BETERE COMMUNICATIE DOOR DE EXTERNE ACCOUNTANT

Transcriptie

1 BETERE COMMUNICATIE DOOR DE EXTERNE ACCOUNTANT Auke de Bos Ernst & Young / Erasmus Universiteit Marco Korff Vice-voorzitter Nivra Liesbeth Feuth Bex*communicatie 24 November 2010

2 Programma Waarom een White Paper? Eerste trap: frequentere, bredere communicatie met RvC Casus Tweede trap: accountant ondersteunt RvC bij invulling van zijn rol en de communicatie daarover Stellingen Derde trap: communicatie van de accountant met maatschappelijk verkeer Casus Lessons learned Page 2

3 Waarom een White Paper? Werk accountant weinig zichtbaar Vertrouwensman maatschappelijk verkeer Geheimhouding Accountant ziet meer dan cijfers, maar communiceert hier vaak niet of beperkt over Intern: Management letter en accountantsverslag Extern: Accountantsverklaring Vraag: Hoe kunnen we maatschappelijke relevantie vergroten, vooral op het gebied van communicatie? Rapport De Wit en Barnier maken dit thema zeer actueel Page 3

4 Eerste trap: frequentere en bredere communicatie met de RvC Wat wij horen: Wat vindt u van de kwaliteit van bijvoorbeeld ons risicomanagement? Men wil de kennis van de accountant horen Vooral over zachte informatie (de mening van een professional) Gedragsverandering noodzakelijk Leren van MKB: veel één op één met de directeur/eigenaar Moet beter bij grote ondernemingen vooral met gescheiden eigendom en een RvC Vaak zien we dat verhouding met RvC te formeel en afstandelijk is Page 4

5 Casus: Een moeilijke boodschap U twijfelt aan de integriteit van de financieel directeur. U verdenkt hem ervan dat hij de winst iets heeft opgepoetst om een bonus te kunnen incasseren. Wat doet u en hoe pakt u de communicatie aan? U kent de financieel directeur heel goed De bestuursvoorzitter hebt u één keer ontmoet De commissarissen kent van naam Page 5

6 Adviezen persoonlijke communicatie Gedragsverandering vraagt om verwachtingenmanagement: Bespreek in goede tijden de relatie in slechte tijden Verbreed het perspectief: Voorbereiden en waarnemen vanuit drie posities Switch tussen relatie- en inhoudsniveau Page 6

7 Wat kunnen we ermee bereiken? Frequente en inhoudelijk betere communicatie leidt tot: Groei vertrouwen en zorgen kunnen delen Betaalt zich uit in tijden van crisis of moeilijke situaties (bijvoorbeeld bij fraude of bij onenigheid met management) Effectiever en beter toezicht door de accountant Page 7

8 Tweede trap: accountant ondersteunt RvC bij invulling van zijn rol en communicatie Kritiek op verslag RvC: Formeel, weinig informatie over de inhoud van toezicht houden Onderscheid: RvB informeert over strategie, risico s en financiën en RvC houdt toezicht RvC zou meer moeten communiceren over uitkomsten van toezicht Accountant kan RvC hierbij ondersteunen Page 8

9 Stellingen Commissarissen moeten expliciet hun visie geven op de belangrijkste risico s Commissarissen moeten rapporteren over de kwaliteit van de accountantscontrole Accountants moeten een rol spelen bij de toetsing van deze informatie Page 9

10 Derde trap: directe communicatie van de accountant met het maatschappelijk verkeer Huidige situatie: Accountantsverklaring = binair, relevantie is de aanwezigheid Andere uitingsvorm, m.n. aanwezigheid AVA = onduidelijk, vaak niet goed begrepen, accountant alleen te bevragen over zijn controle voor zover van invloed op zijn verklaring Moet de accountant niet eerder en harder blaffen? Zie ook De Wit en Barnier Page 10

