QUADRANT MAGAZINE. QM is een uitgave van Quadrant Software BV voor gebruikers van King en Queen en voor relaties van Quadrant

Transcriptie

1 1 QM. DECEMBER 2006 QUADRANT MAGAZINE 14 e JAARGANG NO.2 DECEMBER 2006 QM is een uitgave van Quadrant Software BV voor gebruikers van King en Queen en voor relaties van Quadrant Wat is het geheim van succesvolle webwinkels? Een kijkje achter de (val)schermen: Airborne museum in Oosterbeek Slechte service: Grote irritatiebron Wat kun je er aan doen? Bo-IT: Paarden, IT-oplossingen en King

2 2 QM. DECEMBER 2006

3 3 QM. DECEMBER 2006 Inhoud QM. Q-Visie 03 Q-Visie 04 Bo-IT, BO-Stal en Equipro Sportpaarden, stressbestendige koeien én IT-oplossingen 07 Importbedrijf Van der Horst Fluitend je werk doen 10 Europel Office Products Blij met King en RightClick, de webwinkel van WebArchitects 14 Airborne museum levert geen administratief gevecht meer 17 Transitorische Post William Hes 18 VepaBins met EDI en de King Maatwerkbox Slimme oplossingen voor complexe organisatie 22 Communicatief Wij pikken het niet langer! 24 Uitgelicht 26 Questies 32 Nieuws 34 Prijzen Colofon Redactie Hans Eschauzier, Oscar Scherstra, Robert Kroon Vormgeving Brink & de Hoop, Amsterdam Druk PlantijnCasparie Capelle a/d IJssel Redactie-adres Quadrant Magazine, Postbus 76, 2900 AB Capelle a/d IJssel T (010) F (010) E info@quadrant.nl Oplage exemplaren Merkt u al iets van die veelbesproken lastenverlichting voor het bedrijfsleven? Het lijkt wel of er voor elke regel die er verdwijnt, weer drie nieuwe terugkomen. En ook de informatiehonger van de overheid lijkt nooit op te houden! Om te beginnen moet u aangifte doen voor de belastingen: BTW, VPB, Loonbelasting, IB, en noem maar op. Maar daarnaast zijn er nog talloze instellingen die informatie van u willen, zoals het CBS, de Kamer van Koophandel, Bedrijfsschappen, enzovoorts. En elke instelling wil weer een andere uitsplitsing van dezelfde informatie. Kortom: van de beloofde lastenverlichting is tot nog toe weinig terechtgekomen. Toch zijn er veelbelovende ontwikkelingen. De overheid heeft inmiddels een grote stap gezet op het gebied van de lastenverlichting. Onder de naam OTP (Overheids Transactie Poort) heeft de overheid een digitaal loket geopend, waar ondernemers hun (omzet)gegevens digitaal en in gestandaardiseerde vorm kunnen aanleveren. De verschillende overheidsinstanties kunnen daar hun informatie vandaan halen. Hierbij is het belangrijk dat de gegevens snel beschikbaar komen, liefst binnen enkele dagen na afloop van een aangiftetijdvak. Dat is ook de reden dat de Belastingdienst geen gebruik maakt van deze gegevens, want dan zou de ondernemer ze eerst willen controleren, waardoor ze pas later beschikbaar komen. Om ervoor te zorgen dat de aangeleverde gegevens zo actueel mogelijk zijn, worden ze direct aangeleverd vanuit de financiële administratie of vanuit een POS (afrekensysteem). Kort geleden startte hiervoor een praktijkproef. Hieraan heeft Quadrant, samen met twee leveranciers van afrekensystemen, meegewerkt. De deelnemende King-gebruikers konden met een speciale uitbreiding van King hun omzetgegevens automatisch bij de Overheids Transactie Poort aanleveren. Dankzij King hebben zij er nauwelijks meer omkijken naar. Dat is toch een hele verbetering ten opzichte van de uitgebreide papieren vragenlijsten waar het CBS elke keer mee komt! Zo ziet u maar weer dat een 25 jaar oud IT-bedrijf als Quadrant voorop loopt bij maatschappelijke ontwikkelingen. Over onze cruciale rol bij de lastenverlichting voor ondernemers leest u meer in dit QM. Veel leesplezier. Hans Eschauzier Directeur

