BELAC-SECRETARIAAT: OPDRACHTEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN, ORGANISATIE EN WERKING

Transcriptie

1 BELAC 3-02 Rev BELAC-SECRETARIAAT: OPDRACHTEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN, ORGANISATIE EN WERKING De versies van documenten van het managementsysteem van BELAC die beschikbaar zijn op de website van BELAC ( worden beschouwd als dé enige geldige versies. Van toepassing vanaf: BELAC 3-02 Rev /15

2 HISTORIEK VAN HET DOCUMENT Herziening datum goedkeuring 0 CC CC en van Reden van de herziening Nieuw document waarin de bepalingen vroeger opgenomen in het kwaliteitshandboek (BELAC 1-01 Rev 4) zijn overgenomen. Organogram Verantwoordelijkheden inzake bevoegdheidsverklaring van dossierbeheerders Draagwijdte van de herziening Punt 3 Punt 6.3 Actualiseren van de lijst van specifieke taken en verantwoordelijkheden Punt Secr Verduidelijking van de tekst zonder significante wijzigingen Punt 5.1 Toevoegen van de beschrijving van de functie administratieve ondersteuning Punt Secr Secr Toevoegen van de bepalingen met betrekking tot vervangingen Herziening van het organigram ten gevolge van de uitbreiding van het werkgebied van BELAC met de accreditatie van validatie- en verificatieinstellingen volgens NBN EN ISO14065 Actualiseren van de taken van de verantwoordelijke administratie en van de kwaliteitsverantwoordelijke Punt 5.3 Punt 5.1 BELAC 3-02 Rev /15

3 BELAC-SECRETARIAAT: OPDRACHTEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN, ORGANISATIE EN WERKING 1. DOELEINDEN EN VERWIJZING NAAR REFERENTIEDOCUMENTEN Het onderliggende document heeft als doel de opdrachten en verantwoordelijkheden van het BELAC-secretariaat te detailleren, de interne organisatie te beschrijven en de werkingsprincipes te definiëren. Het document herneemt en vervolledigt de algemene bepalingen die worden vastgelegd in het kwaliteitshandboek. 2. BESTEMMELINGEN. Met opvolging van de actualisering: - De leden van de Coördinatiecommissie - De leden van het Accreditatiebureau - Het accreditatiesecretariaat Zonder opvolging van de actualisering: - Iedere aanvrager BELAC 3-02 Rev /15

4 3. HET BELAC-SECRETARIAAT: RELATIE MET DE FOD ECONOMIE Een vast secretariaat werd ingesteld door het Koninklijk Besluit van 31 januari 2006 tot oprichting van BELAC waarmee het secretariaat een integraal deel vormt van de accreditatieinstelling. Het Koninklijk Besluit voorziet eveneens dat het secretariaat wordt verzekerd door ambtenaren van de FOD Economie. Administratief is het secretariaat ondergebracht in de afdeling Kwaliteit en Innovatie van de Algemene Directie Kwaliteit en Veiligheid van de FOD Economie, die de materiële aspecten (personeel, lokalen, kantoor- en informaticamiddelen) verzekert. Het secretariaat is bijgevolg gebonden aan de administratieve regels, zonder echter in tegenstrijd te mogen zijn met de wettelijke en normatieve eisen die werking van BELAC regelen. 4. OPDRACHTEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN 4.1. Algemene opdrachten De algemene taken van het secretariaat zijn beschreven in de wettelijke bepalingen en bestaan voornamelijk uit: BELAC 3-02 Rev /15

