TESMA ONLINE. Het Technology- en Servicemanagementsysteem. Efficient Technology Management

Transcriptie

1 TESMA ONLINE Het Technology- en Servicemanagementsysteem Efficient Technology Management

2 CHG-Meridian IT-lifecyclemanagement opnieuw uitgevonden: Het Technology- en Servicemanagementsysteem meer dan 500 actieve log-ins van klanten per dag EENVOUDIG tevreden klanten Het beheren van complexe technologie-portefeuilles stelt ondernemingen voor stevige uitdagingen. Bent u in staat al uw apparatuur gedurende de volledige technology-lifecycle continu te bewaken? Hoe nauwkeurig kunt u services en verbruik aan individuele kostenplaatsen toewijzen? Hoe inzichtelijk zijn uw kostenstromen? Zoekt u antwoorden? CHG-MERIDIAN heeft ze: met het Technology- en Servicemanagementsysteem.

3 CHG-Meridian Pagina Een unieke oplossing voor uw technologieportefeuille Voor meer efficiëntie en transparantie gedurende de volledige technology-lifecycle Preparation Phase PRODUCTIVE PHASE END-OF-LIFE PHASE Consulting Procurement Process Rollout Support Concept Financial Management Rollback ALLE RELEVANTE GEGEVENS BINNEN HANDBEREIK In het dienstenassortiment van CHG-MERIDIAN neemt het Technology- en Servicemanagementsysteem een bijzondere plaats in. Het vormt de basis voor onze op maat gemaakte gebruiksconcepten voor technologie, financiering en asset-management. Commerciële en technische processen worden op geavanceerde wijze gedurende alle fasen van de Technology-lifecycle geïntegreerd voor een eenvoudig en doeltreffend management van uw technologieportefeuille. Voortaan bestelt u uw apparatuur gestructureerd; zonder extra handelingen voor het verkrijgen en verrekenen van verbruiksgoederen en dienstverlening. Alle relevante hardware- en financiële gegevens vraagt u in de toekomst gewoon per muisklik op. Gedurende de volledige lifecycle van uw apparatuur verkrijgt u maximale transparantie over financiële en installatiegegevens, kosten- en liquiditeitsstromen, logistiek en dienstverlening. Van de inkoop tot de dataverwijdering elimineert versnippering van informatie en handmatig werk eenvoudig en probleemloos, duurzaam en doeltreffend. Voor een probleemloze ingebruikname, meer productiviteit en lagere totale kosten. DOORDACHT, EENVOUDIG EN GEBRUIKSVRIENDELIJK kent vele voordelen, en is bovendien intuïtief en eenvoudig bedienbaar. Als web-based Technology- en Servicemanagementsysteem is het altijd en overal toegankelijk. Op de pc, de notebook of een tablet volgt u real time de kostenontwikkeling van uw IT-portefeuille, of handelt u uw inkoopproces af. ACTIEF GEBRUIKT heeft zich als Technology- en Servicemanagementsysteem ruimschoots bewezen. Ruim klanten beheren hiermee meer dan één miljoen IT-apparaten. Met meer dan 500 log-ins van klanten per dag is een actief gebruikt systeem. levert u alle relevante informatie voor het nemen van de juiste beslissingen. IT en controlling Locatie van apparatuur, configuraties, verbruiksgedrag, budgetontwikkeling, etc.: legt de grondslag voor een op maat gemaakt optimalisatieconcept. Inkoop Eenvoudige online bestelfuncties, met vooraf gedefinieerde workflow en duidelijke vrijgaveprocessen. IT Het rollout-proces wordt via systematisch weergegeven. Leveringsdatum, apparatuureigenschappen, installatiegegevens automatisch worden alle apparatuurgegevens in voortdurend bijgewerkt. IT Hoeveel apparaten zijn er defect? Welk servicelevel geldt er voor de apparatuur op de controlling-afdeling? Alles onder controle, vanuit één centraal systeem. Boekhouding en controlling Alle informatie over werkelijke en geplande kosten: contract-, factuuren apparatuurgegevens met inbegrip van naar wens aan te passen controllingreports; eenduidig aan individuele kostenplaatsen toe te wijzen. IT en revisie Oude apparatuur wordt gedeïnstalleerd en geretourneerd. informeert u tot en met de laatste fase van de lifecycle over de status van de apparatuur: over aflopende contracten, gebruiksduur van de apparatuur en TÜV-gecertificeerde dataverwijdering. omvat de volledige lifecycle van uw assets: doordacht, flexibel en gebruiksvriendelijk.

