Handboek Vervanging Archiefbescheiden

Transcriptie

1 WATERSCHAP ZUIDERZEELAND Handboek Vervanging Archiefbescheiden 24 juni 2016 G.L.M. Kolster

2 Versie Datum Toelichting februari e Concept maart e review intern april 2016 Aanvullingen door DIV, Team Management Informatie en Cluster ICT Beheer mei 2016 Advies van waterschapsarchivaris en bedrijfsjuirist verwerkt juni 2016 Reactie van waterschapsarchivaris op integrale versie verwerkt juni 2016 Ter instemming door waterschapsarchivaris en vaststelling namens zorgdrager 22 juni Handboek Vervanging Archiefbescheiden 2

3 Inhoud 1. Inleiding Achtergrond Reikwijdte Terugwerkende kracht Wijziging handboek Kaders en verantwoordelijkheden Algemene kaders Specifieke kaders Verantwoordelijkheden binnen Waterschap Zuiderzeeland Archiefbewaarplaats en toezicht De te vervangen archiefbescheiden Structuur, inhoud, vorm en samenhang Bewijsvoering, historisch onderzoek en cultureel erfgoed van de archiefbescheiden Inrichting van het vervangingsproces Door het waterschap ontvangen archiefbescheiden Door het waterschap opgemaakte archiefbescheiden Archiveren & vernietigen Kwaliteitsprocedures Kwaliteitsprocedures vervanging fysieke archiefbescheiden Kwaliteitsprocedures digitaal archief Bijlagen Bijlage: Directiebesluit digitale handtekening Bijlage: Beschrijving DIV rollen Bijlage: Proces digitaal archiveren Bijlage: Scanprocedure DIV Bijlage: Specificaties Scanners Bijlage: Beschrijving applicatielandschap Bijlage: Beschrijving technisch beheer Bijlage: Scanprocedure Inkoopfacturen Handboek Vervanging Archiefbescheiden juni 2016

4 1. Inleiding 1.1. Achtergrond Waterschap Zuiderzeeland streeft naar zoveel mogelijk digitaal werken. Dit is onder andere benoemd als doel van Samen Beter Werken. Digitaal werken maakt het mogelijk plaats- en tijdsonafhankelijk te werken en om informatie beter te kunnen delen. In de afgelopen jaren zijn al de nodige stappen gezet die bijdragen aan digitaal werken. Zo worden sinds 2010 alle ontvange n poststukken gescand en digitaal verspreid. Ook is begin 2016 de digitale handtekening ingevoerd 1. Bij het behandelen van documenten is digitaal dus de afgelopen periode al leidend geworden. Uit Archiefregelgeving vloeit echter voort dat archivering van archiefbescheiden in hun originele vorm dient plaats te vinden. Papieren documenten die zijn gescand worden daarom tot op heden dubbel beheerd. Digitaal in het Document Management Systeem en als papieren archiefexemplaar. Deze dubbele beheerslast is vanuit bedrijfsvoering niet efficiënt en heeft bovendien als risico dat er meerdere exemplaren van hetzelfde document bestaan. Op basis van Artikel 6 van Archiefbesluit 1995 kan: De zorgdrager besluiten tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties slechts indien de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Deze eis is voor blijvend te bewaren archiefbescheiden nader uitgewerkt in artikel 26b van de Archiefregeling. Hierin zijn de aspecten benoemd waaraan het vervangingsproces dient te voldoen. Deze aspecten worden beschreven in dit Handboek Vervanging Reikwijdte Verreweg de meeste documenten worden op dit moment al digitaal ontvangen of opgemaakt door het waterschap. Aangezien deze in originele vorm al digitaal zijn is van vervanging geen sprake. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor documenten die digitaal zijn ondertekend door het waterschap. In toenemende mate zal het waterschap via digitale kanalen documenten ontvangen en verzenden. Vervanging is daarop aanvullend voor een compleet digitaal archief. Er is voor gekozen om ten aanzien van vervanging geen onderscheid te maken tussen op termijn vernietigbare en blijvend te bewaren archiefbescheiden. Dit zorgt voor een eenduidige werkwijze die daardoor efficiënter en beter beheersbaar is. Het moment van vervanging is eenmalig en gebeurt bij ontvangst door het waterschap. De kwaliteit van de vervanging is voor beide categorieën van even groot belang. Uiteraard dient het beheer van digitale archiefbescheiden daarna de betrouwbaarheid te waarborgen gedurende hun bewaartermijn. Dit duurzame beheer valt buiten het bereik van het Handboek Vervanging en geldt zowel voor digitale originelen als reproducties. Dit Handboek is, behalve voor de hieronder genoemde uitzonderingen, van toepassing op alle door het waterschap ontvangen of opgemaakte fysieke archiefbescheiden voor alle werkprocessen. Op grond van een aantal criteria kunnen archiefbescheiden niet voor vervanging in aanmerking komen. Het gaat dan om: Archiefbescheiden die op basis van een wettelijke of anderszins voor het waterschap geldende verplichting niet in aanmerking komen voor vervanging. Archiefbescheiden waarbij alleen onderzoek van fysieke originelen uitsluitsel kan geven over de authenticiteit. Archiefbescheiden die een esthetische of artistieke waarde hebben. Archiefbescheiden die van belang zijn als documentatie voor oprichting of wettelijke grondslag van de organisatie. Archiefbescheiden die waarde kunnen hebben als tentoonstellingsobject. Archiefbescheiden waarvan de verschijningsvorm onvervangbare contextuele informatie bevat. 1 Zie Bijlage: Directiebesluit digitale handtekening. 24 juni Handboek Vervanging Archiefbescheiden 4

