2. Notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 3 juni 2015 Het verslag wordt goedgekeurd, geen aanvullingen en/of aanpassingen.

Transcriptie

1 Algemene vergadering van Villandry Aanwezig: 69 Personen waarvan 50 leden Datum: 8 juni 2016 Waar: Beatrixgebouw, Jaarbeurs te Utrecht Namens het bestuur zijn aanwezig: Anke de Jong (vz), Edwin Böhmermann, Lubbert Schenk, Bram Schaper, Raja Schmidt. 1. Opening en mededelingen door Anke de Jong De voorzitter, mevr. De Jong, opent de vergadering om uur. Mevr. De Jong heet alle aanwezigen van harte welkom. Deze vergadering zijn enkele studenten van de Hogeschool Utrecht aanwezig, zij volgen de opleiding Tolk Nederlandse Gebarentaal. Natascha van Hall introduceert zichzelf en haar mede studenten. Zij zijn, in het kader van een opdracht vanuit hun opleiding aanwezig om de vergadering te observeren. Ric Levie en Iris van Kollenburg zijn aanwezig namens Patch, de operationele uitvoeringsorganisatie van Villandry. Ook dit jaar komen wij niet met een voorstel voor verhoging contributie, wel hebben wij gewerkt aan het aftoppen van de vergoedingen, meer hierover op de agenda bij de Financiën. 2. Notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 3 juni 2015 Het verslag wordt goedgekeurd, geen aanvullingen en/of aanpassingen. 3. Jaarverslag 2015 door Anke de Jong Mevr. De Jong geeft toelichting op het jaarverslag Besproken is: Blz 5: Als bestuur hebben we ook de taak om de vereniging gezond te houden Dhr Zijlstra geeft aan dat deze zin de indruk wekt dat Villandry als welzijnsvereniging handelt op basis van financiën in plaats op wat nodig is voor de leden. Mevr. De Jong licht toe dat bedoeld wordt dat het ook dit jaar gelukt is om aan de vraag van de leden te voldoen, budget is zeker niet als enige leidend. Wel zal het bestuur elk jaar beoordelen wat nodig is om de vereniging financieel gezond te houden; achteraf wordt bekeken of de declaratie-regeling aangepast dient te worden. Blz 6: Dhr van Veen pleit er voor om geen Engelse termen als member get member-actie te gebruiken, hij heeft voorkeur voor de Nederlandse taal. Kort besproken dat taalgebruik ook een keuze kan zijn om de jongere doelgroep te bereiken. 1 van 6

2 Blz 6: Dhr Its geeft een tip om bij aanpassingen van de website dit altijd te communiceren aan de leden. Op deze manier verwacht hij dat leden veel meer betrokken blijven bij Villandry. Afgesproken is dat Patch onderzoekt wat hierin mogelijk is. Nadat bovenstaande punten zijn besproken wordt het jaarverslag goedgekeurd. 4. Financiën & Speerpunten door Edwin Böhmermann Dhr Böhmermann geeft met zijn 14 jaar ervaring als penningmeester bij Villandry aan dat het bestuur naar balans zoekt, in vermogen en kosten, wat kan wel / wat kan niet en wat is de afweging. Genoemde aandachtspunten zijn: 1. Het financiële jaar 2015 Exploitatiesaldo -/ ; resultaat ontstaan door mix van koersresultaat effectenportefeuille (negatief effect) en daling hulpverleningskosten (positief effect) 2. Hulpverleningskosten 2015 In vergelijking tot vorig jaar zijn de hulpverleningskosten 20% gedaald, heeft te maken met de aanpassingen in de vergoedingen. De 5 grootste posten zijn: thuiszorg, intramurale zorg, tandtechniek, hulpmiddelen therapie (gezamenlijk goed voor 83% van de kosten) 3. Effectenportefeuille 2015 De beleggingsstrategie Villandry heeft 2 uitgangspunten: o Waarborgen continuïteit o Geen (grote) risico s (gematigd defensief profiel = aantrekkelijk rendement zonder grote risico s) Rendement in 2015 is beneden verwachting, 2% 4. De werkbegroting de Conceptbegroting 2017 Aandachtspunt voor komend jaar is de verhouding apparaatskosten en hulpverleningskosten, deze is met de daling van de hulpverleningskosten niet meer in balans. Daarnaast is het ledenaantal iets teruggelopen. Speerpunten Financieel beleid 2017 en verder Herbezinning effectenportefeuille (zomer 2016) Verhouding hulpverleningskosten / administratie (zomer 2016) 2 van 6

