Notulen ALV Bewonersvereniging Binnentuin Scherf 6, 26 juni 2009, te Forum Waterwin, aanvang uur

Transcriptie

1 Notulen ALV Bewonersvereniging Binnentuin Scherf 6, 26 juni 2009, te Forum Waterwin, aanvang uur 1. Opening De voorzitter heet iedereen welkom en stelt het huidige bestuur voor: Peter Boehmer voorzitter Koen Werner penningmeester Maarten Boerlijst secretaris Alie Bijl lid (ledenadministratie) Nildo Delfina lid (materialen) De voorzitter legt de stemprocedure uit en opent de vergadering. 2. Notulen ALV 28 november 2008 De notulen worden zonder wijzigingen vastgesteld. 3. Jaarverslag financieel 2008 De penningmeester licht het resultaat over 2008 toe. Er zijn in dit jaar nog nauwelijks kosten gemaakt. Het jaarverslag zal pas op de volgende ALV officieel goedgekeurd kunnen worden, omdat de kascommissie er nog naar moet kijken. BALANS 2008 DEBET CREDIT Debiteuren 5, , POSITIEF SALDO 31/12/ Zaalhuur ALV Waterwin Buitenverlichting Binnentuin Reservering gift tbv tuinfeest 14 juni 2008 TOTAAL 5, , TOTAAL Vraag: Waarom is er geen begroting voor 2009? Antwoord: De begroting 2009 is op de vorige ALV vastgesteld. Op de volgende ALV (begin 2010) zal de begroting over 2010 besproken worden. Vraag: Wat is de huidige financiële stand van zaken van de vereniging? Antwoord: Er is nog weinig verandering t.o.v. de balans In april 2009 is begonnen met het innen van de maandelijkse bijdrage. De resultaten over 2009 zullen op de volgende ALV besproken worden. Vraag: Waarom is de bijdrage aan het tuinfeest van 14 juni pas onlangs overgemaakt? Antwoord: de uitschrijving van Bouwfonds-Fortis als bestuurder van de vereniging bij de Kamer van Koophandel is pas begin 2009 uitgevoerd. Hierdoor kon pas begin april 2009 een verenigingsrekening worden geopend. ALV Bewonersvereniging Binnentuin Scherf 6, 26 juni

2 De goedkeuring van het financiële jaarverslag 2008 wordt doorgeschoven naar de volgende ALV. 4. Jaarverslag 2008 Het jaarverslag 2008 wordt zonder wijzigingen vastgesteld. 5. Verkiezing kascommissie Ashwien Rambali (Jule Stynestraat 72) en Marijn Angenent (Meredith Willsonstraat 9) hebben zich aangemeld als kandidaat. Beiden hebben een financiële achtergrond (registeraccountant en accountant). De ALV besluit bij acclamatie om beide kandidaten te benoemen en de kascommissie te installeren. 6. Verkiezing bestuursleden Er hebben zich binnen de gestelde termijn twee kandidaten aangemeld, te weten Edwin Ronde (Meredith Willsonstraat 11) en Sjon de Vries (Jule Stynestraat 48). Beide kandidaten stellen zich voor aan de vergadering. Sjon de Vries geeft aan dat hij, indien hij gekozen wordt, zijn bestuursfunctie bij de Bewonersvereniging Eiland 6 zal beëindigen, zodat eventuele belangenverstrengeling vermeden wordt. Vraag: Worden de bestuursleden op een specifieke functie verkozen? Antwoord: Dit is niet het geval. Volgens de statuten verdeelt het bestuur intern de functies voorzitter, secretaris en penningmeester. Er wordt dus niet op functie gekozen. Eventueel kan er wel om specifieke kwaliteiten gevraagd worden om het bestuur te versterken. De voorzitter geeft aan dat bij de volgende ALV de bestuursverkiezing eerder aangekondigd zal worden, zodat de kandidaten zich vóór de vergadering schriftelijk voor kunnen stellen. De voorzitter stelt voor om beide kandidaten te benoemen, zodat het bestuur uit zeven personen zal bestaan (dit is volgens de statuten de maximale grootte van het bestuur). De ALV besluit bij acclamatie om beide kandidaten te benoemen. 7. Verslag commissie speeltoestellen Bestuurslid Nildo Delfina doet verslag van de werkzaamheden van de commissie speeltoestellen. Er is op de ALV van 28 november 2008 een commissie van 12 mensen samengesteld die als opdracht kreeg om een voorstel uit te werken om speeltoestellen aan te schaffen voor de bijdrage van Bouwfonds ( 5000). Het bestuur kreeg een mandaat van de ALV om de toestellen nog voor de zomer van 2009 te plaatsen. In juni 2009 zijn een drietal toestellen geplaatst, namelijk een tafeltennistafel bij de rozentuin en een vierpersoonswip en een duikelrek in de twee ovale speelplekken. Er zal in juli 2009 nog een clownsbasket op de speelweide geplaatst worden. De commissie heeft onder andere rekening gehouden met veiligheid, ruimte rond het toestel, geschikte ondergrond en variatie in de leeftijdsdoelgroep. De commissie en het bestuur zouden ook graag nog een klimrek combinatietoestel willen plaatsen op de speelweide, maar dit valt buiten het beschikbare budget (er is ongeveer ALV Bewonersvereniging Binnentuin Scherf 6, 26 juni