5 Archiefbescheiden betreffende bijzondere bescheiden met betrekking tot historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen. Archiefbescheiden van hoge ouderdom en/of zeldzaamheidswaarde van het origineel. De beoordeling van deze criteria vindt plaats door degene die het document registreert. Bij twijfel wordt een DIV adviseur geraadpleegd. Indien nodig kan de DIV adviseur ook de waterschapsarchivaris om advies vragen. Bij blijvende twijfel vindt geen vervanging plaats. Archiefbescheiden die om één van de hierboven genoemde redenen niet voor vervanging in aanmerking komen worden wel geregistreerd in het Document Management Systeem. Bij die registratie wordt vermeld dat het archiefstuk niet is vervangen en wat de fysieke ordening en vindplaats is. Indien mogelijk worden niet-vervangen fysieke archiefbescheiden wel gescand ter raadpleging in het Document Management Systeem Terugwerkende kracht Vanaf 1 januari 2015 is reeds gestart met het scannen van archiefbescheiden volgens de procedures 2 die nu in dit handboek formeel worden bekrachtigd. Het handboek heeft daarmee terugwerkende werking voor archiefbescheiden die zijn geregistreerd vanaf 1 januari Dit handboek heeft geen betrekking op voor die datum geregistreerde archiefbescheiden Wijziging handboek Voor het wijzigen van het handboek geldt de volgende werkwijze: Majeure wijzigingen. Dit betreft wijzigingen in wet- en regelgeving en bij organisatorische wijzigingen. Hiervoor geldt dat de waterschapsarchivaris met deze wijzigingen instemt waarna het College het gewijzigde Handboek opnieuw vaststelt. Marginale wijzigingen. Dit betreft wijzigingen in de processen dan wel praktisch uitvoerende wijzigingen. De vaststelling van deze wijzigingen wordt gemandateerd aan het hoofd van de beheerseenheid die is belast met de informatievoorziening zoals deze in het Besluit Informatiebeheer van Waterschap Zuiderzeeland is bepaald. Ook hiervoor geldt dat de waterschapsarchivaris met deze wijzigingen instemt. Deze wijzigingsprocedure is opgesteld om regie uit te voeren en te houden op wijzigingen in de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures voor het vervangingsproces en de digitale beheeromgeving, die aanzienlijke invloed (kunnen) hebben op de kwaliteit en duurzaamheid van de digitale bescheiden. De bijlagen van dit handboek kennen hun eigen wijzigingsprocedures en worden op grond daarvan bijgehouden. Als wijziging van één van de bijlagen ook leidt tot wijziging van het Handboek Vervanging geldt de bovenstaande werkwijze. Het hoofd van de beheerseenheid die, op basis van Besluit Informatiebeheer, is belast met de informatievoorziening wijst binnen deze beheerseenheid een functionaris aan die verantwoordelijk is voor actueel en volledig houden van het handboek met inachtneming van de juiste vaststellingprocedure. 2 Zie Bijlage: Scanprocedure DIV en Bijlage: Scanprocedure Inkoopfacturen 5 Handboek Vervanging Archiefbescheiden juni 2016

6 2. Kaders en verantwoordelijkheden 2.1. Algemene kaders Met betrekking tot dit Handboek zijn artikel 7 van de Archiefwet 1995, artikel 6 van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling 2009 (gewijzigd 2014) van toepassing. Daarnaast zijn de volgende standaarden van belang: NEN-2082 (functionele eisen informatie- en archiefmanagement in programmatuur); NEN-ISO (informatie- en archiefmanagement); RODIN (Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer); TMLO (Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden) Specifieke kaders De kaders voor het archiefbeheer en documentaire informatievoorziening binnen Waterschap Zuiderzeeland zijn vastgelegd in: Archiefverordening Waterschap Zuiderzeeland. Besluit Informatiebeheer van het Waterschap Zuiderzeeland Verantwoordelijkheden binnen Waterschap Zuiderzeeland In het Besluit Informatiebeheer is de beheerseenheid benoemd die is belast met de informatievoorziening. Het hoofd van deze beheerseenheid is verantwoordelijk voor de documentatie informatievoorziening van het waterschap. De uitvoering is belegd bij medewerkers in de organisatie. Binnen de beheerseenheid die is belast met de informatievoorziening zijn ook de medewerkers benoemd die belast zijn met specifieke DIV rollen 3. De kaders van deze rollen en verantwoordelijkheden worden door het hoofd van de eenheid vastgesteld en in onderlinge werkafspraken verder ingevuld. Tenzij anders aangegeven wordt met de term DIV in dit handboek bedoeld: alle medewerkers van beheerseenheid die is belast met de informatievoorziening met een specifieke DIV rol. Daarnaast worden ook werkzaamheden ten behoeve van de informatievoorziening door alle medewerkers van het waterschap uitgevoerd als onderdeel van hun eigen taken. Dit betreft bijvoorbeeld registratie van archiefbescheiden. Vanuit DIV worden medewerkers hierin ondersteund door het aanbieden van richtlijnen, standaarden en advies. Daarnaast controleert DIV de uitvoering van deze werkzaamheden Archiefbewaarplaats en toezicht Voor de permanente bewaring van archiefbescheiden is het Erfgoedcentrum Nieuw Land aangewezen als archiefbewaarplaats van het waterschap. Voor de digitale archieven zal het Erfgoedcentrum de beschikking krijgen over een gedeelte van het E-depot dat door het Nationaal Archief wordt ontwikkeld. De waterschapsarchivaris is verantwoordelijk voor het archieftoezicht op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden van Waterschap Zuiderzeeland. 3 Zie Bijlage: Beschrijving DIV rollen. 24 juni Handboek Vervanging Archiefbescheiden 6

