OpenScape Office MX. Eenvoudiger en efficienter communiceren. presales manager Siemens Enterprise Communications B.V.

Transcriptie

1 Eenvoudiger en efficienter communiceren Aris Vink presales manager Siemens Enterprise Communications B.V.

2 Voorbereid. Klaar voor groei Weer hard aan de slag! We herstellen geleidelijk van de wereldwijde recessie Het is tijd om plannen te maken voor groei en investeringen Hoe zet u uw schaarse personeel zo goed mogelijk in? Kan technologie uw medewerkers helpen meer gedaan te krijgen? Omzetgroei Lagere kosten Klanttevredenheid Waar kunt u geld besparen zonder in te leveren? Kan technologie uw bedrijf helpen te besparen? Wordt u geholpen of gehinderd door de manier waarop uw bedrijf nu communiceert? Productiviteit verbeteren Hoe kunt u uw klanten tevreden houden? Kan technologie u helpen nauwer contact te houden met klanten en leveranciers? Pagina 2

3 Ken de verborgen gevolgen van inefficiënte communicatie in uw onderneming De 5 belangrijkste communicatieproblemen volgens 500+ MKB's over de hele wereld* INEFFICIËNTE COÖRDINATIE WACHTEN OP INFORMATIE ONGEWENSTE OPROEPEN KLACHTEN VAN KLANTEN OBSTAKELS VOOR SAMENWERKING Verkeerde nummer? Moeite om alle juiste mensen tegelijk bij het gesprek te betrekken? Kan sleutelpersonen niet te pakken krijgen? Antwoord krijgen via duurt te lang? Kan faxen of voic s niet zien wanneer deze binnenkomen? Belangrijke klanten komen er niet doorheen? Steeds gestoord door minder belangrijke gesprekken? Afhandelen van gesprekken duurt te lang? Kan klanten niet in contact brengen met de experts? Problemen met het volgen van een probleem? Kan geen toegang krijgen tot de juiste communicatiemiddelen? Gesprek tot stand brengen duurt langer dan het gesprek zelf? Kan niet iedereen bereiken? 70% van de ondervraagde MKB's had hiermee te maken Dit had gevolgen voor wel 40% van de werktijd van het personeel!!! * Bron: SIS International Research, SMB Communications Study (Onderzoek communicatie mkb), 2008 Pagina 3

4 Unified Communications van OpenScape Office De alles-in-één-oplossing voor uw communicatieproblemen! 1 2 Organiseer uw communicatie efficiënt! Nooit meer wachten op informatie! 4 Ken uw klanten en weet hoe u ze tevreden houdt! 5 Ruim samenwerkings obstakels uit de weg! Pagina 4 3 Regel hoe en wanneer u bereikbaar bent!

5 V2 Verruim uw blik is de eerste alles-in-één Unified Communications-oplossing die speciaal is gemaakt voor het MKB Het meest complete alles-in-één UC-platform: presence, telefonie, conferenties, IM, voic , telefoonboek, fax, contact center Eenvoudig toegankelijke UC die naadloos samenwerkt met MS Outlook, met alle benodigde functies direct binnen handbereik! Solide basis van veiligheid en betrouwbaarheid dankzij OpenSmartarchitectuur Doe een slimme investering in en: Bespaar op uw communicatiekosten Stel uw personeel in staat meer gedaan te krijgen Wees uw klanten beter van dienst Leg de basis voor nieuwe groei! Pagina 5

6 De oplossing

7 Wat is? OpenScape Office Unified Communications-toepassing Alles-in-één HW/SW UC-platform Ondersteunt 10 tot 150 gebruikers Alles-in-één functionaliteit voorgeïnstalleerd: Unified Communications toepassing Multimedia Contact Center Spraak, fax, conferenties, voic Mobiliteit: WLAN en mobiele telefonie Beveiliging: VPN en firewall Verbinding met provider via SIP-, ISDN- en analoge lijnen Klik Klik hier hier voor meer informatie over over platformcomponenten Geïntegreerde, gebruiksvriendelijke clients Gebruikers hebben toegang tot OpenScape Office MX via een scala aan clients en toestellen OpenScape Office desktop clients: myportal en myportal voor Outlook (gebruikers) myagent (Contact Center agenten) myattendant (receptionist(e)) UC-enabled OpenStage telefoontoestellen Mobility clients voor mobiele telefoons Klik Klik hier hier voor meer informatie over over clients en en telefoontoestellen Pagina 7

8 myportal voor Outlook Vergroot de omzetkansen en de productiviteit Installeer een eenvoudige plug-in om myportal te integreren met Outlook Aanwezigheids status (presence) verandert automatisch op basis van sleutelwoorden in uw agenda Eén vertrouwd overzicht van alle s, faxen, enz. in één portal Minder kans op gemiste kansen omdat ze "door de mazen glipten" Weinig training vereist Gemotiveerder personeel Pagina 8

