Notulen ALV Bewonersvereniging Binnentuin Scherf 6, 28 november 2008, te Forum Waterwin, aanvang 20.00uur

Transcriptie

1 Notulen ALV Bewonersvereniging Binnentuin Scherf 6, 28 november 2008, te Forum Waterwin, aanvang 20.00uur Aanwezig: Er zijn 42 stemgerechtigde leden aanwezig en er zijn 6 machtigingsstemmen vertegenwoordigd. In totaal kunnen er dus 48 stemmen uitgebracht worden. De presentielijst voor de stemgerechtigden en machtigingen is in het bezit van de secretaris. 1. Opening De voorzitter heet iedereen welkom en stelt het huidige bestuur voor: Peter Boehmer voorzitter Maarten Boerlijst secretaris Koen Werner penningmeester Alie Bijl lid (ledenadministratie) Nildo Delfina lid (materialen) De agenda wordt vastgesteld, waarbij als extra agendapunt de notulen van de vorige ALV (25 april 2008) direct na de pauze zullen worden behandeld. Een tweetal punten die geen betrekking hebben op de binnentuin zullen na afloop van de vergadering besproken worden. De voorzitter legt de stemprocedure uit en opent de vergadering. 2. Verslag afgelopen periode De secretaris geeft een kort verslag van de afgelopen periode. Op 25 april 2008 is het nieuwe bestuur geïnstalleerd tijdens de eerste ALV van de vereniging. Op 6 mei heeft de oplevering van de tuin aan de vereniging plaatsgevonden. Deze oplevering heeft een groot aantal opleveringspunten opgeleverd, waarvan de belangrijkste zijn: toegangspoorten zijn verstevigd eerder geschrapte toegangspoort is alsnog aan de noordzijde geplaatst drainage dient op diverse plekken verbeterd te worden LED-verlichting is nog niet in orde rozentuin is aangepast (zie agendapunt 7) water bij pomp stinkt. de bron zal opnieuw (dieper) worden geslagen er zijn matten onder de duoschommel geplaatst, zodat er geen stenen loskomen de grasmat moet op diverse plekken verbeterd worden Over een aantal punten is nog overleg met Bouwfonds. Het bestuur heeft zich verdiept in de statuten en heeft onduidelijke punten laten uitleggen door de notaris. Deze statuten zijn notarieel vastgelegd en de vereniging is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Het bestuur zal er vanzelfsprekend naar streven zich aan de in de statuten vastgelegde spelregels te houden. Volgens de statuten zal er jaarlijks tenminste één ALV zijn die moet plaatsvinden in de periode januari-juni. Tijdens deze ALV zal een verslag van het afgelopen kalenderjaar worden besproken. De vereniging heeft als doel het beheer van de binnentuin en stelt de bijdrage vast die alle eigenaren verplicht zijn te betalen. Het eigendom van 1/154 ste deel de binnentuin is onlosmakelijk met de woning verbonden en gaat bij verkoop over op de nieuwe eigenaar. De verkopende partij is bij verkoop verplicht de nieuwe eigenaar op de hoogte te stellen van de bijdrage en regeling betreffende de binnentuin. Het bestuur heeft frequent een ALV Bewonersvereniging Binnentuin Scherf 6, 28 november

2 vergadering en zal de bewoners op de hoogte houden via een nieuwsbrief die enkele malen per jaar verschijnt. : Een lid vindt dat in de uitnodiging voor de vorige ALV van 25 april 2008 niet duidelijk genoeg gesteld is dat het om een algemene ledenvergadering ging. Als gevolg hiervan zou het huidige bestuur niet op de juiste wijze geïnstalleerd zijn. Het lid stelt voor om het bestuur alsnog tijdens deze ALV te verkiezen en te dechargeren voor de afgelopen periode. Het bestuur geeft aan dat in de uitnodigingsbrief die op 10 april 2008 door Bouwfonds is gestuurd weliswaar het woord ALV niet genoemd staat, maar dat wel duidelijk aangegeven wordt dat de leden van de bewonersvereniging binnentuin scherf 6 uitgenodigd worden voor een eerste vergadering waarin een nieuw bestuur zal worden geïnstalleerd. De ALV besluit met grote meerderheid dat de vorige vergadering van 25 april 2008 als ALV geldt en dat het bestuur derhalve legitiem geïnstalleerd is. 3. Vaststelling bijdrage 2009 De penningmeester geeft een