7 3. De te vervangen archiefbescheiden Bij de vervanging van fysieke archiefbescheiden door digitale reproducties wordt geen onderscheid gemaakt tussen te vernietigen en te bewaren archiefbescheiden Structuur, inhoud, vorm en samenhang Op grond van de Archiefregeling moet ervoor gezorgd worden dat van archiefbescheiden altijd de inhoud, structuur en vorm kan worden vastgesteld. Dat geldt ook voor de samenhang met andere archiefbescheiden. De Archiefregeling schrijft verder voor dat vervanging alleen mag, als dit gebeurt met juiste en volledige weergave van de in de vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. De beoordeling of een document een archiefbescheid is vindt vooral plaats op basis van de inhoud. De vorm en structuur zijn daarbij veelal, maar niet altijd, van ondergeschikt belang. Richtlijnen hiervoor zijn opgenomen in het Handboek DIV. De middelen en procedures zoals beschreven in de bijlagen van dit handboek borgen dat de gescande reproductie een volwaardige vervanging van het oorspronkelijke exemplaar is. Bij de registratie van archiefbescheiden in het Document Management Systeem wordt gebruik gemaakt van metadata die zijn gedefinieerd in zaaktypen. Deze zaaktypen worden beheerd door DIV in de daarvoor bestemde applicatie 4. De gescande reproductie en de metagegevens worden gecontroleerd en aangevuld door de medewerker die scant en initieel registreert. Op alle registraties van te vervangen archiefstukken wordt vervolgens een tweede controle uitgevoerd door een medewerker met een kwaliteitsbewakende DIV rol. De werkwijze wordt beschreven in de Scanprocedure DIV Bewijsvoering, historisch onderzoek en cultureel erfgoed van de archiefbescheiden Op grond van de Archiefregeling zal bij vervanging van archiefbescheiden rekening worden gehouden met de waarde van de bescheiden voor het culturele erfgoed en het belang van de gegevens voor overheidsorganen, recht en bewijs zoekenden en historisch onderzoek. Verreweg het grootste deel van de te vervangen archiefbescheiden betreft ontvangen poststukken. Deze worden door deskundige medewerkers met adequate kennis van de relevante selectiecriteria en zaaktypen geregistreerd en gescand. Door het waterschap opgemaakte archiefbescheiden zijn voor het grootste deel digitaal. De opname daarvan in het Document Management Systeem is de verantwoordelijkheid van de behandelaar. Zij worden daarin ondersteund door secretariaten en administratief medewerkers. DIV adviseert daarin, stelt richtlijnen op, stelt handleidingen beschikbaar en onderhoudt de zaaktypen. Daarnaast controleert DIV de zaken inclusief daarin opgenomen archiefbescheiden voordat deze worden gearchiveerd. Daarbij wordt ook het resultaat vastgelegd conform archiefcriteria. In enkele gevallen kunnen door het waterschap opgemaakte archiefbescheiden ook niet-digitale elementen bevatten. Bijvoorbeeld bij ondertekening op papier. Deze worden door de behandelaar aan DIV aangeboden zodat DIV deze conform het handboek kan vervangen. Met organisatieonderdelen waar vaker dan incidenteel fysieke archiefbescheiden worden opgeleverd worden door DIV specifieke afspraken gemaakt over de vervanging daarvan. Het Handboek Vervanging is daarvoor leidend. 4 Zie Bijlage: Beschrijving applicatielandschap. 5 Zie Bijlage: Scanprocedure DIV. 7 Handboek Vervanging Archiefbescheiden juni 2016

8 4. Inrichting van het vervangingsproces Het totale proces van document- en archiefbeheer kent een aantal activiteiten. In dit hoofdstuk worden de onderdelen op hoofdlijnen toegelicht. De specifieke werkinstructies zijn als bijlagen bij dit handboek opgenomen. Omdat vervanging voor het overgrote deel ontvangen correspondentie betreft is deze beschrijving met name gericht op inkomende poststukken. In een aparte paragraaf worden specifieke bepalingen voor door het waterschap opgemaakte, te vervangen, archiefbescheiden beschreven. Ook de scanning en registratie van facturen wordt apart behandeld. De belangrijkste elementen in het vervangingsproces zijn: Bepalen van de archiefwaardigheid; Scannen; Registreren; Behandelen; Archiveren. Voor het vervangingsproces is met name het scannen van belang. De overige elementen gelden ook voor alle andere archiefdocumenten. Scannen is daarbij nauw verbonden met registratie. Zowel bij het scannen als registreren zijn diverse controlestappen beschreven die een juiste reproductie van het originele fysieke exemplaar waarborgen. Voor het scannen en registreren van ontvangen archiefbescheiden is een procedure opgesteld Door het waterschap ontvangen archiefbescheiden Fysieke archiefbescheiden kunnen via diverse kanalen ontvangen worden. Post- en koerierbedrijven leveren deze af bij de receptie op het hoofdkantoor van het waterschap. Deze worden vervolgens naar DIV gebracht of door DIV afgehaald bij de receptie. Voor fysieke post die onderhands wordt afgegeven aan behandelaars geldt de afspraak dat zij deze bij DIV aanleveren ter beoordeling op archiefwaardigheid Openen van poststukken en bepalen archiefwaardigheid In principe wordt alle ontvangen post door DIV geopend: o Post die niet voor Waterschap Zuiderzeeland is bestemd wordt ongeopend doorgezonden. o Medisch- en personeelsvertrouwelijke poststukken worden alleen vanuit specifiek bepaalde DIV rollen geopend. De geopende poststukken worden beoordeeld op vervolgactie: o Facturen worden verder behandeld door medewerkers van de daarvoor aangewezen eenheid 7. o Niet archiefwaardige poststukken worden fysiek doorgezonden naar de geadresseerde. o Archiefwaardige documenten worden gescand en geregistreerd als archiefbescheiden. Dit proces is verder beschreven in paragraaf De archiefwaardigheid wordt bepaald op basis van criteria zoals beschreven in het Handboek DIV. Altijd geregistreerd worden: Archiefbescheiden waarop een inhoudelijke reactie c.q. actie wordt verwacht. Archiefbescheiden waarin (al dan impliciet) wordt verwezen naar eerdere geregistreerde correspondentie. Archiefbescheiden met financiële consequenties. Archiefbescheiden met juridische consequenties. Archiefbescheiden met verantwoordingswaarde. Beleidsbepalende archiefbescheiden. 7 Zie Bijlage: Scanprocedure Inkoopfacturen. 24 juni Handboek Vervanging Archiefbescheiden 8

