Het onderzoeken van de effectiviteit van gedragscodes De alignment audit

Transcriptie

1 Het onderzoeken van de effectiviteit van gedragscodes De alignment audit Jan Otten (26 juni 2008)

2 Even voorstellen... ACS Kerndocent Postdoc I/OA EUR Mede-initiatiefnemer en Recente en huidige opdrachten: Inrichten risicomanagement; Inrichten management control; Hoofd IA/CO a.i. Uitvoeren/begeleiden (operational/internal) audits; Opleiden decentrale controllers (± 500) van een grootbank tot operational/compliance auditors...

3 Programma De alignment audit: een voorbeeld van de toepassing De alignment audit: korte theoretische achtergrond De alignment audit als onderzoeksmethode naar de effectiviteit van gedragscodes Een voorbeeld van een succesvolle toepassing

4 Zomaar een dilemma... Je werkt bij de auditdienst van een gemeente. Je hebt een audit uitgevoerd en het rapport besproken met de opdrachtgever (= wethouder). Na enkele weken wordt een samenvatting van je rapport door de wethouder aangeboden aan de Raad. Je merkt dat een belangrijke bevinding is weggelaten in de desbetreffende samenvatting. Toen je de wethouder vanochtend bij de koffieautomaat hierop aansprak, bleek duidelijk dat hij niet zou terugkomen op deze actie. Wat doe je?

5 Wat doe je? 1. Niets, want wat de opdrachtgever doet met het rapport is niet jouw verantwoordelijkheid. 2. Je spreekt de opdrachtgever hierop aan met als doel een dergelijke situatie de volgende keer te voorkomen. 3. Je informeert een van de raadsleden. Je zorgt ervoor dat je daarbij anoniem blijft zodat men er jou niet op kan aanspreken. 4. Je schrijft een brief/mail aan de Raad/Burgermeester waarin je ze volledig op de hoogte brengt van gang van zaken. 5. Anders, namelijk...

6 Welke gedragsprincipe lag het meest aan je keuze ten Integrity Objectivity Confidentiality Competency grondslag? (The Professional Practices Framework. Codes of Ethics, IIA, 2004)

7 Integrity The integrity of internal auditors establishes trust and thus provides the basis for reliance on their judgment. Internal auditors: Shall perform their work with honesty, diligence, and responsibility Shall observe the law and make disclosures expected by the law and the profession Shall not knowingly be a party to any illegal activity, or engage in acts that are discreditable to the profession of internal auditing or the organization Shall respect and contribute to the legitimate and ethical objectives of the organization

8 Objectivity Internal auditors exhibit the highest level of professional objectivity in gathering, evaluating and communicating information about the activity or process being examined. Internal auditors make a balanced assessment of all the relevant circumstances and are not unduly influenced by their own interests or by others in forming judgments. Internal auditors: ( ) Shall disclose all material facts known to them that, if not disclosed, may distort the reporting of activities under review

9 Confidentiality Internal auditors respect the value and ownership of information they receive and do not disclose information without appropriate authority unless there is a legal or professional obligation to do so.

10 Competency Internal auditors apply the knowledge, skills and experience needed in the performance of internal auditing services.

11 IIA Performance Standard 2130 Assessment Ethical Climate Audit should take active role in support of the organization s ethical climate Audit may assume different roles as an ethics advocate (ethics officer, member council, assessor) At a minimum, audit should periodically assess the state of the ethical climate: Formal code of conduct Frequent communications and demonstrations of expected attitudes and behaviour Explicit strategies to support and enhance Easy accessible ways to confidentially report violations Regular declarations by of awareness Clear delegation of responsibilities to ensure ethical consequences are evaluated, confidential counselling is provided, allegations of misconduct are investigated and case findings are properly reported Easy access to learning opportunities to enable all employees to be ethics advocate Positive personnel practices that encourage to contribute to the ethical climate Regular surveys to determine the state of the ethical climate Regular reference and background checks

12 Alignment audit Compliance Integrity Codes, regels Niet in regels (te/ge-)vangen Naleven Stimuleren Beheersmaatregelen I III Opzet Gedrag II Alignment Werking Een systematisch uitgevoerd onderzoek naar de afwegingen die individuele medewerkers maken in in conflictuerende of of lastige werksituaties ten einde te te kunnen beoordelen of of het feitelijk handelen in in lijn is is met de doelen, zoals die door het management zijn gesteld

13 De opzet van de alignment audit Gezamenlijk met de organisatie het te auditen proces/onderdeel doorlopen (het verkennen van de auditcontext) Ambigue situaties of dilemma s traceren Handelingsalternatieven bij die situaties formuleren Motieven bij handelingsalternatieven benoemen in termen van doelen, regels en verantwoordelijkheden Achtergronden van keuze analyseren (bijvoorbeeld effectiviteit gedragscode)

14 Dilemma s Een praktijksituatie waarin integriteit een belangrijke rol speelt en waarbij je voor een moeilijke keuze staat. Het is een situatie waarin het niet meteen duidelijk is of je iets wel of niet moet doen of zeggen. Dilemma s zijn vraagstukken waarbij een keuze moet worden gemaakt uit meerdere alternatieven. Deze alternatieven kunnen niet tegelijkertijd worden gekozen en voor ieder alternatief zijn goede argumenten te geven.

15 Inzichten uit de ethiek Beginsel Regels Ethische theorieën Gevolgen Morele karakter Verantwoordelijkheidsgevoel Ervaring & opvoeding

16 Ik mag geen contact opnemen met leden van de Raad Harries brein. Regels Ik moet alle relevante feiten rapporteren De Raad wordt verkeerd geïnformeerd als ik niets doe Gevolgen De wethouder wordt kwaad als de hem verlink Verantwoor- delijkheden Ik voel me verantwoordelijk voor het uitvoeren van mijn taken Ik voel me verantwoordelijk voor het maatschappelijk belang Wat moet ik doen?

