is die die beschreven is in de alinea's 2 tot 4 van het artikel 86 van het Koninklijk Besluit van 8 januari Alle prijzen vermeld in het formulier inventaris worden verplicht uitgedrukt in euro. De inschrijver zal in zijn offerte de prijzen vermelden van alle onderdelen van de offerte. Hij moet de inventaris invullen die voorzien is in de bijlage van het onderhavige bijzonder bestek (bijlage "inventaris"). De prijzen worden vermeld inclusief alle kosten, zowel zonder als met BTW. Het gebruik van het "inventarismodel", zoals in de bijlage bij het bestek, is verplicht. Het nietgebruiken van dit model kan leiden tot uitsluiting van de offerte. Er zal geen rekening worden gehouden met de prijzen vermeld op een andere plaats dan in deel 2 van de offerte. I.8 Duur van de opdracht De opdracht duurt 3 jaar, vanaf de verzendingsdatum van de eerste bestelbon. Deze periode kan, op vraag van de aanbestedende overheid, tweemaal 1 jaar worden verlengd aan dezelfde voorwaarden en volgens dezelfde modaliteiten als voorzien in het basiscontract. De opdrachtnemer blijft dus contractueel gebonden gedurende de initiële periode, aangevuld met eventuele verlengingen. De aanbestedende overheid heeft de mogelijkheid om het contract jaarlijks te ontbinden op de verjaardag van de verzending van de eerste bestelbon middels een opzeggingstermijn van één maand. De mogelijkheid tot jaarlijkse ontbinding geeft geen enkel recht op enigerlei schadevergoeding in hoofde van de opdrachtnemer. P. 6

7 I.9 Informatiesessie Gezien de complexiteit van de opdracht heeft de aanbestedende overheid besloten om één informatiesessie voor geïnteresseerde kandidaat-inschrijvers te organiseren. Vragen die na deze informatiesessie worden gesteld, worden niet meer beantwoord, dit om alle kandidaat-inschrijvers op gelijke voet te behandelen. Er zal uitsluitend worden geantwoord op vragen die uiterlijk op 7 februari 2012 schriftelijk worden ingediend door middel van het vraag- en antwoordformulier in de bijlage bij dit bijzonder bestek (zie bijlage: vraag- en antwoordformulier"). Deze vragen moeten uitsluitend worden ingediend via , in een werkblad zoals dat in de bijlage, op het adres tender.tma@minfin.fed.be De informatiesessie zal plaatsvinden op 10 februari 2012 om 10 u. op het adres: FOD Financiën Koning Albert II laan Brussel. C5. Zaal Mandarijn. Alle vragen moeten verplicht nauwkeurig verwijzen naar het bijzonder bestek, om snelle beantwoording te vergemakkelijken (bv. Deel I, punt I.1, paragraaf 1, pagina 1). Gelieve ook de taal van het gebruikte bijzonder bestek te vermelden (de paginering kan immers verschillen van taal tot taal). Tijdens deze informatiesessie zal het voorwerp van de opdracht kort worden voorgesteld. De antwoorden op de tijdig ingediende vragen zullen mondeling worden verstrekt tijdens de informatiesessie en zullen vervolgens worden gepubliceerd op de website van de FOD Financiën. Aan de geïnteresseerde ondernemingen wordt gevraagd om zich vooraf bekend te maken in een e- mail gericht aan tender.tma@minfin.fed.be en de naam en de functie mee te delen van de persoon/personen die hen op de informatiesessie zal/zullen vertegenwoordigen. Om organisatorische redenen mag elke geïnteresseerde onderneming maximaal twee personen afvaardigen. De FOD Financiën behoudt zich het recht voor om deelname aan de informatiesessie te weigeren aan personen die zich niet 24 uur op voorhand hebben kenbaar gemaakt. Indien de geïnteresseerde bedrijven onvolkomenheden, onduidelijkheden, enz. in het bestek vaststellen, wordt hun gevraagd om dit schriftelijk te melden vóór de informatiesessie, en dit volgens dezelfde modaliteiten als voor het versturen van de vragen. De FOD Financiën hecht bijzonder veel belang aan gelijke behandeling van de inschrijvers en stelt de specificaties van zijn bestekken op in het licht van die zorg. Indien een geïnteresseerde firma desondanks meent dat zijn kansen worden verminderd of zelfs tot nul herleid door bepaalde specificaties in het onderhavige bestek, dan wordt hij verzocht om dit schriftelijk mee te delen, uiterlijk tijdens de informatiesessie. Zo nodig zal de FOD, indien hij dat noodzakelijk acht, het bestek aanpassen om er rekening mee te houden. I.10 Vorm en inhoud van de offertes De inschrijver dient het offerteformulier te gebruiken dat bij dit bijzonder bestek is gevoegd. Indien toch andere documenten worden gebruikt, is hij verplicht om op elk document de conformiteit met het bij dit bestek gevoegde offerteformulier te attesteren (art. 89 van het KB van 8 januari 1996). P. 7

