Professioneel Projectmanagement in (politiek-bestuurlijke) Dynamische Omgevingen

Transcriptie

1 Professioneel Projectmanagement in (politiek-bestuurlijke) Dynamische Omgevingen Projectleiders van complexe opgaven in dynamische omgevingen leren hun projecten als professioneel projectleider te managen. Wij helpen je effectief om te gaan met de belangrijkste situaties waar een projectleider voor gesteld wordt. Je leert o.a. meerwaarde te leveren aan je opdrachtgever, je projectteam effectief te laten samenwerken, een situationele projectstrategie op te stellen, te onderhandelen over het projectplan, met belangengroepen te communiceren, de projectbedrijfsvoering op te zetten, draagvlak te creeren en pro-actief risico's te managen. We richten ons op de projectpraktijk in de overheidssector. We laten je zien dat een project vaak niet op zichzelf staat, maar onderdeel is van een intern werkveld met meer projecten én vast lijnwerk. Een realistisch inzicht in het spel dat opdrachtgevers, afdelingshoofden, staffuncties, medewerkers met elkaar spelen rond projecten maakt dat je veel situaties kunt voorspellen. Je leert dit spel op nivo mee te spelen. Het terrein waarop een project speelt is dynamisch. We maken duidelijk hoe je om moet gaan met de politiek-bestuurlijke aspecten en met bureaucratische projectprotocollen, bijvoorbeeld terzake voortgangsrapportages. Een project managen is een dynamisch projectproces managen. Beheersbaarheid en maakbaarheid kun je vaak slechts benaderen. We willen projectleiders afleveren die opdrachtgevers zich wensen. Daarom een langer lopend opleidingstraject dat inzet van deelnemers vraagt. Onze leergang vertrekt waar andere opleidingen beginnen: basiskennis van projectmanagement en ervaring als projectleider zijn vereisten. Onze trainers zijn zelf (zeer) ervaren als project- en programmamanager en opdrachtgever in de overheidssector. Ze begeleiden je tot je reele persoonlijke leerdoelen zijn bereikt. Hoofddoelen 1. Het verwerven van de integrale managementopstelling die voor een verantwoordelijk projectleider in een complex (politiek-bestuurlijk) werkveld vereist is; 2. Het situationeel kunnen spelen met (project-)managementprincipes, projectinstrumenten en het kunnen inrichten van een effectieve project-bedrijfsvoering en projectorganisatie; 3. Professioneel (reactief en proactief) handelen in de belangrijkste projectsituaties waar een projectleider voor komt te staan, zowel naar projectteamleden, (gedelegeerd) opdrachtgevers, afdelingshoofden, externe partijen, belangengroepen; 4. Het verwerven van de benodigde regisserende, sturende, bindende vaardigheden Praktijkperspectief Projectmanagement in de overheidssector wordt vaak uitgevoerd in organisaties waarin ook andere projecten, programma's en lijnwerk worden aangestuurd door (gedelegeerde) opdrachtgevers. Een veelheid van factoren (uit

