3. Notulen Algemene Ledenvergadering d.d. juni 2016 Het verslag van de vorige jaarvergadering is doorgenomen: Pag. 1 en 2: geen opmerkingen

Transcriptie

1 Algemene vergadering van Villandry Aanwezig: 76 Personen waarvan 57 leden Datum: 7 juni 2017 Waar: Beatrixgebouw, Jaarbeurs te Utrecht Namens het bestuur zijn aanwezig: Anke de Jong (vz), Edwin Böhmermann, Bram Schaper, Raja Schmidt. Afwezig met bericht: Lubbert Schenk 1. Opening en mededelingen door Anke de Jong De voorzitter, Anke de Jong, opent de vergadering om uur. Zij heet alle aanwezigen van harte welkom en introduceert twee gasten: Welkom Marjolijn van Someren, onze communicatieadviseur, van bureau MRKWRDG, advies en creatie. Welkom Niek de Vries van Denote, onze accountant Lubbert Schenk is wegens privéomstandigheden afwezig 2. Aanstellen accountant Anke legt uit dat het vorige accountantskantoor is gestopt en dat voor Villandry inmiddels al een nieuwe accountant is begonnen. Wel hebben we hier met terugwerkende kracht nog de toestemming van de leden nodig. Kort besproken is: - Kosten en kwaliteit zijn vergelijkbaar - Kleiner accountantskantoor past beter bij Villandry - Vorige accountantskantoor vond Villandry een te kleine klant, wij pasten niet goed in hun portefeuille De leden geven toestemming voor het nieuwe accountantskantoor. 3. Notulen Algemene Ledenvergadering d.d. juni 2016 Het verslag van de vorige jaarvergadering is doorgenomen: Pag. 1 en 2: geen opmerkingen Pag. 3: Dhr. Sletterink vraagt waar beschreven staat dat de vacatievergoeding uit de statuten is gehaald. Anke laat weten dat dit niet expliciet in het verslag staat beschreven, maar dat het wel uit het statuut is gehaald. Feitelijk betekent dit dat er dus geen vacatieregeling is. Wel ontvangt het bestuur een bescheiden onkostenvergoeding om de vereniging te kunnen besturen. Maximaal 1500 euro per persoon is gangbaar, maar het bestuur heeft gekozen voor 500 euro per persoon. 1 van 7

2 Verder vraagt dhr. Blom hoeveel leden een maximale vergoedingen ontvangen, om zo meer inzicht te hebben in hoeveel leden worden geraakt door het aftoppen van de maximale vergoeding. Zo n 300 leden, 20% van de leden die een declaratie hebben ingediend over het jaar 2016, hebben de maximale vergoeding ontvangen. Pag. 4, 5 en 6: geen bijzonderheden Het verslag van vorig jaar is vastgesteld en hiermee definitief. 4. Jaarverslag 2016 door Anke de Jong Het jaarverslag 2016 wordt kort doorgenomen. Er zijn geen specifieke vragen over. Tijdens het bespreken ervan wordt door de leden aangegeven dat zij tevreden zijn met het jaarverslag. Het jaarverslag wordt vastgesteld. 5. Financiën - door Edwin Böhmermann Edwin neemt het afgelopen financiële jaar door. Kort besproken wordt: - De inkomsten uit de contributies zijn lager dan de uitgaven - De opbrengsten uit de beleggingsportefeuille kunnen dat slechts ten dele goedmaken - Jaarlijkse aanpassing van de maximale vergoeding vanaf 2014 was nodig om financieel gezond te blijven.. - De top 5 aan hulpverleningskosten zijn: 1. Thuiszorg, 2. Tandtechniek, 3. Intramurale zorg, 4. Hulpmiddelen, 5. Therapieën - Beleggingenstrategie Villandry: 1) Waarborgen van continuïteit 2) Geen (grote) risico s (gematigd defensief profiel, wat betekent: een aantrekkelijk rendement zonder grote risico s) - Rendement 2016: 3,7% (was boven verwachting, verwachting voorjaar 2016 voor heel 2016 was 2,5%), daarmee is 2016 een goed jaar voor onze effectenportefeuille - Negatief resultaat, mede i.v.m. teruglopende inkomsten uit contributie (trend), vanwege een dalend ledenaantal. Akkoord is gegeven op Financieel beleid Het Bestuur krijgt decharge. 6. Contributieverhoging Tijdens de jaarvergaderingen van de afgelopen jaren is dikwijls contributieverhoging aan de orde geweest. Meestal gebeurde dit tijdens de presentatie van het financiële jaarverslag. 2 van 7