toelichting bij het voorstel voor de bijdrage. Er is een begroting gemaakt voor de situatie waarin het onderhoud van de tuin door de vereniging betaald wordt. Deze begroting ziet er als volgt uit: Onderhoudskosten binnentuin Groenkreatief Beheer buitenverlichting Lantaarnpalen, verlichting binnentuin + parkeerterreinen Bankkosten 500 Abonnementskosten KvK 27 Aansprakelijkheidsverzekering 500 tbv bestuur Ongelukken- / WAverzekering tbv algemene aansprakelijkheid "ongelukjes" binnentuin Drukwerkkosten Incasso 200 Incassoprocedure Overige kosten 500 SUBTOTAAL Reservering 5% TOTAAL Maandfacturen, herinneringsfacturen + algemene informatie Huren ruimte ALV inclusief drankje + hapje Het begrote jaarbedrag komt neer op een maandelijkse bijdrage van 17,50 ( / 154 / 12). Het onderhoud van de tuin wordt tot begin 2011 nog door Bouwfonds betaald. Toch is het voorstel om de contributie al per 1 april 2009 in te laten gaan. De redenen hiervoor zijn dat de lopende kosten al betaald moeten worden en dat we begin 2011 voldoende buffer willen hebben opgebouwd om een ruime buffer te hebben en tenminste één jaar onderhoud in kas te hebben. Bovendien is de verwachting dat met dit voorstel de contributie in de komende vijf jaar (of zelfs langer) niet verhoogd hoeft te worden. ALV Bewonersvereniging Binnentuin Scherf 6, 28 november

3 De contributie zal maandelijks worden geïnd, bij voorkeur via een machtiging voor automatische incasso, maar ook losse betalingen zijn mogelijk. Bij niet betalen zal drie keer een herinnering worden gestuurd, na 30, 45 en 60 dagen. Hierna wordt een incassobureau ingeschakeld, waarbij alle dan openstaande bedragen zullen worden gevorderd en de incassokosten voor rekening van de wanbetaler zijn. Vraag: Worden er kosten (wettelijke rente) berekend bij te laat betalen? Antwoord: Dit is vooralsnog niet de bedoeling. Vraag: Wanneer wordt de kascommissie ingesteld? Antwoord: Dit zal per ALV 2009 gebeuren. In 2008 zijn nauwelijks kosten gemaakt en deze zullen in het financiële verslag 2009 verwerkt worden. Vraag: De gezamenlijke buitenverlichting is deels defect, moeten we hier al wel onderhoudskosten voor betalen? Antwoord: We zijn met Bouwfonds in onderhandeling dat zij deze kosten op zich nemen. Vraag: Welke buitenverlichting valt onder de gezamenlijke buitenverlichting? Antwoord: Het gaat om de LED spots in de binnentuin (12x), de gekleurde vierkante grondspots aan de buitenzijde van het eiland (15x) en de ronde verlichting bij de parkeerplaatsen (18x). (zie punt 10 van de notulen van de vorige ALV voor een verdere toelichting) Vraag: Tot wanneer betaalt Bouwfonds het onderhoud van de binnentuin? Antwoord: 6 mei Vraag: Waarom wordt er al vanaf april 2009 contributie geheven? Antwoord: Zodat we lopende kosten kunnen betalen en er in 2011 voldoende geld in kas is om het onderhoud voor tenminste één jaar te hebben plus een buffer. Vraag: Wat gebeurt er met overtollige middelen? Antwoord: Er zal een verenigingsrekening bij de Rabobank worden geopend en hierbij hoort ook een spaarrekening. Rente van deze rekening vloeit in de middelen van de vereniging. Vraag: Is er rekening gehouden met afschrijving van toestellen en kosten voor klein onderhoud en schade door vandalisme? Antwoord: Schade door vandalisme en klein onderhoud zit in het huidige contract met GroenKreatief. Afschrijving van toestellen zit deels in de 5% reservering, maar misschien moet dit op den duur apart begroot worden. Vraag: Bij het huidige voorstel zal een behoorlijke buffer worden opgebouwd, terwijl de kosten voor het onderhoud pas vanaf mei 2011 gemaakt zullen worden. Is het niet redelijker om pas vanaf 2011 de hoge contributie te betalen? Antwoord: Het eerder starten met de bijdrage is een keuze, zodat er begin 2011 voldoende buffer is opgebouwd om het onderhoud opnieuw aan te kunnen besteden. Vraag: Wat gebeurt er met eigenaren die voor 2011 hun huis verkopen? Antwoord: Ook deze mensen zijn verplicht de bijdrage te betalen. Het staat hun natuurlijk vrij deze bijdrage eventueel te verhalen op de nieuwe koper. Vraag: Hoeveel geld is er begin 2011 opgebouwd bij het huidige voorstel en bij eventueel later ingaan van de contributie? Antwoord: Bij het huidige voorstel zal er per naar schatting in kas zijn. Als bijvoorbeeld pas per wordt begonnen met de contributie dan zal dit bedrag ongeveer zijn. ALV Bewonersvereniging Binnentuin Scherf 6, 28 november

