Gebruikershandleiding CtrlWORK

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding CtrlWORK U gebruikt momenteel of gaat binnenkort CtrlWORK gebruiken. In deze gebruikershandleiding vindt u alle achterliggende informatie die u als eindgebruiker nodig heeft om optimaal te kunnen profiteren van de voordelen en ondersteuning van CtrlWORK. Waarom CtrlWORK? Uw werkgever vindt het belangrijk dat u op een gezonde en effectieve wijze gebruik maakt van uw computer. Zoals u wellicht weet bestaat er in Nederland een Arbo Wet. Hierin staan richtlijnen en regels waar u en uw werkgever zich aan dienen te houden. Met CtrlWORK geven zowel u als uw werkgever invulling aan deze verantwoordelijkheden. Zo is in het Beeldschermwerk Besluit onder andere bepaald dat beeldschermwerkers na elke 2 uur beeldschermwerk een periode van 10 minuten geen of andersoortig werk moeten doen. Uw werkgever heeft voor CtrlWORK gekozen omdat het een gebruiksvriendelijke en flexibel in te stellen applicatie is. U heeft veel vrijheden en eigen regie bij de instelling van CtrlWORK. Waardoor CtrlWORK u optimaal ondersteunt en beschermt tijdens uw beeldschermwerk. Wanneer CtrlWORK voor de eerste keer opstart, kunt u uw taalkeuze maken. U komt automatisch bij het welkomstbericht. Nadat u deze heeft gelezen klikt u op Volgende om bij de introductievideo te komen. Deze video zal zich na enkele seconden automatisch starten. CtrlWORK version 1.2 Pagina 1/17

2 Hoe start CtrlWORK voor het eerst op? U heeft zojuist het welkomstbericht van uw werkgever gelezen en de kennismakingsvideo met CtrlWORK gezien. Mocht u de video nog niet hebben gezien, dan adviseren wij u om deze alsnog via het tabblad Help te bekijken. In deze video wordt namelijk uitgelegd wat CtrlWORK u te bieden heeft en hoe u CtrlWORK kunt gebruiken om gezonder, efficiënter en met meer comfort uw beeldschermwerk te verrichten. CtrlWORK start de eerste keer op met het volgende scherm waar u een keuze dient te maken; Optie 1: CtrlWORK analyseert uw werkpatroon gedurende een periode van 7 dagen. Na afloop van deze periode geeft CtrlWORK op basis van uw werkpatroon een objectief advies en doet u een voorstel over het best bij uw passende profiel. Optie 2: u kiest zelf naar eigen inzicht uw CtrlWORK profiel. Tip: Wij adviseren u het door CtrlWORK voorgestelde profiel op te volgen. CtrlWORK version 1.2 Pagina 2/17

3 Indien u kiest voor optie 1 wordt dit als onderstaand weergegeven. In het rapportagescherm ziet u hoeveel dagen en uren CtrlWORK uw werkpatroon nog moet analyseren voordat het programma een advies geeft. CtrlWORK version 1.2 Pagina 3/17

4 Indien u voor optie 2 kiest heeft u zelf de mogelijkheid om uw profiel naar eigen inzicht in te stellen. Wellicht is het goed dat u zich realiseert dat het door CtrlWORK voorgestelde profiel is gebaseerd op de huidige stand van de wetenschap. Kiest u er toch voor om zelf uw profiel aan te passen dan kan het zijn dat een strenger regime tot gevolg heeft dat de aangeboden pauzes niet meer op de door u van nature verwachte momenten worden aangeboden en als onprettig ervaren kunnen worden. U kunt altijd weer uw instellingen terugzetten. U gaat daarvoor naar het tabblad Instelling en drukt u op de knop Standaardinstelling. CtrlWORK version 1.2 Pagina 4/17

5 Wat gebeurt er nadat uw profiel is bepaald? CtrlWORK meet continu tijdens uw computergebruik en adviseert op basis daarvan de juiste pauzes. De gemeten waarden en een advies hierover wordt standaard s ochtends bij het opstarten van de computer getoond voor de profielen Pro & ProActive, wekelijks voor het profiel Light of maandelijks voor het profiel Monitor. Deze frequentie kunt u zelf aanpassen via het tabblad Instelling. Als u geen periodieke rapportage wenst kunt u het vinkje ( Toon dit venster na opstarten ) rechtsonder uitzetten. Tip: Laat het rapportage scherm aan staan, u zult daardoor uitgedaagd worden om beter te scoren. Tip: Klik op de knop Extra rapportages voor meer gedetailleerde informatie. In het rapportagescherm wordt op basis van het belangrijkste aandachtspunt een advies gegeven. Een voorstel voor een beter passend profiel, het beter opvolgen van de aangeboden pauzes of het gebruik van sneltoetsen of andere adviezen. Ook kan het zijn dat correct beeldschermgedrag wordt aangemoedigd! In het onderste deel van het scherm ziet u met percentages en iconen uw resultaten van de vorige week dat u de computer hebt gebruikt. Groen betekent dat u voor dat element op de juiste wijze met beeldschermwerk omgaat. Oranje geeft aan dat u nog te winnen heeft. Rood betekent dat u dringend wordt geadviseerd extra aandacht te vestigen op dit specifieke onderdeel ten behoeve van gezond, effectief en comfortabel beeldschermwerk. In de grafieken worden de gegevens van de afgelopen 7 kalenderdagen getoond. CtrlWORK version 1.2 Pagina 5/17

