Best Practices HD in de zorg

Transcriptie

1 indi Best Practices HD in de zorg Project : SURFworks Projectjaar : 2010 Projectmanager : Remco Rutten Auteur(s) : Jan Michielsen Opleverdatum : Versie : 1.0 Samenvatting De twee best practices beschrijven de toepassing van HD-videoconferencing binnen resp. Het AMC en het UMCG. De best practice over het AMC handelt over de in gebruik name en stimulering van het gebruik, incl de benodigde support, van HD-videoconferencing binnen de diverse divisies van het AMC. De tweede best practice, over het UMCG, zoomt in op het project aldaar waarin HDvideoconferencing op de desktop of de laptop wordt onderzocht, de zogenaamde softclients. Voor deze publicatie geldt de Creative Commons Licentie Attribution 3.0 Unported. Meer informatie over deze licentie is te vinden op

2 Colofon Programmalijn : Toepassingsgebieden Onderdeel : HD in de zorg Activiteit : 8.2 Deliverable : Twee best practices Toegangsrechten : publiek Externe partij : n.v.t. Dit project is tot stand gekomen met steun van SURF, de organisatie die ICT vernieuwingen in het hoger onderwijs en onderzoek initieert, regisseert en stimuleert door onder meer het financieren van projecten. Meer informatie over SURF is te vinden op de website (

3 6 Dingen die je moet weten over 2 best practices HD-videoconferencing in de zorg. Context Wat is het? Practisch iedere op SURFnet aangesloten zorginstelling beschikt inmiddels over HD-videoconferencing apparatuur. Maar hoe zorg je nu voor stimulering van het gebruik: van incidenteel naar structureel gebruik? Een beschrijving van twee scenario s in twee UMC s m.b.t. HDvideoconferencing in de zorg. Voor wie is het? Hoe werkt het? De best practices zijn bestemd voor de IT-afdelingen van de zorginstellingen Lezen Wat kan je ermee? Het gebruik van HD-videoconferencing verbeteren Extra (Bijlagen, Thema, Gerelateerde thema s) Twee best practices. Beide verhalen worden samengevoegd met de brochure van vorig jaar.

4 Best practice HD-videoconferencing bij het UMCG, versie 1.0, 27 oktober 2010 HD-videoconferencing voor iedereen: softclients maken het bereikbaar Hoe kun je HD-videoconferencing zo laagdrempelig mogelijk aanbieden, zodat zoveel mogelijk mensen het gaan gebruiken? Op deze vraag probeert het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) antwoord te geven. De kern van de oplossing: softclients. Hardware endpoints Bij het UMCG wordt sinds een paar jaar steeds meer gebruik gemaakt van HD-videoconferencing. Er zijn zes zogenaamde hardware endpoints in gebruik. Dit zijn vaste videoconferencingopstellingen in daarvoor speciaal bestemde vergaderruimtes of op bureaus van medewerkers. Met name de afdeling Oncologie zet HD-videoconferencing steeds structureler in om face-to-face consultatiegesprekken met regioziekenhuizen te vervangen. Hardware endpoints zijn echter duur in aanschaf en daardoor niet voor iedereen makkelijk beschikbaar. Het UMCG zocht naar een oplossing om HD-videoconferencing voor een grote groep gebruikers toegankelijk te maken, met name gebruikers die incidenteel gebruikmaken van videoconferencing. Jan Frankruijter, projectleider HD-videoconferencing bij de afdeling ICT-beheer: De interesse voor videoconferencing binnen het UMCG is groot. Daarom zijn we begonnen met een project om HD-videoconferencing via softclients aan te bieden: de videoconferencing is dan softwaregebaseerd en daardoor zeer goed geschikt voor gebruik via de computer of laptop. We zien voor deze vorm van videoconferencing veel mogelijkheden als het gaat om sessies tussen twee mensen, zoals dat bijvoorbeeld bij Skype gebeurt. Drempel laag houden Als pilot heeft het UMCG dit jaar 25 licenties voor Movi aangeschaft, een softclient videoconferencingoplossing van Tandberg. Het enige wat de gebruiker daarbij nodig heeft, is een snelle computer en internetverbinding en een goede webcam. Frankruijter: Movi levert een hoge kwaliteit beeld en geluid en is gemakkelijk in gebruik. Bovendien is het systeem flexibel: een gebruiker met Movi kan ook deelnemen aan een vergadering die vanuit een hardware endpoint is opgezet. Om de drempel voor gebruikers zo laag mogelijk te houden, stelt ICT-beheer het netwerk ter beschikking en betaalt het de licentie voor Movi. De afdeling van de gebruiker schaft dus alleen de computer en de webcam aan. Ondanks de tegemoetkoming in de kosten, lopen we nog tegen beperkingen aan, zegt Frankruijter. Zo zijn de eisen aan de pc en de internetverbinding vrij hoog. De pc heeft bij voorkeur een tweede grafische kaart en de snelheid van de internetverbinding in de uploadrichting moet minimaal 1 Mbit/s zijn. Dit beperkt de mogelijkheden voor thuisgebruik. Verder merken we bij ICT-beheer dat het beheer van Movi behoorlijk intensief is. Voor elke nieuwe gebruiker moeten wij een account aanmaken, dat kunnen ze niet zelf doen. Integratie met desktop De ontwikkelingen gaan verder en inmiddels is Frankruijter aan het experimenteren met de softclient van Office Communications Server (OCS) van Microsoft. Hiermee is ook hoge kwaliteit videoconferencing mogelijk, maar nog laagdrempeliger dan bij Movi. Als een gebruiker met iemand anders buiten het UMCG via videoconferencing wil overleggen, hoeft de gebruiker dat niet meer eerst bij ICT-beheer aan te vragen. De gebruiker kan dat zelf rechtstreeks regelen en meteen aan de slag gaan. Frankruijter vult aan: Een groot voordeel van OCS is dat je niet alleen camerabeeld, maar ook je desktop kunt tonen. Bij Movi kan dat laatste ook, maar alleen in een lage resolutie. En juist de desktop is van groot belang, bijvoorbeeld om een presentatie te tonen of om elkaar te assisteren met computerproblemen. Wij zien een goede integratie van camerabeeld en desktop als een heel belangrijke feature. We hebben ook gemerkt dat bij een-op-eenvergaderingen geluid belangrijker is dan beeld. Het is dus niet zo erg dat OCS een iets lagere beeldkwaliteit levert dan Movi.