5 het beheer van de individuele accreditatiedossiers: De diverse aspecten van de accreditatieprocedures en de interventies van het secretariaat hierbij zijn in detail beschreven in het document BELAC Het secretariaat is in het bijzonder belast met de uitvoering van de beslissingen van het Accreditatiebureau. Het secretariaat handelt echter in volle verantwoordelijkheid voor wat betreft: - het onderzoek betreffende de ontvankelijkheid van een accreditatieaanvraag; - het vastleggen van auditteams en bestekken; - de bevestiging van de accreditatie naar aanleiding van toezichtsaudits de opvolging van de werking van de BELAC-organen en de uitvoering van de beslissingen van deze organen; Het secretariaat is belast met het verzekeren van het secretariaat van de Nationale Raad, de Coördinatiecommissie, de Raad van Beroep en het Accreditatiebureau BELAC overeenkomstig de bepalingen in de respectievelijke reglementen van inwendige orde van deze organen. De opdracht omvat: - het beheer van de aanstelling van de leden; - het voorbereiden van de vergaderingen en meer bepaald: - het opstellen van het voorstel van dagorde; - het uitwerken van de documenten die aan de leden moeten worden voorgelegd; - de praktische organisatie van de zittingen; - het opstellen van de verslagen van de zittingen; - de uitvoering van de beslissingen; - het beheer van de raadplegingen per correspondentie; - het klassement en de archivering van de documenten met betrekking tot de werking van de organen; - het uitvoeren van alle andere taken waarmee het eventueel door de betrokken organen wordt belast het beheer van de externe relaties zowel op nationaal als op internationaal vlak; Deze opdracht omvat de regelmatige contacten met: - de geaccrediteerde instellingen en hun verenigingen, - nationale reglementaire overheden, - de organisaties EA, ILAC en IAF door middel van een actieve deelname aan alle type van activiteiten (werkzaamheden per correspondentie, permanente comités en werkgroepen, activiteiten als beoordelaar in het kader van wederzijdse erkenningen, ). Indien nodig kan het BELAC-secretariaat een externe persoon aanstellen voor het vertegenwoordigen van BELAC. In dat geval zal er een overleg zijn waarbij de doelstellingen van de opdracht worden vastgelegd en moet een verslag worden overgemaakt aan BELAC. BELAC 3-02 Rev /15

6 het beheer van het managementsysteem met inbegrip van de voorbereiding en het beheer van de actieplannen met het oog op de evolutie en de ontwikkeling van het systeem; Zie ook onder punt (functiebeschrijving van de kwaliteitsverantwoordelijke) Bijkomende activiteiten Het personeel van het BELAC-secretariaat kan eveneens worden belast met andere activiteiten verbonden aan de accreditatieproblematiek. Deze activiteiten kunnen onder meer omvatten: - de functie als lid van één of meerdere instanties die behoren tot de Belgische accreditatiestructuur; - de functie van auditor; - de functie als lid van nationale of internationale comités en bijeenkomsten, met het oog op de ontwikkeling en promotie van de concepten accreditatie en conformiteitsbeoordeling; - de deelname aan normalisatie-activiteiten; - de deelname aan informatie/opleidingsactiviteiten van algemene aard; - het vertegenwoordigen van de belangen van de FOD Economie en de Belgische Staat in nationale, Europese of internationale comités die onderwerpen behandelen gelinkt aan accreditatie; - de deelname aan activiteiten van en de rol van secretariaat vervullen van het comité CONFASS (het spiegelcomité aangesteld door het Belgische Bureau voor Normalisatie NBN voor de opvolging van de activiteiten van de groepen ISO/CASCO en CEN/CENELEC TC1). Op vraag van de FOD Economie kan het personeel van secretariaat ook worden gevraagd zijn specifieke competentie ter beschikking te stellen voor taken die niet rechtstreeks verbonden zijn aan het beheer van BELAC maar die passen in het strategische programma van de FOD met betrekking tot het optimaliseren van de werking van de markten. Het uitoefenen van activiteiten die onverenigbaar zijn met de verplichtingen van BELAC zijn verboden. Deze maatregel beoogt meer specifiek de consultancy-activiteiten aan instellingen voor conformiteitsbeoordeling. 5. INTERNE ORGANISATIE 5.1. Organogram Het vast secretariaat bestaat uit meerdere cellen die elk rapporteren aan de Directie: - Kwaliteit (onder de leiding van een kwaliteitsverantwoordelijke): het beheer van het managementsysteem, het uitwerken van projecten. - Algemene administratie (onder de leiding van een administratieve verantwoordelijke): Communicatie-acties, human resources (inbegrepen auditeurs / externe experten), beheer van het BELAC-Fonds en andere budgettaire aspecten, relatie met de BELAC 3-02 Rev /15