6 Extra rapportages U kunt inzicht krijgen in uw beeldschermwerkgedrag door in dit rapportagescherm naar de details te kijken, zo kunt u de verbanden leren kennen en de effecten van uw veranderingen waarnemen. Stel dat u klachten heeft, kunt u op basis van deze grafieken contact op nemen met uw Arbo verantwoordelijke. Door te klikken op deze button kunt u rapportages per programma raadplegen. U kunt zelf de checkboxen aanvinken. Deze rapportages zijn enkel en alleen door uzelf te raadplegen. Tip: geldt dit ook voor u? Uit wetenschappelijk onderzoek blijkt dat bij het negeren van pauzes typefouten toenemen en dus uw productiviteit afneemt. CtrlWORK version 1.2 Pagina 6/17

7 Welk profiel gebruikt u nu en is dat het juiste profiel? In het scherm is de knop van uw huidig geselecteerd profiel grijs gekleurd. Met een korte beschrijving wordt uitgelegd wat dit profiel doet. Op basis van continue metingen wordt geanalyseerd welk profiel het beste bij u past. Daar u ziet dat dit profiel afwijkt van het huidig profiel biedt CtrlWORK een alternatief profiel aan. Dit wordt duidelijk gemaakt door de groene pijl. Door te klikken op de bijbehorende Selecteer knop kunt u het voorgestelde profiel activeren. Het advies van CtrlWORK is gebaseerd op de objectieve meting van uw werkpatroon van de afgelopen week. Tip: Als u een alternatief profiel aangeboden krijgt bedenk dan even of uw werkzaamheden structureel zijn gewijzigd voordat u op de knop Selecteer drukt. Nadat u voor het alternatief aangeboden profiel heeft gekozen via de knop Selecteer, wijzigt deze vervolgens in Geselecteerd. Vervolgens vraagt CtrlWORK u om een bevestiging. Tip: ga eerst een periode met het door CtrlWORK geadviseerde profiel werken, kijk daarna pas in de details van het tabblad Instelling. CtrlWORK version 1.2 Pagina 7/17

8 Hoe ondersteunt CtrlWORK u tijdens beeldschermwerk? CtrlWORK toont tijdens het beeldschermwerk afhankelijk van het gekozen profiel verschillende type pauzes. Dit zijn de Microbreak, de Computerbreak, de wettelijke pauze en de daglimiet. Daarnaast zal CtrlWORK afhankelijk van het profiel periodiek het rapportagescherm tonen. De organisatie kan ook gebruik maken van zogenaamde Company messages. In deze berichten kunt u geïnformeerd worden over bijvoorbeeld de resultaten van CtrlWORK op groepsniveau of andere interessante mededelingen. Microbreak De Microbreak is een korte pauze die u nodig heeft om geconcentreerd te kunnen blijven werken. Door deze korte onderbreking zult u merken dat u minder fouten maakt en in staat bent meer toetsaanslagen te maken, anders dan wanneer u deze pauzes niet heeft genomen. Kortom door het opvolgen van deze pauzes wordt u productiever en neemt uw werkdruk af. Tip: probeer tijdens een Microbreak even niet naar het scherm te kijken en met uw ogen te knipperen, u zult daarna frisser kunnen doorwerken. Effectieve onderbrekingen Een beeldschermwerker moet zo lang mogelijk kunnen doorwerken met minimale onderbrekingen waardoor hij in een flow blijft. Wanneer men een onderbreking neemt moet deze effectief zijn. Doel Microbreak: aandacht vasthouden, focusverandering, doorbloeding hersenen en spieren stimuleren. Doel Computerbreak: aandacht onderbreken, time management, sneltoetsen, gezondheid, reflectie, doorbloeding hersenen en spieren stimuleren. CtrlWORK version 1.2 Pagina 8/17