8 De offerte en de bijlagen bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans. De inschrijver moet de taal opgeven die gebruikt moet worden voor de interpretatie van het contract, dat wil zeggen Nederlands of Frans. Door zijn offerte in te dienen, ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze zijn vermeld in een of andere bijlage bij zijn offerte. De inschrijvers dienen uitdrukkelijk alle administratieve en contractuele bepalingen van dit bijzonder bestek na te leven. Elk voorbehoud of gebrek aan verbintenis inzake een van deze bepalingen kan leiden tot onregelmatigheid van de offerte. Wat betreft de structuur van de offerte De offerte van de inschrijver moet verplicht worden opgesteld volgens het volgende schema: Deel 1 Administratief gedeelte A. Offerteformulier (model: zie hierna) B. Volmachten van de mandatarissen C. Kwalitatieve selectie Uitsluitingscriteria Selectiecriteria betreffende de economische en financiële middelen van de inschrijver Criteria van technische draagkracht D. Informatie betreffende de onderaannemers (indien van toepassing) Deel 2 Financieel gedeelte De prijstabel: de kosten detailleren en samenvatten (model: zie hierna) Deel 3 Technisch voorstel De offerte volgt de structuur van deel III van het bestek. Deel 4 Verplichte bijlagen Bijlage 1: Referenties van recente projecten, zowel in de privé- als in de openbare sector (model: zie hierna) Bijlage 2: Curriculum Vitae (model: zie hierna) Deel 5 Specifieke bijlagen Bijlagen A, B, C, : bijlagen die de inschrijver nuttig acht om bij te voegen Elk voorstel van de inschrijver dat niet de structuur volgt die is opgelegd door de aanbestedende overheid kan als onregelmatig worden beschouwd. Deel 3 Technisch voorstel mag geen enkele administratieve en/of prijsvermelding bevatten. Er zal geen rekening worden gehouden met administratieve vermeldingen of prijsopgaven in een ander deel dan deel 2. Er wordt gevraagd om het aantal voor te leggen bestanden tot een minimum te beperken. Zo kunnen afzonderlijke bestanden bijvoorbeeld in grotere documenten worden gegroepeerd. Het is eveneens noodzakelijk de bestanden te ordenen door middel van een nummering, zodat de structuur van de offerte duidelijk is. Er wordt eveneens gevraagd om in elk bestand de pagina s van een ononderbroken nummering te voorzien. Wat betreft de gevolmachtigden: Elke offerte die wordt ingediend door gevolmachtigden moet de entiteit vermelden in naam waarvan de gevolmachtigden optreden. P. 8

9 Wie de offerte elektronisch heeft ondertekend moet, op de datum van de ondertekening, de bevoegdheid hebben om de opdrachtgever te verbinden voor het totaalbedrag van de offerte. De gevolmachtigden voegen bij de offerte een elektronische kopie van de authentieke of onderhandse akte die hun de machtiging verleent, of een kopie van dergelijke akte. Ze moeten eveneens het nummer van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad vermelden waarin de volmachten zijn gepubliceerd. Betreffende de onderaannemers Elk beroep op onderaannemers moet duidelijk vermeld zijn in de offerte van de inschrijver. Hij moet het type contractuele relatie beschrijven dat hem met elk van zijn onderaannemers bindt. De naam en het adres van de onderaannemers worden bij de offerte gevoegd, met vermelding van het deel/de delen van de opdracht die door elke onderaannemer zal/zullen worden uitgevoerd. De onderaannemers moeten bovendien voldoen aan de uitsluitingscriteria vermeld in het punt gunningsprocedure van de opdracht. De inschrijver moet bij zijn offerte alle inlichtingen voegen waarmee de situatie van elk van zijn onderaannemers gecontroleerd kan worden. Wat betreft de technische documenten De documenten met een technische inslag (geen reclamebrochures!) die in deel 5 specifieke bijlagen bij de offerte worden gevoegd, mogen in het Engels zijn opgesteld, indien er geen vertaling bestaat in de taal van de offerte; andere talen zijn niet toegelaten. Te gebruiken formulieren (terug te vinden in de bijlage bij dit bijzonder bestek): Het offerteformulier: zie bijlage: offerteformulier het prijstabelformulier: zie bijlage: inventaris het formulier voor de referenties: zie bijlage: referentiemodel Het formulier curriculum vitae: zie bijlage: curriculum vitae I.11 Tijdelijke verenigingen De indiening van een offerte door een tijdelijke vereniging is toegestaan. Het offerteformulier (zie formulier in onderhavig bijzonder bestek: bijlage: offerteformulier ) wordt ingevuld en ondertekend door alle leden van de tijdelijke vereniging of door een of meerdere leden die volgens de regels zijn gemachtigd om alle leden van de tijdelijke vereniging te vertegenwoordigen (het bewijs van die volmacht moet in dat geval worden voorgelegd). Elk lid van de tijdelijke vereniging moet voldoen aan de selectiecriteria die verder in dit document worden beschreven. De evaluatie van de economische, financiële en technische draagkracht geschiedt voor de tijdelijke vereniging en niet voor elk van de leden afzonderlijk. Elk lid van de tijdelijke vereniging wordt solidair verantwoordelijk gehouden voor alle verplichtingen die resulteren uit deze overheidsopdracht. P. 9