2 politiek, bestuur, burgers, alliantie-partners, toeleveranciers, afnemers, etc.) zorgt voortdurend voor projectdynamiek waarop moet worden gereageerd. Maakbaarheid en beheersbaarheid mogen in deze dynamische omgevingen geen onrealistisch uitgangspunt zijn: ze kunnen alleen binnen gegeven verhoudingen en ontwikkelingen zo goed mogelijk worden benaderd. Een (professionele) projectleider beschikt over interactieve vaardigheden. Dat is bijvoorbeeld nodig voor het realiseren van teamwerk, voor overleg en onderhandeling met opdrachtgever(-s), externe partijen en projectmedewerkers, voor het realiseren van commitment bij gebruikers, en voor het weer vlot trekken van impasses in het projectverloop. Zo'n projectleider weet het beste uit projectmedewerkers te halen en is teamplayer. Binding wordt primair gerealiseerd door betrokkenheid bij het projectdoel en het plezier in samenwerken te stimuleren. Algemene kennis van realisatiestrategiën, instrumenten voor inrichting en beheer van de projectbedrijfsvoering én inzicht in de situationele factoren zijn vertrekpunt voor een situationeel passende projectaanpak en projectinrichting. Professionele projectleiders zijn het stadium voorbij van een universele aanpak voor verschillende projecten. Zij kennen diverse veel voorkomende visies en methoden op projectmanagement en kunnen daar stuationeel mee spelen. Zij zijn (zeer) zakelijk en zien bureaucratische rituelen als onnodige tijdrovende hindernissen. Projectmanagementinstrumenten en de projectbedrijfsvoering worden adequaat ingericht en beheerd. Zo kan er tijd en aandacht geschonken worden aan het meest belangrijke: de strategische en tactische projectsturing in een complex netwerk van organisaties, afdelingen, externe partijen en belangen. Een professionele projectleider leidt een project vanuit een helikopter-view. Zij/hij weet wat de voor succes belangrijke projectsituaties zijn. En voorziet door ervaring en inzicht in het projectspel en in de verhoudingen op het projectspeelterrein wat er kan gaan gebeuren. Hij bewaakt de positionering van het project ten opzichte van - andere projecten. Opereert strategisch en pro-actief. Voegt waarde toe aan werk en ideeen van de opdrachtgever. Kan zeer goed omgaan met fundamentele tegenstellingen en fricties. Is daarin bindend. Weet in welke situaties richtinggevende sturing nodig is. En handelt voor onverwachte gebeurtenissen geplaatst creatief en flexibel. Waar nodig stuurt een projectmanager tijdig bij via kleine en grote impulsen, soms wordt de koers verlegd (eerste orde sturing), soms de resultaat-verwachting aangepast (tweede orde sturing). Projectleiders in dynamische omgevingen hebben een groot doorzettingsvermogen en een grote frustratietolerantie: dat helpt hen "de vele beren op de weg" te omzeilen en in die situaties hun projectteamleden daarin voor te gaan. Opdrachtgevers kunnen veel zo niet alles aan hen over laten. Professionele projectleiders zijn enthousiast voor hun vak, houden van lastige uitdagingen/puzzels en groeien door reflectie op de eigen projectpraktijk en die van anderen. Het daarvoor benodigde zelf-lerend vermogen helpen we daarom te vergroten. Resultaatgebieden Concrete leerdoelen en leertrajecten zijn o.a. rond de volgende resultaatgebieden ontwikkeld: - hoe realiseer ik stapsgewijs een goed opdracht-intake proces met opdrachtgever, projectteam en partijen - welke eisen moeten opdrachtgever en projectleider aan een (bestuurlijke) projectopdracht stellen - hoe ga ik daarbij om met exogene en endogene uitgangspunten/randvoorwaarden - wat zijn do's en dont's in het werken met (gedelegeerde) opdrachtgever(-s) - hoe werken mijn managementkeuzes bij de projectstart-up door op het verdere procesverloop - langs welke ingangen krijg (en hou) ik grip op het dynamische projectspeelterrein, de (politieke) projectarena copyright Copyright 2009 CoreReflect BV 2