4 4 QM. DECEMBER 2006 BO-IT, BO-Stal Sportpaarden, stressbestendi Jan Bove

5 5 QM. DECEMBER 2006 en EquiPro ge koeien én IT-oplossingen Behoefte aan een partner voor IT-oplossingen? Dan kun je terecht op de Soerte in het Drentse Wapse. Op zoek naar een sportpaard of hindernismateriaal voor de paardensport? Ook dan kun je op dit adres terecht. Vreemd? Niet helemaal, want hier is de BO-Groep gevestigd, die bestaat uit onder meer automatiseerder en King-dealer BO-IT, paardenfokkerij BO-Stal en EquiPro, waar je accessoires voor de paardensport kunt kopen. Quadrant Magazine trok de rubberen laarzen aan en nam een kijkje. Wapse: niet direct een voor de hand liggende plaats voor een IT-bedrijf. Wél voor een paardenfokkerij, want de weg naar Wapse leidt over slingerende landweggetjes langs vele weilanden met paarden en uitgestrekte bossen. Eigenaar Jan Bove - hij richtte in 2001 de BO-Groep op werkte al in de IT en paardenwereld. Lita Meijerink, bedrijfsleider van BO-Stal en partner van Jan, vertelt: Het IT-gebeuren is en blijft de hoofdmoot van de BO-Groep, maar de fokkerij en stoeterij nemen ook een belangrijke plaats in. Met 50 paarden zijn we een behoorlijk grote fokkerij. Onze klanten zijn vooral mensen die in de paardensport werken, en komen overal ter wereld vandaan. We fokken de paarden op bepaalde karaktereigenschappen ; ze moeten uitmuntend zijn in dressuur en/of in springen en moeten daarnaast een goed karakter hebben, zodat we ze ook aan amateurs kunnen verkopen. Vanuit een sfeervolle woonboerderij worden de verschillende BV s gerund. In totaal werken er zo n 18 man bij de BO-Groep: drie in de stallen, twee fulltime op kantoor en het overige personeel al dan niet gedetacheerd bij diverse klanten bij BO-IT. Grote ondernemingen en instellingen als KPN, Baan en diverse ministeries mag BO-IT tot zijn klanten rekenen. Maar ook kleinere organisaties, verspreid door het hele land, voorziet BO-IT van implementatie en beheer van softwarematige oplossingen. Maar waarom gebeurt dit toch allemaal vanuit Wapse? Hoort zo n organisatie niet gewoon vanuit de Randstad te opereren? Welnee, lacht Lita. Voor geen goud zouden we in de Randstad willen wonen. Véél te druk. De toeristen die hier soms zomaar op het erf of zelfs in de stallen staan zijn ons soms al te veel. Daarbij hebben we door het hele land mensen gedetacheerd bij onze klanten. En op afstand - vanuit ons kantoor hier in Wapse - kunnen wij heel wat problemen oplossen, want we kunnen overal gewoon inloggen. Door Natascha Klootsema Kinderziektes Eén van de medewerkers is controller Raymond Eenkhoorn. Hij is verantwoordelijk voor de financiële administratie van de BO-Groep. Wij lossen voor grote én kleine organisaties regelmatig storingen op softwaregebied op. Naast BO-IT bestaat de BO-Groep uit nog een paar BV s. In totaal doe ik de boekhouding voor zes bedrijven, en allemaal maken ze gebruik van King - software. Wij gebruiken King - M.

6 6 QM. DECEMBER 2006 Het werkt perfect: de werking van King kunnen we op elke BV afzonderlijk afstemmen. Zo is voor BO-Stal het bijhouden van de urenregistratie nauwelijks van belang, maar voor BO - IT juist weer wél. Dit kunnen we in King helemaal tailormade instellen. En het mooie van King is: voor functies die je niet wilt hebben, hoef je ook niet te betalen, en dat scheelt behoorlijk in de kosten. De BO - Groep werkt niet alleen zelf met King, de onderneming is tevens dealer van King - software. Raymond Eenkhoorn is dan ook een fervent King-supporter: Al voordat ik bij de BO-Groep kwam werken, had ik veelvuldig met King te maken. Het grote voordeel vind ik dat het zo overzichtelijk is. Nu ben ik persoonlijk administratief gezien heel wat gewend. Niet voor niets werk ik als controller. Maar er zijn ook veel eenmanszaken of kleine bedrijven waarvan de eigenaar weinig kaas heeft gegeten van administreren. Ook voor deze ondernemers is King, of het kleine zusje Queen, heel geschikt. Je hoeft echt geen systeembeheerder te zijn om er mee te kunnen werken. Zo is de schermopbouw bijvoorbeeld heel overzichtelijk. Bij andere pakketten is het vaak een onoverzichtelijke brei aan gegevens. Kijk, dan maak je het een ondernemer niet gemakkelijk. En het allerbelangrijkste: het programma klópt gewoon. Het heeft lang geduurd voordat Quadrant met een King-versie voor Windows kwam, maar ze hebben er gewoon heel goed over nagedacht. Dit heeft tot resultaat gehad dat kinderziektes eigenlijk niet zijn voorgekomen. Het is duidelijk: ook Drenthe kent zijn fervente King-aanhangers. Dan zit het gesprek erop: er moet weer gewerkt worden. Wist je dat we ook koeien hebben?, besluit Lita. Van het ras verbeterd roodbont. Echt stressbestendige koeien zijn dit, goed voor perfect, mals vlees. Ik had me nooit gerealiseerd dat koeien ook stress kunnen hebben. En al helemaal niet in Drenthe. Maar ja, daar zal ik een stadse voor zijn. De rubberen laarzen gaan weer de kofferbak in, de hakken kunnen weer aan. Terug in de auto, op weg naar de Randstad. Naar files en koeien vol stress Wij werken met KPN, Baan en diverse ministeries