3 2500 te kort). Hiervoor wordt geprobeerd externe fondsen te werven bij bijvoorbeeld de gemeente Utrecht. Vraag: Waarom is de ALV niet betrokken bij de vaststelling van de plaats van de toestellen? Antwoord: Op de vorige ALV is in ruime zin aangegeven waar de toestellen geplaatst zouden worden. De uitvoering van de plaatsing van de toestellen was onderdeel van het mandaat van de ALV aan het bestuur (dit in verband met de wens om de toestellen nog voor de zomer te plaatsen). Vraag: Wat gebeurt er als er veel geld wordt opgehaald voor aanvullende speeltoestellen? Antwoord: De ALV zal betrokken worden bij de besteding van dit geld. Vraag: Moeten de overige kosten over 2008 afgetrokken worden van het bedrag voor de speeltoestellen? Antwoord: Op de vorige ALV is aangegeven dat deze kosten onder de algemene begroting vallen en dus niet ten koste van de gift van Bouwfonds zullen worden geboekt. Vraag: Kunnen er kleine goaltjes worden aangeschaft voor het veldje op de zuidpunt van het eiland? Antwoord: Bestuur geeft aan dat dit terrein niet behoort tot de binnentuin, maar gemeentegrond is. Medebewoner Gerwin Thissen geeft aan dat de herinrichting van dit terrein onderdeel is van een gemeente Utrecht Leefbaarheidsbudget aanvraag van de direct omwonenden. Het terrein zal niet geschikt zijn voor voetbal. Wel zal op korte termijn een voetbalkooi worden geplaatst bij eiland 7 op het veldje tussen de Burt Bacharachstraat en de Jazzsingel. De voorzitter stelt voor om bij dit agendapunt een voorstel te bespreken om beter gebruik te maken van de poppenkast. In april 2009 is de poppenkast beklad; inmiddels is deze bekladding overgeschilderd. Medebewoner Peter Bijl heeft dit gratis gedaan, waarvoor dank. Het bestuur wil voorstellen om een gedeelte van de poppenkast met schoolbordkrijt te beschilderen. Vraag: Kan er bij voorkeur groene schoolbordverf gebruikt worden? Vraag: Zou het vlak met schoolbordverf de vorm van een theater kunnen krijgen? Vraag: Zou er een (dichte) trap aan de achterkant van de poppenkast gemaakt kunnen worden, zodat de kinderen bij de speelopening kunnen? Er wordt gestemd over een voorstel om de poppenkast aan te passen met een verhoging aan de achterkant en schoolbordverf. Het budget voor de aanpassingen is maximaal 250. De ALV gaat akkoord met dit voorstel. 8. Vaststelling huishoudelijk reglement De secretaris licht het voorstel voor het huishoudelijk reglement toe. Het reglement vormt een aanvulling op de koopakte (paragraaf K. van de akte tot levering) en de statuten van de vereniging. Voordeel van een huishoudelijk reglement is dat het kan worden aangepast zonder tussenkomst van een notaris (en dus zonder kosten). Medebewoner oud-notaris Gijs van der Koogh heeft de tekst gescreend op juridische correctheid. De ALV stelt het huishoudelijk reglement zonder wijzigingen vast. ALV Bewonersvereniging Binnentuin Scherf 6, 26 juni

