Maar we zijn er nog niet, we blijven werken aan verbeteringen van de efficiency, om kosten te besparen en kwaliteit te verhogen.

Transcriptie

1 Algemene vergadering van Villandry Aanwezig: 86 personen waarvan 65 leden Datum: 4 juni 2014, Beatrixgebouw van de Jaarbeurs in Utrecht Namens het bestuur zijn aanwezig: Anke de Jong, Edwin Böhmermann, Lubbert Schenk, Raja Schmidt. 1. Opening en mededelingen door Anke de Jong De voorzitter, Anke de Jong, opent de vergadering om uur en heet alle aanwezigen van harte welkom en laat weten dat bestuurslid Bram Schaper niet aanwezig is vanwege vakantie. Verder is dhr Reijnhout, één van de ereleden, wegens privé omstandigheden afwezig. Het is een mooi jaar geweest met de betrouwbare dienstverlening van Patch. Het was een spannende start in verband met nogal wat achterstanden. Het bestuur is heel tevreden met Patch en uit de resultaten van het ledenonderzoek blijkt dat ook onze leden dit zijn. Verder hebben we contact met meerdere werkgevers gezocht en gemerkt dat ons een warm hart wordt toegedragen. Interesse is gewekt maar heeft nog niet meer leden opgeleverd. Wel hebben we gezorgd voor materiaal om op de websites van de werkgevers te plaatsen met een link naar onze website. Verbeteringen zijn doorgevoerd om goedkoper en sneller, digitaal, te communiceren. Een briefkaart met vraag om adres is uitgestuurd en ook vandaag bestaat de gelegenheid voor de aanwezige leden hun adres bij ons achter te laten. Ook is onze website aangepast en hebben we een eerste stap gezet in het gebruik van social media, door een LinkedIn account aan te maken. Maar we zijn er nog niet, we blijven werken aan verbeteringen van de efficiency, om kosten te besparen en kwaliteit te verhogen. Vorig jaar is uitgesproken dat we dit jaar de statuten zouden aanpassen, maar het bestuur heeft besloten daar vanwege de hoge notariskosten mee te wachten tot er meer wijzigingen zijn. Op 31 maart jl is oud-penningmeester Herman Jacobus van den Born overleden op de leeftijd van 100 jaar. De heer van den Born was penningmeester van 1980 tot 1994, waarvoor we hem erkentelijk zijn. 1 van 9

2 2. Notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 4 juni 2013 Met betrekking tot de notulen van vorig jaar worden door de aanwezige leden de volgende opmerkingen / aanvullingen gemaakt. Blz 1 Dhr Govers vraagt of uitzendkrachten ook lid kunnen worden van Villandry. Anke de Jong laat weten dat dit alleen mogelijk is als je een contract hebt bij een OV bedrijf en dus niet als je een contract hebt met een uitzendbureau. Blz 2 Dhr. Sletterink geeft tekstuele aanpassing komende jaren van kracht Blz 3 Dhr Sletterink geeft aan dat term ziekenfonds onjuist wordt gebruikt, hier is sprake van de term ziektekostenverzekering. Blz 4 Dhr Sletterink geeft tekstuele aanpassing in de toekomst gaan. Inhoudelijk vraagt Dhr Scheine dat wat hem betreft de aanvullende verzekering, als voorwaarde om lid te zijn, mag vervallen. Anke de Jong licht toe dat leden hierom wel eens het lidmaatschap hebben opgezegd. Deze voorwaarde schrappen zou een overweging kunnen zijn om meer jongere leden te werven, maar moet zodanig gebeuren dat het niet leidt tot oneerlijke situaties en hogere uitkeringen. Dit onderwerp zal dit jaar verder worden onderzocht door het bestuur. Blz 5 Dhr Sletterink heeft nog een tekstuele aanpassing zoekraken i.p.v. zoeken. Blz 6, Blz 7 en Blz 8 Geen opmerkingen. Het verslag met de gemaakte op- en of aanmerkingen wordt goedgekeurd. 3. Jaarverslag 2013 door Edwin Böhmermann Blz 5 Dhr Kruizinga wil graag weten wat de optimale verhouding is tussen aandelen en vastrentende waarden met betrekking tot de effectenportefeuille. Edwin Böhmermann laat weten dat dit fluctueert. Continu wordt de juiste verhouding gemonitord door Van Gillissen bankiers. Aanpassing van de verhoudingen mag in ieder geval nooit tot een extra risico leiden. 2 van 9