7 7 QM. DECEMBER 2006 Importbedrijf Van der Horst Fluitend je werk doen Door Madeleine van de Wouw

8 8 QM. DECEMBER 2006 Bladeren vegen rondom het huis, gras maaien in de tuin. Daarbij is goed gereedschap al het halve werk. Met een goede machine is vegen kinderspel en gras maaien gaat veel beter met een professionele maaier dan met een huis-, tuin- en keukenmaaier. Door het gebruik Ik ben maar kan goed in van geschikt gereedschap krijg je ook veel meer plezier in je werk. Donat van der Horst is van mening dat plezier in je werk ontzettend belangrijk is. Een groot deel van je leven zul je moeten werken om geld te verdienen en het is zonde als je dan iets doet waar je geen zin in hebt. Zelf runt hij al meer dan 35 jaar met veel plezier zijn eigen bedrijf: Importbedrijf Van der Horst. Vanuit Duitsland importeert hij Tielbürger veeg- en maaimachines en aanbouwapparatuur. We doen dat voor meer dan vijfendertighonderd dealers in de Benelux en sinds kort ook in Frankrijk, licht de directeur vrolijk toe. De eenvoudige handapparaatjes van vroeger hebben plaatsgemaakt voor een uitgebreid scala aan (semi)professionele machines. Van een veegmachine voor rondom het huis tot professionele apparatuur voor gebruik in bijvoorbeeld pompstations, maneges en ziekenhuizen. En de toepassingsmogelijkheden zijn groot, je kunt in een handomdraai een veegmachine ombouwen tot een sneeuwschuiver. Die multifunctionaliteit geldt ook voor onze maaimachines. Van der Horst legt uit dat er verschillende soorten maaimachines zijn: de zitmaaiers, motormaaiers, klepelmaaiers en verticuteermachines. Alle maaiers hebben hun eigen mogelijkheden en toepassingen. Neem de zitmaaier. Als je daar de aanbouwhakselaar bij neemt, kun je in één handeling takken en kreupelhout fijn hakselen. Of je koppelt een veegmachine aan je maaier en je veegt de boel in één keer bij elkaar. Geloof me, dat scheelt een boel werk. Van der Horst is helemaal vertrouwd met de producten die hij importeert. Als 18-jarige jongen kwam hij al in contact met Tielbürger toen hij als vakantiewerker bij een dealer werkte. Ik was jong en erg onbevangen. Maar ik heb het vak prima in de praktijk geleerd. Het leuke is dat ik, doordat ik de producten en fabrikant zo goed ken, bepaalde ideeën kan aandragen die dan in de praktijk worden uitgevoerd. Vanuit de markt kwam de vraag om een apparaat te maken waarmee je stro kunt vegen. Dan kun je geen gewone veegmachine gebruiken, want stro kun je niet in een voorwaartse beweging vegen, want dan stuift het alle kanten uit. Daar is door mijn inbreng nu een schuif voor ontwikkeld. Dat vind ik geweldig. Ik ga naar Duitsland, geef aan wat praktisch is en hoe het technisch moet en dan wordt het uitgewerkt. Na al die jaren in het vak is er natuurlijk wel een en ander veranderd. Het zakendoen is wat verhard. Wij verkopen aan de handel en die is servicegevoeliger geworden. Daar spelen we zeker op in, door niet alleen machines te leveren, maar ook door er voor te zorgen dat er reserveonderdelen aanwezig zijn. We hebben een magazijn en kantoor aan huis. In ons magazijn staan ongeveer 200 machines. De grote leveringen komen direct van de fabriek uit Duitsland. We hebben hier dagelijks tien mensen constant aan het werk om pakketten klaar te maken en te verzenden naar onze afnemers. In een schriftje Serviceverlening aan onze dealers is erg belangrijk en daar helpt King zeker aan mee, zegt Van der Horst. Hij wil dat best even toelichten: Toen ik 35 jaar geleden voor mezelf begon, had ik geen benul van administratie. Ik hield de dingen bij in mijn hoofd of op een blaadje. Ik schreef alles op in een schriftje volgens het bekende links inkomsten, rechts uitgaven systeem. De boekhouder verwerkte de gegevens uit het schriftje in Queen, het boekhoudprogramma waar hij toen mee werkte. Omdat het bedrijf snel groeide, heb ik toen King gekocht. Jammer genoeg liet mijn boekhouder me toen in de steek en moest ik het