4 9. Voorstel aanschaf picknicktafels De voorzitter legt uit dat er begin dit jaar een eenmalige financiële meevaller is ontstaan van Dit bedrag is door Bouwfonds overgemaakt nadat het bestuur bezwaar had gemaakt tegen de bijdrage tot mei 2011 aan onderhoud van de verlichting van de binnentuin. Het bestuur stelt voor om dit bedrag te gebruiken om picknicktafels aan te schaffen voor de speelweide. Dit voorstel is ook ingebracht door medebewoner Ronald Takkenberg en bij een peiling op de eiland6.com website leek er een ruime meerderheid te zijn voor een dergelijke aanschaf. Vraag: Hoeveel picknicktafels kunnen er van dit bedrag worden aangeschaft? Antwoord: Gedacht wordt aan twee picknicktafels, maar de precieze kosten moeten nog opgevraagd worden. Vraag: De vier picknicktafels die nu in de rozentuin staan worden niet intensief gebruikt. Zouden er niet twee picknicktafels naar de speelweide verplaatst kunnen worden? Antwoord: Deze mogelijkheid is overwogen, maar het bestuur wilde naar aanleiding van de het besluit van de vorige ALV de situatie in de rozentuin voorlopig niet veranderen. Reactie: een ruime meerderheid van de ALV wil toch verschuiving van de picknicktafels overwegen. Reactie: Ook overwogen moet worden om de picknicktafels weer buiten de rozentuin te plaatsen, omdat dit een veel betere plek is. Vraag: Kan (een deel van) het geld gebruikt worden om een beukenhaag rond de zuidzijde van het gras bij de rozentuin aan te leggen? Deze haag stond aangegeven in de verkoopbrochure en een haag zou de veiligheid ten goede komen. Antwoord: dit punt is aan de orde geweest tijdens de oplevering van de binnentuin. Bouwfonds heeft aangegeven dat de haag niet op tekening staat en dat er geen rechten aan de brochure kunnen worden ontleend. De plaatsing van een haag lijkt een goed voorstel, maar er kan deze ALV niet over gestemd worden omdat een nieuwe aanschaf in de agenda aangekondigd moet worden. De voorzitter stelt voor om een pauze te houden zodat het bestuur een procedure kan vaststellen voor de stemming bij dit agendapunt. Na de pauze stelt het bestuur voor om een commissie in te stellen die een voorstel maakt voor het plaatsen van een haag bij de zuidzijde van het gras om de rozentuin voor de volgende ALV. Bestuurslid Maarten Boerlijst zal deze commissie voorzitten. De ALV gaat akkoord met dit voorstel. Het bestuur wil graag het oorspronkelijke plan om twee picknicktafels aan te schaffen in stemming brengen. Het bestuur stelt voor om de situatie bij de rozentuin voorlopig niet te veranderen omdat hier vorige ALV een besluit over is genomen en omdat dit punt niet geagendeerd is voor de huidige ALV. Effectuering zal zo spoedig mogelijk plaatsvinden. De ALV is het in meerderheid niet eens met dit voorstel. De verschuiving van de picknicktafels is een ingreep die geen geld kost en daarom kan een dergelijk besluit als uitvoering gezien worden en hoeft dit niet van te voren aan alle leden meegedeeld te worden. De ALV bepaalt dat er gestemd zal worden over het verschuiven van de picknicktafels. Het voorstel is om twee picknicktafels naar de speelweide te verplaatsen en twee picknicktafels buiten de rozentuin te plaatsen. Dit voorstel wordt met ruime meerderheid van stemmen aangenomen. ALV Bewonersvereniging Binnentuin Scherf 6, 26 juni

5 Hierna wordt nog het oorspronkelijke bestuursvoorstel in stemming gebracht. Dit voorstel wordt aangepast zodat er twee extra picknicktafels zullen worden aangeschaft waarvan er één op de speelweide en één bij de rozentuin geplaatst zullen worden. Dit voorstel wordt met ruime meerderheid verworpen. Er wordt geen besluit genomen over de besteding van de financiële meevaller; dit bedrag zal in de begroting voor 2010 worden meegenomen. 10. Voorstel budget activiteiten De voorzitter licht toe dat het bestuur voorstelt om een bedrag van 500 per jaar te reserveren voor activiteiten zoals Sint Maartensoptocht, paaseitjes zoeken of een poppenkastvoorstelling. Het gaat om een gering bedrag ( 3,25 per huishouden op jaarbasis) om kleine kosten te kunnen dekken. Indien er echte kosten gemaakt worden voor een activiteit dan zal er een bijdrage aan de deelnemers gevraagd worden. Vraag: Wat is de financiële positie van de vereniging en staat deze het toe om 500 extra te begroten. Antwoord: de financiële positie is besproken bij agendapunt 3 en bij de begroting van de vorige ALV. Ten opzichte van deze begroting wordt onder andere nu geld bespaard op portokosten doordat het bestuur de nieuwsbrief en facturen zelf rondbrengt in plaats van deze per post te versturen ( 1500 besparing per jaar). Vraag: Is er rekening gehouden met vervangingskosten als bijvoorbeeld een picknicktafel kapot gaat? Antwoord: Er is een 5% reserveringspost opgenomen in de begroting. Vraag: De activiteiten die genoemd worden lijken vooral op kinderen gericht. Is het niet principieel onjuist om alle bewoners te verplichten hier aan bij te dragen? Antwoord: In de akte tot levering staat dat de binnentuin een recreatieve bestemming heeft. De activiteiten moeten gezien worden als versterking van deze recreatieve functie. Activiteiten kunnen voor elke leeftijd zijn, denk bijvoorbeeld aan het straatfeest/tuinfeest dat mogelijk volgend jaar door de bewonersvereniging georganiseerd wordt. Het bestuur heeft met opzet gekozen voor een constructie waarbij de vereniging slechts een klein bedrag reserveert en de deelnemers eventuele hogere kosten betalen. Reactie: de bewoner blijft principieel tegen deze reservering. Suggestie: je zou de reservering ook sponsoring kunnen noemen. Antwoord: de activiteiten zullen onder verantwoordelijkheid van de vereniging georganiseerd worden. Vraag: Is de bewonersvereniging niet bedoeld om de binnentuin op een zo goedkoop mogelijke manier in stand te houden? Antwoord: Het bestuur ziet dit niet als de primaire taakstelling van de vereniging. Natuurlijk wordt geprobeerd om de kosten te beperken, maar het doel van de vereniging is om de binnentuin op een zo goed mogelijke manier te beheren. Stimuleren van sociaal gebruik van de tuin hoort daar bij. Het voorstel om een bedrag van 500 per jaar te reserveren voor activiteiten wordt in stemming gebracht en het wordt met ruime meerderheid van stemmen aangenomen. Bewoners die willen meehelpen aan activiteiten kunnen zich aanmelden bij bestuurslid Alie Bijl, Jule Stynestraat 54 (of via binnentuin@eiland6.com). ALV Bewonersvereniging Binnentuin Scherf 6, 26 juni

