Met Visie Programma's en Processen managen

Transcriptie

1 Met Visie Programma's en Processen managen Projectmanagers in de overheidssector en startende programma- of procesmanagers bouwen hun management uit naar programma's en processen. Wij bieden je vanuit de praktijk een - visie op wat je in huis moet hebben voor het management daarvan. Aan de orde komen onder andere: operationele werkvormen, rollen en verantwoordelijkheden van (politiek-) bestuurlijk verantwoordelijken en programma- en procesmanagers, het grip en positie krijgen op het dynamisch speelterrein, het opbouwen van samenwerking met andere organisaties, de creatie van convenanten en allianties, de proactieve sturing van programmaportefeuilles, het management van risico's, het diplomatiek pendelen tussen overleg en onderhandeling en het leidinggeven aan lijnmanagers en projectleiders e.d.. Voor deelname is vereist kennis van projectwerk én ervaring als projectleider: programma's en processen zijn managerial in de kern bijzondere (bestuurlijk belangrijke) projecten. In aanvulling op je projectervaring helpen we je de kennis en vaardigheden te verwerven die voor professionele uitvoering van deze uitdagingen vereist zijn. Onze insteek is op dit nivo niet te zeggen hoe het moet. We laten alternatieve keuzes zien die een professionele programma-manager per situatie moet kunnen overwegen. Het opleidingstraject wordt gericht op wat iedere deelnemer aan aanvullende kennis en vaardigheden nodig heeft. Daarom een programma dat vertrekt vanuit de wensen van de deelnemers. Onze trainers zijn zelf zeer ervaren als project-, programma- en procesmanager, en als opdrachtgever in de overheidssector. Wij begeleiden je tot je leerdoelen zijn bereikt. Hoofddoelen 1. Inzicht in verschillende visies op programma- en procesmanagement en hun gevolgen voor de praktijk. 2. Kunnen toepassen van de belangrijkste instrumenten en vaardigheden die voor programma- en procesmanagement in de overeheidssector vereist zijn. 3. Effectief kunnen omgaan met de interne en externe dynamiek rond programma's speelt en doelgericht (deel-)processen kunnen vormgeven en regisseren. 4. Het verhogen van je leidinggevende, regisserende en bindende vaardigheden om effectief om te kunnen gaan met de nieuwe uitdagingen die programma's (en "processen") geven Praktijk Perspectief Van programma-management worden zeer verschillende definities gehanteerd. Daar moet bij de keuze van een opleiding programma-management op gelet worden. Wíj hanteren een open overkoepelende werkdefinitie: een