3 Aanleiding was soms het feit over de stijging van de kosten en vaker nog over de daling van het aantal leden. De discussie werd altijd gevoerd met als doel de vergoedingen die Villandry verstrekt op een acceptabel peil te kunnen houden. De aanwezige leden gaven afgelopen jaren aan dat een verhoging van de contributie voor hen acceptabel is. De laatste contributieverhoging dateert van Toen werd de contributie verhoogd van 1,50 naar 2,50 per maand. Het bestuur stelt voor per 1 januari 2018 de contributie te verhogen van 2,50 naar 3,00 per maand. Besproken is: - dat rekening is gehouden dat met de stijging van de contributie ook een aantal leden zullen afvallen. Dit is waarom gekozen is voor een beperkte stijging van de contributie - dat de verhoging al in de concept begroting is verwerkt voor dat een voorstel om een partner mee te laten betalen in de toekomst een mogelijkheid is en dit dan geen verhoging te noemen maar een wijziging. De meningen zijn verdeeld in hoeverre dit wel of juist niet solidair zou zijn - in hoeverre het een idee is om leden na veel jaren te hebben betaald niet meer te laten betalen. Praktisch gezien hebben de ouderen op latere leeftijd juist de meeste kosten en is het niet logisch op oudere leeftijd niet meer te betalen. Daarnaast heeft Villandry nog niet meegemaakt dat een gepensioneerd lid aangeeft dat het lidmaatschap van Villandry te duur is. - dat we met elkaar slimmere manieren moeten bedenken om meer leden te werven. Een mogelijk idee is om gezinslid op zijn of haar 18 de verjaardag een lidmaatschap aan te bieden, los van de voorwaarde of hij of zij in het OV werkt. - Contacten met de werkgevers te benutten om in contact te komen met nieuwe potentiele leden. Leden gaan akkoord met de contributieverhoging van 2,50 per maand naar 3,00 euro per maand 7. Bestuurssamenstelling De termijnen voor Lubbert Schenk en Edwin Bohmerman in het bestuur zijn verlopen. Aan de aanwezige leden wordt gevraagd akkoord te gaan met een volgende termijn voor deze beide bestuursleden. De leden zijn akkoord en hiermee gaan Lubbert en Edwin de volgende termijn in. 8. Toekomst Villandry Raja Schmidt bespreekt het voorstel Toekomst Villandry. 3 van 7

4 Villandry kent een neergaande trend in het ledenbestand. Per jaar zeggen een paar honderd leden op daarnaast is de vergrijzing flink toegeslagen. De gemiddelde leeftijd van de leden stijgt. Afgelopen jaar is een onderzoek naar doelgroepen uitgevoerd. Conclusies zijn: - Werknemers zijn tegenwoordig individueler ingesteld: What s in it for me? - Branding en positionering Villandry spreekt jonge medewerkers niet aan Voor Villandry van belang aansluiting te vinden met nieuwe leden tussen jaar. Daarbij helpt een betere naamsbekendheid met een positief imago. Een imago wat hoort bij de doelgroep. Hiervoor is het ook nodig het dienstpakket aan te passen aan de wensen van de potentiele nieuwe werknemers in het OV. Stap 1: Voorwaarde voor de toekomst: Doelgroep bepalen en een aantrekkelijk pakket bieden Denk aan acties als: - Huidige vergoedingenlijst aanvullen met meer preventieve- en bewegings gerelateerde producten - Pakketten definiëren vanuit thema s/fondsen - Overleg met werkgevers over de samenstelling van thema s - Ledenonderzoek en klankbordgroep leden - Nieuwe vormen van solidair zijn Stap 2: Sterke boodschap met enthousiaste ambassadeurs Denk aan: - Goed verhaal - Een sterke boodschap naar werkgevers die moeten overtuigen hun medewerkers lid van Villandry te maken - Ambassadeurs inzetten, medewerkers die het verhaal van Villandry uitdragen naar te werven leden en OV bedrijven Stap 3: Communicatie- en activiteitenkalender opstellen Dit dient nog verder te worden uitgewerkt. Reacties van de leden: - Mevr. Berend: Aansprekend voor jonge leden kan zijn een cadeautje te geven bij een geboorte - Dhr. Zijlstra: Werkgevers hebben een belang: vraag om een werkgeversbijdrage voordat we met een dergelijk idee aan de slag kunnen, eerste van belang het dienstenpakket op orde te hebben - Dhr. van Veen vraagt of wel eens gekeken is om via een bedrijfsblad te promoten. Bram Schaper licht toe dat Villandry onlangs bij Connexxion op locaties is geweest 4 van 7