3 - hoe maak ik een realistische analyse van het meer-dimensionale krachtenveld - wat is mijn positie op het projectspeelterrein en hoe kan ik vandaaruit het projectspel regisseren - hoe realiseer ik inhoud en proces tot een professionele projectstrategie - hoe kom ik van projectstrategie naar primair projectproces, planning, kritieke pad, en fasering - hoe onderhandel ik - als integraal projectmanager - over projectplan & projectcontract - hoe beheers ik projectbudget, deelbudgetten, financieel beheer, planning en control - hoe kan ik de teamsamenstelling beinvloeden en hoe trek ik constructief teamwork van de grond - hoe kan ik betrokkenheid en draagvlak bij toeleveranciers, gebruikers, afnemers, belangengroepen realiseren - hoe haal ik toegevoegde waarde uit verschillende deskundigheden en voorkomen ik fricties/conflicten - hoe opereer ik effectief naar opdrachtgevers/bestuurders en voorkom ik (politiek-bestuurlijke) incidenten - wat moet ik minimaal weten en kunnen op het gebied van PIOFAH - projectbedrijfsvoering - wanneer heb ik een goede projectorganisatie opgezet - hoe zorg ik ervoor dat de opdrachtgever kan sturen op hoofdlijnen - hoe hoedt ik de opdrachtgever pro-actief voor financiële en andere (politiek-)bestuurlijke risico's - hoe hanteer ik nieuwe omstandigheden als wijziging van opdracht, middelen, opstelling van partijen, kwaliteit - hoe geef ik als hierarchisch/coordinerende manager effectief leiding aan teamleden/deelprojectleiders - hoe moet ik als manager optreden als partijen of teamleden hun afspraken niet nakomen - hoe lobby (en netwerk) ik voor projectresultaten bij beslissers - hoe regisseer ik onderhandelingen in projectwerk: in team en daarbuiten (opdrachtgever, externe partijen) - hoe organiseer ik na afloop de projectverantwoording/-evaluatie en mijn eigen décharge - op welk inhoudelijk projectterrein ga ik mijn kennis van strategieën vergroten en "best practices" verzamelen Competenties Competenties waaraan in dit traject in het bijzonder gewerkt wordt, zijn: - bestuurlijke affiniteit - efficiënt vergaderen - onderhandelen - omgevingszicht - stressbestendigheid - organisatiesensitiviteit - doorzettingsvermogen - managementidentificatie - overwicht-motiveren - leidinggeven - managen - controleren - delegeren - netwerken-pendelen-lobbyen - managementidentificatie - risico's' hanteren - doorzettingsvermogen - samen werken - constructief confronteren - zelfkennis Opleidingstraject Het opleidingstraject beslaat in totaal een periode van 8 `a 9 maanden en bestaat uit vier fasen: 1. Individuele Warming-up en Intake-Leercontract 2. Opleiding in 4 opeenvolgende tweedaagse trainingen in een conferentie-oord en persoonlijke begeleiding 3. Intervisie, coaching en projectverslag copyright Copyright 2009 CoreReflect BV 3

4 4. Terugkomdag en certificaat 1. Individuele warming up en Intakegesprek We gaan er van uit dat je op de hoogte bent van de basisprincipes van projectwerk. De hoofdlijnen daarvan zenden wij je ruim voor aanvang van de trainingen ter opfrissing toe. We zenden je ook een self-assesment toe in combinatie met discussie- en reviewvragen. De self-assesment biedt extra mogelijkheid na te gaan hoe je als persoon met je kennis, competenties en vaardigheden in projectwerk staat. De review- en discussievragen helpen je vooraf te reflecteren op je opleidingsvragen: hoe scherper je die hebt, hoe effectiever je leertraject en onze ondersteuning. Met elke deelnemer voeren we een intakegesprek waarin motivatie, projectpraktjk en persoonlijke leerdoelen besproken worden. Vervolgens sluiten we een tweezijdig leercontract waarop we je tijdens het opleidingstraject individueel volgen en begeleiden. 2. Opleiding in 4 opeenvolgende trainingen in een conferentie-oord en tijdens deze periode persoonlijk advies De trainingen bestaan uit een tweedaagse startconferentie en drie tweedaagse trainingen, allen in een conferentieoord: in totaal 20 dagdelen (8 werkdagen, inclusief avonden). De opleiding volgt de procesgang van een project in een dynamische omgeving. En staat telkens stil bij de kernsituaties voor effectiviteit van een projectleider. Steeds worden vragen en dilemma's verkend, praktische handvatten aangereikt, keuzes zichtbaar gemaakt. Daarnaast wordt zoveel mogelijk geoefend zodat je je de noodzakelijke vaardigheden en attitude/positionering eigen kunt maken. Er wordt actiegericht gewerkt vanuit de eigen praktijk van de deelnemer. Wij brengen exemplarische praktijksituaties in met meer-dimensionale leeringangen. Tussen de cursusblokken in wordt verwerkings-, review- en voorbereidingswerk gevraagd. Hiervoor dient elke deelnemer voldoende tijd te kunnen vrij maken. Intervisie gericht op verwerking van inzichten en materiaal en op bespreking van praktijkvragen wordt gestimuleerd. In de opleiding zijn ook enkele intervisie/supervisie-momenten ingebouwd. De docenten/trainers zijn gedurende de gehele trajectperiode beschikbaar voor persoonlijke ondersteuning. Wij volgen gedurende de opleiding elke deelnemer actief in diens leerdoelen en -gedrag en geven daarop feedback. Periodiek wordt de voortgang in de leerdoelen besproken. 3. Na de trainingen intervisie en persoonlijk advies gedurende 4 maanden, afgesloten met een projectverslag Gedurende 4 maanden na de laatste trainingsbijeenkomst kun je bij de verdere implementatie van de handvatten en tips in je praktijk gebruik maken van (on-line en andere) coaching door de docenten/trainers. Elke deelnemer heeft in deze periode een integraal coachingsgesprek over zijn projectpraktijk. Wij stimuleren tot een of meer intervisiebijeenkomsten. Deelnemers worden uitgenodigd in deze periode een persoonlijk logboek professionalisering projectmanagement bij te houden. Aan het eind van deze periode maken zij een projectverslag waarin belangrijke projectmomenten worden beschreven, de alternatieven die werden overwogen en de managementkeuzes. En wordt aangegeven waar men qua kennis, vaardigheden en spelinzicht staat op het pad van professionalisering. copyright Copyright 2009 CoreReflect BV 4