2 programma is een dynamische set (vaste) activiteiten en projecten om een middenlangetermijn doel te halen, waarbij men voor realisatie (vaak) afhankelijk is van andere organisaties/partijen. Een programma wordt gerealiseerd op een dynamisch speelterrein dat voortdurend nieuwe ontwikkelingen en kennis voortbrengt. Dat kan proactieve bijstelling van programmaplan en -doel vragen tijdens het programmaverloop. Onze werkdefinitie laat veel verbijzonderingen daarvan in de praktijk toe: een effectieve programma-manager is in staat definities en modellen naast zich neer te leggen en te doen wat hij of zij in die unieke situatie moet doen om de beoogde bestuurlijke doelen /resultaten te realiseren. Een programma ontwikkelen vraagt een analyse van de historische ontwikkelingsgang en achterliggende oorzaken en gevolgen, en verkenning van de effecten van (mogelijke) oplossingsrichtingen op het doel. Om een breed gedragen programmaplan te kunnen realiseren is contact nodig met de bewegingen die op het speelterrein spelen. Dat kan alleen door in interactie te treden met belangrijke partijen. Je moet inzicht hebben in veel voorkomende proces-dynamieken en procesinterventies kunnen verrichten. En je omgevingsgevoeligheid op macro-, meso- en micro-nivo moet zeer goed ontwikkeld zijn. Programma-en procesmanagers moeten op bestuurlijk nivo vanuit een helicopterview kunnen opereren en adviseren. Als het ware meekijkend over de schouder van de bestuurder, die in belangrijke mate wordt afgerekend op realisatie van het programma of het richtinggevende procesdoel. Om maatschappelijke doelen te kunnen realiseren moet vaak een proces op gang gebracht worden tot samenwerking met andere organisaties. Vaak loopt het proces tot een "alliantie" vooraf of parallel aan de programma-ontwikkeling. Het lastige uitdagende stap voor stap (zoek- en besluitvormings-)proces daartoe moet effectief geregisseerd worden en is zeer afhankelijk van de kwaliteiten van de persoon van de manager. Een programma en/of proces en de uitvoeringsorganisatie daarvoor wordt gepositioneerd onder de feitelijke of gedelegeerde opdrachtgever. De (bij-)sturing van een programma of proces dient (zeer) actief te zijn (koers sturen) en mag niet verworden tot periodieke bureaucratische sturing. Dat stelt hoge eisen aan de samenwerking tussen opdrachtgever en procesmanager. Het operationele management van de verschillende projecten en werkzaamheden vraagt coördinerende en bindende kwaliteiten. De programma-manager is als integrale manager in staat constructief leiding te geven aan projectleiders en teams binnen een dynamische programmaportfolio. Programma-management wordt vaak uitgevoerd in organisaties waarin ook andere projecten, programma's en lijnwerk aangestuurd worden door opdrachtgevers. Een veelheid van factoren (uit politiek, bestuur, burgers, alliantie-partners, toeleveranciers, afnemers, etc.) zorgt voortdurend voor procesdynamiek die pro-actief moet worden gemanaged. Maakbaarheid en beheersbaarheid kunnen in deze dynamische omgevingen alleen zo goed mogelijk worden benaderd. Resultaatgebieden Wij bieden de kernsituaties in de levenscyclus van het management van een programma- of proces aan en leren de deelnemers daarin effectief te functioneren. We benaderen elke situatie integraal: vanuit de samenhang tussen de zakelijke uitdaging en de vaardigheden die nodig zijn. Daarbij hebben we vanuit de praktijk van programma- en procesmanagement leerdoelen geformuleerd binnen de volgende resultaatgebieden: copyright Copyright 2009 CoreReflect BV 2

3 - fundamenteel verschillende visies op programma-management incl. (niet) maakbaarheid, en hun gevolgen - hoe positioneer ik multiproject- versus programma-management, versus procesmanagement - hoe kan ik de rol van bestuurder/opdrachtgever bij programma's en processen inrichten in relatie tot de mijne - wat zijn keuzes bij invulling van verantwoordelijkheid, taak, bevoegdheden programmamanager (en -directeur) - hoe kan ik als binnenstaander de dynamiek op het maatschappelijk speelterrein waarnemen en beïnvloeden - welke stappen moet ik overwegen bij het (intern-extern) regisseren van het proces van programma-ontwikkeling - hoe maak ik met collega's oorzaak-en gevolganalyses t.b.v. een WBS tot een programmaportefeuille - wat zijn dilemma's bij de samenstelling en opzet van een programmaportefeuille, programmabegroting - hoe richt ik het risicomanagement van programma's in - hoe reken ik de effecten van oplossingen-maatregelen door via een dynamisch-systeemanalyse - verkenning alternatieve realisatiestrategiën om programmadoelen in een zorgveld te realiseren - bijzondere aandachtspunten bij beheersing, voortgangsbewaking, en bijsturing op nieuwe ontwikkelingen - hoe stuur ik als programmamanager/hoofdprojectleider projectleiders en lijnmanagers aan - alternatieve organisatie-opzetten voor ontwikkeling en uitvoering programma's en processen - keuzes bij positioneren van programmaraad, -wethouder, -minister, -directeur, -team, -manager - hoe kom ik tot een inhoudelijke en veranderkundige analyse van alliantiemogelijkheden in een dynamisch veld - alternatieve strategieën tot alliantiebouw, de regie op de besluitvorming, netwerken en lobbyen - ontwikkelen van convenanten, resp. andere varianten van afspraken - onderhandelen over (samenwerkings-)convenanten - hoe zet ik een programma-organisatie op onder een alliantie - hoe voorspel ik procesblokkades en hoe verricht ik dan procesinterventies - waar moet ik opletten bij de inpassing van programma's en processen in organisaties - en: het verhogen van het zelf-lerend vermogen om te professionaliseren in programma- en procesmanagement Opleidingstraject Het traject bestaat uit drie fasen: 1. Individuele Warming-up 2. Opleidingsblokken: 2 tweedaagse trainingen/bijeenkomsten in een conferentie-oord 3. Persoonlijke advisering/coaching op afstand gedurende 3 maanden bij verdere implementatie 1. Individuele warming up en intake Enige weken voor aanvang zenden we je de kern van de basisopleiding projectwerk, een self-assesment in combinatie met discussie- en reviewvragen. Daarmee begint het "onderzoekend leren". We gaan er van uit dat je op de hoogte bent van de basisprincipes van projectwerk. Onze visie op project, programma en proceswerk ontvang je ter opwarming. De self-assessment biedt extra mogelijkheid na te gaan hoe je als persoon met je kennis, competenties en vaardigheden in project-, programma-, en proceswerk staat. De review- en discussievragen helpen je vooraf te reflecteren op je opleidingsvragen. We nemen vooraf contact op voor de intake van leerwensen. 2. Twee trainingen van twee dagen in een conferentie-oord copyright Copyright 2009 CoreReflect BV 3

