ProRail B.V. T.a.v. Postbus AM Zwolle. 7 april Geachte

Transcriptie

1 Bezoekadres Gebouw Marktstate Eusebiusplein 1a 6811 HE Arnhem Postadres Postbus GX Arnhem ProRail B.V. T.a.v. Postbus AM Zwolle telefoonnummer (026) telefaxnummer (026) adres internetsite datum zaaknummer 7 april onderwerp Toiletten op stations; Wijzigingen op het PvE beheer Gelderland Verzoek om SLA en kostenindicatie Geachte Op 1 juli 2016 gaat het nieuwe contract in voor het beheer van de stations tussen NS Stations en leverancier ASITO. Om te kunnen beoordelen of de schoonmaak van de toiletten op de regionale stations in Gelderland ondergebracht kunnen worden onder dit contract, heeft Gelderland inzage gevraagd, en gekregen, in de uitvoerings- en performanceafspraken incl. de KPA 2.0-systematiek en deze gelegd naast haar PvE van 17 november We constateren dat NS Stations haar nieuwe leverancier op output gaat sturen en dat Gelderland haar PvE op basis van frequentie heeft geschreven. We constateren ook dat NS het hele station centraal stelt, inclusief het toilet, en dat de scope van Gelderland alleen het toilet betreft. Twee onvergelijkbare aanvliegroutes die het bijna onmogelijk maken om, zonder extra kosten, de wensen uit het PvE van Gelderland uit te voeren. Omdat de Uitvoerings- en performanceafspraken incl. de KPA 2.0, ons voldoende vertrouwen geven in een zorgvuldige schoonmaak van het Gelderse object hebben wij besloten ons PvE terzijde te schuiven en ons achter de werkwijze van NS Stations te stellen. Echter, gelet op de politieke belangstelling voor dit dossier en ons uitgangspunt de Gelderse toiletvoorziening dient visueel schoon, veilig, toegankelijk, duurzaam en een herkenbaar toilet van de provincie Gelderland te zijn, en gebruikt te kunnen worden door de reiziger in het OV, de wandelaar, de fietser of de passant zijn we genoodzaakt om een aantal aanvullende afspraken te maken. We verzoeken ProRail/NS Stations om de onderstaande afspraken in een Service Level Agreement/SLA vast te leggen en een kostenindicatie af te geven voor de schoonmaak van de toiletten in een jaar. Wij verzoeken u ook om te omschrijven en in een SLA te formaliseren, wat wordt verstaan onder toezicht en verstoringen incl. het proces wat te doen bij verstoringen, wie meldt aan wie en op welke manier. inlichtingen bij telefoonnummer adres BNG Bank Den Haag, rekeningnummer IBAN-nummer: NL74BNGH BIC-code van de BNG: BNGHNL2G btw-nummer: NL B03 KvK-nummer:

2 Onderstaand de aanvullende afspraken. 1) Extra schoonmaak a) De toiletten in de uitgaansgebieden Ede-Centrum, Varsseveld en Lunteren krijgen een extra schoonmaakronde van 1x per 24 uur op zaterdag en zondag in de ochtenduren. b) De toiletten in de recreatieve gebieden Beesd, Ruurlo en Vorden krijgen van april tot eind september een extra schoonmaakronde van 1x per 24 uur op zaterdag en zondag, in de ochtenduren. Rest van het jaar: 1x in het weekend in de ochtenduren. 2) Toezicht en service Naast schoonmaak vindt ook toezicht plaats. Op de concessielijn Arnhem-Winterswijk zal Arriva op verzoek van prov. Gelderland, dit toezicht uitvoeren en zich richten op het aspect visueel schoon en op het voorraadniveau. Tussen Arriva en ASITO zullen aanvullende afspraken worden gemaakt. 3) Management Informatie Om ervaring op te doen en de politiek doeltreffend te kunnen informeren wensen wij de eerste twee jaar frequent geïnformeerd te worden. 3.1) Vanaf augustus 2016 tot en met ontvangen wij maandelijks binnen 5 werkdagen na het verstrijken van de maand, van of vanwege NS Stations: a) overzicht van het gebruik van de toiletten per station en de opbrengst; b) overzicht van de klachten en afhandeling betrekking hebbende op de toiletten per station; c) overzicht van de verstoringen en de afhandeling van verstoringen betrekking hebbende op de toiletten per station. 3.2) Vanaf augustus 2016 tot en met 2017 ontvangen wij per kwartaal binnen 10 werkdagen na afloop van een kwartaal: a) kopieën van de schoonmaaktijdstippen,de aftekenlijsten per station; b) gespecificeerd overzicht van de kosten; c) rapportage over de samenwerking met Arriva, in relatie tot de vereiste 5% Social Return. 4) Management informatie vanaf 2018 Vanaf 2018 gaan wij er vanuit dat de aanloopperiode voor beide partijen is afgerond en stellen we voor om de overzichten onder 3.1 en 3.2 per kwartaal op te stellen en binnen 10 werkdagen na het verstrijken van het kwartaal aan ons worden toegestuurd. 5) Steekproeven Door of namens de provincie zal door gediplomeerde VSR-inspecteurs en controleurs steekproefsgewijs de kwaliteit van de schoonmaak van de toiletten worden beoordeeld (AQL 4%, 100% keuring). In bijlage 1 is een overzicht opgenomen van prestatie-eisen ten aanzien van visueel schoon (bijlage Opleverstaat Reinheidseisen Schoonmaakonderhoud). De bevindingen zijn allereerst basis voor gesprek en zo nodig de basis voor aanpassingen van de SLA, waarbij het uitgangspunt is om binnen het aangevraagde budget voor schoonmaak te blijven. 2