7 administratie van de FOD Economie, beheer van de wettelijke basis, beheer van de BELAC-organen (Nationale Raad, Coördinatiecommissie en Accreditatiebureau). - Coördinatie van de accreditatieactiviteiten, verdeeld over 4 cellen (onder de leiding van één of meerdere technische verantwoordelijke(n)) die respectievelijk de volgende domeinen bedekken: o Accreditatie van testlaboratoria (met uitzondering van de medische sector), kalibratielaboratoria, organisatoren van interlaboratoriumproeven en producenten van referentiematerialen; o Accreditatie van medische laboratoria en laboratoria die referentiemetingen uitvoeren; o Accreditatie van inspectie-instellingen, validatie- en verificatie-instellingen; o Accreditatie van: certificatie-instellingen voor managementsystemen, milieubeheersystemen, producten en personen; milieuverificateurs; Rekeninghoudende met het volume van de activiteiten en de eisen van de specifieke sector kan elke technische cel worden verder onderverdeeld in specifieke subcellen. De structuur wordt vervolledigd op het technische vlak door de accreditatiedossierbeheerders en op administratief vlak door meerdere secretariaatsfuncties. Het document BELAC 5-07 geeft een weergave van de invulling van de verschillende functies en hun plaatsvervangers door de verschillende leden van het secretariaat. Directie BELAC Algemene Administratie Kwaliteitscel Accreditatie van medische laboratoria Accreditatie van test-en kalibratielaboratoria, organisatoren van interlaboratoriumproeven en producten van referentiematerialen Accreditatie van inspectieinstellingen, validatie- en verificatie-instellingen Accreditatie van certificatie-instellingen Dossierbeheerders Secretariaat dossiers BELAC 3-02 Rev /15

8 5.2. Beschrijving van de voornaamste functies Directie De functie rapporteert aan de managementorganen van BELAC of aan de instanties van de FOD Economie afhankelijk van het onderwerp. De functie omvat in het bijzonder: - de ontwikkeling en de coördinatie van initiatieven m.b.t. de evolutie en de ontwikkeling van het accreditatiesysteem in het kader van de strategische doelstellingen van de FOD en de leidraden bepaald door de managementorganen van BELAC; - de bepaling van het beleid en strategie aangaande het functioneren van het BELACsecretariaat meer bepaald met betrekking tot de coördinatie van de accreditatieactiviteiten en dit in overeenstemming met het beleid, de strategie en de beslissingen van de managementorganen van BELAC; - de coördinatie en de algemene supervisie van de accreditatieactiviteiten; - het administratieve beheer van het secretariaat en de relaties met de FOD (personeelsbeleid, budgettaire aspecten, beheer van materiële middelen); - de supervisie over het functioneren van het managementsysteem; - de vertegenwoordiging van de Belgische accreditatiestructuur t.o.v. derden en de promotie ervan; - het opvolgen van de relaties tussen de accreditatie en de problematiek van conformiteitsattesten op nationaal, Europees en internationaal niveau; - het opvolgen van de relaties tussen de accreditatie en de normalisatie; De leiding van het secretariaat kan aan andere functies van het secretariaat specifieke opdrachten delegeren. De houder van de functie heeft de administratieve graad van diensthoofd. Hij wordt aangesteld door de FOD Economie op basis van een algemeen profiel bepaald op administratief niveau en aangevuld met de volgende elementen: - een universitair diploma wetenschappelijk georiënteerd; - een geschikte professionele ervaring met inbegrip van elementen zoals conformiteitsbeoordeling in de al dan niet gereglementeerde context, kennis van kwaliteitsmanagementsystemen en de fundamentele concepten op het gebied van accreditatie Kwaliteitsverantwoordelijke De functie rapporteert aan de Directie en houdt in het bijzonder in: - het onderhouden van de kwaliteitsdocumentatie; - alle betrokken partijen informeren over de schikkingen van het managementsysteem, de doelstellingen en de evolutie ervan; - EA, ILAC en IAF op de hoogte houden van alle wijzigingen van BELAC die de deelname aan wederzijdse overeenkomsten zouden kunnen beïnvloeden; - het regelmatig opvolgen van het toepassen van de gedocumenteerde bepalingen; - het beheer van beroepen, klachten, betwistingen en waarnemingen; - de uitvoering en/of de coördinatie van de activiteiten van de interne audit en van de EA-audits; BELAC 3-02 Rev /15