10 I.12 Vrije varianten Het is verboden om vrije varianten voor te stellen. I.13 Opties Het voorstellen van vrije opties is niet toegelaten. Als opties worden gevraagd, dan gelden de volgende bepalingen: De verplichte opties (ontwikkelingen, toebehoren of aanvullende prestaties) waarvan de levering verplicht is door het bestek, moeten door de inschrijvers worden voorgesteld, op straffe van onregelmatigheid van hun offerte. De aanbestedende overheid behoudt zich echter het recht voor om deze opties niet te lichten. Het niet-lichten van een optie kan geen aanleiding geven tot enigerlei vorm van schadevergoeding. Wanneer een als verplichte optie gevraagde uitrusting oorspronkelijk op het standaard materiaal is voorzien, moet de inschrijver dit uitdrukkelijk vermelden in zijn offerte. I.14 Geldigheidsduur De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 240 kalenderdagen, met ingang van de dag na de datum van de opening van de offertes. I.15 Indiening van de offertes In het kader van deze opdracht legt de aanbestedende overheid het gebruik van elektronische middelen op voor het indienen van de offertes. Indien sommige documenten niet met elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, of indien het te moeilijk is om ze met deze middelen aan te maken, dan kunnen de documenten op papier worden bezorgd vóór de opening van de offertes. De aanbestedende overheid moet vooraf akkoord gaan met het bezorgen van documenten op papier. Dik akkoord moet op het volgende adres worden aangevraagd: FOD Financiën Stafdienst ICT Cel Overheidsopdrachten Koning Albert II-laan 33 Bus Brussel Om bepaalde problemen die zich kunnen voordoen bij de verzending, de ontvangst of de opening van met elektronische middelen ingediende aanvragen tot deelname of offertes te verhelpen, geeft de aanbestedende overheid aan de inschrijvers de toestemming om zowel een offerte via elektronische middelen in te dienen als een veiligheidskopie die is opgesteld met elektronische middelen of op papier. Deze veiligheidskopie wordt in een definitief gesloten omslag gestoken waarop duidelijk "veiligheidskopie" wordt vermeld en wordt binnen de opgelegde ontvangsttermijn ingediend. P. 10

11 Deze kopie mag enkel worden geopend in geval van een tekortkoming bij de verzending, de ontvangst of de opening van de met elektronische middelen ingediende aanvraag tot deelneming of offerte. Ze vervangt in dat geval definitief het met elektronische middelen ingediende document. Wat betreft de indiening zelf: Vóór hun opening worden de elektronische offertes ingediend via de e-tendering-website die de nodige garanties biedt inzake de naleving van de voorwaarden van artikel 81 ter van het KB van 8 januari Er dient te worden opgemerkt dat de verzending van een offerte via niet voldoet aan deze voorwaarden. Het is bijgevolg niet toegelaten om de offerte op deze manier in te dienen. Los van eventuele toegestane varianten kan elke inschrijver slechts één offerte per opdracht indienen. De offerte moet bij de aanbestedende overheid toekomen vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes. Door zijn offerte langs elektronische weg in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die worden aangemaakt door het ontvangende systeem worden opgeslagen (artikel 81 quinquies van het KB van 8 januari 1996). Er dient te worden opgemerkt dat de ondertekening elektronisch moet gebeuren. Een gescande handgeschreven handtekening wordt niet als een aanvaardbare handtekening beschouwd. Zo nodig worden de gevraagde attesten gescand om bij de offerte te worden gevoegd. Meer informatie is terug te vinden op de website: Of via de helpdesk e-procurement: FR: Liza Torossian, , e.proc@publicprocurement.be NL: Peter Christiaens, , e.proc@publicprocurement.be Als een inschrijver een reeds verstuurde offerte wil wijzigen of intrekken: Dit moet gebeuren volgens de bepalingen van artikel 105 van het KB van 8 januari Het wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte kan gebeuren via elektronische weg volgens artikel 81 ter van het KB van 8 januari 1996 of op papier. Om een reeds ingediende offerte te wijzigen of in te trekken is een schriftelijke verklaring vereist. Deze moet behoorlijk ondertekend zijn door de inschrijver of diens gemachtigde. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten, op straffe van nietigheid van de offerte, nauwkeurig worden vermeld. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook per telegram, telex of telefax worden meegedeeld voor zover ze toekomt bij de voorzitter van de zitting vóór de opening van de offertes, alvorens hij de zitting opent. I.16 Opening van de offertes De publieke zitting voor de opening van de offertes zal plaatsvinden op 2 maart 2012 om 10 uur op het volgende adres: FOD Financiën North Galaxy Koning Albert II-laan Brussel C5. Kleine Zaal. P. 11

