5 7 februari 2016 Op 5 februari: van u. tot u. Op 6 februari: van u. tot u. Op 7 februari: van u. tot u.

Transcriptie

1 Op 5 februari: van u. tot u. Op 6 februari: van u. tot u. Op 7 februari: van u. tot u. Openingsavond: donderdag 4 februari van u. tot u. PALEIS 1 BRUSSELS EXPO Exposantengids 2016 De exposanten worden onthaald aan de ingang van de beurs op donderdag 4 februari 2016 vanaf u. Bij deze gelegenheid, zullen wij u de toegang badges, uw auto badges geven en al uw vragen beantwoorden. 1 Event International Chocoladefeest

2 1- Toegangsplan 2- Praktische informatie 3- Ingerichte stands 4- Naakte stands 5- Afbraak van de stands 6- Opslag 7- Verzekering 8- Veiligheidsreglement INHOUD Je kreeg ook een SLIP CONTROL TECHNIQUES. Het is om terug te keren naar Event International vóór 10 december

3 1- TOEGANGSPLAN BRUSSELS EXPO Place de la Belgique, Bruxelles Het plan kan worden gedownload op de website: 3

4 1. DAG- EN UURREGELING SALON DU CHOCOLAT IN BRUSSEL Donderdag 4 februari: Openingsavond vanaf u. Vrijdag 5 februari: van u. tot u. / Zaterdag 6 : van u. tot u. / Zondag 7 februari: van u. tot u. LET OP! Op de openingsavond moeten de exposanten verplicht aanwezig zijn op hun stand, die geopend moet zijn voor verkoop. 2. TOEGANGSPRIJS DAGTICKET: 2- PRAKTISCHE INFORMATIE Volwassene: 8,50 op vrijdag / 10 op zaterdag en zondag Kinderen van 3 tot 12 jaar: 5 Gratis voor kinderen jonger dan 3 jaar Senior (vanaf 60 jaar): 8,50 Student (op vertoon van studentenkaart): 8,50 Family pack (2 volwassenen + 2 kinderen): BEWAKING: De organisator zorgt voor een permanente algemene bewaking van de beurs. We bevelen u echter aan om 's nachts een beschermnet aan te brengen over uw stand en geen waardevolle voorwerpen en goederen achter te laten. 4. EETGELEGENHEID TER PLAATSE: Er zal een mogelijkheid zijn iets te eten op de beurs (broodjes, slaatjes enz.) 5. HOTELS Om uw verblijf in Brussel te vergemakkelijken, kunt u een hotelkamer boeken bij onze partner, Sheraton Brussels Hotel, op ongeveer 20 minuten van het Palais 1 metro (lijn 6 - Case Rogier) SHERATON BRUSSELS HOTEL biedt aan alle onze exposanten een speciaal tarief. Volg dan de volgende internet verbinding om te profiteren van deze geweldige aanbieding, dat is voor u : SHERATON BRUSSELS HOTEL Place Charles Rogier,3 Brussels 1210 BRUSSELS BELGIUM 4

5 3- INGERICHTE STANDS TENEINDE REKENING TE HOUDEN MET DE ACTIVITEITENPLANNING VAN BRUSSELS EXPO, MOET DE VOLGENDE DAG- EN UURREGELING VERPLICHT WORDEN GERESPECTEERD. I. OPBOUW Inrichting van uw stand: Donderdag 4 februari van u. tot u. Alle stands moeten verplicht zijn ingericht op donderdag 4 februari om u. aangezien de openingsavond van start gaat om u. Schoonmaak: De schoonmaak van de gangen en de afvalophaling gebeuren voor de opening van de beurs op donderdag 4 februari vanaf u. Het onderhoud van de stands is de verantwoordelijkheid van de exposanten. Zij kunnen dit zelf doen of daartoe opdracht geven aan de algemene schoonmaakfirma (zie technische bestelbon). II. INRICHTINGSVOORWAARDEN De exposanten moeten hun plaats, de scheidingswanden en het vast tapijt op hun stand achterlaten in de staat waarin ze deze hebben aangetroffen. HET IS VERBODEN zaken vast te nagelen, te schroeven of te kleven op de structuur. Elke beschadiging van de constructie-elementen van de stands, met name de melamine scheidingswanden (gaatjes van punaises, dubbelzijdige tape enz.), wordt aangerekend door onze standenbouwer. Daarom, en om dit soort problemen te vermijden, bevelen we u aan om hechtpads en bevestigingen met kettingen te gebruiken. U kunt onze standenbouwer ook vragen om de wanden te bekleden met scheurdoek of panelen uit forex, een kunststof dat in de massa kan worden gekleurd (tegen betaling). Na afloop van de beurs maken we een inventaris op van de scheidingswanden. De facturatie van beschadigde panelen zal niet kunnen worden betwist. HET IS TEN STRENGSTE VERBODEN om: - werken uit te voeren aan de aanwezige leidingen, dit geldt zowel voor elektriciteits- en telefoonleidingen, als watertoevoer- of -afvoerleidingen, geulen voor leidingen enz.; - gaten te boren of iets te verankeren; - deuren, antennebevestigingen enz. te verwijderen. De herstelling van de gevolgschade die voortkomt uit het niet-naleven van bovenstaande clausules is volledig voor rekening van de exposant. III. STROOMVOORZIENINGSSCHEMA De stroomvoorziening start op donderdag 4 februari om u. en wordt afgesloten op zondag 7 februari om middernacht. 5