9 9 QM. DECEMBER 2006 geen boekhouder, met King alles de gaten houden zelf opknappen. Ik moet zeggen, dat gaat met King heel goed. Ik gebruik nu King XL, maar benut alleen de modules die ik nodig heb. Ik ben geen boekhouder, maar kan met King prima de voorraad, verkoop, factuurhistorie en natuurlijk de verdiensten goed in de gaten houden. Dat werkt fantastisch. Als bedrijf kozen we er bewust voor om geen website met bestelmodule te nemen. We willen onze klanten persoonlijk adviseren en benaderen. Ondanks alle positieve geluiden heeft Van der Horst toch nog wel wat wensen wat het King-pakket betreft. We runnen het hele bedrijf met zijn drietjes. Ed de Haas en ik zijn de verkopers en dat zijn we in hart en nieren. Voor ons betekent dat heel simpel dat we niet zo thuis zijn in administratie en computers. Afdracht BTW werkt perfect, onze facturen Donat van der Horst Serviceverlening aan onze dealers is erg belangrijk en daar helpt King zeker aan mee, zegt Van der Horst moeten in drie talen beschikbaar zijn en dat is gemakkelijk in te stellen. En wat ook prettig is: de factuurhistorie. Je kunt dan in de gaten houden hoe je klanten bestellen en actie ondernemen als een afnemer ineens minder bij je koopt. Kijk, administratie doen is niet mijn hobby, maar als het op een eenvoudige manier kan, wordt het weer veel leuker. Dat brengt Donat van der Horst weer terug bij het begin. Plezier in je werk. Ons bedrijf groeit nog steeds. Twee en een half jaar geleden kwam Frankrijk erbij als afzetmarkt. Dat bereik je niet zomaar, daar gaat heel wat werk in zitten. We gaan naar beurzen, reizen met onze producten de dealers af en proberen zoveel mogelijk mensen te bereiken. Gelukkig werkt voor ons mond-tot-mond reclame erg goed. Ons bedrijf staat goed bekend, niet alleen de producten maar ook de service. Er gaat veel tijd in zitten. Maar die tijd steek ik er graag in. Want na al die jaren heb ik zelf nog steeds ontzettend veel plezier in wat ik doe.

10 10 QM. DECEMBER 2006 Europel Office Products Blij met King en RightClick, de webwinkel van WebArchitects Door Madeleine van de Wouw Harry Kuiltjes

