Bijlage 3 Programma van Eisen

Transcriptie

1 Bijlage 3 Programma van Eisen 1. Algemeen De opdrachtnemer is in staat de diensten uit te voeren conform onderstaande taakverdeling: Opdrachtnemer Aanstellingskeuring Periodieke keuring Jaarlijkse fysieke meting digitaal planningssysteem waar opdrachtgever keurlingen kan inplannen. Versturen definitieve uitnodigingen aan keurlingen. digitaal planningssysteem waar opdrachtgever keurlingen kan inplannen. Versturen definitieve uitnodigingen aan keurlingen. digitaal planningssysteem Beoordeling vragenlijsten, incl. PAR-Q Afnemen biometrische testen, inclusief bijbehorend materieel materieel en benodigde ondersteuning Totaal oordeel en advisering Beoordeling vragenlijsten, incl. PAR-Q Afnemen biometrische testen, inclusief bijbehorend materieel materieel en benodigde ondersteuning Totaal oordeel en advisering materieel Totaal oordeel en trainingsadvies en op aanvraag begeleiding Veiligheidsregio Fryslân Aanstellingskeuring Periodieke keuring Jaarlijkse fysieke meting Planning keurlingen Planning keurlingen Planning keurlingen Stelt ruimte leeg beschikbaar op vooraf afgesproken locaties in Fryslân. Zorgt voor bewegwijzering keurlingen en drinken voor keurlingen Stelt ruimte leeg beschikbaar op vooraf afgesproken locaties in Fryslân. Zorgt voor bewegwijzering keurlingen en drinken voor keurlingen Stelt ruimte leeg beschikbaar op vooraf afgesproken locaties in Fryslân en regelt drinken voor eigen medewerkers. Levert benodigde ondersteuning bij uitvoeren van de functionele testen. 2. Eisen aan de organisatie van Opdrachtnemer 2.1. Opdrachtnemer wijst één centraal aanspreekpunt aan voor de jaarplanning en wijziging van keuringen. Daarnaast zorgt opdrachtnemer voor een bevoegd aanspreekpunt voor wat betreft de kwaliteit van de dienstverlening Ziekte, vakantie, scholing of andere omstandigheden van de dienstverlener staan reeds geplande keuringen nooit in de weg. Opdrachtnemer staat garant voor een ongestoorde uitvoering van de opdracht Opdrachtnemer is gedurende werkdagen en kantoortijden (maandag t/m vrijdag van 8.00 uur tot 17.00) bereikbaar, telefonisch en via Opdrachtnemer beschikt zelf over een (op aanvraag) aantoonbaar klachten- of beroepsprotocol en een privacyreglement.

2 2.5. Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het opstellen en de uitvoering van het Spoedeisende Eerste Hulp-plan 1. En dient dit (op aanvraag) aantoonbaar beschikbaar te hebben De opdrachtnemer is verplicht een andere keuringsarts aan te bieden bij langdurige afwezigheid van de keuringsarts De opdrachtnemer is verplicht een andere keuringsarts aan te bieden indien Veiligheidsregio Fryslân van oordeel is dat de keuringsarts niet langer gehandhaafd kan worden. Wanneer geen geschikte nieuwe keuringsarts wordt gevonden is dit reden voor Opdrachtgever om de overeenkomst te beëindigen, zonder schadevergoeding aan Opdrachtnemer verschuldigd te zijn. Het oordeel van Veiligheidsregio Fryslân is hierbij leidend. Eventuele (gevolg)kosten komen voor rekening van de opdrachtnemer Opdrachtnemer maakt geen gebruik van personeel dat in dienst is bij Veiligheidsregio Fryslân bij de uitvoering en ondersteuning van de keuringen of metingen Bij afwezigheid van een keuringsarts, doktersassistent of testleider garandeert opdrachtnemer vervanging bij reeds geplande werkzaamheden.. 