9 Een Microbreak wordt rechtsonder in uw scherm weergegeven en trekt met het springende CtrlWORK icoon even uw aandacht. U kunt CtrlWORK zo instellen dat u zelf kunt bepalen of u wel of geen tips krijgt gedurende een Microbreak. Als de Microbreak is afgelopen wordt dat onderin het scherm weergegeven door het woord Voltooid. Echter, als u de Microbreak niet (helemaal) hebt opgevolgd, wordt dit ook weergegeven, maar dan met het woord Genegeerd. Hieronder ziet u een aantal Microbreaks. Computerbreak Tijdens de Computerbreak is het doel om zowel fysiek als mentaal te ontspannen en hierdoor de doorbloeding van hersenen en spieren te stimuleren. In de Computerbreak is er tijd voor reflectie, time management en andersoortige gezondheid en efficiency tips. Ook is er tijd voor oefeningen waarmee u uw algehele concentratie en comfort tijdens het werk kunt stimuleren. Pauzes mogen óók leuk zijn! Uit Australisch onderzoek is gebleken dat mensen die gedurende hun werk toegang hebben tot het internet productiever zijn. Door nu een combinatie aan te bieden van nieuws (of andere RSSfeeds) tijdens de Computerpauze zult u zien dat u de pauzes waarschijnlijk als minder irritant zult ervaren. CtrlWORK version 1.2 Pagina 9/17

10 Voor de Computerbreak geldt hetzelfde principe als voor de Microbreak ten aanzien van het negeren van een pauze, of voor het kiezen van tips. Dit kunt u zelf instellen via het tabblad tonen. Computerbreak zonder tip Voorbeelden van oefeningen tijdens een Computerbreak: In deze oefeningen gaat het erom dat u even maximale kracht gebruikt. Uit wetenschappelijk onderzoek is namelijk gebleken dat oefeningen met maximale kracht meer effect hebben op een goede doorbloeding en dus op comfort en herstel van klachten. Tip: realiseert u zich dat Computerbreaks een voorwaarde zijn om het maximale effect uit een Microbreak te halen. CtrlWORK version 1.2 Pagina 10/17

11 Wettelijke pauze Na twee uur netto aaneengesloten beeldschermwerk is een langere onderbreking wettelijk vereist. Na iedere twee uur beeldschermwerk moet u volgens de Nederlandse Arbo wet in een pauze van tien minuten geen, of andersoortig werkzaamheden verrichten. Ieder uur een pauze van vijf minuten volstaat ook. CtrlWORK houdt bij in welke mate u zelf al pauzes van minimaal 3 minuten neemt, deze worden afgetrokken van de wettelijke 10 minuten pauze. CtrlWORK biedt u dan slechts de resterende minuten aan. Daglimiet In 2007 is de Arbo-wet gewijzigd en is onder andere de daglimiet van 6 uur voor beeldschermwerk uit het besluit Beeldschermwerk komen te vervallen. Een bedrijf kan er toch voor kiezen om een daglimiet ten behoeve van haar werknemers te hanteren. Dit kan bijvoorbeeld opgenomen zijn in een arboconvenant of Arbo catalogus. Wellicht is het met de ondernemingsraad afgesproken. Een daglimiet kan ook worden ingezet binnen een reintegratieprogramma. Omdat de Arbo arts het bijvoorbeeld zinvol acht de medewerker te beschermen tegen te langdurig beeldschermwerk. De daglimiet kan binnen de profielen Pro en ProActive worden ingeschakeld. De limiet zal na het maximum aantal uren worden getoond en heeft vooral een waarschuwingsfunctie. Nadat de daglimiet vijf minuten zichtbaar is geweest, verdwijnt deze uit zichzelf en kunt u beslissen of u stopt met werken. De daglimiet wordt op de taakbalk geprojecteerd en als u in de taakbalk gaat werken, zal de daglimiet even naar boven schuiven, zodat u kunt zien wat u doet. Tip: denk eens na over de indeling van uw werkzaamheden als u regelmatig de daglimiet getoond krijgt. CtrlWORK version 1.2 Pagina 11/17

12 Bedrijfsmededeling Af en toe kan uw Arbo verantwoordelijke ervoor kiezen u een Company Message aan te bieden. Via deze berichten kunt u geïnformeerd worden over resultaten van CtrlWORK op groepsniveau of interessante mededelingen ontvangen over het beeldscherm- en gezondheidsbeleid van uw organisatie. De Company Message is een eenmalig bericht en kan s ochtends bij het opstarten getoond worden. Als u de Company Message weg klikt, kunt u deze niet meer oproepen. Waar kunt u CtrlWORK instellen? Naast het standaard voorgestelde profiel kan het zijn dat u wellicht het profiel wilt optimaliseren. Hiervoor gaat u naar het tabblad Instelling, wijzigt u uw voorkeuren en drukt u op de knop Opslaan. Tip: realiseert u zich dat de standaard instellingen gebaseerd zijn op wetenschappelijk onderzoek en het profiel vanuit die overwegingen en expertise is ingesteld. Het kan zijn dat u gewend bent aan een ander pauzesoftware programma en dat u even tijd nodig heeft om te wennen aan uw nieuwe profiel. Tip: als u het moeilijk vindt om een Microbreak op te volgen, kan het helpen om deze pauze verplicht in te stellen (vinkje bij Verplicht plaatsen). CtrlWORK neemt van u dan de regie over en helpt u (lees: dwingt u) de pauzes op te volgen. Uiteraard kunt u het vinkje ook weer uitzetten. CtrlWORK version 1.2 Pagina 12/17