3 6) Bonus/Malus Aansluiting bij het resultaat van de belevingsmeting van NS Stations impliceert dat Gelderland zich voor de 22 Gelderse stations aansluit bij de vereiste minimale tevredenheid van cijfer 7. Indien de contractant in aanmerking komt voor een bonus volgens het bonus/malussysteem van NS Stations, zal Gelderland daaraan 10% bijdragen voor de stations op de concessielijnen waar in opdracht van Gelderland extra toezicht wordt uitgevoerd. Gelderland zal eenzelfde bedrag uitkeren, ter grootte van de bijdrage van 10%, aan Arriva vanwege het uitgevoerde toezicht in opdracht van Gelderland. 7) Overleg In 2016 en 2017 vindt minimaal een keer per kwartaal overleg plaats tussen NS Stations en provincie Gelderland. Daarin worden de ontvangen rapportages besproken, de resultaten van de steekproef gedeeld en vindt een evaluatie van de gemelde klachten plaats. Met het bovenstaande proberen we de kosten van de schoonmaak van 22 toiletten op stations terug te brengen tot een aanvaardbaar niveau. We gaan er vanuit dat binnen 1 jaar een goed en acceptabel schoonmaakniveau is ontstaan, zonder financiële verrassingen. We zien uw voorstel met belangstelling tegemoet. Hoogachtend, namens Gedeputeerde Staten van Gelderland, P.J. Blanken Bijlage 1 Opleverstaat Reinheidseisen Schoonmaakonderhoud 3