9 Scannen en registreren Het scannen van de fysieke ontvangen poststukken gebeurt met als doel deze te vervangen door de gescande reproducties. Het scanproces dient daarom aan voorwaarden te voldoen om zekerheid te bieden dat de digitale reproducties een volwaardige vervanging zijn van de fysieke originele poststukken zonder verlies van informatie. De informatiewaarde van een archiefstuk is niet alleen gelegen in de tekst daarvan. Ook indeling, kleurgebruik, afbeeldingen en andere opmaakelementen kunnen de informatiewaarde van een archiefstuk aantasten als deze wijzigen. Het scanproces is beschreven in de Scanprocedure DIV 8. Belangrijkste uitgangspunt is dat de scan wordt gecontroleerd door een medewerker met een DIV rol. Degene die de controle uitvoert kan niet dezelfde zijn als degene die heeft gescand. Dit vier ogen principe is een belangrijk middel om verlies van informatie te voorkomen. Omdat gecontroleerd wordt voordat het origineel wordt vernietigd is het dan nog mogelijk gebreken te herstellen. Daarna is dat niet meer mogelijk. Alle archiefbescheiden worden in kleur gescand met een resolutie van 300 dpi. Na het scannen vindt een eerste controle van de scan plaats in de scanomgeving door degene die heeft gescand. Vervolgens wordt de scan in het Document Management Systeem geregistreerd en opgeslagen (DMS) in PDF/A-1a formaat. Archiefbescheiden worden in het DMS geregistreerd als onderdeel van een zaak. Voor het registreren van zaken wordt gebruik gemaakt van zaaktypen. Op basis van het zaaktype worden metagegevens toegekend aan de zaak. Deze worden indien nodig aangevuld tijdens de registratie. Bij registratie van archiefbescheiden worden deze aan een bestaande of nieuwe zaak gekoppeld. Een overzicht van de metagegevens die bij de registratie van een document worden ingevuld en gecontroleerd is opgenomen in de scanprocedure Kwaliteitscontrole. Binnen het scan- en registratieproces zoals beschreven in de Scanprocedure DIV vinden diverse controles plaats. Te weten: Een eerste controle voor registratie door degene die heeft gescand. Hierbij wordt alleen de scan beoordeeld Een tweede controle door een medewerker met een DIV rol na registratie. Hierbij worden zowel de scan als registratie beoordeeld. Ook worden de gescande originele poststukken na scanning nog een bepaalde periode bewaard. Hierdoor kunnen gebreken die tijdens de behandeling worden geconstateerd worden hersteld. Door deze controles wordt geborgd dat archiefbescheiden altijd terug te vinden zijn conform de gestelde eisen in art. 17 Archiefregeling. Hierdoor kan te allen tijd vastgesteld worden 10 : de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken van een archiefstuk door het overheidsorgaan, voor zover deze kenbaar moet zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces; wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak/werkproces het archiefstuk door het overheidsorgaan werd ontvangen of opgemaakt; de samenhang met andere door het overheidsorgaan ontvangen en/of opgemaakte archiefbescheiden; de met betrekking tot de archiefbescheiden uitgevoerde beheersactiviteiten; de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur waarmee de archiefbescheiden worden bewaard of beheerd Door het waterschap opgemaakte archiefbescheiden Uitgaande brieven worden door behandelaars zelf of hun secretariaat in het Document Management Systeem geregistreerd. Deze brieven worden behoudens uitzonderingen digitaal ondertekend en dus in hun oorspronkelijke digitale vorm gearchiveerd. Vervanging is daarop dus niet van toepassing. De digitale handtekening is 25 januari 2016 in het Document Management Systeem ingevoerd Zie Bijlage: Scanprocedure DIV. 9 Zie Bijlage: Scanprocedure DIV. 10 Zie ook paragraaf 5.1 Kwaliteitsprocedures vervanging fysieke archiefbescheiden. 11 Zie Bijlage: Directiebesluit digitale handtekening. 9 Handboek Vervanging Archiefbescheiden juni 2016

10 Uitgaande brieven die zijn gemaakt tussen 1 januari 2015 en 25 januari 2016 en uitgaande brieven van na die datum die onder de uitzonderingen 12 vallen worden voorzien van een natte handtekening. Deze brieven worden na ondertekening gescand en, als nieuwe versie van de al bestaande registratie, in het Document Management Systeem opgeslagen. Aangezien het originele exemplaar wordt verzonden is het archiefexemplaar een kopie. Ook hierop is dus geen vervanging van toepassing Vrijwel alle overige door het waterschap opgemaakte archiefbescheiden zijn digitaal en worden ook digitaal gearchiveerd. Uitzonderingen daarop zijn archiefbescheiden die voorzien zijn van een natte handtekening en die niet worden verzonden. Het origineel dient dan door het waterschap gearchiveerd te worden. Deze archiefbescheiden vallen onder het Vervangingsbesluit. De Scanprocedure DIV is van overeenkomstige toepassing Archiveren & vernietigen Archiveren Na beëindiging van de behandeling van een zaak in het Document Management Systeem wordt deze gearchiveerd. Indien de zaak geen fysieke archiefbescheiden bevat wordt deze digitaal gearchiveerd in het Document Management Systeem. Bij digitale archivering wordt door DIV gecontroleerd of het juiste zaaktype is toegepast en of de omschrijving van zaken en archiefbescheiden voldoet aan de afspraken. Indien van toepassing wordt het resultaattype ingevuld. Op basis van zaaktype en resultaattype wordt bewaartermijn ingevuld. Deze kan eventueel handmatig worden aangepast. Hierna wordt de archivering beëindigd. De zaak met bijbehorende archiefbescheiden zijn dan definitief en niet meer muteerbaar. Zaken die alleen digitale en vervangen archiefbescheiden bevatten worden niet aan een archiefdossier gekoppeld Vernietigen Fysieke vervangen poststukken De originele fysieke poststukken die zijn vervangen worden door DIV nog drie maanden bewaard. Als tijdens die periode bij de behandeling een scanfout wordt geconstateerd kan deze alsnog worden hersteld. Een maal per kalendermaand worden alle fysieke vervangen documenten waarvan de registratiedatum ouder is dan drie maanden vernietigd. Digitale archiefbescheiden De digitale scans die in de plaats treden van de originele fysieke poststukken worden vernietigd conform de vernietigingsprocedure voor archiefbescheiden. Op basis van de toegekende selectiecriteria wordt jaarlijks een overzicht gemaakt van zaken en dossiers die voor vernietiging in aanmerking komen. Na consultatie van de waterschapsarchivaris en afdelingsmanagers wordt de definitieve vernietigingslijst opgemaakt. Na vaststelling daarvan wordt overgegaan tot daadwerkelijke vernietiging. Voor de digitale archiefbescheiden in het Document Management Systeem is een functionaliteit beschikbaar die de digitale bestanden vernietigt. Dit geldt zowel voor de born-digital als gescande bestanden 12 Bijvoorbeeld brieven die door het bestuur worden ondertekend. 24 juni Handboek Vervanging Archiefbescheiden 10