12 I.17 Procedure voor de gunning van de opdracht I.17.1 Kwalitatieve selectiecriteria Administratieve vereenvoudiging Door eenvoudig deel te nemen aan de procedure tot gunning van een overheidsopdracht verklaart de inschrijver dat hij zich niet in een van de uitsluitingssituaties bevindt zoals bedoeld in de artikelen 17, 43 en 69 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en de concessies voor openbare werken. De aanbestedende overheid zal de juistheid analyseren van deze impliciete verklaring op eer in functie van de inschrijver met de best geklasseerde offerte. De inschrijver in kwestie moet de inlichtingen en de documenten voorleggen waarmee zijn situatie gecontroleerd kan worden, via de snelste weg en binnen de door de aanbestedende overheid opgelegde termijn, en dit voor iedere beslissing met betrekking tot de gunning van de opdracht. Deze informatie zal toch via elektronische weg door de aanbestedende overheid worden gevraagd aan de gegevensbeheerders als ze gratis beschikbaar is langs deze weg. Een inschrijver kan worden uitgesloten van deelname aan een opdracht indien na controle blijkt dat de verklaring op erewoord niet overeenstemt met zijn persoonlijke toestand op de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming bij een beperkte procedure of een onderhandelingsprocedure met bekendmaking of op de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes bij een open procedure. Een regularisatie a posteriori is dan ook onmogelijk. Een dergelijke uitsluiting is eveneens mogelijk indien tijdens het verloop van de procedure blijkt dat het persoonlijke bestand van de kandidaat of van de inschrijver niet meer in overeenstemming is met de verklaring op erewoord. In deze beide hypothesen moet de aanbestedende overheid een gecorrigeerde rangschikking opmaken, rekening houdend met de mogelijke impact van het verwijderen van de aanvraag tot deelname of de offerte van de uitgesloten kandidaat of inschrijver, met name, in geval van toepassing van de bepalingen betreffende de controle van abnormale prijzen van artikel 110, 4 van het koninklijk besluit van 8 januari De aanbestedende overheid zal de opdracht vervolgens kunnen toewijzen aan de inschrijver wiens offerte onmiddellijk na deze van de uitgesloten inschrijver is gerangschikt, na ten aanzien van deze inschrijver eveneens deze bepalingen te hebben toegepast. I Uitsluitingscriteria Eerste uitsluitingscriterium..1. De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 ter herziening van het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers moet in regel zijn met de bijdragen in het kader van de sociale zekerheid vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes. De aanbestedende overheid zal deze informatie rechtstreeks via het elektronisch loket opvragen. Is in regel met de toepassing van het onderhavige artikel, de inschrijver die volgens de stand van zaken uiterlijk op de dag vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes: 1 aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid al de vereiste aangiften heeft toegezonden, tot en met diegene die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal voor de ontvangst van de offertes en P. 12

13 2 op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan 2500 euro moet vereffenen, tenzij hij voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de termijnen strikt in acht neemt. Evenwel, zelfs wanneer de schuld aan bijdragen groter is dan 2500 euro, zal de inschrijver in orde beschouwd worden indien hij, alvorens de beslissing tot het gunnen van de opdracht wordt genomen, aantoont dat hij, de dag waarop het attest zijn toestand bepaalt, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 4, 1 en 2, 1 tot 8 en 10, van de wet of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 26 van die wet, een of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 2500 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdragen. 2. Vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes moet de buitenlandse inschrijver bij zijn offerte voegen of aan de aanbestedende overheid voorleggen: 1 een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat hij, volgens de rekening die ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes is opgemaakt, op die datum voldaan heeft aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is; Indien een dergelijk document niet uitgereikt wordt in het betrokken land kan het vervangen worden door een verklaring op erewoord of een plechtige verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van dat land; 2 een attest overeenkomstig 1, indien hij person eel in dienst heeft dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers..3. De aanbestedende overheid kan in welk stadium van de procedure dan ook, met alle middelen die zij dienstig acht, inlichtingen inwinnen over de stand van de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid van om het even welke inschrijver. Tweede uitsluitingscriterium De inschrijver mag zich niet in een van de volgende situaties bevinden: 1 in staat van faillissement of van vereffening ve rkeren, zijn werkzaamheden hebben gestaakt of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of in een analoge situatie verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure die in de nationale wetgevingen en reglementeringen bestaat; 2 aangifte hebben gedaan van zijn faillissement, een procedure van vereffening of een gerechtelijk akkoord aanhangig hebben of een gelijkaardige procedure lopende hebben die in de nationale wetgevingen en reglementeringen bestaat. Voor Belgische inschrijvers zal de aanbestedende overheid deze informatie rechtstreeks via het elektronisch loket opvragen. Voor buitenlandse inschrijvers moet het attest afkomstig zijn van de bevoegde administratieve instelling van het betrokken land. Bij gebrek daaraan moet de inschrijver een verklaring op erewoord voorleggen gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of overheidsinstantie. Derde uitsluitingscriterium. De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van de verschuldigde directe belastingen en van de verschuldigde btw. P. 13