6 4- NAAKTE STANDS I. OPBOUW Uren waarop de verschillende dienstverleners uw stand komen opbouwen: woensdag 3 februari vanaf u. en donderdag 4 februari tot u. Schoonmaak: De schoonmaak van de gangen en de afvalophaling gebeuren voor de opening van de beurs op donderdag 4 februari vanaf u. Het onderhoud van de stands is de verantwoordelijkheid van de exposanten. Zij kunnen dit zelf doen of daartoe opdracht geven aan de algemene schoonmaakfirma (zie technische bestelbon). II. INRICHTINGSVOORWAARDEN De installaties moeten in overeenstemming zijn met de algemene voorwaarden van het Chocoladefeest en de brandveiligheidsvoorschriften. GELIEVE ONS HET PLAN VAN UW STAND TE BEZORGEN VOOR 21 DECEMBER, ZODAT WE HET KUNNEN LATEN GOEDKEUREN DOOR DE veiligheidsverantwoordelijke. HET IS TEN STRENGSTE VERBODEN om: - werken uit te voeren aan de aanwezige leidingen, dit geldt zowel voor elektriciteits- en telefoonleidingen, als watertoevoer- of -afvoerleidingen, geulen voor leidingen enz.; - gaten te boren of iets te verankeren; - deuren, antennebevestigingen enz. te verwijderen. De herstelling van de gevolgschade die voortkomt uit het niet-naleven van bovenstaande clausules is volledig voor rekening van de exposant. III. STROOMVOORZIENINGSSCHEMA De stroomvoorziening start op woensdag 4 februari om u. en wordt afgesloten op zondag 7 februari om middernacht. 6

7 5- AFBRAAK VAN DE STANDS We zijn verplicht om Paleis 1 vrij te maken tegen MAANDAG 8 FEBRUARI VOOR U. We herinneren u eraan dat de beurs haar deuren sluit op zondag 7 februari om u. We vragen de exposanten met een ingerichte stand om hun ruimte vrij te maken voor u. zodat de structuren kunnen worden afgebroken. Let op! Onze standenbouwer en zijn team komen aan om u. We vragen aan ALLE exposanten om ervoor te zorgen dat hun stand wordt afgebroken zodra de beurs gesloten is, zodat alles zo vlot mogelijk verloopt en de opgelegde termijn wordt gerespecteerd. AL HET MATERIAAL DAT NOG AANWEZIG IS IN DE SHED OP MAANDAG 9 FEBRUARI OM U. ZAL WORDEN VERNIETIGD OP KOSTEN VAN de EXPOSANT. LET OP! BRUSSELS EXPO behoudt zich het recht voor om alle voorwerpen die na de beurs zijn achtergelaten, te laten verwijderen op kosten van de exposant. BELANGRIJK: Zodra de beurs haar deuren sluit op zondag 7 februari om u., bent u als ENIGE VERANTWOORDELIJK voor uw materiaal. Handel daarom met uiterste zorg om ieder risico van diefstal tijdens de afbraak te voorkomen. 6-OPSLAG Er staat een gratis bewaakte bergruimte ter beschikking van de exposanten, waar ze hun koopwaar kunnen opslaan. De organisator aanvaardt geen aansprakelijkheid voor diefstal of beschadiging van de goederen die daar zijn opgeslagen. Omwille van de brandveiligheid is het VERBODEN er lege dozen en verpakkingen op te slaan. Deze moeten worden weggegooid in de hiertoe voorziene container. Elke exposant mag maximaal één pallet opslaan. 7