4 Er worden twee trainingen gegeven van twee dagen aaneengesloten in een conferentie-oord. De eerste training begint de avond daarvoor met een inleidend diner-pensant en verkenning van elkaars persoonlijke programma uitdagingen en werksituaties. De opleiding volgt de procesgang van een programma/proces en staat stil bij belangrijke exemplarische situaties. Steeds worden vragen en dilemma's verkend, praktische handvatten aangereikt, keuzes zichtbaar gemaakt. Daarnaast wordt zoveel mogelijk geoefend zodat je de voor een programma- en procesmanager noodzakelijke vaardigheden en attitude/positionering eigen kunt maken. Daarnaast wordt zoveel mogelijk geoefend zodat je je de noodzakelijke vaardigheden en attitude/positionering eigen kunt maken. Er wordt actiegericht gewerkt. Wij brengen exemplarische praktijksituaties in met meerdimensionale leeringangen. Eigen praktijk of die uit de directe werkomgeving is een belangrijke leeringang voor actiegerichte professionalisering. Tussen de cursusblokken in wordt enig verwerkings-, review- en voorbereidingswerk gevraagd. Intervisie gericht op verwerking van inzichten en materiaal en bespreking van nieuwe praktijkvragen wordt gestimuleerd. 3. Nazorg/Persoonlijke advisering gedurende 3 maanden Gedurende 3 maanden na de laatste trainingsbijeenkomst kun je bij de verdere implementatie gebruik maken van advisering/coaching (op afstand) door de docenten/trainers. Wij beantwoorden je vragen, blijven je volgen en geven tips. Competenties * Visie * Leiderschap * Netwerken, Lobbyen, Pendelen * Bestuurlijke Affinitiet * Risico's Hanteren * Situationeel Interveniëren * Proactiviteit * Waarnemen Processen * Omgevingszicht * Onderhandelen * Stressbestendigheid * Zelfkennis Docent(-en) met ruime praktijkervaring De docenten brengen zelf zeer ruime ervaring mee als manager (en opdrachtgever) van complexe projecten, processen en programma's en als integraal coach van programma- en projectmanagers. Er is lange ervaring met het uitvoeren van vaardigheidstrainingen. In een veel organisaties werd de invoering van projectmanagement begeleid. In een aantal organisaties adviseerden we over de inrichting van het programma-management. Cursusmateriaal met praktijkhandvatten Wij hebben eigen cursusmateriaal dat bestaat uit praktijkhandvatten die vanuit de positie van de programma- en procesmanager zijn ontwikkeld. copyright Copyright 2009 CoreReflect BV 4

5 Doelgroep Programma- en Procesmanagers. En ervaren projectleiders die programma's en processen gaan leiden, resp. zich daarop willen voorbereiden. Functioneren op academisch of hbo-nivo: S Vereist voortraject Wij stellen als voorwaarde dat je ervaring en succes hebt met het leiden van projecten. Uitvoeringsdata Voorjaar 2010 Najaar blok 1: 3,4 juni - blok 1: 30 sept./1 okt. - blok 2: 21,22 juni - blok 2: 14,15 oktober Inschrijven Inschrijven doe je via onze website: Vul daar het inschrijfformulier in, print dit uit en stuur dit ondertekend per fax of per post aan ons toe. Wij zullen dan de ontvangst per bevestigen. Kosten De kosten van dit opleidingstraject bedragen: 2.650,-, excl. kosten conferentie-oord. De locatie-, verzorgings-, en overnachtingskosten verschillen per conferentie-oord en worden apart in rekening gebracht. copyright 2009 CoreReflect BV 5