6 11. Rondvraag Vraag: De picknicktafels zullen buiten de rozentuin geplaatst worden en dit zal invloed hebben op de problemen met het voetballen in de rozentuin. Is het misschien mogelijk om maatregelen te bedenken om de inrichting van de rozentuin te verbeteren? Antwoord: Het bestuur had naar aanleiding van de ophef over de veranderingen van de rozentuin die vorige ALV besproken zijn het idee dat het verstandig zou zijn om de situatie bij de rozentuin voorlopig niet te veranderen. Een probleem is dat de direct omwonenden van de rozentuin verschillende wensen hebben. Het voorstel om een haag te plaatsen lijkt hierop een uitzondering, omdat in ieder geval bij de ALV iedereen hier voor leek te zijn. Nieuw bestuurslid Edwin Ronde biedt aan om met direct omwonenden na te denken over mogelijke aanpassingen. Dit voorstel wordt positief ontvangen door de direct omwonenden en zal door Edwin Ronde verder worden opgepakt. Vraag: Wordt er gebruik gemaakt van de twee schuurtjes van de vereniging; is het mogelijk om een schuur te kopen? Antwoord: Op dit moment wordt er nauwelijks gebruik gemaakt van de schuurtjes. Het is niet mogelijk om een schuur of een ander gedeelte van de binnentuin te kopen. Vraag: Wordt bijgehouden hoe GroenKreatief het onderhoud van de binnentuin uitvoert? Antwoord: dit wordt bijgehouden en er is regelmatig contact met GroenKreatief over het beheer (via bestuurslid Nildo Delfina). Vraag: Is het toegestaan om zelf dingen te veranderen in de binnentuin, bijvoorbeeld zaaien van zonnebloemen, plaatsing van speeltoestellen zoals een schommel of een hut. Antwoord: Dit is in principe niet toegestaan (zie artikel K.3b en c van de akte tot levering). Speeltoestellen vallen onder verantwoordelijkheid van de vereniging en dienen daarom te voldoen aan veiligheidseisen. Er is in het najaar door kinderen een hut gemaakt, maar deze zal verwijderd worden zodra alle speeltoestellen geplaatst zijn. Opmerking: De haag rond de speelweide moet nog gesnoeid worden. Antwoord: Dit zal aan GroenKreatief gemeld worden. Opmerking: Morgen is het tuinfeest. Iedereen van nul tot honderd is welkom. Vraag: Wanneer wordt de verlichting in de binnentuin gemaakt? Antwoord: Dit punt speelt al sinds de oplevering. Er zit een ontwerpfout in de lampen en ze moeten terug naar de fabriek in Italië. Dit punt duurt al veel te lang en is regelmatig bij Bouwfonds aangekaart. Bouwfonds heeft toegezegd dat het op korte termijn verholpen zal worden. Vraag: Is de bron bij waterpomp opnieuw geslagen? Antwoord: Dit moet nog gebeuren. Bouwfonds heeft inmiddels opdracht gegeven en GroenKreatief onderzoekt op welke diepte een betere waterkwaliteit verwacht kan worden. De voorzitter sluit de vergadering om uur met dank aan ieders inbreng. ALV Bewonersvereniging Binnentuin Scherf 6, 26 juni