5 4. Terugkomdag en certificaat Op de terugkomdag worden de individuele projectverslagen toegelicht en besproken. Ter afsluiting krijgt men een persoonlijk certificaat Projectleider in (politiek-bestuurlijke) Dynamische Omgevingen. Daarop wordt ook vermeld het inhoudelijke terrein waarop men zich specialiseert. En men krijgt persoonlijke aandachtspunten mee. Doelgroep Projectleiders overheid+sector functionerend op academisch of hbo-nivo: S(10) Trainer-coaches met (zeer) ruime praktijkervaring De trainers hebben zelf ruime ervaring als projectmanager (en opdrachtgever) van complexe projecten, van processen en programma-projecten in de overheid+sector. Sommigen zijn ook lijnmanager geweest en kunnen vanuit dat perspectief eigen ervaring inbrengen over hoe er intern met projecten wordt "gespeeld". De trainers zijn integraal coach van projectmanagers. En helpen al vele jaren organisaties bij de invoering en renovatie van project- en programmamanagement. Er is grote ervaring met vaardigheidstrainingen. Cursusmateriaal met veel praktijkhandvatten Wij hebben eigen cursusmateriaal dat bestaat uit kernachtige praktijkhandvatten vanuit de positie van de projectleider. Het behandelt het gehele proces dat een projectmanager doorloopt van begincontacten met opdrachtgevers, start-up bijeenkomsten inrichten tot de eindverantwoording en décharge. Vereist voortraject Wij eisen dat je (ooit) een of meer basisopleidingen hebt gevolgd in gespreksvoering, vergadertechniek e.d. of op dat terrein grote ervaring hebt. Je dient zelf tenminste een (deel-)project geleid te hebben, of intensief deel genomen te hebben aan een project van betekenis. We verwachten bovendien dat je door zelfstudie of via een basisopleiding goed op de hoogte bent van de algemene principes van projectmanagement. Het is onze ervaring dat wanneer je een opleidingstraject als Master in Efficiënt Vergaderen hebt gevolgd je nog meer resultaat boekt. Uitvoeringsdata Voorjaar 2010 Najaar blok 1: 8,9 april - blok 1:14,15 september - blok 2: 28,29 april - blok 2: 4,4 oktober - blok 3: 31 mei-1 juni - blok 3: 8,9 november - blok 4: 16,17 juni - blok 4: 6,7 december - blok 5: een dag in overleg te bepalen - blok 5: een dag in overleg te bepalen copyright Copyright 2009 CoreReflect BV 5

6 Certificering IPMA Met het in Prince 2 en IPMA certificering gespeciliseerde Insights International zijn afspraken gemaakt over een passend kort applicatietraject naar snelle certificering in IPMA 3. Inschrijven Inschrijven doe je via onze website: Vul daar het inschrijfformulier in, print dit uit en stuur dit ondertekend per fax of per post aan ons toe. Wij zullen dan de ontvangst per bevestigen. Kosten De kosten van dit opleidingstraject bedragen: 5.150, - excl. kosten conferentie-oord. De locatie-, verzorgings-, en overnachtingskosten verschillen per conferentie-oord en worden apart in rekening gebracht. copyright 2009 CoreReflect BV 6