13 Veranderen van de Microbreak instelling De Microbreaks die in de ochtend of middag getoond worden kunnen naar eigen inzicht ingesteld worden. Afhankelijk van het gekozen profiel is een bepaald interval en duur het meest effectief; deze worden als standaard waardes weergegeven. Tip: Geadviseerd wordt om de Microbreaks te laten tonen. Indien er klachten zijn kan het verstandig zijn om de Microbreaks niet te kunnen negeren. In dat geval kunt u het vakje Verplicht aanvinken. CtrlWORK version 1.2 Pagina 13/17

14 Veranderen van de Computerbreak instelling De Computerbreaks die in de ochtend of middag getoond worden kunnen naar eigen inzicht ingesteld worden. Afhankelijk van het gekozen profiel is een bepaald interval en duur het meest effectief; deze worden als standaard waardes weergegeven. Tip: Geadviseerd wordt om de Computerbreaks wel te laten tonen. Indien er (ernstige) klachten zijn kan het verstandig zijn om de Computerbreaks niet te kunnen negeren ( Verplicht aanvinken). Veranderen van de wettelijke 2 uurs pauze Door het plaatsen van een vinkje bij Actief kunt u de wettelijke pauzes activeren. Indien u de wettelijke pauzes als verplicht opgelegd wilt krijgen plaatst u tevens een vinkje bij Verplicht. Tip: deze pauze bestaat niet voor niets en denk er dus goed over na voordat u deze pauze deactiveert. Uw werkgever kan u daarop aanspreken. CtrlWORK version 1.2 Pagina 14/17

15 Veranderen van de daglimiet Om gebruik te maken van de daglimiet dient er een vinkje bij Actief geplaatst te worden en het aantal uren gekozen te worden. Tip: Vaak hebben we het druk, maar vandaag te lang doorwerken betekent morgen minder presteren. Frequentie aanpassen van het feedbackscherm Afhankelijk van het profiel wordt het feedbackscherm standaard dagelijks, wekelijks of maandelijks getoond. Naast de keuze om het scherm niet meer te tonen bij opstarten (vinkje rechtsonder in het feedbackscherm uitzetten) kan ook de frequentie waarin het scherm getoond wordt veranderd worden. Tip: In het feedbackscherm worden de belangrijkste gegevens en adviezen getoond. U kunt uzelf motiveren door ze regelmatig te raadplegen. CtrlWORK version 1.2 Pagina 15/17

16 Informatie keuze tijdens pauzemeldingen U kunt zelf kiezen of u tijdens pauzes alleen een tijdsbalk wilt zien of tevens informatie getoond wilt hebben. U kunt verschillende typen informatie kiezen. Tips tijdens Microbreaks Deze tips zijn er op gericht om uw focus vast te houden en u er aan te herinneren om regelmatig met uw ogen te knipperen of bijvoorbeeld recht op te zitten. Tips tijdens Computerbreaks Deze tips zijn er op gericht om u even van uw werk af te halen, waardoor u nieuwe energie kunt opdoen. Oefeningen : ter bevordering van de doorbloeding van spieren en hersenen Tips RSS feed : ter reflectie van uw werk of werkwijze : ter ontspanning en vermaak CtrlWORK version 1.2 Pagina 16/17

17 Hulp nodig? Raadpleeg tabblad Help In een korte introductievideo van circa vier minuten worden de belangrijkste doelen van CtrlWORK uitgelegd. Bovendien wordt in deze video toegelicht hoe u CtrlWORK optimaal kunt instellen zodat CtrlWORK u meerwaarde biedt. Daarnaast vindt u binnen het tabblad de CtrlWORK helpdesk. Als u een vraag heeft over CtrlWORK die u niet kunt beantwoorden via de video of deze handleiding kunt u via dit adres uw vraag stellen. Tip: Vermeld bij een vraag aan de helpdesk altijd de gegevens die vermeld staan onder de button versie, zodat er een adequaat antwoord gegeven kan worden. CtrlWORK version 1.2 Pagina 17/17