11 11 QM. DECEMBER 2006 De klant is koning. Dat geldt zowel voor Europel Office Products, handelsonderneming in kantoor- en computerbenodigdheden, als voor WebArchitects, ontwerper van websites en software voor webwinkels. En deze ondernemingen hebben nog iets gemeen: ze hebben alle twee te maken met King software. De een werkt met King, de ander verkoopt webwinkels, geïntegreerd met King. Maar er zijn nog meer overeenkomsten! Harry Kuiltjes is directeur van Europel. Ons bedrijf werkt al sinds 1990 met King. Daar zijn we erg tevreden over. De keus voor King is eigenlijk gemaakt door de administrateur die we destijds hadden. Hij was erg enthousiast over de software en dat we het nu nog gebruiken zegt genoeg. Ondertussen zijn we al weer heel wat jaren verder. Ons bedrijf is gegroeid. Ons King-pakket is meegegroeid en nu gebruiken we de meest uitgebreide versie. Op een bepaald moment merk je dat het, door die groei, nodig is dat je klanten je producten op een andere manier kunnen bestellen. Je wilt klanten in binnen- en buitenland snel van dienst zijn. Dat vertaalde zich bij ons in de behoefte aan een webwinkel op internet. We hadden daarbij wel een paar eisen: we wilden een website met een webwinkel die gemakkelijk in het gebruik is, waar de producten op een overzichtelijke manier getoond worden en met een eenvoudige bestelprocedure. Bovendien moest ons boekhoudpakket aansluiten op onze administratie. Met dat eisenpakket kwam Europel terecht bij WebArchitects, ontwerper van websites en bovendien de maker van RightClick, een programma voor het beheer van een webwinkel. Omdat RightClick vrij simpel geïntegreerd kan worden met King was dat een logische stap, verklaart Kuiltjes. Maar er was nog een reden om de knoop door te hakken en voor WebArchitects te kiezen. Europel levert kantoorbenodigdheden en WebArchitects heeft zich gespecialiseerd in het maken van software voor leveranciers van deze branche. We kenden elkaar bovendien al van diverse vakbeurzen. Dus we vroegen hen om een nieuwe website te maken met een webwinkel toen we daar aan toe waren. Een leuke uitdaging, want wij zijn een handelsonderneming en geen leverancier aan eindgebruikers. Webarchitects Jeroen van der Geest is de stuwende kracht achter WebArchitects: Ja, het klopt dat veel van onze klanten leveranciers van kantoorartikelen zijn. Europel is distributeur en importeur en in dat opzicht een vreemde, maar wel zeer gewaardeerde eend in onze bijt. Volgens Van der Geest is WebArchitects in Nederland een belangrijke leverancier van E-business, E-marketing en Content Management oplossingen. Ons paradepaardje is RightClick, software waarmee kleine, middelgrote en grote bedrijven in korte tijd een website, een intranet of een webshop kunnen opzetten en beheren. Van der Geest is duidelijk trots op zijn product. Met dit programma brengen we efficiency in het orderproces dat via internet loopt. Alles is up-to-date in te voeren, met prijzen die je per afnemer kunt vastleggen, voorraad die bijgehouden wordt en noem maar op. Bestellen via webwinkels wordt steeds meer gemeengoed. Mensen zijn niet meer zo bang om dat te doen en zeker business-to-business zie je dat de webwinkels een grote vlucht nemen. Kunst en zaken Volgens Van der Geest is het niet zo vreemd dat RightClick in eerste instantie is ontworpen voor leveranciers van kantoorartikelen. Toen ik ging werken begon ik als verkoper in de kantoorartikelvakhandel en leerde daar de ins en outs. In 1998 kon ik bij een ontwerp- en reclamebureau als webdeveloper aan de slag. Dat was net aan het staartje van de IT-hausse. Ik had het prima naar mijn zin, al kriebelde het toch wel ergens. Ik ben namelijk een beetje een mix van zakenman en kunstenaar en wilde dat combineren. Daarom begon ik in 2000 als zelfstandig softewareontwerper met als eerste doelgroep de kantoorartikelenbranche. Al snel sloot Mark van t Zet zich bij mij aan in WebArchitechts. Hij is programmeur pur sang en technisch directeur van WebArchitects. Bovendien is hij de geestelijke vader van RightClick. Wij hadden een duidelijke visie, die in 2001 in een plan is verwoord: in de kantoorartikelenbranche de grootste in Nederland worden voor wat betreft E-business in deze niche markt. We hebben een hecht team, onze mensen zijn al vanaf het begin heel nauw betrokken bij WebArchitechts en daarom Harry Kuiltjes: We hebben een motto: een goed product voor een goede prijs.