3. Eisen aan de dienstverlening kwaliteit van in te zetten personeel 3.1. Het personeel van de Opdrachtnemer met klantcontacten beschikt over empathisch vermogen en goede communicatieve vaardigheden en is in staat om zowel mondeling als schriftelijk in het Nederlands te communiceren De keuringsarts is geregistreerd als toegelaten keuringsarts met een in Nederland geldige opleiding, actuele bijscholing en BIG-registratie De keuringsarts kan bewijsstukken van actuele en in Nederland geldige (bij)scholing bij navraag overleggen De keuringsarts is duurzaam beroepsbekwaam en kan minimaal 2 referenties overleggen waaruit zijn deskundigheid en competenties blijken Opdrachtnemer levert bevoegd personeel voor de functie van doktersassistent Opdrachtnemer levert testleiders die voldoen aan de eindtermen zoals verwoord in het profiel testleider (zie bijlage 8) van het project PPMO. 4. Eisen aan de dienstverlening - Keuringen en metingen 4.1. Algemeen Alle keuringen voldoen aan de Wet op de medische keuringen De dienstverlening voor alle brandweerkeuringen en fysieke metingen wordt georganiseerd op minimaal vier en maximaal zeven locaties in Fryslan. Opdrachtgever draagt zorg voor adequate locaties (voornamelijk brandweerkazernes). Vaste locaties zijn Leeuwarden, Sneek, Heerenveen, Dokkum Opdrachtnemer draagt zorg voor levering, vervoer en plaatsing van de benodigde onderdelen ten behoeve van de uitvoering van de functionele testen en keuringen. De baan, Stairmaster en bijbehorend materiaal en uitvoering voldoen aan de landelijk gestelde eisen (zie bijlage 12) Opdrachtnemer draagt zorg voor eenduidige en uniforme wijze van afname van de testen en keuringen De keuringsarts en testleiders stellen zich onafhankelijk op naar medewerker en management Het ten behoeve van de Opdrachtnemer te formuleren keuringsadvies per medewerker geeft een eenduidig antwoord met betrekking tot geschiktheid voor de repressieve dienst en geeft in het geval van afkeuring aan of niet-repressieve werkzaamheden mogelijk zijn De keuringsarts treedt zo nodig in contact met de bedrijfsarts en Keurling waar dit voor het vervolgtraject na een keuring van belang is De Brandbestrijdingsbaan is niet voor meerdere keuringen tegelijk in gebruik De Opdrachtnemer dient te allen tijde op de hoogte te blijven van en te voldoen aan de ontwikkelingen betreffende keuringen, zowel juridisch als operationeel en hierover tijdig te overleggen met de opdrachtgever. 1 Een format hiervoor is beschikbaar op

3 Veiligheidsregio Fryslân plant in overleg met de opdrachtnemer vooraf voor het hele jaar Perioden in waarop de keuringen en metingen plaatsvinden. De jaarplanning wordt gebaseerd op de volgende basisindeling per Periode 2 : Maandag Dinsdag Woensdag Donderdag Vrijdag Zaterdag Ochtend Keuring Middag Keuring Keuring Keuring Avond Meting Meting Meting Keuring Keuring Keuringen en metingen worden per dagdeel ingedeeld en lopen in principe niet door elkaar. Bij de jaarplanning worden de volgende eisen gehanteerd: Keuringen vinden zoveel mogelijk geclusterd plaats: opdrachtnemer hoeft zo min mogelijk verplaatsingen per jaar te realiseren. (Uitgegaan wordt van 17 tot 20 verplaatsingen op jaarbasis.) In ieder kwartaal wordt op drie tot vijf locaties PPMO + metingen gedurende een Periode 3 ingepland. (De baan wordt per jaar 17 tot 20 Periodes intensief gebruikt.) Deze Periodes worden in principe buiten schoolvakanties (Regio Noord) en feestdagen ingepland Op een keuringsdag (2 dagdelen) worden 12 tot 15 medewerkers gekeurd 4. Eis is dat 75 % van de keuringen