On the job ontwikkelen van een promotion & outreach Plan (thema: Ontwatering) BIC 15 maart 2011

Transcriptie

1 On the job ontwikkelen van een promotion & outreach Plan (thema: Ontwatering) BIC 15 maart 2011

2 Training BIC personeel 15 maart Tijd: uur On the job ontwikkelen van een promotion & outreach plan (thema: Ontwatering) 09: : Opening en welkom Belang promotion 9.10u-9.45u: Raamwerk voor een promotionplan (Thema, doel, doelstelling, instrumenten, tijdsplanning, begroting, etc) 9.45u-10.45u: Werkgroepen invulling raamwerk 10.45u-11.00u: Pauze 11.00u-11.45u: Bespreking concept plannen 11.45u-12.00u: Pauze 12.00u-12.45u: Hoe maak je een flyer/hoe maak je een goed persbericht 12.45u-13.00u: Pauze 13.00u-13.45u: Afstemming tussen BIC voorlichting en relatie met de media 14:00: sluiting

3 Hoe verloopt het communicatieproces? Vraag 1: Hoe krijg je een baksteen van emmer A naar emmer B? A B

4 Antwoord: 1. Steen oppakken en van A naar B verplaatsen of 2. door emmer A leeg te gooien in emmer B. A B

5 Vraag 2: Hoe krijg je een idee van mens A naar mens B? Net als bij de baksteen en de emmers?

6 Dat is niet mogelijk! Je kunt een idee niet vastpakken; het moet eerst in woorden, gebaren of symbolen worden omgezet voor het door de lucht kan.

7 Het communicatieproces zender boodschap ontvanger medium Encoderen van gedachte naar boodschap Decoderen van boodschap naar gedachte ruis ruis Het communicatieproces

8 BIC: Promotion Plan Het beleid wordt niet meer bepaald door de centrale overheid en de districtscommissarissen alleen. Maar gelooft de samenleving dat? Om de samenleving te overtuigen dat haar inbreng belangrijk is in besluiten die genomen moeten worden, moet er veel werk worden verzet. Het publiek moet vertrouwen krijgen in het decentralisatieproces.

9 BIC: Promotion Plan Bevolkingsparticipatie is één van de belangrijkste elementen van innovatie bij bestuurlijke hervorming bij decentralisatie. Door burgers te betrekken bij het beleid raakt het publiek meer betrokken bij het bestuur. Op deze manier wordt de kloof tussen burger en bestuur kleiner.

10 BIC: Promotion Plan Bestuurders moeten echt willen weten wat er bij de burgers leeft. Zij moeten de overtuiging hebben dat het betrekken van burgers bij besluitvorming de beslissingen beter maakt en dat het vertrouwen van burgers in het bestuur wordt versterkt. Hierdoor krijgt de democratie daadwerkelijk inhoud.

11 BIC: Promotion Plan Met het oog op de decentralisatie en inspraak is per district een Burger Informatie Centrum, BIC, opgezet en ingericht met een lage drempel. Het publiek kan gemakkelijk binnen stappen in bij het BIC voor informatie. Burgers moeten betrokken worden bij de besluitvorming. Het gaat om een constructieve houding van de burger én de lokale overheid.

12 BIC: Promotion Plan Het BIC speelt een cruciale rol bij burgerparticipatie, de afstand tussen de overheid en de burger dient verkleind te worden. De burgers moeten ervan overtuigd zijn dat de overheid er voor ze is. Met het informatiecentrum wordt beoogd burgers op één plaats antwoord te geven op hun vragen.

13 BIC: Promotion Plan Mensen die wonen in een district kunnen bij het informatiecentrum terecht voor vragen over het overheidsbeleid, procedures, vergunningen en allerhande zaken waarmee ze te maken krijgen in hun omgeving. Communicatie met een buurtbewoner, ondernemer of bezoeker is bijzonder belangrijk om burgerparticipatie te doen slagen.

14 Raamwerk voor een promotionplan Om iets te kunnen promoten is het van belang om eerst te definiëren wat dat iets is, waaruit het bestaat wat is het belang, en voor wie is het belangrijk. Het doel en daarmee de doelgroep van dat iets volgt uit de beantwoording van deze vragen.

15 Raamwerk voor een promotionplan Definitie van wat er gepromoot moet worden. Dat moet voor iedereen helder zijn. Het iets is ontsproten uit een brein en in een vorm gegoten, die het maken van plannen (de voorbereiding), het uitvoeren van die plannen (realisatie) en het bestendigen (in stand houden) van het gerealiseerde.

16 Raamwerk voor een promotionplan Voorbeeld de ontwatering. Het is ontsproten uit het brein, de plannen zijn gemaakt, met de kostenramingen, het is goedgekeurd, wordt binnen een geplande tijd gerealiseerd en daarna onderhouden, zodat het in goede staat blijft functioneren. Hiermee hebben we meteen een beeld waar dat iets uit bestaat. Uit verschillende fasen die elkaar logisch opvolgen. Je kan namelijk niet iets onderhouden, dat nog niet is gebouwd en je kan niet iets bouwen dat nog niet is ontworpen.