4 Vraag: Hoe zullen de maandelijkse facturen geïnd worden? Antwoord: Dit gebeurt door middel van een factuur, met daarbij het verzoek tot automatische incasso. Vraag: Hoe is de aanschaf van extra speeltoestellen begroot? Antwoord: Dit komt terug bij het volgende agendapunt. De toestellen zullen betaald worden uit de 5000 bijdrage van Bouwfonds. Vraag: Is er rekening gehouden met alle afschrijvingskosten (toegangspoorten, hekwerken, duoschommel, etc.)? Antwoord: De waarde van de afschrijvingskosten moet nog vastgesteld worden. Het huidige voorstel voor de bijdrage is ruim genoeg om deze kosten op te vangen. Het voorstel voor de vaststelling van de bijdrage wordt in stemming gebracht. Het voorstel luidt: de bijdrage wordt vastgesteld op 17,50 per maand deze bijdrage gaat in vanaf 1 april 2009 Dit voorstel wordt met ruime meerderheid van stemmen aangenomen.. 4. Voorstel aanschaf speeltoestellen. Het bestuurslid Nildo Delfina, verantwoordelijk voor de materialen, geeft een toelichting bij het voorstel om de gift van 5000 van Bouwfonds te besteden aan speeltoestellen voor de binnentuin. Er wordt gedacht aan drie à vier toestellen, waarbij de verschillende leeftijden aan bod zullen komen. De toestellen moeten voldoen aan de Europese richtlijn. Het voorstel is om een commissie van ongeveer vier leden onder leiding van Nildo Delfina in te stellen die een voorstel uitwerkt en voorlegt aan het bestuur. De commissie zal ook de kinderen inbreng geven en zal de plannen kenbaar maken via de nieuwsbrief. Het voorstel is om het bestuur een mandaat te geven om het plan van de commissie te accorderen waardoor de toestellen zo spoedig mogelijk geplaatst kunnen worden. Vraag: Wat is de tijdsplanning voor de plaatsing van de speeltoestellen? Antwoord: De commissie zal zo snel mogelijk aan de slag gaan. Het plan moet begin 2009 klaar zijn, zodat de toestellen voor de zomer 2009 geplaatst kunnen worden. Vraag: Is er een indicatie van kosten en zijn vier toestellen haalbaar binnen dit budget? Antwoord: Drie à vier toestellen is haalbaar (de materiaalcommissaris geeft een overzicht van kosten van diverse toestellen). Vraag: Kan er een ALV in bijvoorbeeld februari 2009 gepland worden, zodat over het plan gestemd kan worden? Antwoord: Dit is een mogelijkheid, maar het voorstel is om het bestuur een mandaat te geven voor de invulling en uitvoering van het plan. Opmerking: Half januari is de onderwijsbeurs, waar speeltoestellen bekeken kunnen worden. Vraag: Waarom gaat het grootste deel van de gift van Bouwfonds naar speeltoestellen voor kinderen en niet deels naar iets waar ook volwassenen iets aan hebben? Antwoord: In het oorspronkelijke plan zijn speelplekken opgenomen, maar de invulling van deze speelplekken is aan de bewoners gelaten. Er is een substantieel bedrag nodig om hier iets leuks en veiligs voor te kopen. Er is 300 als bijdrage aan het bewonersfeest in mei 2008 toegezegd. ALV Bewonersvereniging Binnentuin Scherf 6, 28 november