14 De Belgische inschrijver voegt bij zijn offerte een recent attest 276C2 (dat dateert van maximaal zes maanden vóór de datum van de opening van de offertes) van de Administratie der Directe Belastingen, en een recent attest (dat dateert van maximaal zes maanden vóór de datum van de opening van de offertes) van de Administratie van de btw, waaronder hij valt, als bewijs dat hij in orde is inzake zijn verplichtingen tegenover de voornoemde administraties. De buitenlandse inschrijver moet bij zijn offerte een of meer recente attesten voegen (die dateren van maximaal zes maanden vóór de datum van de opening van de offertes) van de administratie(s) die in zijn land bevoegd is/zijn voor de inning van de directe belastingen en de btw (of de taksen die in zijn land de btw vervangen), waaruit blijkt dat hij zijn verplichtingen tegenover de voornoemde administratie(s) is nagekomen Indien dergelijk(e) attest(en) niet wordt/worden afgegeven in zijn land, is het voldoende dat hij een verklaring op erewoord bijvoegt, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of overheidsinstantie van zijn land. I Selectiecriteria betreffende de economische en financiële middelen van de inschrijver De inschrijver levert het bewijs van zijn economische en financiële draagkracht met zijn omzet voor de activiteiten waarop de opdracht betrekking heeft en gerealiseerd in de loop van de drie laatste boekjaren. I Criteria van technische draagkracht Eerste criterium betreffende de technische draagkracht van de inschrijver De inschrijver moet het bewijs leveren van de realisatie van minstens 2 vergelijkbare projecten voor een vergelijkbaar aantal interne gebruikers (er wordt voor dit criterium geen rekening gehouden met projecten gerealiseerd binnen de firma van de inschrijver of binnen de firma('s) van de onderaannemer(s)). Hij moet hiertoe een lijst voorleggen van de belangrijkste opdrachten die hij in de loop van de afgelopen 3 jaar heeft uitgevoerd. Hij moet eveneens een lijst voorleggen van gelijkaardige projecten die hij in dezelfde periode heeft uitgevoerd en de openbare en private instellingen vermelden voor wie deze projecten zijn uitgevoerd. Als het om diensten aan publieke overheden gaat, dan moet het bewijs worden geleverd door de certificaten die door de bevoegde overheid zijn uitgeschreven of ondertekend. Als het om diensten aan privépersonen gaat, dan moet het bewijs worden geleverd door certificaten overhandigd door deze personen. Bij gebrek aan deze certificaten kan de inschrijver de uitvoering van deze prestaties zelf certificeren. De inschrijver verduidelijkt de datum, het totaalbedrag van de opdracht en de gegevens van een contactpersoon binnen de firma of de organisatie in kwestie. Het gebruik van een model "referentiemodel" (zie bijlage van het bestek: referentiemodel) is verplicht voor de presentatie van de referenties. Tweede selectiecriterium betreffende de technische draagkracht van de inschrijver. De inschrijver vermeldt elk beroep op onderaanneming, met opgave van het deel van de opdracht dat is uitbesteed en van de naam van de onderaannemers. P. 14

15 I.17.2 Regelmatigheid van de offertes De offertes van de geselecteerde kandidaten worden onderzocht vanuit het oogpunt van hun regelmatigheid in overeenstemming met de artikelen 89 en volgende van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 en de bepalingen van het onderhavige bijzonder bestek. Onregelmatige offertes worden uitgesloten. Elk voorstel zal worden onderzocht om na te gaan of het in overeenstemming is met de gestelde behoeften. Indien wordt vastgesteld dat niet is voldaan aan een opgegeven behoefte kan de offerte als onregelmatig worden beschouwd. De voorgestelde oplossing in de offerte van de inschrijver moet voldoen aan de technische behoeften die kunnen worden teruggevonden in dit bestek. Elk financieel of prijsvoorstel dat onvolledig is, dat tegenstrijdigheden of significante fouten bevat, of dat de eisen inzake de voorstelling van de prijs, zoals geformuleerd in het bijzonder bestek, niet respecteert, kan als onregelmatig worden beschouwd. Enkel de als regelmatig erkende offertes zullen in aanmerking worden genomen om te worden getoetst aan de gunningscriteria. I.17.3 Gunningscriteria De keuze van de FOD Financiën voor de meest voordelige offerte gebeurt op basis van de gegevens en de inlichtingen die door de inschrijver bij de offerte worden gevoegd en op basis van de hierna beschreven criteria. De gunning gebeurt op basis van de meest interessante regelmatige offerte, rekening houdend met de onderstaande criteria: De inschrijver moet bij zijn offerte alle nodige inlichtingen voegen voor de evaluatie van zijn offerte in het licht van de gunningscriteria en hun eventuele subcriteria, zoals hierna gedetailleerd. Alle criteria (en alle eventuele subcriteria) krijgen een wegingscoëfficiënt waarmee de verkregen score wordt vermenigvuldigd. De hieronder vermelde criteria zijn de enige die gehanteerd kunnen worden voor de keuze tussen de offertes. 1 Prijs 35 2 Uit te voeren werk ( III.3) 20 Baseline ( III.3.1) 12 Grote veranderingen Project mode ( III.3.2) 8 3 Personeelsaspecten 20 Gebruik van hetemobiliseerd personeel ( III.4.1 en III.4.4) 12 Gebruik van personeel voor baseline 8 Gebruik van personeel voor grote veranderingen 4 Continuïteit, kennispool, beschikbaarheid ( III.4.2 en III.4.3) 8 Continuïteit, kennispool 6 Beschikbaarheid 2 4 Organisatorische omgeving ( III.5) 10 5 Tools en structuur ( III.6.2) 5 6 SLA ( III.8) 5 7 Adviesfunctie ( III.6.3) 3 8 Formele kwaliteit van de offerte 2 P. 15