17 Raamwerk voor een promotionplan De fasen vertegenwoordigen ook werkzaamheden. Het plannen gebeurt binnenskamers. Is vaak voor de doelgroep niet waarneembaar. Het is ontwerpen, kosten berekenen en veel vergaderen totdat een economisch uitvoerbaar plan uit de bus rolt. De doelgroep krijgt vaak genoeg alleen het eindresultaat te zien. Het wordt dus voor een voldongen feit geplaatst. Wij hebben dit voor u uitgedacht, wij vinden het goed voor u en zullen het daarom uitvoeren, zodat u er beter van wordt.

18 Raamwerk voor een promotionplan Wanneer bestaat dat iets? Vanaf het moment dat de planfase is afgerond en dat iets een gezicht krijgt om aan de doelgroep te tonen, bestaat het iets en zal zolang leven als waar het voor ontworpen is. Het bestaan van dat iets eindigt dus niet bij de oplevering, installatie, opening of ingebruikname, al dan niet met het rondspuiten van Djogo s.

19 Raamwerk voor een promotionplan Wat is het belang van dat iets. Het belang ontstaat uit nood. Het wordt dus noodzakelijk om dat iets te ontwerpen, zodat die nood wordt opgelost. Het iets zorgt voor verbetering. Daaruit volgt meteen de vraag: verbetering voor wie? Het antwoord op die vraag is de doelgroep. Het antwoord op al deze vragen geeft ons een heleboel informatie, die wij geordend in een logische opbouw naar de doelgroep moeten brengen.

20 Raamwerk voor een promotionplan Wat moeten we weten van de doelgroep? We moeten ze kunnen plaatsen in verschillende rangorden. De primaire, secundaire en tertiaire groepen. Het bereiken van de primaire doelgroep zal 80% van de BIC activiteiten in beslag nemen. Het resterend percentage wordt besteed aan de secundaire en tertiaire groepen.

21 Raamwerk voor een promotionplan Hoe wordt met de doelgroep gecommuniceerd? Dat kan op verschillende manieren met verschillend resultaat. De manier van communiceren wordt bepaald aan de hand van het te verwachten resultaat. Moet het resultaat directe interactie met de doelgroep zijn, dan zal het beste communicatiemiddel het persoonlijk gesprek zijn. Moeten we richting gevende informatie aan de groep overdragen, dan kan het inschakelen van massamedia, maar ook flyers een oplossing zijn. Het verspreidingsgebied zal dit bepalen.

22 Raamwerk voor een promotionplan Om de juiste keuze van de communicatiemethode te maken is nog meer informatie nodig. Communicatie kost geld. Een onderzoek van de mogelijkheden is op zijn plaats. Het informeren naar advertentie tarieven is een geduldig werkje, maar relatief eenvoudig. Prijzen voor het audiovisueel (foto en video) vastleggen van alle werkzaamheden zijn ook eenvoudig te vinden. BIC kan dit ook zelf doen. Moeilijker wordt het om prijzen van de drukkerijen te krijgen, omdat die prijzen een zeer korte houdbaarheidsdatum hebben. In het gunstigste geval 3 weken. Ook drukwerk is duur.

23 Raamwerk voor een promotionplan Met de nu vergaarde informatie kunnen we aan de slag. Uit het project kunnen verschillende thema s worden gehaald. Bij ontwatering zijn er thema s: milieuverontreiniging, hygiëne, en het ontwateren zelf dus droge voeten houden. Het zorgt in totaal voor leefbaarheid. Een vooronderzoek heeft natuurlijk uitgewezen dat deze thema s voor de aanvang van het project in slechte staat verkeren. Het is goed om dit vast te leggen en aan de doelgroep de verbeteringen te tonen.

24 Raamwerk voor een promotionplan Met de nu vergaarde informatie kunnen we aan de slag. Uit het project kunnen verschillende thema s worden gehaald. Bij ontwatering zijn er thema s: milieuverontreiniging, hygiëne, en het ontwateren zelf dus droge voeten houden. Het zorgt in totaal voor leefbaarheid. Een vooronderzoek heeft natuurlijk uitgewezen dat deze thema s voor de aanvang van het project in slechte staat verkeren. Het is goed om dit vast te leggen en aan de doelgroep de verbeteringen te tonen.

25 Raamwerk voor een promotionplan Met de nu vergaarde informatie kunnen we aan de slag. Uit het project kunnen verschillende thema s worden gehaald. Bij ontwatering zijn er thema s: milieuverontreiniging, hygiëne, en het ontwateren zelf dus droge voeten houden. Het zorgt in totaal voor leefbaarheid. Een vooronderzoek heeft natuurlijk uitgewezen dat deze thema s voor de aanvang van het project in slechte staat verkeren. Het is goed om dit vast te leggen en aan de doelgroep de verbeteringen te tonen.

