Scangids

Transcriptie

1 Scangids

2 Scan to-smb Scan-to-FTP Internetfa Scan-to- Scan-to-HDD Scan-to-Bo Scannen is in de hedendaagse zakenwereld een alledaags verschijnsel geworden. Documenten worden gescand en gearchiveerd om ze later te kunnen reproduceren en distribueren. Gebruikers beschikken nu over een uitgebreide waaier scanmogelijkheden zoals scan-to-smb, scan-to-ftp, scan-to- of scan-to-hdd/electronische Postbus enz. In deze gids worden deze scanmogelijkheden van naderbij bekeken en wordt hun gebruik en voordelen in de schijnwerper gezet.

3 Inhoudsopgave Scan-to- Scan-to-SMB PC Scan-to-HDD / Scan-to Bo Personal Bo TWAIN Scannen Scan-to-FTP Scan-to-FTP met PageScope Workware Scan-to-URL Internetfa ifa Overzicht van de scanmodi

4 Scan-to- Bij scan-to- worden documenten gescand en direct naar de interne mailserver doorgestuurd. De gescande gegevens worden als bijlage verzonden, naar keuze in TIFF- of PDF-formaat. Als de verzender de documenten naar een etern adres wil sturen, wordt de automatisch naar de respectievelijke eterne mailserver doorgestuurd. Bij interne distributie blijft de aanwezig in de mailserver tot de PC van de bestemmeling de mailserver contacteert. Zodra de client PC zich op de mailserver aanmeldt, verhuist de naar de harde schijf van de client PC en wordt de verzender hiervan per ingelicht. Met scan-to- kunnen gescande documenten direct, zonder enige manuele tussenkomst, naar een willekeurige PC worden verzonden. Dankzij het internet vormen ook adressen buiten het netwerk geen enkel probleem. Het enige echte minpunt is dat de bestanden maimaal slechts een aantal Mbytes groot mogen zijn. Aangezien het niet aangeraden is grotere bestanden via te versturen, is deze scanmodus vooral geschikt bij lagere resolutie of enkele originelen.

5 mailserver client PC mailserver copier/printer

6 Scan-to-SMB PC Scan-to-SMB (Server Message Block) is een alternatief voor FTP of NetWare filing. Door middel van het SMB-protocol kunnen clienttoepassingen bestanden lezen en schrijven en bovendien van de serverprogramma s in een computernetwerk gebruikmaken. Het SMB-protocol kan naast TCP/IP of andere netwerkprotocollen zoals Internetwork Packet Echange en NetBEUI, over het internet worden gebruikt. Met het SMB-protocol heeft een toepassing (of haar gebruiker) van op afstand toegang tot opgeslagen bestanden. Een clienttoepassing kan effectief bestanden lezen, creëren en updaten op de server op afstand. Ze kan ook met eender welk serverprogramma communiceren dat geconfigureerd is om een SMB-clientvraag te ontvangen. Het besturingssysteem MS Windows biedt vanaf de versie Win 95 ondersteuning voor client en server SMB-protocol. Voor Uni-systemen is er nu een sharewareprogramma, Samba, beschikbaar. Het SMB-protocol is oorspronkelijk bij Microsoft ontwikkeld en heeft intussen een hele evolutie doorgemaakt. Een bepaalde client en server kunnen verschillende reeksen protocolvarianten gebruiken die ze voor de start van een sessie overeenkomen. Het SMB-protocol voor scan-to-file wordt veiliger geacht dan FTP omdat het wachtwoorden versleutelt zodat ze tegen onbevoegden beveiligd zijn.

7 server client PC copier / printer

8 Scan-to-HDD / Scan-to-Bo Persoonlijke Postbus Scan-to-HDD (harde schijf), dat met TWAIN scannen kan worden vergeleken, is bedoeld om gescande documenten snel te kunnen ophalen. Documenten worden in de documenttoevoer geplaatst, gescand en tijdelijk in de postbus van de huidige gebruiker opgeslagen. De harde schijf fungeert dus tijdelijk als bestandsserver. Op zijn individuele PC kan de gebruiker via EFI WebScan of een andere TWAIN compatibele toepassing inloggen op de mailbo en zijn documenten ophalen. In vergelijking met TWAIN scannen biedt deze scanmodus twee overduidelijke voordelen: De harde schijf van het systeem kan als tijdelijke bestandsserver fungeren en biedt zo alle gebruikers binnen het netwerk veilige toegang tot opgeslagen documenten. De originele documenten kunnen onmiddellijk na opslag op de harde schijf worden opgehaald.

9 client PC gebruikerscommando s harde schijf copier / printer

10 TWAIN Scannen TWAIN (Technology Without Any Interesting Name) is een computerindustriestandaard die bepaalt hoe scanners gegevens naar softwaretoepassingen versturen. Dankzij TWAIN kunnen softwaretoepassingen perfect met scanners werken zonder iets over de scanner zelf te weten. In de praktijk wordt de scanner beheerd door een geactiveerde TWAIN driver die op de client PC is geïnstalleerd. Om in TWAIN modus te scannen, worden de documenten in de documenttoevoer geplaatst en gewoon gescand. Het scanproces kan van op een willekeurige desktop worden gestart via een TWAIN compatibele toepassing naar keuze zoals Adobe Photoshop, PageScope WorkWare enz. Na het scannen kunnen de originelen uit de documenttoevoer worden gehaald. Het grootste voordeel van TWAIN scannen is dat naar iedere TWAIN compatibele toepassing kan worden gescand, wat aanzienlijke tijdswinst oplevert.