3 Contributieverhoging (zomer/najaar 2016) Besproken is: Het merendeel van de aanwezigen geeft aan dat het een goed idee zou zijn te starten met een contributieverhoging van 50 cent, wel wordt gesproken over het eventuele risico dat leden hun lidmaatschap opzeggen bij een contributieverhoging. vervolgactie ligt bij het bestuur, waarbij de visie op de langere termijn van belang is. dat meer inzicht is gewenst over het aantal leden die een maximum vergoeding ontvangen. neemt het bestuur mee. Dhr Griffioen geeft aan te verwachten dat een volgende keer de accountantsverklaring ter inzage voor de aanwezigen is. bestuur zal hier volgende ALV voor zorgen. De liquiditeiten staan in het jaarverslag wat verkeerd in verhouding, totaal bedrag klopt wel. Akkoord is gegeven op Financieel beleid Het Bestuur krijgt decharge. 5. Bestuurssamenstelling De termijnen voor mevr. Schmidt en dhr. Schaper in het bestuur zijn verlopen. Aan de aanwezige leden wordt gevraagd akkoord te gaan met een volgende termijn voor deze beide bestuursleden. De leden zijn akkoord en hiermee gaan mevr. Schmidt en dhr. Schaper de volgende termijn in. 6. Statutenwijziging Gast: Notaris Karen Anne Hupler-Heben Naar aanleiding van de voorgestelde wijzigingen van de statuten is het volgende besproken / afgesproken: De oprichtingsdatum van de vereniging in de statuten is 2001, dit is het jaar van (de laatste) fusie met de Spoorwegwelzijnsvereniging. De regeling met betrekking tot het vacatiegeld is overeenkomstig wettelijke regelingen. De bestuurder heeft daar alleen recht op als daartoe wordt besloten. Besloten is deze regeling er uit te halen. Bestuurders acteren op basis van vrijwilligheid en aanwezige leden geven aan het niet nodig te vinden de vacatieregeling expliciet in de statuten op te nemen. Jaarverslag wordt Bestuursverslag Dhr Griffioen vraagt wat opgenomen wordt in de statuten als de vereniging wordt opgeheven. De notaris licht toe dat in de wetgeving hierover opgenomen is dat in 3 van 6