11 5. Kwaliteitsprocedures 5.1. Kwaliteitsprocedures vervanging fysieke archiefbescheiden Vervanging is het gecontroleerd vervangen van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties. Dit gebeurt met behulp van een scanproces. Het proces is dusdanig van opzet dat de informatiewaarde van archiefbescheiden ten behoeve van verantwoording en bewijs gehandhaafd blijven. Het scanproces kan van grote invloed kan zijn op het juridische en cultuurhistorische belang van de onderhavige archiefbescheiden. Deze belangen mogen niet in het geding komen. Het scanproces is daarom zo ingericht dat de gedigitaliseerde archiefbescheiden aan dezelfde eisen voldoen als hun fysieke originelen. De criteria die daarvoor gelden betreffen: Juistheid en volledigheid (5.1.1); Leesbaarheid (5.1.2); Kwaliteit van de reproducties (5.1.3); Bestandsformaat (5.2.1) Terugvindbaarheid (5.2.2) Juistheid en volledigheid Tijdens de voorbereiding op het scannen vindt al de eerste controle plaats. Daarbij worden de poststukken gecontroleerd op volledigheid. Wanneer blijkt dat bepaalde delen of bladzijden ontbreken, wordt overleg gepleegd met de betrokken afdeling of wordt contact opgenomen met de afzender. Naar aanleiding van dit overleg wordt beslist of de betreffende stukken al dan niet op dat moment gescand dienen te worden. Indien een onvolledig poststuk wordt gescand wordt dit later als notitie bij de registratie vermeld zodat duidelijk is dat onvolledigheid geen gevolg is van het scannen. Indien nodig worden fysieke poststukken met beschadigingen en/of minder goed leesbare stukken apart gescand. De (kwantitatieve) controlevragen zijn: Zijn alle pagina s gescand? Zijn er geen overbodige (lege) pagina s gescand? Zijn de pagina s volledig gescand? Leesbaarheid Tijdens het scanproces zelf worden de scans (scanbeelden of -images) getoond op een beeldscherm. Na het scannen wordt gecontroleerd of de gegevens op de gemaakte scan juist en volledig zijn overgekomen. Dit gebeurt aan de hand van de volgende vereisten: De pagina s zijn recht gescand. De pagina s zijn zonder fouten gescand, zoals: o Vlekken; o Slecht leesbare passages; o Wegval van delen van de tekst of afbeeldingen; o Strepen; o Pixelverstoringen (vaak veroorzaakt door vuil en/of stof); o Verspringingen en andere vervormingen (golfbewegingen, krommingen); o Bovenmatige kleurafwijkingen. Indien bij het scannen fouten worden geconstateerd worden deze hersteld. Foutief gescande poststukken worden opnieuw gescand. Indien nodig met aangepaste instellingen. Zijn de fouten niet oplosbaar dan wordt dit gemeld aan de applicatiebeheerder van de scansoftware Kwaliteit van de reproducties In het digitaliseringproces zijn drie factoren van invloed op de kwaliteit en omvang van de digitale afbeelding 13 : Resolutie (uitgedrukt in dpi = dots per inch): de hoeveelheid beeldpunten die per inch worden gescand. Bitdiepte (of dynamic range): het aantal bits dat per beeldpunt wordt gebruikt om informatie op te slaan. Voor bitonaal (zwart-wit) scannen is dat 1 bit, voor het scannen van grijswaarden is dat 8 bits en voor het scannen van kleur, 24 bits. 13 Zie Bijlage: Specificaties Scanners. 11 Handboek Vervanging Archiefbescheiden juni 2016

12 Compressie: de bestandsomvang kan beperkt worden door compressiemethoden (mét en zonder verlies van informatie). Verliesloze compressie heeft geen gevolgen voor de kwaliteit van de digitale afbeeldingen Kwaliteitsprocedures digitaal archief Bestandsformaat De digitale gescande archiefbescheiden worden in het Document Management Systeem opgeslagen in PDF/A-1a formaat Terugvindbaarheid De toegankelijkheid van de in archiefbescheiden vastgelegde informatie wordt geboden door: Kwaliteit van registratie, deze wordt gecontroleerd: o tijdens het registeren, en o bij het definitief archiveren. Geconstateerde fouten worden hersteld en ontbrekende gegevens aangevuld. Full text zoeken: Daarnaast wordt ieder gescand archiefstuk geanalyseerd op de aanwezigheid van tekst (OCR) door middel van de scansoftware. Deze tekst wordt geïndexeerd en kan bij het zoeken in het Document Management Systeem worden gebruikt. Zoeken op metagegevens Op basis van metagegevens kunnen zaken en archiefbescheiden worden gezocht. Veelgebruikte zoekvragen kunnen worden opgeslagen. Zoeken op structuur In het Document Management Systeem zijn navigatiestructuren beschikbaar waardoor gerelateerde objecten kunnen worden ontsloten. 24 juni Handboek Vervanging Archiefbescheiden 12