4 CHG-Meridian Pagina vier goede redenen om TESMA online te kiezen Of alles wat u moet weten over een doordacht portefeuille-managementsysteem 1 2 Volledig inzetbaar Printers, tablets, notebooks of monitors, complete rekencentra, de nieuwste medische technologie of complete productielijnen beheert alles en zorgt voor grip op alle relevante gegevens: individueel, flexibel en transparant. Vanzelfsprekend resulteert dit in verlaagde proceskosten. Met voert u efficiënt beheer over uw technologie-investeringen gedurende de volledige lifecycle van de apparatuur. Van elk apparaat ontvangt u overal en op elk gewenst moment eenvoudig alle gegevens over configuratie, installatie of financiën. In de toekomst kunt u de facturen van apparaten, service en verbruik in een handomdraai controleren en afboeken. U weet welke afdeling welke apparatuur in gebruik heeft en wat deze precies kost. U heeft te allen tijde kennis van welke pc's over voldoende werkgeheugen beschikken voor een volgende software-release en waar deze worden gebruikt. Altijd actueel Een asset-managementsysteem heeft geen waarde zonder actuele gegevens. Waar gegevens handmatig worden bijgehouden (en dat is vrijwel overal het geval) is de actualiteit steeds in het geding. is daarentegen altijd actueel en op elk moment volledig gebruiksklaar. Gegevens worden immers eenvoudig en automatisch bijgewerkt via het ERP-systeem van CHG-MERIDIAN zelf. De voordelen van zijn het resultaat van meer dan 30 jaar ervaring. De automatische facturering op basis van verbruik en kostenplaatsen is daar een voorbeeld van. Dankzij de Invoicing-module haalt uw boekhouding alle factuurgegevens direct uit, waar ze tot op apparaatniveau geregistreerd staan en altijd beschikbaar zijn. 3 4 Portefeuille-Business Intelligence Talrijke Asset Management-systemen richten zich ofwel op technische of op commerciële gegevens. biedt beide. De in de regel separaat aangeboden technische en commerciële informatie wordt door het systeem in één database bijeengebracht. Portefeuille-Business Intelligence: De integratie van technische en commerciële gegevens maakt een nieuw niveau van transparantie mogelijk. De strategische capaciteitsplanning, verzoeken om opslagcapaciteit en services evenals de verbruiksplanning zijn te allen tijde zichtbaar. Uitgaven kunnen heel gedetailleerd worden gebudgetteerd, verrekend en gerapporteerd. Verbruikspieken en kostenveroorzakers worden in een handomdraai gesignaleerd. De potentiële besparingen in één oogopslag. Zeer nauwkeurige doorbelasting van services: Met kan een controller alle financiële gegevens per apparaat en kostenplaats eenvoudig en eenduidig doorbelasten: zowel binnen uw organisatie als binnen het concern, transparant en herleidbaar, toepassingsspecifiek en controleerbaar. Van toegevoegde waarde voor veel afdelingen biedt een grote verscheidenheid aan informatie en is daarmee van toegevoegde waarde voor allerlei afdelingen. Het verlaagt de werklast: de IT-medewerker, omdat hij met één muisklik ziet waar welk apparaat zich bevindt en op hoeveel van de werkplekken de nieuwste Office-versie is geïnstalleerd, de medewerkster van de boekhouding, omdat zij niet langer lijsten met apparatuurgegevens hoeft op te stellen, de nieuwe controller weet hoe lang elk contract loopt en hoe de hardware- en softwarekosten per apparaatcategorie zich ontwikkelen, en de commercieel directeur heeft meer controle omdat het orderproces nu geautomatiseerd wordt afgehandeld.