5 om buschauffeurs als lid te werven en afgelopen maand is in de Koppeling (NS) een stukje over Villandry gepubliceerd. - Voor jongere leden is Insite ook een optie of via Facebook Raja dankt de leden voor hun inbreng. 9. Organisatievorm (vereniging of bestuur) Anke de Jong geeft toelichting op de discussie wat de best passende organisatievorm voor Villandry is. Op dit moment is Villandry een vereniging, waarbij de leden het bestuur controleren tijdens de Algemene Ledenvergadering. Deze vergadering vindt 1x per jaar plaats en wordt gemiddeld bezocht door 70 leden. Dat is een heel klein percentage, 0,5%, van het totaal aantal leden. Volgens de wet is er een aantal zaken, zoals jaarrekening, begroting, aanstellen accountant, grote financiële besluiten dat ter besluitvorming aan de leden moet worden voorgelegd. Omwille van de continuïteit gebeurt het soms dat beslissingen niet kunnen wachten tot de ALV. Bijvoorbeeld het inhuren van een accountant. Het beleggen van een extra ALV voor een kleine beslissing zou zeer tijdrovend en kostbaar zijn. In onze statuten is vastgelegd voor welke zaken er verder toestemming van de leden nodig is. Verder kent Villandry een vrijwillig bestuur. De meeste uitvoerende taken zijn bij Patch belegd. Omdat het bestuur op afstand staat, is het niet altijd mogelijk om voldoende inzicht vanuit het bestuur te houden op alle activiteiten. Uiteraard vindt er wel een jaarlijkse controle door een register accountant plaats. Het bestuur heeft een grote vrijheid om te besturen en besluiten te nemen maar draagt ook een risico in zich. Niet alleen voor de vereniging maar ook voor de bestuursleden, die tenslotte hoofdelijk aansprakelijk zijn. Bovengenoemde situatie was voor het bestuur aanleiding om de algemene ledenvergadering in 2016 toestemming te vragen om te onderzoeken of de huidige organisatievorm wel past bij de huidige tijd, waarin ontwikkelingen veel sneller gaan dan in de tijd waarin Villandry is opgericht. De aanwezige leden hebben hier in 2016 mee ingestemd. Een aantal leden heeft toen aangegeven te willen meedenken. Dat is gebeurd tijdens een overleg, waarbij 3 bestuursleden, 1 lid en ook Notaris Karen Anne Hüpler als adviseur aanwezig was. Twee andere leden, die niet bij dit overleg aanwezig waren, hebben hun reactie op dit document gegeven. Welke punten vinden we belangrijk? 1. Betrokkenheid en invloed van de leden op het beleid 2. Benutten van kennis en ervaring die er bij de leden aanwezig is 3. Een goede controle van het bestuur 4. Slagvaardigheid in een omgeving die steeds sneller verandert 5. De vereniging besturen binnen de wettelijke en statutaire kaders 6. Een goede, structurele, controle op de uitvoering 5 van 7