13 6. Bijlagen Bij het toepassen van vervanging van fysieke archiefbescheiden door gescande reproducties zijn naast de bepalingen van het Handboek Vervanging ook de in dit hoofdstuk opgenomen bijlagen van belang. De wijzigingsprocedure van het handboek is beschreven in paragraaf 1.4 Wijziging handboek. De bijlagen kennen eigen wijziging- en beheersprocedures. Aanpassingen aan de hieronder genoemde bijlagen dienen conform het vastgestelde handboek te zijn. Als een toekomstige aanpassing daarvan afwijkt dient ook de wijzigingsprocedure voor het handboek te worden gevolgd. Nr. Naam Versie Opmerking 6.1 Bijlage: Directiebesluit digitale handtekening 6 oktober 2015 Bij wijziging dient een nieuw directiebesluit te worden genomen 6.2 Bijlage: Beschrijving DIV rollen (vastgesteld door directie in 24 maart 2016 Bij wijziging dient een nieuw directiebesluit te worden genomen transitieplan DIV paragraaf 2.1) 6.3 Bijlage: Proces digitaal archiveren 19 april 2016 Wijzigingen worden in DIV werkoverleg vastgesteld 6.4 Bijlage: Scanprocedure DIV 1 januari 2015 Wijzigingen worden in DIV werkoverleg vastgesteld 6.5 Bijlage: Specificaties Scanners 1 januari 2015 Bij vervanging dient conformiteit aan Handboek Vervanging als randvoorwaarde 6.6 Bijlage: Beschrijving applicatielandschap 6.7 Bijlage: Beschrijving technisch beheer 6.8 Bijlage: Scanprocedure Inkoopfacturen 22 maart 2016 Bij vervanging dient conformiteit aan Handboek Vervanging als randvoorwaarde 29 maart 2016 Bij aanpassing dient conformiteit aan Handboek Vervanging als randvoorwaarde 1 januari 2015 In beheer bij team Management Informatie 13 Handboek Vervanging Archiefbescheiden juni 2016

14 6.1. Bijlage: Directiebesluit digitale handtekening 24 juni Handboek Vervanging Archiefbescheiden 14

15 15 Handboek Vervanging Archiefbescheiden juni 2016

16 24 juni Handboek Vervanging Archiefbescheiden 16

17 17 Handboek Vervanging Archiefbescheiden juni 2016

18 6.2. Bijlage: Beschrijving DIV rollen In het transitieplan DIV paragraaf 2.1 zijn de volgende DIV rollen beschreven: Rol 1: De regisseur Een regisseur kenmerkt zich door overzicht en grip. Hij is de bewaker van een goede organisatiebrede informatievoorziening en stelt hiervoor de kaders, richtlijnen en beleid op. Als geen ander, weet hij wat er op het gebied van informatievoorziening moet gaan gebeuren. Hij volgt actuele ontwikkelingen, kent de koers, weet waar de organisatie heen moet gaan, heeft een idee hoe de organisatie daar kan komen en neemt hierin de leiding. De regisseur is de gesprekspartner voor de directie en de vakafdeling op strategisch niveau en voert ook de regie op de samenwerkingspartner als GR NLE (in de rol van opdrachtgeverschap). Op deze wijze kan hij de bestuurder van het Waterschap in positie brengen. Hij draagt zorg voor de feitelijke vertaling van het informatiemanagement naar de business op de werkvloer. Hij moet de organisatiebelangen goed kunnen afzetten tegen het belang van goed informatiemanagement. Dit betekent dat hij op de hoogte moet zijn van de vele ontwikkelingen die zich binnen de organisatie afspelen. Hiervoor staat hij actief in contact met de verschillende organisatieonderdelen en weten de medewerkers de regisseur te vinden. De regisseur anticipeert, samen met de adviseur, ook moeten anticiperen op de externe ontwikkelingen. Zuiderzeeland heeft in het bestuursprogramma De verbinding met de samenleving, een prominente positie gegeven. De regisseur en adviseur zullen ook hier een beleidsmatige en adviserende rol hebben als het gaat om het ontsluiten van juiste, volledige informatie. Een regisseur is hoogopgeleid (minimaal HBO) en heeft een afgeronde opleiding in de richting van informatiemanagement, bedrijfs- of bestuurskunde. Hij moet kunnen overtuigen en beïnvloeden. Hij durft besluiten te nemen en kan prioriteiten stellen. Hij krijgt te maken met weerstanden en moet daar goed mee overweg kunnen. Daarbij is het van belang dat hij altijd kritisch blijft. Naast deze vaardigheden moet hij ook ambitieus ondernemend en bevlogen zijn. Hij vervult namelijk een pittige rol die voor het welslagen van de transitie met veel energie en kracht uitgevoerd moet worden. Rol 2: De adviseur De adviseur kent op het gebied van informatievoorziening de belangen van de organisatie als geheel en weet deze te vertalen naar het belang van een vakafdeling of een medewerker. Het gaat hierbij om concrete vraagstukken waar een oplossing voor gevonden moet worden. De adviseur geeft adviezen en draagt oplossingen aan die passen binnen het kader dat door de organisatie is gesteld. De adviseur moet de wensen en/of problemen van een afdeling goed helder zien te krijgen. Het is van belang dat hij zich goed kan inleven in de materie en situatie van de vakafdeling en de externe ontwikkelingen. Vanuit verschillende oogpunten bekijkt de adviseur het vraagstuk en kan beredeneerd aangeven welke optie(s) het beste resultaat oplevert. De adviseur is de gesprekspartner op tactisch en operationeel niveau voor de vakafdeling en in projecten voor wat betreft informatie- en documentmanagement. Op basis van input van de andere DIV rollen of medewerkers uit de organisatie geeft hij gevraagd en ongevraagd advies. Hij onderhoudt nauw contact met de regisseur en gaat in overleg met de regisseur als hij constateert dat afdelingen buiten de gestelde kaders (dreigen te) treden. Voor de regisseur is de adviseur ook een sparringpartner, omdat de adviseur gedetailleerdere kennis heeft over de omgang van documenten in de organisatie. De adviseur beschikt over een MBO-4 of HBO kennisniveau en heeft een opleiding gevolgd zoals HMDI, SOD-II, Informatie & Media. Met zijn kennis moet hij creatief zijn en met goede gedegen oplossingen komen voor de vraagstukken. Rol 3: De kwaliteitsbewaker De kwaliteitsbewaker richt zich vooral op de controle op de correcte afhandeling van zaken en documenten. Toetst op de bewaartermijnen en op de compleetheid van dossiers. Controle klinkt vrij streng, en dat hoort bij die rol. Het niet toevoegen van de juiste documenten in een zaak, het niet juist afhandelen of het aanleveren van incomplete dossiers moet tot het minimum worden beperkt. De kwaliteitsmedewerker is van groot belang in een omgeving waar sprake is van een hybride archiefsituatie en/of daar waar procesafhandeling nog niet volledig digitaal plaatsvindt. De kans op fouten en het niet naleven van de gewenste werkwijzen zijn is deze situatie het grootst. Om een vinger aan de pols te houden op de kwaliteit van de afhandeling en dossieropbouw is controle noodzakelijk. Alleen dan wordt inzichtelijk wat er fout gaat en waar de foute n gemaakt worden. Deze inzichten zijn vervolgens onder meer te gebruiken door de 24 juni Handboek Vervanging Archiefbescheiden 18