5 CHG-Meridian Pagina Nieuwe dimensies in transparantie Leverancier Orderacceptatie Toegevoegde waarde door integratie van technische en commerciële gegevens RE Klant Interne doorbelasting Ordercreatie Goederenontvangst Controle Huurcertificaat OK Controle Factuur Het commerciële proces Dankzij kunt u uw IT-lifecycleproces in zijn geheel in kaart brengen en beschouwen altijd actueel en compleet. Door de modulaire opbouw gebruikt u alleen de gegevens die u ook werkelijk nodig heeft om uw doel te bereiken. Zo kunt u door middel van de e-procurement module nieuwe apparatuur bestellen en via Asset Tracking de status van de apparatuur controleren (bijv. besteld / geleverd / geïnstalleerd). Met Contract Management krijgt u een overzicht van uw contracten tot op serienummer nauwkeurig. Uw gedetailleerde factuurgegevens kunt u in de module Invoicing bekijken. Een analyse van uw gegevens is mogelijk met behulp van de module Reporting. Ten slotte kunt u via de module Ticket Management alle serviceverzoeken bijhouden. Met de module Own Asset is ook het beheer van apparatuur die geen onderdeel uitmaakt van de portefeuille van CHG-MERIDIAN mogelijk. Alle modules worden continu verder ontwikkeld. Die ontwikkeling is mede gebaseerd op de ervaring en input van onze klanten. CHG-MERIDIAN Uitgifte huurcertificaat. Hard- en software, services per asset Betaling Leveranciersfactuur EDI Opstellen huurfactuur, op basis van individuele klantafspraken Betaalde factuur E-PROCUREMENT De klant plaatst een bestelling bij een leverancier via e-procurement. Hierdoor wordt in de apparatuur vastgelegd, met alle technische en commerciële gegevens. Hierna levert de leverancier de apparatuur aan de klant. CONTRACT MANAGEMENT Door deze statuswijziging in wordt de betreffende factuur verwerkt in een huurcertificaat en gelijktijdig wordt de leverancier betaald. Het huurcertificaat is terug te vinden in de Contract Management-module. ASSET TRACKING De bestelde apparatuur wordt geleverd. De klant registreert de goederenontvangst in (= statuswijziging van "besteld" naar "geleverd"). INVOICING Daarna ontvangt de klant de huurfactuur. Deze kan hij in de Invoicing-module bekijken. Tevens is het mogelijk om de factuur via EDIFACT over te brengen naar het ERP-systeem van de klant voor automatische verwerking.

6 Pagina ebilling Het proces voor exacte facturering ebilling AUTOMATISCHE FACTURERING VAN VERBRUIK regelt alle processen tussen CHG-MERIDIAN en de klant. Eén daarvan ebilling stelt u in staat het gebruik van apparatuur en de consumptie van verbruiksgoederen af te rekenen. ebilling brengt structuur en efficiëntie in het verrekeningsproces. Bij de hardwarebestelling legt u eenvou- digweg uw geplande verbruik vast. Daarna kunt u het werkelijke verbruik altijd via inzien. Net als bij de elektriciteitsrekening bij u thuis: U controleert of uw gebruiksgedrag met de vastgelegde voorschotten overeenkomt, of er afwijkingen zijn en waar ze zijn ontstaan. Eenvoudiger kan het niet.