11 Derde trap: meer directe communicatie met het maatschappelijk verkeer Mogelijke verbeteringen: Toelichtende paragraaf beter benutten Collectieve management letter Actiever optreden accountant in AVA / Brief aan de AVA Bij misstanden of vermoedens hiervan bij toezichthouder aan de bel trekken Zelf verstrekken informatie is: Overschrijden fundamentele grens Juridisch gevoelig (geheimhouding) Complex vanwege oordeel versus mening Page 11

12 Casus: slecht nieuws Een accountant vindt dat het business model van een veelbelovende start up in software grote risico s heeft. Belanghebbenden geloven echter dat de start up na drie jaar winstgevend zal zijn. De accountant meent echter dat dit scenario veel te rooskleurig is en bijstelling behoeft. De onderneming heeft een goed imago, krijgt veel publieke belangstelling en is deels gefinancierd met overheidsgeld. De accountant heeft voorzichtig signalen afgegeven die geen gehoor vinden vanwege het heilige geloof in succes. Wat zou u hierover willen communiceren aan welke belanghebbenden? Page 12

13 Communicatieadviezen slecht nieuws Hanteer een duidelijke gespreksstructuur Inleiding: kort en zakelijk Boodschap en belangrijkst eargumenten en overwegingen Helpen met verwerken van het nieuws Oplossingsrichtingen bespreken Afspraken maken over het vervolg Tijdens het gesprek: schakelen tussen inhoud en relatie Page 13

14 Typen verzet Ongeloof, bijvoorbeeld zoeken naar fouten, deskundigheid van de accountant in twijfel trekken, gegevens in twijfel trekken Woede, persoonlijke aanval op de specialist, integriteit in twijfel trekken Onderhandelen over de boodschap en de gevolgen ( het kan ook anders ), beroep doen op eigen positie ( iemand als ik ) Page 14

15 Do s en don ts bij ongeloof Wat werkt wel? Begrip uitdrukken voor ongeloof als reactie op de mededeling Bevestigen van recht op frustratie Geloof uitdrukken dat schok te verwerken is Mogelijkheid om in vervolgafspraak meer informatie te bieden Wat werkt niet? Uitvoerige uitleg Pogingen te overtuigen Ongeloof bevestigen Onrealistische verwachtingen aanmoedigen Page 15

16 Do s en don ts bij woede Wat werkt wel? Ruimte geven aan een ander om zich uit te drukken Begrip tonen voor gevoelens Samenvatten wat u hoort Gesprek afbreken, nieuwe afspraak maken Wat werkt niet? Uzelf verdedigen Redelijkheid van de ander openlijk in twijfel trekken Rechtvaardigen van uw positie Schuld geven aan beleid of hogerhand Opzij gaan voor druk Meegaan in de boosheid Page 16

17 Do s en don ts bij onderhandelen Wat werkt wel? Vragen: wat kan ik doen om te helpen Toezeggingen doen in overeenstemming met beleid Duidelijk zijn in wat kan en niet kan Hulp bieden gericht op krijgen van overzicht Wat werkt niet? U verbergen achter regels en procedures Onwrikbare houding aannemen Algemeen: gedrag waardoor de ander zich hulpeloos gaat voelen Veroordeling van het gedrag waardoor het wordt versterkt Page 17

18 Lessons learned De samenleving verwacht een professioneel-kritische accountant die verantwoordelijkheid neemt Accountants en toezichthouders leggen de focus vooral op de kwaliteit van hun werk Betere communicatie helpt om de juiste verwachting te creëren bij onze omgeving Daarvoor is niet alleen betere informatie nodig, maar ook meer dialoog. Page 18

19 Ernst & Young Assurance Tax Transactions Advisory About Ernst & Young Ernst & Young is a global leader in assurance, tax, transaction and advisory services. Worldwide, our 135,000 people are united by our shared values and an unwavering commitment to quality. We make a difference by helping our people, our clients and our wider communities achieve potential EYGM Limited. All Rights Reserved This presentation by: Prof. dr. A. de Bos RA Partner : Professional Practice Department auke.de.bos@nl.ey.com Tel. +31 (0)