4 Opleverstaat Reinheidseisen Schoonmaakonderhoud Opdrachtgever : Provincie Gelderland Datum: Element Opleverniveau na schoonmaak Geaccepteerd niveau (na gebruik) = hervervuiling Afvalbak/ Prullenbak Binnen en buitenzijde moet stof- en vlekvrij zijn. Moet geleegd zijn en zo nodig moet de plastic binnenzak vervangen worden. Op de buitenkant mogen een paar spetters zitten. Mag niet meer dan 50% gevuld zijn. De binnenkant en/of eventueel aanwezige plastic binnenzak behoeft niet vlekvrij te zijn, maar mag geen aangekoekt vuil vertonen. Dit geldt ook voor de binnenkant van een eventueel aanwezig deksel. Baby verschoonplank/kast Het bovenblad en handgrepen van de laden moeten stof- en vlekvrij zijn. (Zij)kanten mits zichtbaar en goed bereikbaar moeten vlekvrij zijn. Vlekken/vingertasten met enige spreiding op dat gedeelte van het bovenblad dat als contactoppervlak aan te merken is, zijn toegestaan. Op de (zij)kanten zijn enkele vlekken toegestaan. Beugel/ Leuning in sanitair Moet stof- en vlekvrij zijn. Enkele vlekken en enkele vingertasten, ontstaan in dagelijks gebruik zijn toegestaan. Borstelhouder Moet stof- en vlekvrij zijn. Enkele vlekken en enkele vingertasten, ontstaan in dagelijks gebruik zijn toegestaan. Brildekautomaat Moet stof- en vlekvrij zijn. Moet gevuld zijn. Mag niet leeg zijn. Deuren/ Deurpost Moet stof- en vlekvrij zijn. Enkele vlekken en vingertasten mogen aanwezig zijn. Doorspoelinstallatie Moet stof- en vlekvrij zijn. Enkele vlekken en enkele vingertasten zijn toegestaan. Op een hoog geplaatste stortbak is licht stof toegestaan. Handdoekautomaat Moet stof- en vlekvrij zijn. De automaat moet voldoende gevuld zijn. (minimaal tot 60%) Enkele vlekken en enkele vingertasten, ontstaan in dagelijks gebruik, mogen aanwezig zijn. Mag niet leeg zijn. Handendroger Moet stof- en vlekvrij zijn. Licht stof is toegestaan. Hygienebox Buitenzijde moet stof- en vlekvrij zijn. Licht stof is toegestaan. Kapstok Moet stof- en vlekvrij zijn. Licht stof is toegestaan. Kast-inbouwdeuren Moet stof- en vlekvrij zijn. Enkele vlekken en enkele vingertasten zijn toegestaan en er is sprake van enige spreiding. Leidingen en buizen Moet stof- en vlekvrij zijn. Op horizontale delen is licht stof toegestaan. Er zijn enkele vlekken toegestaan en er is sprake van enige spreiding. Luchtverfrisser Moet stof- en vlekvrij zijn. Licht stof is toegestaan. Mag niet leeg zijn. Voldoende aanvullen of de vulling vervangen. Planchet Moet stof- en vlekvrij zijn. Er zijn enkele vlekken toegestaan. Plafond/ ventilatierooster Moet stof- en vlekvrij zijn. Licht stof is toegestaan. Plinten Moet stof- en vlekvrij zijn. Licht stof is toegestaan. Rand/ Richel Moet stof- en vlekvrij zijn. Licht stof is toegestaan. Schakelaars/ wandontactdozen (uitwendig) Moeten stof- en vlekvrij zijn. De binnenkant, het stroom houdend gedeelte, is uitgesloten. Licht stof is toegestaan. Schappen Moet stof- en vlekvrij zijn. Licht stof is toegestaan. Spiegel Moet stof- en vlekvrij zijn. Strepen door het schoonmaken worden als methodefout Er zijn enkele spetters toegestaan en er is sprake van enige spreiding. aangemerkt. Spinrag Ruimte moet vrij zijn van spinrag. Op minder goed bereikbare of zichtbare plaatsen is enig spinrag toegestaan. Spinrag waarop stofafzetting te zien is, is niet toegestaan. Toiletbril Moet stof- en vlekvrij zijn. Enkele vlekken en enkele vingertasten, ontstaan in dagelijks gebruik, mogen aanwezig zijn. Toiletpapier automaat Moet stof- en vlekvrij zijn. Aanvullen. Enkele vlekken en enkele vingertasten, ontstaan in dagelijks gebruik, mogen aanwezig zijn. Moet minimaal voor de helft gevuld zijn. Toiletpot Moet stof- en vlekvrij zijn. Enkele vlekken en enkele vingertasten, ontstaan in dagelijks gebruik, zijn toegestaan. Toiletrolhouder Moet stof- en vlekvrij zijn. Aanvullen. Enkele vlekken en enkele vingertasten, ontstaan in dagelijks gebruik, zijn toegestaan. Mag niet leeg zijn. Urinoir Vensterbanken mits ontruimd en bereikbaar Vloer (harde vloeren) geschilderd anti slip Wanden en scheidingswanden afwasbaar (tegels, kunststof, gelakt hout, separatieglas) met een max. hoogte van 2.20 m. Moeten stof- en vlekvrij zijn. Kalkaanslag mag niet aanwezig zijn. Moeten stof- en vlekvrij zijn. Ingedroogde spetters (a.g.v. glasbewassing door derden) worden niet als fout gerekend. Enkele vlekken en wat losliggend vuil is toegestaan. De vloer voldoet aan het kwaliteitsniveau A-B van de opleverstaat vloeren. Moeten stof- en vlekvrij zijn. Wandverlichting buitenzijde tot een Moeten stof- en vlekvrij zijn. maximum hoogte van 2.20 m Wastafel incl. kranen Moeten stof- en vlekvrij zijn. Op het afdekplaatje van de afvoer mag geen losliggende vervuiling voorkomen. Zeepdispenser Moet stof- en vlekvrij zijn. Voldoende aanvullen of de vulling vervangen. Er zijn enkele vlekken toegestaan en er is sprake van enige spreiding. Enkele vlekken en enkele vingertasten, ontstaan in dagelijks gebruik, zijn toegestaan. Licht stof is toegestaan. Er zijn enkele vlekken toegestaan en er is sprake van enige spreiding. Enig zichtbaar los vuil is toegestaan. Hier en daar mag een vlek op de vloer aanwezig zijn. Vochtige vlekken worden niet als fout gerekend. Enkele vlekken en enkele vingertasten, ontstaan in dagelijks gebruik, zijn toegestaan. Wat licht stof is toegestaan. Licht stof is toegestaan. Enkele vlekken zijn toegestaan en er is sprake van enige spreiding. Enkele vlekken en enkele vingertasten, ontstaan in dagelijks gebruik, zijn toegestaan. Enkele vlekken en enkele vingertasten, ontstaan in dagelijks gebruik, zijn toegestaan. Mag niet leeg zijn. Opleverniveau Vloer (harde vloeren) De vloer vertoont een egaal schone uitstraling, er is geen cumulatieve vervuiling aanwezig. Het verblijfcomfort is goed. A (+) Ruimtegebruikers zullen tevreden zijn met de staat van de vloer. De vloer vertoont een overwegend egaal schone uitstraling, er is beperkt cumulatieve vervuiling aanwezig. B (0) Het verblijfcomfort is voldoende. Ruimtegebruikers zullen zich in de regel niet storen aan de staat van de vloer. De vloer vertoont geen egaal schone uitstraling, er is veel cumulatieve vervuiling aanwezig. Het verblijfcomfort is C (-) minimaal. Ruimtegebruikers zullen zich storen aan de staat van de vloer. 4

5 Cc NS regio Oost ProRail NS Stations 5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16