3 Dhr Kruizinga geeft aan graag te zien dat de begroting van 2014 opgenomen wordt in het jaarverslag. Dit om goed inzichtelijk te hebben dat we niet onder de 12 miljoen (11,5 miljoen is de bodem) komen. Edwin Böhmerman laat weten dit voor volgend jaar mee te nemen in het jaarverslag Verder vraagt dhr. Kruizinga of we nog een kascommissie hebben. Edwin laat weten dat we deze niet hebben, dit staat niet in de statuten opgenomen, wel hebben we accountantscontrole door Deloitte. Edwin laat weten dat de vereniging goed wordt doorgelicht. De accountant heeft het jaarverslag goedgekeurd. Dhr. Sletterink geeft aan het prettig te vinden een kascommissie te hebben. Dhr Van Lit, vorig jaar afgetreden bestuurslid, licht toe dat de kascommissie al lang niet in de statuten staat. Een accountantscontrole is voor een vereniging met deze omvang voldoende. Dhr Verwijden vraagt of het logisch is dat advies en controle op de uitvoering in dezelfde hand van dezelfde consultant liggen. Edwin Böhmermann geeft aan dat de rol van de accountant niet de rol van een consultant is. Vanuit de rol van de accountant is het wel logisch dat advies op beheeraspecten wordt gegeven. Dhr. Kruizinga geeft aan dat het geborgd moet zijn dat er een onpartijdige controle is. Als een accountant dit doet is dit prima. Blz 7 Dhr. Kruizinga geeft aan dat de kop samenstelling bestuur samenstelling organisatie zou moeten zijn. Het jaarverslag wordt goedgekeurd. 4. Financiën door Edwin Böhmermann We zitten met Villandry in roerig vaarwater. Dit heeft te maken met de buitenwereld en met ons dalende ledenbestand. We hebben te maken met vergrijzing en weinig nieuwe jonge leden. Dit betekent dat we goed moeten nadenken over de toekomst. Afgelopen jaar is geëindigd met een negatief exploitatiesaldo van 0,5 mio. Dit resultaat ontstond door een mix van kostenresultaat effectenportefeuille (positief effect), gelijke hulpverleningskosten (neutraal effect) en transitiekosten SPF Beheer naar Patch (negatief effect). Veel is geïnvesteerd in het systeem om betere controle te hebben; we kunnen nu veel beter onze voortgang monitoren. Voor de leden hebben we een snellere serviceverlening gecreëerd. Daarnaast is geïnvesteerd in het wegwerken van achterstanden. 3 van 9