12 12 QM. DECEMBER 2006 zeg ik dat we allemaal verantwoordelijk zijn voor ons succes. Dankzij ieders inzet zijn we inderdaad de grootste geworden. Inmiddels hebben we ook buiten de kantoorartikelenbranche veel klanten en ons streven is onze doelgroep te verbreden naar bijvoorbeeld hardwareproducten, kappersbenodigheden, bruin- en witgoed en andere producten. Creativiteit en flexibiliteit Kuiltjes lacht: Of handelsondernemingen zoals Europel. Wij zijn importeur en distributeur en leveren alleen aan de erkende vakhandel. Onze branche is niet die van computerrandapparatuur zoals muizen en toetsenborden. Wij verkopen ook geen nietjes en potloden. We zijn distributeur van onder meer opbergmiddelen, teken- en kunstenaarspapier, beveiligingsproducten en presentatiesystemen. Onder onze eigen merknaam Opus 2 worden ergonomische artikelen geproduceerd. Daarbij moet je bijvoorbeeld denken aan onder andere notebook- en monitorstandaards voor diverse toepassingen. Juist omdat we al zo lang in het vak zitten, hebben we veel contacten met internationale producenten. Daardoor kunnen we niet alleen standaardproducten leveren, maar ook ingaan op speciale wensen en uitvoeringen. Kuiltjes zit al veertig jaar in het vak en heeft er overduidelijk nog steeds plezier in. Hij vertelt dat de manier van zaken doen hetzelfde is gebleven, maar signaleert op ander gebied wel een verandering: Wat me opvalt, is dat de inkopers van nu zich meer richten op prijs en betalingscondities en minder partner zijn van een leverancier. Ze zijn minder bij het product betrokken. Ze weten van veel producten niet wat de specifieke eigenschappen zijn. Dat is niet erg, het is alleen anders dan vroeger toen je als inkoper echt gericht zocht naar je producten. Je koos je leverancier uit vanwege het totaalpakket van producten, prijs en diensten en niet zoals nu vaak gebeurt, alleen vanwege de prijs. Hij is stellig: Europel is een onderneming met een breed assortiment en een goede naam. Als bedrijf zijn we klein, we doen alles met ons viertjes. Dat betekent wel dat je zeer flexibel en creatief moet zijn. Van alle markten thuis zijn en inzicht hebben in de producten die je op de markt brengt. We hebben een motto: een goed product voor een goede prijs. Daar houden we ons aan. Tevreden klanten Al die producten worden via RightClick keurig getoond met plaatjes en teksten. Van der Geest: RightClick is flexibel en kan worden toegepast door iedereen die een webshop, internetportal, website, intranet of extranet wil ontwikkelen en beheren. Het is heel eenvoudig om pagina s toe te voegen of formulieren te publiceren. Ik kan rustig zeggen dat RightClick zeer gebruiksvriendelijk en veelzijdig is. Daarmee is Kuiltjes het helemaal eens, al heeft hij nog wel wat wensen. De site ziet er goed uit en werkt op zich prima. Als ik het heb over de koppeling met King, dan is die wat onze orderadministratie betreft naar tevredenheid. Er waren wat aanpassingen nodig voor onze artikelgroepen, maar ook dat loopt nu goed. De koppeling met onze debiteurenadministratie werkt nog niet helemaal zoals ik zou willen, maar daar wordt door zowel Quadrant als WebArchitects hard aan gewerkt. Ik weet dat we geen standaardbedrijf zijn en dat bepaalde zaken

13 13 QM. DECEMBER 2006 Jeroen van der Geest Jeroen van der Geest: We hebben een hecht team, onze mensen zijn al vanaf het begin heel nauw betrokken bij WebArchitechts en daarom zeg ik dat we allemaal verantwoordelijk zijn voor ons succes. daarom voor ons speciaal moeten worden aangepast. Iedereen werkt goed samen en zet zich in om de oplossing te zoeken. Nu we het over samenwerken hebben wil ik mijn automatiseerders van Mulder Computer Centrum een pluim geven. Ze zijn altijd beschikbaar en helemaal op de hoogte van wat er speelt. Ze hebben trouwens ook al een keer in QM gestaan. Samenwerking is ook voor Van der Geest erg belangrijk. Wij ontwikkelen programma s die moeten integreren met andere software, zoals spreadsheets en boekhoudprogramma s. Daarom werken we nauw samen met King. Quadrant staat daar open voor. Als er al zaken zijn die aangepast moeten worden, dan zijn ze bij Quadrant altijd bereid om te kijken of dat mogelijk is. Dat maakt de samenwerking bijzonder plezierig en zo dragen we ieder op onze eigen manier bij aan het tevreden stellen van onze klanten.

14 14 QM. DECEMBER 2006 Airborne museum levert geen administratief gevecht meer Door Robert Kroon