7 CHG-Meridian Pagina Onafhankelijk, ambitieus, wereldwijd. In het oog springende referenties van ons internationaal klantenbestand Praktisch overzicht van contract- en apparatuurgegevens Internationale Franse toeleverancier uit de automobielindustrie productievestigingen EUROPEES OUTSOURCINGSPROJECT sale-andlease-back WERKNEMERS in 15 LANDEN DASHBOARD VOOR EEN EUROPEES OUTSOURCINGSPROJECT WERKPLEKKEN IN 15 LANDEN MANAGEMENT VAN DE VOLLEDIGE CLIENT- EN DESKTOP-ROLLOUT. VOOR WERKPLEKKEN OP 30 LOCATIES IN DUITSLAND Uitdaging: Een zeer bekende, wereldwijd actieve frisdrankfabrikant stond voor grote uitdagingen. Binnen een zo kort mogelijke tijd wilde zij haar volledige client-infrastructuur standaardiseren en vernieuwen, gebruik makend van een geheel transparant proces. Oplossing: Standaardiseren van de bestelprocessen in alle vestigingen, registratie van alle apparatuur door CHG-MERIDIAN in, kostenplaatsverrekening van de totale client-infrastructuur, aansturing van de rollback van bestaande apparatuur met inbegrip van TÜV-gecertificeerd proces voor Data-Erasure en transparante weergave van de projectkosten (hardware, software en diensten). Uitdaging: Een toonaangevende Europese industriële multinational, actief in Transport Related Engineering, zocht een onafhankelijke financiële partner en een centraal te gebruiken oplossing voor projectbeheer. Het betreft de volledige outsourcing van werkplekken. Oplossing: Inventarisatie en overname van oude apparaten op basis van sale- en lease back-procedure. Het platform fungeert als centrale oplossing tussen klant, outsourcer, leverancier en CHG-MERIDIAN. Ook worden alle bestellingen voor de rollout via gedaan, met inbegrip van het online autorisatieproces. Voor verdere automatisering van processen zijn in de IT-systemen van de outsourcers interfaces geïmplementeerd. Voordelen voor de klant: is het centrale dashboard voor de controle en het beheer van alle outsourcings-processen. Het systeem garandeert een snelle en uniforme toegang tot alle gegevens van de deelnemende partners. Ook de financiële autorisatieprocessen zijn vereenvoudigd, omdat de technische vrijgave in hetzelfde systeem plaatsvindt. DESKTOP EN CLIENT ROLLOUT werkplekken in 30 VESTIGINGEN Voordelen voor de klant: Uniform proces in alle vestigingen, de volledige lifecycle van apparatuur wordt in één tool weergegeven. Transparant en duurzaam medewerkers Uitdaging: Een grote Franse toeleverancier van de automobielindustrie was op zoek naar een onafhankelijke financiële partner en naar een efficiënte oplossing om haar technologieportefeuille te beheren. Het verkrijgen van transparantie van apparatuur- en contractgegevens was hierbij zeer belangrijk. Oplossing: Alle apparatuur- en contractgegevens zijn opgenomen in het Technology- en Servicemanagementsysteem Voordelen voor de klant: Heldere weergave van alle technische en commerciële informatie gedurende de volledige lifecycle. Significante kostenbesparingen door samenwerking met CHG-MERIDIAN. Maximale transparantie voor planning en controlling. Alles inzichtelijk met één druk op de knop controlling EN REPORTING 800 werkplekken verspreid over Italië Met één druk op de knop alles inzichtelijk 800 werkplekken in 170 vestigingen verspreid over Italië. Uitdaging: Een bekende uitzendorganisatie wilde op zeer korte termijn meer dan 800 werkplekken moderniseren. De bestaande niet gestandaardiseerde omgeving moest in een centrale oplossing worden ondergebracht. Daarbij lag de focus op eenvoudig beheer en volledige transparantie van de complete IT-portefeuille. Oplossing: Het Web-based Technology- en Servicemanagementsysteem biedt inzicht in de apparatuur op alle locaties van het totale kostenoverzicht tot aan de geïnstalleerde software op een specifieke werkplek. Voordelen voor de klant: De klant profiteert van duidelijk meer efficiëntie bij het beheren van haar volledige IT-portefeuille. Ook krijgt zij automatisch bericht over onderhoud of reparaties.

8 CHG-Meridian Technische en commerciële gegevens doordacht Transparant en volledig geïntegreerd Een overzicht van de belangrijkste modules