11 client PC gebruikerscommando s copier / printer

12 Scan-to-FTP Bij scan-to-ftp worden de gescande documenten in een bepaalde directory op de interne of eterne FTP-server opgeslagen. Daarna heeft men toegang tot de gegevens en kan men ze met behulp van FTP-client software op de PC van de gebruiker opvragen. Als de directory waarin de FTP-server de gescande gegevens opslaat, een gedeelde directory is, heeft men ook toegang tot de bestanden via een standaard file manager, zoals MS Eplorer. Scan-to-FTP vormt een strategische aanvulling op scan-to- . Scan-to-FTP, dat vooral bedoeld is voor het scannen van grotere bestanden, kan bestanden van haast onbeperkte grootte aan en is dus het instrument bij uitstek voor de verwerking van grotere documenten. Deze scanmodus is echter niet echt handig als de verzender een redelijk groot gescand document met een vrij omvangrijke groep mensen wil delen. In deze omstandigheden moet de verzender immers een etra sturen om het bestaan en de locatie van het bestand mee te delen.

13 FTP-server client PC FTP-server copier / printer

14 Scan-to-FTP PageScope Workware PageScope WorkWare is Konica Minolta s eigen softwareoplossing voor documentbeheer. In wezen is het een FTP client softwaresysteem dat wordt gebruikt voor toegang tot bestanden die op een FTP-server zijn opgeslagen. PageScope WorkWare kan ook worden gebruikt om een client PC tot een FTP-server om te vormen. Gescande documenten kunnen dan direct op de harde schijf van deze PC worden opgeslagen. Zoals bij scan-to- kunnen gegevens ook direct naar een bestemmeling worden verstuurd, maar deze keer zonder de vervelende beperking van de bestandsgrootte.

15 FTP-server client PC copier / printer

16 Scan-to-URL Zoals al gezegd, is scan-to-ftp ideaal om grotere bestanden te scannen. Maar als de gescande informatie ook moet worden verdeeld, moeten er apart etra berichten worden verstuurd. In dergelijke omstandigheden en bij vrij omvangrijke documenten vormt scan-to-url de perfecte scanoplossing. Scan-to-URL combineert immers de voordelen van scan-to-ftp en scan-to- omvangrijke bestanden verwerken en automatisch berichten versturen. De gebruiker vermeldt het gewenste FTP-serveradres waarop de scans moeten worden opgeslagen en selecteert de adressen van de personen voor wie ze zijn bedoeld. Na het scannen van de documenten slaat het systeem de bestanden op de FTP-server op en stuurt alle personen op de distributielijst een automatisch gegenereerd bericht met een hyperlink. Door op deze hyperlink te klikken, krijgen ze toegang tot het bestand.

17 mailserver client PC bericht bericht FTP Server copier / printer

18 Internetfa ifa Internetfa is geen zuivere scantoepassing, maar kan bij sommige toepassingen als een alternatief voor scan-to- worden beschouwd. In de modus Internetfa worden gescande documenten per naar de mailserver van de bestemmeling gestuurd. Het document wordt dan naar zijn Internetfa compatibel toestel doorgestuurd en vervolgens afgedrukt. In vergelijking met de traditionele famethode hangen aan verzenden via Internetfa geen hoge transmissiekosten vast omdat in plaats van via een dure telefoonlijn via het internet wordt gewerkt. Dit kan een aardige kostenbesparing opleveren, vooral bij buitenlandse bestemmingen. In tegenstelling tot scan-to- worden de gescande documenten niet als elektronische bestanden, maar als direct afgedrukte gegevens ontvangen. Hoewel hieraan afdrukkosten verbonden kunnen zijn, is deze mogelijkheid onmisbaar in bepaalde omgevingen, zoals opslagplaatsen waar papieren versies onontbeerlijk zijn.

19 copier / printer mailserver mailserver copier / printer

20 Overzicht scanmodi Zwart-wit producten bizhub 130f* bizhub 160 / bizhub 161* bizhub 160f* bizhub 162 / bizhub 210 bizhub 250 / bizhub 350 bizhub 420 / bizhub 500 bizhub 600 / bizhub 750 bizhub PRO 920 bizhub PRO 1050

21 TWAIN Scan (local/network) Scan to HDD Scan to Scan to URL Scan to FTP Scan to SMB Scan to Personal Bo ifa / / / / / TBC / TBC / / * scannen in kleur en z/w = standaard = ioneel = niet beschikbaar

22 Overzicht scanmodi Kleurenproducten bizhub C250 bizhub C300 bizhub C350 bizhub C351 bizhub C352 bizhub C450 bizhub PRO C500

23 TWAIN Scan (local/network) Scan to HDD Scan to Scan to URL Scan to FTP Scan to SMB Scan to Personal Bo ifa / / / / / / = standaard = ioneel = niet beschikbaar

24 Konica Minolta Business Solutions (Belgium) N.V. Ecelsiorlaan 10 B Zaventem Tel.: +32 (0) Fa: +32 (0) info@bs.konicaminolta.be