16 De volgende offertes worden niet in aanmerking genomen voor de gunning van de opdracht: Offertes die geen 60% van het totale puntenaantal behalen, met uitzondering van het criterium "prijs" (39/65). Offertes die geen 60% van de punten behalen voor het criterium uit te voeren werk (12/20) en ook voor de subcriteria "Baseline (7,2/12) en "Grote veranderingen Project mode" (4,8/8) afzonderlijk.. Offertes die geen 60% van de punten behalen voor het criterium "personeelsaspect (12/20), en ook voor de subcriteria "gemobiliseerd personeel (7,2/12) en "continuïteit, kennispool, beschikbaarheid" (4,8/8) afzonderlijk. Het criterium Prijs wordt als volgt gewogen: waarbij: P = P max Pr min Pr offerte Pr min = de laagste prijs van de als regelmatig beoordeelde offertes die in aanmerking komen voor de gunning van de opdracht Pr offerte = prijs van de offerte P = punten toegekend aan het criterium Prijs P max = maximale weging van het criterium Prijs De eindscore wordt als volgt bepaald: De punten voor de voornoemde gunningscriteria, inclusief het criterium prijs, worden opgeteld. De opdracht wordt toegekend aan de inschrijver met de hoogste eindscore. P. 16

17 II. CONTRACTUELE BEPALINGEN In dit tweede deel wordt de procedure voor de uitvoering van de opdracht vastgelegd. Voor zover er niet van wordt afgeweken, is het koninklijk besluit van 26 september 1996 en zijn latere wijzigingen tot vaststelling van de algemene uitvoeringsregels voor overheidsopdrachten van werken, leveringen en diensten en voor concessies van openbare werken van toepassing, evenals de bepalingen van de bijlage bij dit koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden en zijn latere wijzigingen. II.1 Kennisgeving van de toewijzing van de opdracht Overeenkomstig artikel 65/8 van de wet van 23 december 2009 (toevoeging van een nieuw boek betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen in de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten) communiceert de aanbestedende overheid onmiddellijk na de beslissing over de toewijzing: Uittreksel van 1: 1 aan elke niet-geselecteerde inschrijver de moti even voor zijn niet-selectie, in de vorm van een uittreksel van de met redenen omklede beslissing; 2 aan elke inschrijver wiens offerte onregelmatig is bevonden, de motieven van de verwerping, in de vorm van een uittreksel van de met redenen omklede beslissing; 3 aan elke inschrijver wiens offerte niet werd ui tgekozen evenals aan de gekozen inschrijver, de met redenen omklede beslissing. De voormelde kennisgeving omvat in voorkomend geval eveneens: 1 de nauwkeurige vermelding van de exacte duur va n de termijn bedoeld in artikel 65/11, eerste lid; 2 de aanbeveling om de aanbestedende overheid bin nen diezelfde termijn per fax, of via een ander elektronisch middel te verwittigen indien de belanghebbende een vordering tot schorsing indient overeenkomstig artikel 65/11; 3 het faxnummer of het elektronische adres waarna ar de in artikel 65/11, derde lid, bedoelde verwittiging kan worden verzonden. De aanbestedende overheid doet deze kennisgeving onverwijld per fax, of via een ander elektronisch middel alsook, dezelfde dag, bij aangetekende brief. 2. De in paragraaf 1 bedoelde kennisgeving doet geen enkele contractuele verbintenis ontstaan ten aanzien van de gekozen inschrijver en schorst de termijn tijdens welke de inschrijvers gebonden blijven door hun offerte, voor zover een dergelijke termijn en artikel 65/11 van toepassing zijn. Voor alle voor die opdracht ingediende offertes eindigt de schorsing van de bedoelde termijn: 1 indien geen vordering tot schorsing is ingestel d zoals bedoeld in artikel 65/11, tweede lid, de laatste dag van de termijn bedoeld in artikel 65/11, eerste lid; 2 indien een vordering tot schorsing is ingesteld zoals bedoeld in artikel 65/11, tweede lid, de dag waarop de in artikel 65/15 bedoelde verhaalinstantie een beslissing neemt; 3 in elk geval ten laatste de 45 ste dag na de in paragraaf 1 bedoelde kennisgeving. P. 17