9 - de ontwikkeling van om het even welk type van project en de coördinatie van de activiteiten m.b.t. een continue verbetering; - het voorbereiden van de herziening van het managementsysteem. De kwaliteitsfunctie dekt eveneens de supervisie van de activiteiten aangaande het beheer van de ontwikkelingsprojecten. De kwaliteitsverantwoordelijke kan worden bijgestaan door één of meerdere assistenten die worden aangeduid onder de leden van het secretariaat en werkt in samenwerking met het geheel van secretariaatsleden. De houder van de functie wordt aangesteld door de Directie binnen de leden van het secretariaat op basis van een functieprofiel dat volgende elementen bevat: - een universitair diploma wetenschappelijk georiënteerd; - een geschikte professionele ervaring met inbegrip van elementen zoals kennis van kwaliteitsmanagementsystemen en de fundamentele concepten op het gebied van accreditatie Technische verantwoordelijke De functie rapporteert aan de directie en is specifiek belast voor wat zijn sector(en) betreft met: - de algemene supervisie van het beheer van de individuele accreditatiedossiers en met hun proces van besluitvorming, in samenwerking met de dossierbeheerders; - initiatieven voor de harmonisatie van de accreditatieprocedures; - het volgen van de evolutie van de behoeften en van de nationale en internationale eisen en hun toepassing door BELAC en de ontwikkeling van projecten in de materie; - het beheer van de sectorcomités en werkgroepen; - de relatie met en de specifieke activiteiten van vorming en informeren van de geaccrediteerde instellingen, de auditoren en experten, de overheden en andere betrokken partijen. De Technische Verantwoordelijke kan worden bijgestaan door één of meer personeelsleden van het secretariaat voor de uitvoering van specifieke opdrachten. De houder van de functie wordt aangesteld door de Directie binnen de leden van het secretariaat op basis van een functieprofiel dat volgende elementen bevat: - een universitair diploma wetenschappelijk georiënteerd; - mits bijzondere rechtvaardiging een ervaring van minimum 3 jaar in accreditatie voor de betrokken sector van conformiteitsbeoordeling; - de kwalificatie als accreditatieauditor voor de betrokken accreditatiesector Dossierbeheerder Voor het specifieke beheer van de individuele accreditatiedossiers steunt elke Technische Verantwoordelijke op één of meerdere dossierbeheerders. De functie van dossierbeheerder houdt specifiek in: BELAC 3-02 Rev /15