5 Softclients hebben de toekomst Frankruijter is inmiddels gestart met OCS binnen het UMCG en is bezig om verbinding naar buiten ook mogelijk te maken. UMCG neemt hiertoe deel aan de SURFnet-pilot OCS koppelen met SURFcontact. Deze pilot wordt door SURFnet gecoördineerd als onderdeel van de Unified Communications-activiteiten. In de pilot kunnen gebruikers van de dienst SURFcontact videoconferencen met gebruikers van Microsoft Office Communications Server 2007 R2 binnen op SURFnet aangesloten instellingen en vice versa. Frankruijter: We zitten met de softclients nog in een leer- en ontwikkeltraject: 90% van de videoconferencingsessies vindt nog plaats via hardware endpoints. De eerste tastbare resultaten met softclients worden echter zichtbaar en we verwachten dan ook dat het gebruik in de toekomst sterk zal toenemen. Bijvoorbeeld voor het betrekken van huisartsen in multidisciplinaire overleggen. Ook is er interesse uit de hoek van Oogheelkunde en Psychiatrie om gemakkelijk en meer frequent - contact te kunnen leggen met patiënten in de thuissituatie, daar waar anders vele reiskilometers nodig zijn.

6 Best practice HD-videoconferencing bij het AMC, versie 1.0, 1 november 2010 Goede ondersteuning is het halve werk Je kunt wel een mooie HD-videoconferencingset installeren, maar dan ben je er nog niet. Gebruikers moeten er ook echt gebruik van gaan maken, en dat betekent een cultuurverandering. Het Academisch Medisch Centrum (AMC) in Amsterdam weet dit, en speelt hierop in bij het inrichten van HDvideoconferencingomgevingen, onder andere door de ondersteuning goed te regelen. Meer vertrouwd Videoconferencing wordt steeds vaker ingezet voor vergaderen op afstand. Snelle internetverbindingen en de High Definition (HD) beeldkwaliteit maken de vergaderbeleving bijna levensecht. Gebruikers zijn er niet voor niets enthousiast over. Bij het AMC weten ze dit al lang: het AMC was een van de initiatiefnemers van SURFcontact, de HD-videoconferencingdienst van SURFnet. Hans van den Berg, hoofd ICT-beheer van het AMC: HD-videoconferencing wordt binnen het AMC al door vijf divisies volop ingezet. De voordelen zijn duidelijk: de reistijd voor de vergaderdeelnemers is minimaal, wat een grote tijdwinst oplevert. Maar het blijkt ook dat de samenwerking tussen het AMC en de regionale ziekenhuizen verbetert; collega s hebben door te videoconferencen vaker contact, waardoor ze meer vertrouwd met elkaar raken. Dat is belangrijk aangezien we als AMC een overkoepelende taak hebben om regioziekenhuizen extra te ondersteunen indien nodig. Maatwerk Het begon allemaal met Radiotherapie. Deze divisie kwam bij de afdeling ICT van het AMC met het verzoek of ze konden gaan videoconferencen. De ICT-afdeling is toen een project gestart om de wensen en eisen te inventariseren om een HD-videoconferencingdienst in te richten. Deze dienst is vervolgens overgedragen aan de beheerders binnen de ICT-afdeling. Projectleider was Dennis van den Akker, een man met veel ervaring op dit gebied. Van den Akker: Het inrichten van een HD-videoconferencingdienst voor een divisie is steeds een apart project. Zo n project bevat standaardonderdelen, maar altijd ook maatwerk. Iedere divisie heeft immers zijn eigen wensen en eisen. Denk aan de aan te schaffen apparatuur (soms moet er een microscoopbeeld getoond kunnen worden), de inrichting van de vergaderruimte (hoeveel deelnemers moeten erin kunnen, waar hang je schermen op, hoe wordt het licht ingericht) of technische zaken als het gewenste type en snelheid van de verbinding. Anders dan gewoon vergaderen Voor het inrichten van een HD-videoconferencingdienst wordt ongeveer zes weken gerekend. De eerste twee weken worden besteed aan het overleggen met technici in de divisie. Zij moeten vervolgens alle voorbereidingen treffen om het systeem te kunnen implementeren. Uiteindelijk komt de leverancier die alles installeert. Maar de echte uitdaging begint dan pas: voor veel mensen is videoconferencing nieuw. Ze zijn gewend om gewoon met een aantal mensen in een kamer te zitten. Dat wordt anders. Voor Van den Akker is ondersteuning een heel belangrijk onderdeel van een succesvolle HDvideoconferencingdienst. Hij legt uit: Videoconferencing is anders dan gewoon vergaderen. Daarom hebben we een overzicht met afspraken gemaakt waar alle vergaderdeelnemers zich aan moeten houden. Bijvoorbeeld: voor een effectieve videoconferencingsessie is een goede voorbereiding door alle deelnemers van nog groter belang dan bij een live-vergadering. We trainen ook voorzitters van vergaderingen, omdat een videoconferencingsessie aan hen aparte eisen stelt: zo hoor je alles door de microfoon, zoals gefluister en gekraak met eten of papieren. Ook door elkaar praten is problematischer dan bij een gewone vergadering.