plaats vindt buiten kantoortijd, maar niet voor 8:00 uur Opdrachtnemer draagt er zorg voor dat voor een keurling het programma (inclusief douchen) in 2 uur te doorlopen is Op een metingdagdeel worden per uur 5 tot 7 medewerkers per uur getest. Eis is dat 80% plaats vindt op een doordeweekse avond Veiligheidsregio Fryslân plant de dagen zo efficiënt mogelijk in, in overleg met Opdrachtnemer De brandbestrijdingsbaan is niet voor meerdere keuringen tegelijk in gebruik Aanstellingskeuring Aanstellingskeuringen voor de functie manschap a worden uitgevoerd conform de landelijke richtlijnen: het testprotocol, de vragenlijsten, sleutel voor vragen en testen en de beoordeling is te vinden in bijlage 9 totaal rapport aanstellingskeuring 4.3. Periodiek medisch onderzoek voor manschappen en bevelvoerders Periodiek Preventief Medisch Onderzoek voor de functies manschap a en bevelvoerder wordt uitgevoerd conform de landelijke richtlijnen: het testprotocol, de vragenlijsten, sleutel voor vragen en testen, handleiding voor de keuringsarts en de beoordeling is te vinden in bijlage 10 totaal rapport PPMO De keuringsarts beoordeelt de keurling conform beoordeling PPMO bijlage V (zie bijlage 10) 4.4. Periodiek Preventief Medisch Onderzoek voor officieren Voor officieren wordt in nader overleg een aangepast Periodiek Preventief Medisch Onderzoek vastgesteld en uitgevoerd (op basis van een lichter regime, passend bij de functie eisen) Aanstellingskeuring voor duikers Opdrachtnemer voert de Aanstellingskeuring voor duikers uit conform HSE richtlijnen voor duikmedische keuringen 2008 (zie bijlage 11) 2 Afhankelijk van het aantal keuringen en metingen dat in de betreffende afdeling en de betreffende Periode ingepland dienen te worden, kan hier in overleg met Opdrachtnemer vanaf geweken worden. Opdrachtnemer geeft de eigen mogelijkheden en grenzen aan. 3 Uitgegaan wordt van een week, maar dit kan ook langer of korter zijn, afhankelijk van het aantal geplande keuringen en metingen. 4 Uitgaande van PPMO met 1 baan, 1 a 2 testleiders + ondersteuning, 1 keuringsarts en 1 medisch assistent. (Evt aangevuld met CDE en duikkeuringen tussendoor.)

4 4.6. Periodieke keuring voor duikers Opdrachtnemer voert de Periodieke keuring voor duikers uit conform HSE richtlijnen voor duikmedische keuringen 2008 (zie bijlage 11) In het jaar dat de duikers ook in hun functie als manschap a of bevelvoerder PPMO gekeurd dienen te worden, wordt deze keuring samengevoegd en georganiseerd dat zij de functionele testen op dezelfde dag of maximaal 2 weken voorafgaand aan de duikkeuring kunnen doen CDE-keuringen (chauffeurs) Uitvoering omvat minimaal de onderdelen, zoals beschreven in bijlage waar relevant en mogelijk worden de CDE-keuringen meegenomen in het PPMO Fysieke meting Jaarlijkse fysieke meting voor alle repressieve functies van de brandweer in de jaren dat zij niet gekeurd worden: door middel van afname van de twee functionele testen conform periodieke keuring, inclusief trainingadvies voor deelnemer. Een aangepast/verlicht regime voor de officieren meting De 0-metingen worden in 2015 conform de eisen van het PPMO (voor degenen die vanaf juni 2015 gekeurd dienen te worden) en de Fysieke meting uitgevoerd, aangevuld met een duidelijke instructie voorafgaand en begeleiding bij de uitvoering van de Functionele fysieke testen en een concreet (training)advies gericht op de onderdelen die niet veilig of juist zijn uitgevoerd of waar de medewerker fysiek moeite mee heeft. 