18 Bepaalde gegevens mogen niet worden meegedeeld indien de verspreiding ervan de toepassing van de wet belemmert, het algemeen belang schendt, de rechtmatige commerciële belangen van overheidsbedrijven of privéondernemingen schaadt of eerlijke mededinging tussen ondernemingen verhindert. II.2 De bestelbon en zijn modaliteiten De bestelbon wordt gericht tot de inschrijver en dit, ofwel per aangetekend schrijven, ofwel per fax, ofwel via elke andere drager waarvan de verzendingsdatum met zekerheid kan worden bepaald. De correspondentie naar aanleiding van de bestelbon (en van de uitvoering van de diensten) volgt dezelfde regels als die voor de verzending van de bestelbon, telkens wanneer een partij een bewijs van haar interventie wenst. In geval van ontvangst van de bestelbon na de termijn van twee werkdagen kan de leveringstermijn worden verlengd pro rata de vertraging die werd vastgesteld voor de ontvangst van de bestelbon, en dit na een schriftelijk en gerechtvaardigd verzoek vanwege de opdrachtnemer. Als de aanbestedende dienst, na onderzoek van de schriftelijke vraag van de opdrachtnemer, de vraag gegrond of gedeeltelijk gegrond acht, deelt hij hem schriftelijk mee welke termijnverlenging wordt aanvaard. In het geval van een duidelijk niet correct of niet volledig opgemaakte bestelbon die elke uitvoering van de bestelling onmogelijk maakt, zal de opdrachtnemer de besteller hiervan onmiddellijk schriftelijk op de hoogte brengen zodat er een oplossing wordt gevonden om een normale uitvoering van de bestelling mogelijk te maken. Indien nodig vraagt de opdrachtnemer een verlenging van de uitvoeringstermijn van de diensten onder dezelfde voorwaarden als die voorzien in het geval van een laattijdige ontvangst van de bestelbon. In elk geval zijn klachten aangaande de bestelbon niet meer ontvankelijk indien ze niet zijn ingediend binnen 15 kalenderdagen te rekenen vanaf de eerste dag die volgt op de dag waarop de opdrachtnemer de bestelbon heeft ontvangen. II.3 Leidend ambtenaar: De uitvoering van en het toezicht op de diensten gebeurt onder toezicht van de leidend ambtenaar. Naam: Louis Collet Adres: Stafdienst ICT, Koning Albert II-laan 33, bus 95 te 1030 Brussel Telefoon: 0257/ Fax: 0257/ II.4 Borgstelling De borgtocht bedraagt 5% van het totaalbedrag, excl. btw, van de opdracht. Het aldus bekomen bedrag wordt afgerond naar het hoger gelegen tiental euro. De borgtocht kan overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen hetzij in contanten, hetzij in overheidsfondsen, hetzij in de vorm van een collectieve borgtocht worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). P. 18

19 De opdrachtnemer moet, binnen dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld: 1 wanneer het gaat om een borgstelling in speciën, door middel van de overschrijving van het bedrag op de postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (PR nr , IBAN: BE , BIC: PCHQBEBB) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is aan die van de genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult. 2 wanneer de borgtocht uit publieke fondsen besta at, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van zijn provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3 wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezam enlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4 wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel v an een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1 hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en C onsignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2 hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; 3 hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4 hetzij de originele akte van solidaire borg, gev iseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5 hetzij het origineel van de verbintenisakte opge maakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Deze documenten, ondertekend door de bewaargever, geven aan ten bate van wie de borgtocht wordt gesteld, de nauwkeurige bestemming ervan door de beknopte vermelding van het voorwerp van de opdracht en van de referentie van het bijzonder bestek, alsook de naam, voornaam en het volledige adres van de opdrachtnemer en eventueel van de derde die de deponering voor rekening heeft gedaan, met de vermelding van geldschieter of lasthebber, naargelang het geval. Als het bewijs van de borgstelling niet binnen de gestelde termijn wordt geleverd, wordt er een boete toegepast. De afwezigheid van een borgstelling kan leiden tot de verbreking van het contract. De hierboven vermelde termijn van dertig kalenderdagen wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de opdrachtnemer voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst zijn voorzien. Het bewijs van de borgstelling moet worden verstuurd naar het volgende adres: FOD Financiën Stafdienst B&CG Afdeling vastleggingen van de Stafdiensten Koning Albert II-laan 33 Bus Brussel De borgstelling wordt vrijgegeven op verzoek van de opdrachtnemer na de definitieve oplevering P. 19

20 II.5 Uitvoering van de opdracht II.5.1 Clausule van technologische evolutie Indien de hardware of de software vóór het einde van de duur van de opdracht een meer geavanceerde technologische ontwikkeling zou kennen op het vlak van prestatievermogen of functiemogelijkheden, en dit zonder prijsverhoging, is de opdrachtnemer verplicht om de FOD Financiën hiervan op de hoogte te brengen en een vervanging voor te stellen. Het staat de aanbestedende overheid vrij om het voorstel al dan niet te aanvaarden. II.5.2 Uitvoeringstermijn: Na de voorbereidings- en de testfase onderzoekt de FOD Financiën of het opportuun is om het project verder te zetten. Met andere woorden, na deze fase (voorbereidings- en de testfase) wordt een expliciete "GO/NO GO"-beslissing genomen. Een "NO GO -beslissing, waardoor de facto een einde komt aan het project, brengt geen enkele vorm van schadevergoeding met zich mee. Het spreekt voor zich dat de voltooide fase wordt betaald. II.5.3 Plaats van de uitvoering van de opdracht en bijzonderheden II De uitvoering van de diensten De uitvoering van de opdracht zal voornamelijk plaatsvinden bij de Stafdienst ICT. Als, gedurende bepaalde periodes, op andere plaatsen moet worden gewerkt, worden de verplaatsingskosten in principe niet terugbetaald door de FOD Financiën. Een gedeelte van de diensten kan ook worden uitgevoerd in de lokalen van de opdrachtnemer, indien deze diensten niet elders kunnen worden uitgevoerd, of indien de FOD Financiën daar een bijzonder voordeel uit kan halen. Met het oog op een optimale samenwerking met het personeel van de FOD Financiën moet het personeel van de opdrachtnemer dat de prestaties uitvoert in de lokalen van de FOD Financiën, in de mate van het mogelijke, hetzelfde uurrooster aanhouden als de collega's van Financiën. Onder normale kantooruren verstaan wij alle werkdagen, van maandag tot vrijdag, van 7.30 tot 18 uur, volgens de variabele uurregeling die bij de FOD Financiën van kracht is. 2 november, 15 november en de periode tussen Kerstmis en Nieuwjaar worden door de FOD Financiën als feestdagen beschouwd, net als de eerste werkdag van het jaar. Er worden ook verplichte brugdagen voorzien; deze worden elk jaar meegedeeld. II Leveringen De leveringen en diensten moeten in alle opzichten overeenstemmen met de plannen, documenten en domeinen die van toepassing zijn op deze opdracht. Zelfs bij gebrek aan een contractuele technische specificatie moeten de leveringen en diensten voldoen aan alle vereisten en regels van een goede uitvoering. P. 20