10 - het initiatief en de opvolging van alle administratieve acties die nodig zijn om de accreditatieprocedure uit te voeren; - de informatie en de contacten met de aanvrager en de auditploeg; - de voorstelling van het dossier aan het Accreditatiebureau en de uitvoering van de beslissingen; - het opvolgen van het certificaat en het actualiseren van het toepassingsgebied van de accreditatie; - het bijhouden van de gegevensbanken betreffende de geaccrediteerde instellingen. De dossierbeheerder kan eveneens belast zijn - met het opvolgen van de accreditatieproblematiek in een bepaalde technische sector en het uitwerken van projecten in deze materie; - het bijdragen aan om het even welk project van algemeen belang voor de werking van BELAC en in het bijzonder in verband met vorming/informatie/communicatie. De houder van de functie wordt aangeworven op basis van een algemeen profiel dat op administratief niveau werd bepaald en werd aangevuld met de volgende elementen: - een universitair diploma wetenschappelijk georiënteerd; - mits bijzondere rechtvaardiging een ervaring van minimum 3 jaar in verband met de betrokken accreditatiesector Verantwoordelijke Administratie De functie Verantwoordelijke Administratie rapporteert aan de directie en houdt specifiek in: - de initiatieven en / of supervisie op volgende aspecten: - het beheer van human resources (inbegrepen de auditeurs en externe experten) en de financiële aspecten; - de opvolging van de documenten die de wettelijke basis van BELAC vormen; - de communicatieacties; - het beheer van de informatica-aspecten; - het beheer van de BELAC-organen met inbegrip van de Nationale Raad voor Accreditatie; - initiatieven nemen en/of superviseren van om het even welk project met als doel de administratieve werking van BELAC te verbeteren. De Verantwoordelijke Administratie kan worden bijgestaan door één of meer personeelsleden van het secretariaat voor de uitvoering van specifieke opdrachten De houder van de functie wordt aangesteld door de Directie onder de leden van het secretariaat op basis van de volgende elementen: - een geschikte ervaring op gebied van de werking van een administratieve dienst - kennis van de specifieke organisatorische behoeften van een accreditatie-instelling Administratieve ondersteuning Het administratieve personeel belast met het beheer van de accreditatiedossiers handelt volgens de instructies die worden gegeven door de betrokken dossierbeheerder wat het volgende inhoudt: - de ontvangst, registratie, interne verdeling en expeditie van de documenten; BELAC 3-02 Rev /15

11 - de redactie van standaardbrieven en accreditatiedocumenten; - het maken van kopies van documenten; - klassement van documenten verbonden aan de accreditatiedossiers; - het up-to-date houden van overzichtslijsten en databanken. De directie is verantwoordelijk voor de verdeling van de taken Aanstelling van vervangers Een vervanger wordt aangesteld telkens wanneer de functie of de taak moet kunnen verzekerd worden op een continue manier. De principes en de criteria voor de aanstelling van de vervangers worden als het volgt gedefinieerd: - De rol van vervanger kan worden toegekend aan een functie (waarvan de titularis van deze functie wordt verondersteld de vervanger te zijn) of aan een met naam aangestelde persoon. - De vervanger moet over de nodige kennis beschikken om de taken te vervullen van de persoon die hij vervangt; indien nodig worden de taken verdeeld onder meerdere vervangers Verantwoordelijkheden inzake handtekeningen De personeelsleden hebben de toelating om de documenten te tekenen met betrekking tot de activiteiten waarvoor ze verantwoordelijk zijn. Volgende bepalingen zijn steeds van toepassing voor wat betreft de ondertekening van onderstaande specifieke documenten: Type van document Verantwoordelijke Vervanger Administratieve documenten in verband Technische Vervanger van de met de validatie van de organisatie van verantwoordelijke betrokken technische de audits (fiches teamsamenstellingen, verantwoordelijke fiches met beslissing) Documenten met betrekking tot een Voorzitter van het Vicevoorzitter beslissing over het toekennen van een Accreditatiebureau initiële accreditatie, een verlenging of een behoud van een accreditatie na een toezichtsaudit Documenten in verband met de Gewone rekenplichtige boekhoudkundige aspecten Documenten in verband met de behandeling van formele klachten en beroepen Documenten in verband met nietformele klachten en geschillen Documenten waarvoor de Nationale Raad of de Coördinatiecommissie verantwoordelijk zijn Voorzitter van de Raad van Beroep Kwaliteitsverantwoordelijke Directie Betrokken voorzitter BELAC 3-02 Rev /15 Betrokken vicevoorzitter