6 Voorgestelde zoekrichting Het bestuur wil een verdere stap gaan zetten in het professionaliseren van onze organisatie. Alles afwegende, lijkt het omvormen tot een Stichting op dit moment een stap te ver, gezien de verwachte afnemende betrokkenheid. De optie om een vereniging te blijven, maar de invloed van leden beter te organiseren lijkt dan aantrekkelijker. Daarom stellen we voor om eerst onderstaande optie verder te onderzoeken: We blijven een vereniging maar organiseren de besluitvorming door een Ledenraad in te stellen, die meerdere keren per jaar bij elkaar komt. De Ledenraad komt dan in plaats van een ALV voor besluitvorming. Ledenraad wordt door de leden gekozen (bijvoorbeeld iedere 5 jaar) Alle leden kunnen reageren op de oproep zitting te nemen. Suggestie is om te zorgen dat uit alle leeftijdsgroepen van de vereniging een vertegenwoordiger in de Ledenraad zit (nader uit te werken) Het blijft mogelijk om in plaats van ALV een jaarlijkse, informelere, ledenbijeenkomst te houden, als daar behoefte aan is. De ledenraad kan actief, via Website of Nieuwsbrief, communiceren met haar achterban en op deze manier een breed draagvlak organiseren Mocht het instellen en organiseren van een Ledenraad complexer of kostbaarder dan we nu kunnen overzien dan wordt de mogelijkheid om een Stichting te worden verder onderzocht. Aan de ALV wordt toestemming gevraag om op de voorgestelde manier verder te gaan. Indien nodig kan er voor de definitieve besluitvorming een extra ALV worden georganiseerd. Besproken wordt: Dhr. van de Veen: Komt uit de buswereld, 41 jaar lid van Villandry, heeft in het bestuur gezeten. - Ledenraad is een goed alternatief, stichting is een brug te ver - De ledenraad krijgt geen vergoeding zoals het bestuur, hoe eventuele onkosten te vergoeden dient nog uitgewerkt te worden. - Een ledenraad kan achterban raadplegen, bijvoorbeeld uit alle soorten bedrijven Dhr. Koenders: heeft zelf lang in het bestuur gezeten en vond het niet echt nodig te veranderen. Totdat Jos hoorde over de verantwoordelijkheid van het bestuur en de controle op het bestuur. Dit ging altijd goed, maar we hebben hier ook geluk mee gehad. We horen dit goed geregeld te hebben. Een ledenraad is een simpelste oplossing waarmee het bestuur beter geadviseerd en gecontroleerd wordt. Dhr. Wolders: lijkt mij een goed idee, voordeel om snel beslissingen te kunnen nemen met een ledenraad en niet te wachten tot de algemene ledenvergadering. - Voordeel van een ledenraad is verder te verdiepen wat nodig om de vereniging gezond te houden. 6 van 7

7 Dhr. Verhulst: geeft aan stichting niet democratisch te vinden. Hij staat achter het concept van de vereniging. - Bestuur is hoofdelijk aansprakelijk en als er iets mis gaat, staat het bestuur voor de rechter. Het bestuur wil dit graag veranderen. - Dhr. Brinkers geeft aan dat een verzekering dit kan dekken, maar een verzekering dekt niet alles. Leden geven aan graag te zien dat het bestuur dit concept verder uitwerkt. 8. Rondvraag - de agenda liep iets uit in de tijd, de casussen materiele hulpverlening zijn niet behandeld. Deze schuiven door naar de agenda van volgend jaar. - Dhr. van Lochten vraag hoe sociaal Villandry is en of er uitzonderingen zijn dat mensen toch voor een hoger dan het max bedrag kunnen declareren Dit is inderdaad mogelijk, via een persoonlijke brief met verzoek aan het bestuur, kan een vergoeding van meer dan 500 euro worden gevraagd. Deze wordt dan getoetst door de medische commissie. - Dhr. de Voogd geeft aan dat via een meer gevraagd kan worden aan de leden - Dhr. Grifioen miste nog de kosten van het communicatiebudget, deze worden voor 2017 nog opgenomen. - Vergoedingen worden pas einde van het jaar vastgesteld. Er zijn vergoedingen teruggelopen in hoogte waarop gedeclareerd kan worden, er zijn geen posten geschrapt. 9. Afsluiting De jaarvergadering wordt afgesloten, waarna nog tijd is voor een borrel en een hapje. 7 van 7