9 CHG-Meridian Pagina Een overzicht van de belangrijkste modules e-procurement asset tracking De Web-based e-procurement-module is de centrale interface tussen uw onderneming, CHG-MERIDIAN en uw leveranciers. Een vooraf gedefinieerde productcatalogus helpt u bij eenvoudige bestellingen. Via een flexibel workflowbeheer kunt u uw orders autoriseren, aan een bepaalde gebruikersgroep toewijzen en vrijgeven voor betaling. U heeft te allen tijde alle gegevens beschikbaar. Dankzij een gedetailleerde ordergeschiedenis kan elke bestelling stap voor stap worden gevolgd van het doorgeven van een bestelling tot de levering van de apparatuur. U heeft altijd een volledig overzicht onmisbaar voor een goede onderhandelingspositie tegenover uw leveranciers en voor verdere kostenbesparingen. Direct na de bestelling zijn de apparatuur- en configuratiegegevens beschikbaar in de module Asset Tracking. Dit betekent dat de apparatuur bij goederenontvangst direct kan worden verwerkt. Ook de opdracht tot betaling van de bijbehorende factuur voor de via bestelde apparaten kan gemakkelijk online worden uitgevoerd. U bespaart tijd, kunt gericht werken en behoudt altijd de volledige controle. Geïntegreerde online koppeling (via OCI) met portals van gangbare leveranciers Eenvoudige koppeling van de ERP-systemen van de klant (SAP, Navision) ten behoeve van het automatisch uitwisselen van bestelgegevens Wereldwijde toegang, 24/7, ideaal voor multinationals met internationale projectteams Snelle weergave en gedetailleerde opvolging van alle bestellingen Internationaal en centraal te beheren productcatalogus Flexibel definiëren van gebruikersautorisaties en rollenstructuren in uw bestelproces Vereenvoudigde, elektronische vrijgave voor betaling van leveranciersfacturen. Tijdens de operationele levensduur van hardware verandert het technologische landschap regelmatig. Asset Tracking vormt een integraal platform voor uw lifecycle-management. U behoudt te allen tijde het overzicht over alle apparaten die in uw onderneming aanwezig zijn. Met bent u altijd op de hoogte: bestelproces en autorisatie; vrijgave, plaatsing en traceren van bestellingen, registratie na ontvangst en alle verdere stappen van de rollout. U weet precies hoeveel apparaten uit een bestelling al zijn geleverd en geïnstalleerd of eventueel defect geleverd zijn. Gestructureerd beheer van uw portefeuille door middel van apparaatstatussen en workflows die geheel aan uw wensen kunnen worden aangepast Transparante en volledige traceerbaarheid van alle wijzigingen in het logboek Flexibele zoekcriteria voor de technische en commerciële analyse van uw IT-portefeuille Transparante en volledige controle van de goederenontvangst waardoor een volledige commerciële en technische vrijgave eenvoudig wordt gemaakt Klantspecifieke gegevensvelden kunnen worden gedefinieerd en beheerd op apparaatniveau Veilige koppeling met derden voor de weergave van door hen uitgevoerde deel-processen.

10 CHG-Meridian Pagina Een overzicht van de belangrijkste modules CONTRACT MANAGEMENT invoicing De Contract Management-module zorgt voor een snel overzicht van uw contracten bij CHG-MERIDIAN. Met slechts één klik heeft u inzicht in alle contractgegevens per apparaat: start van het contract, einddatum van het contract, contractduur, kostenplaatstoewijzingen, locatie van de apparatuur, configuratie, service-levels en tal van andere gegevens. Onze Contract Management-module biedt u echter nog meer: op eenvoudige en duidelijke wijze krijgt u inzicht in de financiële effecten van elke wijziging van uw ITportefeuille. Geen administratie: De centrale registratie van de contract- en apparatuurgegevens wordt door CHG-MERIDIAN geregeld Snelle, comfortabele weergave van alle bestaande contracten en hun technologieportefeuille Bij het opstellen van onze factuur houden wij rekening met gegevens die u heeft aangevuld, zodat u een duidelijk overzicht heeft van bijvoorbeeld kostenplaats-statistieken Flexibele zoekcriteria maken op maat gemaakte analyses en rapportages voor u mogelijk. Met de Invoicing-module krijgt u inzicht in alle door CHG-MERIDIAN gecreëerde facturen. U kunt deze gericht en eenvoudig analyseren. Op verzoek stellen wij u graag de factuurgegevens per EDIFACT ter beschikking, zodat deze in uw ERPsysteem kunnen worden verwerkt. ondersteunt u bij de controle van facturen, vermindert uw administratieve kosten tot een minimum en zorgt in lijn met Green IT voor een zichtbare vermindering van het papiergebruik tijdens het verwerken van facturen. Gedetailleerde analyse en controle van factuurgegevens tot op apparaatniveau Alle facturen van CHG-MERIDIAN zijn als PDF-download beschikbaar Mogelijkheid tot het doorbelasten van kosten door wijziging van de factuurvelden (kostenplaatsen) achteraf Een snelle controle van facturen door vergelijking van factuurgegevens EDIFACT-interface voor geautomatiseerde afboeking van facturen in uw ERP-systeem.