4 Kostenresultaat Vanaf 2010 hebben we te maken met een stijging in de hulpverleningskosten. Vanuit de WMO en de zorgverzekeraars wordt steeds minder vergoed, met als gevolg dat Villandry hier een deel van opvangt. De Laatste 2 jaar zijn de hulpverleningskosten stabiel met 1,0 mio. Hieronder staan de 5 grootste kostenposten: 82% van het totaal in De Top 5 vergoedingen (in ): verschil Thuiszorg % Intramurale zorg % Hulpmiddelen % Tandtechniek % Medicijnen % Totaal top 5-6% Edwin Böhmermann legt uit dat we slechts 2 inkomstenbronnen hebben, contributies van onze leden en het resultaat uit onze effectenportefeuille. Beleggingsstrategie De belleggingsstrategie van Villandry is gebaseerd op 2 uitgangspunten, waarborgen continuïteit en geen (grote) risico s (gematigd defensief profiel = aantrekkelijk rendement zonder grote risico s). Onze effectenportefeuille is 12 miljoen, afgelopen jaar met 1 miljoen gedaald. Doel is hier niet verder onder te gaan. De conceptbegroting 2015 brengt ons een negatief resultaat van Samengevat Hulpverleningskosten nagenoeg gelijk gebleven Een redelijk jaar voor onze effectenportefeuille Negatief resultaat, mede i.v.m. transitiekosten Ledenaantal naar beneden bijgesteld Nadenken over koers (maatregelen) in en na 2014 (waarin we de transitie naar Patch vervolmaken) Dhr Blom vraagt of er inzicht is in de solidariteit van de vereniging. Als die verhouding scheef gaat en steeds meer leden vergoedingen aanvragen, is dit negatief voor ons 4 van 9

5 resultaat. Besproken wordt dat het zou helpen inzichtelijk te hebben hoeveel % van de leden declareren? Dit wordt nog nader onderzocht. Dhr Sletterink, vraagt of nog wordt nagedacht over een andere mix tussen obligaties en effecten. Edwin Böhmermann geeft aan dat Van Gillissen Bankiers ons hierin adviseert waarbij we niet meer dan een beperkt risico willen lopen. Dhr Rijnders benadrukt nog eens de solidariteitsgedachte en denkt dat met verhoging van de contributie er zeker risico is dat leden weglopen. Andere leden geven aan dat een beperkte contributieverhoging acceptabel is. Iets voor het bestuur om mee te nemen. Verder wordt nog besproken dat werknemers die lid zijn van Villandry ook voordelen voor de werkgever kunnen opleveren. In dit kader is het wellicht passend de werkgevers te vragen een gift te doen aan Villandry. Raja Schmidt geeft aan dat dit ongetwijfeld een hele lastige gaat worden, zeker om dat bij veel bedrijven momenteel besparingsprogramma s lopen; een gift doen is dan zeker niet een vanzelfsprekendheid. Op het financieel beleid 2013 wordt akkoord gegeven en daarmee wordt decharge verleend aan het bestuur. 5. Resultaten ledenonderzoek door Anke de Jong Anke de Jong geeft een terugkoppeling over de resultaten van het ledenonderzoek, uitgevoerd door Patch, in de periode van 11 t/m 24 februari De enquête is verstuurd naar 7372 leden waarvan het adres bekend was Leden hebben de enquête ingevuld. Spontane reacties met betrekking tot de sterke punten van Villandry zijn: Verzekerd tegen lage kosten Solidariteit Snelle afhandeling Met betrekking tot de zwakke punten is genoemd: Rompslomp Onbekendheid bij collega s Communicatie met de leden Dhr Kersting vraagt of het mogelijk is een reclamecampagne te organiseren met papier, folders of krantjes om via werkgevers te communiceren. Vervolgens ontstaat wat discussie of het nog van deze tijd is om via papier nieuwe leden aan te trekken. Juist de nieuwe leden zijn digitaal georiënteerd. Anke de Jong laat weten dat inmiddels wel tekst 5 van 9