21 II.5.4 Personeel van de opdrachtnemer Voor deze opdracht zal de opdrachtnemer een projectleider aanduiden (in het kader van PMfin 1,ook omschreven als de "externe projectcoördinator") die hem zal vertegenwoordigen in zijn contacten met de FOD Financiën. Het personeel van de opdrachtnemer dat zal worden ingezet om de opdracht te realiseren, moet: over de nodige ervaring beschikken in het kader van de voorgestelde oplossing of vergelijkbare oplossingen; in staat zijn om alle noodzakelijke teksten, verslagen, samenvattingen, enz. te begrijpen die door beide partijen in het kader van onderhavige opdracht worden gebruikt of geproduceerd, en dit zowel in het Nederlands als in het Frans. Over voldoende mondelinge en schriftelijke kennis beschikken om te kunnen communiceren in het Nederlands of in het Frans, en, indien mogelijk, in beide talen door elkaar; de projectverantwoordelijke moet bovendien mondeling kunnen communiceren in het Nederlands en in het Frans. De dienst voor assistentie en technische ondersteuning moet bovendien vlot kunnen communiceren in beide talen. Het personeel van de opdrachtnemer moet voldoen aan alle wettelijke bepalingen die in België gelden aangaande immigratie en werkvergunning. De opdrachtnemer staat tegenover de FOD Financiën borg voor elke schade in het algemeen die de FOD Financiën zou kunnen ondervinden ten gevolge van de niet-naleving van de wettelijke bepalingen ter zake door de opdrachtnemer of zijn personeelsleden. De opdrachtnemer moet beschikken over voldoende personeel met de nodige en geschikte kennis voor de uitvoering van de taken. Het betrokken personeel moet eveneens beschikken over voldoende kennis van de tools die in het kader van het project worden gebruikt. De opdrachtnemer moet in staat zijn om onmiddellijk tegemoet te komen aan de behoeften die ingevolge de gunning van de opdracht zullen ontstaan. Het projectteam dat door de opdrachtnemer ter beschikking wordt gesteld, moet voldoende zijn met het oog op een goede uitvoering van de opdrachten die hem worden toevertrouwd. Het personeel dat wordt ingezet voor de uitvoering van de opdracht moet hetzelfde zijn als het in de offerte voorgestelde personeel. Desgevallend zal het personeel dat ter beschikking wordt gesteld voor de uitvoering een gelijkwaardig niveau en gelijkwaardige ervaring bezitten. De FOD Financiën moet akkoord gaan met de samenstelling van het team dat wordt voorgesteld voor het project. De opdrachtnemer garandeert voor de volledige duur van de opdracht de stabiliteit van de personen die worden belast met de uitvoering van onderhavige opdracht. In de loop van de uitvoering zal de opdrachtnemer geen wijzigingen aanbrengen in de samenstelling van het projectteam zonder voorafgaande toestemming van de FOD Financiën. De FOD Financiën kan de onmiddellijke vervanging eisen van een of meer personen van het projectteam van de opdrachtnemer indien zij meent dat hun kwalificaties of hun prestaties de goede uitvoering van de opdracht in het gedrang brengen. De wijziging dient plaats te vinden binnen 20 werkdagen na het verzoek van de FOD Financiën en dient kosteloos te geschieden, met ingang vanaf de kennisgeving van het incident aan de opdrachtnemer. De inschrijvers voegen bij hun offerte de curricula vitae (volgens het curriculum vitae -model) van de medewerkers die worden belast met de uitvoering van de opdracht. De offerte moet een duidelijk voorstel bevatten voor de daadwerkelijke samenstelling van het projectteam en het type van de profielen die zullen meewerken aan de uitvoering van de opdracht. 1 een unieke projectmethodologie binnen de FOD Financiën, gebaseerd op de internationaal erkende Prince2- methode. P. 21