4 de algemene ledenvergadering wordt bepaald waar het geld naar toe gaat. Het mag niet onder de leden worden verdeeld. Met het vervallen van de tekst vacatiegeld zijn de statutenwijzigingen vastgesteld. De notaris zal zorgen voor het passeren van de akte van statutenwijziging. Na het passeren van de akte zal de notaris zorg dragen voor registratie daarvan bij het handelsregister van de KVK. Het Huishoudelijk regelement is tijdens de ledenvergadering vastgesteld en direct van kracht. 7. Organisatievorm in de toekomst De aanleiding om dit agendapunt te agenderen is dat we als bestuur nadenken hoe we als vereniging gezond blijven. Doel is een korte brainstorm met de deelnemers om van gedachten te wisselen over de organisatievorm in de toekomst (stichting of vereniging) en te peilen hoe de gevoelens en ideeën daarover zijn om vervolgens met elkaar te besluiten of we verder willen onderzoeken wat de best passende organisatievorm voor Villandry is. Besproken Verschillen tussen een vereniging en een stichting. De verschillen zijn klein. Een vereniging kent 2 organen, bestuur en leden en een stichting heeft 1 orgaan en kent geen leden. Een vereniging is democratischer dan een stichting. Een vereniging moet een Algemene Ledenvergadering hebben. Een stichting is om deze reden doorgaans slagvaardiger en professioneler dan een vereniging. Welk invloed de aanwezigen als lid willen hebben: o Hierbij wordt besproken dat de aanwezigen op de Algemene Ledenvergadering een klein deel van de leden vertegenwoordigd en daarmee niet representatief is voor het totaal aantal leden. De ALV heeft de bevoegdheid te beslissen, terwijl maar een klein deel van de leden aanwezig is. o Dhr Zijlstra vraagt de mening van het bestuur, omdat een verandering van organisatievorm ook van invloed is op het huidige bestuur. Anke geeft aan dat het bestuur zich aan het oriënteren is op mogelijke organisatievormen in het belang van de toekomst van Villandry, maar hier nog geen voorkeur in heeft en graag hoort hoe de leden hiernaar kijken. o Dhr Zijlstra geeft aan zijn twijfels te hebben bij een stichting omdat het bestuur daar niet door de leden gecontroleerd kan worden. De notaris legt uit dat het dan van belang is een raad van toezicht in te zetten. o Een coöperatie is soms een vereniging, soms een stichting, wordt voor beiden gebruikt o Een aantal aanwezige leden geeft aan deze vraagstelling ook via een , brief, enquête te doen. Besproken dat leden zich over het algemeen niet verantwoordelijk voelen voor de vereniging maar zich meer 4 van 6

5 een soort donateur voelen. Afgesproken De leden stemmen in om verder te onderzoeken wat de beste organisatievorm voor Villandry in de toekomst gaat zijn. 32 van de aanwezige leden is voor een vervolgonderzoek 16 leden geven aan dit niet nodig te vinden. Een enkel lid onthoudt zich van stemming omdat dit een mooi punt is voor de jongere generatie. Besloten wordt dat de gevoerde discussie een mooie aanzet is tot verdere verkenning. Op de uitvraag wie van de leden hierin mee wil denken, wordt positief gereageerd door: Dhr Meinders Dhr Zijlstra Dhr Koenders 8. Onderzoek klanttevredenheid Besproken is de uitslag van het klanttevredenheidsonderzoek begin dit jaar. De enquête is verstuurd naar de leden (7702) waarvan het adres bekend was. Het responspercentage, 31%, was beduidend hoger dan het vorige onderzoek in 2013, responspercentage was toen 22%. Bevindingen zijn: De uitvoering door Patch verloopt goed Groot deel van de leden weten geen sterke punten te benoemen Het solidariteitsbeginstel neemt af De beperking van de maximale vergoeding lijkt bereikt Aandachtpunten 2016/2017 naar aanleiding van het onderzoek: Aanwas jong is beperkt, ledenbestand veroudert snel Aansluiting vinden bij (jonge) doelgroep Bekendheid Villandry Wat is Villandry, wie willen we zijn? (verzekeraar versus welzijnsorganisatie) 9. Casus Commissie Materiele hulpverlening Besproken is dat in 1% van de gevallen de declaraties terecht komen bij de Commissie Materiele hulpverlening om vast te stellen of en hoeveel vergoeding wordt toegekend. In 2015 zijn 63% van de declaraties goedgekeurd en 37% afgewezen. Om de leden meer idee te geven over de wijze waarop de beoordeling plaats vindt, worden drie 5 van 6

6 geanonimiseerde casussen doorgenomen. Na een inhoudelijke discussie wordt er fictief gestemd om te kunnen polsen hoe de leden om zouden gaan met het declaratieverzoek. 10. Rondvraag Geen specifieke vragen meer. 11. Afsluiting De jaarvergadering wordt afgesloten, waarna nog tijd is voor een borrel! 6 van 6