19 informatieadviseur(manager). Onderling overleg is daarom van belang. Inzicht in de uitvoering maakt bijsturing mogelijk en is daarmee essentieel voor een goede kwaliteitsbewaking. De kwaliteitsmedewerker heeft minimaal een MBO-opleiding, is zorgvuldig, moet vasthoudend zijn en is gericht op kwaliteit. De kwaliteitsmedewerker controleert en ondersteunt (Helpdesk functie) in principe iedereen die gebruik maakt van het DMS. Naast de procesverantwoordelijken controleert hij ook de DIVmedewerker (wordt er juist geregistreerd) en de beheerders van het systeem (vindt het beheer geordend en gestructureerd plaats). Hierbij geeft de kwaliteitsmedewerker eventueel in samenwerking met de adviseur ook trainingen aan gebruikers zodat hen vooraf duidelijk is wat van hen verwacht wordt. Naast de feitelijke afhandeling kan de kwaliteitsmedewerker ook nagaan of de gebruikte systemen juist en kundig door de medewerkers worden gebruikt. Controles en (gebruikers)ondersteuning op de werkplek achter de pc kunnen daarmee tot de mogelijkheden behoren. De mate van inzet van de kwaliteitsmedewerker is variabel. Als er minder fouten of onvolkomenheden worden geconstateerd en de processen steeds meer digitaal worden afgehandeld, kan de controle steeds meer steekproefsgewijs plaatsvinden. Dit moet worden opgeschroefd en afgebouwd naar mate de fouten en onvolkomenheden respectievelijk toenemen of afnemen. Rol 4: De uitvoerder De uitvoerdersrol is in de huidige situatie de core business van de afdeling. Deze rol zal gedurende de transitie nog bestaan, en neemt snel af,om uiteindelijk te worden uitgefaseerd, doordat deze taken in het primaire proces worden ingebed. Ontvangen (digitale) documenten worden in de nieuwe situatie door de procesuitvoerders immers zelf toegevoegd zonder tussenkomst van DIV en dossieropbouw vindt digitaal plaats. Neemt niet weg dat zolang er met papier gewerkt wordt en applicaties niet volledig ondersteunend zijn er uitvoerende taken bestaan. De uitvoerder neemt deze taken voor zijn rekening. Die taken bestaan uit het selecteren, beoordelen, scannen en registreren van inkomende documenten en het opbergen en archiveren van zaken en documenten. De uitvoerder heeft een afgeronde vakinhoudelijke opleiding als een SOD-I of VVA. De rol van uitvoerder is zeer taakgericht en focust zich niet op beleidsvorming en de ondersteuning aan afdelingen. Wel heeft de uitvoerder een belangrijke signaalfunctie. Omdat hij of zij degene is die veel documenten langs ziet komen, heeft hij/zij een signaalfunctie bij veel voorkomende fouten, onvolkomenheden of onhandigheden. Enerzijds helpt hij/zij hiermee de kwaliteitsmedewerker en anderzijds reikt hij/zij verbeteringen aan bij de adviseur en regisseur. 19 Handboek Vervanging Archiefbescheiden juni 2016

20 6.3. Bijlage: Proces digitaal archiveren 24 juni Handboek Vervanging Archiefbescheiden 20

21 6.4. Bijlage: Scanprocedure DIV 21 Handboek Vervanging Archiefbescheiden juni 2016

22 24 juni Handboek Vervanging Archiefbescheiden 22

23 23 Handboek Vervanging Archiefbescheiden juni 2016

24 24 juni Handboek Vervanging Archiefbescheiden 24

25 25 Handboek Vervanging Archiefbescheiden juni 2016

26 24 juni Handboek Vervanging Archiefbescheiden 26

27 27 Handboek Vervanging Archiefbescheiden juni 2016

28 6.5. Bijlage: Specificaties Scanners DIV Scanner tot en met papierformaat A3: Canon Image Formula DR 6050C 24 juni Handboek Vervanging Archiefbescheiden 28