12 6. HUMAN RESOURCES 6.1. Het statuut van de leden van het secretariaat Het interne personeel van het BELAC-secretariaat bestaat uit: - Ambtenaren die behoren tot het kader van de FOD Economie en ter beschikking gesteld zijn van BELAC onder de verantwoordelijkheid van de Algemene Directie Kwaliteit en Veiligheid - Personeel dat contractueel is aangeworven op het BELAC-Fonds en onderworpen is aan dezelfde verplichtingen als overheidspersoneel. De lonen worden bepaald door de barema s van de Staat en geen enkel premiesysteem wordt toegepast. Het personeel van het secretariaat is onderworpen aan de bepalingen van het managementsysteem van BELAC en aan het naleven van de regels die van toepassing zijn op het personeel van de overheidsdiensten, meer bepaald wat vertrouwelijkheid betreft Aanwervingsprocedure De algemene procedure voor de aanwerving van overheidspersoneel is van toepassing in alle gevallen (bepaling van het functieprofiel en minimum competenties, selectie-examen met klassement en aanwerving in functie van de volgorde in het klassement). De specificiteit van de functie wordt door BELAC vastgelegd in functie van de bepalingen zoals beschreven onder punt 5.2 en de noden van de dienst. BELAC heeft een actieve rol bij de selectieexamens. Dezelfde criteria zijn ook van toepassing in het geval een ambtenaar die reeds benoemd is in een andere dienst wordt getransfereerd naar BELAC Initiële vorming Een vorming voor de toepasselijke richtlijnen binnen het kader van het managementsysteem wordt verzekerd, onder supervisie van de kwaliteitsverantwoordelijke en/of een lid van het secretariaat, aangeduid als begeleider, bij elke indienstneming van een nieuw personeelslid. Bij deze vorming, waarvan registraties worden bijgehouden, hoort in het bijzonder - de overhandiging van een kopij van het kwaliteitshandboek en van de procedures of pertinente instructies voor de uitvoering van de functie; - een mondelinge presentatie over de inhoud van deze documenten; - een trainingsperiode onder supervisie van de aangewezen begeleider over: - de technische aspecten verbonden aan de functie; - de praktische regelingen voor de uitvoering van de activiteiten met inbegrip van het gebruik van de specifieke informaticatools. - Een progressieve responsabilisering in de uitvoering van de taken. Deze vorming wordt beschouwd als beëindigd wanneer het personeellid die was aangesteld als begeleider vaststelt dat de betrokken persoon is staat is de taken uit te voeren die hem werden toevertrouwd: performantie-indicatoren en de resultaten van een gepersonaliseerde BELAC 3-02 Rev /15