15 15 QM. DECEMBER 2006 In de Tweede Wereldoorlog vond een aantal veldslagen plaats die wereldwijd beroemd zijn geworden. Denk aan de landingen in Normandië, de slag om Stalingrad en natuurlijk de luchtlandingen rondom Arnhem in In de statige villa Hartenstein in Oosterbeek is sinds 1978 een museum gevestigd om de slag rondom Arnhem blijvend te herinneren. Jaarlijks bezoeken circa belangstellenden het museum. Na een bezoek aan het interessante museum, kopen veel bezoekers souvenirs in de museumwinkel. King nam een kijkje achter de schermen van dit boeiende museum en sprak met Frans Smolders, directeur van het Airborne Museum. Smolders heeft sinds 2004 de leiding over het Airborne Museum. Als museum professional kreeg hij de taak van het bestuur om het museum te vernieuwen en klaar te stomen voor de toekomst. Smolders denkt na en vertelt wat hij aantrof twee jaar geleden: Om je een idee te geven: de administratie werd gevoerd op één van de in totaal vier stand alone computers. Het kassasysteem draaide op een ander sofware pakket dan onze gewone administratie. Ik moest vaak lang wachten op een management rapportage. Bovendien was het buitengewoon ingewikkeld om een goede analyse te maken aan de hand van het papierwerk dat uit de computer rolde. Met hulp van onze boekhoudkundige specialist zijn we in contact gekomen met King. Dat was het begin van een administratieve omslag. Samenwerking met King-dealer Na een korte oriëntatie zijn wij in contact gekomen met de gecertificeerde King-dealer VanEssen Computers & Consultancy uit Barneveld. Ik gaf meteen aan de salesmanager van VanEssen, Edwin van Beek, aan dat we een partner zochten die klaar voor ons stond. In goede en slechte tijden. Sinds januari 2006 draait bij ons King XL. En naar volle tevredenheid, want King is een geïntegreerde administratieve oplossing. De Point-of-Sale-oplossing van King is hier een onderdeel van. Alle kassahandelingen en het voorraadbeheer van de museumshop zijn geïntegreerd met King. Reuze handig, want met één druk op de knop ben ik op de hoogte van de stand van zaken. Tijdens piekperiodes, bijvoorbeeld september is een hele drukke maand, ben ik nieuwsgierig naar de bezoekersaantallen en hoeveel omzet dat heeft gegenereerd. Onze boekhouder de heer A. van Veggel werkt op afstand en kan vanaf zijn werkplek heel gemakkelijk inloggen. Vrijwilligers vragen extra aandacht Op dit moment hebben wij vier medewerkers op de loonlijst staan. Daarnaast werken tientallen vrijwilligers in ons museum, welke ontzettend belangrijk zijn voor onze organisatie. Het merendeel van deze mensen is 65 jaar en ouder. Het was voor deze groep lastig om om te schakelen naar een nieuw administratief-financieel systeem. Edwin van Beek van Van Essen vult Frans Smolders aan: Wij werden regelmatig Frans Smolders

16 16 QM. DECEMBER 2006 Het kassasysteem van het Airbornemuseum is gelinkt aan King gebeld door het museum als vrijwilligers met de handen in het haar zaten. King is gebruiksvriendelijk, maar ik kan me heel goed voorstellen dat vernieuwing in het begin lastig is voor ouderen. Zeker als ze gewend waren om jarenlang met een ander software systeem te werken. Smolders: Omdat ze maar é én dag in de week werken, duurt het een maand of negen voordat de vrijwilligers er vertrouwd mee zijn. Het begint nu zijn vruchten af te werpen. Zonnige toekomst Het museum bestaat al sinds 1949 en de museumcollectie neemt nog steeds toe. Het museum groeit uit zijn jasje en wil ook een jonger publiek aantrekken, daarom gaan we moderniseren en uitbreiden. De plannen voor de uitbreiding liggen al op de tekentafel. Op onze website: kunt u tekeningen van de uitbreiding zien. In 2009 moet alles klaar zijn. Dan bestaat het museum 60 jaar en is het 65 jaar geleden dat de luchtlandingen (o.a. operatie Market Garden) plaatsvonden. Met vertrouwen gaan we de toekomst tegemoet en King XL is hierop berekend. Want met dit pakket kunnen we nog verder groeien. Een geruststellende gedachte. King was het begin van een administratieve omslag