7 Zaalbeheerder Voor de technische ondersteuning worden per videoconferencingruimte drie zaalbeheerders opgeleid. Van den Akker: Een zaalbeheerder is steeds stand-by. Als er tijdens een videoconferencingsessie ondersteuning nodig is, is hij heel snel ter plaatse. De vergadering ligt dan niet een half uur stil omdat de helpdesk bezet is. En dat is belangrijk want bij een probleem zitten er al snel, laten we zeggen, twaalf dure artsen niets te doen. Een zaalbeheerder kan in de meeste gevallen het probleem oplossen. Lukt dat niet, dan is er altijd nog de eerste- en tweedelijnshelpdesk van het AMC en daarachter nog de leverancier van de apparatuur. Overigens is een zaalbeheerder al snel bijna niet meer nodig, omdat het HDvideoconferencingsysteem verbazingwekkend makkelijk werkt. Iedereen leert er snel mee omgaan, door de quick reference card die in elke vergaderkamer te vinden is. Hierin staan de belangrijkste functies van de apparatuur uitgelegd. Veel nieuwe ontwikkelingen Inmiddels hebben vijf divisies een eigen HD-videoconferencingdienst. Die van Radiotherapie kan ook door anderen binnen het AMC gebruikt worden. HD-videoconferencing is populair. Van den Berg: We zien dat mensen eerst experimenteren met HD-videoconferencing, om er vertrouwd mee te raken. Maar al snel gebruiken ze het voor hun echte vergaderingen. Van den Akker vult aan: De bioscoopzaal die we bij Radiotherapie hebben ingericht, wordt 25 uur per week ingezet. Dat is heel veel. Over de toekomst zegt Van den Berg: We verwachten veel nieuwe ontwikkelingen. Divisies willen HD-videoconferencing ook voor andere doeleinden in gaan zetten. Denk aan het opnemen van vergadersessies voor onderwijsdoeleinden en videoconferencing vanuit operatiekamers. Daarnaast blijkt er bij videoconferencingpartners in andere delen van de wereld vraag te zijn naar ISDN-verbindingen. ISDN-verbindingen lijken een stap terug in de tijd te zijn, maar in andere delen van de wereld is dat vaak de enig beschikbare verbinding. Dit laatste punt stipt meteen een grote uitdaging aan: we kunnen als AMC technisch wel voorop lopen, maar hoe zorgen we dat onze externe vergaderpartners, meestal regionale ziekenhuizen, dat ook doen. Daar zijn we constant met ze over in gesprek. Roland Staring, productmanager van de dienst SURFcontact bij SURFnet, vult aan dat ondersteuning van ISDN-verbindingen niet toegevoegd zal worden in het aanbod van SURFcontact. Staring licht toe dat gebruik van ISDN-verbindingen wel mogelijk is via marktpartijen. In apart kader: Ook promotie is belangrijk Om de dienst HD-videoconferencing onder de aandacht te brengen bij het medisch personeel heeft Dennis van den Akker een folder laten maken. Deze folder ligt in de servicewinkel van het AMC en blijkt een goed promotiemiddel te zijn. Veel specialisten komen bij de servicewinkel en moeten daar vaak even wachten, ze nemen de folder dan makkelijk mee. In de folder zijn foto s opgenomen waarop specialisten uit het AMC zelf staan, Dit vergroot de herkenbaarheid, waardoor de dienst extra aanspreekt.