8 7- VERZEKERING We hebben voor elke exposant een "MULTIRISICOVERZEKERING TENTOONSTELLING" afgesloten. Belangrijkste kenmerken: Dekking van per stand tegen verlies, diefstal, brand, explosie, wateroverlast en andere accidentele schade aan koopwaar en/of goederen die zich op de stand bevinden tijdens de opbouw, het verblijf en de verplaatsing in de beursruimte. Franchise van toepassing op diefstal: 153 Verplichting van de exposanten: Tijdens de openingsuren, de opbouw en de afbraak moet elke stand en de tentoongestelde koopwaar onder het toezicht van de exposant staan. Laptops, IT-uitrusting en audiovisuele apparatuur moeten zijn bevestigd of vastgemaakt met hiervoor geschikte beveiligingssystemen (kabels, hangsloten, bouten...) en/of tijdens de sluitingsuren weggeborgen worden in een afgesloten kast of lokaal. Als de totale waarde van de tentoongestelde goederen op uw stand hoger is dan de verzekeringsdekking, stellen we voor dat u contact opneemt met uw of onze verzekeraar voor een uitbreiding van de dekking De verzekeraar van de organisator en de exposanten verklaart, op grond van de onderschreven dekking, zoals vermeld in de polis "MULTIRISICOVERZEKERING TENTOONSTELLING", af te zien van gerechtelijke stappen tegen BRUSSELS EXPO en ook tegen zijn aangestelden en verzekeraars. UITSLUITINGEN Naast de uitsluitingen die zijn vastgelegd in de algemene voorwaarden en de bijzondere overeenkomsten, zijn ook de volgende zaken niet gedekt: schade die te wijten is aan een gebrek van het verzekerde goed zelf, schade door motten, knaagdieren, parasieten, luchtvochtigheid, lichtinval, krassen op meubelen en geverfde voorwerpen, groeven, afbladdering; de waardevermindering van de verzekerde goederen na een schadegeval, verlies van vloeistof uit elk mogelijk recipiënt, diefstal of verduistering door de aangestelden van de verzekerde of een andere persoon die instaat voor de bewaking, diefstal of schade aan verzekerde goederen tijdens de openingsuren als de stand zonder toezicht werd achtergelaten, diefstal zonder inbraak tijdens de sluiting van de beurs, verlies, diefstal en beschadiging van goederen die zich aan boord van een voertuig bevinden dat geparkeerd is binnen de omheining van de beurs, schade die verband houdt met het breken van erg breekbare voorwerpen, kunstvoorwerpen, contant geld en waardepapieren, persoonlijke bezittingen van de deelnemers (identiteitspapieren, juwelen, camera's, radiotoestellen, rekenmachines enz.), telefoontoestellen die zijn aangesloten door de telefoonmaatschappij, verwijderbare software en softwarepakketten... immateriële schade, zoals gebruiksderving, handelsschade of winstderving 8

9 Belangrijk VERPLICHT opdat de schade gedekt zou worden: Aangifte doen bij de lokale politiediensten: binnen de 12 uur na het schadegeval. Termijn voor de aangifte van een diefstal aan de verzekering: 48 uur Binnen de 5 dagen een gedetailleerde beschrijving en schatting van de beschadigde, vernielde of ontvreemde voorwerpen bezorgen. Een polis "Burgerrechtelijke aansprakelijkheid organisator", afgesloten door Event International, voorziet in een uitbreiding van de dekking en bepaalt dat "de dekking van de polis wordt uitgebreid tot de burgerrechtelijke aansprakelijkheid van de exposanten, die onder elkaar als derden worden beschouwd". Voor meer inlichtingen of een uitbreiding van de dekking kunt u contact opnemen met: LA SECURITE NOUVELLE LSN Assurances Mevrouw Christine LEMAIRE/Martine Moinel Tel.: Fax: clemaire@lsngroupe.com 9