29 29 Handboek Vervanging Archiefbescheiden juni 2016

30 Scanner papierformaat groter dan A3, tot en met A0: OCE Plotwave juni Handboek Vervanging Archiefbescheiden 30

31 31 Handboek Vervanging Archiefbescheiden juni 2016

32 Scanner voor herscannen brondocument op basis van kwaliteitscontrole (Scanprocedure DIV, bijlage 2): Xerox Workcentre juni Handboek Vervanging Archiefbescheiden 32

33 33 Handboek Vervanging Archiefbescheiden juni 2016

34 24 juni Handboek Vervanging Archiefbescheiden 34

35 6.6. Bijlage: Beschrijving applicatielandschap In het digitaliseringsproces wordt gebruik gemaakt van Kofax Capture ten behoeve van het scanproces. Archiefdocumenten en zaken worden geregistreerd en beheerd in het Document Management Systeem Verseon. De daarbij te hanteren zaaktypen worden beheerd in het DSP programma I-Naviagor Kofax Capture en Kofax VRS: Leverancier: BM Consultants gevestigd Soesterberg in opdracht van Circle Software Groep Omschrijving: Software voor het inscannen van alle documenten tot en met A0 formaat. Gebruik: Gescande documenten worden als PDF/-1a ter registratie aangeboden aan het Document Management Systeem. Tevens zijn gescande documenten doorzoekbaar door toepassing van OCR. Specificaties: Versie 10.0 Verseon: Leverancier: Circle Software Groep, gevestigd te Eindhoven. Omschrijving: Document Management Systeem voorzien van zaaksgewijze ordening en behandelfunctionaliteit. Gebruik: Zaaksgewijze registratie, beheer en archivering van digitale documenten en bestanden. Specificaties: Versie 2.2 I- Navigator: Leverancier: Omschrijving: Gebruik: Specificaties: SDU Document Structuur Plan Applicatie Definiëren van zaaktypen en bijbehorende metagegevens Versie 35 Handboek Vervanging Archiefbescheiden juni 2016

36 6.7. Bijlage: Beschrijving technisch beheer Voor de opslag van gegevens wordt gebruik gemaakt van een Dell EquaLogic SAN met een capaciteit van 50 TB en een bezetting 18TB. Naast alle beschikbare netwerkschijven draait vanaf deze storage ook de volledige VMware backend. Bij een toekomstige conversie/ migratie naar een andere omgeving/ operating system zal na het zorgvuldig analyseren en testen worden gegarandeerd dat er geen gegevens verloren gaan. Deze digitale duurzaamheid is een harde eis voorafgaand aan een geplande conversie / migratie Onderhoud hardware/scanners Controle en onderhoud Als bij het controleren van de gescande documenten blijkt dat de scankwalitiet niet voldoet zal de oorzaak daarvan worden gezocht. Oorzaken kunnen in de onderdelen, instellingen of software van de scaninrichting liggen. Bij eenvoudig te verhelpen gebreken worden deze door de DIV medewerker zelf verholpen. Indien nodig wordt de hulp ingeroepen van de applicatiebeheerder. De applicatiebeheerder kan ook de leverancier van zowel de hardware als software inschakelen. Als het probleem is verholpen wordt altijd een test uitgevoerd. De glasplaten van de scanner worden wekelijks gereinigd met speciaal daarvoor bestemde middelen. Jaarlijks vindt onderhoud aan de scanner door de leverancier plaats. Onderhoud & continuïteit digitaal archief Bij een toekomstige conversie / migratie naar een andere omgeving of een ander DMS, zal na het zorgvuldig analyseren en testen door ICT worden gegarandeerd dat er geen gegevens verloren gaan. Het hiertoe opgestelde testprotocol zal opgenomen en bewaard worden in het DMS 24 juni Handboek Vervanging Archiefbescheiden 36

37 6.8. Bijlage: Scanprocedure Inkoopfacturen Facturen worden geregistreerd door medewerkers van team Managementinformatie (BVMI) en digitaal afgehandeld door budgethouders in Corsa. Fysieke facturen worden gescand inclusief alle meegezonden bijlagen. Tijdens het scannen en registreren vinden de volgende controles plaats: Scannen o Visuele controle van de scan op volledigheid en juistheid o Controle van de door de scansoftware herkende gegevens, deze worden indien nodig gecorrigeerd en aangevuld. Verzenden (in behandeling zetten) o Controle op de juiste gegevens in gescande document en factuursysteem Behandelen o Budgethouder beoordeeld juistheid gegevens Afboeken o Controle op juistheid van gegevens en behandelproces. Facturen worden getoetst op de volgende criteria: Naam moet overeenkomen zoals deze is geregistreerd bij Kamer van Koophandel Factuur moet zijn voorzien van bankrekeningnummer, BTW nummer, KvK nummer en notanummer. Bedrag moet overeenkomen volgens afgesproken prijs, afwijking moet vermeld staan. Bon, opdrachtbrief en naam van opdrachtgever. Bij foutieve benaming of ontbrekende stukken wordt de factuur terug gestuurd naar afzender. Voor het scannen wordt gebruik gemaakt van een Canon DR-9050-C scanner. Scans worden verwerkt met Corsa Xtraction scansoftware 37 Handboek Vervanging Archiefbescheiden juni 2016

38 24 juni Handboek Vervanging Archiefbescheiden 38

39 39 Handboek Vervanging Archiefbescheiden juni 2016

40 24 juni Handboek Vervanging Archiefbescheiden 40

41 41 Handboek Vervanging Archiefbescheiden juni 2016

42 24 juni Handboek Vervanging Archiefbescheiden 42

43 43 Handboek Vervanging Archiefbescheiden juni 2016

44 24 juni Handboek Vervanging Archiefbescheiden 44

45 45 Handboek Vervanging Archiefbescheiden juni 2016