9 Geïntegreerde presence Verhoog de productiviteit en tevredenheid Stel de aanwezigheidsstatus (Presence) in via uw Outlook-agenda Voic verandert automatisch overeenkomstig uw aanwezigheidsstatus, zodat externe en interne gebruikers weten waar u bent! Overzicht wie aan het bellen is Aanwezigheid in te stellen via gebruikersinterface of TUI Verhoog de productiviteit Verminder 'telefoontikkertje' Pagina 9

10 Conferenties door drag & drop Verlaag de operationele kosten, verhoog de productiviteit Start een conferentie onmiddellijk vanuit MS Outlook! Beheer op visuele wijze het opzetten en opslaan van vaak gebruikte conferenties Gebruik drag & drop om interne en externe contactpersonen toe te voegen via de lijst Favorieten Maak conferentiediensten van derden overbodig Voorkom onnodige reiskosten Pagina 10

11 One Number Service Hogere productiviteit, betere bereikbaarheid Bepaal hoe oproepen worden doorgeschakeld op basis van uw aanwezigheidsstatus (presence) Stel voor VIP oproepen afwijkende regels op die afwijken van het standaardbeleid Geef één telefoonnummer aan uw relaties door, niet 3, 4 of meer Mis nooit meer een belangrijk telefoontje! Vergroot de bereikbaarheid Houd uw klanten tevreden Pagina 11

12 Toegang tot telefoonboeken Hogere productiviteit en gemotiveerder personeel Vind contactpersonen snel en gemakkelijk met gecombineerd zoeken in telefoonboeken Importeren: Persoonlijk telefoonboek: Outlookcontactpersonen Bedrijfstelefoonboek: contactpersonen via LDAP- of CSV-import Intern telefoonboek: Alle OpenScape Officegebruikers zijn automatisch zichtbaar en beschikbaar en direct te kiezen Geen tijdrovend zoeken meer in verschillende telefoonboeken Bespaar tijd en frustraties Pagina 12

13 Persoonlijke notificaties Hogere productiviteit, lagere trainingskosten Altijd geïnformeerd wanneer u een inkomende oproep of faxbericht hebt ontvangen Op de hoogte zijn en actie ondernemen Kiezen hoe en wanneer u bericht wilt ontvangen Reageer sneller op klanten Essentieel voor verkopers en managers Pagina 13

14 Zichtbare voic Hogere productiviteit, verbeterde workflow Prioriseer voic s. Weet nog voordat u ernaar geluisterd hebt op welke voic u het eerst moet reageren. Klik op voic berichten om ze op te halen en af te spelen via de telefoon of de luidsprekers van uw pc Stuur een met een voic bijlage als.wav-bestand Bijgewerkte en overzichtelijke informatie Mis nooit meer een belangrijke oproep Aanmelden bij ÉÉN systeem Pagina 14

15 Fax box Hogere productiviteit, verbeterde workflow Ontvang, bekijk en beheer faxberichten zodra deze binnenkomen Stuur faxberichten door, sla ze op en archiveer ze, indien nodig Gebruik een eenvoudig printerstuurprogramma voor uitgaande faxberichten Mis nooit meer een faxbericht (bestelling, instructie, contract) Veilige, bijgewerkte en overzichtelijke informatie Eén scherm, één systeem Pagina 15

16 Instant Messaging Hogere productiviteit en gemotiveerder personeel Communiceer direct met contactpersonen uit uw lijst Favorieten Communiceer in real time in plaats van te wachten op s Reageer en besluit sneller Verbeter de samenwerking Pagina 16

17 Oproep pop-ups en gespreksopname Verkort de reactietijd en verhoog de tevredenheid Word onmiddellijk op de hoogte gesteld wanneer belangrijke oproepen binnenkomen Neem belangrijke telefoongesprekken op wanneer u al bezig bent Kortere reactietijd Volg actiepunten direct op Pagina 17

18 Persoonlijke AutoAttendant Hogere productiviteit, lagere trainingskosten Wanneer u niet beschikbaar bent, kunt u bellers met een collega of en assistent laten doorverbinden, in plaats van naar uw voic Klik eenvoudigweg op een knop om uw persoonlijke menu vast te leggen Professionele, automatische telefoniste Intuïtieve interface vergt nauwelijks training Pagina 18

19 Gespreks logboek Hogere productiviteit, verbeterde workflow In uw gespreks logboek staan al uw gesprekken. Hierin staan wie u hebt gebeld en wie niet. Houd op eenvoudige wijze bij met welke klanten, leveranciers en andere personen u contact moet opnemen Voorkom aanmelden bij meerdere voic systemen Betere klantenservice Pagina 19

20 OpenScape Office Contact Center Verbeter het eerste klantencontact en klantenservice Inbound Multimedia Contact Center voor distributie van spraak, fax en voor zelfs het kleinste contact center Eén licentie voor Agenten en supervisors! Presence integratie met OpenScape Office UC Skill-based routing en VIP-ondersteuning Individuele opname van Contact Center gesprekken Pagina 20