17 17 QM. DECEMBER 2006 Transitorische Post Gaan de administratieve lasten echt omlaag? Accountans zijn onmisbare adviseurs voor ondernemers. Maar hoe kijken ze tegen hun eigen werk aan? In deze estafette-column dagen accountants elkaar uit om hun visie te geven op het vak of op andere zaken. Bedankt Frank Jonker voor het doorgeven van de estafettestok. De administratieve lastenverlichting gaat er inderdaad komen. Geïnitieerd door de overheid en met name door de automatisering van allerlei processen, bijvoorbeeld het elektronisch indienen van diverse aangiften bij de belastingdienst. Toch blijft er sprake van lastenverlichting en niet van lastenvermindering. De hoeveelheid informatie en de frequentie waarin deze verstrekt moet worden lijkt eerder meer te worden. Terwijl ondernemers toch vooral met ondernemen bezig willen zijn zonder al deze administratieve ballast. Als het dan toch geen lastenvermindering wordt maar lastenverlichting, is de verdergaande automatisering hiervoor wel noodzakelijk. Voor accountants die werkzaam zijn in een MKB-praktijk levert dit de nodige bedreigingen op: de softwareprogramma s moeten geschikt zijn voor de digitale uitwisseling van gegevens, de werkprocessen moeten hierop worden aangepast en ook de frequentie moet goed in de gaten worden gehouden. Bijvoorbeeld omdat het boeteregime van de belastingdienst er niet bepaald soepeler op is geworden. In feite krijgt de accountant steeds meer de rol van doorgeefluik in deze processen, al dan niet met een digitale handtekening van de klant. En de klant wordt op dit terrein afhankelijker van de adviseur. Ondanks die veranderingen ervaar ik de administratieve lastenverlichting door automatisering toch wel als effectief. De tijd die met de administratieve lasten gemoeid is wordt beperkt. En het belangrijkste, door met de juiste software ook de klant in dit proces van verdergaande automatisering te betrekken, kan deze zelf de voordelen hiervan ervaren. Hierdoor blijft er voor de klant en de accountant meer tijd over voor belangrijkere zaken. Welke dat zijn? Daarin ligt de voortdurende uitdaging in de relatie tussen klant en accountant. Ik zou Frank Veldt van Deijle & Veldt Accountants graag uit willen nodigen om in de volgende column zijn visie over dit onderwerp uiteen te zetten. Door William Hes

18 18 QM. DECEMBER 2006 VepaBins met EDI en de King Maatwerkbox Slimme oplossingen voor complexe organisatie Wat hebben uw vuilnisbak, waspoeder en bureau-onderlegger gemeen? Misschien wel heel veel, want het zou goed kunnen dat ze allemaal opgeslagen zijn geweest bij VepaBins in Den Helder. Deze logistieke onderneming verzorgt de opslag en transport van duizenden uiteenlopende artikelen, en dat vergt een ingenieus financieel en logistiek systeem. Quadrant bood uitkomst met King Software. Door Natascha Klootsema Den Helder. Voor velen een heel eind weg. Vanaf Amsterdam langs Haarlem, Alkmaar en dan nóg een stuk naar het noorden. Den Helder, waarvandaan de boot naar Texel vertrekt en waar de Koninklijke Marine gevestigd is. Maar ook de plek waar VepaBins zijn oorsprong kent. Twintig jaar geleden werd het bedrijf opgericht door Cor Verveer. Als directeur staat hij nog steeds aan het roer van de onderneming, waar inmiddels ook zoons Patrick en Richard op volle kracht meedraaien. Richard: In die twintig jaar tijd is VepaBins van een kleine onderneming uitgegroeid tot een enorme organisatie. Jaarlijks importeren we zo n 400 zeecontainers, vol met uiteenlopende producten, licht Richard de grootte van VepaBins toe. Van plastic artikelen van Curver en Allibert tot vele producten van Proctor & Gamble en bij wijze van spreken de rieten manden die deze week bij de plaatselijke bouwmarkt in de aanbieding zijn... Maar VepaBins importeert ook rvs pedaalemmertjes, metalen kantooraccessoires en asbakken, slaat ze op en verkoopt deze door heel Europa. En dat hele proces vereist een immense financiële en logistieke organisatie. Speciaal team Richard: Vanaf het moment dat we zo n zestien jaar geleden onze eerste stand-alone computer installeerden, werken we al met King. Maar met de groei van ons bedrijf - we hebben inmiddels 120 medewerkers - is ook de behoefte aan uitgebreidere applicaties toegenomen. Tot april van dit jaar draaiden we nog onder MS-DOS in plaats van Windows. Weliswaar met aanvullende programmatuur, maar we liepen toch tegen praktische grenzen aan. Zo werden veel gegevens nog met de hand ingevoerd en konden orders niet meer dan een bepaald aantal tekens bevatten. De mogelijkheden van een DOS-pakket waren op een gegeven moment gewoonweg te beperkt voor ons. We hadden dan ook al zo n 2½ jaar de behoefte om over te stappen naar een pakket dat onder Windows kon draaien. Een speciaal team werd in het leven geroepen om te onderzoeken met welke partij het beste in zee kon worden gegaan. Niet alleen Quadrant Software, maar ook andere gegadigden werden onder de loep genomen. Richard: We hadden een paar eisen: de voorkeur ging uit naar een landelijke organisatie, zodat we niet af- Richard Verveer: Met King voor Windows en de King Maatwerkbox kon Quadrant aan al onze voorwaarden voldoen.