5. Administratie/ondersteuning 5.1. Keuringsuitslagen Opdrachtnemer verstrekt de beknopte keuringsuitslag per ommegaande digitaal aan de juiste afdeling (vier) aan Veiligheidsregio Fryslân (uiterlijk binnen 48 uur) en de keuringsrapportage (keuringsresultaat en gegeven advies) binnen vijf werkdagen. Daarnaast ontvangt de keurling binnen vijf werkdagen een persoonlijk keuringsrapport met de behaalde resultaten en advies Opdrachtnemer verstrekt de uitslag van de fysieke meting binnen vijf dagen digitaal aan deelnemer en aan de juiste afdeling aan Veiligheidsregio Fryslân Managementrapportage Opdrachtnemer levert driemaal per jaar (termijn afspreken) een rapportage over de uitgevoerde werkzaamheden ten behoeve van Veiligheidsregio Fryslân. Deze rapportage bevat minimaal de volgende informatie: Aantal uitgevoerde aanstellingskeuringen, periodieke preventief medische onderzoeken en metingen per afdeling en het percentage no show Opdrachtnemer levert minimaal 1x per kalenderjaar (binnen twee maanden na deze periode) een rapportage over de data ten aanzien van PPMO zoals gesteld in paragraaf 5.2 en 5.3 van de basisdataset_ppmo (zit in bijlage 9). Hierbij dienen de gegevens, zoals genoemd bij A1 en A2 in de bijlage, uitgesplitst te zijn over de vier afdelingen. Veiligheidsregio Fryslân wordt hiermee eigenaar van de afgegeven data Evaluatie Jaarlijks evalueren opdrachtnemer en Veiligheidsregio Fryslân de dienstverlening (op uitvoeringsniveau), met als doel het aanbrengen van verbeteringen en/of het maken van aanvullende afspraken. In het eerste contractjaar vindt iedere 3 maanden een voortgangsgesprek plaats over de implementatie van de afspraken en de financiële ontwikkeling en voortgang van de overeenkomst Overdacht van gegevens Bij contractopheffing draagt opdrachtnemer zorg voor het kosteloos vrijgeven van eventuele dossiers aan opdrachtgever, e.e.a. met behoud en borging van privacy van de werknemers en inachtneming van de medische geheimhouding.

5 5.5. Werkafspraken Veiligheidsregio Fryslân maakt nadere werkafspraken met opdrachtnemer over de uitvoering van de brandweerkeuringen en fysieke metingen. De werkafspraken bevatten in ieder geval de volgende onderwerpen: Communicatie tussen dienstverlener en Veiligheidsregio Fryslân. Afspraken ten aanzien van het maken van een jaarplanning en mogelijkheden tot wijzigingen in de jaarplanning. Afspraken ten aanzien van het annuleren van afspraken. 6. Financieel 6.1. Er wordt gewerkt met een jaarbedrag binnen de opgegeven bandbreedte (zie G3) Opdrachtnemer stuurt maandelijks een (standaard)factuur naar Veiligheidsregio Fryslân met 1/12 deel van de jaarprijs Jaarlijks wordt voor 1 september door Opdrachtnemer aangegeven of de aantallen binnen de bandbreedte (lijken te) blijven. Voor de over- of onderproductie per jaar, wordt een prijs per keuring/meting toegepast. Uiterlijk binnen 14 dagen na het verstrijken van het kalenderjaar wordt een nacalculatiefactuur verzonden, de mate waarin zaken daarin worden gespecificeerd, worden nader afgesproken Uiterlijk twee maanden voor het verstrijken van de looptijd van twee jaar van de overeenkomst wordt overleg gepleegd door Opdrachtgever en Opdrachtnemer over de te hanteren bandbreedte van de aantallen keuringen en metingen per jaar. Aanpassing van de bandbreedte geschiedt in ieder geval wanneer er sprake is van aantoonbare over- of onderproductie van 3% van de bandbreedte.