6 is gemaakt voor de intranetsite s van werkgevers. Ook wordt besproken dat het een overweging waard is een eenvoudig foldertje mee te sturen als leden worden aangeschreven, dit als stimulans om collega s te informeren lid te worden van Villandry. Opvallende punten uit de presentatie: De wijze waarop de leden via de telefoon door een medewerker van Patch te woord worden gestaan wordt als zeer vriendelijk ervaren en scoort een 8,2. Dhr Govers geeft aan dat het fijn is om een medewerker van Patch aan de telefoon te hebben. Dhr Kruizinga vraagt waarom het telefoon tegen lokaal tarief is en of wel eens gedacht wordt meer te vragen voor telefonisch afhandeling. Raja Schmidt laat weten dat lokaal tarief zeer klantvriendelijk is en dat het ook in het kader van de wet op de 0900 nummers zeer passend is een lokaal tarief te hanteren voor een vereniging als Villandry. Uit het ledenonderzoek blijkt dat we de volgende verbeteringen hebben gerealiseerd: Op de hoogte houden status declaratie Tijd tussen opsturen declaratieformulier en betaling Tijd tussen opsturen declaratieformulier en ontvangen van reactie Snelheid beantwoorden vragen Onze aandachtspunten zijn: Aantal soorten vergoedingen Voorwaarden om een vergoeding te krijgen Verbeteren website waaronder vergoeding op website makkelijk te vinden Communicatie naar de leden Aanspreken jongere doelgroep 6. Speerpunten door Raja Schmidt Website vernieuwd Afgelopen periode is de website aangepast. Daarnaast is er nu voor alle leden een internetportaal (Mijn Villandry) beschikbaar. De voordelen van Mijn Villandry zijn: extra service voor leden; gemakkelijker declareren; direct inzicht in de afhandeling van de declaratie; een snellere afhandeling. Communicatie verbeterd Teksten van alle brieven, formulieren en brochures zijn verbeterd. Daarnaast zijn de teksten op de website verbeterd. Komend jaar zal de Website verder worden ingezet om (jongere) leden te werven. 6 van 9

7 Uit het ledenonderzoek blijkt dat slechts een klein percentage wel eens op onze site kijkt. Ook onder de aanwezigen zijn slechts enkelen die de declaratie indienen via Mijn Villandry. Eén van de leden geeft aan dat zijn declaratie binnen drie dagen was betaald. Hij laat weten Mijn Villandry super handig te vinden en raad aan dat meer leden hiervan gebruik maken. De heer Kruizinga oppert het idee de adressen bij de werkgevers op te vragen. In het kader van de wet op de privacy zal dat niet mogelijk zijn. De vergoedingen bekeken Er wordt steeds meer gedeclareerd de laatste jaren. Om Villandry gezond en stabiel voor de toekomst te houden zijn maatregelen nodig want de inkomsten stijgen niet en het ledenaantal neemt gestaag af, zie onderstaande grafieken Vergoedingen Budget Ledenaantal De financiële resultaten van Villandry worden bepaald door de aspecten inkomsten (contributie en rendement op vermogen) en uitgaven (hulpverleningskosten) Wat betreft de inkomsten: Villandry heeft een mooi vermogen. In goede economische tijden levert dat voldoende op om de vergoedingen mee te betalen. Maar in tijden van crisis is het rendement lager. We zijn hierbij onder meer afhankelijk van de wereldeconomie. En de wereldwijde crisis houdt al enige jaren aan. Die kunnen wij als Villandry niet beïnvloeden. Over het werven van (jongere) leden hebben we al vaker gesproken. Het wordt echter steeds meer duidelijk dat we voor jongere leden ook interessant moeten zijn, dat betekent ook aanpassingen in het productpakket. Het bestuur gaat dat de komende periode verder uitwerken. Terwijl de inkomsten de afgelopen jaren daalden, stegen de vergoedingen. Deze uitgaven kunnen we wel beïnvloeden. Tot dit jaar is dat nog niet zo aan de orde geweest, dit jaar echter hebben we wel enkele aanpassingen moeten doen. 7 van 9