5 Vraag: Is er begin 2009 voldoende geld in kas om de toestellen te bekostigen? Antwoord: Naar verwachting zal dit het geval zijn na de start van de heffing van de bijdrage in april Vraag: Tijdens de wijkschouw was er sprake van een speelplaats voor oudere kinderen aan de zuidkant van het eiland gaat deze door? Antwoord: Deze speelplek gaat niet door. Vraag: Waar komen de toestellen te staan? Antwoord: Dit moet bekeken worden, maar het lijkt redelijk om twee kleine toestellen op de ovale speelplekken (met houtsnippers) te plaatsen en een toestel op de speelweide en een bij de rozentuin. Er wordt gestemd over het voorstel: Een groot deel van de bijdrage van Bouwfonds ( 5000) zal besteed worden aan speeltoestellen voor in de tuin Een commissie zal een plan uitwerken en voorleggen aan het bestuur. Dit plan zal vanaf begin 2009 gerealiseerd worden De ALV geeft het bestuur een mandaat voor de invulling en uitvoering van het plan Dit voorstel wordt met grote meerderheid aangenomen. Er blijkt grote belangstelling te zijn voor deelname aan de commissie. Het bestuurslid Nildo Delfina zal de commissie samenstellen en de bewoners zullen op de hoogte worden gehouden via de nieuwsbrief. 5. Notulen ALV 25 april 2008 De notulen worden zonder wijzigingen vastgesteld. 6. Huisregels voor de tuin De voorzitter leidt dit punt in. Het bestuur heeft de indruk dat er weinig problemen zijn rond de handhaving van de orde in de binnentuin. Zij stelt dan ook voor om niet al te veel huisregels op te stellen. Mocht in de toekomst blijken dat er meer specifieke regels nodig zijn, dan kunnen deze altijd nog in een latere ALV vastgesteld worden. De volgende huisregels zijn voorgesteld door het bestuur: 1. Wees een goed gebruiker (ruim troep op, verniel niets, etc.) 2. Gasten zijn welkom (mits zij zich aan de huisregels houden) 3. Honden zijn toegestaan, mits aangelijnd en op het pad blijvend 4. Fietsen mag, zolang er niemand door wordt gehinderd 5. Na uur rust in de tuin Door leden is ingebracht: 6. Uitwerpselen dienen direct opgeruimd te worden 7. Geluidsmakers worden alleen gedoogd als er niemand door wordt gehinderd 8. Na 20:00 uur geen minderjarigen zonder begeleiding van een volwassene Vraag: Waarom wordt fietsen toegestaan? Antwoord: Volgens de statuten/koopakte is fietsen niet toegestaan. We willen voorstellen om dit wel te gedogen, zolang er niemand door wordt gehinderd. ALV Bewonersvereniging Binnentuin Scherf 6, 28 november

6 Vraag: Waarom mogen de honden niet vrij in de tuin lopen? Antwoord: Hiermee volgen we het gemeentebeleid. Redenen zijn hygiëne en voor sommige kinderen/volwassenen kunnen loslopende honden bedreigend overkomen. Vraag: Waarom geldt de regel niet voor katten? Antwoord: In Nederland mogen katten vrij rondlopen. Opmerking: Het bestuur geeft aan dat zij op zich een voorstander is van regels 6 en 7, maar dat zij denkt dat deze punten ook onder de algemene regel 1 kunnen vallen. Het bestuur is geen voorstander van regel 8, omdat deze regel te ver gaat en omdat het moeilijk uitvoerbaar zal zijn. Het bestuur erkent dat er problemen kunnen zijn/ontstaan met rondhangende jongeren, maar denkt dat dit op een andere manier aangepakt moet worden, bijvoorbeeld via een wijkagent. De indiener van de regel geeft aan dat hij de regel graag zou willen vastleggen omdat deze houvast en duidelijkheid geeft bij het benaderen van lastige groepen jongeren. Vraag: Moeten er bordjes bij bijvoorbeeld de toegangspoorten komen? Antwoord: We willen dit voorlopig niet doen. Eventueel kunnen we op een volgende ALV bekijken of er toch bordjes wenselijk zijn. Er wordt per regel gestemd. Regels 1 t/m 7 worden met ruime meerderheid aangenomen. Regel 8 heeft vier voorstemmers en is daarmee verworpen. 7. Inrichting rozentuin De secretaris geeft een korte samenvatting van de voorgeschiedenis van dit punt. De rozentuin blijkt ook gebruikt te worden als voetbalveldje. Tijdens de vorige ALV is opgemerkt dat hierdoor de beplanting aan de binnenzijde van het hekwerk beschadigd raakte. Voorgesteld is toen om het voetballen niet te verbieden, maar om de situatie te verbeteren door bijvoorbeeld de beplanting buiten het hekwerk te plaatsen. Tijdens de oplevering van de binnentuin is in samenspraak met de tuinarchitect en de vertegenwoordiger van Bouwfonds afgesproken om de inrichting van de rozentuin aan te passen door de bomen en picknicktafels buiten het hekwerk te