21 myagent (Contact Center client) Hogere productiviteit, minder trainingskosten Agent-functies Team informatie Contact centergesprekken Agentbureaubladindividueel aan te passen Wachtrijinformatie Handsfree bediening ***Raadpleeg voor meer informatie over myagent de OpenScape Office Contact Center-presentatie*** Contact center met uitgebreide functionaliteit en geïntegreerde OpenScape Office presence status Verbeter het klantencontact en de klantenservice Pagina 21

22 myattendant Telefonistenpost Hogere productiviteit, lagere trainingskosten Weergave van de aanwezigheidsstatus van iedereen in de organisatie Verbindt gesprekken door naar een collega die beschikbaar is zodat klanten onmiddellijk te woord worden gestaan Aanwezigheid bekijken/wijzigen en voic beheren voor teams/werkgroe pen. * * Afhankelijk van aan gebruiker verstrekte autorisatie. Krachtig beheermiddel voor telefonisten, receptionisten, of teamleiders Gebruikersvriendelijk; zeer weinig training vereist Pagina 22

23 Lijst Favorieten Hogere productiviteit en gemotiveerder personeel Zie al uw Favorieten in één oogopslag; begin een chat of bel ze met één klik Bel een Favoriet direct met één klik op elk gewenst nummer (kantoor, mobiel, enz.) Gebruik drag & drop voor Favorieten uit elk van de gecombineerde telefoonboeken Verhoog de productiviteit door contactpersonen te groeperen in teams of projecten Zie in één oogopslag wie beschikbaar is om samen te werken Pagina 23

24 Click to dial vanuit elke applicatie* Hogere productiviteit en kortere reactietijden Bel een contactpersoon rechtstreeks vanaf een nummer dat wordt weergegeven in een applicatie Kies bijvoorbeeld een nummer uit een klantenmailinglist in een Word document, een leveranciersnummer in uw webbrowser, of een klant in uw CRMpakket (b.v. SalesForce.com) * met myportal voor Outlook Bespaar tijd. Klik en bel! Handig voor klanten follow-up Pagina 24

25 Call Me! Verhoog de bereikbaarheid en responsetijd Schakel alle inkomende oproepen binnen 10 seconden door naar uw mobiele of privénummer Mis nooit meer een oproep en maak u geen zorgen meer dat klanten u moeten zoeken op verschillende nummers Betere klantenservice Betere team samenwerking Pagina 25

26 Geïntegreerde mobiliteit voor iedere medewerker Verlaag de telefoonrekening, benodigde kantoorruimte en energieverbruik 1 Intern mobiel personeel WLAN: spraak en data Desk Sharing Ondersteuning dualmode GSM Integratie mobiele telefoon Eén mailbox Onderweg aanwezigheidsstatus wijzigen Persoonlijke notificaties Persoonlijke AutoAttendant 3 2 Buitendienst Thuiswerkers One Number Service Beveiligd VPN Call Me! service Lagere rekeningen voor vaste en mobiele telefonie Minder kantoorruimte Minder energie; Green IT Pagina 26

27 V2 OpenSmart Het solide fundament voor Unified Communications OpenSmart is de designfilosofie van Siemens voor de ontwikkeling van innovatieve UCoplossingen op basis van betrouwbaarheid, security, serviceability en beheerbaarheid OpenSmart Betrouwbaarheid Security Serviceability Beheerbaarheid enterprise-grade Betrouwbaarheid voor spraak uitgebreid naar alle UC-toepassingen Security van datanetwerken uitgebreid naar spraak en UC Uitzonderlijk eenvoudig te installeren, integreren en onderhouden Volledig geïntegreerd, intuïtief web-based beheer 50 nieuwe functionele verbeteringen 3500 QA-testcases 900 dagen praktijktests 600 dagen bètatesten 1500 uur laboratoriumtests Stabiel platform Geïntegreerde VPN en firewall Bewezen security proces, inclusief security assessments, security checklists en hulpmiddelen voor gevarenanalyse voor partners Intuïtieve configuratiewizards Automatische back-up en debugging Naadloze integratie met MS Outlook, Exchange, LDAP, enz. SSDP plug-in Office Management Portal (OMP) Intuïtieve webinterface voor configuratie, wijzigingen en rapportage Pagina 27

28 V2 Verruim uw perspectief Verlaag de communicatiekosten Centraal voic systeem voor mobiele en vaste telefonie Geïntegreerde in-house conferentieservice Profiteer van voordelige communicatie via SIP-providers (besparing tot 30%) Beperk de kantoorruimte en energie via mobiliteitsopties En wees klaar om te groeien! Verhoog de productiviteit Betere samenwerking in de teams met automatische integratie van presence, voic , Outlook-agenda en contactpersonen Bereik anderen sneller met drag & drop conferenties, IM en click to dial vanuit elke applicatie Gebruik mobiliteit voor flexibeler en slagvaardiger personeel Verhoog de klanttevredenheid Geïntegreerd contact center met unieke integratie van presence en UCintegratie voor ongeëvenaarde 'first contact resolution' Regel en prioriseer oproepen om belangrijke zaken eerst af te handelen Krijg experts sneller te pakken via presence en mobiliteit Pagina 28

29 Hartelijk dank voor uw tijd en aandacht!