17 Regels zijn niet altijd duidelijk t grijze gebied

18 Goed fout vs. Goed goed Integriteitsvraagstuk Compliance vraagstuk Goed Fout Goed

19 Het dilemma meer in detail... Het auditobject was de risicobeheersing in een voor de gemeente zeer belangrijk programma gericht op het verkrijgen maken van een groot stuk grond. Daarbij moet de gemeente onderhandelen met de huidige grondeigenaren, projectontwikkelaars, milieubewegingen, etc. Als de bevinding, die in de samenvatting was weggelaten, wel was gepubliceerd, zou dat de onderhandelingspositie van de gemeente ernstig ondermijnen. Wat doe je?

20 Wat doe je? 1. Niets, want wat de opdrachtgever doet met het rapport is niet jouw verantwoordelijkheid. 2. Je spreekt de opdrachtgever hierop aan met als doel een dergelijke situatie de volgende keer te voorkomen. 3. Je informeert een van de raadsleden. Je zorgt ervoor dat je daarbij anoniem blijft zodat men er jou niet op kan aanspreken. 4. Je schrijft een brief/mail aan de Raad waarin je ze volledig op de hoogte brengt van gang van zaken. 5. Anders, namelijk...

21 Welke gedragsprincipe lag het meest aan je keuze ten Integrity Objectivity Confidentiality Competency grondslag? (The Professional Practices Framework. Codes of Ethics, IIA, 2004)

22 Integrity The integrity of internal auditors establishes trust and thus provides the basis for reliance on their judgment. Internal auditors: Shall perform their work with honesty, diligence, and responsibility Shall observe the law and make disclosures expected by the law and the profession Shall not knowingly be a party to any illegal activity, or engage in acts that are discreditable to the profession of internal auditing or the organization Shall respect and contribute to the legitimate and ethical objectives of the organization

23 Objectivity Internal auditors exhibit the highest level of professional objectivity in gathering, evaluating and communicating information about the activity or process being examined. Internal auditors make a balanced assessment of all the relevant circumstances and are not unduly influenced by their own interests or by others in forming judgments. Internal auditors: ( ) Shall disclose all material facts known to them that, if not disclosed, may distort the reporting of activities under review

24 Confidentiality Internal auditors respect the value and ownership of information they receive and do not disclose information without appropriate authority unless there is a legal or professional obligation to do so.

25 Competency Internal auditors apply the knowledge, skills and experience needed in the performance of internal auditing services.

26 Praktijk van de Alignment Audit: de uitvoering Beantwoording door management (= normstellend) Beantwoording door medewerkers (= praktijk) Analyses van de uitkomsten van de meting Is het management het onderling eens? Zijn management en medewerkers het eens? Op welke aspecten komen verschillen naar voren? Op welke verantwoordelijkheidsgebieden komen verschillen naar voren? Hoe zijn de verschillen te verklaren (vgl. Gedragscode)?

27 Praktijkervaringen Niet zo moeilijk om de dilemma s op te sporen Medewerkers schromen niet te antwoorden Management heeft voorkeur voor gevolgalternatieven met brede span of responsibility, uitvoerenden neigen meer naar opvolgen van regels en een verantwoordelijkheidsgevoel dat dicht bij eigen taak ligt (potentiële validiteitsfout)

28 Een integriteitsaudit bij een ministerie Doel: inzicht geven in de invloed die de gedragscode heeft op de handelwijze van management en medewerkers De gedragscode (met vetgedrukt de kernwaarden): Iedere medewerker heeft, neemt en draagt verantwoordelijkheid. We handelen met respect en nemen besluiten op rechtvaardige gronden. We zijn eerlijk naar onszelf en anderen, loyaal aan de publieke zaak en organisatie en bewaren hierin onze positie van onafhankelijkheid naar derden. Dit leidt tot een betrouwbare overheidsorganisatie die op deze wijze zorg draagt voor...

29 Resultaten Zeer succesvol: Grote bereidheid om mee te werken Bijzondere invalshoek Opzienbarend resultaat (geen oordeel, wel inzicht!) Goede basis voor vervolg Uitkomsten Gedragcode is te abstract en nauwelijks bekend Geen van de kernwaarden vormt leidraad in moeilijke situaties Grote verwachtingskloof medewerkers - management

30 Alignment audit: nuttig? We willen dat deze Gedragscode meer is dan een verzameling fraai klinkende uitspraken. Zij moet een praktische rol spelen in onze dagelijkse bedrijfsvoering en ieder van ons dient deze gedragsregels naar letter en geest na te leven. (ABC) De Gedragscode is geen samenvatting van alle bij XYZ gehanteerde procedures en evenmin een lijst met regels die vertellen wat u in iedere mogelijke situatie wel of juist niet moet doen. Er gaat immers niets boven een goede dosis gezond verstand en een juist inschattingsvermogen. En hoewel wetten per land kunnen verschillen, onze waarden en de in deze Gedragscode gestelde eisen zijn universeel. (XYZ)

31 Alignment audit: brede toepasbaarheid Als aanvulling op een normale internal/operational audit Als stand alone toepassing bij integriteitsgevoelige processen en organisatieonderdelen

32 Tot slot... Ik ben geen psycholoog Soft controls zijn niet meetbaar Geen deugdelijke grondslag...

33 Arnhemsebovenweg 40, 3971 MK Driebergen