8 Dhr Reien vraagt aandacht om de aanvullende verzekering los te koppelen. Raja erkent dat dit voor het werven van jongere leden een belangrijk punt zal zijn. Het bestuur zal deze optie meenemen in het uitwerken van de benodigde maatregelen. Dhr van de Weijde geeft aan dat de afname van leden en de vergrijzing echt ons aandachtspunt is. Als steeds meer vergoedingen worden aangevraagd, waar eindigt dit dan? Het bestuur is zich hier zeer van bewust en acties hierop zijn zeker nodig. Dhr Kersting vraagt om samenwerking met de zorgverzekeraar nu de drie decentralisaties (jeugdzorg, thuiszorg en participatiewet) op gemeenten afkomen. Een mogelijkheid om verder te onderzoeken. Vervolgens ontstaat een mooie discussie Dhr Reintjes geeft de suggestie om, in het kader van de communicatie, een folder bij te sluiten om aan collega s te geven. Dit zou op goedkope wijze kunnen met bijvoorbeeld een antwoordkaart. De heer van de Weijde geeft aan als ambassadeur alle vestigingen langs te zijn geweest maar dit leverde weinig op. Dhr Reintjes wil het positief blijven benaderen. Niet geschoten is altijd mis. Dhr Koenders geeft aan dit ook digitaal kan, dit is meer van deze tijd om jongere leden te werven. Verder geeft dhr Sanders de suggestie om te bekijken of het inzetten van vrijwilligers die een kleine vergoeding krijgen een optie is. Dhr Griffioen geeft aan dat dit binnen de overheid al wordt opgepakt in de wet WMO. Contributie verhogen Een optie om meer inkomsten te genereren is de contributie te verhogen. Aan de leden wordt gevraagd hoe wordt gedacht over de volgende mogelijkheden: 1. Van 2,50 euro naar 3,50 euro 2. Van 2,50 euro naar 4,50 euro 3. Invoeren partner contributie 4. Invoeren kind contributie Dhr Kersting geeft aan voor een alternatieve optie te zijn en dat is het inkomensafhankelijk maken van de vergoedingen. Besproken wordt dat dit in het kader van privacy nu nog niet zomaar mogelijk Het bestuur zal dit als aandachtspunt meenemen in de discussie. Verder wordt ook nog een idee geopperd jaarlijks te indexeren. Dit brengt dan wel veel administratieve lasten met zich mee. Daarnaast krijg je dan steeds gebroken bedragen wat niet wenselijk is. Na wat discussie in de zaal over de verschillende en alternatieve opties, lijken optie 1, een euro contributie verhogen in combinatie met optie 3, het invoeren van partner contributie, over het algemeen de leden het meest aan te spreken. 8 van 9

9 Alle opties hebben voordelen en nadelen. Hoe dan ook extra kosten voor lidmaatschap heeft altijd het risico dat leden op gaan zeggen. Daarnaast zullen optie 3, partnercontributie, en optie 4, kindercontributie, extra administratieve lasten met zich meebrengen. Tot slot geeft dhr van Lit aan dat contributie een middel is om de continuïteit van de vereniging te waarborgen. Het zou passend zijn om eens in de 5 jaar de contributie tegen het licht te houden en te besluiten deze wel/niet te verhogen. De vergadering verzoekt het bestuur om een voorstel rond contributie verder uit te werken dit ter stemming volgend jaar aan de ALV voor te leggen. Dhr van de Weijde oppert het idee om via de nieuwsbrief de vraag aan alle leden te stellen. 7. Bestuurssamenstelling Termijn als bestuurslid is verlopen voor dhr Schenk en dhr Böhmermann. Aan de aanwezige leden wordt gevraagd akkoord te gaan voor een volgende termijn voor dhr Schenk en dhr Böhmermann. De leden zijn akkoord en hiermee gaan dhr Schenk en dhr Böhmermann de volgende termijn in. 8. Rondvraag Dhr Grifioen vraagt een volgende keer duidelijk aan te geven dat er een ringleiding aanwezig is voor slechthorenden. Mevr Hendriks maakt de opmerking dat bij presentaties groen op het scherm slecht is te lezen. Hier zal het bestuur de volgende keer rekening mee houden. 9. Afsluiting De jaarvergadering wordt afgesloten, waarna nog tijd is voor een borrel! 9 van 9