plaatsen. Hier is veel ophef over ontstaan en naar aanleiding hiervan is afgesproken om de inrichting van de rozentuin tijdens deze ALV te bespreken. Bouwfonds heeft voorgesteld om een financiële bijdrage te leveren voor aanpassing van de rozentuin. Het bestuursvoorstel voor de herinrichting van de rozentuin is als volgt: inrichting rozentuin blijft zoals deze nu is (geen obstakels binnen het hekwerk) aan de buitenzijde van het hekwerk worden nieuwe rozen en andere beplanting aangeplant (bal)spelen is toegestaan, maar voor echt serieus voetballen wordt verwezen naar de voetbalkooi of speelweide Vraag: Hoe groot is de bijdrage van Bouwfonds? Antwoord: het voorstel van Bouwfonds is om 1000 bij te dragen, maar dit is nog niet vastgelegd. Vraag: Is het niet de juiste gang van zaken om de situatie eerst in de oorspronkelijke staat te brengen en eventueel later te besluiten om deze aan te passen? Antwoord: het voorstel is om de situatie aan te passen volgens bovenstaand voorstel. ALV Bewonersvereniging Binnentuin Scherf 6, 28 november

7 Opmerking: Veel mensen zijn erg teleurgesteld over de invulling van de rozentuin. Zij hadden zich een idyllische plek voorgesteld, maar dreigen er nu een voetbalveld voor in de plaats te krijgen. Opmerking: Het lijkt er op dat het belang van de kinderen erg centraal komt te staan, terwijl ook de belangen van de volwassenen mee zouden moeten wegen bij de inrichting van de binnentuin. Opmerking: De regel dat serieuze voetballers ergens anders naar toe moeten zal moeilijk te handhaven zijn. Je moet dit voetballen ontmoedigen door de plek minder geschikt te maken, bijvoorbeeld door terugplaatsing van de tafels en bomen of door een glooiing aan te brengen in het terrein. Het bestuursvoorstel wordt in stemming gebracht. Er zijn 9 voorstemmers en het voorstel wordt verworpen. Vervolgens wordt een aangepast voorstel in stemming gebracht waarbij de picknicktafels en bomen teruggeplaatst zullen worden. Er zal ook nieuwe beplanting aan de buitenzijde van het hekwerk worden aangebracht. Dit voorstel wordt met een grote meerderheid aangenomen. Het bestuur zal zorgen voor spoedige uitvoering van dit besluit (in overleg met GroenKreatief en Bouwfonds). Zij vraagt of er bewoners zijn die willen meedenken over de uitvoering van dit plan. Een tweetal bewoners meldt zich hiervoor aan. 8. Rondvraag Vraag: De vorige ALV was in een schoolvakantie gepland (door Bouwfonds). Gelieve dit in de toekomst niet te doen. Antwoord: We houden hier rekening mee. Vraag: Komt er weer een kerstboom met verlichting? Antwoord: het bestuur heeft geen plannen in deze richting, maar initiatieven (sponsoring?) van bewoners in deze richting zijn welkom. Opmerking: Een gedeelte van de 5000 van Bouwfonds zou gebruikt kunnen worden voor bijvoorbeeld lampjes voor de kerstboom of bordjes voor de tuin. Antwoord: bij agendapunt 4 is een beslissing genomen over de besteding van deze gift. Vraag: Wat is de rol van de binnentuinvereniging met betrekking topt het speeltoestel op de George Cohanhof? Antwoord: Deze speelplek is van de gemeente en valt dus geheel buiten de verantwoordelijkheid van de binnentuin. Vraag: Een lid merkt op dat hij tijdens de vergadering af en toe het idee had dat er 40 bestuursleden zijn. Hij vraagt de vergadering het bestuur te bedanken voor haar inzet middels een applaus. Vraag: Komt er op de volgende ALV een financieel jaarverslag over 2008? Antwoord: De financiële kosten over 2008 zullen in het verslag van 2009 opgenomen worden. Er zal tijdens de ALV van 2009 een beknopt overzicht over 2008 worden gegeven. Vraag: Zegt het bestuur toe om tijdens de volgende ALV een huishoudelijk reglement vast te stellen? Antwoord: Inderdaad. Het lid biedt aan eventueel mee te willen denken over opstelling van dit huishoudelijk reglement. De voorzitter sluit de vergadering om uur met dank aan ieders inbreng. ALV Bewonersvereniging Binnentuin Scherf 6, 28 november