Documentoverdracht beveiligen met SecureDocXpress

Transcriptie

1 Documentoverdracht beveiligen met SecureDocXpress Deze korte inleiding helpt u SecureDocXpress te gebruiken. Hierin leert u hoe aan te melden bij SecureDocXpress, hoe documenten veilig uit te wisselen en hoe een wachtwoord voor een geadresseerde in te stellen, hoe documenten te ontvangen, hoe een wachtwoord te wijzigen en hoe af te melden. Inhoudsopgave 1 Een nieuwe Gebruikersaccount aanmaken Een nieuwe gebruikersaccount voor externe partners aanmaken Aanmelden Documenten verzenden Een geadresseerde selecteren Documenten selecteren en verzenden Een wachtwoord toewijzen Documenten ontvangen Wachtwoord wijzigen Meld af

2 1 Een nieuwe Gebruikersaccount aanmaken Stuur een aanvraag naar uw lokale IS Service Desk. 2 Een nieuwe gebruikersaccount voor externe partners aanmaken Stuur een aanvraag naar uw lokale IS Service Desk 3 Aanmelden Start Microsoft Internet Explorer Start SecureDocXpress via de URL: Vul in het vak "Gebruikersnaam of " uw gebruikersnaam of e- mailadres in Voer in het vak "Wachtwoord" uw wachtwoord in Afbeelding 2 - Aanmelden met gebruikersnaam en wachtwoord 2

3 4 Documenten verzenden Het verzenden van documenten bestaat uit drie stappen: De geadresseerde(n) selecteren en invoeren De te verzenden documenten selecteren Documenten verzenden 4.1 Een geadresseerde selecteren U kunt in het vak "Add Recipient" een of meerdere geadresseerden invoeren voor het uitwisselen van bestanden. U moet het internet adres gebruiken, bv.: max.mustermann@gmx.de. Om deze adressen in uw persoonlijk adresboek in te voeren, klikt u op "Add", zodat u toegang krijgt tot deze voor andere documentoverdrachten opgeslagen adressen. Het is niet mogelijk om met uw persoonlijk Lotus Notes adresboek te synchroniseren. U moet een hoofdlijn of aanvullende tekst invullen in de vakken "Subject" en "Notice". Denk eraan dat de inhoud van deze vakken niet gecodeerd is en dus geen gevoelige informatie mag bevatten. Na het selecteren en invoeren, klikt u op "Next". U bent bij de stap "Selecting and Sending Documents" aangekomen. Afbeelding 3 - Selecteren van een geadresseerde uit het adresboek of invoeren van een geadresseerde 4.2 Documenten selecteren en verzenden Met de knop "Browse" kunt u een of meerdere bestanden van een lokale netwerkmap aan uw bericht toevoegen. Met de knop "Send" wordt overeenkomstige informatie aan de geadresseerde verstuurd. Speciale opmerking: 3

4 Het zijn niet de bestanden zelf die naar de geadresseerde worden gestuurd; deze krijgt een bericht dat er bestanden voor hem opgeslagen zijn. Elke bestemmeling moet de bestanden van de SecureDocXpress server halen. (zie hoofdstuk "Documenten ontvangen"). Afbeelding 4 - Een bestand selecteren met behulp van een standaard dialoogvenster van het respectievelijke besturingssysteem 4.3 Een wachtwoord toewijzen Wanneer u voor de eerste keer iets naar een nieuwe gebruiker stuurt, heeft deze een nieuw wachtwoord nodig. Het systeem zal een wachtwoord voorstellen dat aan het BASF-wachtwoordbeleid beantwoordt. Deel dit wachtwoord telefonisch per sms of persoonlijk mee aan de geadresseerde. Klik op "Save" Dit wachtwoord is ook geldig voor toekomstige berichten aan dezelfde geadresseerde. Het is dus niet nodig om een nieuw wachtwoord toe te wijzen. De geadresseerde kan zijn/haar wachtwoord wijzigen. (zie hoofdstuk "Een wachtwoord wijzigen"). 4

5 Afbeelding 5 - Er wordt automatisch een wachtwoord aangemaakt voor nieuwe geadresseerden 5 Documenten ontvangen Start Internet Explorer met de link uit de . Meld u aan met uw internet adres en het wachtwoord dat u van de verzender heeft gekregen Klik op het tabblad "Inbox". U zult een lijst te zien krijgen met de inkomende documenten Klik op Downloaden bij het document dat u wilt downloaden. Nu kunt u de gekozen bestanden in een lokale of netwerkmap opslaan. Er wordt een logbestand gecreëerd met informatie voor u en de verzender over de reeds gedownloade bestanden Afbeelding 6 - Inkomende documenten worden opgeslagen in het tabblad Inbox 6 Wachtwoord wijzigen Klik op "Change Password" Voer uw oud wachtwoord in Voer uw nieuw wachtwoord in Herhaal uw nieuw wachtwoord Klik op "Save" 5

6 Indien het oude wachtwoord niet juist is of de controle van de nieuwe wachtwoorden mislukt, moet u de procedure herhalen Klik op Annuleren indien u wilt annuleren. Afbeelding 7 - Een wachtwoord wijzigen 7 Meld af Klik op "Afmelden". Het venster wordt gesloten en u wordt naar een standaard website doorgestuurd Afbeelding 8 Afmelden 6