13 audit worden in rekening gebracht. De betrokken technische verantwoordelijke ratificeert de formele bevoegdheidsverklaring. Het personeelslid wordt dan toegelaten om op autonome wijze te werken maar een algemene en systematische supervisie door de verschillende celverantwoordelijken wordt uitgeoefend. Een gelijkaardige benadering wordt gevolgd in geval van belangrijke wijzigingen van een functie of van de taken van een personeelslid Toewijzing van de specifieke taken en verantwoordelijkheden Een gedetailleerde beschrijving van de specifieke taken en verantwoordelijkheden van elk personeelslid werd uitgewerkt. Prestatiedoelstellingen worden eveneens op jaarbasis opgesteld waarbij op het einde van het jaar telkens ook een stand van zaken wordt opgemaakt. Indien nodig wordt de lijst van taken en verantwoordelijkheden geactualiseerd Continue vorming Voor wat betreft de accreditatieproblematiek en de evolutie van het BELACmanagementsysteem wordt de continue vorming van het personeel van het secretariaat verzekerd door de deelname aan: - de vergaderingen van de BELAC-organen; - nationale en internationale externe werkgroepen; - interne opleidingen voor het personeel van het secretariaat, onder de verantwoordelijkheid van de kwaliteitsverantwoordelijke Individuele dossiers Een administratief dossier is aangelegd voor ieder lid van het secretariaat en wordt actueel gehouden door de personeelsdienst van de FOD. Het bevat aspecten als de progressie van de carrière, salaris, sociale voordelen, Complementair houdt BELAC een individueel dossier bij van elk personeelslid en actualiseert dit op regelmatige basis. Het dossier beperkt zich tot de gegevens die nodig zijn voor de werking van BELAC met name: - administratieve gegevens; - een curriculum vitae; - gegevens aangaande initiële en continue vorming; - een gepersonaliseerde beschrijving van de functie en de hiermee verbonden taken; - de doelstellingen en de jaarlijkse evaluaties; - de bijkomende activiteiten (zie onder punt 4.2) waarin de persoon betrokken is. BELAC 3-02 Rev /15

14 7. BEHEER VAN DE MATERIËLE MIDDELEN 7.1. Lokalen Het vast secretariaat is gevestigd in de lokalen die ter beschikking werden gesteld door de FOD Economie en die zich bevinden in hetzelfde gebouw als de Algemene Directie Kwaliteit en Veiligheid waartoe het administratief behoort. Het gebouw is volledig ingenomen door de administratieve diensten van de FOD Economie. Het secretariaat beschikt over bureaus en eigen archiveringsruimtes en heeft toegang naar vergaderzalen De lokalen zijn toegankelijk voor het publiek maar er zijn maatregelen genomen om de vertrouwelijkheid van de werkzaamheden te waarborgen (verplichte registratie van bezoekers bij de ingang van het gebouw) Informaticamiddelen Kantoorautomatisering Het BELAC-secretariaat beschikt over specifieke informaticamiddelen (computers, software, printers en kopieapparaten, telefoon- en faxtoestellen, , databanken en elektronische back-up) die ter beschikking worden gesteld door de FOD Economie en beheerd worden door de technische diensten van de FOD. Het beheer bevat verrichtingen van onderhoud, bescherming en ontwikkeling van specifieke applicaties op vraag van BELAC. Om redenen van bescherming van gegevens en beveiliging van de algemene informatica-infrastructuur en de applicaties is BELAC niet toegelaten om niet-geautoriseerde software of applicaties in te voeren of te ontwikkelen of om direct over te gaan tot belangrijke wijzigingen aan de infrastructuur. De gegevens van BELAC worden opgeslagen op toegewezen plaatsen op de servers van de FOD. De nodige maatregelen worden genomen om de vertrouwelijkheid te waarborgen (nominatieve toegangsbeperkingen onder controle van BELAC) en de gegevens te beschermen. Voor het dagelijkse beheer gebruikt BELAC in het bijzonder de volgende informaticatoepassingen: - een specifieke applicatie gebaseerd op het LOTUS NOTES systeem voor het beheer van de auditfases; - specifieke ACCESS-applicaties voor het beheer van de gegevens van auditoren en experten; - het systeem FEDCOM dat gemeenschappelijk is voor het geheel van de Belgische federale administraties voor het beheer van de financiële aspecten. BELAC 3-02 Rev /15

15 Internetsite De internetsite van BELAC is geïntegreerd in de internetsite van de FOD Economie die het beheer ervan waarborgt. Om een meer directe communicatie te kunnen verzekeren is de site eveneens toegankelijk via een specifiek URL-adres: BELAC draagt de volledige verantwoordelijkheid voor het actueel houden van de gegevens. BELAC 3-02 Rev /15