26 Het persbericht Voordelen van het plaatsen van een persbericht in een massamedium: Het bereik van veel mensen tegelijkertijd; Een persbericht in de massamedia bereikt snel de doelgroep; Een persbericht in de massamedia wordt doorgaans beschouwd als betrouwbaar; Er zijn geen kosten verbonden aan het plaatsen van een bericht Persbericht

27 Het persbericht De meest gemaakte fouten: De informatie bevat geen nieuws Het onderwerp is belangrijk voor de organisatie, maar is niet interessant voor de lezers van het betreffende medium Het taalgebruik is te wervend, reclametaal Het persbericht heeft de opbouw van een artikel Persbericht

28 Het persbericht Wat verhoogt de kans op plaatsing? Een goed persbericht is oprolbaar De belangrijkste informatie staat bovenaan Heeft nieuwswaarde Heeft korte informatieve koppen Bevat 5 W s: wie, wat, waarom, wanneer, waar (+ hoe) In tegenwoordige of toekomstige tijd = actueel Gebruikt korte, duidelijke zinnen Fotomateriaal apart; (eventueel downloadbaar) Persbericht

29 Vaste elementen van een persbericht: Aanduiding PERSBERICHT Aanduiding Embargo (eventueel) Plaats en datum van verzending Kop Lead (de eerste alinea) De lead is de samenvatting van je verhaal. Als de lezer de lead gelezen heeft, heeft hij de rode draad, de essentie van het verhaal, direct te pakken. De lead bevat de 4 W s: Wie, Wat, Waar, Wanneer (en soms ook Waarom en Hoe) Rest van de tekst met tussenkoppen Aanduiding Afzender / Noot voor de redactie Persbericht

30 Opbouw en oprolbaarheid persbericht Kop wie / wat De essentie Lead wie / wat / waar / wanneer waarom / hoe De belangrijkste informatie Rest van de tekst Minder belangrijke informatie Persbericht

31 Persbericht (embargo tot uur dinsdag 10 september 2009) VIDEO WORKSHOP VOOR JONGEREN 9 september 2009 Wie? Tien jongeren uit stad en district krijgen de gelegenheid om deel te nemen aan een driedaags video workshop. Kosmopolis Rotterdam organiseert samen met Network Star Suriname de Digital Dreams videoworkshops. In deze workshops wordt onder andere aandacht besteed aan de opbouw van het verhaal, vertaling van verhaal naar beeld en cameratechnieken. Na de training gaan de deelnemers aan de slag om een videofilmpje te maken van maximaal 5 minuten. In dit filmpje vertellen de deelnemer hoe ze hun toekomst zien en of deze in Suriname of daarbuiten ligt. Alle deelnemers van de workshop krijgen een videocamera te leen om de film te maken. Hierna zullen professionele editors hen technische begeleiden bij de montage. De jongeren bepalen de inhoud en de volgorde van de beelden zelf. Wat? Eind oktober zal een jury beoordelen wie de twee beste films hebben gemaakt. De winnaars worden half november overgevlogen naar Nederland om daar deel te nemen aan het Digital Dreams Festival in Rotterdam op 20 november. Hoe? Zij zullen samen met studenten van het Grafisch Lyceum extra training krijgen in het maken van een film. Jongeren tussen 18 en 23 jaar kunnen meedoen aan de workshop kunnen zich tot 28 augustus aanmelden voor deelname via digitaldreams@kosmopolisrotterdam.nl. Waarom? Uit de aanmeldingen worden de tien deelnemers Wanneer? geselecteerd. Met dit project krijgen jongeren de gelegenheid om technieken aan te leren voor het maken van een film. Ze worden op een creatieve wijze in staat gesteld om hun toekomst uit te beelden. Door de workshop krijgen ze deze gelegenheid. De films van de jongeren worden beoordeeld door een jury. De uitslag wordt gepresenteerd op 22 oktober. Kosmopolis Rotterdam houdt deze workshop voor de tweede keer in Suriname. Niet voor publicatie Voor meer informatie kunt u terecht bij Network Star Suriname aan de Fred Derbystraat 50 op telefoon nummer (597) of via bureau@networkstarsuriname.com. U kunt zich ook wenden tot projectcoordinator Bidjai Saktoe in Waar? Nederland via het -adres digitaldreams@kosmopolisrotterdam.nl

32 TIPS: het persbericht Denk vanuit de lezer Maak het de journalistiek gemakkelijk Stuur niet iedereen hetzelfde persbericht Gebruik bekende mensen Gebruik cijfermateriaal Breng de informatie objectief Controleer de feiten Verstuur weinig onder embargo Persbericht