11 CHG-Meridian Pagina Een overzicht van de belangrijkste modules Reporting data bridge De Reporting-module houdt rekening met de gegevensbehoeften van verschillende afdelingen. Wij voorzien u van alle gangbare standaard rapportages. Volledige transparantie door voorgedefinieerde standaard rapportages Grafische rapportages voor een professioneel en aantrekkelijk verslag Uw jaarlijkse budget- en begrotingsplanning met één druk op de knop. De Data Bridge-module ondersteunt u bij een probleemloze uitwisseling van gegevens tussen uw systemen en. Ongeacht of u gegevens exporteert, importeert of uw ERPsysteem op het proces aansluit: Alles is mogelijk. Import- en exportfuncties voor het uitwisselen van data Geïntegreerde online koppeling (via OCI) met portals van gangbare leveranciers Eenvoudige koppeling van de ERP-systemen van de klant (SAP, Navision) ten behoeve van het automatisch uitwisselen van bestelgegevens Integratie van gegevens afkomstig uit uw interne systemen (bijv. kostenplaatsen en vestigingen) Structurele gegevensuitwisseling in verschillende exportformaten.

12 CHG-Meridian Pagina Een overzicht van de belangrijkste modules Own asset ticket management In de Own Asset-module kunt u alle door uzelf gekochte apparatuur registreren en beheren. Zo kunt u een volledig overzicht van deze apparatuur behouden en uw rapportage-resultaten volledig en betekenisvol houden. Importfunctie voor bestaande gekochte of gehuurde apparatuur Apparatuur afkomstig uit orders via onze e-procurement-module worden automatisch opgenomen Rapportage en beheer van al uw apparatuur. Met onze Ticket Management-module registreert u een storing van uw apparatuur met één druk op de knop. Daarbij worden de betreffende contractgegevens automatisch overgenomen, evenals het overeengekomen servicelevel en de contactgegevens van de servicepartner. U kunt te allen tijde de actuele status opzoeken via standaard rapportages of specifieke zoekcriteria. Op verzoek kunnen ook externe partners automatisch worden gekoppeld. Eenvoudig genereren van storingsmeldingen door geautomatiseerde overname van informatie uit de contractgegevens interface voor integratie van externe dienstenleveranciers Op workflow gebaseerde sturing en verwerking van tickets, op basis van actieve servicecontracten Gedetailleerde rapportage van de service- en productkwaliteit van uw partners en apparatuur.

13 CHG-MERIDIAN wereldwijd 09 / 2013 ONZE KANTOREN DUITSLAND Weingarten (HQ), München, Düsseldorf, Groß-Gerau, Hamburg, Berlijn EUROPA Parijs (FR), Lyon (FR), Monza (IT), Rome (IT), Barcelona (ES), Madrid (ES), Baden (CH), Wenen (AT), Grimbergen (BE), Egham (UK), Daventry (UK), Dublin (IE), Rotterdam (NL), Moskou (RU), Ljubljana (SI), Praag (CZ), Warschau (PL), Bratislava (SK) AMERIKA New York (US), Woodland Hills (US), Atlanta (US), Chicago (US), Dallas (US), Windsor (CA), Monterrey (MX), Mexico City (MX), Guadalajara (MX), São Paulo (BR) ONZE ONDERNEMING: CHG-MERIDIAN laat sinds de oprichting in 1979 een continue, degelijke groei zien. Bovendien is de internationalisering van het bedrijf al vroeg begonnen. Inmiddels zijn we wereldwijd in 19 landen vertegenwoordigd met 34 kantoren. Meer dan 700 medewerkers zorgen voor meerwaarde voor onze klanten. We bieden producten en diensten voor ondernemingen uit de industrie, het MKB/KMO en de publieke sector. Altijd onafhankelijk van banken en fabrikanten, altijd vakkundig en altijd vanuit één centraal punt: dat is CHG-MERIDIAN.